Cách soạn thảo email mời họp hiệu quả cho nhóm của bạn

Khi bạn ngồi xuống để gửi một email mời họp hiệu quả, hộp thư trống có thể khiến bạn cảm thấy hơi lo lắng. Có rất nhiều chi tiết hậu cần cần phải chuẩn bị cho đúng, từ liên kết video họp và thời gian bắt đầu đến chương trình họp được sắp xếp hợp lý.

Tuy nhiên, bạn cũng cần cài đặt giọng điệu phù hợp: không quá thân mật, không quá nghiêm trọng, nhưng cũng không quá nhẹ dạ.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ đảm bảo mọi người đến đúng giờ và sẵn sàng bắt tay vào công việc — đồng thời cũng có nghĩa là người tham dự sẽ ít có khả năng bỏ lỡ cuộc họp của bạn nếu có xung đột.

Hướng dẫn này là kế hoạch hành động để bạn tạo thư mời họp qua email hiệu quả mỗi lần. Chúng tôi sẽ cung cấp một số ví dụ để bạn bắt đầu và bạn sẽ có được danh sách kiểm tra những nội dung cần bao gồm để có thể chỉnh sửa các ví dụ đó thành những gì bạn cần cho bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào. 🏅

Tại sao một lời mời họp tốt lại quan trọng?

Đừng để lời mời họp trở thành điều phụ thuộc. Lời mời họp tạo ra không khí cho cuộc họp và là nguồn thông tin cho mọi thứ mà người tham dự cần chuẩn bị và đóng góp trong cuộc họp. Khi bạn soạn thảo một lời mời họp qua email chắc chắn, tất cả mọi người tham gia đều có lợi:

Việc gửi lời mời họp là điều cơ bản không có nghĩa là bạn phải dành nhiều thời gian cho việc này. Giờ chúng ta đã thống nhất về tầm quan trọng của việc soạn thảo lời mời họp qua email hiệu quả, hãy cùng khám phá các ví dụ, danh sách kiểm tra và thay đổi quy trình làm việc để bạn có thể bắt đầu gửi những lời mời qua email tốt nhất mà bạn từng thấy chỉ trong vài phút.

Ví dụ về thư mời họp nội bộ

Bạn cần gửi email mời họp nội bộ ngay bây giờ và đang tìm kiếm nguồn cảm hứng. Sử dụng các ví dụ này để bắt đầu email của bạn, sau đó thay đổi chi tiết hoặc điền vào chỗ trống.

Ví dụ #1: Cuộc họp video nhóm

Các cuộc họp nhóm là điều phổ biến, đặc biệt là với công việc từ xa và kết hợp. Gửi email mời họp nhóm với dòng tiêu đề ngắn gọn, nêu rõ mục đích và chương trình họp:

Chào buổi chiều [Tên],

Hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt! Chúng ta sẽ họp vào [ngày] để thảo luận về [chủ đề]. Vui lòng tham gia cùng tôi vào [thời gian với múi giờ] để chúng ta có thể [mục tiêu].

Trong cuộc họp này, chúng ta sẽ thảo luận về:

Trước cuộc họp, vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc nghĩ rằng cần bổ sung thêm nội dung nào vào chương trình họp.

Chúc bạn thành công,

[Tên của bạn]

Tốt nhất, hãy gửi tin nhắn này qua chính yêu cầu cuộc họp để tin nhắn tự động bao gồm URL cuộc họp và đồng bộ với lịch Google của người tham dự.

Ví dụ #2: Cuộc họp nhóm định kỳ

Nếu bạn quản lý một nhóm, bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc thường xuyên tập hợp mọi người lại để kiểm tra công việc. Giao tiếp trong nhóm qua các công cụ văn bản và tin nhắn tức thời giúp bạn hoàn thành 90% công việc, nhưng các cuộc họp định kỳ sẽ giúp bạn hoàn thành 10% còn lại. Email mời tham gia cuộc họp định kỳ có thể hơi thân mật, nhưng vẫn phải chứa đầy đủ thông tin.

Chào [Tên],

Đã đến giờ cuộc họp tiếp theo của chúng ta! Vào [ngày], chúng ta sẽ thảo luận về [chủ đề]. Chương trình nghị sự sẽ bao gồm:

Chúng tôi cũng sẽ dành thời gian để trả lời các câu hỏi chung và bất kỳ tình huống nào bạn muốn thảo luận với nhóm. Vui lòng xem chương trình của chúng tôi và cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong thời gian này.

Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm,

[Tên của bạn]

Vì các cuộc họp này diễn ra thường xuyên, đây là cơ hội tuyệt vời để lưu mẫu để bạn chỉ cần nhấn và gửi.

Ví dụ #3: Cuộc họp riêng

Đôi khi, các cuộc họp riêng giữa quản lý và thành viên nhóm có thể gây căng thẳng vô cùng cho cấp dưới của bạn. Vì vậy, trên hết, hãy nêu rõ mục đích của cuộc họp và đừng bao giờ để họ chờ đợi. Nếu cuộc họp diễn ra đột ngột hoặc bất ngờ, hãy trấn an họ hoặc cho họ biết khi đó là tin tốt (nếu có thể).

Chào [Tên],

Tôi đã ghi vào lịch cuộc họp trực tiếp tiếp theo của chúng ta để chúng ta có thể thảo luận về [chủ đề] và trao đổi với nhau. Vui lòng mang theo danh sách các câu hỏi của bạn về [chủ đề] hoặc bất kỳ công việc nào của bạn.

Hẹn gặp lại sau,

[Tên của bạn]

Ví dụ #4: Cuộc họp với một nhóm lớn hoặc cuộc họp trình bày

Khi kích thước nhóm tăng lên, nhu cầu về một cấu trúc chặt chẽ và một người chủ trì có tổ chức cũng tăng theo. Bạn có thể dựa trên ví dụ email đầu tiên bằng cách thêm chi tiết và loại bỏ tùy chọn cho mọi người thêm vào chương trình nghị sự tùy ý. Cuộc họp trình bày đặc biệt được hưởng lợi từ lịch trình rõ ràng, được chia thành các khối thời gian.

Chào mọi người,

Cuộc họp để thảo luận về [chủ đề] được lên lịch vào [ngày, ngày tháng] lúc [giờ với múi giờ]. Vui lòng xác nhận tham dự, và chúng tôi sẽ ghi âm cuộc họp nếu bạn không thể tham dự.

Chúng tôi có chương trình nghị sự đầy đủ cho cuộc họp này nhằm [mục tiêu], và lịch trình cuộc họp là:

*Vui lòng xem chương trình/bộ slide đính kèm và chuẩn bị sẵn các câu hỏi liên quan đến [chủ đề]

Cảm ơn bạn,

[Tên của bạn]

Ví dụ #5: Cuộc họp mà mọi người đã thảo luận trước

Nhiều cuộc họp diễn ra một cách tự nhiên: một chủ đề mới được đưa ra trong cuộc họp nhóm trước đó hoặc mọi người đồng ý trên ứng dụng giao tiếp nhóm rằng một cuộc họp sẽ giúp công việc hiệu quả hơn. Sử dụng một trong những ví dụ khác có thể không phù hợp, vì vậy hãy thử ví dụ này thay thế.

Chào [Tên],

Cuộc họp để thảo luận sâu hơn về [chủ đề] đã được lên lịch vào [ngày]. Chúng ta sẽ thảo luận về tác động của chủ đề này đối với nhóm và có thời gian để trả lời các câu hỏi. Vui lòng xem qua tài liệu ngắn này trước khi cuộc họp bắt đầu và mang theo bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào đến cuộc họp.

Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm,

[Tên của bạn]

Ví dụ về thư mời họp bên ngoài

Lời mời họp bên ngoài rất đa dạng và đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ. Các bộ phận khác nhau sẽ được hưởng lợi từ việc có các mẫu lời mời họp khác nhau và các tài nguyên khác nhau để đính kèm vào lời mời.

Khi lên lịch các cuộc họp bên ngoài, đặc biệt là với khách hàng, hãy cung cấp sự linh hoạt hơn trong email về thời gian cuộc họp. Nếu bạn sử dụng các ví dụ lời mời họp này, hãy bao gồm một nút hoặc liên kết đến công cụ lên lịch họp để cả hai bên đều có thời gian họp phù hợp.

Ví dụ #1: Cuộc họp cập nhật với khách hàng

Bạn đang sử dụng phần mềm hợp tác với khách hàng và nhận ra rằng đã một phút trôi qua kể từ cuộc họp với khách hàng cuối cùng. Nhưng đó là một vấn đề dễ giải quyết với một lời mời được soạn thảo cẩn thận. Những email này có hiệu quả nhất khi thân thiện và dễ gần nhưng cũng có một chút trang trọng (chỉ một chút thôi).

Chào [Tên],

Hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe!

Tài khoản của bạn hiện ở trạng thái [trạng thái], và bây giờ là cơ hội tuyệt vời để bắt đầu suy nghĩ về [mục tiêu dài hạn đã đặt ra trước đó] cho những tuần tới. Bạn có rảnh trong tuần này để cập nhật và thảo luận về [dự án đang tiến hành] không? Hãy cho tôi biết thời gian nào phù hợp nhất với bạn hoặc lên lịch cuộc họp trong lịch của tôi vào thời gian nào phù hợp nhất với bạn.

Tôi mong được trò chuyện về [lợi ích mà khách hàng nhận được]!

Chúc bạn thành công,

[Tên của bạn]

Ví dụ #2: Liên lạc với khách hàng cũ

Một khách hàng cũ trong mạng lưới của bạn có thể đã thay đổi công việc, hoặc bạn có thể tình cờ gặp họ tại một sự kiện trong ngành. Hãy tận dụng cơ hội này để củng cố mối quan hệ đó.

Chào [Tên],

Rất vui được gặp lại bạn tại [sự kiện] và trò chuyện về [chi tiết liên quan].

HOẶC

Tôi thấy rằng bạn hiện đang làm việc cho/trong [công ty hoặc dự án mới]. Chúc mừng bạn! Đó là một thay đổi thú vị, và họ thật may mắn khi có bạn.

Tôi rất muốn biết thêm thông tin và trò chuyện về công việc bạn đang làm. Nhóm của tôi đã giúp mọi người [lợi ích liên quan] và sẽ rất tuyệt nếu chúng tôi có thể giúp bạn [mục tiêu có thể của người nhận].

Nếu bạn có thời gian vào tuần tới, hãy gặp nhau nhé! Đây là liên kết đến lịch của tôi.

Hãy trò chuyện sớm nhé!

[Tên của bạn]

Ví dụ #3: Lời mời tham gia cuộc họp tiếp cận thân thiện

Đây là tài liệu dành cho các nhà tiếp thị và nhân viên bán hàng muốn thu hẹp khoảng cách giữa điểm tiếp xúc và liên hệ trực tiếp. Bắt đầu với mẫu thư mời, nhưng hãy cá nhân hóa, cá nhân hóa và cá nhân hóa!

Chào [Tên],

Đây là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu trò chuyện về [lợi ích mà họ sẽ nhận được từ công ty/dịch vụ của bạn]. Cảm ơn [loại tương tác cụ thể với công ty của bạn] và chúng tôi hy vọng bạn vẫn quan tâm đến cách [chủ đề] có thể [nêu lại lợi ích].

Tôi muốn giúp bạn khám phá tất cả các cách để đạt được kết quả với [dịch vụ]. Bạn có thời gian để xem bản demo ngắn hoặc trò chuyện không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết — chỉ cần lên lịch một cuộc họp 15 phút phù hợp với lịch trình của bạn tại đây.

Trong khi đó, đây là một cái nhìn sơ lược về những việc chúng tôi đã làm để [nêu lại lợi ích].

Hãy liên hệ với chúng tôi sớm nhé!

[Tên của bạn]

Ví dụ #4: Tiếp cận bán hàng với giới thiệu

Nằm giữa cách tiếp cận thân thiện và lạnh lùng, cách tiếp cận dựa trên giới thiệu có thể loại bỏ một số rào cản và sự lúng túng ban đầu. Hãy thử mẫu ví dụ này để bắt đầu.

Chào [Tên],

Tôi liên hệ với bạn vì gần đây tôi đã trò chuyện với [người quen chung/người giới thiệu] và họ cho rằng tôi có thể giúp bạn giải quyết [vấn đề của người nhận]. Tôi là [tiêu đề với tên công ty], và chúng tôi có thể giúp bạn [công việc hoặc mối quan tâm chính của người nhận].

Tôi rất muốn trò chuyện thêm về [mục đích cuộc họp] và giới thiệu nhanh cho bạn. Hãy cho tôi biết thời gian nào phù hợp nhất với bạn!

Trong khi đó, đây là một cái nhìn tổng quan nhanh về cách chúng tôi [lợi ích].

Rất mong được gặp bạn,

[Tên của bạn]

Ví dụ #5: Email tiếp cận khách hàng tiềm năng

Đây thường là loại yêu cầu cuộc họp khó nhất. Bạn muốn chia sẻ thông tin quan trọng, nhưng thông tin đó phải dễ đọc. Trên hết, hãy cung cấp giá trị rõ ràng. Bắt đầu với một dòng tiêu đề ngắn gọn, nêu rõ những gì bạn đang đề nghị và lý do tại sao họ nên gặp bạn bằng càng ít từ càng tốt.

Chào [Tên],

Tôi liên hệ với bạn vì chúng tôi/tôi [những gì bạn có thể cung cấp cho họ]. Điều này có thể [lợi ích hoặc giá trị cho người nhận]. [Tùy chọn: Tại thời điểm này, hãy giải thích bạn là ai và lý do bạn có thông tin của họ].

Hãy gặp nhau để thảo luận chi tiết. Bạn có 15 phút vào [ngày và giờ cuộc họp] để trò chuyện về [lợi ích] không? Đây là lịch của tôi nếu bạn có thời gian khác phù hợp hơn.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian,

[Tên của bạn]

Những nội dung cần bao gồm trong email mời họp

Nội dung bạn đưa vào email mời thường là phần khó nhất để viết cho chính xác, nhưng đó không phải là điều duy nhất bạn cần đưa vào. Cố gắng đưa vào mọi thứ người nhận cần để họ có thể thu được nhiều giá trị nhất từ cuộc họp. Dưới đây là một số yếu tố bắt buộc phải có:

Theo thời gian, bạn sẽ có thể phát triển một danh sách kiểm tra cụ thể về những điều mà mỗi loại email mời nên bao gồm. Sau đó, bạn có thể tránh được việc gửi thư hai lần và thực sự tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Cách soạn thảo thư mời họp hoàn hảo cho nhóm của bạn

Những ví dụ về email mời này sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc họp nội bộ và bên ngoài một cách có tổ chức. Tuy nhiên, khi bạn cần tinh chỉnh email hoặc truyền tải thông điệp chính xác cho các sự kiện đặc biệt, đừng quay lại trang giấy trắng để tạo email mời cuộc họp thành công.

Nhóm ClickUp đã xây dựng một loạt các mẫu, công cụ và hàm quản lý cuộc họp hữu ích, để bạn có mọi thứ cần thiết để tạo lời mời họp hoàn hảo cho nhóm của mình.

Sử dụng ClickUp Docs để tạo (và tạo mẫu!) thư mời của bạn

Trong ClickUp Docs, bạn có thể viết, chỉnh sửa và xem lại văn bản cho các email mời mà bạn và nhóm của bạn đã gửi trong quá khứ. Tạo thư viện các tin nhắn thành công, chuẩn bị để thử nghiệm A/B các từ ngữ cụ thể và nhận phản hồi khi từ ngữ thực sự quan trọng. (Chúng ta đều đã từng có đồng nghiệp ngồi bên cạnh đọc email qua vai để giúp chúng ta viết cho đúng. Giờ đây, bạn có thể làm việc đó mà không cần đồng nghiệp ngồi bên cạnh. )

ClickUp Docs cho phép bạn xây dựng và lưu trữ tài liệu, tạo wiki với danh sách kiểm tra và nhắc nhở hữu ích, đồng thời liên kết đến tất cả các tài nguyên hướng dẫn phong cách mà bạn cần. Bạn thậm chí có thể liên kết Docs với các nhiệm vụ dưới dạng tài liệu.

Gửi lời mời video bằng ClickUp Clip

Bạn muốn làm mới lời mời họp qua email của mình? Gửi tin nhắn video để mời mọi người. ClickUp Clip là một công cụ quay màn hình đơn giản cho phép bạn quay màn hình hoặc video của mình. Công cụ này rất phù hợp để thêm hướng dẫn ngắn gọn hoặc đoạn giới thiệu về cuộc họp. Nó cũng thêm một chút cá nhân hóa. Bạn có thể phác thảo chương trình, giới thiệu bản thân hoặc thông báo cho đồng nghiệp nếu có thay đổi về cách đăng nhập vào cuộc gọi video.

Sử dụng ClickUp AI để viết lời mời và chi tiết chính xác

Nâng tầm các tài liệu ClickUp Docs và email mời họp thành công của bạn với ClickUp AI. Giờ đây, các công cụ AI hữu ích của chúng tôi đã được tích hợp vào Docs để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc brainstorming lời mời họp, đề xuất từ ngữ chính xác cho lời mời họp và quản lý cuộc họp.

Sử dụng các công cụ AI cho cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu — để hoàn thiện chương trình, điền tất cả chi tiết cuộc họp và tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc tạo các mục hành động. Các công cụ viết AI được tạo sẵn của chúng tôi cũng có kiến thức chuyên môn về từng bộ phận để xây dựng thư viện đầy đủ các thư mời email được cá nhân hóa cho tất cả các giai đoạn của tiếp thị, bán hàng, tuyển dụng và quản lý dự án nội bộ.

Gửi bản tóm tắt sau cuộc họp kèm theo ghi chú và tài nguyên

Đây là một mẹo bổ sung. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy gửi một tin nhắn khác để cảm ơn mọi người đã dành thời gian tham dự. Thảo luận về những điểm chính của cuộc họp và giá trị cụ thể mà cuộc họp mang lại. Với ClickUp AI, bạn cũng có thể gửi liên kết đến ghi chú biên bản cuộc họp mới được tạo, tóm tắt cuộc họp và các việc cần làm còn lại cho mỗi người tham dự.

Hãy để ClickUp làm việc nặng nhọc cho việc gửi lời mời họp qua email cho nhóm của bạn

Lo lắng về cách diễn đạt cụ thể và do dự khi di chuột qua nút gửi là chuyện của năm ngoái rồi. Với các công cụ cộng tác, sáng tạo và tài liệu hóa từ ClickUp, bạn có thể gửi thư mời họp qua email hoàn hảo mọi lúc. Tốt hơn nữa, bạn và nhóm của bạn thậm chí không phải trả tiền cho nó.

Đăng ký ngay hôm nay để có tài khoản miễn phí cho phép bạn quản lý mọi cuộc họp như một chuyên gia — trước, trong và sau cuộc họp.