Trong một thế giới mà việc đứng yên một chỗ đồng nghĩa với việc tụt hậu, các tổ chức phải đón nhận sự thay đổi với tinh thần cởi mở.
Bạn biết rằng nếu công ty của bạn không thích ứng với trạng thái mới, nó sẽ sớm trở nên lỗi thời.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể tận dụng làn sóng công nghệ mà không làm xáo trộn hoạt động kinh doanh hoặc, tệ hơn nữa, bỏ lỡ các cơ hội tạo ra doanh thu?
Câu trả lời là thay đổi tổ chức. Các nhà tâm lý học và nhà nghiên cứu đã phát triển nhiều lý thuyết thay đổi khác nhau để giúp các doanh nghiệp quản lý phản ứng của nhân viên đối với thay đổi tổ chức.
Mô hình thay đổi của Lewin cung cấp các khung làm việc mạnh mẽ giúp quá trình thay đổi trở nên suôn sẻ hơn cho tất cả mọi người trong tổ chức của bạn.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách thúc đẩy thay đổi với mô hình thay đổi 3 bước của Lewin và triển khai hiệu quả từng giai đoạn.
Cơ sở của mô hình thay đổi của Lewin
Trước khi thảo luận về cách sử dụng mô hình thay đổi của Lewin để quản lý thay đổi tổ chức, bạn cần hiểu rõ hơn về Lewin là ai và lý thuyết của ông bao gồm những gì.
Kurt Lewin là ai?
Kurt Lewin, sinh ngày 9 tháng 9 năm 1890, là một nhà tâm lý học người Đức gốc Mỹ, thường được gọi là cha đẻ của tâm lý học xã hội. Ông là một trong những người đầu tiên phác thảo phát triển tổ chức, định hình cách chúng ta hiểu về sự thay đổi trong kinh doanh ngày nay.
Lewin đã làm việc với các trường đại học hàng đầu như Đại học Berlin, MIT và Stanford, để lại ấn tượng sâu sắc với những hiểu biết sâu sắc của mình về quá trình thực hiện thay đổi. Công việc của ông, đặc biệt là mô hình quản lý thay đổi của Lewin, vẫn là tài liệu tham khảo cho các tổ chức muốn thực hiện thành công các sáng kiến thay đổi.
Mô hình thay đổi của Lewin là gì?
Lý thuyết thay đổi của Lewin là một chiến lược kinh doanh thay đổi cuộc sống. Nó giúp các doanh nghiệp xử lý sự thay đổi tổ chức một cách suôn sẻ.
Thông qua đó, các tổ chức giải mã lý do tại sao mọi người phản ứng theo cách của họ và học cách quản lý thay đổi một cách tự nhiên để không cảm thấy hỗn loạn. Cho dù bạn đang tái cấu trúc tổ chức hay đưa ra hướng đi mới cho quy trình làm việc hiện tại, mô hình thay đổi của Lewin đều giúp hợp lý hóa quá trình chuyển đổi.
Mô hình thay đổi của Kurt Lewin chia quá trình thay đổi thành ba giai đoạn: Giải phóng, Thay đổi và Cố định. Nó chỉ ra cách xử lý thay đổi và giảm sự phản kháng từ tất cả các bên liên quan.
Hãy cùng xem xét mô hình quản lý thay đổi của Lewin chi tiết hơn và tìm hiểu cách áp dụng mô hình này vào kinh doanh của bạn.
Ba giai đoạn của quá trình thay đổi
Mỗi giai đoạn trong Mô hình thay đổi của Lewin phác thảo các công việc quan trọng để chuẩn bị cho nhân viên sẵn sàng cho những chuyển đổi sắp tới và đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ.
Quản lý thay đổi không phải là công việc của một người, nhưng ngay cả khi có một nhóm vững vàng, bạn vẫn cần tất cả sự trợ giúp có thể nhận được, từ các công cụ phần mềm, quy trình đơn giản đến các hệ thống đáng tin cậy.
ClickUp giúp nhóm của bạn lập kế hoạch, giao tiếp và xây dựng chiến lược một cách dễ dàng. Là một nền tảng quản lý dự án toàn diện, ClickUp giúp đơn giản hóa các quy trình quản lý thay đổi từ đầu đến cuối, từ đánh giá nhu cầu của tổ chức và chuẩn bị lực lượng lao động cho quá trình chuyển đổi đến đảm bảo sự thay đổi diễn ra suôn sẻ và bền vững.
Dưới đây là cách mô hình này quản lý các giai đoạn khác nhau của quá trình thay đổi của bạn.
Giai đoạn 1: Giải phóng — Chuẩn bị cho sự chuyển đổi
Ở giai đoạn này, các công ty nhận ra rằng đã đến lúc thúc đẩy thay đổi. Các bên liên quan chính đánh giá thiết lập hiện tại của họ để phát hiện những gì đã lỗi thời và xác định những gì cần cải thiện. Đây là lúc bạn từ bỏ những thói quen cũ và chuẩn bị cho trạng thái mới.
Các khía cạnh chính của giai đoạn Unfreeze trong mô hình thay đổi của Lewin:
- Nhận thức về sự cần thiết của thay đổi: Đây là giai đoạn bạn xem xét lại trạng thái hiện tại. Xác định lý do tại sao tổ chức của bạn cần thay đổi và xem xét các thách thức, quy trình hiện tại và các yếu tố bên ngoài để đưa ra lý lẽ thuyết phục cho sự thay đổi đó
- Thu hút sự ủng hộ của nhân viên: Tất cả là về giao tiếp trong nhóm. Giải thích lý do tại sao thay đổi lại quan trọng và làm rõ lợi ích của thay đổi đối với mọi người. Bước này tạo tiền đề cho sự thay đổi tổ chức thành công
- Tạo đà: Chỉ ra những tác động tích cực của những thay đổi này và lý do tại sao việc không làm gì có thể cản trở kinh doanh. Giữ tinh thần lạc quan để duy trì đà trong toàn bộ quá trình thay đổi
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi lập kế hoạch chiến lược thay đổi, hãy sử dụng kỹ thuật phát hiện xu hướng để xác định những đổi mới đang nổi lên có thể thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Dưới đây là bốn mẹo giúp bạn quản lý giai đoạn "Unfreeze":
1. Đánh giá các hệ thống hiện tại bằng bảng điều khiển ClickUp
Có được những hiểu biết sâu sắc về các quy trình hiện tại của bạn với Bảng điều khiển ClickUp. Theo dõi phân phối khối lượng công việc, thời gian dành cho các nhiệm vụ và năng suất của nhóm để hiểu hiệu quả của nhân viên.
Phát hiện các điểm nghẽn trong phân phối công việc và sức chứa của nhóm để tạo ra các nhóm Agile sẵn sàng cho mọi tình huống. Sử dụng bảng điều khiển để phân tích ngân sách và tạo báo cáo doanh thu, chi phí và thu nhập ròng để cắt giảm chi phí.
Tính toán ROI của các quy trình hiện có để hỗ trợ cho việc thay đổi của bạn. Các mẫu quản lý thay đổi của ClickUp cung cấp cho bạn các khung cấu trúc để dễ dàng điều hướng các quá trình chuyển đổi phức tạp và có được khả năng hiển thị hoàn toàn về các mục tiêu, nguồn lực, dòng thời gian, v.v.
2. Giữ mọi người thống nhất về các mục tiêu với ClickUp Goals
Bây giờ bạn đã biết những lĩnh vực kinh doanh nào cần thay đổi, hãy xác định các mục tiêu để thực hiện một cách có hệ thống. Bắt đầu bằng cách cài đặt các mục tiêu thực tế bằng ClickUp Goals.
Đối với mỗi mục tiêu, hãy xác định các mục tiêu bằng số, tiền hoặc công việc để dễ dàng theo dõi tiến độ. Đặt dòng thời gian rõ ràng cho các mục tiêu của bạn để tránh chậm trễ.
3. Lập kế hoạch và ghi chép các thay đổi đề xuất bằng ClickUp Docs
Vạch ra những thay đổi sắp tới và đảm bảo các bên liên quan và nhân viên quan trọng có thể truy cập tất cả thông tin tại một nơi.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo cơ sở kiến thức, wiki và hướng dẫn sản phẩm để truyền đạt kiến thức hiệu quả. Ngoài ra, bạn còn có thể cộng tác với nhóm của mình trong thời gian thực, tạo các trang lồng nhau, sử dụng các tùy chọn kiểu dáng thú vị và tiết kiệm thời gian với các mẫu.
Giảm bớt công việc của bạn với Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp được tạo sẵn để ghi lại chiến lược thay đổi của bạn. Mẫu này bao gồm mọi thứ bạn cần để triển khai các thay đổi được đề xuất.
Với mẫu này:
- Phác thảo chi tiết và trình tự các hoạt động sẽ góp phần vào sự thành công của việc triển khai thay đổi
- Thông báo cho các bên liên quan và các nhóm nội bộ về vai trò và trách nhiệm của họ
- Thiết lập các kênh truyền thông để giải quyết các mối quan tâm và truy vấn của nhân viên
- Nhận được những thông tin dựa trên dữ liệu về các sáng kiến thay đổi của bạn để phát hiện sớm các thách thức
- Lập bản đồ dòng thời gian để triển khai các thay đổi để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch
Đánh giá cao nhất gần đây của chúng tôi về tác động hợp tác của ClickUp là khi thực hiện kế hoạch nội dung cho ra mắt sản phẩm. Chúng tôi đã có thể xây dựng và duy trì kho lưu trữ nội dung bằng công cụ tài liệu, bao gồm cấu trúc phân cấp, chỉnh sửa hợp tác và các tính năng nhúng mạnh mẽ.
Đánh giá cao nhất gần đây của chúng tôi về tác động hợp tác của ClickUp là khi thực hiện kế hoạch nội dung cho ra mắt sản phẩm. Chúng tôi đã có thể xây dựng và duy trì kho lưu trữ nội dung bằng công cụ tài liệu, bao gồm cấu trúc phân cấp, chỉnh sửa hợp tác và các tính năng nhúng mạnh mẽ.
4. Cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực trên Bảng trắng ClickUp
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để giải thích ý tưởng một cách trực quan và làm rõ quá trình thay đổi cho mọi người. Chúng cho phép bạn:
- Lập bản đồ ý tưởng, kết nối các ý tưởng bằng các đường thẳng và thêm liên kết hoặc hình ảnh để thiết lập bối cảnh
- Sau khi động não, chuyển những ý tưởng đó thành các công việc có thể theo dõi ngay từ bảng trắng
- Giao các công việc này cho các thành viên trong nhóm để nhanh chóng triển khai chiến lược thay đổi của bạn
Đọc thêm: Tầm quan trọng của quản lý thay đổi trong triển khai dự án
Giai đoạn 2: Thay đổi — Điều hướng quá trình chuyển đổi
Giai đoạn này là lúc quá trình chuyển đổi thực sự bắt đầu. Các quy trình và hệ thống mới được triển khai, và nhân viên được đào tạo để thích nghi với những thay đổi.
Các khía cạnh chính của giai đoạn Thay đổi trong Mô hình quản lý thay đổi của Lewin:
- Thực hiện thay đổi: Thực hiện tất cả các hoạt động đã được lên kế hoạch trong giai đoạn 1 và tuân thủ dòng thời gian đã đề xuất
- Đào tạo nhân viên: Bắt đầu đào tạo nhân viên để giúp họ làm quen với các hệ thống và công nghệ mới
- Thu thập phản hồi: Triển khai cơ chế thu thập phản hồi để nắm bắt ý kiến của nhân viên về quá trình thay đổi
- Cung cấp hỗ trợ liên tục: Thiết lập bộ phận trợ giúp để giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và giúp họ làm quen với các công nghệ mới
Dưới đây là ba cách để bạn có thể vượt qua giai đoạn chuyển đổi một cách suôn sẻ với ClickUp:
1. Hình dung dòng thời gian trên chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp
Theo dõi tiến độ các hoạt động quản lý thay đổi của bạn với Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp. Có được dòng thời gian trực quan để theo dõi tiến độ của tất cả các hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến quá trình thay đổi.
Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và không bao giờ bỏ lỡ thời hạn. Các tùy chọn sắp xếp như chế độ xem theo cấp độ giúp hiển thị các công việc phụ thuộc lẫn nhau theo thứ tự. Xem công việc nào cần hoàn thành càng sớm càng tốt để tạo ra chiến lược hiệu quả và quy trình làm việc suôn sẻ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn là nhà lãnh đạo thay đổi, hãy đảm bảo sử dụng ba yếu tố C — Clarity (Rõ ràng), Consensus (Đồng thuận) và Consultation (Tham vấn) — để dẫn dắt nhóm của bạn vượt qua thay đổi một cách hiệu quả.
2. Tự động hóa các công việc lặp lại với Tự động hóa ClickUp
Khi bạn đang bận rộn với việc dẫn dắt sự thay đổi, bạn không thể để mình bị chậm trễ bởi những công việc thường ngày như cập nhật tiến độ công việc cho các thành viên trong nhóm hoặc gửi email định kỳ sau khi đạt được mỗi cột mốc.
Đó là lúc bạn cần ClickUp Automation. Chọn từ hơn 100 mẫu tự động hóa có sẵn để tự động phân công công việc, cập nhật trạng thái, đăng bình luận và hơn thế nữa. Hoặc sử dụng trình tạo tự động hóa AI của ClickUp để xác định các kích hoạt và hành động chính xác cho các trường hợp sử dụng cụ thể.
Sau khi tự động hóa được thiết lập, bạn có thể xem tất cả các hành động đã thực hiện, sửa đổi các kích hoạt và xác minh quy trình công việc của mình bằng nhật ký kiểm tra. Điều này giúp bạn theo dõi các tự động hóa và khắc phục sự cố trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
3. Thêm bối cảnh và sự rõ ràng cho quy trình làm việc với ClickUp Chat
Hợp tác liền mạch là yếu tố không thể thiếu trong việc dẫn dắt sự thay đổi tổ chức thành công. Sử dụng Trò chuyện ClickUp, các nhóm của bạn có thể trao đổi thông tin cập nhật, chia sẻ thông tin và cập nhật tình hình theo thời gian thực — ngay bên cạnh các nhiệm vụ và dự án của bạn.
Nó nằm trong nền tảng ClickUp, giúp bạn dễ dàng gửi tin nhắn cho đồng nghiệp trong khi xử lý công việc. Mời các thành viên trong nhóm tham gia cuộc hội thoại bằng cách sử dụng @đề cập và giữ cho mọi người luôn cập nhật thông tin.
Ngoài ra, Trò chuyện được kết nối với mạng nơ-ron của ClickUp, ClickUp Brain, và mang lại vô số lợi ích, chẳng hạn như:
- Tạo công việc chi tiết từ tin nhắn của bạn
- Lên lịch các cuộc theo dõi tự động, và
- Cập nhật cho bạn các cuộc thảo luận tóm tắt từ các kênh và cuộc hội thoại quan trọng nhất của bạn
Giả sử đồng nghiệp của bạn cần cập nhật về một nhiệm vụ cụ thể. ClickUp Brain sẽ bắt đầu sắp xếp các nhiệm vụ, dự án và tài liệu của bạn để tìm ra câu trả lời phù hợp nhất cho truy vấn.
Các câu trả lời sẽ được hiển thị riêng tư trên màn hình của bạn và bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối chúng. Khi chấp nhận câu trả lời, câu trả lời đó sẽ được chuyển tiếp đến đồng nghiệp đã đặt câu hỏi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để hợp lý hóa hơn nữa quy trình làm việc của bạn, hãy sử dụng các mẫu kế hoạch truyền thông dự án nêu rõ các mục tiêu, dòng thời gian và các kết quả chính cần đạt được. Bằng cách này, tất cả mọi người tham gia vào dự án thay đổi sẽ luôn đồng nhất với những việc cần làm.
Giai đoạn 3: Cố định lại — Khóa chặt sự thay đổi
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình triển khai thay đổi của Lewin, nơi tất cả các yếu tố từ hai giai đoạn trước được củng cố và áp dụng một cách vững chắc.
Đến lúc này, tất cả các hành vi, quy trình và hệ thống mới đã trở thành một phần của luồng công việc hàng ngày của tổ chức. Giai đoạn này nhằm đảm bảo công việc khó khăn sẽ mang lại kết quả và quy trình mới trở thành thói quen của mọi người.
Các khía cạnh chính của giai đoạn Refreeze trong mô hình của Lewin:
- Đảm bảo sự thay đổi bền vững: Giúp nhân viên làm quen với các quy trình mới bằng cách tích hợp chúng vào thói quen hàng ngày
- Cập nhật quy tắc: Cập nhật chính sách và điều chỉnh các quy định cũ để phù hợp với những thay đổi mới
- Theo dõi tiến độ: Liên tục kiểm tra các hệ thống mới và sử dụng các chỉ số KPI cụ thể để đo lường thành công và sự thay đổi chuyển đổi
Với nhiều mẫu báo cáo tích hợp sẵn, ClickUp có thể hữu ích ngay cả trong giai đoạn cuối của quá trình quản lý thay đổi.
Chuẩn bị các báo cáo sâu sắc với các mẫu ClickUp
Sau khi triển khai các thay đổi, tập hợp tất cả các bài học, sai lầm và kết quả vào một báo cáo gọn gàng. Bạn cũng cần một hệ thống phản hồi để nhóm của bạn có thể thấy họ đang thích nghi với những thay đổi mới như thế nào.
Đây là nơi Mẫu tổng kết dự án ClickUp có thể giúp đánh giá dự án của bạn. Đây là một khung hoàn toàn có thể tùy chỉnh, theo dõi mọi thứ trong quá trình thay đổi của bạn, từ những gì đã thành công đến những gì cần cải thiện.
Mẫu này rất phù hợp để xác định mục tiêu, phân công công việc, theo dõi tiến độ dự án và xác định các lĩnh vực cần cải thiện cho các dự án trong tương lai.
Ứng dụng thực tiễn của mô hình thay đổi của Lewin
Mô hình ba bước của Lewin để quản lý thay đổi có một số ứng dụng trong môi trường kinh doanh. Dưới đây là một vài ví dụ về cách mô hình này có thể được sử dụng trong các bối cảnh khác nhau.
- Tái cấu trúc tổ chức: Lý thuyết thay đổi của Lewin tạo ra sự thay đổi khi các nhóm cần tái tổ chức. Bắt đầu bằng cách chỉ ra những gì không hiệu quả (giai đoạn 'Unfreeze'), triển khai cấu trúc nhóm mới (giai đoạn 'Change') và khóa tất cả bằng các KPI mới (giai đoạn 'Refreeze')
- Triển khai công nghệ: Các công ty thường cần nâng cấp công nghệ để duy trì vị thế dẫn đầu. Trong giai đoạn "Thay đổi", họ triển khai các hệ thống mới và đào tạo nhân viên. Sau đó, họ quản lý sự thay đổi thông qua các cuộc kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
- Sáp nhập và mua lại: Khi hai công ty trở thành một, mô hình quản lý thay đổi của Lewin có thể hướng dẫn quá trình này. Các nhà lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn chung trong giai đoạn 'Gỡ bỏ rào cản', các nhóm tích hợp kết hợp lực lượng trong giai đoạn 'Thay đổi' và các chính sách mới được xác định trong giai đoạn 'Tái thiết lập' để củng cố cấu trúc tổ chức
Vượt qua thách thức trong quá trình triển khai thay đổi
Thay đổi tổ chức có thể khó khăn đối với các nhóm. Quá trình làm quen với các quy trình mới và tích hợp chúng vào thói quen hàng ngày rất tẻ nhạt.
Nhưng những thách thức khác trong việc triển khai thay đổi là gì và làm thế nào để giải quyết chúng?
Hãy cùng tìm hiểu.
1. Sự kháng cự đối với thay đổi
Đây là thách thức phổ biến nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Nhân viên thường sợ những điều chưa biết và tin rằng thay đổi đồng nghĩa với mất kiểm soát.
Giải pháp:
✅ Tích cực tham gia nhân viên vào quá trình thay đổi ngay từ đầu. Thu thập ý kiến của họ và cho họ thấy rằng ý kiến của họ được coi trọng
✅ Truyền đạt lý do tại sao thay đổi là cần thiết và giúp họ hiểu vai trò của mình trong quá trình này
✅ Trang bị cho nhân viên tất cả thông tin cần thiết để thích nghi với các quy trình mới được triển khai
2. Thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo
Bạn có thể thấy rằng các nhà lãnh đạo và giám đốc điều hành cấp cao của mình không hoàn toàn đồng tình với đề xuất thay đổi. Nếu các nhà lãnh đạo của bạn không tích cực ủng hộ sự thay đổi, các sáng kiến thay đổi của bạn có thể sẽ mất đà.
Giải pháp:
✅ Đưa ra ví dụ thực tế về những thay đổi tương tự được thực hiện ở các công ty khác. Cung cấp các câu chuyện thành công và nghiên cứu điển hình để minh họa giá trị của sự thay đổi
✅ Hiểu được mối quan tâm của các nhà lãnh đạo. Chứng minh những thay đổi được đề xuất có thể phù hợp với lãi suất và nguyện vọng của họ như thế nào
✅ Tương tác với lãnh đạo và thu thập ý kiến, ý tưởng của họ ngay từ giai đoạn đầu của quá trình thay đổi
3. Dòng thời gian hạn chế
Đôi khi, các tác nhân thay đổi đánh giá thấp thời gian thực tế cần thiết để triển khai một số thay đổi và quan sát kết quả của chúng. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chiến lược và kết quả thay đổi của bạn.
Giải pháp:
✅ Đặt ra dòng thời gian thực tế bằng cách lập bản đồ tất cả các hoạt động và công việc liên quan đến việc triển khai. Bạn thậm chí có thể bao gồm các khoảng trống để chuẩn bị cho những sự chậm trễ bất ngờ
✅ Lên lịch các phiên thử nghiệm để đánh giá hiệu quả của các thay đổi trên quy mô nhỏ trước khi triển khai toàn diện
✅ Lập kế hoạch tài nguyên trước và đảm bảo chúng luôn sẵn sàng trong suốt quá trình triển khai để hỗ trợ các sáng kiến thay đổi của bạn
Hợp lý hóa quản lý thay đổi với ClickUp
Chúng tôi hiểu rằng việc quản lý thay đổi trong toàn bộ hệ sinh thái tổ chức là điều không dễ dàng. Cách tiếp cận theo từng giai đoạn như Mô hình thay đổi của Lewin là phương pháp tốt nhất để thực hiện sáng kiến thay đổi mà không mất đi mục tiêu cuối cùng.
Một nền tảng năng suất tất cả trong một như ClickUp tích hợp nhiều tính năng và chức năng hữu ích ở các giai đoạn khác nhau của quá trình thay đổi. Các tính năng như Bảng điều khiển ClickUp, Tài liệu và Bảng trắng giúp dễ dàng lập kế hoạch và xây dựng chiến lược với nhóm của bạn.
Tự động hóa ClickUp và ClickUp Brain tự động hóa các công việc thường ngày, còn ClickUp Chat thúc đẩy sự hợp tác thời gian thực trong từng giai đoạn của sáng kiến thay đổi của bạn.
Đăng ký ClickUp miễn phí và tìm hiểu cách trang bị cho tổ chức của bạn để thích ứng với những thay đổi và thúc đẩy kết quả thành công.