Bạn có thể đã nghe câu nói: "Thay đổi là điều duy nhất không thay đổi". Nhưng khi bạn liên tục phải đối mặt với những thay đổi, điều đó có thể gây ra những tác động tiêu cực.
Giả sử tổ chức của bạn vừa giới thiệu phần mềm CRM mới lần thứ ba trong năm nay. Mặc dù mỗi phần mềm đều hứa hẹn mang lại kết quả tốt hơn và thân thiện hơn với người dùng, nhưng cảm giác áp đảo trong lòng nhân viên của bạn là mệt mỏi, không phải hào hứng.
Các dấu hiệu rất rõ ràng: mọi người đang cố gắng theo kịp, năng suất thấp và sự thất vọng đang bùng phát ở những nơi không ngờ tới. Đây được gọi là mệt mỏi do thay đổi và là một thách thức đối với các tổ chức đang trải qua quá trình chuyển đổi liên tục (ngay cả khi đó là vì mục đích tốt hơn).
Vậy, với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn có thể làm gì để giúp nhân viên không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong thời kỳ thay đổi liên tục? Hãy cùng nhau khám phá điều này. ⬇️
Mệt mỏi do thay đổi là gì?
Mệt mỏi do thay đổi là trạng thái kiệt sức mà nhân viên trải qua do kết quả của những thay đổi thường xuyên hoặc kéo dài tại nơi làm việc.
Không giống như cảm giác mệt mỏi thông thường, có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như kiệt sức về thể chất hoặc tinh thần, mệt mỏi do thay đổi liên quan cụ thể đến áp lực thích ứng với những thay đổi liên tục trong quy trình, vai trò hoặc văn hóa và cấu trúc tổ chức.
Ví dụ: nếu một công ty thường xuyên tái tổ chức các nhóm, nhân viên có thể phải đối mặt với phong cách quản lý mới và trách nhiệm thay đổi thường xuyên. Sự điều chỉnh liên tục này có thể dẫn đến sự thất vọng và kiệt sức khi nhân viên phải vật lộn để theo kịp tốc độ thay đổi không ngừng.
Trong khi mệt mỏi chung có thể ảnh hưởng đến bất kỳ ai, mệt mỏi do thay đổi đặc biệt tác động đến những người thường xuyên phải đối mặt với những thay đổi lớn.
👀 Bài đọc bổ sung: Cách chống lại sự mệt mỏi về tinh thần trong công việc
Mệt mỏi do thay đổi so với bão hòa thay đổi
Các thuật ngữ này có thể nghe giống nhau, nhưng chúng hoàn toàn khác nhau.
Mệt mỏi do thay đổi là tình trạng xảy ra khi nhân viên liên tục phải thích nghi với những thay đổi mới và bắt đầu cảm thấy kiệt sức.
Mặt khác, bão hòa thay đổi xảy ra khi nhân viên đã trải qua quá nhiều thay đổi đến mức họ đạt đến giới hạn. Họ bắt đầu chống lại hoặc thờ ơ với các sáng kiến mới vì cảm thấy không có gì sẽ cải thiện hoặc duy trì.
Vì vậy, trong khi mệt mỏi do thay đổi đề cập đến sự mệt mỏi tức thời do những thay đổi liên tục, thì bão hòa thay đổi lại liên quan nhiều hơn đến sự mệt mỏi sâu sắc và sự miễn cưỡng trong việc thực hiện những thay đổi tiếp theo.
Để giải quyết tình trạng mệt mỏi, bạn sẽ phải cung cấp hỗ trợ và quản lý tốc độ thay đổi. Tuy nhiên, giải quyết tình trạng bão hòa đòi hỏi phải đánh giá lại tần suất và mức độ thay đổi để tránh đẩy nhân viên vượt quá giới hạn chịu đựng.
Lời nhắc nhở thân thiện: Thay đổi là điều khó khăn đối với tất cả mọi người. Bộ não của chúng ta được huấn luyện để chống lại sự thay đổi. Do đó, các nhà lãnh đạo và nhân viên nhân sự phải có cái nhìn nhạy bén khi đưa ra những thay đổi liên tục trong tổ chức.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng mọi người có thể phản ứng với thay đổi rất khác nhau, và trong khi một số người có thể thích nghi nhanh chóng, những người khác có thể cần thời gian. Nếu hữu ích, bạn cũng có thể giới thiệu cho nhóm của mình các khái niệm như tư duy phát triển và tư duy cố định.
Mối kết nối giữa sự mệt mỏi do thay đổi và việc áp dụng công nghệ số là gì?
Tôi ủng hộ tiến độ; chỉ là tôi không thích thay đổi.
Tôi ủng hộ tiến độ; chỉ là tôi không thích thay đổi.
Mệt mỏi do thay đổi và việc áp dụng công nghệ số đi đôi với nhau.
Khi một công ty triển khai công nghệ mới, điều đó thường cho thấy sự thay đổi trong cách làm việc của nhân viên. Nhân viên có thể gặp khó khăn với công nghệ mới trong khi đã cảm thấy quá tải bởi những thay đổi khác.
Điều này có thể khiến quá trình áp dụng trở thành một công việc thêm vào danh sách công việc của họ. Nếu không được quản lý cẩn thận, điều này có thể làm tăng thêm danh sách những thay đổi mà nhân viên đang phải đối mặt, dẫn đến mệt mỏi vì thay đổi.
Cách thực hiện: Để tránh điều này, điều quan trọng là phải xử lý việc áp dụng kỹ thuật số bằng một kế hoạch quản lý thay đổi được suy nghĩ kỹ lưỡng. Việc áp dụng kỹ thuật số thành công phụ thuộc vào đào tạo kỹ lưỡng và hỗ trợ liên tục. Cung cấp đào tạo kỹ năng rõ ràng, thực tế giúp nhân viên hiểu cách sử dụng các công cụ mới một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc cung cấp hỗ trợ liên tục để giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh sẽ khuyến khích trải nghiệm áp dụng tích cực hơn.
Dấu hiệu của mệt mỏi do thay đổi trong môi trường làm việc là gì?
Hiểu các dấu hiệu của sự mệt mỏi do thay đổi có thể giúp bạn giải quyết vấn đề trước khi nó ảnh hưởng quá nghiêm trọng đến nhóm của bạn.
Dưới đây là một số triệu chứng phổ biến của mệt mỏi do thay đổi mà bạn cần lưu ý:
- Giảm năng suất: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất công việc bình thường do cảm thấy quá tải bởi những thay đổi liên tục
- Tinh thần làm việc thấp: Sự sụt giảm nhiệt huyết và sự tham gia thường đi kèm với sự mệt mỏi do thay đổi, khiến nhân viên cảm thấy ít động lực và ít đầu tư vào công việc của mình
- Tăng tỷ lệ vắng mặt: Khi sự mệt mỏi do thay đổi bắt đầu xuất hiện, nhân viên có thể nghỉ ốm hoặc nghỉ phép nhiều hơn, một phần do căng thẳng và kiệt sức
- Kháng cự thay đổi: Nhân viên có thể trở nên kháng cự hơn đối với các sáng kiến mới, xem chúng chỉ là một sự xáo trộn thay vì một cơ hội
- Tăng số lượng sai sót: Áp lực từ những thay đổi liên tục có thể dẫn đến nhiều lỗi và sơ suất hơn, vì nhân viên có thể không có đủ năng lực tinh thần để tập trung
- Giao tiếp kém: Các nhóm có thể gặp sự cố trong giao tiếp do căng thẳng và thất vọng khiến việc hợp tác trở nên khó khăn hơn
- Giảm sự hài lòng trong công việc: Nhân viên có thể bày tỏ sự không hài lòng với vai trò hoặc môi trường làm việc của mình, cảm thấy mất kết nối với công việc
- Burnout: Mệt mỏi do thay đổi kéo dài có thể dẫn đến burnout, khiến nhân viên cảm thấy kiệt quệ về mặt cảm xúc và không thể đối phó với các trách nhiệm hàng ngày
- Giảm sút sự sáng tạo: Áp lực tinh thần từ việc quản lý những thay đổi thường xuyên có thể kìm hãm sự sáng tạo và đổi mới, khi nhân viên tập trung quá nhiều vào việc hoàn thành công việc hàng ngày
- Thiếu sự tham gia: Nhân viên có thể trở nên thờ ơ, thể hiện sự thiếu quan tâm đến công việc hoặc mục tiêu của công ty
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn nhận thấy sự mệt mỏi do thay đổi trong tổ chức của mình, phương pháp Quản lý thay đổi của Kolme Group có thể đáng để tham khảo. Phương pháp này nhấn mạnh sự hợp tác trong nhóm và giao tiếp cởi mở, giúp giảm bớt sự quá tải thường đi kèm với những thay đổi liên tục.
Mệt mỏi do thay đổi ảnh hưởng đến quản lý thay đổi như thế nào?
Mệt mỏi do thay đổi có thể cản trở đáng kể sự thành công của các sáng kiến thay đổi. Những nỗ lực mới của nhóm lãnh đạo vấp phải sự kháng cự và sự tham gia giảm sút, và có thể dẫn đến tỷ lệ thay đổi nhân viên trung bình cao.
Theo thời gian, sự thất vọng dâng trào có thể làm giảm tinh thần, ảnh hưởng đến năng suất tổng thể khi nhân viên trở nên ít có động lực đóng góp cho mục tiêu của tổ chức. Do đó, các nhà lãnh đạo phải đối mặt với những thách thức lớn khi cố gắng thực hiện những thay đổi này.
Một trở ngại lớn là đảm bảo sự ủng hộ của nhân viên. Nếu không có sự cam kết của họ, ngay cả những thay đổi được lên kế hoạch tốt nhất cũng có thể thất bại. Do đó, nhân viên mệt mỏi vì thay đổi có thể chống lại các hệ thống hoặc quy trình mới, coi chúng là công việc thêm chứ không phải cơ hội phát triển.
Hơn nữa, mệt mỏi do thay đổi làm tăng khả năng xảy ra lỗi và hiểu lầm. Khi nhân viên cố gắng theo kịp những kỳ vọng ngày càng cao, những hiểu lầm hoặc sai lầm có thể xảy ra, khiến việc đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ trở nên khó khăn hơn.
Các nhà lãnh đạo có thể thấy mình phải dành nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề này, khiến quá trình kiểm soát thay đổi trở nên phức tạp hơn và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của khả năng lãnh đạo.
Cuối cùng, mệt mỏi do thay đổi gây ra hiệu ứng domino làm suy yếu hiệu quả tổng thể của sáng kiến thay đổi. Nếu không giải quyết nguyên nhân gốc rễ, các tổ chức có nguy cơ làm chệch hướng mục tiêu dài hạn của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi giới thiệu những thay đổi trong tổ chức, hãy thử sử dụng Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter để hướng dẫn quá trình này. Bắt đầu bằng cách tạo ra cảm giác cấp bách và tập hợp một nhóm mạnh mẽ xung quanh tầm nhìn. Hãy nhớ rằng, những thành công nhỏ trong quá trình này có thể giúp tạo đà và giữ cho mọi người luôn có động lực, giúp thay đổi lâu dài trở nên hiệu quả hơn!
Cách giảm thiểu mệt mỏi do thay đổi một cách hiệu quả
Để giảm thiểu và vượt qua sự mệt mỏi do thay đổi, bạn cần quản lý quá trình chuyển đổi theo cách hỗ trợ đội ngũ của mình và giữ cho họ luôn tham gia.
Đó là lúc Phần mềm quản lý dự án ClickUp phát huy tác dụng — một công cụ đa năng có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp, sắp xếp công việc và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng ClickUp để giúp nhân viên đối phó và làm cho quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn, từ đó cải thiện quản lý nhóm.
1. Giao tiếp rõ ràng và nhất quán
Giao tiếp rõ ràng là một trong những yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ chiến lược quản lý thay đổi nào.
Khi nhân viên không hiểu tại sao sự thay đổi đang diễn ra hoặc cách nó sẽ ảnh hưởng đến họ, điều này có thể dẫn đến sự bối rối, lo lắng và cuối cùng là sự kháng cự đối với sự thay đổi.
Giữ cho giao tiếp cởi mở, minh bạch và thường xuyên giúp nhóm của bạn cảm thấy an toàn hơn và giảm bớt sự không chắc chắn trong quá trình chuyển đổi.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo một trung tâm lưu trữ tất cả các cập nhật và chi tiết quan trọng về quá trình thay đổi.
Thật dễ dàng để tạo một tài liệu chung, sống động, lưu trữ tất cả các chi tiết về thay đổi, bao gồm dòng thời gian, mục tiêu và câu hỏi thường gặp. Tài liệu giúp mọi người luôn cập nhật thông tin và cung cấp điểm tham chiếu rõ ràng cho các câu hỏi hoặc thắc mắc.
2. Lập kế hoạch với các ưu tiên rõ ràng
Một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình thay đổi tổ chức là nhiều nhân viên bắt đầu cảm thấy không chắc chắn về việc nên tập trung nỗ lực vào đâu.
Khi nhiều công việc hoặc mục tiêu được đưa ra cùng lúc mà không có sự phân định rõ ràng về mức độ ưu tiên, điều này có thể gây ra căng thẳng và kiệt sức. Cài đặt các ưu tiên rõ ràng giúp nhân viên hiểu được điều gì là quan trọng nhất và cần tập trung năng lượng vào đâu.
Với Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chỉ định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ để mọi người biết công việc nào cần giải quyết trước. Bằng cách phân loại nhiệm vụ từ 'Khẩn cấp' đến 'Thấp', bạn có thể quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn và giảm bớt sự mệt mỏi khi ra quyết định.
3. Cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả
Việc giao quá nhiều công việc cho một số nhân viên trong khi không tận dụng hết khả năng của những người khác là nguyên nhân dẫn đến kiệt sức và mất động lực.
Quản lý khối lượng công việc hiệu quả đảm bảo công việc được phân phối công bằng, tránh cho bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào cảm thấy quá tải do thay đổi liên tục.
Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp, bạn có thể theo dõi cách các nhiệm vụ được phân phối trong nhóm của mình. Chế độ xem này giúp phát hiện sớm sự mất cân bằng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, đảm bảo không ai phải gánh vác quá nhiều công việc.
👀 Bài đọc bổ sung: Quản lý quy trình kinh doanh là gì? Chiến lược, mẫu và ví dụ
4. Tạo kế hoạch quản lý thay đổi
Lập kế hoạch thay đổi từ đầu có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là khi không có một khung công việc có cấu trúc.
Các mẫu sẵn có có thể đơn giản hóa quy trình, cung cấp cho bạn lộ trình rõ ràng và giảm khả năng bỏ sót các bước quan trọng. Các mẫu này cũng mang lại cảm giác liên tục, đảm bảo cách tiếp cận thay đổi của bạn được tổ chức và hiệu quả.
ClickUp cung cấp thư viện các mẫu quản lý thay đổi tuyệt vời. Hãy cùng khám phá:
Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp tập trung vào việc xác định lý do tại sao sự thay đổi là cần thiết. Mẫu này đặt ra các mục tiêu rõ ràng phù hợp với mục tiêu của tổ chức bạn. Sự rõ ràng này giúp bạn dễ dàng giải thích các nỗ lực thay đổi cho nhóm của mình và nhận được sự hỗ trợ của họ.
Mẫu này giúp bạn hiểu được những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến những người khác nhau như thế nào, từ đó bạn có thể điều chỉnh cách giao tiếp và hỗ trợ của mình. Tham gia các bên liên quan quan trọng từ sớm có thể xây dựng quyền sở hữu và giảm bớt sự kháng cự. Mẫu này phác thảo các bước hành động với trách nhiệm và thời hạn rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ hơn.
Hướng dẫn này cũng bao gồm các kế hoạch đào tạo và hỗ trợ để đảm bảo mọi người đều được chuẩn bị sẵn sàng, giúp bạn thúc đẩy sự thay đổi một cách suôn sẻ.
Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi đơn giản của ClickUp
Đối với những thay đổi đơn giản hơn, Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi đơn giản của ClickUp là một giải pháp thay thế hợp lý, bao gồm các yếu tố cần thiết mà không phức tạp không cần thiết. Mẫu này cung cấp một cách rõ ràng, có cấu trúc để tạo kế hoạch quản lý thay đổi cho tổ chức của bạn.
Bằng cách điền vào các trường được định sẵn và thêm thông tin chi tiết của bạn, bạn có thể nhanh chóng lập một kế hoạch toàn diện để điều hướng những thay đổi hoặc chuyển đổi lớn.
Mẫu này bao gồm các phần đề xuất bao gồm các khía cạnh thiết yếu của quản lý thay đổi, chẳng hạn như giải thích lý do thay đổi, đánh giá tác động của thay đổi đối với các bên liên quan và phác thảo các chiến lược truyền thông và triển khai.
5. Thu thập phản hồi của nhân viên để duy trì tiến độ
Phản hồi là điều cần thiết trong các kỳ thay đổi.
Kinh nghiệm và mối quan tâm của nhân viên có thể cung cấp những thông tin quý giá về việc liệu sự thay đổi có được quản lý hiệu quả hay cần phải điều chỉnh.
Tuy nhiên, việc thu thập phản hồi một cách hiệu quả và đảm bảo rằng nó có thể được áp dụng vào thực tế có thể là một thách thức.
ClickUp đơn giản hóa việc này với ClickUp Forms, cho phép bạn thu thập phản hồi thông qua các biểu mẫu tùy chỉnh.
Bạn có thể nhanh chóng đánh giá cách nhóm của mình xử lý thay đổi, nhận ra sự mệt mỏi do thay đổi và giải quyết mọi lo ngại.
Tùy chỉnh biểu mẫu để tập trung vào các lĩnh vực như giao tiếp và sự gắn kết của nhóm, đồng thời nhận thông tin chi tiết theo thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định để mọi người luôn đi đúng hướng và giảm căng thẳng.
6. Đặt ra dòng thời gian và kỳ vọng rõ ràng
Quản lý thay đổi thường liên quan đến nhiều yếu tố thay đổi, như thời hạn mới, quy trình làm việc thay đổi và ưu tiên thay đổi.
Nếu không có dòng thời gian rõ ràng, nhân viên có thể bị quá tải khi cố gắng theo dõi tất cả các phần khác nhau.
Chế độ xem Lịch ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung dòng thời gian của dự án, thời hạn công việc và các cột mốc quan trọng tại một nơi. Điều này cho phép nhân viên có cái nhìn tổng quan, lập kế hoạch trước và quản lý công việc của mình mà không phải lo lắng về thời hạn gấp rút.
7. Hợp tác mượt mà trong quá trình chuyển đổi
Hợp tác hiệu quả là yếu tố quan trọng khi quản lý thay đổi. Giao tiếp sai lệch hoặc cuộc hội thoại rời rạc có thể gây ra sự nhầm lẫn, dẫn đến mệt mỏi hơn.
Duy trì các kênh liên lạc nhất quán cho phép các nhóm đa chức năng giữ kết nối và cùng nhau vượt qua các thách thức.
Với Chế độ xem trò chuyện của ClickUp, các nhóm có thể cộng tác trong thời gian thực mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. Điều này đảm bảo rằng các cập nhật, câu hỏi và thảo luận quan trọng vẫn được tập trung và dễ dàng truy cập.
8. Phân công công việc trước để tránh nhầm lẫn
Trong thời kỳ thay đổi, việc phân công công việc rõ ràng là rất quan trọng.
Sự mơ hồ về trách nhiệm có thể gây ra sự chậm trễ và hiểu lầm, dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất. Có một công cụ cho phép phân công công việc nhanh chóng và rõ ràng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
ClickUp Assigned Comments cho phép bạn phân công nhiệm vụ trực tiếp qua bình luận.
Tính năng đơn giản nhưng hiệu quả này giúp giảm bớt công việc thêm và đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm.
9. Theo dõi tiến độ để tránh quá tải
Danh sách kiểm tra là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để duy trì sự tổ chức trong quá trình chuyển đổi phức tạp. Chúng cho phép bạn chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giúp các nhóm duy trì tiến độ mà không cảm thấy quá tải.
Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp giúp theo dõi tiến độ của từng sáng kiến, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì. Ngoài ra, mẫu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để theo dõi từng bước, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
10. Duy trì tinh thần cao bằng cách công nhận thường xuyên
Thay đổi có thể gây căng thẳng, và đôi khi tất cả những gì cần thiết để giảm bớt căng thẳng đó chỉ là một chút sự công nhận.
Khi nhân viên cảm thấy nỗ lực của họ được công nhận, họ sẽ có xu hướng gắn bó hơn và ít bị kiệt sức hơn. Đưa ra phản hồi tích cực, dù nhỏ nhất, cũng có thể cải thiện đáng kể tinh thần trong giai đoạn chuyển đổi.
ClickUp cung cấp các cách dễ dàng để ghi nhận nỗ lực của nhóm bạn.
Sử dụng Chế độ xem bình luận hoặc trò chuyện của nhiệm vụ ClickUp để gửi lời khen ngợi hoặc để lại phản hồi khích lệ cho các nhiệm vụ đã hoàn thành. Việc ghi nhận đóng góp có ý nghĩa rất lớn trong việc làm cho nhân viên và quản lý cảm thấy được trân trọng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để quản lý sự mệt mỏi do thay đổi và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, các nhà lãnh đạo thay đổi phải đặt ra giờ 'không làm việc' rõ ràng. Sự cân bằng này là chìa khóa để duy trì năng lượng và xử lý thay đổi hiệu quả hơn.
Hãy biến sự mệt mỏi do thay đổi thành dĩ vãng với ClickUp
Quản lý sự mệt mỏi do thay đổi không nhất thiết phải là một cuộc chiến khó khăn. Khóa là luôn chủ động — với giao tiếp cởi mở, cài đặt mục tiêu rõ ràng và hỗ trợ thích hợp, bạn có thể giảm bớt áp lực cho nhóm của mình.
Các công cụ như ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Từ theo dõi tiến độ và hợp lý hóa giao tiếp đến đảm bảo khối lượng công việc của mọi người được quản lý hiệu quả, ClickUp giúp bạn giữ mọi thứ được tổ chức và diễn ra suôn sẻ.
Sẵn sàng làm cho quá trình thay đổi trở nên dễ dàng hơn cho mọi người?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!