Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân là một thách thức nhưng không phải là không thể. Với các công cụ và chiến lược phù hợp, bạn có thể sắp xếp danh sách việc cần làm dường như vô tận và hoàn thành từng mục một.
Để sắp xếp công việc một cách có phương pháp, bạn có thể sử dụng các mẫu danh sách việc cần làm, là các ứng dụng danh sách việc cần làm nhưng tiện lợi hơn. Chúng là tài nguyên quý giá để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo mức độ khẩn cấp và dễ dàng đánh dấu từng công việc đã hoàn thành.
Trong blog này, chúng tôi đã tổng hợp một bộ sưu tập các mẫu danh sách công việc Microsoft Word có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất của bạn.
Chúng tôi cũng thảo luận về một số giới hạn của nó và cung cấp cho bạn những lựa chọn thay thế tốt hơn. Hãy bắt đầu.
Mẫu danh sách công việc là gì?
Mẫu danh sách công việc về cơ bản là một khung sẵn sàng, có thể tùy chỉnh, cho phép bạn liệt kê các nhiệm vụ của mình một cách có hệ thống. Bạn có thể sắp xếp các hoạt động, đặt ngày đáo hạn để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và theo dõi tiến độ. Một số tính năng bổ sung bao gồm ghi chú, mã màu, phụ thuộc công việc và hơn thế nữa.
Cho dù bạn muốn theo dõi các công việc hàng tháng của công ty, phân loại bài tập về nhà hay sắp xếp các nhu cầu mua sắm trong danh sách công việc của cả tuần, các mẫu này đều có thể hữu ích.
Xem thêm: Cách tạo danh sách kiểm tra trong Microsoft Word
Điều gì tạo nên một mẫu danh sách việc cần làm tốt trong Word?
Mẫu danh sách việc cần làm lý tưởng trong Word giúp hợp lý hóa quy trình làm việc phức tạp, tăng năng suất, thiết lập trách nhiệm và đạt được mục tiêu.
Hãy cùng tìm hiểu nhanh các tính năng cần có trong mẫu danh sách việc cần làm của Word:
- Ngày đáo hạn: Cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về khối lượng công việc của bạn. Trong một dự án hợp tác, nó giúp tất cả các thành viên trong nhóm có trách nhiệm và thúc đẩy họ hoàn thành công việc đúng hạn
- Mức độ ưu tiên: Giúp bạn phân bổ thời gian và nguồn lực dựa trên nhu cầu và chuyển khối lượng công việc khổng lồ thành các phần nhỏ dễ quản lý, giúp bạn không cảm thấy quá tải
- Theo dõi trạng thái: Cung cấp cho bạn khả năng hiển thị tiến độ công việc và cảm giác hoàn thành khi hoàn thành
- Nhắc nhở và thông báo: Khi việc theo dõi các công việc quan trọng trở nên tẻ nhạt trong khi phải quản lý nhiều trách nhiệm, các cảnh báo sẽ đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn hoặc cam kết
Mặc dù các ứng dụng danh sách kiểm tra hàng ngày là cứu tinh khi cần tạo danh sách việc cần làm, nhưng chúng yêu cầu kết nối internet và không đảm bảo bảo mật dữ liệu 100%. Mặt khác, mẫu là công cụ cá nhân mà bạn có thể sử dụng ngoại tuyến.
Đọc thêm: Các công cụ phần mềm quản lý công việc tốt nhất để nâng cao hiệu quả công việc của bạn
5 mẫu danh sách công việc hiệu quả trong Word
Dưới đây là tổng hợp các mẫu danh sách việc cần làm với nhiều chức năng khác nhau, từ mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày đến mẫu danh sách kiểm tra hàng tuần toàn diện. Tận dụng tối đa các mẫu này để luôn dẫn đầu trong công việc.
1. Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày trong Word của General Blue
Mẫu Danh sách công việc cần làm hàng ngày của General Blue giúp bạn thành thạo việc quản lý công việc ở cấp độ sơ cấp. Sử dụng mẫu này để liệt kê các công việc của bạn trong tab việc cần làm, thêm mức độ ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và viết ghi chú kèm theo mỗi công việc.
Mẫu danh sách công việc Microsoft Word này cũng có thể tải xuống và in ở định dạng Excel và PDF. Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu đơn giản để quản lý công việc gia đình hoặc cá nhân, mẫu này là trợ thủ đắc lực của bạn.
Lý tưởng cho: Cá nhân đang tìm kiếm một cách đơn giản để theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày có thời hạn
2. Mẫu danh sách việc cần làm hàng tuần trong Word của General Blue
Mẫu Danh sách công việc hàng tuần của General Blue giúp quản lý công việc hàng tuần trở nên dễ dàng. Chỉ cần nhập ngày bắt đầu và ngày đáo hạn để tạo bản đồ rõ ràng về thời gian cần hoàn thành mọi việc. Cột trạng thái ưu tiên hiển thị mức độ khẩn cấp của từng công việc trong tuần. Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa, in và tải xuống miễn phí!
Điểm hay nhất? Giao diện rất đơn giản. Nếu quá nhiều màu sắc khiến bạn bối rối, mẫu danh sách kiểm tra hàng tuần này là lựa chọn lý tưởng để giữ mọi thứ đơn giản.
Lý tưởng cho: Nhân viên có thời hạn hàng tuần có thể sử dụng mẫu này để quản lý công việc và thông báo cho quản lý về trạng thái của từng công việc
3. Danh sách kiểm tra triển khai phần mềm và hệ thống trong Word do General Blue cung cấp
Việc triển khai phần mềm có nhiều phần thay đổi, tất cả đều cần được giám sát liên tục. Điều cuối cùng bạn muốn là lỗ hổng bảo mật có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu.
Mẫu danh sách kiểm tra triển khai phần mềm và hệ thống của General Blue giúp bạn ghi lại mọi chi tiết để triển khai thành công. Liệt kê các công việc ở mỗi giai đoạn, thêm trạng thái ưu tiên, theo dõi tiến độ và thêm ghi chú cho các nhóm liên quan.
Mẫu miễn phí này có thể tùy chỉnh và in được, bao gồm hai bảng để phác thảo kế hoạch và cột mốc của bạn một cách rõ ràng.
Lý tưởng cho: Các quản lý dự án của nhóm phát triển phần mềm có thể sử dụng mẫu này để phác thảo các bước triển khai suôn sẻ và giữ cho các nhóm đồng nhất về các cột mốc quan trọng
4. Mẫu danh sách kiểm tra hàng ngày trong Word của General Blue
Đánh dấu các công việc đã hoàn thành mang lại cảm giác thành tựu và thúc đẩy động lực để giải quyết nhiều việc hơn. Đó là lúc Mẫu danh sách kiểm tra hàng ngày trong Word của General Blue trở nên hữu ích. Sử dụng mẫu này để liệt kê các công việc và mục hành động hàng ngày của bạn. Ví dụ: ghi lại các bài tập thể dục của bạn trong cột Hoạt động và chọn tùy chọn Có hoặc Không khi bạn hoàn thành các bài tập trong buổi tập.
Lý tưởng cho: Mẫu đơn giản này có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai để theo dõi các công việc cá nhân và công việc hàng ngày
5. Mẫu danh sách việc cần làm miễn phí của Template.net
Những người đam mê năng suất sử dụng Mẫu danh sách công việc miễn phí của Template.net để biến các công việc thành hành động có thể thực hiện được. Mẫu có thể chỉnh sửa này có tính năng phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên trực quan, rất quan trọng để lập kế hoạch hiệu quả cho cả trách nhiệm hàng ngày và mục tiêu dài hạn.
Lý tưởng cho: Chủ doanh nghiệp nhỏ và người làm việc tự do có thể sử dụng mẫu này để ghi lại ý tưởng và biến chúng thành các mục có thể thực hiện được
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể tải xuống và lưu các mẫu này trên Tài liệu Google hoặc Google Trang tính để thuận tiện sử dụng.
Giới hạn của việc sử dụng mẫu danh sách công việc Microsoft Word
Microsoft Word chắc chắn là một nền tảng dễ sử dụng để ghi chép và chỉnh sửa tài liệu. Tuy nhiên, các mẫu của nó thiếu tính năng theo dõi tiến độ, tùy chỉnh và cộng tác trong các dự án nhóm. Dưới đây là một số giới hạn của nó:
- Thiếu công cụ quản lý công việc: Không thể thực hiện các bước quan trọng như tạo công việc, phân công cho đúng người, xác định mức độ khẩn cấp và theo dõi tiến độ. Người dùng cũng có thể phải liên tục tìm kiếm các công cụ như lịch và bảng tính bên ngoài nền tảng
- Thách thức về tích hợp: Người dùng không thể thực hiện các công việc hợp tác bằng nhiều công cụ vì phạm vi tích hợp với các công cụ hoặc phần mềm quản lý dự án khác bị giới hạn
- Giới hạn sử dụng mẫu: Bạn không thể sử dụng mẫu được thiết kế cho một loại trang web cụ thể trên các trang web khác, điều này hạn chế tính linh hoạt trong các môi trường khác nhau.
- Thiếu tùy chỉnh: Word cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh cơ bản, không đủ cho các dự án lớn hơn, phức tạp hơn. Không thể điều chỉnh theo yêu cầu, người dùng có thể gặp khó khăn khi hoàn thành công việc
Vì các tính năng quản lý công việc này cần được nâng cấp, người dùng tìm kiếm các giải pháp thay thế Microsoft Word hiệu quả hơn cho các mẫu danh sách công việc, có thể dễ dàng kết hợp tất cả các yếu tố quan trọng cần thiết để hoàn thành một dự án.
Các mẫu thay thế cho Danh sách công việc trong Word
Những người quen thuộc với không gian làm việc của Microsft có thể muốn tạo danh sách việc cần làm trong Excel.
Tuy nhiên, khi nói đến khả năng theo dõi tích hợp và các tính năng báo cáo nâng cao, ClickUp lại chiếm ưu thế. Ngoài các công cụ quản lý dự án hiệu quả, ClickUp còn cung cấp các mẫu quản lý công việc giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
Với ClickUp, bạn có thể đáp ứng các yêu cầu công việc bằng cách sử dụng các trường và chế độ xem có thể tùy chỉnh. Hơn nữa, nhóm của bạn có thể cộng tác hiệu quả bằng cách phân công nhiệm vụ, thêm nhận xét và theo dõi tiến độ.
Từ các mẫu danh sách việc cần làm cho dự án miễn phí đến danh sách kiểm tra triển khai phần mềm, ClickUp có mọi thứ bạn cần.
Đó chưa phải là tất cả. ClickUp Brain, trợ lý AI, giúp đơn giản hóa hơn nữa việc quản lý công việc nhờ tự động hóa. Nó giúp đánh dấu các công việc ưu tiên lặp đi lặp lại từ danh sách của người dùng bằng cách phân tích các hành động trong quá khứ để cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động. ClickUp Brain cũng có thể phân công công việc, gửi nhắc nhở và theo dõi tiến độ, trở thành trợ lý năng suất cá nhân của bạn. 💪
Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiệm vụ, thêm người được giao và đặt thời hạn bằng các lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên. Phần hay nhất là tích hợp ClickUp, cho phép bạn kết nối các công cụ phổ biến như Lịch Google, Zoom và Slack vào quy trình làm việc của mình.
Hơn nữa, ClickUp còn có thư viện với hơn 1000 mẫu. Chúng tôi tổng hợp 7 mẫu danh sách công việc của ClickUp. Cuộn xuống để tìm hiểu thêm về chúng.
1. Mẫu quản lý công việc đơn giản của ClickUp
Quản lý công việc hàng ngày trở nên đơn giản hơn khi bạn đặt ra các ưu tiên rõ ràng và chỉ định thời hạn. Tuy nhiên, điều này thường đòi hỏi sự lập kế hoạch chu đáo. Đó là lý do tại sao Mẫu quản lý nhiệm vụ đơn giản ClickUp được thiết kế để giúp bạn thực hiện những công việc nặng nhọc.
Mẫu dễ sử dụng này bao gồm các danh mục phụ để giúp bạn sắp xếp mọi thứ, từ việc nhà đến kế hoạch nghỉ lễ. Cho dù bạn đang lên lịch dọn dẹp hàng tuần hay lập bản đồ cho kỳ nghỉ gia đình, các trường có thể tùy chỉnh của mẫu, chẳng hạn như ngày đáo hạn công việc, mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ, sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bạn có thể thêm nhận xét, đính kèm tệp và liên kết trang web trực tiếp trong mỗi công việc, giúp bạn dễ dàng theo dõi các cam kết cá nhân và công việc. Với công cụ có thể tùy chỉnh này, bạn sẽ có một kế hoạch có cấu trúc để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và giảm bớt lượng công việc hàng ngày quá nhiều.
Lý tưởng cho: Mẫu quản lý công việc dễ sử dụng này có thể được sử dụng bởi cá nhân và chuyên gia để quản lý công việc hàng ngày tại nhà và nơi làm việc
2. Mẫu kế hoạch hàng ngày của ClickUp
Mẫu Lịch trình hàng ngày ClickUp là một công cụ có thể tùy chỉnh, cung cấp các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh. Phân loại các công việc nhất định dựa trên nhu cầu của bạn, chẳng hạn như Cá nhân hoặc Công việc, gắn thẻ người, thêm công việc con và gán nhãn ưu tiên.
Đối với các dự án hợp tác, bạn có thể thêm nhận xét và thảo luận để mọi người luôn cập nhật thông tin, loại bỏ các chủ đề email dài dòng.
Lý tưởng cho: Sinh viên và chuyên gia có thể sử dụng mẫu này để cải thiện khả năng quản lý thời gian và quản lý trách nhiệm hiệu quả
3. Mẫu quản lý công việc của ClickUp
Mẫu Quản lý nhiệm vụ ClickUp giúp nâng cao năng suất và tổ chức, đồng thời ưu tiên hiển thị và minh bạch — hai yêu cầu quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Để đạt được điều đó, mẫu này cung cấp bốn tùy chọn chế độ xem riêng biệt:
- Hiển thị danh sách công việc được liệt kê chi tiết với chế độ xem Danh sách
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên khả năng của họ trong Chế độ xem nhóm
- Theo dõi tiến độ công việc được giao trong Chế độ xem Lịch
- Sử dụng Bảng Kanban để sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ
Thông qua các Trường Tùy chỉnh được tạo sẵn, bạn có thể xác định người được giao mỗi công việc, thời lượng hoàn thành công việc và hơn thế nữa. Vì có thể tùy chỉnh, bạn cũng có thể thêm các trường dữ liệu liên quan đến URL, tệp đính kèm và các trường tương tự.
Lý tưởng cho: Các nhóm dự án có thể sử dụng mẫu này để tập trung thông tin về trạng thái công việc, trách nhiệm và dòng thời gian để tăng cường sự hợp tác
4. Mẫu danh sách kiểm tra chuyển nhà của ClickUp
Chuyển đến nhà mới hoặc văn phòng mới là một việc vừa thú vị vừa khó khăn. Dù bạn có lên kế hoạch trước kỹ lưỡng đến đâu, vẫn có thể bỏ sót một số việc. Ví dụ, khi đóng gói, bạn cần phải quyết định những gì cần đóng gói, cách đóng gói và chuẩn bị những vật dụng cần thiết. Việc giữ lại, tặng hoặc vứt bỏ những gì cũng khiến bạn bối rối không kém.
Mẫu danh sách kiểm tra chuyển nhà ClickUp có thể là hướng dẫn cho bạn trong quá trình chuyển nhà. Các mẫu công việc được tải sẵn có thể giúp bạn hoàn thành quá trình này, từ lập danh sách đồ đạc đến lên lịch hẹn với công ty chuyển nhà. Mẫu này giúp tránh những rắc rối vào phút chót và giúp ngày chuyển nhà diễn ra suôn sẻ khi bạn mong chờ một khởi đầu mới.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu. Các trường tùy chỉnh, công việc con và ngày đáo hạn giúp bạn dễ dàng thực hiện công việc hơn.
Lý tưởng cho: Bất kỳ ai có kế hoạch chuyển nhà đều có thể sử dụng mẫu này để sắp xếp công việc và đảm bảo quá trình chuyển nhà diễn ra suôn sẻ
5. Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp
Có một danh sách việc cần làm hàng ngày giúp bạn tổ chức công việc và luôn ở trạng thái tốt nhất. Nó giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và tăng hiệu quả làm việc. Mẫu Danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp được thiết kế riêng cho mục đích này! Nó cho phép bạn tạo một kế hoạch hàng ngày chi tiết để quản lý tất cả các nhiệm vụ trong cả ngày.
Một trong những tính năng tốt nhất là chế độ xem tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc của mình. Ngoài ra, Chế độ xem Bảng ClickUp còn bao gồm tính năng nhắc nhở tự động, ghi chú, nhãn và theo dõi tiến độ.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để theo dõi thói quen với tính năng nhắc nhở và theo dõi tiến độ. Đối với các công việc phức tạp, bạn có thể chia mục tiêu thành các cột mốc nhỏ hơn, ước lượng thời gian hoàn thành cho từng công việc và đặt ngày đáo hạn phù hợp.
Lý tưởng cho: Mẫu này phù hợp nhất để chia nhỏ các công việc phức tạp thành các phần nhỏ dễ quản lý, giúp cải thiện việc theo dõi mục tiêu và quản lý công việc
Đọc thêm: Mẫu danh sách công việc và nhiệm vụ miễn phí trong Excel & ClickUp
6. Mẫu công việc cần làm của ClickUp
Cần trợ giúp để duy trì tiến độ? Mẫu Công việc cần làm của ClickUp quản lý quy trình làm việc bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và thêm các chi tiết như Loại công việc, Ghi chú quan trọng, Email liên hệ, Tài nguyên và Tần suất.
Nó bao gồm bốn chế độ xem: Hướng dẫn bắt đầu, Lịch hàng tuần, Lịch hàng tháng và Danh sách công việc.
Mẫu này hỗ trợ cài đặt mục tiêu cá nhân, phân công công việc, thiết lập ngày đáo hạn và nhắc nhở, đồng thời theo dõi tiến độ. Các công việc phức tạp có thể được chia thành các công việc con nhỏ hơn và các thành viên trong nhóm có thể cộng tác thông qua tính năng bình luận.
Các công việc liên quan có thể được liên kết để hiển thị mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, và thẻ tùy chỉnh có thể làm rõ trạng thái công việc cho tổ chức.
Lý tưởng cho: Các nhóm lớn có thể sử dụng mẫu này để thiết lập mục tiêu, phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở, đồng thời theo dõi tiến độ trong một giao diện duy nhất
7. Mẫu nhiệm vụ lỗi của ClickUp
Giám sát lỗi phần mềm là rất quan trọng để phát triển phần mềm hiệu quả. Quá trình này yêu cầu báo cáo lỗi, theo dõi lỗi nhất quán, xác định các mẫu để giảm rủi ro và sự hợp tác thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm.
Mẫu Nhiệm vụ Lỗi ClickUp cung cấp các trường tùy chỉnh để ghi lại thông tin quan trọng như Tác động của Lỗi, Môi trường Ứng dụng, Kết quả Thực tế, Liên kết Nguồn Lỗi và Kết quả Dự kiến. Bạn cũng có thể thêm các trường như Thành phần Bị ảnh hưởng để theo dõi các mô-đun bị ảnh hưởng.
Với mẫu này, bạn có thể đảm bảo báo cáo lỗi nhất quán, ưu tiên các lỗi rủi ro cao với mức độ nguy hiểm và thời hạn, để lại nhận xét cho các thành viên trong nhóm và theo dõi xu hướng để cải thiện chất lượng phát triển phần mềm.
Lý tưởng cho: Các nhóm phần mềm đang tìm kiếm một cách hiệu quả để hợp lý hóa quy trình báo cáo và giải quyết lỗi
Tối đa hóa năng suất của bạn với ClickUp
Danh sách công việc phải dễ sử dụng, linh hoạt và hiệu quả cho nhu cầu của bạn. Nhưng khi bạn cần một công cụ hiệu quả hơn, các mẫu danh sách công việc của ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa nhiều hoạt động chuyên nghiệp và cá nhân.
ClickUp không chỉ là một giải pháp quản lý công việc; nếu được sử dụng hợp lý, nó có thể trở thành trợ lý cá nhân của bạn, thúc đẩy bạn làm việc tốt hơn, theo dõi mục tiêu của bạn và khuyến khích bạn ăn mừng mọi thành công nhỏ và lớn.
Đăng ký miễn phí để sắp xếp công việc và hoàn thành tất cả các mục tiêu công việc và cuộc sống của bạn như một chuyên gia.