Cảm giác thứ Sáu cũng giống như cảm giác thứ Hai.
Nếu bạn từng cảm thấy uể oải khi làm việc vào chiều thứ Sáu, bạn không phải là người duy nhất. Một nghiên cứu năm 2023 cho thấy nhân viên có xu hướng mắc nhiều lỗi chính tả hơn và làm việc kém hiệu quả hơn vào thứ Sáu.
Rốt cuộc, thứ Sáu là ngày trong tuần khi dopamine tăng cao khi bạn lướt TikTok. Email bạn phải viết? Hãy để đến cuối tuần rồi viết, bạn tự nhủ.
Và cứ thế, danh sách công việc cần làm ngày càng dài ra, buộc bạn phải hy sinh kế hoạch cuối tuần hoặc khiến buổi sáng thứ Hai tuần sau trở nên bận rộn đến không chịu nổi.
Nhưng điều gì khiến thứ Sáu kém năng suất hơn và làm thế nào để bạn có thể đảo ngược tình thế?
Hãy tiếp tục đọc để biết một số mẹo đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả để làm cho ngày thứ Sáu của bạn năng suất như các ngày khác trong tuần.
Hiểu về sự sụt giảm năng suất vào thứ Sáu
Căng thẳng và mệt mỏi tích tụ trong suốt tuần là một trong những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến năng suất giảm sút vào chiều thứ Sáu. Tâm lý mong chờ cuối tuần có thể khiến nhân viên mất tập trung vào công việc, dẫn đến năng suất giảm sút.
Khi tuần làm việc sắp kết thúc, sự cấp bách trong việc hoàn thành công việc có thể giảm đi, dẫn đến việc hoàn thành ít công việc hơn.
Tác động của làm việc từ xa đến năng suất vào thứ Sáu
Theo Forbes, làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt, nhưng duy trì năng suất là một thách thức. Việc không có giờ làm việc cố định có thể dẫn đến sụt giảm năng suất, đặc biệt là vào cuối tuần.
Mặt khác, mặc dù làm việc từ xa giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng nó có thể làm mờ ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Điều này có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm năng suất vào cuối tuần làm việc.
Tuần làm việc ngắn hơn và tác động tiềm năng của nó đối với năng suất
Gần đây, Tây Ban Nha đã tiến hành một thử nghiệm để đánh giá tác động của tuần làm việc bốn ngày đối với năng suất và mức độ căng thẳng của nhân viên. Kết quả cho thấy nhân viên làm việc hiệu quả hơn sau thời gian dùng thử. Họ cảm thấy khỏe mạnh hơn, ít căng thẳng hơn, ít mệt mỏi hơn và hài lòng hơn với công việc.
Định luật Parkinson cho rằng công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành. Tuần làm việc ngắn hơn giúp tăng hiệu quả vì nhân viên có động lực hoàn thành công việc trong một khung thời gian giới hạn. Điều này cũng có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên, từ đó cải thiện sức khỏe tinh thần và sự hài lòng trong công việc.
Mặc dù có nhiều lợi ích, tuần làm việc ngắn vẫn chưa trở thành tiêu chuẩn trên toàn thế giới. Cho đến khi đó, bạn phải xử lý công việc thứ Sáu một cách khôn ngoan và tìm ra giải pháp để duy trì năng suất mà không ảnh hưởng đến sức khỏe.
Các chiến lược để tăng năng suất làm việc vào thứ Sáu
Hãy cùng xem một số chiến lược tốt nhất để tăng năng suất vào thứ Sáu. Áp dụng chúng và tận hưởng một cuối tuần không lo lắng và một thứ Hai không quá căng thẳng!
1. Bắt đầu ngày mới sớm
Thứ Sáu thường có cảm giác như phần mở rộng của cuối tuần, khiến bạn muốn ở trên giường thêm một giờ trước khi bắt đầu ngày mới. Tất cả chúng ta đều thích ngủ thêm một chút, nhưng việc này vào thứ Sáu có thể không tốt cho năng suất làm việc của bạn.
Thay vào đó, hãy bắt đầu ngày mới sớm, tuân thủ thói quen buổi sáng và đến bàn làm việc đúng giờ. Hãy duy trì sự nhất quán trong cách bạn bắt đầu ngày mới và thời gian cụ thể, ngay cả vào thứ Sáu, để 8 giờ làm việc tiếp theo cảm thấy giống như một ngày làm việc bình thường.
Đừng lao ngay vào công việc khó. Thay vào đó, hãy dành giờ làm việc đầu tiên để xem lại kế hoạch công việc của bạn. Kiểm tra tiến độ bạn và nhóm của bạn đã đạt được trong tuần này, phân tích xem có công việc nào cần thêm nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Nếu bạn chưa có khung kế hoạch công việc, bạn có thể tham khảo ClickUp, một nền tảng quản lý dự án và nhiệm vụ cung cấp các mẫu đa dạng để lập kế hoạch công việc và khối lượng công việc.
Ví dụ, Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Công việc của ClickUp giúp bạn xác định mục tiêu dự án, đo lường tiến độ, phân tích quy trình để xác định các vấn đề, cải thiện quy trình và hiệu suất, đồng thời duy trì kiểm soát các quy trình mới. Tất cả điều này sẽ đảm bảo bạn duy trì hiệu suất và năng suất trong suốt tuần.
Mẫu sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn này cho phép bạn:
- Phác thảo mục tiêu dự án
- Có chế độ xem toàn diện về dự án của bạn với tính năng cập nhật trạng thái tự động
- Sắp xếp công việc với tính năng kéo và thả liền mạch
- Thêm hoặc xóa công việc
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Xác định các điểm nghẽn và giải quyết ngay lập tức để cải thiện hiệu suất
Hãy nhìn lại và xem xét mọi thứ bạn đã đạt được trong một tuần hoặc một tháng, và bắt đầu ngày thứ Sáu của bạn với một ghi chú tích cực, tràn đầy năng lượng!
2. Ưu tiên công việc
Những nhân viên làm việc hiệu quả dành thời gian để phân tích những công việc nào mang lại hiệu quả, sau đó đặt chúng lên đầu danh sách công việc cần làm. Bạn phải thêm chiến lược này vào kế hoạch năng suất của mình để tận dụng tối đa ngày thứ Sáu.
Quá trình này bao gồm hai bước:
- Chia công việc thành các mục nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Ưu tiên các mục hành động dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng
Được thiết kế để đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án, tổ chức quy trình làm việc và hợp tác, ClickUp Tasks có thể giúp bạn thực hiện các bước này.
Bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để:
- Chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ
- Giao công việc cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm
- Giao tiếp và chia sẻ tài nguyên bằng nhận xét công việc
- Thêm thẻ tùy chỉnh để nhanh chóng lấy chúng từ các địa điểm khác nhau
- Đặt nhắc nhở cho các công việc lặp lại
Khi bạn đã chuẩn bị xong các nhiệm vụ, hãy sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để:
- Đánh dấu công việc là Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên cùng với ước lượng thời gian cho mỗi công việc
- Lập kế hoạch hành động với các ưu tiên bên cạnh mỗi công việc
- Sử dụng Phụ thuộc trong ClickUp để xác định nhiệm vụ nào đang chờ hoàn thành các mục hành động khác
Khi bạn đang xử lý nhiều dự án với một loạt nhiệm vụ và công việc con, việc sắp xếp và ưu tiên chúng một cách nhanh chóng là một thách thức. Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp cung cấp một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này, cho phép bạn trực quan hóa các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng.
Hãy cùng tìm hiểu cách thức hoạt động của ma trận này:
- Quadrant 1 đại diện cho các công việc có mức độ khẩn cấp cao, mức độ quan trọng thấp (Việc cần làm tiếp theo)
- Quadrant 2 đại diện cho các công việc có mức độ khẩn cấp cao, mức độ quan trọng cao (Cần làm trước)
- Quadrant 3 đại diện cho các công việc có mức độ khẩn cấp thấp, mức độ quan trọng thấp (Làm sau cùng)
- Quadrant 4 đại diện cho các công việc có mức độ khẩn cấp thấp, mức độ quan trọng cao (Làm sau)
Khi bạn phân chia công việc vào các ô, bạn có thể hiểu công việc nào cần được xử lý ngay và công việc nào có thể làm sau. Mẫu này giúp các nhóm đa chức năng thống nhất về thứ tự công việc. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng khung này để theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ thời hạn.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy cân nhắc sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian tốt hơn và tập trung nỗ lực vào những công việc có ý nghĩa nhất trước tiên.
3. Lên kế hoạch trước
Khi bạn cảm thấy bế tắc với một công việc, đừng ép buộc bản thân. Hãy gác công việc đó sang một bên và làm việc khác không khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, chẳng hạn như lập kế hoạch cho tuần tới. Thực hiện các bước sau và chuẩn bị cho một tuần làm việc hiệu quả:
- Sắp xếp các công việc ưu tiên cho tuần tới
- Đặt mục tiêu hàng tuần cho bản thân (và cho cả nhóm của bạn, nếu bạn là trưởng nhóm hoặc quản lý)
- Dành thời gian cho các cuộc họp quan trọng hoặc các sự kiện khác cần thời gian chính xác
- Lên lịch các hoạt động hàng ngày phù hợp với mục tiêu hàng tuần
Nếu công việc của bạn liên quan đến việc quản lý các dự án phức tạp, nhiều nhiệm vụ và phụ thuộc, cũng như các sự kiện lặp lại, việc lên lịch thủ công sẽ mất nhiều thời gian. Nhưng không phải khi bạn có các mẫu chặn thời gian của ClickUp bên cạnh!
Mẫu ClickUp Schedule Blocking là một khung để theo dõi các cam kết trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với kế hoạch cá nhân và công việc.
Dưới đây là một số mẹo sử dụng mẫu này để theo dõi kế hoạch hàng tuần của bạn:
- Ưu tiên công việc quan trọng nhất trước
- Hiểu sự phụ thuộc giữa các công việc
- Lập kế hoạch và phân chia lịch trình một cách trực quan
- Đặt dòng thời gian để hoàn thành công việc
- Hình dung công việc nào tốn bao nhiêu thời gian
- Bao gồm thời gian nghỉ ngơi trong kế hoạch
Khi lập kế hoạch cho tuần của mình theo cách này, bạn có thể tổ chức công việc tốt hơn, loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và quản lý tất cả công việc của mình tại một địa điểm trung tâm. Bạn không cần phải lọc email, trò chuyện và bảng tính để tìm ra danh sách công việc cần làm trong tuần.
Mẹo nhanh về cân bằng cuộc sống và công việc để duy trì năng suất: khi lập lịch trình cho các công việc khác nhau, đừng quên dành thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng!
4. Sử dụng thời gian nghỉ ngơi một cách hiệu quả
Chỉ làm việc mà không giải trí sẽ giết chết năng suất. Nếu bạn muốn tối đa hóa năng suất mà không ảnh hưởng đến sức khỏe, bạn cần thường xuyên nghỉ ngơi giữa các công việc.
Hãy thử kỹ thuật Pomodoro nếu bạn chưa từng thử — làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút, rồi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Bạn có thể sử dụng công cụ Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để ghi lại khối 25 phút từ thiết bị bạn chọn.
Bạn cũng có tùy chọn thêm ghi chú vào mỗi khối thời gian, để vào cuối ngày, bạn có thể xem lại mình đã sử dụng thời gian của mình như thế nào.
Ngoài những khoảng nghỉ 5 phút này, bạn phải lên lịch thời gian nghỉ ngơi thích hợp để giải tỏa đầu óc, xua tan căng thẳng và duy trì sự tập trung, đặc biệt là vào thứ Sáu. Đó có thể là 15 phút đi dạo trong công viên hoặc 30 phút ngủ trưa - tùy theo công việc của bạn.
Mẫu Khối thời gian hàng ngày của ClickUp cũng có thể giúp bạn trong việc này. Nó cho phép bạn có một ngày làm việc hiệu quả và tối ưu hóa sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Được thiết kế cho các chuyên gia phải đảm nhiệm nhiều vai trò và xử lý nhiều công việc trong ngày, mẫu này giúp bạn:
- Hình dung các công việc quan trọng nhất và lên lịch cho chúng trong những giờ làm việc hiệu quả nhất
- Xác định công việc cần làm ngay, lên lịch làm sau, giao cho người khác hoặc xóa bỏ
- Đặt ước lượng thời gian thực tế cho từng công việc để tránh nhận quá nhiều việc
- Dành thời gian để theo đuổi sở thích, thư giãn và suy ngẫm, để bạn không bị kiệt sức
Hãy làm theo mẫu và thực hiện các hành động hàng ngày để tiến gần hơn đến mục tiêu của bạn, đồng thời dành đủ thời gian cho sở thích ngoài công việc.
5. Mẹo tổ chức để tăng năng suất
Sắp xếp bàn làm việc — giống như dọn giường — là việc đầu tiên vào buổi sáng có vẻ tầm thường, nhưng lại là cách tăng năng suất hiệu quả. Cả hai công việc này đều khiến bạn cảm thấy như đã hoàn thành một việc gì đó — một cảm giác tuyệt vời để bắt đầu một ngày mới.
Không gian làm việc gọn gàng (cho dù bạn làm việc tại nhà hay tại văn phòng) giúp tránh xa những yếu tố gây xao lãng. Ví dụ, nếu bạn có nhiều tài liệu và tập tin nằm rải rác trên bàn làm việc, bạn sẽ khó tìm được tài liệu cần thiết vào đúng thời điểm và sự tập trung của bạn sẽ bị chuyển sang công việc khác.
Mặt khác, khi bạn dành vài phút để sắp xếp bàn làm việc, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những thứ mình cần và có một ngày làm việc hiệu quả, không bị phân tâm. Ngoài ra, một bàn làm việc gọn gàng sẽ tạo cảm giác thân thiện hơn một bàn làm việc bừa bộn.
Điều này cũng đúng với màn hình máy tính của bạn. Một công cụ quản lý tệp như ClickUp giúp bạn phân loại các tài liệu, tệp, PDF và các tài nguyên khác liên quan đến dự án của bạn thành các Thư mục riêng biệt có Thẻ, đảm bảo truy xuất nhanh chóng.
| Đọc thêm: 15 mẹo làm việc tại nhà để tăng năng suất làm việc từ xa |
6. Giao tiếp và các cuộc họp vào thứ Sáu
Nếu bạn phải tham dự các cuộc họp vào thứ Sáu, hãy lên lịch vào buổi chiều (hoặc khi bạn ít năng suất hơn). Các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ như phát triển một nghiên cứu điển hình hoặc viết mã phức tạp cần sự tập trung toàn bộ, vì vậy tốt hơn là bạn nên để những công việc đó cho một thời điểm khác.
Trong khi đó, trong các cuộc họp, bạn nói chuyện với các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng, hợp tác để đưa ra ý tưởng và thảo luận về tiến độ dự án, khiến công việc trở nên bớt nhàm chán.
Tuy nhiên, các cuộc họp không phải lúc nào cũng hiệu quả. Tránh các cuộc họp không cần thiết nếu có thể và chuyển sang giao tiếp không đồng bộ bất cứ khi nào bạn cần ý kiến hoặc giải thích từ các thành viên trong nhóm.
Đây là lúc chế độ xem Trò chuyện của ClickUp có thể giúp ích.
- Giao tiếp với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài và phân công các mục hành động bằng tính năng [@]đề cập hoặc bình luận được gán cho công việc
- Chia sẻ liên kết trang web, tệp, bảng tính và các tệp đính kèm khác
- Định dạng tin nhắn của bạn bằng các khối mã, danh sách gạch đầu dòng và băng rôn để đảm bảo tính rõ ràng
Làm việc không đồng bộ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nhu cầu chuyển đổi bối cảnh (ví dụ: chuyển sự tập trung từ công việc này sang công việc khác, như tham dự cuộc họp với nhóm hỗ trợ khách hàng và quay lại công việc mã hóa), giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn vào thứ Sáu.
Đạt được một tuần làm việc hiệu quả và cân bằng với ClickUp
Nhân viên không đạt năng suất cao nhất vào thứ Sáu. Nhưng đồng thời, bạn cũng không thể lơ là công việc: một ngày thứ Sáu lười biếng thường dẫn đến một buổi sáng thứ Hai khủng khiếp khi bạn phải bù đắp năng suất đã mất.
Ngoài các chiến lược đã thảo luận ở trên, ClickUp có thể giúp bạn vượt qua ngày làm việc cuối cùng trong tuần mà không tốn một giọt mồ hôi. Tính năng lập kế hoạch hàng ngày giúp bạn theo dõi công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm nếu bạn gặp khó khăn.
Và cuối cùng, bạn có thể chào đón cảm giác thứ Sáu và bắt đầu chế độ cuối tuần mà không ảnh hưởng đến năng suất làm việc của mình. Hãy bắt đầu biến thứ Sáu thành ngày làm việc hiệu quả nhất của bạn. Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!