Sẽ khó khăn hơn để đạt được mục tiêu dự án khi bạn không chắc chắn về nguồn lực hiện tại và nhu cầu của nhóm.
Nếu không có đủ dữ liệu, rất khó để đưa ra quyết định sáng suốt về nhân sự, ngân sách và phạm vi dự án. Khi công việc không được phân phối hợp lý, kỹ năng và kinh nghiệm sẽ bị lãng phí, cản trở hiệu quả dự án và sự hài lòng của nhân viên. Và nếu không có thước đo chuẩn hóa, việc sắp xếp khối lượng công việc và tiến độ của bạn sẽ trở nên lộn xộn.
Tuy nhiên, tương đương toàn thời gian hoặc FTE trong quản lý dự án cung cấp một ngôn ngữ chung để thảo luận về tiến độ, khối lượng công việc và các nhu cầu quản lý tài nguyên khác.
Với FTE, bạn sẽ có được sự minh bạch, sự hợp tác và chế độ xem rõ ràng hơn về sức chứa khối lượng công việc. Điều này giúp hướng dẫn phân bổ nhân sự hiệu quả, tránh tình trạng làm việc quá sức hoặc không sử dụng hết công suất.
Dòng thời gian dự án thực tế được xây dựng dựa trên tính toán FTE chính xác giúp tăng tỷ lệ thành công của dự án và giúp tiến độ của bạn dễ dự đoán hơn. Sử dụng Full-time Equivalents (FTE) một cách chính xác đảm bảo rằng các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp được phân bổ hoàn hảo cho khối lượng công việc của bạn, từ đó tăng hiệu quả dự án và sự tham gia của nhân viên.
Bài đăng này bao gồm tất cả những gì bạn cần biết về việc tận dụng tương đương toàn thời gian hoặc FTE trong quản lý dự án.
Hãy bắt đầu ngay!
Full-Time Equivalent (FTE) là gì?
Đơn vị tương đương toàn thời gian (FTE) là đơn vị đo lường thể hiện tổng số giờ làm việc toàn thời gian của nhân viên trong một công ty. Đây là khối lượng công việc của một nhân viên toàn thời gian trong một kỳ nhất định. Đơn vị này đóng vai trò như một đơn vị tiêu chuẩn, cho phép bạn so sánh sản lượng của nhân viên bán thời gian, nhân viên hợp đồng và những người có lịch làm việc khác nhau.
Để tính FTE, chia số giờ làm việc của mỗi nhân viên cho số giờ làm việc toàn thời gian trong tuần của công ty.
Ví dụ: nếu một công ty coi 40 giờ mỗi tuần là toàn thời gian và một nhân viên làm việc 40 giờ mỗi tuần, FTE của họ là 1,0. Tương tự, nếu nhân viên làm việc 20 giờ mỗi tuần tại cùng một công ty, FTE của họ sẽ là 0,5.
FTE rất quan trọng cho việc lập kế hoạch nhân sự hàng năm và quản lý chi phí nhân công. Nó cũng có thể giúp công ty bạn hiểu được hiệu quả làm việc của nhân viên bán thời gian.
Tầm quan trọng và lợi ích của FTE trong quản lý dự án
FTE rất có giá trị vì nó hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực, nâng cao hiệu quả thực hiện dự án và cải thiện tỷ lệ thành công của dự án. Dưới đây là phân tích chi tiết về lợi ích và tầm quan trọng của FTE trong quản lý dự án:
- Đo lường tiêu chuẩn và minh bạch hơn: FTE cho phép bạn đo lường và so sánh nỗ lực của các nguồn lực toàn thời gian, bán thời gian hoặc hợp đồng bằng một đơn vị duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa việc phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch ngân sách và phân phối khối lượng công việc. Sử dụng FTE trong quản lý dự án như một ngôn ngữ chung giúp thúc đẩy giao tiếp và minh bạch về mục tiêu dự án, phân bổ nguồn lực và khối lượng công việc giữa các bên liên quan
- Cải thiện dự báo ngân sách và ROI: Biết tổng số FTE dành cho một dự án giúp ước lượng chính xác mức lương, phúc lợi và các chi phí khác. Điều này đảm bảo tính minh bạch của ngân sách và giúp tránh vượt chi. Phân bổ nguồn lực tối ưu hóa giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và tối đa hóa sản lượng, dẫn đến lợi tức đầu tư cao hơn cho dự án của bạn
- Lập lịch dự án hiệu quả và tỷ lệ thành công cao hơn: Tính toán FTE của bạn cho phép lập dòng thời gian dự án thực tế bằng cách tính đến các nguồn lực dự án có sẵn và sức chứa của chúng. Điều này giúp tránh các thời hạn không thực tế và thúc đẩy việc thực hiện dự án hiệu quả. Đảm bảo bạn lập kế hoạch nguồn lực chính xác là chìa khóa để tăng tỷ lệ thành công của dự án. Điều này giúp nhóm của bạn đáp ứng thời hạn trong khi vẫn nằm trong ngân sách
- Cân bằng khối lượng công việc và quản lý nhân tài tốt hơn: Theo dõi FTE của từng thành viên trong nhóm đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng, tránh làm việc quá sức và tối đa hóa năng suất của từng cá nhân. Điều này giúp các thành viên trong nhóm dự án hạnh phúc và làm việc hiệu quả hơn. Các chỉ số FTE cũng giúp bạn xác định các vai trò quan trọng, lỗ hổng kỹ năng và nhu cầu đào tạo trong nhóm, từ đó thực hiện quản lý và phát triển nhân tài một cách chiến lược
- Lập kế hoạch nguồn lực chính xác và cải thiện quá trình ra quyết định: Ước tính hiệu quả lực lượng lao động cần thiết để hoàn thành dự án thành công bằng cách định lượng nhu cầu dự án liên quan đến FTE. Điều này giúp ích trong việc ra quyết định tuyển dụng, nhu cầu thuê ngoài và quản lý khối lượng công việc của nhóm nội bộ. Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu từ tính toán FTE giúp cải thiện việc phân bổ nhân sự, lập ngân sách và ra quyết định về phạm vi dự án
Ví dụ về ứng dụng và sử dụng FTE trong quản lý dự án
FTE (Full-Time Equivalent) mang lại sự rõ ràng và cấu trúc cho việc phân bổ nguồn lực và phân phối khối lượng công việc trong tổ chức. Dưới đây là các ví dụ cụ thể về cách sử dụng mô hình FTE:
1. Cung cấp nhân sự cho dự án mới
Hãy tưởng tượng bạn đang khởi động một chiến dịch tiếp thị mới yêu cầu tạo/lập nội dung, quản lý mạng xã hội và phân tích dữ liệu.
Bằng cách ước tính khối lượng công việc cho từng công việc và chuyển đổi thành FTE (ví dụ: tạo/lập nội dung – 0,75 FTE, mạng xã hội – 0,5 FTE, phân tích dữ liệu – 0,25 FTE), bạn sẽ có được bức tranh rõ ràng về nguồn nhân lực cần thiết.
Dựa trên tổng FTE (1,5 FTE), bạn có thể quyết định thuê nhân viên toàn thời gian, chuyên gia bán thời gian hoặc thuê ngoài các công việc cụ thể.
2. Lập ngân sách và ước tính chi phí
Biết tổng FTE của dự án cho phép bạn ước tính chi phí nhân sự chính xác hơn.
Ví dụ: nếu mức lương trung bình hàng năm cho bộ kỹ năng bạn yêu cầu là 50.000 đô la và dự án cần 1,5 FTE trong một năm, thì chi phí nhân sự ước tính sẽ là (1,5 FTE * 50.000 đô la/FTE) = 75.000 đô la.
Sử dụng FTE trong quản lý dự án giúp đảm bảo nguồn tài trợ phù hợp và thiết lập ngân sách dự án thực tế.
3. Giám sát khối lượng công việc và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
Việc theo dõi FTE của từng thành viên trong nhóm đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng và tránh tình trạng làm việc quá sức.
Nếu FTE của một thành viên trong nhóm liên tục vượt quá giới hạn hợp lý (ví dụ: 1,2 FTE), điều này cho thấy có khả năng xảy ra tình trạng quá tải và cần phải điều chỉnh, chẳng hạn như phân công công việc, thuê thêm nhân viên hỗ trợ hoặc điều chỉnh thời hạn dự án.
4. Đo lường hiệu quả và năng suất của nhóm
Phân tích dữ liệu FTE theo thời gian giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn liên tục hoàn thành các dự án với số lượng FTE ít hơn kế hoạch ban đầu, điều đó cho thấy hiệu quả và năng suất của nhóm đã tăng lên. Ngược lại, liên tục vượt quá số lượng FTE theo kế hoạch có thể cho thấy sự kém hiệu quả hoặc dòng thời gian dự án không thực tế.
5. Thông báo tiến độ dự án và việc sử dụng nguồn lực cho các bên liên quan
Sử dụng FTE làm thước đo chung trong quản lý dự án giúp đơn giản hóa việc giao tiếp với các bên liên quan như khách hàng hoặc nhà đầu tư.
Bạn có thể trình bày báo cáo tiến độ theo FTE đã sử dụng hoặc FTE có sẵn cho các công việc cụ thể và các dự án trong tương lai, giúp các nhà quản lý dự án hiểu rõ về việc sử dụng nguồn lực và tiến độ dự án.
Ví dụ bổ sung
Một nhóm phát triển phần mềm cần xây dựng một nền tảng thương mại điện tử mới. Họ ước tính dự án này cần 8.000 giờ công việc.
Nếu một nhà phát triển toàn thời gian làm việc 40 giờ mỗi tuần, điều này tương đương với 200 tuần FTE (8.000 giờ/40 giờ/tuần).
Nhóm có thể thuê bốn nhà phát triển toàn thời gian trong 20 tuần mỗi người (4 nhà phát triển * 20 tuần/nhà phát triển = 80 tuần FTE) hoặc kết hợp nhà phát triển toàn thời gian và bán thời gian để đạt được 80 tuần FTE cần thiết.
FTE so với Số lượng nhân viên: Phân tích so sánh
FTE (Full-Time Equivalent) và headcount là các thuật ngữ quản lý dự án được sử dụng để đo lường kích thước của lực lượng lao động, nhưng chúng khác nhau về phạm vi và mục đích. Dưới đây là phân tích so sánh:
| Tập trung | Số lượng nhân sự | Tính tổng số nhân viên, bất kể giờ làm việc hay vị trí. Đây là số lượng nhân viên đơn giản được tổ chức tuyển dụng |
| FTE | Đo lường tổng sức chứa khối lượng công việc của lực lượng lao động bằng cách chuyển đổi tất cả số giờ làm việc thành một đơn vị tiêu chuẩn của một nhân viên toàn thời gian (thường là 40 giờ/tuần). Chỉ số này tính đến nhân viên bán thời gian, tạm thời và hợp đồng cùng với nhân viên toàn thời gian | |
| Ứng dụng | Số lượng nhân sự | Hữu ích cho việc đánh giá kích thước lực lượng lao động đơn giản, lập kế hoạch cơ cấu tổ chức, phân bổ không gian văn phòng và báo cáo nhân sự cơ bản |
| FTE | Có giá trị cho việc lập kế hoạch nguồn lực, dự báo ngân sách, quản lý khối lượng công việc dự án, đánh giá hiệu quả và phân tích năng suất của nhóm | |
| Lợi ích | Số lượng nhân sự | Dễ tính toán và hiểu hơn, cung cấp bức tranh tổng quan rõ ràng về kích thước công ty |
| FTE | Phản ánh chính xác hơn sức chứa của lực lượng lao động, cho phép phân bổ nguồn lực tốt hơn, lập kế hoạch ngân sách chính xác và so sánh giữa các công ty | |
| Nhược điểm | Số lượng nhân sự | Không tính đến khối lượng công việc của từng cá nhân hoặc nhân viên làm việc bán thời gian, dẫn đến kế hoạch nguồn lực và ước lượng ngân sách không chính xác |
| FTE | Phức tạp hơn để tính toán, yêu cầu theo dõi chi tiết số giờ làm việc và có thể không phù hợp với tất cả các hàm trong tổ chức | |
| Lựa chọn chỉ số phù hợp | Số lượng nhân sự | Thích hợp để theo dõi kích thước lực lượng lao động cơ bản và báo cáo nội bộ |
| FTE | Ưu tiên cho lập kế hoạch tài nguyên và quản lý công việc dự án, lập ngân sách, phân tích hiệu quả và đánh giá so sánh |
Mẹo ra quyết định
Xem xét mục đích của phân tích. Nếu bạn chỉ cần số lượng nhân viên đơn giản, số lượng nhân viên là đủ. Nếu bạn cần hiểu sức chứa khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực hoặc nhu cầu dự án, hãy sử dụng tính toán FTE. Bạn có thể sử dụng cả hai chỉ số này cùng nhau để có được thông tin chi tiết toàn diện.
Các bước tính tương đương toàn thời gian trong quản lý dự án
Bước 1: Xác định số giờ làm việc tiêu chuẩn cho một nhân viên toàn thời gian
Điều này thường do tổ chức hoặc tiêu chuẩn ngành của bạn quyết định. Tiêu chuẩn phổ biến nhất là 40 giờ mỗi tuần, có thể thay đổi tùy theo địa điểm và lĩnh vực.
Bước 2: Tính tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên
Bao gồm cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian. Cân nhắc thời gian làm thêm hoặc bất kỳ giờ làm thêm nào. Bạn có thể thu thập thông tin này từ bảng chấm công, hồ sơ lương hoặc hệ thống nhân sự.
Bước 3: Chia tổng số giờ làm việc cho số giờ tiêu chuẩn
Sử dụng công thức: FTE = Tổng số giờ làm việc / Số giờ làm việc tiêu chuẩn cho nhân viên toàn thời gian.
Bước 4: Làm tròn số FTE kết quả đến hai chữ số thập phân gần nhất (nếu cần)
Hầu hết các tổ chức sử dụng FTE đến hai chữ số thập phân để đảm bảo độ chính xác. Giả sử một công ty có năm nhân viên toàn thời gian làm việc 40 giờ mỗi tuần và ba nhân viên bán thời gian làm việc 20 giờ mỗi tuần.
Tổng số giờ làm việc mỗi tuần sẽ là: (540) + (320) = 260 giờ
Giả sử một tuần làm việc 40 giờ, FTE sẽ là: 260/40 = 6,5 FTE
Các yếu tố bổ sung cần xem xét khi tính toán FTE trong quản lý dự án:
- FTE hàng năm: Để tính FTE hàng năm, nhân số giờ làm việc tiêu chuẩn hàng tuần với số tuần trong năm (52) và sử dụng kết quả đó làm mẫu số trong công thức
- Nhân viên bán thời gian: Tính FTE của họ bằng cách chia số giờ làm việc thực tế cho số giờ làm việc toàn thời gian tiêu chuẩn. Ví dụ: một nhân viên làm việc 20 giờ mỗi tuần sẽ có 0,5 FTE
- Lịch làm việc khác nhau: Nếu nhân viên có giờ làm việc hoặc ca làm việc khác nhau, hãy tính FTE của họ riêng lẻ dựa trên số giờ làm việc thực tế của họ
- Nghỉ phép, nghỉ ốm và ngày lễ: Những ngày vắng mặt này có thể được tính vào bằng cách điều chỉnh tổng số giờ làm việc cho phù hợp
Cách sử dụng FTE trong quản lý dự án
Dưới đây là một số cách thực tế để áp dụng FTE trong quản lý dự án:
Ước tính nguồn lực cho lập kế hoạch dự án
Định lượng khối lượng công việc bằng cách tính toán FTE cần thiết cho mỗi công việc hoặc giai đoạn của dự án. Điều này giúp hiểu rõ nỗ lực tổng thể cần thiết để hoàn thành dự án.
Sử dụng FTE trong quản lý dự án cũng giúp xác định nhu cầu nhân sự của bạn. Xác định số lượng nhân viên toàn thời gian, bán thời gian hoặc tạm thời cần thiết để đáp ứng nhu cầu FTE của dự án. Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và phân bổ FTE một cách chiến lược cho các công việc khác nhau dựa trên kỹ năng, tính sẵn sàng và sức chứa khối lượng công việc.
Thông báo tiến độ dự án cho các bên liên quan
Sử dụng FTE để truyền đạt một cách minh bạch tiến độ dự án, quản lý tài nguyên và phân phối khối lượng công việc cho các bên liên quan. Theo dõi tiến độ và báo cáo FTE đã sử dụng và FTE có sẵn cho các công việc cụ thể để chỉ ra trạng thái dự án và xác định các khả năng chậm trễ hoặc hạn chế về tài nguyên.
Giám sát khối lượng công việc và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
Theo dõi FTE của từng cá nhân bằng cách chỉ định FTE cho mỗi thành viên trong nhóm để đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng và tránh làm việc quá sức. Xác định tình trạng quá tải tiềm ẩn hoặc đánh giá FTE của từng cá nhân thường xuyên để phát hiện các dấu hiệu của tình trạng kiệt sức hoặc khối lượng công việc quá tải.
Nếu FTE vượt quá giới hạn hợp lý, hãy thực hiện các điều chỉnh như phân công công việc, thuê thêm nhân viên hỗ trợ hoặc kéo dài dòng thời gian dự án.
Tạo ngân sách dự án thực tế
Nhân số FTE cần thiết với mức lương trung bình cho các vai trò liên quan để ước tính chi phí nhân sự một cách chính xác.
Xem xét các khoản phúc lợi và chi phí chung, đồng thời bao gồm các chi phí bổ sung như phúc lợi, thuế và chi phí chung liên quan đến từng FTE để tạo ra một ngân sách toàn diện.
Theo dõi chi tiêu của bạn bằng cách giám sát chi phí FTE thực tế so với ngân sách trong suốt dự án để xác định các sai lệch tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục.
Đo lường hiệu quả và năng suất của nhóm
Phân tích dữ liệu FTE bằng cách so sánh FTE theo kế hoạch với FTE thực tế được sử dụng để đo lường hiệu quả của nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Theo dõi xu hướng hiệu suất của bạn bằng cách giám sát dữ liệu FTE để xác định các mẫu trong năng suất của nhóm, từ đó cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch dự án và ra quyết định phân bổ nguồn lực trong tương lai.
Đồng thời, so sánh mức độ sử dụng FTE của nhóm bạn với các tiêu chuẩn ngành để đánh giá hiệu suất và xác định các lĩnh vực có thể tối ưu hóa.
Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu dựa trên FTE để hỗ trợ các bên liên quan ra quyết định về phạm vi dự án, điều chỉnh ngân sách hoặc phân bổ lại nguồn lực.
Đơn giản hóa việc quản lý FTE với ClickUp
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tận dụng Full-Time Equivalent, hãy trang bị cho mình một công cụ quản lý dự án để giúp bạn lập kế hoạch và quản lý tài nguyên hiệu quả.
ClickUp là công cụ quản lý dự án lý tưởng — nó sẽ thực hiện các công việc nặng nhọc để giúp bạn ước tính, theo dõi và cải thiện việc phân bổ nguồn lực.
Ghi lại chính xác tất cả thời gian nhóm của bạn đã làm việc cho các nhiệm vụ và dự án bằng cách sử dụng ClickUp Time Tracker.
Ví dụ: so sánh FTE ước tính với số giờ thực tế đã ghi lại để xác định sự chênh lệch khối lượng công việc và tinh chỉnh các ước tính trong tương lai.
Tùy chỉnh và phân bổ thời gian hiệu quả với Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp để phù hợp với các yêu cầu theo dõi FTE cụ thể của doanh nghiệp bạn. So sánh quy trình làm việc giữa các nhóm và tìm cách tối ưu hóa quy trình của bạn với Mẫu nghiên cứu thời gian của ClickUp.
Tạo Trường Tùy chỉnh để lưu trữ và theo dõi dữ liệu FTE trực tiếp trong các công việc và dự án, để dữ liệu được sắp xếp và dễ truy cập.
Hình dung sức chứa của nhóm và khối lượng công việc của từng cá nhân thông qua Bảng điều khiển ClickUp để đảm bảo phân phối công việc công bằng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức. Phân công nhiệm vụ dựa trên FTE có sẵn, từ đó tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và ngăn ngừa tình trạng làm việc quá sức.
Hơn nữa, nếu ai đó làm việc quá sức, bạn có thể sử dụng ClickUp để ngăn chặn việc phân bổ quá mức bằng cách cài đặt giới hạn sức chứa cho từng thành viên trong nhóm dựa trên mức độ sẵn sàng FTE của họ.
Ngoài ra, hãy thêm các trường tùy chỉnh FTE vào tính năng Bảng điều khiển báo cáo của ClickUp để phân tích xu hướng khối lượng công việc, xác định các điểm nghẽn và theo dõi tiến độ.
Bạn cũng có thể tạo bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu FTE cùng với các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành công việc và dòng thời gian dự án. Hiển thị dữ liệu theo cách bạn muốn và chia sẻ với tất cả các bên liên quan.
Để thực hiện một dự án thành công, các nhà quản lý dự án phải hiểu và tối ưu hóa FTE của họ. Chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả và trên quy mô lớn.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay.