Huấn luyện Agile: Tầm quan trọng, Thách thức và Các thực hành tốt nhất

Bạn đã từng nghe câu nói, "Agile là một tư duy"?

Đối với những người thực hành nghiêm túc, agile là một triết lý và cách làm việc hơn là một quy trình bắt buộc. Họ nói rằng bạn không "làm" agile mà "trở thành" agile.

Điều này có thể có ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào mức độ trưởng thành của nhóm bạn. Kết quả là, các nhóm sẽ hiểu agile theo cách phù hợp nhất với công việc của họ và tiếp tục cải thiện từ đó.

Tuy nhiên, bạn cần thực hành liên tục để toàn bộ nhóm áp dụng một cách thống nhất. Bạn cần có hướng dẫn và các nguyên tắc bảo vệ. Huấn luyện viên agile sẽ giúp bạn làm chính xác điều đó.

Agile Coaching là gì?

Huấn luyện Agile là quá trình giúp các nhóm áp dụng phương pháp làm việc Agile. Quá trình này bao gồm hướng dẫn các tổ chức, nhóm và cá nhân áp dụng và thực hành các nguyên tắc Agile.

Mặc dù thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển phần mềm, nhưng bất kỳ tổ chức nào trong lĩnh vực tiếp thị, sản xuất, xây dựng, v.v. đều có thể sử dụng các kỹ thuật linh hoạt. Huấn luyện viên linh hoạt giúp thực hiện điều này bằng cách:

Một scrum master thực hiện huấn luyện agile cho cá nhân và nhóm. Chức danh 'huấn luyện viên agile' dành riêng cho những người có kinh nghiệm làm việc với nhiều nhóm và lãnh đạo tổ chức để mở rộng quy mô các chương trình agile. Nhìn chung, cả hai đều thực hiện những vai trò tương tự nhau.

Các yếu tố của huấn luyện Agile

Huấn luyện Agile kết hợp các yêu cầu kinh doanh, cung cấp công nghệ và khoa học hành vi để cải thiện kết quả dự án. Điều này liên quan đến một số yếu tố trái ngược nhau. Dưới đây là những gì nó đòi hỏi.

1. Hiểu mục tiêu của agile

Trước khi đi vào cách thức thực hiện agile, cần phải biết lý do tại sao. Các mục tiêu agile phổ biến nhất là:

Huấn luyện viên agile giúp các nhóm hiểu mục tiêu của chuyển đổi agile và làm việc để đạt được chúng.

Ví dụ, đối với mục tiêu cải tiến liên tục, huấn luyện viên agile sẽ hỗ trợ việc đánh giá và tổng kết kịp thời. Họ sẽ giúp nhóm thu thập phản hồi và tối ưu hóa hiệu suất trong các sprint sắp tới.

2. Đánh giá hiệu suất hiện tại

Khi một nhóm áp dụng agile, điều quan trọng là phải biết điểm khởi đầu của họ. Một huấn luyện viên agile sẽ giúp nhóm đánh giá hiệu suất hiện tại dựa trên các chỉ số định tính và định lượng, chẳng hạn như năng suất, hiệu quả, tần suất triển khai và kinh nghiệm của nhà phát triển.

Ở giai đoạn này, huấn luyện viên agile cũng sẽ quan sát tư duy và niềm tin của các thành viên trong nhóm để đánh giá mức độ sẵn sàng.

3. Xác định các khu vực cần cải thiện

Thông qua các cuộc hội thoại với các nhóm cũng như quan sát kỹ lưỡng, huấn luyện viên agile ghi chú lại các vấn đề cần giải quyết.

Các vấn đề thường gặp trong giai đoạn đầu áp dụng agile thường là sự cảnh giác đối với các yêu cầu thay đổi hoặc khó phân chia các tính năng thành các công việc có thể hoàn thành trong một tuần. Trong các giai đoạn sau, các thách thức có thể phát sinh trong việc tiến hành các cuộc tổng kết minh bạch hoặc triển khai đủ thường xuyên.

Huấn luyện viên sẽ giúp các nhóm agile xác định những thách thức này trong nội bộ và hướng dẫn họ vượt qua chúng một cách hiệu quả.

4. Giải quyết vấn đề với tư duy linh hoạt

Khi các vấn đề đã được xác định, đã đến lúc hành động. Huấn luyện viên linh hoạt sẽ giúp các nhóm chấp nhận văn hóa linh hoạt với những thay đổi về tư duy, thực tiễn và công cụ mà nó mang lại. Điều này có thể bao gồm:

Tuy nhiên, cần ghi chú rằng chuyển đổi agile không chỉ liên quan đến các nhóm phát triển. Để áp dụng agile thành công, cần có chiến lược lãnh đạo. Huấn luyện viên agile cũng làm việc với lãnh đạo công ty để thống nhất mọi người về các giá trị agile và tạo ra sự thay đổi tích cực.

5. Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm

Huấn luyện viên Agile giúp loại bỏ khoảng cách trong giao tiếp. Họ huấn luyện các nhóm để giữ cho tất cả các bên liên quan được thông tin, thực hành sự minh bạch và rõ ràng trong giao tiếp, đồng thời vượt qua các thách thức trong quá trình thực hiện dự án.

6. Xử lý xung đột

Nơi nào có thay đổi, nơi đó có xung đột. Ban đầu, huấn luyện viên agile đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết những xung đột này. Về lâu dài, họ giúp các nhóm xây dựng khả năng tự giải quyết xung đột.

Mặc dù những yếu tố trên là những thành phần chính của huấn luyện agile, nhưng đó không phải là tất cả. Huấn luyện viên agile đóng góp đáng kể vào mọi giai đoạn của quá trình phát triển phần mềm. Hãy cùng xem điều đó trông như thế nào.

Các giai đoạn của huấn luyện Agile

Khi một nhóm phát triển phần mềm hoặc tổ chức áp dụng agile, họ cam kết chuyển đổi gần như mọi khía cạnh của hệ thống hiện tại. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ lan tỏa của quá trình này.

Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về đóng góp của huấn luyện viên Agile trong quá trình phát triển phần mềm.

Lập kế hoạch

Kế hoạch Agile hoàn toàn khác với kế hoạch phát triển phần mềm truyền thống. Nó bao gồm việc chia nhỏ phần mềm phức tạp thành các đơn vị nhỏ độc lập có thể được phát triển và triển khai trong các sprint, thường là hai tuần.

Công việc đầu tiên của huấn luyện viên agile là giúp các nhóm chấp nhận phương pháp này bằng cách:

Xây dựng

Trong quá trình phát triển phần mềm, các nhóm thường quay trở lại thói quen cũ. Một huấn luyện viên agile sẽ để ý những đối tượng/kỳ/phiên bản như vậy và hướng dẫn nhóm một cách nhẹ nhàng bằng cách:

Kiểm thử

Một trong những mục tiêu chính của phát triển phần mềm linh hoạt là sự xuất sắc về mặt kỹ thuật. Thử nghiệm đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu đó. Huấn luyện viên linh hoạt tập trung vào chất lượng phần mềm bằng cách giúp các nhóm:

Cải tiến liên tục

Agile mà không có cải tiến liên tục thì là gì? Huấn luyện viên agile thiết lập các hệ thống cho các nhóm kỹ sư để:

Như bạn thấy, vai trò của một huấn luyện viên agile là nhẹ nhàng thúc đẩy các nhóm thực hiện tất cả những việc họ đã làm trong nhiều năm theo một cách hoàn toàn khác. Nếu điều đó có vẻ là một công việc nặng nề, bạn đã đúng.

Đây là lý do tại sao tất cả công việc đó sẽ đáng giá.

Lợi ích của huấn luyện Agile

Công việc của một huấn luyện viên là giúp các nhóm kỹ sư thực hiện agile một cách đúng đắn. Tuy nhiên, họ không thể di chuyển quá nhanh và phá vỡ động lực hiện có. Vì vậy, họ cần quan sát, thúc đẩy và từ từ hướng dẫn các nhóm đi đúng hướng, thuyết phục họ về những lợi ích của agile.

Nhóm hiểu rõ hơn về các thực tiễn agile

Agile không phải là một quy trình bắt buộc mà là một sự thay đổi trong cách nghĩ, vì vậy rất dễ bị hiểu nhầm. Huấn luyện viên agile giúp làm rõ ý nghĩa của agile đối với nhóm, bối cảnh và nhu cầu của họ.

Ví dụ: nếu một nhóm đã tổ chức các cuộc họp theo cách truyền thống, họ có thể gặp khó khăn trong việc phân chia thời gian cho các cuộc họp đứng 15 phút. Nếu một nhóm luôn xây dựng dựa trên 'mô tả tính năng', họ có thể gặp khó khăn với 'câu chuyện của người dùng'. Một huấn luyện viên agile sẽ làm rõ những điều này.

Giảm rủi ro chậm trễ và thất bại của dự án

Các giá trị Agile nhấn mạnh phản hồi. Chúng khuyến khích các nhóm Agile xây dựng từng bước nhỏ, trình diễn thường xuyên và tiến hành đánh giá. Chúng giúp các nhóm xác định vấn đề và rủi ro sớm để giảm thiểu chúng hoặc thiết lập lại kỳ vọng với khách hàng.

Trong nội bộ, họ cũng giúp thiết lập các cuộc kiểm tra thường xuyên để đảm bảo nhóm đang đi đúng hướng. Họ mang đến các công cụ như biểu đồ burnup và burndown để đánh giá tiến độ.

Cải thiện năng suất và hiệu suất

Huấn luyện Agile giúp các nhóm hợp lý hóa quy trình và loại bỏ sự kém hiệu quả. Huấn luyện viên Agile giúp các nhóm:

Ra quyết định tốt hơn

Huấn luyện viên agile mang lại sự rõ ràng cho quá trình suy nghĩ của nhóm. Họ giúp tạo ra một môi trường an toàn để thử nghiệm và học hỏi từ những thất bại. Bằng cách này, họ trao quyền cho các nhóm agile và phân cấp việc ra quyết định.

Cải thiện giao tiếp trong nhóm

Huấn luyện viên Agile tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp. Họ sử dụng các khung, mẫu và công cụ Agile để cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Họ trao quyền cho các thành viên trong nhóm nêu lên mối quan ngại hoặc báo động nếu họ thấy có điều gì đó không ổn. Họ khuyến khích các quản lý dự án nói chuyện cởi mở với khách hàng, từ đó xây dựng lòng tin.

Mặc dù lợi ích là vô cùng to lớn, nhưng huấn luyện agile tốt cũng đi kèm với những thách thức riêng. Nhưng đừng lo lắng! Bạn có thể trở thành một huấn luyện viên agile giỏi với các công cụ và quy trình phù hợp.

Thách thức của huấn luyện viên Agile và cách vượt qua chúng

Huấn luyện Agile giải quyết các thách thức trên ba khía cạnh: công nghệ, quy trình và hành vi. Nó cũng tác động đến cấp độ tổ chức, nhóm và cá nhân.

Những thách thức này có thể phức tạp. Quan trọng hơn, việc thiếu các công cụ phù hợp có thể làm phức tạp thêm tình hình.

Để giải quyết những thách thức này, cần có một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, linh hoạt như ClickUp và một bộ công cụ can thiệp. Hãy cùng xem xét từng công cụ.

Thách thức 1: Sự kháng cự đối với thay đổi

Không ai thích thay đổi, đặc biệt là khi họ cho rằng hệ thống hiện tại đang hoạt động tốt. Thách thức đầu tiên mà huấn luyện viên agile phải đối mặt là sự kháng cự đối với thay đổi. Sự kháng cự này có thể thể hiện dưới dạng hoài nghi, nỗ lực nửa vời hoặc phản đối thẳng thừng.

Với vai trò là một huấn luyện viên Agile, bạn có thể vượt qua những thách thức này bằng cách:

Thực hiện thay đổi một cách linh hoạt: Áp dụng tư duy linh hoạt vào quản lý thay đổi. Thực hiện thay đổi theo từng bước, thu thập phản hồi và tiến về phía trước cùng nhau.

Chứng minh kết quả: Mặc dù việc giải thích và đào tạo nhóm về lợi ích của agile là rất quan trọng, nhưng chứng minh hiệu quả sẽ thuyết phục hơn. Sử dụng các nghiên cứu điển hình và ví dụ để minh họa sự thay đổi.

Hấp thụ quyền sở hữu: Là một huấn luyện viên, điều quan trọng là phải là người hướng dẫn chứ không phải người quản lý. Hãy thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình thay đổi để mang lại cho họ cảm giác sở hữu.

Khen thưởng những thành công nhỏ: Lưu ý mọi cải tiến và khen thưởng chúng. Khuyến khích những người tiên phong và biến họ thành những người ủng hộ nhiệt tình.

Nếu bạn là một huấn luyện viên agile mới, đây là một số mẫu kế hoạch đào tạo để cấu trúc các sáng kiến của bạn.

Thách thức 2: Quy trình không rõ ràng

Khi các nhóm áp dụng agile, cấu trúc nhóm truyền thống bị phá vỡ để chuyển sang các nhóm đa chức năng tự quản lý. Vai trò và trách nhiệm truyền thống được thay thế bằng sự tự chủ và độc lập, điều này có thể gây ra sự xáo trộn.

Ví dụ, trong một nhóm mới làm quen với agile, quy trình lập kế hoạch sprint không rõ ràng có thể dẫn đến mục tiêu không được xác định rõ ràng, dẫn đến thiếu tập trung và định hướng trong quá trình sprint. Là một huấn luyện viên agile, hãy thiết lập các hệ thống và quy trình rõ ràng.

Xác định công việc rõ ràng: Sử dụng nhiệm vụ ClickUp để xác định chi tiết câu chuyện của người dùng. Thêm mô tả, thời hạn, người dùng và nhiệm vụ phụ để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc.

Tài liệu hóa quy trình làm việc: Ghi lại các quy trình và quy trình làm việc linh hoạt của bạn trên ClickUp Docs và chia sẻ chúng với nhóm. Để đảm bảo hiệu quả, hãy sử dụng ClickUp AI để tóm tắt các tài liệu dài hơn.

Tối ưu hóa quy trình: Thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình dựa trên phản hồi và hiệu suất của nhóm. Xây dựng sự đồng thuận về các quy trình mới và khuyến khích các thành viên trong nhóm nhận quyền sở hữu. Sử dụng các mẫu linh hoạt để đẩy nhanh quá trình áp dụng.

Thách thức 3: Công cụ quản lý dự án không hiệu quả

Phát triển phần mềm Agile là một mạng lưới phức tạp gồm nhiều việc cần làm. Nếu không có công cụ phù hợp, dự án có thể gặp phải tình trạng quản lý công việc không hiệu quả, hiển thị kém và khó sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.

Việc đầu tiên mà các huấn luyện viên agile doanh nghiệp cần làm là tìm ra công cụ tốt nhất cho dự án. Phần mềm quản lý dự án agile của ClickUp được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

Quản lý dự án toàn diện: ClickUp cho phép bạn quản lý công việc, quy trình làm việc, dòng thời gian, cuộc hội thoại, mục tiêu, v.v. Đây là công cụ quản lý dự án nhanh nhẹn tất cả trong một, khác biệt với mọi công cụ khác.

Hiển thị: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực. Xem biểu đồ burnup và burndown, quản lý khối lượng công việc, điều chỉnh dòng thời gian dựa trên các phụ thuộc và xem mọi thứ ở một nơi.

Tự động hóa: ClickUp Automations cho phép bạn giảm bớt công việc bận rộn. Chọn từ hơn 100 tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc, cập nhật trạng thái/ngày/người được giao, v.v.

Thách thức 4: Mở rộng các thực hành agile

Bạn có thể thành công trong việc chứng minh khái niệm, nhưng việc mở rộng agile trong toàn tổ chức là một câu chuyện hoàn toàn khác. Là một huấn luyện viên agile cho doanh nghiệp, công việc của bạn đã được định sẵn.

Phát huy thành công của bạn: Sau khi đã chứng minh thành công lợi ích của agile trong một nhóm, hãy sử dụng điều đó để thuyết phục toàn bộ tổ chức. Sử dụng dữ liệu và kinh nghiệm để tối ưu hóa nỗ lực mở rộng quy mô của bạn.

Đăng ký các nhà vô địch agile: Xác định những người tin tưởng vào agile và đăng ký họ làm nhà vô địch của bạn. Nhờ họ giúp đỡ trong vai trò huấn luyện viên cấp dưới cho các nhóm của họ.

Theo dõi tiến độ: Sử dụng ClickUp Goals cho hành trình agile của bạn. Hình dung tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

Thách thức 5: Kết quả đào tạo/huấn luyện không nhất quán

Không phải ai cũng nhận được đào tạo/huấn luyện theo cùng một cách. Một nhóm có thể có người hoàn toàn mới, người đam mê agile và người có kinh nghiệm, mỗi người cần những loại huấn luyện khác nhau.

Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm đào tạo sẵn có, nhưng chúng có thể không hiệu quả bằng. Để đảm bảo huấn luyện Agile đạt hiệu quả, hãy xem xét các yếu tố sau.

Hiểu rõ các kỹ năng hiện tại: Mẫu ma trận đào tạo của ClickUp giúp phân tích điểm mạnh và điểm yếu của nhóm và từng cá nhân. Sử dụng các bài học từ phân tích này để tùy chỉnh chương trình huấn luyện của bạn.

Tạo kế hoạch đào tạo: Sử dụng mẫu khung đào tạo của ClickUp để hợp lý hóa quá trình đào tạo, đặt mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ thực tế.

Thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả: Sử dụng kết hợp các phương pháp đào tạo như hội thảo, bài tập thực hành và nghiên cứu trường hợp thực tế để phù hợp với các phong cách học tập khác nhau.

Thúc đẩy học tập giữa các đồng nghiệp: Khuyến khích các thành viên có kinh nghiệm trong nhóm chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của họ với những thành viên mới. Đồng thời, tạo ra văn hóa phản hồi và chia sẻ kiến thức.

Câu hỏi thường gặp về Huấn luyện Agile

​​1. Ba cấp độ tập trung chính của một huấn luyện viên Agile là gì?

Ba cấp độ tập trung của một huấn luyện viên agile là sản phẩm, nhóm và lãnh đạo.

Ở cấp độ sản phẩm, huấn luyện viên agile mang đến văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm và tư duy thiết kế. Họ giúp các nhóm áp dụng tư duy sản phẩm cho phần mềm mà họ xây dựng.

Huấn luyện viên linh hoạt tập trung vào các khía cạnh văn hóa và hành vi ở cấp độ nhóm. Họ nhấn mạnh sự hợp tác, tính minh bạch, cởi mở, phản hồi, v.v.

Ở cấp độ lãnh đạo, các huấn luyện viên Agile giúp tổ chức xác định những điểm mù và duy trì hành trình Agile.

2. Việc cần làm hàng ngày của một huấn luyện viên agile là gì?

Về cơ bản, một huấn luyện viên agile lắng nghe, quan sát và trò chuyện với mọi người suốt cả ngày. Họ hướng dẫn các cá nhân và nhóm áp dụng agile một cách hiệu quả. Không có hai ngày nào giống nhau, nhưng một số công việc họ thực hiện là:

3. Tôi cần những bằng cấp nào để trở thành huấn luyện viên agile?

Một huấn luyện viên agile phải có hiểu biết vững chắc về phương pháp agile và khả năng thuyết phục mọi người một cách tích cực. Điều này có thể bao gồm chuyên môn trong:

Để nổi bật, bạn cũng có thể xem xét việc lấy chứng chỉ agile, chẳng hạn như Certified Scrum Master hoặc Certified Enterprise Coach.

Huấn luyện như một nhà vô địch với ClickUp

Nếu agile là một tư duy, thì đó không phải là một thay đổi chỉ cần thực hiện một lần là xong. Áp dụng agile đòi hỏi sự cam kết liên tục để cải tiến và phát triển bền vững.

Khi gặp khó khăn — điều thường xảy ra trong các nhóm phát triển phần mềm hiệu suất cao — các nhóm có xu hướng quay trở lại những gì quen thuộc, làm chệch hướng quá trình áp dụng agile. Đây là lý do tại sao vai trò của huấn luyện viên agile là rất quan trọng.

Huấn luyện viên Agile đóng vai trò như người hướng dẫn, thúc đẩy các nhóm đi đúng hướng và đưa các nhóm trở lại đúng đường ray.

Phần mềm quản lý dự án linh hoạt của ClickUp là vũ khí tốt nhất trong bộ công cụ của huấn luyện viên linh hoạt. Nó giúp bạn thiết lập các hệ thống và bảng điều khiển cần thiết để giúp nhóm tự giúp mình. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!