Mặc dù phong cách quản lý có thể rất khác nhau, nhưng hầu hết các nhà lãnh đạo kinh doanh thành công đều đồng ý rằng tài sản lớn nhất của một tổ chức là con người. 🧑🏼🤝🧑🏽
Nhưng nếu bạn tuyển dụng những người giỏi nhất, trao quyền cho họ để họ cống hiến hết mình cho công việc là điều hợp lý. Ngày càng có nhiều chuyên gia quản lý chuyển sang tự quản lý để xây dựng các nhóm độc lập, tự động viên, năng suất và sáng tạo cao.
Như tên gọi, khác với các nhóm truyền thống, các nhóm tự quản lý làm việc một cách độc lập mà không cần sự giám sát trực tiếp, mặc dù họ vẫn có thể báo cáo cho người giám sát hoặc trưởng nhóm khi cần thiết. Các tổ chức dựa vào các cá nhân tự quản lý để hoàn thành tốt công việc của mình mà không cần sự quản lý chi tiết.
Và với sự trợ giúp của các công cụ như ClickUp for Teams, các nhóm công việc tự quản lý có thể phát triển mạnh mẽ khi thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào phong cách quản lý này để xem cách bạn có thể xây dựng các nhóm tự quản lý trong tổ chức của mình.
Hiểu về các nhóm tự quản lý
Không giống như dự án truyền thống hoặc nhóm linh hoạt do một người quản lý hoặc giám sát viên truyền thống đứng đầu, nhóm tự quản lý thường là một đơn vị nhỏ, tự điều hành, không có cấu trúc tổ chức phân cấp hoặc từ trên xuống dưới truyền thống.
Tất cả thành viên trong nhóm đều có mục tiêu, công việc và trách nhiệm của riêng mình để thúc đẩy kết quả.
Không có phân cấp trong nhóm tự quản lý. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm thảo luận về phạm vi và giới hạn trách nhiệm của nhau và được trao quyền ra quyết định trong các lĩnh vực đó. Kết quả là, mỗi người có thể quản lý khối lượng công việc của mình theo cách họ thấy phù hợp.
Vì mọi quy trình và kết quả đều được thảo luận trong nhóm trước khi đạt được sự đồng thuận cuối cùng, các nhóm tự quản lý là 'bán tự trị'. Quyền lực được phân cấp và trách nhiệm chung được chia sẻ.
Tự quản lý là một khái niệm khóa ở đây. Mỗi cá nhân tự quản lý chịu trách nhiệm về cả hiệu suất cá nhân và mục tiêu kinh doanh chung. Và mặc dù họ phải hoạt động theo các hướng dẫn cho một dự án cụ thể, họ có thể tự do làm việc theo cách phù hợp nhất với mình.
Điều này cũng có nghĩa là một số nhóm tự quản lý được hưởng thời gian nghỉ không giới hạn. Họ có thể nghỉ phép hoặc làm việc ngắn ngày miễn là dự án tiến độ theo kế hoạch. Đương nhiên, các nhóm tự quản lý thành công được xây dựng trên nền tảng vững chắc của sự tin tưởng và quyền sở hữu.
Các đặc điểm chính của nhóm tự quản lý
Các nhóm tự quản lý đã nổi lên như một lực lượng mạnh mẽ, thúc đẩy sự đổi mới, nuôi dưỡng sự sáng tạo và nâng cao văn hóa tổ chức thông qua sự tham gia của nhân viên. Để hiểu đầy đủ bản chất của các nhóm tự quản lý, hãy xem xét các đặc điểm nổi bật phân biệt chúng với các nhóm quản lý truyền thống.
1. Tự chủ
Trong một nhóm tự quản lý, quyền tự chủ là yếu tố quan trọng nhất. Các thành viên của những nhóm hoàn toàn tự chủ này có thể đưa ra quyết định về công việc của mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và giải quyết vấn đề mà không cần sự giám sát liên tục.
Việc phân quyền này tạo ra cảm giác quyền sở hữu, cân bằng giữa tự chủ và trách nhiệm trong toàn bộ nhóm, thúc đẩy họ chủ động và tìm ra các giải pháp sáng tạo.
Tính tự chủ cũng được đặc trưng bởi:
- Khả năng ra quyết định sáng suốt: Trang bị cho nhóm của bạn kiến thức và chuyên môn để đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu của nhóm
- Quản lý thời gian hiệu quả: Cho phép nhóm của bạn tự chủ về lịch trình, giúp họ tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu sự phân tâm
- Giải quyết vấn đề sáng tạo: Trao quyền cho các thành viên trong nhóm để độc lập đưa ra các giải pháp và tạo ra văn hóa đổi mới và giải quyết vấn đề hiệu quả
2. Hợp tác
Các nhóm tự quản lý rất giỏi trong việc hợp tác. Nhóm có động lực tự thân và làm việc cùng nhau để chia sẻ ý tưởng, giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu chung. Cách tiếp cận hợp tác của một nhóm tự quản lý có thể dẫn đến các giải pháp sáng tạo hơn, giao tiếp mạnh mẽ hơn, hiệu quả cao hơn và tinh thần đồng đội mạnh mẽ hơn.
Hợp tác hiệu quả mang lại kết quả
- Tôn trọng lẫn nhau: Khuyến khích nhóm đánh giá cao và tôn trọng đóng góp của nhau để đạt được kết quả tốt hơn
- Lắng nghe tích cực: Đảm bảo mọi ý kiến của mọi người được lắng nghe và xem xét thông qua việc lắng nghe tích cực
- Ra quyết định chung: Hợp tác như một nhóm để ra quyết định bằng cách sử dụng chuyên môn và hiểu biết chung
3. Quyền sở hữu
Các nhóm tự quản lý được thúc đẩy bởi ý thức quyền sở hữu mạnh mẽ, trong đó các thành viên trong nhóm tự hào về công việc của mình và cảm thấy có lợi ích cá nhân trong thành công hoặc thất bại của dự án hoặc nhóm. Quyền sở hữu này tăng động lực, cải thiện quá trình ra quyết định và tăng cường cam kết mang lại kết quả chất lượng cao.
Lợi ích của quyền sở hữu bao gồm:
- Tăng năng suất và hiệu suất: Khi các thành viên trong nhóm có quyền sở hữu đầy đủ đối với công việc của mình, họ sẽ có động lực nội tại để làm việc tốt và tăng năng suất
- Giảm sự phụ thuộc vào quản lý: Các nhóm này không cần quản lý cho các công việc hàng ngày, vì họ tự quản lý bản thân.
- Cải thiện quá trình ra quyết định: Các nhóm chịu trách nhiệm về kết quả của mình sẽ tích cực thu thập thông tin để đưa ra quyết định tốt hơn và có cách tiếp cận giải quyết vấn đề trong công việc
4. Trách nhiệm
Trách nhiệm là nền tảng của các nhóm tự quản lý. Các thành viên trong nhóm cùng chịu trách nhiệm về đóng góp của mình và thành công chung của dự án. Trách nhiệm được chia sẻ này thúc đẩy mỗi cá nhân nỗ lực hết mình và đảm bảo toàn bộ nhóm tập trung vào việc đạt được mục tiêu.
Trách nhiệm giải trình mang lại kết quả:
- Trách nhiệm cá nhân: Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về hiệu suất cá nhân cũng như kết quả của nhóm
- Năng suất nhóm được cải thiện: Các thành viên trong nhóm cũng giữ trách nhiệm lẫn nhau để đạt được kết quả tốt hơn
- Giảm xung đột: Chia sẻ trách nhiệm giúp ngăn chặn căng thẳng leo thang và giải quyết xung đột hiệu quả
5. Cải tiến liên tục
Các nhóm tự quản lý thành công phát triển nhờ sự cải tiến liên tục. Các thành viên trong nhóm được khuyến khích học hỏi, phát triển và thích ứng với những thách thức. Cam kết cải tiến này thúc đẩy nhóm tự định hướng tìm kiếm phương pháp làm việc mới, tinh chỉnh quy trình và mang lại kết quả vượt trội.
Cải tiến liên tục dẫn đến:
- Tăng hiệu quả: Việc liên tục xác định và loại bỏ các quy trình, công việc và sản phẩm gây ra sự kém hiệu quả sẽ giúp cải thiện năng suất
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Cải tiến liên tục các quy trình và thực tiễn giúp tổ chức cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng
Ưu và nhược điểm của các nhóm tự quản lý
Cũng như mọi mô hình quản lý đều có mặt trái, các nhóm tự quản lý cũng có những ưu và nhược điểm.
Ưu điểm của các nhóm tự quản lý
Xây dựng các nhóm tự quản lý có một số lợi thế, chẳng hạn như năng suất và động lực cao, ra quyết định nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Hãy phân tích chi tiết điều này.
Năng suất và kỹ năng được cải thiện
Các nhóm tự quản lý thường có năng suất cao hơn nhiều so với các nhóm truyền thống. Do yếu tố quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình rất quan trọng trong các đơn vị tự quản lý, họ thường làm việc chăm chỉ hơn các nhóm có cấu trúc truyền thống. Họ thậm chí có thể học được các kỹ năng mới để đảm bảo họ xứng đáng với thẻ "tự quản lý".
Do đó, các cá nhân tự quản lý thường phát triển kỷ luật nghề nghiệp mạnh mẽ hơn.
Tăng cường động lực và sự tham gia
Hiệu suất của nhóm phản ánh nỗ lực của nhóm, do đó nhân viên cảm thấy có động lực hơn để nỗ lực hết mình. Làm việc hướng tới mục tiêu chung trong khi đảm nhận các công việc cụ thể cũng giúp cải thiện tinh thần và động lực làm việc. Tham gia vào một nhóm tự quản lý thành công giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền hơn và thúc đẩy họ cống hiến hết mình cho dự án.
Cải thiện quá trình ra quyết định
Các nhóm tự quản lý là những nhóm tự lực cánh sinh. Sự tập trung cao độ vào kết quả của dự án có nghĩa là họ có xu hướng đưa ra các quyết định hợp tác, sáng suốt, ngay cả trong những vấn đề phức tạp.
Tăng cường hiệu quả
Các nhóm tự quản lý hoạt động theo phân cấp gọn gàng, không có tầng quản lý trung gian giữa họ và lãnh đạo. Điều này giảm khả năng xảy ra hiểu lầm, tăng khả năng ra quyết định tự chủ và cho phép hành động nhanh chóng và hợp tác.
Hiệu quả chi phí cao hơn
Với các nhóm tự quản lý, tổ chức tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo và duy trì các nhà quản lý và giám sát. Ngoài ra, vì các nhóm này có xu hướng hiệu quả và năng suất cao hơn, chúng tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời giúp toàn bộ tổ chức tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Nhược điểm của các nhóm tự quản lý
Thế giới tự quản lý không phải lúc nào cũng tươi sáng. Dưới đây là một số nhược điểm của các nhóm tự quản lý.
Xung đột và sự khác biệt về quan điểm
Sự đa dạng là một lợi thế cho các tổ chức. Nhưng khi mọi người đến từ các nền tảng và lĩnh vực chuyên môn khác nhau, họ chắc chắn sẽ có những quan điểm khác nhau. Trong thế giới phi tập trung của các nhóm tự quản lý, sự khác biệt về quan điểm có thể làm chậm quá trình ra quyết định và có khả năng tạo ra xung đột.
Nhân viên cần được đào tạo để xử lý những khác biệt này một cách khéo léo và hiệu quả.
Trách nhiệm giải trình so với tự chủ
Tự chủ hoàn toàn, nếu rơi vào tay người không đúng, có thể gây ra chi phí rất cao. Do đó, các nhóm tự quản lý (và từng thành viên) phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hiệu suất và kết quả công việc của mình.
Trong các nhóm nhỏ và tập trung như vậy, nếu chỉ một thành viên lạm dụng quyền tự chủ của mình, điều đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Các dự án không diễn ra theo kế hoạch và tổ chức phải chịu thiệt hại. Đây là rủi ro đáng kể khi nói đến các nhóm tự quản lý.
Tiềm ẩn nguy cơ mất phương hướng
Xây dựng các nhóm tự quản lý cần có thời gian và suy nghĩ cẩn thận. Các nhân viên được lựa chọn có thể không phù hợp với tự quản lý, điều này có thể cản trở hiệu suất của nhóm. Ngoài ra, nếu không cung cấp hướng dẫn và đào tạo phù hợp cho nhóm tự quản lý ngay từ đầu, nhóm có thể nhanh chóng mất phương hướng.
Xây dựng nhóm tự quản lý thành công: Hướng dẫn từng bước
Các nhóm tự quản lý có thể mở ra cơ hội tăng năng suất và đổi mới cho công ty của bạn. Nhưng việc này phải được thực hiện đúng cách.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách xây dựng các nhóm tự quản lý hiệu quả cao, linh hoạt và bền bỉ.
Định nghĩa nhóm tự quản lý
Đầu tiên, hãy xác định ý nghĩa của "nhóm tự quản lý" đối với bạn. Bạn đang tìm kiếm một nhóm bán tự chủ hay hoàn toàn tự chủ? Nhóm này có bao gồm những người có bộ kỹ năng cụ thể, ví dụ như kỹ năng giải quyết vấn đề? Bạn muốn phát triển các nhóm tự chủ cho sản phẩm, dịch vụ hay một công việc cụ thể khác?
Xác định định nghĩa về nhóm tự quản lý phù hợp nhất với tổ chức của bạn, cả về mặt chức năng và văn hóa. Sau đó, thực hiện các bước tiếp theo để tạo ra một nhóm công việc tự quản lý hiệu suất cao.
Chú ý đến các dấu hiệu
Bước tiếp theo hợp lý trong việc triển khai các nhóm tự quản lý là đánh giá xem nhân viên của bạn có thể hiện bất kỳ đặc điểm hoặc tính cách nào được đề cập ở trên hay không. Hãy nhớ rằng một nhóm tự quản lý lý tưởng bao gồm những người có động lực tự thân, đáng tin cậy, tự tin trong việc ra quyết định, giỏi quản lý thời gian và có khả năng giao tiếp tốt.
Xác định thành viên nhóm quan tâm
Sau khi đánh giá các ứng viên phù hợp với vai trò tự quản lý, hãy hỏi họ xem họ có quan tâm không. Không phải ai cũng quan tâm. Bất kể khả năng, nhiều nhân viên có thể thích có một người quản lý hướng dẫn và chỉ đạo họ hơn.
Điều quan trọng là tìm kiếm những cá nhân mong muốn nâng cao kỹ năng và cải thiện liên tục, đồng thời đủ tự tin để xử lý vấn đề một cách độc lập. Các thành viên tiềm năng của nhóm cũng phải có kỹ năng giao tiếp để làm việc hiệu quả trong một nhóm gồm những cá nhân có tư duy độc lập tương tự.
Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật xây dựng nhóm khác nhau để đảm bảo các thành viên trong nhóm tự quản lý của bạn hòa hợp với nhau.
Đặt mục tiêu và mục đích rõ ràng
Tiếp theo, xác định mục tiêu và mục đích mà bạn muốn nhóm tự quản lý đạt được. Lập kế hoạch rõ ràng về kết quả và thành quả mong đợi để nhóm biết họ đang làm việc để đạt được điều gì. Ngoài ra, hãy giải thích cách bạn sẽ đánh giá những kết quả này.
Phương pháp hay nhất là tạo các mục tiêu có thể đạt được bằng cách sử dụng ClickUp Goals và giao chúng cho những người có liên quan. Bạn cũng có thể thiết lập các kênh để đo lường năng suất.
Bây giờ bạn đã vạch ra lộ trình rõ ràng về kỳ vọng và chiến lược nhiệm vụ, hãy lên kế hoạch đánh giá hiệu suất của nhóm. Mẫu Đánh giá hiệu suất của ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện việc đó.
Tiến hành tự đánh giá và đưa ra phản hồi với sự trợ giúp của mẫu này.
Phát triển vai trò và trách nhiệm của nhóm
Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các nhóm tự quản lý. Làm rõ rằng mỗi thành viên nằm trong thang phân cấp ngang chứ không phải theo cấu trúc nhóm truyền thống từ trên xuống dưới. Để dự phòng, hãy tạo một cơ chế cho phép người lãnh đạo bên ngoài hoặc những người khác tham gia khi một nhân viên không hoàn thành công việc của mình.
Phân bổ và theo dõi công việc
Bây giờ công việc nền tảng đã hoàn thành, đã đến lúc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm và toàn bộ nhóm. Quản lý nhiệm vụ hiệu quả bằng các công cụ như ClickUp Tasks có thể cải thiện đáng kể năng suất của nhóm.
Mặc dù nhóm dự án sẽ làm việc độc lập sau khi bắt đầu, bạn vẫn có thể theo dõi tiến độ của họ bằng công cụ quản lý dự án của ClickUp. Công cụ này cung cấp tổng quan về các ưu tiên, công việc liên nhóm và tiến độ dự án.
Mở các kênh giao tiếp
Tạo các kênh giao tiếp cố định, chẳng hạn như cuộc họp đứng, diễn đàn thảo luận, cuộc gọi video hàng tuần hoặc hàng tháng, hoặc bất kỳ hình thức nào khác phù hợp nhất.
ClickUp Chat mang đến một bước đột phá trong giao tiếp nhóm đáng tin cậy và thời gian thực. Bạn có thể tích hợp hơn 1.000 công cụ và ứng dụng trên ClickUp để đảm bảo giao tiếp liền mạch và chính xác.
Xây dựng cơ chế ra quyết định
Trong một nhóm có kỷ luật và tự định hướng, không có nhân viên nào được trao quyền hạn hơn người khác. Sự khác biệt so với phân cấp quản lý truyền thống này đôi khi có thể cản trở quá trình ra quyết định.
Để khắc phục điều này, bạn có thể chỉ định một người làm "người điều phối" hoặc nhóm có thể bầu ra một người điều phối. Người điều phối đóng vai trò là người hòa giải, điều hành các cuộc họp, quản lý xung đột và đảm bảo sự đồng thuận chung.
Cung cấp tài nguyên
Cung cấp đào tạo và trao quyền cho nhóm của bạn bằng các công cụ cần thiết để thành công. Đây có thể là một khoản tiền được chi trả trong quá trình thiết lập ban đầu, phần mềm để quản lý và theo dõi công việc hoặc quyền truy cập đầy đủ vào kho lưu trữ các công cụ mà họ có thể sử dụng khi cần.
Các mẫu ClickUp rất phù hợp cho các nhóm tự quản lý để lựa chọn những gì họ cần để hoạt động. Bạn có thể tìm thấy các mẫu cho quản lý dự án từ phân tích SWOT và khung SIPOC (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng). Các nhóm có thể sử dụng các mẫu này để lập kế hoạch, chiến lược, thực hiện, phân bổ và đo lường công việc của họ.
Đặt dòng thời gian dựa trên kết quả
Là những doanh nghiệp hiện đại, chúng ta đều làm việc với thời gian. Đặt ra các thời hạn rõ ràng, thực tế, cho phép có các tình huống khẩn cấp đồng thời giữ cho các thành viên trong nhóm luôn cảnh giác và hoàn thành mục tiêu. Vì bạn đã xác định rõ thành công là gì, hãy đảm bảo nhóm tự quản lý của bạn đạt được những gì họ đã đặt ra trong khung thời gian yêu cầu.
Đánh giá hiệu quả của nhóm tự quản lý của bạn
Cuối cùng, hãy xem xét kỹ lưỡng dữ liệu sau khi dự án kết thúc. Phân tích kỹ lưỡng các chỉ số của dự án do nhóm tự quản lý thực hiện sẽ giúp bạn thực hiện những thay đổi cần thiết, cho dù đó là việc liên quan đến nhóm, bản chất công việc, nguồn lực được cung cấp, v.v.
Tiếp tục cải thiện qua từng lần lặp.
Giúp các nhóm tự quản lý của bạn phát triển mạnh mẽ
Việc thiết lập một nhóm tự quản lý có thể khó khăn. Nó cần có kế hoạch cẩn thận, hiểu rõ về rủi ro và lợi thế, và quan trọng nhất là lựa chọn đúng người.
Sự tích hợp tiện lợi của ClickUp với hơn 1.000 công cụ, các mẫu dễ sử dụng, quy trình làm việc tự động và bảng điều khiển trực quan giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch, chiến lược và thực thi cho các nhóm tự quản lý của bạn.
Tiến gần hơn đến mục tiêu năng suất và hiệu quả của bạn với phân tích chi tiết, kiểm soát bảo mật và tự do liên kết các công cụ dự án yêu thích của bạn.