Bạn có bao giờ cảm thấy các dự án của mình đang mất kiểm soát, với các công việc chồng chất và thời hạn ngày càng đến gần? Đó là lúc thẻ Kanban bước vào như một hướng dẫn hữu ích!
Các ghi chú trực quan này theo dõi từng công việc khi nó chuyển qua các giai đoạn khác nhau, giúp mọi thứ được tổ chức và dễ quản lý.
Hãy khám phá cách những thẻ nhỏ này có thể giúp quản lý dự án Agile của bạn trơn tru và có tổ chức hơn.
Thẻ Kanban là gì?
Thẻ Kanban là một phiếu kỹ thuật số hoặc vật lý đại diện cho một công việc hoặc mục công việc trong một dự án.
Mỗi thẻ Kanban thường bao gồm các chi tiết như tên công việc, mô tả, người chịu trách nhiệm và trạng thái hiện tại. Các thẻ này được sắp xếp trên bảng Kanban, được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc.
Khi công việc tiến độ, các thẻ sẽ chuyển từ cột này sang cột khác, giúp các nhóm có cách rõ ràng và có tổ chức để theo dõi tiến độ.
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc. Bạn có một danh sách các việc cần làm, như gửi lời mời, đặt đồ ăn và trang trí. Thẻ Kanban giống như một ghi chú dán cho từng công việc này — một công cụ đơn giản giúp bạn theo dõi những việc cần làm, ai đang làm và tiến độ của công việc đó trong quá trình lên kế hoạch tiệc của bạn.
Bạn có biết? Thẻ Kanban được phát triển vào cuối những năm 1940 bởi Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp tại Toyota, người luôn tìm cách cải tiến quy trình sản xuất của công ty. Kanban là một từ tiếng Nhật có nghĩa là "tín hiệu trực quan" hoặc "bảng tín hiệu"
Thẻ Kanban trong quản lý dự án Agile
Thẻ Kanban là thành phần cốt lõi của phương pháp Kanban, một phương pháp quản lý dự án Agile phổ biến sử dụng các công cụ trực quan để giúp các nhóm quản lý công việc.
Khi tạo kế hoạch dự án linh hoạt, các công việc (thẻ) được đặt trên bảng Kanban, sau đó được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn công việc khác nhau, chẳng hạn như "Cần làm", "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành"
Di chuyển thẻ trên bảng cho phép nhóm của bạn hình dung quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp.
Nói một cách đơn giản, bảng Kanban có thể được coi là tóm tắt dự án nhỏ. Chúng giúp các nhóm của bạn thấy được những gì đang diễn ra, công việc đã hoàn thành bao nhiêu và quy trình công việc của dự án có thể bị tắc nghẽn ở đâu.
Thẻ Kanban có gì?
Một thẻ Kanban điển hình chứa thông tin cần thiết về công việc mà nó đại diện. Thẻ thường có hai mặt.
Mặt trước của thẻ: Đây giống như bìa của một cuốn sách. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh về công việc. Bạn có thể tìm thấy những thông tin sau trên đó:
- Tiêu đề công việc: Tên rõ ràng và ngắn gọn, mô tả chính xác công việc
- Mô tả: Tổng quan ngắn gọn về công việc, nêu rõ mục đích và phạm vi của công việc đó
- Người được giao: Thành viên nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc
- Ưu tiên: Mức độ quan trọng tương đối của công việc so với các công việc khác
- Kích thước hoặc ước tính: Ước tính nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc (thường được đo bằng điểm câu chuyện hoặc giờ)
Mặt sau thẻ: Đây là nơi bạn có thể thêm chi tiết. Có thể bao gồm các yếu tố như:
- Mô tả chi tiết: Giải thích sâu hơn về công việc, bao gồm các yêu cầu cụ thể hoặc tiêu chí chấp nhận
- Tiêu chí chấp nhận: Các điều kiện phải được đáp ứng để công việc được coi là hoàn thành
- Phụ thuộc: Các công việc hoặc yếu tố khác phải được hoàn thành hoặc sẵn sàng trước khi công việc này có thể bắt đầu
- Tệp đính kèm: Tài liệu, hình ảnh hoặc tệp hỗ trợ liên quan đến công việc
- Nhận xét hoặc ghi chú: Thông tin bổ sung hoặc quan sát về công việc
Các cấu hình khác nhau của thẻ Kanban
Thẻ Kanban có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của bạn. Một số nhóm sử dụng giấy ghi chú dán đơn giản, trong khi những nhóm khác thích thẻ kỹ thuật số với nhiều tính năng.
Điều quan trọng là thẻ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, một số cấu hình tiêu chuẩn bao gồm:
- Thẻ Kanban đơn giản: Những thẻ này chứa thông tin cơ bản như tiêu đề công việc, người được giao và trạng thái
- Thẻ Kanban chi tiết: Chúng bao gồm thông tin sâu hơn, chẳng hạn như ước tính, phụ thuộc và tiêu chí chấp nhận
- Thẻ Kanban Swimlane: Những thẻ này được sử dụng trong bảng Kanban có swimlane (phân chia ngang trên bảng Kanban) để phân loại công việc dựa trên các tiêu chí, chẳng hạn như thành viên nhóm, dự án hoặc loại công việc
- Thẻ Kanban kỹ thuật số: Đây là phiên bản điện tử của thẻ Kanban vật lý, thường được sử dụng trong các công cụ phần mềm quản lý công việc như ClickUp hỗ trợ Kanban. Chúng có thể cung cấp các tính năng bổ sung như danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ
Mục đích và lợi ích của thẻ Kanban
Thẻ Kanban đã trở nên rất quan trọng trong quản lý dự án hiện đại. Nhưng chúng hoạt động như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn.
Mục tiêu chính của phương pháp Kanban là giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả bằng cách trực quan hóa công việc và giới hạn công việc đang tiến hành (WIP). Cách tiếp cận này phù hợp với các nguyên tắc Lean và giúp các nhóm xác định và loại bỏ lãng phí.
Bằng cách hiển thị công việc một cách trực quan, các nhóm có thể dễ dàng xác định chính xác lượng hàng tồn kho dư thừa, thời gian chờ đợi và các hình thức lãng phí khác, từ đó tăng hiệu quả và giảm chi phí.
Thẻ Kanban cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng đúng thời điểm (JIT) bằng cách cung cấp cho các nhóm chế độ xem rõ ràng về những việc cần làm và thời gian hoàn thành. Điều này cho phép họ sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ chính xác khi cần thiết, giảm thiểu lãng phí do sản xuất quá mức và tồn kho dư thừa.
Giao hàng JIT giúp giảm chi phí, cải thiện thời gian phản hồi và tăng hiệu quả, trở thành một thành phần khóa của các nguyên tắc Lean.
Thông tin bổ sung: Bạn cũng có thể sử dụng thẻ Kanban cho các dự án cá nhân — mọi người đã sử dụng chúng để lập kế hoạch cho mọi thứ, từ đám cưới đến các chuyến du lịch vòng quanh thế giới, biến các mục tiêu cuộc sống thành một quá trình thú vị và tương tác!
Mặc dù mục đích của thẻ Kanban có vẻ đơn giản, nhưng lợi ích của chúng đối với quản lý dự án Agile là rất sâu rộng, bao gồm:
Giải quyết các vấn đề kém hiệu quả
Thẻ Kanban giúp phát hiện những sự chậm trễ tiềm ẩn. Hình dung quy trình làm việc của bạn giúp bạn xác định chính xác các giai đoạn mà công việc bị tích tụ hoặc trì hoãn.
Cho dù đó là một công việc cụ thể, một thành viên nhóm cụ thể hay một quy trình không hiệu quả, Kanbanization (vâng, đó là một từ) giúp hiển thị những điểm nghẽn này, cho phép bạn tập trung nỗ lực cải tiến vào những lĩnh vực quan trọng nhất.
Khuyến khích sự hợp tác trong nhóm
Thẻ Kanban thúc đẩy sự hợp tác bằng cách cung cấp một hình ảnh chung về công việc đang tiến hành. Sự minh bạch này thúc đẩy giao tiếp và hiểu biết tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm, dẫn đến tăng quyền sở hữu, tinh thần đồng đội mạnh mẽ hơn và kết quả tốt hơn.
Điều này phù hợp với giá trị Agile của cá nhân và sự tương tác hơn là quy trình và công cụ, nhấn mạnh tầm quan trọng của kết nối con người trong việc đạt được kết quả thành công.
Quản lý hàng tồn kho an toàn
Thẻ Kanban giúp các nhóm quản lý kho dự trữ an toàn bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng về mức tồn kho và tình trạng thiếu hụt tiềm ẩn.
Điều này giúp họ duy trì sự cân bằng giữa việc giữ lượng hàng tồn kho an toàn để tránh tình trạng thiếu hàng và giảm lãng phí, từ đó dẫn đến chi phí thấp hơn và chuỗi cung ứng linh hoạt hơn.
Nâng cao năng suất và hợp lý hóa quản lý dự án
Thẻ Kanban cung cấp một phương pháp có cấu trúc và trực quan để tổ chức công việc.
Bằng cách giới hạn WIP, các nhóm có thể tránh được việc đa nhiệm và chuyển đổi bối cảnh, những yếu tố được biết là làm giảm năng suất. Các thẻ cũng cho phép các nhóm theo dõi tiến độ, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và giải quyết các vấn đề trong thời gian thực, từ đó cải thiện hiệu quả và hiệu suất tổng thể.
Cấu trúc này phù hợp với các nguyên tắc Agile và hỗ trợ cải tiến liên tục và khả năng thích ứng.
Các loại thẻ Kanban khác nhau
Giờ chúng ta đã hiểu mục đích và lợi ích của thẻ Kanban, hãy cùng khám phá các ví dụ về bảng Kanban khác nhau và cách sử dụng chúng:
- Thẻ Kanban vật lý: Đây là những thẻ chỉ mục cổ điển hoặc ghi chú dán mà bạn có thể thấy trên bảng Kanban vật lý. Chúng đơn giản và rất phù hợp cho các dự án cơ bản, thực tế
- Thẻ Kanban ảo hoặc kỹ thuật số: Đây là phiên bản kỹ thuật số của thẻ vật lý, thường được sử dụng trong các công cụ lập kế hoạch dự án và phần mềm quản lý. Chúng mang lại sự linh hoạt hơn và cho phép cập nhật và chia sẻ dễ dàng
- Thẻ Kanban có mục phụ: Đối với các công việc phức tạp, bạn có thể sử dụng thẻ có mục phụ. Điều này cho phép bạn chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bạn có thể xem tiến độ của từng mục phụ và có cái nhìn rõ ràng hơn về trạng thái tổng thể của công việc
- Thẻ Kanban có hình ảnh: Những thẻ này bao gồm hình ảnh để làm cho bảng Kanban trở nên hấp dẫn và giàu thông tin hơn. Hình ảnh có thể giúp truyền tải thông tin nhanh chóng hoặc thể hiện một công việc hoặc dự án cụ thể. Ví dụ, hình ảnh của một sản phẩm có thể được sử dụng trên thẻ để thể hiện quá trình phát triển của sản phẩm đó
Áp dụng thẻ Kanban
Việc triển khai thẻ Kanban bao gồm cài đặt bảng, tạo thẻ và quản lý quy trình làm việc.
Hãy cùng khám phá các thành phần chính của hệ thống Kanban, lợi ích của thẻ Kanban kỹ thuật số và cách phần mềm chuyên dụng có thể giúp hợp lý hóa quy trình.
Bắt đầu với thẻ Kanban
Bảng Kanban bao gồm ba yếu tố chính: thẻ, cột và làn.
- Thẻ: Thẻ Kanban đại diện cho các công việc hoặc mục công việc riêng lẻ. Chúng thường bao gồm các thông tin cần thiết như tên công việc, mô tả, người được giao, ngày đáo hạn và các tệp đính kèm hoặc nhận xét liên quan. Bạn có thể mã hóa màu hoặc dán nhãn cho thẻ để biểu thị mức độ ưu tiên, trạng thái hoặc các thuộc tính quan trọng khác
- Cột: Các cột trên bảng Kanban đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, chẳng hạn như "Việc cần làm", "Đang tiến hành", "Đang xem xét" và "Đã hoàn thành". Các cột này giúp hình dung luồng công việc và đảm bảo các công việc được tiến hành hiệu quả trong suốt quá trình
- Swimlanes: Swimlanes, hay các nhóm con, như chúng tôi đã đề cập ở trên, là các phân chia ngang trong bảng Kanban cho phép bạn phân loại công việc dựa trên các tiêu chí cụ thể. Ví dụ, bạn có thể có các swimlanes riêng biệt cho các dự án, nhóm hoặc mức độ ưu tiên khác nhau
Bằng cách hiểu các yếu tố cơ bản này, bạn sẽ có đủ kiến thức để thiết kế và triển khai hệ thống Kanban phù hợp với nhu cầu và quy trình riêng của nhóm.
Thẻ Kanban kỹ thuật số và cách sử dụng hiệu quả
Mặc dù bảng Kanban vật lý có sức hấp dẫn nhờ tính trực quan và trải nghiệm thực tế, thẻ Kanban kỹ thuật số (phần mềm Kanban) mang lại nhiều lợi thế.
Bạn có thể dễ dàng cập nhật, chia sẻ và cộng tác bằng cách sử dụng chúng. Hơn nữa, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất ghi chú dán.
Thẻ kỹ thuật số thường chứa các tính năng bổ sung như tệp đính kèm, nhận xét và thanh tiến độ, cung cấp bối cảnh phong phú hơn và theo dõi tiến độ tốt hơn.
Dưới đây là một số cách hiệu quả để sử dụng thẻ Kanban kỹ thuật số:
- Cập nhật thời gian thực: Thẻ kỹ thuật số có thể được cập nhật ngay lập tức, đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào thông tin mới nhất
- Công cụ cộng tác: Nhiều công cụ Kanban kỹ thuật số cho phép các thành viên trong nhóm bình luận trên thẻ, chia sẻ tệp và giao tiếp trực tiếp trong nền tảng
- Tích hợp với các công cụ khác: Hệ thống Kanban điện tử thường có thể tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác, giúp quản lý công việc trên các nền tảng khác nhau dễ dàng hơn
Vai trò của phần mềm trong việc tạo và quản lý thẻ Kanban
Để quản lý hệ thống thẻ Kanban kỹ thuật số của bạn một cách hiệu quả, bạn sẽ cần phần mềm Kanban trả phí hoặc miễn phí.
Các công cụ này thường cung cấp các tính năng để tạo và di chuyển thẻ Kanban, cài đặt thời hạn, phân công công việc và tạo báo cáo.
Một bộ quản lý dự án đa năng nổi bật là ClickUp, tích hợp liền mạch với các công cụ và giải pháp quản lý dự án phát triển phần mềm khác mà bạn có thể đã sử dụng.
Bảng Kanban ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để tạo và quản lý thẻ Kanban kỹ thuật số.
Với ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng các nhóm con: Sắp xếp công việc một cách trực quan theo các tiêu chí khác nhau bằng cách sử dụng các nhóm con (swimlanes). Điều này cho phép bạn nhóm các công việc liên quan đến các khía cạnh hoặc ưu tiên cụ thể, giúp tăng cường hiển thị và tổ chức. Dưới đây là một vài ví dụ:
Thẻ chính: Tiến hành nghiên cứu thị trường
- Công việc con 1: Xác định đối tượng mục tiêu
- Công việc con 2: Thu thập dữ liệu hiện có
- Công việc con 3: Tiến hành nghiên cứu sơ bộ
- Công việc con 4: Phân tích dữ liệu
- Công việc con 5: Chuẩn bị báo cáo nghiên cứu thị trường
Thẻ chính: Tạo poster dự án
- Công việc con 1: Xác định kích thước và định dạng poster
- Công việc con 2: Phát triển một thiết kế hấp dẫn
- Công việc con 3: Bao gồm thông tin khóa
- Công việc con 4: Hiệu đính và chỉnh sửa
- Công việc con 5: In hoặc hiển thị
Thẻ chính: Xem lại chi tiết dự án
- Công việc con 1: Thu thập tất cả tài liệu dự án
- Công việc con 2: Xem lại mục tiêu dự án
- Công việc con 3: Đánh giá phạm vi dự án
- Công việc con 4: Xác định rủi ro và thách thức tiềm ẩn
- Công việc con 5: Phát triển kế hoạch dự phòng
- Sáng tạo với tùy chỉnh thẻ: Tùy chỉnh thẻ của bạn bằng cách thêm hình ảnh, thẻ tùy chỉnh và hơn thế nữa. Thay đổi kích thước thẻ, xếp chồng và sắp xếp lại các trường, đồng thời thêm danh sách kiểm tra để tùy chỉnh thẻ theo mọi nhu cầu của bạn
- Cải thiện hiệu quả với giới hạn WIP: Đặt giới hạn WIP để tránh quá tải công việc và duy trì sự tập trung. Dễ dàng điều chỉnh hoặc xóa giới hạn để tăng hiệu quả và đảm bảo giao hàng suôn sẻ
- Tùy chỉnh quy trình làm việc của bạn: Tạo các cột linh hoạt phù hợp với các giai đoạn quy trình làm việc cụ thể của bạn, chẳng hạn như Phạm vi, Đang tiến hành, Đang chờ xem xét và Đã hoàn thành Tùy chỉnh thẻ bằng hình ảnh, nhãn, màu sắc và trường tùy chỉnh để hiển thị công việc rõ ràng
- Cộng tác trong thời gian thực: Phân công công việc, thêm nhận xét và đính kèm tệp trực tiếp trong thẻ. Điều này giúp mọi người luôn kết nối và đảm bảo nhóm của bạn luôn đồng bộ
- Tăng cường sự rõ ràng và tập trung: Sử dụng nhãn mã màu, ngày đáo hạn và thẻ ưu tiên để đánh dấu các công việc quan trọng, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Với thẻ Kanban kỹ thuật số và phần mềm chuyên dụng như ClickUp, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tối đa hóa hiệu quả và thực hiện các dự án thành công hơn.
Sử dụng mẫu thẻ Kanban
Mặc dù bảng Kanban kỹ thuật số rất dễ sử dụng, bạn có thể đơn giản hóa quá trình sử dụng bảng Kanban bằng các mẫu thẻ Kanban.
Hai mẫu Kanban sau đây của ClickUp cung cấp cấu trúc cơ bản, bao gồm tiêu đề, mô tả, ngày đáo hạn, người được giao và các trường khác.
Mẫu Bảng Kanban ClickUp
Mẫu Bảng Kanban ClickUp cung cấp cấu trúc đơn giản để giúp bạn bắt đầu quản lý các dự án và nhiệm vụ của mình bằng phương pháp Kanban. Mẫu này bao gồm những nội dung sau:
- Trạng thái tùy chỉnh: Điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu dự án của bạn, từ "Cần làm" đến "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành"
- Công việc con lồng nhau: Phân chia các công việc phức tạp thành các mục nhỏ hơn, có thể thực hiện được để đảm bảo mọi chi tiết đều được xử lý
- Phụ thuộc công việc: Hình dung mối quan hệ giữa các công việc, giúp bạn quản lý dòng thời gian và tránh tắc nghẽn
- Nhãn ưu tiên: Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất
- Tự động hóa: Thiết lập các quy tắc để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi thủ công
Lợi ích cho bạn là gì?
- Tăng cường hiển thị: Đánh giá nhanh trạng thái dự án trong nháy mắt, cho phép ra quyết định sáng suốt
- Cải thiện sự hợp tác: Xem ai chịu trách nhiệm cho từng công việc, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm
- Tính linh hoạt: Điều chỉnh bảng để phù hợp với các loại dự án khác nhau, từ phát triển phần mềm đến chiến dịch tiếp thị
- Tăng hiệu quả: Cho phép hoàn thành dự án nhanh hơn và nâng cao tinh thần làm việc của nhóm
Mẫu lộ trình chế độ xem ClickUp Kanban
Mẫu Lộ trình chế độ xem ClickUp Kanban kết hợp các lợi ích của bảng Kanban với chế độ xem lộ trình, cung cấp một công cụ trực quan hóa dự án tất cả trong một. Dưới đây là thông tin chi tiết về những gì mẫu này cung cấp:
Cấu trúc bảng Kanban
- Tương tự như mẫu bảng Kanban được tạo sẵn, mẫu này cung cấp danh sách Kanban (các giai đoạn) để thể hiện quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn này dựa trên nhu cầu của dự án
Tích hợp chế độ xem lộ trình
- Tính năng độc đáo này cung cấp chế độ xem dòng thời gian cấp cao bên cạnh bảng Kanban của bạn
- Bạn có thể hình dung các cột mốc, thời hạn và giai đoạn dự án sắp tới trong lộ trình
Tại sao nên sử dụng Mẫu lộ trình chế độ xem Kanban của ClickUp?
- Tăng cường hiển thị dự án: Mẫu này cung cấp chế độ xem kép, giúp bạn hiểu rõ cả các giai đoạn quy trình làm việc hiện tại (bảng Kanban) và dòng thời gian tổng thể (lộ trình)
- Cải thiện giao tiếp và sự thống nhất: Bằng cách hiển thị các cột mốc và thời hạn sắp tới, mẫu này thúc đẩy giao tiếp tốt hơn và giúp mọi người cùng hiểu về dòng thời gian của dự án
- Xếp hạng công việc chiến lược: Xem lộ trình cùng với các công việc của bạn giúp xếp hạng công việc hiệu quả, đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu dự án dài hạn
Khi nào nên sử dụng mẫu này?
- Mẫu này lý tưởng cho các dự án có các giai đoạn và cột mốc được xác định rõ ràng
- Điều này rất hữu ích cho các nhóm cần trực quan hóa cả công việc ngắn hạn và mục tiêu dài hạn trong một chế độ xem duy nhất
Giao diện của ClickUp tinh tế hơn nhiều so với Trello. Từ cách trình bày trực quan chung đến mức độ kiểm soát của người dùng đối với giao diện... Nó không chỉ là một bảng Kanban, mà ngay cả chế độ xem Kanban cũng gọn gàng hơn.
Giao diện của ClickUp tinh tế hơn nhiều so với Trello. Từ cách trình bày trực quan chung đến mức độ kiểm soát của người dùng đối với giao diện... Nó không chỉ là một bảng Kanban, mà ngay cả chế độ xem Kanban cũng gọn gàng hơn.
Hướng dẫn từng bước để tạo và sử dụng thẻ Kanban trong ClickUp
1. Truy cập mẫu Kanban
- Đăng ký trên ClickUp
- Mở Menu Hành động Nhanh ClickUp
- Điều hướng đến Trung tâm mẫu
- Trong phần danh mục, chọn Kanban
- Chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn dựa trên cấp độ mẫu (Sơ cấp, Trung cấp, Nâng cao)
2. Khám phá các yếu tố khóa của mẫu
- Mẫu bao gồm các chế độ xem được định nghĩa sẵn (Bảng, Tài liệu), trạng thái (Đã đóng, Tùy chỉnh, Đang mở) và các trường tùy chỉnh để dễ dàng tùy chỉnh
- Tận dụng tự động hóa để phân tích quy trình làm việc
- Mẫu này cung cấp cấu trúc linh hoạt để quản lý dự án trực quan và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
3. Xác định cột
- Tạo các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc (ví dụ: "Việc cần làm", "Đang tiến hành", "Đã hoàn thành")
- Sử dụng Chế độ xem Bảng của ClickUp để tùy chỉnh các cột theo dự án của bạn
4. Thêm công việc
- Tạo công việc và phân công cho các thành viên trong nhóm
- Bắt đầu bằng cách thêm công việc vào cột "Việc cần làm"
5. Xác lập quy tắc quy trình làm việc
- Xác định quy tắc di chuyển công việc giữa các cột
- Sử dụng Tự động hóa ClickUp để tự động hóa quá trình chuyển đổi nhiệm vụ dựa trên các điều kiện cụ thể
6. Theo dõi tiến độ
- Thường xuyên xem lại bảng Kanban để theo dõi trạng thái công việc
- Sử dụng Bảng điều khiển của ClickUp để xem tổng quan nhanh về tiến độ
Các phương pháp hay nhất khi sử dụng thẻ Kanban
Để tận dụng tối đa thẻ Kanban, bạn cần biết nhiều hơn là cách sử dụng chúng. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu quả của thẻ và đạt được mục tiêu quản lý dự án.
Để tối đa hóa lợi ích của thẻ Kanban, điều quan trọng là tránh những sai lầm phổ biến.
- Một sai lầm lớn là đặt quá nhiều thông tin vào thẻ. Hãy giữ cho thẻ đơn giản và tập trung vào các chi tiết cần thiết
- Một vấn đề phổ biến khác là bỏ qua việc cập nhật thẻ thường xuyên. Thông tin lỗi thời có thể dẫn đến hiểu lầm và thiếu hiệu quả
Ngoài việc ghi nhớ những thách thức, bạn cũng phải nhớ những điểm khóa sau:
- Giữ hình ảnh trực quan: Bảng Kanban là công cụ trực quan. Sử dụng màu sắc, nhãn hoặc biểu tượng để truyền đạt thông tin nhanh chóng
- Giới hạn công việc đang tiến hành: Tránh đồng thời tạo quá nhiều công việc cho nhóm của bạn. Tập trung hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc khác
- Cải tiến liên tục: Thường xuyên xem lại bảng Kanban để xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm rõ hơn chế độ xem thẻ Kanban. Bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, bạn có thể tự động thay đổi giao diện của thẻ dựa trên các tiêu chí nhất định.
Ví dụ về cách sử dụng định dạng có điều kiện để mang lại lợi ích cho bạn: Bạn có thể đặt điều kiện để đánh dấu các công việc quá hạn bằng màu đỏ, giúp dễ dàng phát hiện các thời hạn bị bỏ lỡ. Điều này giúp bạn nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
Các phương pháp hay nhất này giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và giúp bạn đạt được mục tiêu dự án.
Bắt đầu hành trình Kanban của bạn với ClickUp
Thẻ Kanban là một hệ thống đã được thời gian kiểm chứng để chuyển đổi quy trình làm việc và giúp bạn hoàn thành tất cả các mục tiêu quản lý dự án bằng cách trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang tiến hành và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
Với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng mạnh mẽ của ClickUp, các nhóm có thể tạo bảng Kanban phù hợp với nhu cầu của họ, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và cộng tác hiệu quả hơn.
Sự kết hợp độc đáo giữa tính linh hoạt, khả năng tùy chỉnh và tích hợp giúp nó khác biệt với các bảng Kanban khác, trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất và hiệu quả.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!