Các mẫu Google Trang tính miễn phí để theo dõi công việc hàng ngày

Google Trang tính chắc chắn là cách nhanh nhất để theo dõi các công việc hàng ngày mà không cần đăng ký bất kỳ dịch vụ nào. Chỉ cần mở ứng dụng, thêm các cột và bắt đầu công việc.

Và những mẫu miễn phí đó trông có vẻ đơn giản. Vì vậy, bạn tải xuống một mẫu chỉ để nhận ra rằng chúng đã bỏ qua những phần quan trọng giúp công cụ theo dõi trở nên hữu ích: menu thả xuống để chọn trạng thái, định dạng có điều kiện cho các công việc quá hạn, và các công thức tính số lượng công việc đã hoàn thành. Chắc hẳn bạn đã phải tự thêm những tính năng đó vào hơn một lần rồi.

Tuy nhiên, điều đó sẽ không xảy ra dưới sự giám sát của chúng tôi!

Chúng tôi mang đến cho bạn 10 mẫu theo dõi công việc hàng ngày và danh sách việc cần làm miễn phí dành cho Google Trang tính, cùng 8 mẫu ClickUp. Bạn cũng sẽ nhận được hướng dẫn thiết lập chi tiết về các ô đánh dấu hoàn thành, tính năng làm nổi bật công việc quá hạn và các công thức tính hoàn thành.

Tổng quan về các mẫu theo dõi công việc hàng ngày hàng đầu cho Google Trang tính

Các mẫu theo dõi công việc thay thế từ ClickUp

10 mẫu bảng tính Google Trang tính miễn phí để theo dõi công việc

Mỗi mẫu dưới đây đều phục vụ cho một mục đích khác nhau. Chúng tôi đã bổ sung các mục “Phù hợp nhất với” và “Nên bỏ qua nếu” vào mỗi bài đánh giá để bạn có thể nhanh chóng tìm được mẫu phù hợp nhất.

1. Mẫu theo dõi công việc của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Hãy sử dụng Mẫu Bảng theo dõi công việc trên Google Trang tính của ClickUp khi bạn cần một công cụ theo dõi trên Google Trang tính có thể chia sẻ, với người phụ trách được chỉ định rõ ràng và thời hạn cụ thể. Mẫu này bao gồm tên công việc, mức độ ưu tiên, người được giao, trạng thái, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, cũng như ghi chú trong cùng một trang tính.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là trưởng dự án phụ trách ra mắt sản phẩm với các đầu ra được phân chia giữa các bộ phận thiết kế, nội dung và phát triển. Mỗi người có một hàng riêng, mỗi công việc được gán mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn, còn các menu thả xuống về trạng thái (Việc cần làm, Đang thực hiện, Đã hoàn thành) cho phép bạn lọc bảng tính trong cuộc họp đứng hàng tuần vào thứ Hai để xác định những công việc đang bị tắc nghẽn. Cột Ghi chú là nơi bạn có thể chèn liên kết đến tài liệu yêu cầu kỹ thuật hoặc đánh dấu các mối phụ thuộc mà không làm rối tên công việc.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

2. Mẫu theo dõi công việc hàng ngày và hàng tháng của Template.net

Hầu hết các công cụ theo dõi chỉ hiển thị thông tin của ngày hôm nay. Mẫu Google Trang tính " Daily and Monthly Task Tracker " của Template.net không chỉ hiển thị thông tin của ngày hôm nay mà còn cả tháng, kèm theo biểu đồ hình bánh rán theo dõi trạng thái công việc theo tháng, giúp bạn nhận ra các xu hướng (chẳng hạn như công việc dồn đống vào tuần thứ ba) mà không cần phải tạo bảng điều khiển riêng.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là một freelancer đang phải xử lý 15-20 dự án cho khách hàng trong một tháng. Chế độ xem hàng ngày giúp bạn theo dõi những công việc trước mắt. Chế độ xem hàng tháng giúp bạn phát hiện những hạn chót mà bạn đã đặt ra từ ba tuần trước nhưng đã quên mất. Các biểu đồ hình bánh rán theo tháng cho phép bạn biết ngay lập tức liệu tháng 1 là tháng hoàn thành 70% hay là thảm họa với chỉ 40% tiến độ.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

3. Mẫu theo dõi công việc hàng ngày của Template.net

Bạn muốn theo dõi thời gian chứ không chỉ các công việc? Mẫu Google Trang tính " Daily Task Tracker" của Template.net được thiết kế xoay quanh yếu tố thời gian. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ ghi lại thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, thời gian thực hiện và liệu bạn đã thực sự hoàn thành hay chưa.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là một nhà tiếp thị nội dung đang ghi chép thời gian thực hiện từng công việc để có thể báo giá chính xác cho khách hàng trong quý tới. Hàng dữ liệu ngày Monday cho thấy bạn đã dành 2 giờ cho việc nghiên cứu từ khóa và 1,5 giờ cho bản nháp bài blog, nhưng bản nháp vẫn chưa hoàn thành. Đến thứ Sáu, bạn có dữ liệu thời gian của cả tuần cho thấy các bản nháp thường mất 3 giờ, chứ không phải 1,5 giờ như bạn đã ước tính. Đó chính là loại xu hướng mà một danh sách công việc đơn thuần không bao giờ có thể phát hiện ra.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

4. Mẫu bảng theo dõi công việc của Template.net

Nếu quy trình làm việc của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào trạng thái công việc, Mẫu Bảng theo dõi công việc trên Google Trang tính sẽ cung cấp cho bạn mức độ chi tiết về trạng thái cao hơn so với hầu hết các bảng tính miễn phí khác. Ngoài các trạng thái tiêu chuẩn như "Việc cần làm" / "Đang thực hiện" / "Đã hoàn thành", bạn có thể thêm các trạng thái như "Tạm hoãn", "Đang chờ phê duyệt", "Bị chặn" hoặc bất kỳ trạng thái nào mà quy trình làm việc của bạn thực sự cần.

Ví dụ ứng dụng: Bạn phụ trách kiểm thử chất lượng (QA) cho một nhóm phát triển nhỏ. Mỗi báo cáo lỗi sẽ có một hàng với trạng thái riêng: Mở, Đang điều tra, Đang sửa lỗi, Sẵn sàng kiểm thử lại, Đã đóng. Buổi đánh giá vào thứ Hai của bạn là chế độ xem đã lọc, hiển thị tất cả các mục chưa ở trạng thái Đã đóng. Các biểu đồ tích hợp sẵn giúp bạn phân tích dữ liệu một cách trực quan mà không cần chuyển sang bảng điều khiển, nhờ đó bạn có thể dán ảnh chụp màn hình vào Slack và bỏ qua cuộc họp hàng ngày khi mọi việc đang diễn ra đúng tiến độ.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

Thêm một mẹo nữa: Hãy tham khảo cả các mẫu danh sách công việc trên Word này nữa nhé!

5. Mẫu theo dõi trạng thái công việc của Template.net

Một số người không muốn đọc từng hàng. Họ muốn mở bảng tính và nắm được trạng thái chỉ trong hai giây. Mẫu Google Trang tính "Status Tracker " được thiết kế dành riêng cho mục đích đó: đây là công cụ theo dõi ưu tiên trực quan, nơi các biểu đồ và đồ thị sẽ nói lên tất cả.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là trưởng nhóm và phải báo cáo tiến độ cho quản lý vào mỗi thứ Sáu. Thay vì phải lướt qua 40 hàng và đếm trạng thái thủ công, bạn chỉ cần mở bảng tính và các biểu đồ sẽ hiển thị ngay: 28 nhiệm vụ đã hoàn thành, 8 đang thực hiện và 4 chưa bắt đầu. Bạn chụp ảnh chụp màn hình các biểu đồ, chèn chúng vào bản cập nhật hàng tuần và hoàn thành trong chưa đầy một phút. Bố cục bảng tính cũng đủ gọn gàng để chia sẻ màn hình trong cuộc họp mà không ai phải nheo mắt nhìn vào các ô.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

6. Mẫu danh sách việc cần làm trên Google Trang tính của Zapier

Mẫu danh sách việc cần làm trên Google Trang tính của Zapier là một danh sách kiểm tra hàng tuần trống, bạn chỉ cần điền vào vào sáng thứ Hai và hoàn thành dần đến thứ Sáu. Chỉ đơn giản vậy thôi.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là một nhà văn với nhịp độ làm việc hàng tuần có thể dự đoán được: ba bài viết, hai vòng chỉnh sửa, một cuộc gọi với khách hàng. Bạn nhập các công việc của thứ Hai vào cột A, của thứ Ba vào cột B, và gạch chéo khi hoàn thành. Phần “Để sau” ở phía dưới dùng để lưu các công việc chưa có thời hạn nhưng cần được ghi lại ở đâu đó. Đây là phiên bản kỹ thuật số của một tờ ghi chú dán trên màn hình máy tính của bạn, chỉ khác là nó không bị rơi xuống.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

7. Mẫu theo dõi tiến độ công việc trên Google Trang tính của Unito

Tất cả các mẫu còn lại trong danh sách công việc này đều đang theo dõi công việc trong một công cụ duy nhất.

Mẫu theo dõi tiến độ công việc trên Google Trang tính của Unito tổng hợp các công việc từ nhiều công cụ khác nhau vào một Google Trang tính và chuyển đổi chúng thành các báo cáo tiến độ dưới dạng biểu đồ thanh, biểu đồ tròn và biểu đồ burndown.

Trường hợp sử dụng: Bạn là một quản lý dự án với các công việc được phân chia trên Asana, Trello và một Google Trang tính mà ai đó đã bắt đầu cách đây sáu tháng. Thay vì phải mở ba tab mỗi sáng, bạn chỉ cần đồng bộ hóa mọi thứ vào tab "Data Dump" và mẫu sẽ tự động tạo báo cáo tiến độ: nhiệm vụ đang thực hiện, đã hoàn thành và quá hạn; khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm; cùng với biểu đồ burndown cho biết liệu bạn có đạt được hạn chót của sprint hay sẽ trễ một tuần. Báo cáo này sẽ được gửi trực tiếp vào bản cập nhật cho các bên liên quan.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

8. Mẫu lịch trình hàng tuần của SpreadsheetPoint

Mẫu theo dõi hàng ngày sẽ cho bạn biết những việc cần làm trong ngày hôm nay. Mẫu Lịch trình Tuần của SpreadsheetPoint giúp bạn nắm rõ cách sắp xếp thời gian cho cả tuần. Mẫu này bao gồm bốn tab: lịch trình chia khung thời gian theo khoảng 30 phút (từ 5 giờ sáng đến 10 giờ tối), danh sách công việc hàng ngày kèm ô đánh dấu hoàn thành, bảng mục tiêu và ưu tiên, cùng tab ghi chú/suy ngẫm để tổng kết cuối tuần.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là một giám đốc marketing, dành thời gian vào các buổi sáng Monday và Thursday để tập trung làm công việc, có các cuộc họp ngắn định kỳ vào thứ Ba và thứ Năm lúc 10 giờ sáng, và cần dành buổi chiều thứ Sáu để lập báo cáo hàng tuần. Bạn lập kế hoạch cho tất cả những việc đó trong tab “Lập kế hoạch”, sau đó sử dụng tab “Việc cần làm hàng ngày” để liệt kê các công việc cụ thể sẽ thực hiện trong từng khối thời gian. Đến thứ Sáu, tab “Mục tiêu” sẽ hiển thị bạn đã hoàn thành được bao nhiêu trong ba ưu tiên hàng tuần của mình, còn tab “Phân tích” sẽ ghi lại những công việc chưa hoàn thành và lý do tại sao, giúp kế hoạch cho tuần tiếp theo được lập ra một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

9. Mẫu theo dõi công việc của ProjectManager

Các mẫu từ #1 đến #6 rất phù hợp cho một người hoặc danh sách công việc nhỏ. Khi bạn phải quản lý một nhóm và cần các biểu đồ tự động cập nhật, Mẫu Theo dõi Công việc của ProjectManager sẽ bổ sung tính năng báo cáo mà hầu hết các mẫu Sheets miễn phí khác thường bỏ qua. Mẫu này có cột “Người được giao”, các menu thả xuống “Mức độ ưu tiên” và “Trạng thái”, ngày đáo hạn, cùng hai phần tóm tắt tự động tạo biểu đồ: một phần cho phân phối mức độ ưu tiên của công việc và một phần cho phân tích trạng thái công việc.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là điều phối viên dự án tại một công ty, phụ trách 30 công việc được phân bổ cho 4 thành viên trong nhóm để chuẩn bị ra mắt trang web cho khách hàng. Công việc của mỗi người được phân công trong cột “Assigned To” kèm mức độ ưu tiên Cao/Trung bình/Thấp. Trong suốt tuần, nhóm cập nhật trạng thái từ “Chưa bắt đầu” sang “Đang tiến độ” rồi sang “Hoàn thành”. Vào thứ Sáu, bạn mở phần “Tổng quan trạng thái công việc”: biểu đồ tròn hiển thị 18 công việc đã hoàn thành, 9 công việc đang có tiến độ và 3 công việc chưa bắt đầu. Bạn chụp ảnh chụp màn hình biểu đồ đó, dán vào email báo cáo tiến độ hàng tuần gửi cho khách hàng, và bạn đã có một bản cập nhật chuyên nghiệp mà không cần phải tạo slide.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

10. Mẫu biểu đồ Gantt cho Google Trang tính của ClickUp

Các cột "Hạn chót" và "Trạng thái" sẽ giúp bạn nhận biết những công việc nào đang trễ hạn. Biểu đồ Gantt sẽ giải thích lý do tại sao công việc đó bị trễ bằng cách hiển thị các công việc trên dòng thời gian, từ đó làm rõ các điểm trùng lặp, khoảng trống và mối quan hệ phụ thuộc. Mẫu Biểu đồ Gantt của ClickUp là tệp Google Trang tính miễn phí, không yêu cầu đăng ký, với các thanh thời gian có định dạng điều kiện, các cột mốc quan trọng, chỉ báo trạng thái RAG (Xanh lá/Vàng/Đỏ) và tính năng theo dõi so sánh giữa ngày dự kiến và ngày thực tế kèm tính năng tự động đánh dấu chênh lệch.

Ví dụ sử dụng: Bạn đang triển khai một chiến dịch ra mắt sản phẩm kéo dài 12 tuần, bao gồm các giai đoạn thiết kế, phát triển và tiếp thị. Mỗi giai đoạn được gán một hàng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc theo kế hoạch, và định dạng có điều kiện sẽ tự động vẽ các thanh trong dòng thời gian. Khi giai đoạn thiết kế bị chậm trễ 5 ngày, bạn nhập ngày kết thúc thực tế và cột “Variance” sẽ chuyển sang màu đỏ kèm thông báo “+5. ” Trong cuộc họp của ban chỉ đạo, bạn chia sẻ màn hình với biểu đồ Gantt một trang và cột RAG sẽ ngay lập tức hiển thị những giai đoạn nào đang gặp rủi ro mà không cần ai phải mở công cụ quản lý công việc.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

Cách cài đặt mẫu danh sách việc cần làm trên Google Trang tính (kèm công thức)

Mẫu cung cấp cho bạn các cột. Phần này cung cấp các thành phần thực sự giúp công cụ theo dõi hoạt động hiệu quả: ô đánh dấu, công thức tính số công việc đã hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành tự động cập nhật, và định dạng có điều kiện giúp các hàng quá hạn chuyển sang màu đỏ mà bạn không cần phải kiểm tra ngày tháng thủ công.

Bạn có thể bắt đầu với bất kỳ mẫu nào ở trên hoặc mở một trang tính Google Trang tính trống. Dù chọn cách nào, hãy thiết lập sáu cột sau:

A: Công việc | B: Ngày đáo hạn | C: Đã hoàn thành | D: Người phụ trách | E: Mức độ ưu tiên | F: Ghi chú

Thêm các ô đánh dấu để theo dõi tiến độ hoàn thành

Chọn vùng C2:C100. Chuyển đến Chèn → Hộp kiểm. Mỗi ô sẽ có một nút chuyển đổi TRUE/FALSE. Khi ai đó hoàn thành một công việc, họ sẽ đánh dấu vào ô đó. Đó chính là dữ liệu đầu vào mà mọi công thức dưới đây đều phụ thuộc vào.

Đếm số công việc đã hoàn thành

Trong ô tóm tắt (ví dụ: H2), hãy nhập:

=COUNTIF(C2:C100,TRUE)

Mẫu này sẽ đếm số ô đã được đánh dấu. Hãy đặt nó bên cạnh một nhãn như “Công việc đã hoàn thành” để số này có ý nghĩa ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Tính tỷ lệ hoàn thành

Trong H3:

=IFERROR(COUNTIFS(C2:C100,TRUE,A2:A100,"<>")/COUNTIF(A2:A100,"<>"),0)

Công thức này tính tỷ lệ phần trăm số công việc đã hoàn thành so với tổng số công việc (bỏ qua các hàng trống) và trả về kết quả dưới dạng phần trăm. Định dạng ô thành phần trăm: Định dạng → Số → Phần trăm. Nếu bạn có 14 công việc và 9 công việc đã được đánh dấu hoàn thành, kết quả sẽ hiển thị là 64%.

Tự động đánh dấu các công việc quá hạn

Chọn vùng A2:F100. Chọn Định dạng → Định dạng có điều kiện → Công thức tùy chỉnh và nhập:

=AND($A2<>"",$B2<TODAY(),$C2=FALSE)

Đặt định dạng thành nền màu đỏ. Bây giờ, bất kỳ hàng nào có tên công việc, ngày đáo hạn đã qua và ô chưa được đánh dấu sẽ tự động chuyển sang màu đỏ. Các công việc đã hoàn thành vẫn giữ nguyên màu trắng. Các hàng trống vẫn giữ nguyên màu trắng. Chỉ những công việc bạn đang chậm trễ mới được đánh dấu.

Mỗi công thức kiểm tra điều gì

Các hàm COUNTIF, COUNTIFS và các công thức định dạng có điều kiện tùy chỉnh trong Google Docs nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn.

Khi các công cụ theo dõi công việc trên Google Trang tính ngừng hoạt động

Google Trang tính xử lý việc theo dõi công việc hàng ngày khá tốt, nhưng chỉ đến một mức độ nhất định.

Dưới đây là những điểm cần cân nhắc thực tế, chứ không phải là những yếu tố khiến bạn phải từ bỏ, để bạn biết khi nào bảng tính vẫn là lựa chọn phù hợp và khi nào đã đến lúc xem xét sử dụng một công cụ chuyên dụng.

Các mẫu trên rất phù hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ và các dự án đơn lẻ. Khi bạn cần thông báo về việc phân công công việc, theo dõi mối quan hệ phụ thuộc, cân bằng khối lượng công việc hoặc quyền truy cập theo từng trường dữ liệu, đó chính là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang sử dụng một công cụ chuyên dụng.

Mẫu theo dõi nhiệm vụ ClickUp

Nếu nhu cầu theo dõi của bạn đã vượt quá khả năng xử lý của bảng tính, các mẫu ClickUp này sẽ bổ sung những tính năng mà Google Sheets không có: thông báo khi nhiệm vụ được giao, logic phụ thuộc, nhiều chế độ xem (Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Biểu đồ Gantt), tự động hóa và tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Bạn có thể sử dụng miễn phí các mẫu này khi có tài khoản ClickUp.

1. Mẫu quản lý công việc đơn giản ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Nếu bảng tính theo dõi công việc là một bước tiến so với giấy ghi chú dán, thì đây chính là bước tiến tiếp theo so với bảng tính. Mẫu Quản lý Công việc Đơn giản cung cấp sẵn các chế độ xem Danh sách, Bảng và Tài liệu, giúp cùng một danh sách công việc có thể hiển thị dưới dạng danh sách kiểm tra, bảng Kanban hoặc trang tài liệu tùy theo nhu cầu của bạn tại thời điểm đó.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là nhà sáng lập một startup, đang theo dõi mọi thứ từ lỗi sản phẩm, việc liên hệ với nhà đầu tư cho đến đơn đặt hàng vật tư văn phòng. Thay vì sử dụng ba bảng tính riêng biệt, bạn chỉ cần tạo một danh sách công việc duy nhất. Chuyển sang chế độ xem Bảng (Board view) trong cuộc họp đứng buổi sáng để xem tiến độ của các công việc, chuyển sang xem dạng danh sách (List view) để sắp xếp theo ngày đáo hạn trước buổi chiều, và mở chế độ xem Tài liệu (Doc view) khi cần ghi chú bối cảnh về một công việc dành cho nhân viên mới. Một mẫu bảng tính, ba cách để xem cùng một công việc.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

2. Mẫu quản lý công việc hàng ngày của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Mẫu Quản lý Công việc Hàng ngày là một công cụ lập kế hoạch giúp bạn sắp xếp ngày của mình theo các công việc, cuộc họp, sự kiện và việc vặt, với chế độ xem Lịch giúp biến danh sách công việc của bạn thành một lịch trình được phân chia theo khung thời gian.

Trường hợp sử dụng: Bạn là một quản lý hỗ trợ khách hàng với 6 cuộc gặp gỡ khách hàng, 2 cuộc họp nội bộ và việc chuẩn bị trình diễn sản phẩm phải gói gọn trong một ngày. Bạn mở chế độ xem Lịch và xem chính xác vị trí của từng khối công việc. Giữa các cuộc họp, bạn đã lên lịch 45 phút để gửi email theo dõi, được đánh dấu là ưu tiên cao. Đến 4 giờ chiều, chế độ xem Gantt cho thấy bạn đã hoàn thành 8 trong số 11 mục, và 3 mục còn lại là các công việc ưu tiên thấp mà bạn có thể dời sang ngày mai mà không ảnh hưởng gì đến công việc.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

3. Mẫu danh sách công việc hàng ngày ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Các công cụ lập kế hoạch giúp bạn lên lịch. Các công cụ theo dõi thói quen giúp bạn duy trì sự nhất quán. Mẫu Danh sách Công việc Hàng ngày cố gắng kết hợp cả hai chức năng này: đây là một công cụ xây dựng thói quen với tính năng theo dõi công việc được tích hợp sẵn. Các trạng thái, trường dữ liệu và chế độ xem tùy chỉnh (bao gồm Gantt, Danh sách và Lịch) đã được cấu hình sẵn, cùng với các tính năng tự động hóa gửi thông báo khi thời hạn sắp đến.

Ví dụ ứng dụng: Bạn đang xây dựng thói quen buổi sáng song song với các công việc liên quan đến hỗ trợ qua đêm. Danh sách công việc của bạn có “Xem lại các phiếu hỗ trợ qua đêm” lúc 8 giờ sáng, “Viết bản nháp báo cáo hàng tuần” lúc 10 giờ sáng và “Đi bộ 30 phút” lúc 12 giờ 30 phút trưa. Các tính năng tự động hóa sẽ gửi thông báo cho bạn 15 phút trước mỗi hạn chót. Đến thứ Sáu, bạn sẽ có dữ liệu về các công việc đã hoàn thành/bỏ lỡ trong cả tuần, cho thấy bạn thường xuyên bỏ qua việc đi bộ vào những ngày có nhiều cuộc họp. Mô hình này chỉ trở nên hiển thị khi bạn đang theo dõi thói quen và công việc tại cùng một nơi.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

4. Mẫu danh sách công việc dự án ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Việc theo dõi một dự án cụ thể cần có cấu trúc chặt chẽ hơn danh sách việc cần làm hàng ngày, nhưng lại ít tốn công sức hơn so với phần mềm quản lý dự án đầy đủ tính năng. Mẫu Danh sách Nhiệm vụ Dự án đạt được sự cân bằng đó với năm chế độ xem (Tài liệu, Bảng, Danh sách công việc, Calendar và Embed ) cùng các trạng thái tùy chỉnh do bạn định nghĩa để phù hợp với quy trình làm việc thực tế của dự án.

Trường hợp sử dụng: Bạn đang thực hiện một đợt cải tổ tài liệu sản phẩm kéo dài 6 tuần. Các nhà văn, nhà thiết kế và người đánh giá mỗi người phụ trách các công việc khác nhau. Bạn đặt trạng thái là Bản nháp, Đánh giá thiết kế, Chỉnh sửa cuối cùng, Đã xuất bản. Chế độ xem Bảng cung cấp cho bạn một bảng kanban về những gì đang ở mỗi giai đoạn. Khi người đánh giá cần bối cảnh, cô ấy mở chế độ xem Nhúng, nơi bạn đã chèn một video hướng dẫn của Loom về cấu trúc tài liệu mới. Không ai phải rời khỏi ClickUp để tìm video, và không ai hỏi “bản tóm tắt ở đâu?” vì nó đã được nhúng ngay trong danh sách công việc.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

5. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Đây là “ông lớn” trong danh sách này. Mẫu Quản lý Nhiệm vụ được thiết kế dành cho các nhóm phải quản lý nhiều dự án cùng lúc. Với sáu chế độ xem, các Trường Tùy chỉnh được tạo sẵn và chế độ xem “Giới thiệu về Đội nhóm ” hiển thị khối lượng công việc của từng thành viên, giúp bạn phân công công việc dựa trên người thực sự có sức chứa, chứ không chỉ dựa vào người bạn nghĩ đến đầu tiên.

Trường hợp sử dụng: Bạn là trưởng bộ phận vận hành tiếp thị, đang điều hành việc ra mắt sản phẩm, một chuỗi hội thảo trực tuyến và thiết kế lại blog cùng lúc với một nhóm gồm 7 người. Các công việc được phân loại thành ba danh sách công việc (Ý tưởng, Công việc tồn đọng, Công việc cần thực hiện), mỗi danh sách đều có người phụ trách, mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn. Vào thứ Hai, bạn mở chế độ xem Team và ngay lập tức thấy rằng nhà thiết kế của bạn có 14 công việc phải hoàn thành trong tuần này, trong khi người viết quảng cáo của bạn chỉ có 3 công việc. Bạn kéo hai công việc thiết kế sang cho người viết quảng cáo (người cũng phụ trách đồ họa cơ bản) và cân bằng lại công việc trong tuần trước khi ai đó bị quá tải. Sáu chế độ xem cho phép bạn chuyển đổi giữa kanban để lập kế hoạch sprint, Xem dạng danh sách để cập nhật trạng thái và lịch để hiển thị thời hạn mà không cần duy trì các công cụ theo dõi riêng biệt.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

6. Mẫu danh sách việc cần làm của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Mẫu " Work To Do " được thiết kế dựa trên chế độ xem Lịch Tuần, sắp xếp các công việc của bạn theo tuần làm việc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy ngay các ưu tiên của Monday và hạn chót của thứ Sáu chỉ trong một cái nhìn.

Trường hợp sử dụng: Bạn là một quản lý sản phẩm, người phân loại các loại công việc khác nhau theo ngày: Monday dành cho kế hoạch sprint, Tuesday và Wednesday dành cho đặc tả tính năng, Thursday dành cho đánh giá của các bên liên quan, Friday dành cho sắp xếp công việc tồn đọng. Bạn lên kế hoạch cho từng công việc trên Lịch hàng tuần và gắn các công việc con khi cần thiết (bản mô tả tính năng có ba sản phẩm con: bản nháp, đánh giá đồng nghiệp, phiên bản cuối cùng). Chế độ xem Gantt cho bạn thấy rằng việc đánh giá vào thứ Năm phụ thuộc vào việc bản mô tả tính năng vào thứ Tư đã hoàn thành hay chưa. Nếu công việc vào thứ Tư bị trễ, bạn sẽ thấy ngay tác động đến các công việc con thay vì phải đợi đến sáng thứ Năm mới nhận ra.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

7. Mẫu danh sách việc cần làm đơn giản của ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Đôi khi bạn chỉ cần một danh sách công việc đơn giản mà bạn có thể tin tưởng. Mẫu "Simple To-Dos" là giải pháp gần nhất mà ClickUp mang lại, tương tự như một danh sách kiểm tra bằng bút và giấy: công việc, mức độ ưu tiên, người được giao, ngày đáo hạn và chế độ xem "Nhiệm vụ ưu tiên" tự động sắp xếp mọi thứ theo mức độ khẩn cấp.

Trường hợp sử dụng: Bạn là một quản lý văn phòng đang phải xử lý 40 công việc nhỏ không thuộc bất kỳ dự án nào: gia hạn giấy phép phần mềm trước thứ Năm, đặt đơn đặt hàng mua màn hình mới, lên lịch cho chuyến đi ngoại khóa của nhóm, theo dõi báo giá dịch vụ ăn uống. Không có công việc nào trong số này cần biểu đồ Gantt. Bạn chỉ cần nhập tất cả vào mẫu, đánh dấu việc gia hạn giấy phép là Khẩn cấp, và chế độ xem Nhiệm vụ ưu tiên sẽ đẩy công việc đó lên đầu danh sách. Thẻ cho phép bạn lọc theo danh mục (CNTT, Cơ sở vật chất, Sự kiện) khi bạn cần xử lý hàng loạt các công việc tương tự. Tự động hóa xử lý các thay đổi trạng thái, vì vậy khi bạn đánh dấu một công việc là Đã hoàn thành, công việc đó sẽ biến mất khỏi chế độ xem đang hoạt động mà bạn không cần phải kéo nó đi đâu cả.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

8. Mẫu danh sách việc cần làm trên lịch ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Tất cả các mẫu hiện có đều sắp xếp công việc theo trạng thái hoặc mức độ ưu tiên. Mẫu Danh sách Việc cần làm trên Lịch sắp xếp công việc theo thời gian: các chế độ xem lịch hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng giúp hiển thị thời điểm công việc đến hạn, chứ không chỉ đơn thuần là những công việc cần hoàn thành. Năm chế độ xem tùy chỉnh (Theo Vai trò, Yêu cầu Cuộc họp, Theo Danh mục, Lịch trình và Hướng dẫn Bắt đầu) cho phép bạn xem cùng một lịch từ nhiều góc độ khác nhau.

Ví dụ ứng dụng: Bạn là trợ lý điều hành phụ trách lịch trình hàng tuần của Phó Chủ tịch. Monday có 3 công việc chuẩn bị trước cuộc họp hội đồng quản trị. Thứ Tư có bữa tối với khách hàng cần đặt chỗ nhà hàng và xác nhận chuyến đi. Thứ Sáu có hạn chót báo cáo quý với hai công việc rà soát cần hoàn thành trước Thứ Năm. Chế độ xem Lịch trình hiển thị toàn bộ tuần dưới dạng lịch. Chế độ xem Yêu cầu Họp chỉ hiển thị các cuộc họp và công việc chuẩn bị liên quan. Chế độ xem Theo vai trò phân biệt các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của bạn với các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của Phó chủ tịch. Một mẫu, ba chế độ xem được lọc theo cùng các hạn chót.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

Chưa hết. Ngoài các mẫu này, tính năng Mẫu Công việc của ClickUp còn cho phép bạn tự tạo mẫu riêng. Nhờ đó, bạn có thể tạo các mẫu cho các công việc và quy trình làm việc lặp lại, từ đó nâng cao năng suất làm việc. Hơn nữa, các mẫu này rất đơn giản, có thể tùy chỉnh và không cần đào tạo.

Một biểu mẫu theo dõi công việc hàng ngày nên bao gồm những gì?

Một công cụ theo dõi công việc chỉ cần trả lời ba câu hỏi mỗi khi bạn mở nó: công việc nào sắp đến hạn, công việc nào đã hoàn thành và ai là người chịu trách nhiệm. Mọi thứ khác đều là tùy chọn, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc của bạn.

Hãy bắt đầu với năm cột sau:

Hãy thêm các mẫu này khi bạn cần (không nên thêm trước đó):

Các mẫu trên đã được thiết lập sẵn với các kết hợp khác nhau của các trường này. Hãy chọn mẫu phù hợp với mức độ phức tạp của việc bạn đang theo dõi, chứ không phải ngược lại.

Quản lý công việc hiệu quả hơn với ClickUp

Không thể phủ nhận rằng các mẫu Google Trang tính dành cho việc theo dõi công việc hàng ngày rất hữu ích trong việc quản lý công việc và danh sách việc cần làm.

Tuy nhiên, Google Trang tính không phải là giải pháp hoàn hảo. Nếu bạn thường xuyên phải xử lý nhiều công việc và hợp tác với các nhóm khác nhau, việc theo dõi mọi thứ bằng các mẫu Google Trang tính sẽ trở nên khó khăn. Đó chính là lúc phần mềm quản lý công việc như ClickUp phát huy tác dụng.

Thư viện mẫu của ClickUp cung cấp nhiều mẫu bảng tính lý tưởng để quản lý danh sách việc cần làm cá nhân cũng như các dự án chuyên nghiệp. Những mẫu miễn phí này cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh và các tính năng bổ sung, bao gồm thông báo và tự động hóa quy trình làm việc.

Ngoài ra, ClickUp còn mang lại rất nhiều tiện ích nhờ các tính năng quản lý công việc và trí tuệ nhân tạo (AI).

Vậy tại sao phải vất vả với Google Trang tính? Hãy đăng ký ClickUp và tải xuống các mẫu này ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp về các mẫu theo dõi công việc hàng ngày cho Google Trang tính

Có, có hai lựa chọn. Google Tasks là một ứng dụng danh sách việc cần làm độc lập với các lời nhắc nhở theo ngày và công việc lặp lại. Google Trang tính cho phép bạn tạo một công cụ theo dõi tùy chỉnh với các cột và công thức của riêng bạn. Hãy chọn Tasks khi một danh sách công việc cá nhân kèm lời nhắc nhở là đủ. Hãy chọn Google Trang tính khi bạn cần chỉ định người chịu trách nhiệm, sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc tính toán tiến độ.

Tài liệu Google phù hợp để tạo danh sách kiểm tra bên trong một tài liệu, chẳng hạn như các công việc cần thực hiện sau cuộc họp hoặc danh sách đồ cần mang theo. Google Trang tính phù hợp khi các công việc cần các cột riêng biệt cho ngày tháng, người phụ trách, trạng thái hoặc công thức tính toán. Nếu bạn cần sắp xếp, lọc hoặc tính toán bất kỳ điều gì, Google Trang tính là công cụ phù hợp. Nếu bạn chỉ cần đánh dấu hoàn thành các mục bên trong một tài liệu mà bạn đang soạn thảo, thì Tài liệu Google là lựa chọn phù hợp.

Chuyển các công việc đã hoàn thành sang tab “Lưu trữ” thay vì xóa chúng. Tạo một phần “Sau này” dành cho các công việc không có hạn chót để tránh làm lộn xộn danh sách công việc đang thực hiện. Kiểm tra phần “Sau này” hàng tuần thay vì sao chép mọi mục chưa hoàn thành vào mỗi ngày mới. Tính năng lọc cũng rất hữu ích: tạo bộ lọc ẩn các hàng có Trạng thái = Đã hoàn thành, để chế độ xem hàng ngày chỉ hiển thị các công việc đang chờ xử lý.

Có. Hãy chia sẻ một tệp Google Trang tính và cấp quyền Trình chỉnh sửa cho những người sẽ cập nhật tệp đó. Thêm cột “Chủ sở hữu” và thống nhất các nhãn trạng thái trước khi nhóm bắt đầu làm việc. Sai lầm phổ biến nhất là gửi các bản sao riêng lẻ để cập nhật hàng ngày, vì những bản sao đó sẽ trở thành các phiên bản khác nhau của bảng theo dõi chỉ trong vài giờ. Chỉ cần một tệp được chia sẻ, không cần nhiều bản sao. Hướng dẫn chia sẻ của Google bao gồm cách thiết lập quyền truy cập.

Không phải theo mặc định. Ngày đáo hạn trong một cột sẽ không tự động thông báo cho ai cả. Bạn có thể tạo các nhắc nhở tự động bằng cách sử dụng các trình kích hoạt có thể cài đặt của Apps Script để kiểm tra các đáo hạn sắp tới và gửi email, nhưng sẽ cần có người viết, kiểm thử và duy trì đoạn mã này. Đối với các nhắc nhở công việc tích hợp sẵn mà không cần viết mã, Google Tasks hoặc một công cụ quản lý công việc chuyên dụng như ClickUp sẽ xử lý việc này ngay từ đầu.

Có thể bạn đang xem tệp gốc của chủ sở hữu, chứ không phải bản sao của riêng bạn. Hãy vào Tệp → Tạo bản sao và chỉnh sửa tệp mới trong Drive của bạn. Nếu bạn có thể tạo bản sao nhưng một số ô không cho phép nhập liệu, điều đó có nghĩa là bảng tính có các phạm vi được bảo vệ. Hãy liên hệ với chủ sở hữu tệp hoặc tìm phiên bản không bị khóa. Hướng dẫn về các phạm vi được bảo vệ của Google giải thích cách kiểm tra và điều chỉnh quyền truy cập.