Cách tái cấu trúc tổ chức một cách đúng đắn

Facebook, gã khổng lồ mạng xã hội, đã tái cấu trúc thành công vào năm 2018.

Năm 2018, Facebook đã công bố một thay đổi tập trung vào ba lĩnh vực sản phẩm chính để giải quyết các vấn đề an ninh mạng và cải thiện phát triển sản phẩm, bao gồm các công nghệ mới như blockchain. Quyết định chiến lược này đã thúc đẩy sự tăng trưởng của họ.

Các công ty như Google, Disney và Tesla cũng thường tái cấu trúc để thúc đẩy tăng trưởng, nâng cao hiệu quả và hồi sinh hoạt động kinh doanh.

Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc hiểu rõ tái cấu trúc tổ chức trong khi thích ứng với điều kiện thị trường mới, tiến bộ công nghệ và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng. Tái cấu trúc giúp các tổ chức quy mô lớn điều hướng thay đổi và đạt được thành công lâu dài mà họ mong muốn.

Nếu bạn đang muốn phát triển kinh doanh, cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và duy trì khả năng cạnh tranh, thực hiện những thay đổi trong công ty có thể là giải pháp phù hợp. Hãy cùng xem cách bạn có thể tái cấu trúc tổ chức của mình bằng một số chiến lược và bước đi đã được chứng minh hiệu quả.

Tái cấu trúc tổ chức là gì?

Tái cấu trúc tổ chức là sự thay đổi có chủ ý về khung nội bộ của công ty, bao gồm cấu trúc, quy trình, vai trò công việc, mối quan hệ báo cáo và văn hóa. Quá trình này bao gồm những thay đổi trong sắp xếp bộ phận, thành phần lực lượng lao động, pháp nhân và đồng thời phát triển các chiến lược tăng trưởng mới.

Tái cấu trúc mang đến cho tổ chức một hướng đi mới. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tăng trưởng kinh doanh và khả năng cạnh tranh bằng cách:

Mặc dù mọi tổ chức đều mong muốn đạt được những lợi ích này, nhưng đó không phải là lý do duy nhất khiến các công ty tiến hành tái cấu trúc.

Lý do tái cấu trúc tổ chức

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng có thể kích hoạt việc tái cấu trúc tổ chức:

1. Thay đổi môi trường kinh doanh

Các ngành công nghiệp luôn biến động và chịu sự thay đổi liên tục của thị trường.

Thay đổi cơ cấu thường là cần thiết để thích ứng với tiến bộ công nghệ, sở thích của khách hàng, điều kiện thị trường luôn thay đổi hoặc đối thủ cạnh tranh mới.

Ví dụ, tác động của COVID-19 đã khiến nhiều doanh nghiệp phải thay đổi chiến lược để đảm bảo sự tồn tại.

2. Các yêu cầu về tái cấu trúc tài chính

Nhu cầu tái cấu trúc tài chính thường dẫn đến thay đổi tổ chức. Điều này thường do các yếu tố như nợ quá nhiều, vấn đề luồng tiền, lợi nhuận giảm hoặc thay đổi điều kiện thị trường.

Quá trình này có thể yêu cầu bạn thực hiện các biện pháp khác nhau, chẳng hạn như tái cơ cấu nợ, bán tài sản, các sáng kiến cắt giảm chi phí hoặc tái cơ cấu vốn. Những biện pháp này giúp ổn định tài chính và cải thiện sức khỏe tài chính của tổ chức.

3. Nâng cao hiệu quả

Nâng cao hiệu quả kinh doanh hoặc khám phá cơ hội mới có thể thúc đẩy các sáng kiến tái cấu trúc. Trong những trường hợp như vậy, hợp lý hóa hoạt động, giảm bớt sự dư thừa và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực có thể là mục tiêu của quá trình tái cấu trúc.

4. Thay đổi văn hóa

Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mới chú trọng vào hợp tác hoặc đổi mới có thể đòi hỏi những thay đổi về cấu trúc.

Các thay đổi về quyền sở hữu, chẳng hạn như sáp nhập hoặc mua lại, thường kích hoạt các sáng kiến tái cấu trúc để điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp với tầm nhìn của đơn vị mua lại.

Tùy thuộc vào nguyên nhân, có thể có nhiều loại tái cấu trúc tổ chức khác nhau.

Các loại tái cấu trúc tổ chức

Một doanh nghiệp có thể tái cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu riêng của tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

1. Tái cấu trúc nhân sự

Tái cấu trúc nhân sự tập trung vào những thay đổi về lực lượng lao động, chẳng hạn như triển khai các chương trình đào tạo mới, tạo sổ tay hướng dẫn cho nhân viên và biểu đồ tổ chức, đào tạo lại nhân viên, sửa đổi chiến lược quản lý nhân tài hoặc điều chỉnh mức độ nhân sự và cơ cấu lương thưởng.

2. Tái cấu trúc pháp lý

Các điều chỉnh tổ chức là cần thiết khi quyền sở hữu hoặc khung pháp lý thay đổi. Điều này có thể liên quan đến việc thay đổi cấu trúc pháp lý của tổ chức, chẳng hạn như nộp đơn phá sản, hợp nhất với một tổ chức khác hoặc tái cấu trúc nợ.

3. Thoái vốn

Thoái vốn bao gồm việc bán các đơn vị kinh doanh hoạt động kém hiệu quả để đơn giản hóa hoạt động và tập trung vào năng lực cốt lõi. Một trong những mục tiêu chính của kế hoạch tái tổ chức là tăng lợi nhuận.

Việc thoái vốn cũng có thể điều chỉnh danh mục đầu tư của tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược và cải thiện khả năng cạnh tranh trong kinh doanh.

4. Tái cấu trúc để cắt giảm chi phí

Tái cấu trúc để giảm chi phí bao gồm việc cắt giảm chi phí hành chính và vận hành thông qua tự động hóa hoặc thu hẹp quy mô. Quá trình này thường bao gồm việc thuê ngoài dự án, đàm phán lại hợp đồng và hợp nhất nguồn lực để cắt giảm chi phí.

5. Khôi phục hoạt động

Chuyển đổi là một phương pháp toàn diện để cứu một công ty đang gặp khó khăn, thường bao gồm tái cấu trúc tài chính, thay đổi hoạt động, mua lại và cải tổ lãnh đạo. Bạn cũng có thể xem xét thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ để đảo ngược sự sụt giảm hiệu suất.

Phần thưởng: Mẫu điều lệ nhóm!

Làm thế nào để tái cấu trúc một tổ chức?

Tái cấu trúc là một quá trình phức tạp đòi hỏi kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Thực hiện các bước sau để tạo ra một cấu trúc tổ chức rõ ràng:

Bước 1: Kiểm toán và phân tích

Tiến hành đánh giá toàn diện về tình hình hiện tại và quá khứ của tổ chức, đồng thời xác định những thách thức tiềm ẩn và các lĩnh vực cần cải thiện.

Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa các chỉ số chính và báo cáo tiến độ. Nó đơn giản hóa việc lập bản đồ quy trình, lập lịch tài nguyên và quản lý dự án, đồng thời cải thiện sự năng động và hợp tác của nhóm.

Hình ảnh trực quan có thể tùy chỉnh và dữ liệu thời gian thực trong bảng điều khiển cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Bạn cũng có thể tăng năng suất tổng thể bằng cách lưu trữ tất cả thông tin dự án tại một địa điểm tập trung, nơi tất cả thành viên trong nhóm có thể truy cập mà không mất thời gian trao đổi thông tin cập nhật qua lại.

Với ClickUp, bạn có một nền tảng tập trung để hợp nhất tất cả tài sản, lịch trình, thông tin liên lạc, dự án, cơ sở dữ liệu và tài liệu liên quan đến tái cấu trúc. Thông tin này giúp bạn thực hiện kiểm toán và phân tích sâu sắc.

Bước 2: Cài đặt mục tiêu

Sau khi phân tích tình hình hiện tại, bước tiếp theo là đặt mục tiêu cho quá trình chuyển đổi. Nhóm lãnh đạo cần nêu rõ kết quả mong muốn của quá trình tái cấu trúc và đảm bảo rằng chúng phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.

Sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu tái cấu trúc rõ ràng. Theo dõi tiến độ một cách trực quan và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều thống nhất với các mục tiêu tái cấu trúc đã đặt ra.

Thảo luận ý tưởng và thu thập phản hồi một cách hợp tác với Bản đồ Tư duy ClickUp. Bạn có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh bản đồ tư duy, lập kế hoạch dự án và hợp tác với nhóm của mình để giới thiệu và quản lý thay đổi.

Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch loại hình tái cấu trúc và chiến lược cần thiết một cách hiệu quả.

Bước 3: Lập kế hoạch và triển khai

Với các mục tiêu đã đặt ra, bạn có thể lập kế hoạch chi tiết nêu rõ những thay đổi cần thực hiện, dòng thời gian liên quan và các nguồn lực cần phân bổ cho từng thay đổi. Quản lý thay đổi là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu sự gián đoạn.

Để tái cấu trúc tổ chức một cách hiệu quả, việc tham gia các bên liên quan thông qua giao tiếp chủ động và giải quyết các mối quan tâm của họ là rất quan trọng.

Bạn có thể nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan bằng cách giải thích rõ ràng lý do và lợi ích của việc tái cấu trúc.

Ngoài ra, hãy xem xét việc cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển để trang bị cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết trong cơ cấu công ty mới. Cuối cùng, đảm bảo có sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo đối với việc tái cấu trúc. Điều này có thể đạt được bằng cách hỗ trợ nhân viên và dẫn dắt bằng ví dụ.

Nếu bạn cảm thấy quá tải bởi quy mô và sự phức tạp của dự án, các mẫu sẵn có như Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp hoặc Mẫu tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp có thể giúp giảm bớt gánh nặng.

Tải xuống mẫu

Các mẫu này cung cấp một khung cấu trúc để phác thảo kế hoạch, xác định công việc và phân công trách nhiệm liên quan đến việc tái cấu trúc.

Tải xuống mẫu

Chia nhỏ kế hoạch tái cấu trúc thành các công việc có thể quản lý được bằng Danh sách ClickUp và xem chi tiết theo phong cách ưa thích của bạn, chẳng hạn như chế độ xem Gantt, chế độ xem nhóm hoặc chế độ xem bảng. Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để ghi lại các chi tiết cụ thể liên quan đến việc tái cấu trúc. Theo dõi tiến độ một cách trực quan và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.

Bạn có thể sử dụng các mẫu này để cung cấp cho mọi người sự rõ ràng về kết quả mong muốn của một thay đổi được đề xuất, giúp mọi người tập trung vào việc thực hiện chuyển đổi thành công.

Bước 4: Giao tiếp

Thực hiện kế hoạch tái cấu trúc một cách nghiêm túc, đảm bảo giao tiếp rõ ràng bằng các mẫu hiệu quả, hỗ trợ nhân viên và tuân thủ các quy định pháp luật và đạo đức.

Thông báo kế hoạch tái cấu trúc một cách minh bạch và hiệu quả cho tất cả các bên liên quan, giải quyết các lo ngại và giảm thiểu sự phản kháng.

Bạn có thể sử dụng ClickUp Chat để giao tiếp thời gian thực. Chia sẻ thông tin cập nhật, giải quyết các vấn đề và tạo sự minh bạch trong suốt quá trình tái cấu trúc. Điều này cũng sẽ giúp giải quyết các truy vấn của nhân viên về sự thay đổi.

Tạo, chia sẻ và cộng tác về các chính sách và quy trình mới phát sinh từ việc tái cấu trúc với ClickUp Docs. Giúp tất cả thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập. Đối với thông tin bí mật, kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo chỉ những người có liên quan mới có thể xem và thay đổi tài liệu.

Bước 5: Giám sát và đánh giá

Tái cấu trúc thành công không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Bạn cần liên tục theo dõi tiến độ và tác động của quá trình tái cấu trúc và điều chỉnh khi cần thiết. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

Tiến hành khảo sát hoặc thăm dò ý kiến bằng ClickUp Forms để thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan về tác động của việc tái cấu trúc. Phân tích phản hồi và giải quyết mọi vấn đề được nêu ra.

Sau đó, thảo luận về những bài học kinh nghiệm và brainstorm các cải tiến liên tục cho tổ chức sau khi tái cấu trúc.

Bạn cũng có thể lấy cảm hứng từ Lý thuyết Nudge để giải quyết những thách thức sẽ nảy sinh trong quá trình tái cấu trúc.

Lý thuyết Nudge

Lý thuyết Nudge, được Richard Thaler và Cass Sunstein phổ biến trong cuốn sách Nudge, đề xuất rằng những tín hiệu môi trường tinh tế có thể ảnh hưởng đến quyết định của chúng ta mà không cần ép buộc. Lý thuyết này tận dụng những thiên kiến nhận thức bẩm sinh của con người để "đẩy nhẹ" chúng ta hướng tới những hành vi được coi là mong muốn hơn.

Lý thuyết Nudge đóng góp như thế nào vào quá trình tái cấu trúc

Tái cấu trúc tổ chức thường gặp phải sự kháng cự do sự không chắc chắn, sợ thay đổi và sự trì trệ. Lý thuyết "nudge" có thể giúp các nhà lãnh đạo vượt qua những thách thức này bằng cách hiểu:

Giả sử tổ chức của bạn đang triển khai hệ thống Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) mới để cải thiện hiệu quả và dịch vụ khách hàng, nhưng một số nhân viên phản đối thay đổi vì không quen và lo ngại sự gián đoạn. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết kế các lựa chọn theo các cách sau:

Bạn cũng có thể sử dụng trò chơi hóa để củng cố tích cực. Áp dụng điểm hoặc huy hiệu cho việc hoàn thành công việc trong CRM mới, nuôi dưỡng tinh thần thành tích và sự cạnh tranh thân thiện giữa các nhân viên.

Hãy nhớ rằng những lời khuyến khích không phải là sự thao túng. Chúng phải minh bạch, đạo đức và tôn trọng sự lựa chọn của từng cá nhân. Bạn có thể đảm bảo điều đó bằng cách thực hiện một vài bước đơn giản sau:

Chiến lược sau tái cấu trúc

Sau khi tái cấu trúc tổ chức, bạn cần đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và duy trì tinh thần làm việc của nhân viên. Dưới đây là một số chiến lược sẽ giúp bạn đạt được điều này trên tất cả các bộ phận:

1. Bảo đảm đa dạng, công bằng và bao trùm (DEI)

DEI không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ pháp luật. Nó nuôi dưỡng cảm giác thuộc về, cải thiện quá trình ra quyết định và thúc đẩy sự đổi mới.

Những việc cần làm:

2. Thể hiện rõ giá trị mới để định vị lại tổ chức

Nhân viên cần hiểu lý do đằng sau những thay đổi văn hóa của tổ chức và cách họ đóng góp vào thành công trong tương lai.

Những việc cần làm:

3. Đảm bảo sự hài lòng trong công việc của toàn bộ nhân viên

Nhân viên hài lòng sẽ có năng suất cao hơn, gắn bó hơn và ít có khả năng rời bỏ công ty.

Những việc cần làm:

4. Áp dụng các mô hình được các tập đoàn và công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) áp dụng để phát triển

Sau tái cấu trúc, các tổ chức quy mô lớn có thể tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, hợp lý hóa hoạt động và có khả năng tiết kiệm chi phí nhờ quy mô kinh tế. Điều này giải phóng nguồn lực cho các sáng kiến tăng trưởng.

Cơ cấu tổ chức mới cho phép các công ty loại bỏ các hàm không cần thiết và tập trung vào năng lực cốt lõi, tăng hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong các thị trường cốt lõi của mình. Chiến lược tái cấu trúc thành công có thể cải thiện nhận thức về thương hiệu, tăng lòng trung thành của khách hàng và thị phần.

Các công ty TNHH có thể điều chỉnh cơ cấu dễ dàng hơn so với các công ty cổ phần, cho phép họ phản ứng nhanh với thị trường biến động và theo đuổi các cơ hội tăng trưởng. Hơn nữa, các công ty TNHH không phải chịu thuế hai lần, đây là một lợi thế đáng kể cho các doanh nghiệp đang phát triển vì cho phép họ tối đa hóa lợi nhuận và tái đầu tư để phát triển hơn nữa.

Cơ cấu tổ chức đơn giản hơn có thể giúp giảm chi phí quản lý và vận hành, giải phóng nguồn lực cho tăng trưởng.

5. Hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn trong và sau quá trình tái cấu trúc

Các chuyên gia tư vấn có thể cung cấp phân tích chuyên sâu và khuyến nghị về các phương án tái cấu trúc, đảm bảo phù hợp với mục tiêu tăng trưởng. Họ có thể hỗ trợ thực hiện kế hoạch tái cấu trúc, quản lý hậu cần và vượt qua các thách thức.

Ngoài ra, họ còn mang đến kiến thức chuyên môn và các phương pháp hay nhất cho quá trình này. Điều này giúp họ cung cấp quan điểm khách quan, tránh các mâu thuẫn nội bộ và giảm thiểu sự gián đoạn.

Hướng đi tiếp theo

Tương lai của việc tái cấu trúc tổ chức sẽ tập trung vào sự linh hoạt, ra quyết định dựa trên dữ liệu và sự tham gia của nhân viên.

Các doanh nghiệp chấp nhận cải tiến liên tục và khả năng thích ứng sẽ có vị trí thuận lợi để điều hướng sự thay đổi và đạt được thành công bền vững.

Hãy nhớ rằng, tái cấu trúc không chỉ là cắt giảm nhân sự hay tiết kiệm chi phí; đó là quá trình chuyển đổi chiến lược và khai thác hết tiềm năng của tổ chức. Các tổ chức có thể định hướng sự phát triển bằng cách hiểu rõ các khía cạnh khác nhau của tái cấu trúc, áp dụng phương pháp hệ thống và triển khai các chiến lược sau tái cấu trúc một cách hiệu quả.

Để đáp ứng những nhu cầu này, ClickUp có thể trở thành công cụ hữu ích cho bạn. Với nhiều mẫu cho quản lý thay đổi và các tính năng hữu ích được thiết kế riêng cho quản lý dự án và giao tiếp, đây là một công cụ quý giá trong suốt quá trình tái cấu trúc.

Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

1. Tái cấu trúc tổ chức có nghĩa là gì?

Tái cấu trúc là việc thay đổi cấu trúc, hệ thống và quy trình của một tổ chức để đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.

2. Các bước để tái cấu trúc tổ chức là gì?

Các bước trong quá trình tái cấu trúc tổ chức bao gồm phân tích, lập kế hoạch, truyền thông, triển khai và đánh giá.

3. Tái cấu trúc trong doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc tổ chức bao gồm thay đổi cấu trúc, hệ thống, quy trình và nhân sự của công ty. Bằng cách hiểu các khía cạnh khác nhau của tái cấu trúc tổ chức, các doanh nghiệp có thể tiếp cận quá trình này một cách chiến lược và đạt được kết quả thuận lợi cho công ty và nhân viên.