Bạn đã bao giờ thấy các tiêu đề SDE-1, SDE-2 trong mô tả công việc chưa? Hoặc các chức danh như 'quản lý', 'giám đốc', v.v.? Trong thế giới kinh doanh, các tiêu đề này thể hiện kinh nghiệm, kỳ vọng và vị trí của một vai trò cụ thể trong cơ cấu tổ chức.
Chúng biểu thị vị trí trong phân cấp tổ chức, thường được thể hiện dưới dạng biểu đồ gọi là sơ đồ tổ chức. Biểu diễn trực quan về cấu trúc tổ chức này đóng vai trò quan trọng trong thiết kế tổ chức, năng suất, hiệu quả, hiệu suất nhóm và văn hóa.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ khám phá cách bạn có thể tạo và tối ưu hóa sơ đồ tổ chức để đạt được kết quả kinh doanh thành công.
Hiểu về sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức là một biểu diễn trực quan về cấu trúc của một công ty. Nó thường bao gồm các thành phần sau:
- Vai trò của từng cá nhân trong toàn tổ chức
- Phân chia các bộ phận/nhóm
- Phân cấp trong mỗi bộ phận/nhóm
- Mối quan hệ giữa các cá nhân, nhóm và bộ phận
Sơ đồ tổ chức, còn được gọi là sơ đồ cơ cấu tổ chức hoặc biểu đồ tổ chức, có thể đơn giản, hiển thị các bộ phận của tổ chức, chẳng hạn như văn phòng khu vực hoặc bộ phận, hàm và cách chúng kết nối với nhau. Nó cũng có thể phức tạp, với phân cấp, bộ phận và đơn vị phụ chi tiết.
Công dụng của biểu đồ sơ đồ tổ chức
Ở cốt lõi, sơ đồ tổ chức là một biểu diễn trực quan về các bộ phận khác nhau của công ty. Nó giúp mọi người trong công ty hiểu được bức tranh tổng thể. Ngoài ra, sơ đồ tổ chức còn hữu ích trong:
Thiết kế tổ chức: Một hình ảnh trực quan rõ ràng về tổ chức giúp các nhà lãnh đạo đảm bảo mọi bộ phận đều có đủ nhân sự. Ví dụ: nếu bạn thiếu một trưởng phòng kỹ thuật, một khối trống trong biểu đồ tổ chức sẽ chỉ ra điều đó trong các cuộc họp đánh giá. Nếu trưởng phòng kỹ thuật của bạn đã chuyển sang vị trí CTO, bạn cũng sẽ thấy điều đó rõ ràng!
Cung cấp sự rõ ràng: Chúng làm rõ cấu trúc báo cáo trong tổ chức, giúp nhân viên xác định người cần liên hệ để giải quyết các vấn đề hoặc tìm kiếm thông tin cụ thể.
Phân định trách nhiệm: Sơ đồ tổ chức đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực kinh doanh được bao quát đầy đủ mà không có sự trùng lặp trách nhiệm. Chúng giúp cân bằng khối lượng công việc của nhân viên, đặc biệt là các nhà lãnh đạo.
Onboarding: Sơ đồ tổ chức là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ toàn bộ tổ chức. Nó giúp tạo sự quen thuộc và cảm giác thuộc về nhanh chóng.
Tính linh hoạt: Biểu diễn trực quan về tổ chức — với khả năng phóng to và thu nhỏ — cho phép phân bổ nguồn lực, ủy quyền, hợp tác và ra quyết định.
Mô phỏng và lập kế hoạch: Khi bạn đang tái cấu trúc tổ chức hoặc đang trải qua quá trình sáp nhập, bạn có thể cần phải hình dung các phiên bản khác nhau của thiết kế tổ chức mới. Sơ đồ tổ chức cho phép thực hiện mô phỏng như vậy mà không ảnh hưởng đến động lực thực tế.
Sơ đồ tổ chức, về cơ bản, là công cụ giao tiếp. Chúng giúp các tổ chức truyền đạt cấu trúc hiện tại, kế hoạch tương lai, thay đổi và nhiều hơn nữa. Tất nhiên, có nhiều cách để thực hiện việc này.
Các loại sơ đồ tổ chức
Về cơ bản, sơ đồ tổ chức là một biểu đồ với các nút và kết nối. Dựa trên cấu trúc của tổ chức, sơ đồ tổ chức có thể là:
Cấp bậc
Sơ đồ tổ chức này có hình dạng giống như một kim tự tháp, với cấp cao nhất ở đỉnh, tiếp theo là cấp quản lý trung gian và nhân viên.
Ma trận
Biểu đồ tổ chức này trực quan hóa cấu trúc trong đó nhân viên báo cáo cho nhiều hơn một người quản lý. Nó thường được sử dụng trong các tổ chức yêu cầu tính linh hoạt và sự hợp tác giữa các dự án khác nhau.
Flat
Loại sơ đồ tổ chức này rất phù hợp với các tổ chức có cấu trúc phẳng, chủ yếu thấy ở các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ.
Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa các loại sơ đồ tổ chức:
| Aspect | Cấp bậc | Ma trận | Phẳng |
|---|---|---|---|
| Các cấp độ vai trò | Chuỗi lệnh rõ ràng, mọi nhân viên đều biết mình phải báo cáo cho ai | Quyền hạn rõ ràng, mặc dù mỗi nhân viên có thể có nhiều người quản lý | Mỗi nhân viên báo cáo trực tiếp cho người lãnh đạo, không qua cấp quản lý trung gian |
| Phù hợp cho | Vai trò được xác định rõ ràng và cấu trúc tuyến tính | Các nhóm được hình thành và giải thể dựa trên các dự án | Các nhóm nhỏ tự quản lý |
| Mục tiêu phục vụ | Sự rõ ràng và ổn định | Tính linh hoạt và mô-đun | Đơn giản và nhanh chóng |
| Lợi ích | Chuyên môn hóa theo bộ phận, lộ trình sự nghiệp rõ ràng | Hợp tác liên chức năng, sẵn có các kỹ năng đa dạng | Quyền sở hữu và trách nhiệm, hiển thị và công nhận |
| Nhược điểm | Hệ thống phê duyệt phức tạp và quan liêu đã làm chậm quá trình ra quyết định | Sự mơ hồ trong trách nhiệm công việc, phạm vi ảnh hưởng khó quản lý | Bureaucracy và hệ thống phê duyệt phức tạp; quyết định bị trì hoãn |
Tùy thuộc vào loại hình, kích thước và văn hóa, một tổ chức cũng có thể kết hợp các cấu trúc này.
Ví dụ: toàn bộ tổ chức có thể sử dụng cấu trúc phân cấp, trong khi một nhóm đa chức năng trong tổ chức có thể sử dụng sơ đồ tổ chức phẳng.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về cách chọn cấu trúc tổ chức và thiết kế sơ đồ tổ chức cho nó.
Các bước để tạo sơ đồ tổ chức
Giả sử bạn là một công ty khởi nghiệp với năm nhân viên. Hãy lấy bút và giấy và phác thảo cách các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau. Tiếp tục và đóng khung tờ giấy. Đây là sơ đồ tổ chức đầu tiên của bạn.
Ước gì mọi tổ chức đều đơn giản như vậy. Khi số lượng nhân viên, vai trò, bộ phận, sản phẩm/dịch vụ tăng lên, bạn sẽ cần một sơ đồ tổ chức phức tạp. Dưới đây là cách tạo sơ đồ tổ chức bằng công cụ không gian làm việc hợp tác như ClickUp.
1. Hiểu rõ cấu trúc tổ chức của bạn
Cấu trúc quyết định cách mọi người kết nối và vai trò của họ trong một tổ chức. Thiết kế kém có thể tạo ra sự lộn xộn với phân cấp mâu thuẫn, nhầm lẫn vai trò, thiếu phối hợp, không chia sẻ ý tưởng và ra quyết định chậm chạp.
Vì vậy, hãy bắt đầu hoạt động sơ đồ tổ chức của bạn bằng cách hiểu cách bạn đang hoạt động hiện tại. Xác định những điều sau:
- Tất cả vai trò và cấp bậc của nhân viên (nhà phát triển, nhà thiết kế, người kiểm tra, v.v.)
- Tất cả các vai trò và cấp bậc quản lý (quản lý dự án, quản lý nhóm, trưởng phòng, v.v.)
- Báo cáo mối quan hệ của từng cá nhân
- Kết nối ngang, nếu có
Cách tốt nhất để làm việc này là trao đổi với các bên liên quan, bao gồm bộ phận nhân sự và trưởng bộ phận. Bạn cũng có thể tìm thấy một số thông tin trong mẫu điều lệ nhóm của mình. Đảm bảo ghi chép đầy đủ các kiến thức.
Bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để tạo khảo sát hoặc thiết lập các cuộc họp riêng và ghi chú trên Tài liệu ClickUp. Sau khi ghi chép xong, hãy chia sẻ an toàn với các bên liên quan để họ đưa ra ý kiến, nếu có. Cộng tác trong thời gian thực và dễ dàng chuyển ghi chú thành công việc.
2. Xác định mục đích và phạm vi
Bạn tạo sơ đồ tổ chức cho ai và vì lý do gì? Là để sử dụng nội bộ nhằm trực quan hóa cấu trúc nhóm hay để lưu trữ cho các nhà đầu tư?
Nếu là cho mục đích nội bộ, bạn có thể thêm mã vai trò cụ thể (như SDE-1, quản lý, v.v.), bao gồm phạm vi lương hoặc thậm chí tên cá nhân, nếu cần.
Nếu dành cho nhà đầu tư, bạn có thể muốn tập trung vào khả năng lãnh đạo và kỹ năng. Làm rõ phạm vi sẽ giúp bạn quyết định thông tin nào cần đưa vào biểu đồ.
3. Chọn bố cục sơ đồ tổ chức của bạn
Dựa trên cấu trúc và mục đích hiện tại của tổ chức, hãy chọn một kiểu sơ đồ tổ chức, có thể là bố cục phân cấp, ma trận hoặc phẳng. Chọn một kiểu phản ánh tốt nhất tổ chức của bạn. Nếu cần, hãy sử dụng nhiều bố cục trong cùng một biểu đồ.
Hãy xem xét các ví dụ về cấu trúc tổ chức ma trận này để hiểu rõ hơn về cách các công ty trong các lĩnh vực khác nhau sử dụng nó.
4. Chọn công cụ thiết kế sơ đồ tổ chức phù hợp
Sau khi chọn cấu trúc, đã đến lúc vẽ. Để làm việc này, bạn có thể sử dụng sổ ghi chép, tường kính hoặc thậm chí bảng tính. Tuy nhiên, những công cụ này không cho phép bạn linh hoạt và thích ứng theo nhu cầu.
Phần mềm biểu đồ tổ chức tốt nhất, đặc biệt là cho các nhóm hỗn hợp, là một không gian làm việc hợp tác như Bảng trắng ClickUp. Với ClickUp, bạn có thể vẽ biểu đồ, thêm nút và kết nối, chèn hình ảnh/ghi chú dán, nhúng tài liệu, gắn thẻ người và hơn thế nữa!
Hộp và góc không phù hợp với bạn? Hãy thử Bản đồ Tư duy ClickUp cho phần mềm sơ đồ tổ chức của bạn. Thêm danh sách, công việc và danh sách kiểm tra, và thử các tính năng cho đến khi bạn có thể xây dựng biểu đồ.
5. Thiết kế sơ đồ tổ chức của bạn
Bắt đầu công việc từ cấp cao nhất: Thiết lập phân cấp rõ ràng bằng cách bắt đầu từ cấp điều hành, sau đó là cấp quản lý cao cấp (Phó chủ tịch, Giám đốc). Sau đó, tiếp tục xuống từng bộ phận, nhóm và từng thành viên trong nhóm.
Thêm chi tiết: Bao gồm tên nhân viên, tiêu đề công việc, trách nhiệm, tài khoản mạng xã hội, trang web, ảnh và các thông tin thú vị khác. Dựa trên trường hợp sử dụng, quyết định thông tin nào sẽ phù hợp. Bạn có thể tìm thấy hồ sơ và dữ liệu nhân viên từ phần mềm phân tích lực lượng lao động hoặc cơ sở dữ liệu nhân viên.
Định dạng và trình bày: Giữ sự nhất quán trong thiết kế sơ đồ tổ chức của bạn. Giới hạn hình dạng, màu sắc, định dạng, kích thước phông chữ, v.v. theo một ngôn ngữ thiết kế chung; nếu bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với ngôn ngữ thương hiệu của mình thì càng tốt.
Nếu đây là sơ đồ tổ chức đầu tiên của bạn, đừng lo lắng. Hãy thử Mẫu biểu đồ tổ chức của ClickUp để bắt đầu. Mẫu cấp trung cấp này giúp bạn hình dung công ty của mình, thêm/xóa vai trò, giữ mọi người cùng nhau và mở rộng quy mô hiệu quả.
6. Làm cho nó trở nên động
Sơ đồ tổ chức là tài liệu sống, phát triển cùng với công ty của bạn. Khi tạo sơ đồ tổ chức, hãy dành không gian để cập nhật thường xuyên.
- Thiết lập khung để thêm các bộ phận, nhóm và nhân viên sau này
- Đặt lời nhắc lịch và xem lại biểu đồ tổ chức của bạn định kỳ để đảm bảo nó phản ánh chính xác bản chất, nhu cầu và những thay đổi trong kinh doanh
- Ghi chép các thay đổi và lý do tương ứng cho mục đích kiểm toán
- Thông báo cho các bên liên quan về những thay đổi, cung cấp bối cảnh và cập nhật thông tin trong tất cả các tài liệu đào tạo
Tự động hóa ClickUp có thể hợp lý hóa quá trình cập nhật với các kích hoạt và hành động mà bạn có thể chỉnh sửa trước khi xuất bản. Nếu bạn đang sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp, nó có thể tự động cập nhật khi bạn cập nhật các tài nguyên được kết nối với nó.
7. Kiểm tra và xác nhận
Trước khi hoàn thành sơ đồ tổ chức, hãy xem lại với các bên liên quan quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Điều này giúp xác định bất kỳ thông tin thiếu sót hoặc không chính xác trong cấu trúc mối quan hệ.
Bây giờ bạn đã biết cách tạo sơ đồ tổ chức, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng nó.
Sơ đồ tổ chức và Tương tác nhân viên
Một biểu đồ tổ chức tốt có thể giúp lập kế hoạch và tăng cường sự tham gia của lực lượng lao động theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số cách sử dụng phổ biến nhất.
Đào tạo nhân viên mới: Biểu đồ tổ chức giúp đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn, giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu vai trò và mối quan hệ báo cáo của mình.
Hỗ trợ nhân viên: Mọi nhân viên đều có thể sử dụng biểu đồ tổ chức để biết ai là người cần liên hệ khi có thắc mắc. Ai là trưởng ban phòng chống quấy rối tình dục? Ai là người chịu trách nhiệm đặt vé máy bay? Ai là chuyên gia về ngôn ngữ lập trình Scala? Sơ đồ tổ chức có thể trả lời tất cả những câu hỏi này và hơn thế nữa.
Hợp tác: Ngay cả trong các cấu trúc phức tạp, sơ đồ tổ chức có thể mang lại sự rõ ràng.
Ví dụ: trong cấu trúc ma trận, sơ đồ tổ chức có thể cung cấp sự rõ ràng về các giao điểm của các nhóm đa chức năng khác nhau.
Tính minh bạch: Sơ đồ tổ chức cho thấy ai chịu trách nhiệm trước ai, đồng thời đóng vai trò như một ma trận phân cấp. Điều này tạo ra sự minh bạch và cởi mở.
Kế hoạch kế thừa: Sơ đồ tổ chức là yếu tố quan trọng để xác định các nhà lãnh đạo tiềm năng và vai trò quan trọng trong tổ chức. Sơ đồ tổ chức giúp nhóm nhân sự hình dung được tình hình nhân sự hiện tại, xác định những kỹ năng còn thiếu và chuẩn bị cho những thay đổi trong tương lai.
Tổ chức, biểu đồ hóa và điều hướng cấu trúc công ty của bạn với ClickUp
Bạn có thể đã nghe nói rằng con người là tài sản quan trọng nhất trong một tổ chức. Điều này chỉ đúng một phần. Trên thực tế, tài sản thực sự của một tổ chức không chỉ là tổng hợp các bộ phận của nó. Nó bao gồm các kết nối, sự hợp tác và sức mạnh tập thể của mỗi cá nhân.
Sơ đồ tổ chức giống như bản đồ kho báu giúp bạn khám phá những tài sản ẩn giấu. Cho dù là làm phẳng mô hình phân cấp truyền thống hay mở rộng phạm vi của cấu trúc ma trận, sơ đồ tổ chức giúp mọi người dễ dàng hiểu được bức tranh tổng thể và các chi tiết.
Với công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể làm tất cả những việc này và hơn thế nữa. Bạn có thể tập hợp dữ liệu về dự án, nhiệm vụ và con người để tạo biểu đồ tổ chức động.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay để bắt đầu!