Nếu có một điều mà các nhà điều hành kinh doanh hiểu rõ, đó là: Những gì hiệu quả trong quá khứ có thể không hiệu quả trong tương lai.
Và thành thật mà nói, việc không thực hiện thay đổi có thể gây ra những hậu quả tai hại, thậm chí khiến các công ty phải đóng cửa. Ví dụ điển hình? Chỉ trong năm 2023, 3.200 công ty riêng tư được hỗ trợ bởi quỹ đầu tư mạo hiểm đã thất bại, mặc dù được hỗ trợ bởi 27 tỷ đô la tài trợ.
Mặc dù việc sử dụng cùng một công cụ, công nghệ, cấu trúc tổ chức hoặc quy trình nội bộ mãi mãi chắc chắn sẽ giúp công việc (và cuộc sống!) trở nên dễ dàng hơn, nhưng đó không phải là con đường dẫn đến thành công. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo công ty cần sẵn sàng thích ứng với thời đại thay đổi, liên tục xác định các lĩnh vực có tiềm năng cải tiến. 👊
Việc thực hiện thay đổi trong toàn công ty không bao giờ là điều đơn giản, đó là lý do tại sao các tổ chức tin tưởng vào các mô hình đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả. Một trong những phương pháp được lựa chọn nhiều nhất là Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter, được phát triển bởi Tiến sĩ John Kotter vào năm 1995 và đã được sửa đổi nhiều lần kể từ đó.
Dưới đây, chúng tôi sẽ đi sâu vào từng bước của mô hình Kotter, những ưu điểm và nhược điểm của nó, cũng như cách triển khai mô hình này tại tổ chức của bạn.
Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter là gì?
Kích thích thay đổi trong một tổ chức là một sự cân bằng tinh tế. Thay đổi quá nhanh, bạn có thể gặp phải những trở ngại, sự phản kháng và sự bất mãn của nhân viên. Nhưng nếu bạn thực hiện thay đổi quá chậm, bạn có thể không đạt được mục tiêu của mình.
Đây chính là lúc Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter phát huy tác dụng. 🙌
Mô hình này được phát triển bởi John P. Kotter, Giáo sư Trường Kinh doanh Harvard và tác giả của nhiều cuốn sách về quản lý thay đổi, bao gồm Leading Change, Accelerate, và CHANGE.
Kotter dựa trên nghiên cứu của mình về 100 tổ chức đang trải qua quá trình thay đổi, quan sát những chiến lược nào hiệu quả và những chiến lược nào thất bại. Kết quả nghiên cứu của ông là một quy trình 8 bước, giúp các tổ chức triển khai thành công các quy trình, công nghệ mới hoặc những thay đổi khác.
Mô hình của Kotter được coi là tài nguyên tham khảo trong quản lý thay đổi, tức là một khung giúp cá nhân và công ty áp dụng thay đổi. Giống như các mô hình quản lý thay đổi khác, Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter giúp triển khai cải tiến quy trình, chuẩn bị và hỗ trợ nhân viên, đồng thời xác định các bước cần thiết để thay đổi.
8 bước trong mô hình thay đổi của Kotter
Mô hình 8 bước của Kotter cung cấp hướng dẫn từng bước về cách các công ty có thể thực hiện thay đổi một cách hiệu quả, cho dù đó là việc liên quan đến lãnh đạo, công cụ và công nghệ hay dòng sản phẩm. Tám bước này bao gồm những nội dung sau.
1. Tạo ra cảm giác cấp bách
Một trong những câu nói được lặp đi lặp lại nhiều nhất trong môi trường doanh nghiệp là: "À, chúng tôi luôn làm như vậy mà. " 🙅
Nhân viên là con người, và con người có thói quen làm những việc thoải mái. Để khuyến khích toàn bộ tổ chức thực hiện những thay đổi nghiêm túc, bạn cần phải thuyết phục họ một cách thuyết phục. Nếu bạn cần truyền cảm hứng cho nhân viên hành động, hãy xem xét thực hiện các hành động sau:
- Bắt đầu đối thoại: Có những cuộc hội thoại cởi mở, trung thực với các bên liên quan, nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên về lý do tại sao thay đổi là cần thiết
- Đặt mục tiêu mới: Tạo ra một tầm nhìn rõ ràng cho tương lai, giải thích những cơ hội nào đang chờ đợi bạn ở phía bên kia của sự thay đổi
- Thu thập dữ liệu ngành: Hỗ trợ đối số của bạn về sự cần thiết phải thay đổi bằng cách thu thập các số liệu định lượng và định tính
2. Xây dựng một nhóm lãnh đạo hướng dẫn
Thay đổi không thể được hoàn thành bởi một người. Thay vào đó, bạn cần một nhóm người tận tâm với tầm nhìn tương lai của bạn để đóng vai trò là tác nhân thay đổi trong tổ chức của bạn.
Hãy coi các tác nhân thay đổi là những người quản lý dự án để thực hiện thay đổi. Họ là những người sẽ giao tiếp với tất cả các bên liên quan, phân công công việc, thuyết phục đội ngũ lãnh đạo và đảm bảo các mục được hoàn thành đúng thời hạn. Nói tóm lại, họ sẽ hướng dẫn tổ chức của bạn qua từng bước của quá trình thay đổi.
Khi lựa chọn các nhà lãnh đạo này, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Đừng theo phân cấp tổ chức của bạn: Trên thực tế, đôi khi tốt nhất là không nên bao gồm một nhóm gồm 100% là các nhà quản lý. Thay vào đó, hãy tuyển dụng những người có kinh nghiệm và thâm niên khác nhau
- Bao gồm tất cả các bộ phận: Để đảm bảo công việc thay đổi diễn ra suôn sẻ, hãy đảm bảo có sự tham gia của đại diện từ tất cả các bộ phận, với các kỹ năng và chuyên môn khác nhau
- Tìm kiếm đam mê: Đôi khi, những nhà lãnh đạo thay đổi hiệu quả nhất không phải là những người có nhiều kinh nghiệm nhất, mà là những người có đam mê rõ ràng với tầm nhìn thay đổi của bạn
3. Xây dựng tầm nhìn chiến lược
Để thực hiện thay đổi hiệu quả, nhóm của bạn cần thống nhất một tầm nhìn rõ ràng. (Và đúng vậy, khi bắt đầu quá trình này, nhóm của bạn sẽ tràn ngập ý tưởng và mục tiêu tiềm năng. Nhiệm vụ của bạn là loại bỏ những ý tưởng không phù hợp!)
Làm rõ tương lai sẽ khác với các sáng kiến trước đây của bạn như thế nào. Và chứng minh những thay đổi mới này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho văn hóa doanh nghiệp, bán hàng hoặc các quy trình hàng ngày. Để bắt đầu, hãy xem xét các gợi ý sau:
- Xác định giá trị của bạn: Với sự hỗ trợ của nhóm lãnh đạo, xác định các giá trị cốt lõi để thực hiện thay đổi trong công ty
- Viết ra tầm nhìn của bạn: Viết một tuyên bố tầm nhìn ngắn gọn, súc tích gồm hai câu để làm rõ tầm nhìn cho toàn bộ công ty
- Kiểm tra ngôn ngữ của bạn: Nếu bạn hỏi các bên liên quan, "Tầm nhìn của chúng ta về sự thay đổi là gì?", bạn có nhận được những câu trả lời rất khác nhau không? Đảm bảo rằng liên minh của bạn rõ ràng về tầm nhìn và lặp lại cùng một ngôn ngữ với các thành viên khác trong nhóm
4. Tuyển dụng một đội ngũ tình nguyện viên
Sau khi đã có chiến lược và tầm nhìn rõ ràng, bạn cần truyền đạt tầm nhìn đó. Và những người tốt nhất để dẫn dắt quá trình này chính là những người đồng lòng hướng tới cơ hội trong tương lai.
Quân đội tình nguyện là một nhóm người đoàn kết với nhau để theo đuổi các mục tiêu chung. Những người này chịu trách nhiệm:
- Thông tin về thay đổi: Họ sẽ truyền đạt chiến lược của bạn đến toàn bộ tổ chức
- Xử lý các trở ngại: Đội ngũ tình nguyện viên của bạn sẽ xử lý tất cả các mối quan ngại và vấn đề từ các nhân viên khác
- Thay đổi khi cần thiết: Như mọi nhà lãnh đạo thay đổi đều biết, kế hoạch ban đầu của bạn có thể không hoàn hảo. Đội ngũ tình nguyện viên của bạn nên tạo ra một hệ thống đánh giá hiệu suất, cuộc họp và kiểm tra để điều chỉnh khi cần thiết
5. Tạo điều kiện cho hành động bằng cách loại bỏ rào cản
Bất kỳ thay đổi nào trong tổ chức, cho dù là điều chỉnh tuyên bố sứ mệnh, đối tượng mục tiêu hay quy trình nội bộ, đều sẽ gặp phải những trở ngại. Do đó, một bước quan trọng trong Mô hình thay đổi 8 bước của John Kotter là loại bỏ các trở ngại.
Khi chiến lược thay đổi đã được triển khai, bạn cần liên tục kiểm tra các rào cản. Để đảm bảo nỗ lực thay đổi của bạn thành công, hãy thực hiện các hành động sau:
- Kiểm tra những người chống lại sự thay đổi: Sẽ luôn có những thành viên trong nhóm cảm thấy khó chịu khi thực hiện thay đổi. Hãy tổ chức các cuộc họp riêng với những người này để giúp xác định (và giải quyết) các điểm tranh cãi
- Hãy nhìn ra bên ngoài các sáng kiến thay đổi của bạn: Các trở ngại có thể xảy ra ở bất cứ đâu. Hãy xem xét việc sửa đổi mô tả công việc, hệ thống lương thưởng, đánh giá đồng cấp và cơ cấu tổ chức để thúc đẩy dự án thay đổi tiến lên phía trước
- Loại bỏ rào cản: Trong một số trường hợp, bạn sẽ phải loại bỏ các mối đe dọa tiềm ẩn đối với quá trình thay đổi – dù đó là con người, hệ thống, hay công cụ và công nghệ
6. Tạo ra những thành công ngắn hạn
Việc triển khai một cấu trúc thay đổi quy mô lớn có thể mất nhiều tháng (nếu không phải là nhiều năm). Dòng thời gian này có thể đầy rẫy những thất vọng, rào cản và thất bại, vì vậy đừng quên ăn mừng mỗi chiến thắng.
Chia nhỏ dự án thay đổi lớn của bạn thành các cột mốc nhỏ hơn. Mỗi khi chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo của dự án, hãy nhớ khen thưởng nhóm làm việc chăm chỉ của bạn. Hãy xem xét thực hiện các bước sau:
- Thưởng cho các thành viên trong nhóm của bạn: Tạo một hệ thống thưởng cho nhân viên vì sự cống hiến và nỗ lực của họ. (Có thể là một buổi chiều nghỉ, thêm một ngày vào chính sách nghỉ phép hoặc thẻ quà tặng)
- Chia sẻ từng cột mốc: Công bố từng thành công trong toàn công ty. Cân nhắc tạo ra những câu chuyện thành công ngắn và chia sẻ chúng trong cuộc họp toàn thể công ty
- Tạo danh sách các yếu tố thành công đã định trước: Thành công trông như thế nào (ngoài việc hoàn thành toàn bộ dự án)? Bất cứ khi nào đạt được mục tiêu, hãy nhớ ăn mừng cùng công ty
7. Duy trì đà phát triển
Sau khi đạt được những thành công ban đầu, làm thế nào để duy trì đà phát triển?
Đảm bảo thành công cho công ty của bạn bằng cách nỗ lực hơn nữa, tức là không ngừng thúc đẩy quá trình thay đổi. Là một phần của quy trình 8 bước của Kotter, hãy phát huy mỗi thành công bằng cách thực hiện những điều sau:
- Các phiên sửa đổi và xem xét: Sau mỗi thành công nhỏ, hãy dừng lại và suy ngẫm về những điểm yếu trong quy trình của bạn. Từ đó, bạn có thể cải thiện kế hoạch dự án để tiến lên phía trước
- Thay đổi thành viên trong nhóm lãnh đạo: Để duy trì sự mới mẻ trong ý tưởng, hãy xây dựng một nhóm lãnh đạo mạnh mẽ bằng cách thay đổi các thành viên tham gia quá trình thay đổi
- Cải thiện quy trình ra quyết định của bạn: Học cách điều chỉnh nhanh chóng bằng cách tối ưu hóa quy trình ra quyết định của bạn
8. Triển khai thay đổi
Bước cuối cùng trong quy trình? Đảm bảo những thay đổi mà bạn đã nỗ lực thực hiện sẽ thực sự bền vững.
Để đảm bảo các thay đổi trở thành một phần của văn hóa tổ chức trong tương lai, hãy thực hiện các hành động sau:
- Áp dụng phương pháp từ trên xuống: Các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao nên nhắc nhở nhân viên về những thay đổi trong tổ chức trong các cuộc họp cá nhân, hội nghị công ty và cuộc họp toàn thể nhân viên
- Tăng cường những câu chuyện thành công của bạn: Tạo các nghiên cứu điển hình nhỏ về mỗi thành công, nhắc nhở nhóm của bạn về những bước tiến mà tổ chức đã đạt được
- Quay trở lại giá trị và tầm nhìn của bạn: Để đảm bảo mỗi thay đổi được duy trì, hãy quay trở lại tầm nhìn của bạn. Bằng cách đó, nhóm của bạn sẽ không bao giờ quên lý do ban đầu bạn thực hiện những thay đổi này
Lợi ích và rủi ro khi sử dụng Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter
Mô hình quản lý thay đổi 8 bước của Kotter có cả ưu điểm và nhược điểm. Điều quan trọng là phải xem xét cả hai khi quyết định mô hình này có phù hợp với tổ chức của bạn hay không.
Lợi ích của mô hình Kotter bao gồm:
- Mô hình này tương đối dễ hiểu
- Mô hình này cung cấp một lộ trình rõ ràng, có cấu trúc để thực hiện thay đổi
- Mô hình này nhấn mạnh sự đoàn kết xung quanh các mục tiêu dài hạn trong khi vẫn tôn vinh những thành công ngắn hạn trên đường đi
- Mô hình tập trung vào việc thu hút sự ủng hộ từ toàn bộ công ty, bao gồm cả những người có ảnh hưởng và nhân viên cấp dưới
- Có sự nhấn mạnh mạnh mẽ vào việc tích hợp thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp
Các cạm bẫy của mô hình thay đổi 8 bước bao gồm:
- Mô hình này chủ yếu được xây dựng cho các tập đoàn lớn và có thể không phù hợp với các chủ doanh nghiệp nhỏ
- Mô hình này thường phù hợp với các tổ chức có phân cấp nghiêm ngặt
- Mô hình này khá cứng nhắc, có thể không phù hợp với tính phức tạp của các thay đổi tổ chức
- Mô hình này tuân theo một dòng thời gian tuyến tính (trong khi thay đổi có thể biến động hơn nhiều với nhiều lần lặp lại)
- Mô hình này không đề cập đến các yếu tố tâm lý và cảm xúc liên quan đến thay đổi, điều này có thể gây khó khăn cho các thành viên trong nhóm
Mẹo để triển khai Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter
Trước khi có thể triển khai các thay đổi trên toàn tổ chức, bạn cần có công cụ phù hợp. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ (và đảm bảo các thay đổi được duy trì), hãy tuân theo các mẹo sau. 🤩
Đừng ngần ngại điều chỉnh quy trình của bạn
Những gì hiệu quả ở giai đoạn đầu có thể không hiệu quả ở giai đoạn giữa hoặc giai đoạn cuối của dự án. Khi điều này xảy ra trong tổ chức của bạn, hãy chấp nhận nó. Đây là cơ hội hoàn hảo để sửa đổi quy trình của bạn để tốt hơn.
Hãy xem xét sử dụng các mẫu cải tiến quy trình của ClickUp để hợp lý hóa kế hoạch dự án thay đổi của bạn.
Xác định rõ các ưu tiên
Với các cột mốc của ClickUp, bạn có thể biến kế hoạch dự án thay đổi khó khăn nhất thành các phần nhỏ dễ thực hiện.
Các công việc quan trọng sẽ được đánh dấu bằng văn bản in đậm và biểu tượng hình thoi. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các mục tiêu chính.
Bạn cũng có thể xem cách các cột mốc của bạn kết nối và đóng góp vào các mục tiêu tổng thể của dự án.
Chia dự án của bạn thành nhiều giai đoạn
Phương pháp Agile là một chiến thuật phổ biến trong đó các nhà quản lý chia một dự án lớn thành các giai đoạn nhỏ hơn, được gọi là sprint. Bằng cách triển khai chiến lược này, bạn có thể duy trì động lực của nhóm và tiếp tục ăn mừng mỗi thành công nhỏ.
Với chế độ xem Bảng của ClickUp, bạn có thể triển khai phương pháp Agile bằng cách chia dự án thành các giai đoạn hoặc sprint và tạo quy trình làm việc trực quan.
Tạo sơ đồ trực quan cho quy trình của bạn
Với các công cụ lập bản đồ quy trình trực quan và có tính hợp tác cao của ClickUp, nhóm của bạn có thể thống nhất về dòng thời gian, giám sát tiến độ và hợp lý hóa các quy trình.
Tính năng Bảng trắng của ClickUp là công cụ hoàn hảo cho việc này. Nó giúp nhóm của bạn brainstorm, lập chiến lược và tạo bản đồ quy trình một cách trực quan. Ngoài ra, tất cả các thành viên có thể cộng tác trên bảng trong thời gian thực.
Tạo hướng dẫn phân cấp
Với tính năng Phân cấp của ClickUp, nền tảng này được thiết kế để giúp bạn tổ chức mọi thứ từ tổng thể đến chi tiết. Điều này có nghĩa là với không gian, thư mục và danh sách, bạn có thể tạo chế độ xem có cấu trúc cho các nhóm và dự án. Từ đó, bạn có thể thêm nhiệm vụ, công việc con, công việc con lồng nhau và danh sách kiểm tra để tổ chức công việc, theo dõi và phân công từng bước trong quá trình thực hiện.
Gặp gỡ nhóm của bạn ở nơi họ đang ở
Các thành viên trong nhóm khác nhau sẽ tiếp thu thông tin theo những cách khác nhau. May mắn thay, với Chế độ xem ClickUp có thể tùy chỉnh, bạn có thể đảm bảo mọi người luôn cập nhật các quy trình quản lý thay đổi của mình.
ClickUp Views cung cấp hơn 15 cách để tổng hợp thông tin, công việc và ưu tiên. Nhân viên có thể sử dụng chế độ xem danh sách để xem công việc trong ngày, tạo chế độ xem lịch để xem các dự án sắp tới hoặc sử dụng chế độ xem bảng để hiểu các giai đoạn của từng dự án.
Đừng bắt đầu từ đầu
Các giai đoạn đầu của quá trình quản lý thay đổi có thể rất khó khăn. Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng các mẫu quản lý thay đổi của ClickUp.
Ví dụ: với Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch, giám sát và triển khai các thay đổi trong toàn tổ chức. Với dòng thời gian rõ ràng, phân tích quản lý rủi ro và kế hoạch truyền thông với các bên liên quan, bạn có các công cụ cần thiết để thực hiện thành công các thay đổi quan trọng.
Câu hỏi thường gặp
1. Mô hình 8 bước của Kotter trong điều dưỡng là gì?
Thực hiện thay đổi trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe là một quá trình nhạy cảm. Với Mô hình 8 bước của Kotter, các y tá có thể thực hiện thay đổi về công nghệ, quy trình, thủ tục và nhiệm vụ công việc.
2. Có bao nhiêu giai đoạn trong mô hình thay đổi của Kotter?
Mô hình thay đổi của Kotter bao gồm tám giai đoạn: tạo ra ý thức cấp bách, xây dựng liên minh chỉ đạo, hình thành tầm nhìn chiến lược, tuyển dụng đội ngũ tình nguyện viên, tạo điều kiện hành động bằng cách loại bỏ rào cản, tạo ra thành công ngắn hạn, duy trì tốc độ thay đổi và thực hiện thay đổi.
3. Tại sao nên sử dụng Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter?
Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter là một khung tham chiếu cho quản lý thay đổi trong tổ chức. Bạn có thể sử dụng các bước này để tập hợp một nhóm thành viên đa dạng trong nhóm để đặt mục tiêu, phát triển chiến lược và thực hiện các thay đổi hoặc cải tiến quy trình cần thiết.
Sử dụng ClickUp để triển khai Mô hình 8 bước của Kotter cho sự thay đổi
Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là một phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả trong việc thực hiện thay đổi trên toàn tổ chức. Mô hình này khuyến khích các nhà lãnh đạo công ty thiết lập tầm nhìn rõ ràng, xác định các ưu tiên, tuyển dụng những cá nhân nhiệt huyết để dẫn dắt quá trình thay đổi và ăn mừng các cột mốc nhỏ.
Để đảm bảo kế hoạch quản lý thay đổi của bạn thành công, hãy sử dụng ClickUp. ClickUp là nền tảng năng suất tất cả trong một giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. ClickUp được trang bị đầy đủ các công cụ cần thiết như cột mốc, hướng dẫn phân cấp, chế độ xem có thể tùy chỉnh và mẫu bản đồ quy trình để giúp bạn thực hiện các thay đổi một cách hiệu quả. 👏👏
ClickUp cung cấp hàng nghìn mẫu, hàng trăm tích hợp và hơn 100 tính năng tự động hóa để giúp kế hoạch quản lý thay đổi của bạn thành công. Để xem cách thức hoạt động, hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.