Một nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm, được tin tưởng để cung cấp các sản phẩm phần mềm thiết yếu một cách chính xác, sẽ thường sử dụng khung Scrum trong phương pháp Agile.
Bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn gọi là sprint, nhóm của họ có thể hợp tác hiệu quả thay vì giải quyết toàn bộ dự án trong một lần. Bằng cách này, bạn không chỉ xây dựng một sản phẩm mà còn cải tiến nó ở mỗi bước để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, nếu dự án của bạn bắt đầu trở nên rối rắm như một mê cung căng thẳng, bạn có thể cần phải huy động nhiều nhóm Scrum để giải quyết vấn đề. Đây là lúc bạn cần nâng cấp và giới thiệu Scrum of Scrums. Nhưng làm thế nào để tiến hành các cuộc họp scrum thường xuyên mà không mất dấu mọi thứ? Hãy cùng tìm hiểu.
Hiểu về Scrum of Scrums
Scrum of Scrums là yếu tố thiết yếu để quản lý dự án hiệu quả. Hiểu rõ về Scrum of Scrums và cách thức hoạt động của nó sẽ giúp tăng cường sự phối hợp trong nhóm và cải thiện tính minh bạch.
Scrum of Scrums là gì?
Scrum of Scrums (SoS) là một cuộc họp nơi các đại diện từ các nhóm khác nhau thực hành Agile Scrum tụ họp để đồng bộ hóa, chia sẻ tiến độ và giải quyết các vấn đề giữa các nhóm trong các dự án lớn hơn sử dụng phương pháp Agile.
Mặc dù điều này có vẻ đơn giản, nhưng nó đòi hỏi kế hoạch cẩn thận.
Trước khi bắt đầu, các tổ chức phải cân bằng kích thước và số lượng nhóm Scrum đồng thời đảm bảo tất cả các nhóm đều thống nhất, tin tưởng lẫn nhau và mong muốn làm việc để đạt được mục tiêu chung của dự án.
Khi được thực hiện đúng, SoS thúc đẩy tính minh bạch, kiểm tra thường xuyên và khả năng thích ứng linh hoạt. Chia các nhóm lớn thành các nhóm nhỏ hơn giúp tổ chức kết nối nhiều nhóm, củng cố kết nối và duy trì sự tập trung.
Mục đích của Scrum of Scrums là gì?
Theo người tạo ra nó, Jeff Sutherland, Scrum of Scrums là:"… chịu trách nhiệm cung cấp phần mềm hoạt động của tất cả các nhóm cho Định nghĩa Hoàn thành vào cuối Sprint, hoặc cho các bản phát hành trong sprint. "
Nói một cách đơn giản hơn, Scrum of Scrums là một cuộc họp trong đó các đại diện từ các nhóm khác nhau điều chỉnh công việc của họ để ngăn chặn các trở ngại. Điều này rất quan trọng để mở rộng quy mô thực hành Agile trong các dự án phức tạp, có nhiều nhóm.
Giảm bớt các kênh liên lạc giúp đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và việc giao sản phẩm tích hợp được đồng bộ hóa vào cuối mỗi sprint.
Tóm lại, Scrum of Scrums giúp bạn:
- Giữ mọi người trong vòng thông tin: Đảm bảo truyền đạt rõ ràng tiến độ và hoạt động của từng nhóm đến toàn bộ nhóm lớn hơn để không ai bị bỏ sót
- Giải quyết vấn đề nhanh hơn: Giải quyết các vấn đề khẩn cấp, cho phép các nhóm agile giải quyết các trở ngại và tiếp tục tiến hành dự án
- Cải thiện sự phối hợp của nhóm agile: Giám sát sự hợp tác của nhóm, đảm bảo sự thống nhất và ngăn ngừa sai lầm
- Đưa ra quyết định quan trọng: Tạo điều kiện cho việc ra quyết định tập thể có ảnh hưởng đến tất cả các nhóm, duy trì sự phối hợp và tiến độ
Vì vậy, nếu bạn liên tục phải điều phối nhiều nhóm Scrum, SOS sẽ giúp mọi thứ đi vào nề nếp đồng thời giữ cho mọi người luôn được cập nhật thông tin. Đây là một thành phần thiết yếu của quản lý dự án Scrum vững chắc.
Nhưng SoS trông như thế nào?
Các thành phần khóa của Scrum of Scrums
Thoạt nhìn, Scrum of Scrums có vẻ như một sơ đồ phức tạp với quá nhiều phần chuyển động. Nhưng khi phân tích kỹ, bạn sẽ thấy chỉ có một vài thành phần khóa chính điều khiển toàn bộ quá trình.
1. Tham gia
Một đại diện, thường là Scrum Master, tham dự Scrum of Scrums. Đây cũng có thể là thành viên nhóm, chủ sở hữu sản phẩm hoặc trưởng nhóm kỹ thuật — bất kỳ ai có thể thảo luận về tiến độ và thách thức của nhóm. Các bên liên quan hoặc quản lý có thể tham gia đôi khi nếu cần ý kiến của họ.
2. Tần suất
Các cuộc họp thường diễn ra 2-3 lần một tuần nhưng có thể được tổ chức hàng ngày nếu có nhiều sự phụ thuộc giữa các nhóm. Đối với các dự án có ít vấn đề giữa các nhóm, các cuộc họp có thể được tổ chức hàng tuần, điều chỉnh tần suất dựa trên nhu cầu của dự án.
3. Thời lượng
Các cuộc họp Scrum of Scrums được giới hạn thời gian từ 15-30 phút để đảm bảo hiệu quả. Thời gian có thể được kéo dài nhưng không được vượt quá 45 phút.
Lợi ích của Scrum of Scrums
Scrum of Scrums mang lại một danh sách dài các lợi ích quan trọng cho việc mở rộng quy mô thực hành Agile trong các dự án lớn hơn. Bao gồm:
Cải thiện sự phối hợp và giải quyết vấn đề
Trong các dự án phức tạp, nơi các nhóm khác nhau phải làm việc song song, Scrum of Scrums đảm bảo sự thống nhất và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phụ thuộc, dẫn đến hoạt động hiệu quả hơn và quy trình làm việc liền mạch.
Điều này đạt được thông qua một số thực tiễn khóa:
- Đồng bộ hóa giữa các nhóm: Điều chỉnh các ưu tiên và tiến độ của nhóm, quản lý các phụ thuộc giữa các nhóm và giảm thiểu các điểm nghẽn
- Giải quyết vấn đề nhanh hơn: Giải quyết các vấn đề ảnh hưởng đến nhiều nhóm và khuyến khích các giải pháp tập thể để đạt được kết quả nhanh hơn
- Giảm thiểu rủi ro: Cho phép các nhóm giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, ngăn chặn các trở ngại tiềm ẩn
- Tối ưu hóa tài nguyên: Tăng cường sự phối hợp và xác định các xung đột hoặc thiếu hụt tài nguyên tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
Cải thiện giao tiếp, minh bạch và hợp tác
Scrum of Scrums giúp các nhóm tương tác cởi mở với nhau trong khi làm việc để đạt được các mục tiêu chung. Nó tăng khả năng hoàn thành dự án thành công.
Các yếu tố khóa góp phần vào điều này bao gồm:
- Cải thiện luồng thông tin: Phá vỡ các silo bằng cách chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên, cung cấp chế độ xem toàn diện về dự án
- Tăng khả năng hiển thị: Vẽ ra bức tranh rõ ràng hơn về tiến độ dự án và nêu bật các vấn đề hoặc mẫu có thể không hiển thị ở cấp độ nhóm
- Tăng cường hợp tác: Thúc đẩy tinh thần đồng đội và thảo luận ý tưởng giữa các nhóm khác nhau
- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức: Điều chỉnh các nhóm phù hợp với mục tiêu chính và truyền đạt các ưu tiên chiến lược giữa các nhóm
Hiểu được lợi ích của Scrum of Scrums giúp bạn đánh giá mức độ phù hợp và tác động của nó đối với các quy trình. Kiến thức này cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc liệu nó có cải thiện công việc, sự phối hợp, khả năng giải quyết vấn đề và hiệu quả dự án của nhóm hay không.
Đọc thêm: 15 công cụ Scrum tốt nhất cho quản lý dự án trong năm 2024
Cách tổ chức một Scrum of Scrums
Bạn đã quyết định: bạn sẽ tiến hành Scrum of Scrums. Vậy, bạn sẽ bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với cấu trúc, chia thành hai phần chính: 'Đó là gì (chương trình làm việc)?' và 'Ai sẽ làm việc gì (vai trò)?'
Phần 1: Chương trình làm việc
Mỗi cuộc họp Scrum of Scrums tuân theo một chương trình nghị sự rõ ràng, có cấu trúc tương tự như cuộc họp Scrum hàng ngày, nhưng tập trung vào các vấn đề ảnh hưởng đến nhiều nhóm.
Thông thường, nó xoay quanh các câu hỏi như:
- "Nhóm của tôi đã làm được gì kể từ cuộc họp lần trước?"Mỗi đại diện nhóm chia sẻ những thành tựu quan trọng, đặc biệt là những thành tựu có ảnh hưởng đến các nhóm khác hoặc dự án nói chung
- "Nhóm của tôi sẽ làm gì trước cuộc họp tiếp theo?"Các nhóm phác thảo công việc sắp tới, nêu rõ những công việc có thể ảnh hưởng đến người khác và đánh dấu bất kỳ sự hỗ trợ nào họ có thể cần
- "Có bất kỳ trở ngại hoặc phụ thuộc nào không?"Các nhóm thảo luận về bất kỳ trở ngại nào làm chậm tiến độ và chỉ ra sự phụ thuộc vào các nhóm khác. Các rủi ro hoặc mối lo ngại tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến một số nhóm được nêu ra
Chương trình nghị sự Scrum of Scrums cũng có thể bao gồm các thay đổi, chỉ số và tiến độ để có cái nhìn tổng quan về trạng thái hiện tại của dự án.
Phần 2: Vai trò
Nhiều người khác nhau tham gia vào Scrum of Scrums và mỗi người trong số họ đóng vai trò cụ thể trong Scrum để cuộc họp diễn ra hiệu quả. Các vai trò này là:
- Đại diện nhóm: Mỗi nhóm cử một đại diện, thường được gọi là Scrum master, để chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ và thách thức. Họ tích cực lắng nghe và giúp giải quyết các vấn đề do các nhóm khác nêu ra
- Điều phối viên: Một Scrum master cũng có thể đóng vai trò điều phối viên, đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch, tuân theo chương trình và kết thúc đúng giờ. Họ cũng sẽ xử lý các mục hành động cần theo dõi
- Chủ sở hữu sản phẩm: Người này cung cấp tầm nhìn về sản phẩm và giúp giải quyết xung đột giữa các ưu tiên của nhóm. Vai trò của họ rất quan trọng khi cần thống nhất hướng đi của sản phẩm
- Trưởng nhóm kỹ thuật hoặc kiến trúc sư: Đôi khi được tham gia để giải quyết các thách thức kỹ thuật, vấn đề phụ thuộc hoặc tích hợp, kiến trúc sư kỹ thuật đảm bảo các quyết định kỹ thuật được phối hợp giữa các nhóm
- Các bên liên quan hoặc quản lý (tùy chọn): Các bên liên quan có thể tham gia với tư cách quan sát viên để thu thập thông tin. Họ chỉ nên đóng góp nếu được mời cụ thể
Cách tiến hành cuộc họp Scrum of Scrums bằng ClickUp
Không có gì ngạc nhiên khi có rất nhiều việc cần làm và quản lý nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp Scrum of Scrums thành công. Giải pháp? Một nền tảng Scrum tất cả trong một như ClickUp.
ClickUp là giải pháp quản lý dự án tối ưu giúp bạn xử lý hàng loạt cuộc họp Agile liên tục cho các dự án lớn nhất của mình.
Từ bảng Scrum đến mẫu kế hoạch sprint, nền tảng Quản lý dự án Agile của ClickUp có mọi thứ bạn cần để thực hiện Scrum of Scrums một cách dễ dàng. Ngoài ra, còn có các công cụ cộng tác tích hợp sẵn có thể giúp các nhóm tiến hành các cuộc họp nhanh, ngay cả các cuộc họp ảo.
Nền tảng này giúp bạn thiết lập cấu trúc không gian làm việc có thể tùy chỉnh bao gồm Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Nhiệm vụ, một hệ thống phân cấp có thể điều chỉnh để phù hợp với các phương pháp Agile. Nền tảng này có một loạt các tính năng Agile, chẳng hạn như công cụ quản lý sprint và biểu đồ burnup và burndown.
Bây giờ, hãy cùng xem cách tổ chức một Scrum of Scrums sử dụng nền tảng này.
Bước 1. Thiết lập ClickUp cho Scrum of Scrums
Sử dụng ClickUp Sprints để trao quyền cho các nhóm Scrum và Agile hợp tác hiệu quả để đạt được các mục tiêu chung. Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập:
- Để bắt đầu, bạn có thể đảm bảo các hoạt động Scrum of Scrum của mình luôn phù hợp với tiến độ của từng nhóm riêng lẻ
- Bắt đầu bằng cách tạo một Không gian mới trong ClickUp cho "Scrum of Scrums" để tách các hoạt động SoS khỏi các nhóm Scrum riêng lẻ, giúp quản lý dễ dàng hơn
- Trong Không gian này, hãy thiết lập các Thư mục để sắp xếp các khía cạnh khác nhau của cuộc họp Scrum of Scrums. Ví dụ: sử dụng Vấn đề liên nhóm để theo dõi các yếu tố cản trở, phụ thuộc và thách thức liên quan đến từng nhóm và Mục hành động để theo dõi đảm bảo không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào
- Mỗi cuộc họp có thể được coi là một công việc và có thể được tự động hóa bằng tùy chọn Công việc định kỳ. Đối với các mục chương trình cụ thể, hãy thêm các công việc con như cập nhật nhóm, các trở ngại và điểm tích hợp, sau đó gán chúng cho các đại diện nhóm có liên quan
Thông qua ClickUp, chúng tôi có thể kiểm soát tốt hơn năng suất của các thành viên, đồng thời hỗ trợ việc triển khai phương pháp SCRUM tại Dinâmica! Đây thực sự là một bước ngoặt lớn, vì các công cụ khác nhau mà nền tảng này cung cấp mang lại nhiều thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo
Thông qua ClickUp, chúng tôi có thể kiểm soát tốt hơn năng suất của các thành viên, đồng thời hỗ trợ việc triển khai phương pháp SCRUM tại Dinâmica! Đây thực sự là một bước ngoặt lớn, vì các công cụ khác nhau mà nền tảng này cung cấp mang lại nhiều thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo
Mẫu cuộc họp Scrum của ClickUp
Ngoài ra, hãy sử dụng Mẫu cuộc họp Scrum của ClickUp để bắt đầu các cuộc họp Scrum cá nhân và giữa các nhóm phát triển.
Mẫu này được thiết kế để giúp bạn tổ chức và tùy chỉnh các cuộc họp Scrum để đạt hiệu quả tối đa. Cách thực hiện như sau:
- Lập kế hoạch và trực quan hóa các sprint: Sử dụng mẫu này để lập kế hoạch các sprint, công việc và mục tiêu trong một chế độ xem duy nhất để các nhóm thống nhất với nhau
- Giám sát tiến độ và các yếu tố cản trở: Theo dõi trạng thái dự án bằng cách ghi chú tiến độ và các yếu tố cản trở, sau đó thực hiện các biện pháp theo dõi phù hợp
- Hợp nhất các yếu tố cần thiết cho sprint: Tập trung các tài liệu cần thiết cho sprint thành công, như ghi chú cuộc họp và bản demo, vào một không gian làm việc cộng tác
- Cải thiện hiệu quả cuộc họp: Cấu trúc cuộc họp với chương trình nghị sự rõ ràng và các mục có thể thực hiện được để tập trung thảo luận
Bước 2. Tạo mẫu cuộc họp
Một trong những cách lý tưởng để bắt đầu với Scrum of Scrums là sử dụng các mẫu. ClickUp cung cấp cho bạn một thư viện toàn bộ để lựa chọn. Hãy lấy mẫu ClickUp SCRUM Sprint Planning làm ví dụ.
Mẫu lập kế hoạch Sprint SCRUM của ClickUp
Mẫu này đi kèm với giao diện dễ sử dụng để cài đặt mục tiêu sprint rõ ràng và lập kế hoạch sprint hiệu quả. Sử dụng mẫu này để:
- Xác định mục tiêu: Phác thảo rõ ràng các mục tiêu sprint trong các cuộc họp Scrum of Scrums để đảm bảo tất cả các nhóm cùng tập trung vào việc đạt được các kết quả cụ thể
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ của từng nhóm trong việc đạt được mục tiêu và xác định các rủi ro tiềm ẩn để chủ động giải quyết các thách thức và quản lý các yếu tố phụ thuộc
- Tăng cường hợp tác: Khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa các nhóm Agile Scrum để chia sẻ hiểu biết và giải quyết các vấn đề giữa các nhóm, tạo môi trường hỗ trợ và hợp tác
- Ghi chép sprint: Lưu giữ hồ sơ các cuộc thảo luận và quyết định từ các cuộc họp Scrum of Scrums để tham khảo trong tương lai, giúp cải tiến liên tục và hoàn thiện chiến lược
Cho dù bạn cần quản lý sản phẩm, theo dõi công việc, xử lý lỗi hay tạo báo cáo, bạn có thể tùy chỉnh mọi khía cạnh và điều chỉnh theo sở thích của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra, công việc con và trường tùy chỉnh để phác thảo cuộc họp của mình. Nếu chương trình cuộc họp là để thảo luận về các cập nhật của nhóm cho một dự án duy nhất, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra với các câu hỏi mà chúng ta đã đề cập ở trên.
Dựa trên danh sách kiểm tra này, bạn cũng có thể tạo công việc con cho mỗi nhóm Scrum tham gia cuộc họp. Và bạn có thể theo dõi tất cả những công việc này bằng các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như:
- Mức độ nghiêm trọng của vấn đề (Cao, Trung bình, Thấp)
- Loại phụ thuộc (Kỹ thuật, Tài nguyên, Thông tin)
- Các nhóm bị ảnh hưởng (Nhãn)
- Ngày giải quyết (Ngày)
- Người chịu trách nhiệm (Cá nhân)
Thiết lập này giúp bạn đảm bảo mọi cuộc họp Scrum of Scrums diễn ra suôn sẻ và giữ tất cả các chi tiết quan trọng trong tầm tay.
Mẫu quản lý Scrum Agile của ClickUp
Nếu bạn muốn một cái gì đó cao cấp hơn, hãy thử Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp. Nó được thiết kế đặc biệt cho các nhóm phát triển phần mềm, làm cho nó trở thành một nguồn tài nguyên vô giá cho các dự án tập trung vào CNTT.
Mẫu này bao gồm các công cụ để thực hiện các sự kiện Scrum như sắp xếp công việc tồn đọng và tổng kết sprint. Với 30 trạng thái khác nhau và 6 chế độ xem khác nhau, mẫu này được tối ưu hóa cho quản lý dự án Agile. Mẫu này cung cấp:
- Theo dõi, quản lý và báo cáo công việc một cách linh hoạt
- Hình ảnh trực quan hữu ích giúp tối ưu hóa các sprint và kế hoạch lộ trình
- Công cụ hợp tác để duy trì quy trình làm việc nhất quán
Nói chung, mẫu này cung cấp một giải pháp toàn diện cho quản lý scrum, rất phù hợp để xử lý những phức tạp trong việc xử lý Scrum of Scrums.
Bước 3. Lên lịch và tiến hành các cuộc họp
Khi bạn đã có tất cả các nhiệm vụ và mẫu trong không gian Scrum of Scrums, hãy chuyển sang chế độ xem Lịch ClickUp để sắp xếp lịch họp của bạn.
Chỉ cần nhấp vào "Chế độ xem", chọn Lịch và đặt tên là "Lịch họp SoS". Bây giờ, bạn đã có một cái nhìn rõ ràng về tất cả các cuộc họp Scrum of Scrums sắp tới của tất cả các nhóm.
Để lên lịch các cuộc họp thường xuyên, nhấp vào một ngày trong Lịch, tạo Công việc lặp lại và áp dụng nó vào mẫu cuộc họp Scrum of Scrums của bạn. Để tăng hiệu quả, sử dụng Chặn thời gian trong Lịch để đặt thời gian họp cụ thể. Chỉ cần kéo công việc cuộc họp đến khoảng thời gian mong muốn và điều chỉnh thời lượng.
Nếu nhóm của bạn sử dụng lịch bên ngoài như Google hoặc Outlook, tính năng Đồng bộ hóa Lịch của ClickUp cũng đảm bảo các cuộc họp Scrum of Scrums xuất hiện trên lịch của mọi người.
Để giao tiếp chủ động, hãy sử dụng phần Bình luận trong mỗi nhiệm vụ Scrum of Scrums để có các cuộc thảo luận có cấu trúc hơn. Bạn có thể @đề cập các thành viên trong nhóm để đánh dấu các điểm quan trọng hoặc sử dụng các trả lời theo chủ đề để giữ cho các cuộc hội thoại được tổ chức.
Nhưng nếu bạn cần cập nhật nhanh chóng, theo thời gian thực, hãy thử Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp. Tạo một kênh trò chuyện dành riêng cho Scrum of Scrums để tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận không chính thức và làm rõ nhanh chóng trong cuộc họp.
Điều này giúp cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ mà không cần những thủ tục rườm rà.
Bước 4. Quản lý tài liệu và ghi chú
May mắn thay, bạn có thể tạo Tài liệu ClickUp dành riêng cho mỗi cuộc họp và lưu giữ tất cả ghi chú và thông tin của mình ở một nơi. Bạn có thể sắp xếp các tài liệu này bằng tiêu đề cho các chủ đề khác nhau và sử dụng bảng để tóm tắt các điểm chính.
Các tùy chọn định dạng của ClickUp đảm bảo tài liệu dễ đọc. Khi đã sẵn sàng, hãy chia sẻ chúng với nhóm của bạn bằng nút Chia sẻ và đặt quyền truy cập để xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Lịch sử phiên bản của ClickUp cũng cho phép bạn theo dõi các thay đổi và khôi phục nếu cần.
Nếu bạn không muốn ghi chú bằng tay, hãy sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt các cuộc thảo luận và tạo các mục hành động nhanh chóng bằng công cụ AI Assist. Bạn cũng có thể tích hợp tính năng phiên âm AI cho các cuộc họp đã ghi âm để tiết kiệm thời gian. Tiến thêm một bước nữa, bạn có thể tự động chuyển giọng nói thành văn bản và sử dụng AI để trả lời các câu hỏi từ các cuộc họp của mình.
Tiền thưởng: Nhúng công việc trực tiếp vào ghi chú cuộc họp của bạn bằng cách nhấp vào "+" trong tài liệu của bạn và chọn tiện ích Danh sách công việc để thêm công việc liên quan đến cuộc họp Scrum of Scrums.
Bước 5: Theo dõi tiến độ và theo dõi
Với các công việc con và trường tùy chỉnh, việc theo dõi các cuộc họp Scrum of Scrums trở nên dễ dàng. Sử dụng các thẻ như #ActionItem, #Decision, #Blocker và #QuickWin để lọc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc một cách dễ dàng. Để có danh sách các mục hành động, hãy tạo danh sách kiểm tra trong công việc để quản lý dễ dàng hơn.
Để hình dung và theo dõi trạng thái công việc, hãy thiết lập Chế độ xem Bảng với các cột như Việc cần làm, Đang tiến hành, Bị chặn và Đã hoàn thành. Bạn có thể dễ dàng kéo và thả công việc giữa các cột để cập nhật tiến độ của chúng.
ClickUp Dependencies là một tính năng hữu ích khác cho phép bạn liên kết các công việc có liên quan. Thiết lập mối quan hệ "Đang chờ" và "Khối" để xem sự chậm trễ ảnh hưởng đến các công việc khác như thế nào. Điều này giúp quản lý các phụ thuộc một cách hiệu quả.
Trong công ty chúng tôi, Click Up giúp tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án ở tất cả các bộ phận. Với tính năng tự động hóa và tất cả các tính năng khác của Click Up (không ít), việc tạo ra các quy trình nhất quán khi thực hiện dự án trở nên rất dễ dàng. Theo dõi trạng thái của các dự án cũng rất đơn giản.
Trong công ty chúng tôi, Click Up giúp tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án ở tất cả các bộ phận. Với tính năng tự động hóa và tất cả các tính năng khác của Click Up (và không ít), việc tạo ra các quy trình nhất quán khi thực hiện dự án trở nên rất dễ dàng. Việc theo dõi trạng thái của các dự án cũng rất đơn giản.
Các thực hành tốt nhất cho Scrum of Scrums
Để đảm bảo cuộc họp Scrum of Scrums của bạn thành công, chúng tôi đã liệt kê một số phương pháp hay nhất sẽ giúp bạn. Thực hiện theo các phương pháp này sẽ giúp kết quả dự án trở nên dễ dự đoán và đáng tin cậy hơn.
💡Mẹo 1: Giữ cho cuộc họp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
Các cuộc họp SoS nên ngắn gọn, kéo dài khoảng 15-30 phút. Tập trung vào các điểm chính trong cuộc họp trạng thái này: tiến độ của nhóm, các yếu tố cản trở và sự phụ thuộc giữa các nhóm. Giữ chi tiết ở mức tối thiểu và sử dụng đồng hồ bấm giờ để đảm bảo tiến độ.
💡Mẹo 2: Có một lịch trình rõ ràng
Sự nhất quán là chìa khóa. Đây là lý do tại sao bạn cần một cấu trúc rõ ràng cho mỗi cuộc họp, bao gồm các chủ đề như tiến độ của nhóm, công việc sắp tới, các trở ngại và bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa các nhóm. Hãy thử chia sẻ chương trình làm việc trước để mọi người có thể chuẩn bị và tập trung vào cuộc họp.
💡Mẹo 3: Khuyến khích sự tham gia
Đảm bảo mỗi đại diện nhóm có cơ hội phát biểu. Điều quan trọng là tạo ra một không gian nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi nêu ra các vấn đề hoặc mối quan ngại. Nếu có ai im lặng, hãy theo dõi để đảm bảo không bỏ sót điều gì quan trọng.
💡Mẹo 4: Sử dụng giao tiếp bao quát
Mọi người phải hiểu rõ những gì đang được thảo luận. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ viết tắt gây nhầm lẫn, hoặc dành thời gian giải thích chúng. Khuyến khích lắng nghe tích cực và đảm bảo rằng các thành viên tham gia từ xa được tham gia đầy đủ và có thể đóng góp ngang nhau.
💡Mẹo 5: Tập trung vào cải tiến liên tục
Thường xuyên tìm kiếm phản hồi về các cuộc họp Scrum of Scrums để xác định những gì hiệu quả và những gì có thể cải thiện. Hãy linh hoạt — điều chỉnh định dạng, tần suất hoặc cấu trúc khi cần thiết và đảm bảo những người tham gia phù hợp tham dự để duy trì tính liên quan và hiệu quả.
Tăng cường cuộc họp Scrum của bạn với ClickUp
Ngoài không gian làm việc chuyên dụng, mẫu sẵn sàng và danh sách kiểm tra công việc, ClickUp còn cung cấp đầy đủ các tính năng để hỗ trợ các nhóm agile và các cuộc họp của họ.
Với hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh, bảng điều khiển linh hoạt, tự động hóa và nhiều công cụ để quản lý sprint, ClickUp giúp bạn lập kế hoạch và xử lý dễ dàng ngay cả những dự án lớn nhất.
Sẵn sàng để chạy Scrum of Scrums và tận hưởng tất cả lợi ích của phương pháp Agile này khi nhóm của bạn phát triển?
Đăng ký ClickUp và khám phá các tính năng của nó để bắt đầu hành trình SoS của bạn!