Cách sử dụng sơ đồ lưu đồ Getting Things Done để nâng cao năng suất

Khi quản lý nhiều công việc cùng một lúc, việc dựa vào danh sách việc cần làm trong đầu hoặc ghi chép chúng vào một cuốn sổ tay khó tìm có thể là nguyên nhân dẫn đến thảm họa.

Trước khi bạn nhận ra, thời hạn đã đến và trôi qua, các công việc vẫn nằm đó, bị lãng quên cho đến khi trở thành trở ngại cho các dự án quan trọng.

Một giải pháp hiệu quả hơn? Biểu đồ GTD (Getting Things Done). Đây là một biểu đồ trực quan để lập kế hoạch và theo dõi các công việc bạn cần hoàn thành.

Dễ thực hiện, sơ đồ GTD ngày càng được sử dụng nhiều trong nơi làm việc bởi những người đam mê năng suất, các chuyên gia và cá nhân để tăng hiệu quả.

Hãy cùng tìm hiểu những kiến thức cơ bản về phương pháp GTD và cách tạo biểu đồ bằng ClickUp.

GTD (Getting Things Done) là gì?

Phương pháp Getting Things Done (GTD) được David Allen thiết kế để giúp quản lý công việc, dự án và cam kết hiệu quả hơn. Các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này bao gồm ghi lại tất cả các công việc và ý tưởng vào một hệ thống bên ngoài, sắp xếp chúng thành các bước có thể thực hiện được và thực hiện chúng một cách có hệ thống để giảm căng thẳng và cải thiện sự tập trung.

Hãy cùng xem các nguyên tắc khóa của phương pháp GTD giúp bạn trở thành siêu sao năng suất.

Các nguyên tắc khóa của sơ đồ GTD

Ghi chép

Thu thập tất cả các công việc, ý tưởng và cam kết trong một hệ thống bên ngoài (ví dụ: sổ tay, ứng dụng) thay vì cố gắng ghi nhớ chúng trong đầu.

Xác định rõ

Quyết định ý nghĩa của từng mục đã ghi lại và hành động bạn phải thực hiện để hoàn thành công việc.

Tổ chức

Đặt các mục vào vị trí thích hợp. Bạn có thể thêm công việc vào lịch, danh sách công việc hoặc tệp tham khảo vào danh sách dự án.

Xem lại

Thường xuyên xem lại và cập nhật danh sách công việc của bạn để luôn nắm rõ các thời hạn.

Tham gia

Sử dụng hệ thống có tổ chức của bạn để hành động và hoàn thành công việc.

Lợi ích của việc áp dụng sơ đồ luồng GTD

Xếp thứ tự ưu tiên công việc

Quá trình GTD giúp bạn chia nhỏ công việc thành các bước tiếp theo dễ quản lý. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các dự án của mình và cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.

Quản lý thời gian hiệu quả hơn

Bạn có thể sắp xếp các công việc thành các danh mục có thể thực hiện được, chẳng hạn như việc cần làm, sắp tới và đã hoàn thành. Phương pháp GTD giúp bạn hoàn thành từng công việc nhanh hơn, vì các bước tiếp theo đã được vạch ra trước mắt bạn.

Cải thiện việc cài đặt mục tiêu

Phân loại công việc dựa trên đóng góp của chúng cho các mục tiêu lớn hơn thay vì tập trung vào từng công việc riêng lẻ.

Ví dụ, một công việc đơn giản như "viết email cho khách hàng" có thể là một phần của mục tiêu lớn hơn, chẳng hạn như "tăng 10% tỷ lệ giữ chân khách hàng trong quý này"

Một bước quan trọng trong việc tạo ra các mục tiêu nghề nghiệp SMART là hình dung cách mỗi hành động liên kết với mục tiêu lớn hơn.

Nâng cao khả năng ra quyết định

Khi các công việc của bạn được ghi lại và sắp xếp theo quy trình GTD, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn về việc cần tập trung vào việc gì tiếp theo.

Với ít phiền nhiễu hơn và hệ thống được cấu trúc tốt, các lựa chọn của bạn sẽ dựa trên các ưu tiên, thời hạn và mục tiêu thay vì cảm tính, dẫn đến kết quả hiệu quả hơn.

Cảm giác kiểm soát tốt hơn

Một trong những lợi ích lớn nhất của quy trình GTD là giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc tốt hơn.

Hiểu về phương pháp Getting Things Done (GTD)

Các thành phần chính của GTD

Hộp thư đến: Nơi tất cả các công việc được ghi nhận ban đầu

Hộp thư đến đóng vai trò là điểm thu thập ban đầu cho tất cả các đầu vào trong cuộc sống của bạn. Khái niệm này dựa trên nguyên tắc "ghi lại" của David Allen, rằng tâm trí của bạn là để nghĩ ra ý tưởng, không phải để lưu giữ ý tưởng.

Hộp thư đến được thiết kế để chứa mọi thứ — công việc, ý tưởng, cam kết hoặc bất cứ điều gì thu hút sự chú ý của bạn. Nó có thể là vật lý (như khay trên bàn làm việc hoặc sổ tay) hoặc kỹ thuật số (như ứng dụng hoặc thư mục email). Mục tiêu là làm cho việc ghi chép trở nên dễ dàng nhất có thể. Càng dễ dàng thêm mục vào Hộp thư đến, bạn càng có khả năng sử dụng nó một cách nhất quán.

Hành động tiếp theo: Các mục sẵn sàng để thực hiện ngay lập tức

Sau đó, xác định "Hành động tiếp theo" để thúc đẩy dự án tiến lên.

Viết ra "các bước tiếp theo" giúp làm rõ những việc cần làm, từ đó giúp giảm thiểu sự trì hoãn và tình trạng không thể đưa ra quyết định.

Đang chờ: Các công việc đang chờ người khác thực hiện

Danh sách "Đang chờ" trong hệ thống GTD giúp bạn quản lý các mối quan hệ phụ thuộc, đặc biệt là khi bạn phân công công việc.

Danh sách sẽ bao gồm:

Dự án: Các công việc nhiều bước cần có kế hoạch

Trong hệ thống GTD, "dự án" được định nghĩa là bất kỳ kết quả nào đòi hỏi nhiều hơn một bước hành động. Phạm vi của dự án có thể từ việc lập kế hoạch công việc cá nhân hàng tuần đến ra mắt một sản phẩm mới tại nơi làm việc.

Nó giống như một bản đồ chỉ ra tất cả các địa điểm bạn cần đến thay vì chỉ tập trung vào ngã rẽ tiếp theo.

Mỗi dự án trong danh sách của bạn nên có ít nhất một bước tiếp theo rõ ràng. Bằng cách này, bạn đang kết nối các mục tiêu lớn hơn với các hành động nhỏ mà bạn có thể thực hiện ngay bây giờ.

Sơ đồ GTD hoạt động như thế nào?

Ghi chép

Ghi lại các công việc của bạn và viết bất cứ điều gì bạn nghĩ đến. Công việc, việc cá nhân, ý tưởng ngẫu nhiên — tất cả đều được ghi lại. Bạn có thể sử dụng bất cứ thứ gì phù hợp với mình: sổ tay, ứng dụng, ghi nhớ bằng giọng nói.

Hãy tưởng tượng nó như việc đổ hết mọi thứ trong túi của bạn vào cuối ngày. Đưa tất cả ra ngoài!

Xác định rõ

Làm rõ giống như sắp xếp đống đó. Lấy từng công việc có liên quan ra và tự hỏi: "Công việc này có thể thực hiện được không?"

Đối với mỗi mục không thể thực hiện:

Đối với các mục có thể thực hiện:

Tổ chức

Bây giờ, đã đến lúc sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí của nó. Mỗi công việc được đặt vào ô thích hợp, chẳng hạn như:

Tham gia

Tìm các công việc có liên quan dựa trên các yếu tố sau:

Hướng dẫn từng bước để xây dựng sơ đồ GTD

Mặc dù sổ ghi chép đơn giản hoặc ứng dụng ghi chú có thể giúp bạn bắt đầu, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên chọn một hệ thống mạnh mẽ (và đáng tin cậy) hơn để xây dựng sơ đồ GTD của mình.

Rốt cuộc, mục tiêu của chúng ta không phải là trở nên có tổ chức và năng suất hơn sao?

Một công cụ quản lý dự án như ClickUp có:

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo sơ đồ GTD trong ClickUp.

1. Động não công việc: Sử dụng Tài liệu ClickUp để liệt kê tất cả các công việc trong hộp thư đến và thiết lập mục tiêu

Đầu tiên, bạn cần một không gian để lưu trữ tất cả ý tưởng và tài liệu tham khảo. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu ClickUp mới có tiêu đề "Hộp thư đến". Tại đây, bạn thêm tất cả công việc, dự án và ý tưởng của mình. Đừng lo lắng về việc sắp xếp, chỉ cần ghi tất cả ra giấy. Bạn cũng có thể thêm tài liệu tham khảo có thể cần để hoàn thành công việc — Tài liệu hỗ trợ định dạng văn bản phong phú, liên kết, đa phương tiện và hơn thế nữa.

Sau khi liệt kê các công việc, hãy bắt đầu phân loại chúng thành các mục tiêu chung. Tính năng Mục tiêu của ClickUp cho phép bạn xác định mục tiêu tổng thể cho từng công việc, làm rõ cách mỗi công việc phù hợp với bức tranh tổng thể.

2. Tổ chức trực quan: Sử dụng Bản đồ Tư duy để phân loại và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Tính năng Bản đồ Tư duy của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để nhóm các công việc liên quan một cách trực quan và cài đặt ưu tiên.

Tạo một Bản đồ Tư duy mới và bắt đầu phân nhánh các công việc từ các danh mục chính (ví dụ: công việc, cá nhân, dự án). Dưới mỗi danh mục, bạn có thể kéo và thả các công việc từ hộp thư đến để thể hiện kết nối giữa chúng một cách trực quan.

Ví dụ, trong công việc, bạn có thể thêm 'gửi email cho Josh' hoặc 'tạo bản trình bày cho cuộc họp tiếp theo'

Khi lập bản đồ công việc, hãy xác định công việc nào là khẩn cấp và công việc nào có thể hoãn lại.

3. Mã hóa màu sắc cho công việc: Áp dụng Trường Tùy chỉnh để hiển thị trạng thái trực quan

Với ClickUp, bạn có thể tạo sơ đồ GTD trực quan để theo dõi tiến độ công việc của mình. Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn thêm các chi tiết cụ thể như trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc mức độ nỗ lực cho từng công việc. Chúng cho phép bạn sử dụng mã màu để giữ mọi thứ được tổ chức.

Chuyển đến chế độ xem công việc và tạo Trường Tùy chỉnh để ghi lại chi tiết công việc, chẳng hạn như "Trạng thái" (ví dụ: cần làm, đang tiến hành, đã hoàn thành) hoặc "Ưu tiên" (ví dụ: cao, trung bình, thấp). Sau đó, gán trạng thái cho mỗi công việc bằng các màu sắc riêng biệt.

Vì vậy, bạn sẽ thấy màu xanh lá cây khi một công việc ưu tiên cao được hoàn thành và màu đỏ cho một công việc cần chú ý. Điều này thêm một lớp rõ ràng cho biểu đồ luồng GTD của bạn.

4. Bố trí sơ đồ: Sử dụng Chế độ xem Bảng để thể hiện các công việc ở các giai đoạn khác nhau

Chế độ xem Bảng của ClickUp là một công cụ mạnh mẽ theo phong cách Kanban để tổ chức các công việc một cách trực quan theo tiến độ của chúng qua các giai đoạn khác nhau.

Để bắt đầu, hãy tạo các cột phù hợp với các giai đoạn GTD chính như "Hộp thư đến" (nơi các công việc ban đầu được gửi đến), "Hành động tiếp theo" (các công việc bạn dự định giải quyết tiếp theo), "Đang chờ" (các công việc đang bị tạm dừng) và "Hoàn thành" (cho các công việc đã hoàn thành).

Khi bạn xử lý từng công việc, hãy kéo nó từ cột này sang cột khác, tạo ra một sơ đồ GTD động phản ánh tiến độ của bạn. Điều này giúp hiển thị thời gian thực những gì đang tiến hành, những gì đang chờ xử lý và những gì đã hoàn thành.

5. Kết nối với các dự án: Liên kết các công việc với các dự án cụ thể để dễ dàng theo dõi

ClickUp cho phép bạn liên kết các công việc riêng lẻ với các dự án cụ thể, giữ mọi thứ kết nối và đảm bảo bạn có thể dễ dàng truy cập các chi tiết liên quan.

Đối với mỗi công việc, hãy chọn tùy chọn để liên kết nó với một dự án cụ thể trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả các công việc liên quan đều hiển thị ở một nơi khi bạn xem dự án.

Kết nối các công việc với các dự án cho phép bạn xem bối cảnh rộng hơn, theo dõi tiến độ dự án tổng thể và tránh sự trùng lặp hoặc nhầm lẫn.

6. Đặt tự động hóa: Tạo nhắc nhở và thời hạn

Quy trình GTD nhấn mạnh tầm quan trọng của ngày đáo hạn và nhắc nhở. Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn tự động đặt thời hạn, gửi nhắc nhở và kích hoạt các hành động hữu ích khác dựa trên các điều kiện cụ thể trong bản đồ quy trình GTD của bạn.

Thiết lập nhắc nhở cho Báo cáo hàng tuần của bạn. Bạn có thể tạo các quy tắc như "Khi một công việc chuyển sang 'Hành động tiếp theo', hãy đặt nhắc nhở sau hai ngày" hoặc "Khi một công việc quá hạn, hãy thông báo cho tôi"

Các tự động hóa này sẽ giúp bạn đi đúng hướng mà không cần can thiệp thủ công. Bạn cũng có thể tạo các tự động hóa để thiết lập sự phụ thuộc giữa các công việc, đảm bảo bạn không thể bắt đầu Công việc B cho đến khi Công việc A hoàn thành.

7. Lên lịch đánh giá: Sử dụng Công việc lặp lại để kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên.

Phương pháp GTD khuyến khích việc xem xét lại thường xuyên để duy trì sự tổ chức và động lực. Sử dụng Nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp để lên lịch kiểm tra thường xuyên và điều chỉnh hệ thống của bạn khi cần thiết.

Thiết lập một công việc lặp lại có nhãn "Xem lại hàng tuần" hoặc "Kế hoạch hàng tháng". Điều này sẽ nhắc bạn xem lại tiến độ, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các công việc và đảm bảo mọi thứ đều được cập nhật.

Trong quá trình xem xét này, hãy đảm bảo các công việc phù hợp với mục tiêu của bạn và điều chỉnh khi cần thiết, cho dù là phân công lại công việc, thay đổi thời hạn hay cập nhật mức độ ưu tiên.

8. Giảm bớt công việc nặng nhọc với các mẫu GTD được tạo sẵn

Mẫu Getting Things Done (Danh sách đơn giản) của ClickUp giúp bạn quản lý các dự án lớn hơn bằng cách chia nhỏ chúng thành các công việc liên quan nhỏ hơn.

Với các chế độ xem được tạo sẵn như Danh sách, Lịch và Bảng, bạn có thể theo dõi tiến độ bằng cách hiển thị các công việc của mình ở các giai đoạn hoàn thành khác nhau.

Tải xuống mẫu này

Tùy chỉnh danh mục công việc, đặt mức độ ưu tiên và thêm ngày đáo hạn — giúp bạn dễ dàng điều chỉnh mẫu cho phù hợp với quy trình GTD của mình.

Theo hướng dẫn của David Allen, sắp xếp mỗi công việc vào các danh mục thích hợp và cung cấp bối cảnh cho chúng. Phân loại mỗi trường công việc thành các mục và danh sách có thể thực hiện và không thể thực hiện, chẳng hạn như:

Thách thức thường gặp và giải pháp khi sử dụng GTD

Một số thách thức phổ biến mà các chuyên gia có thể giải quyết bằng cách sử dụng bản đồ quy trình GTD:

Trường hợp thách thức 1: Doanh nhân đa nhiệm

Thách thức: Một nhà sáng lập startup phải đảm nhiệm nhiều vai trò: phát triển sản phẩm, tiếp thị, gây quỹ và quản lý nhóm. Cô ấy bị quá tải bởi công việc và phải vật lộn để tập trung và đạt tiến độ trên mọi mặt trận.

Trường hợp thách thức 2: Người làm tự do sáng tạo

Thách thức: Một nhà thiết kế đồ họa phải đảm nhiệm nhiều công việc, như hoàn thành dự án của khách hàng, lập hóa đơn, phát triển kỹ năng và tìm kiếm khách hàng mới. Anh ấy gặp khó khăn với việc trì hoãn công việc và hoàn thành công việc đúng hạn.

Áp dụng sơ đồ GTD với ClickUp

Đây là thời điểm để chúng ta nắm quyền kiểm soát những gì có thể, với những người phù hợp, vào thời điểm thích hợp.

Sơ đồ GTD là một giải pháp tuyệt vời để chia các dự án phức tạp thành các công việc nhỏ hơn, có liên quan mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể giải quyết riêng lẻ.

Những người đam mê năng suất sử dụng bản đồ quy trình GTD để loại bỏ các công việc không cần thiết hoặc trùng lặp và giành lại thời gian để suy nghĩ và sáng tạo.

ClickUp giúp việc tạo sơ đồ GTD trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận hơn. Bắt đầu kiểm soát thời gian của bạn bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí.