Notion vs. Jira: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?

Nếu bạn là một quản lý dự án, bạn có một công việc dường như bất khả thi: phải có mặt ở mọi nơi, mọi lúc. Về mặt vật lý, đó là điều không thể. Nhưng trên thực tế thì lại là một câu chuyện khác, và một phần mềm quản lý dự án tốt có thể biến điều đó thành hiện thực. Bí quyết là biết phần mềm nào phù hợp nhất với công ty và phong cách quản lý của bạn.

Vì có rất nhiều công việc và nhiệm vụ cần thực hiện theo lệnh của bạn, bạn cần các công cụ năng suất cung cấp chức năng quan trọng. Nhưng vì bạn có thể có nhiều đồng nghiệp và nhân viên khác nhau thực hiện các công việc này, bạn cũng cần phần mềm trực quan mà mọi người đều có thể sử dụng. Có rất nhiều lựa chọn đến nỗi danh sách 10 phần mềm quản lý dự án miễn phí hàng đầu của chúng tôi đã tăng lên thành 25 phần mềm hàng đầu.

Tuy nhiên, một số công ty khổng lồ vẫn vươn lên dẫn đầu ngay cả trong nhóm ưu tú đó. Hai trong số các phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất là Notion và Jira. Trong hướng dẫn so sánh toàn diện giữa Notion và Jira này, chúng tôi đã thử nghiệm hai công cụ này để xem công cụ nào vượt trội hơn. Sau đó, chúng tôi so sánh trực tiếp với một đối thủ quản lý dự án thứ ba cũng rất mạnh, cùng với tất cả các công cụ bạn cần để quản lý nhiều dự án hơn.

Notion là gì?

Notion là cơ sở dữ liệu biểu mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng cho các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như ghi chú, quản lý công việc lặp lại và quản lý dự án. Các trường thông tin bạn nhập vào cơ sở dữ liệu được liên kết hai chiều với các trường, trang và cơ sở dữ liệu khác.

Bạn có thể xem thông tin dưới dạng bảng, bảng, danh sách và lịch, với mỗi liên kết mở ra một trang lồng nhau chi tiết hơn. Notion cũng đã bắt đầu triển khai các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp ghi chú và tạo ý tưởng.

Giao diện đơn giản của nó cho phép người dùng tạo ra hầu như bất kỳ hệ sinh thái nào cho ghi chú, việc cần làm và nội dung. Các nhà quản lý dự án có thể tạo lịch trình, phát triển quy trình làm việc cho các công việc lặp đi lặp lại, phân công công việc cho đồng nghiệp và đánh giá năng suất theo thời gian.

Các tính năng của Notion

Notion là một nền tảng quản lý dự án giàu tính năng, vượt xa một ứng dụng ghi chú đơn thuần. Hãy cùng xem xét ba tính năng khóa của nó.

Quản lý công việc

Tạo công việc mới hoặc chuyển đổi các mục thành công việc đã lên lịch chỉ với vài cú nhấp chuột. Người dùng có thể thêm hộp kiểm vào danh sách gạch đầu dòng, chuyển ý tưởng thành hành động đang chờ xử lý và người quản lý có thể tạo bảng Kanban cho các dự án lớn. Cơ sở dữ liệu tập trung này đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả và lưu giữ lịch sử về người đã thực hiện thay đổi và thời gian thực hiện.

Hợp tác trong nền tảng

Cơ sở dữ liệu Notion cho phép tất cả người dùng thực hiện thay đổi đối với các công việc và dự án đang tiến hành. Điều này bao gồm chuyển công việc từ "đang tiến hành" sang "đã hoàn thành" trên bảng, thêm nhận xét vào trang để cộng tác trong tài liệu và tải lên ghi chú video. Các tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, cho phép giao tiếp diễn ra bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu công việc được thực hiện.

Tìm kiếm các tính năng biến các dự án trong quá khứ thành cơ sở kiến thức

Phát triển nguồn kiến thức cho nhiều người dùng trong tổ chức của bạn trong Notion. Các công việc đã hoàn thành có thể trở thành ví dụ về quy trình làm việc. Bạn cũng có thể tìm kiếm các chuyên gia cũ về các khái niệm chuyên ngành và xây dựng kho lưu trữ ghi chú. Hàm tìm kiếm đa năng của Notion thậm chí còn cho phép bạn tra cứu các thuật ngữ trong các trường khác nhau, bao gồm tiêu đề dự án và các bình luận cũ.

Giá cả của Notion

Jira là gì?

Jira là phần mềm quản lý dự án tất cả trong một dành cho các nhóm làm việc nhanh nhẹn. Phần mềm này cung cấp các công cụ cho các chiến dịch tiếp thị, mục tiêu phát triển hàng quý, ra mắt sản phẩm và mọi thứ khác.

Jira hoạt động như một nguồn tập trung để tổ chức và giám sát các dự án cũng như phân công công việc. Bạn có thể xem các dự án cá nhân và hợp tác thông qua lịch, danh sách, bảng và các chế độ xem khác, đồng thời phần mềm này có thể lưu trữ các hướng dẫn, tài nguyên hỗ trợ bán hàng và tài nguyên dựa trên trang.

Bạn thậm chí có thể tự động hóa các khía cạnh quan trọng của quản lý dự án, bao gồm tìm kiếm hiệu quả quy trình. Tự động phân công công việc khi chúng đạt đến các giai đoạn khác nhau, nhận thông báo về tiến độ bị đình trệ và nhận báo cáo về hiệu suất của nhóm, tất cả ở một nơi.

Là một phần của hệ sinh thái Atlassian, Jira tích hợp tốt với các công cụ Atlassian khác mà tổ chức của bạn có thể đã có trong hệ thống công nghệ của mình.

Các tính năng của Jira

Jira dành cho kiến trúc sư dự án, quản lý dự án và tất cả mọi người trong nhóm linh hoạt, cung cấp một phạm vi các công cụ để giữ mọi người đồng bộ và năng suất.

Các mẫu có thể tùy chỉnh để hợp lý hóa quá trình khởi động dự án

Bạn đang loay hoay khi bắt đầu các dự án khác nhau? Jira cung cấp thư viện các mẫu có thể chỉnh sửa và thiết lập quy trình công việc mà bạn có thể sao chép, sửa đổi và phát triển để phù hợp với phong cách làm việc của nhóm. Điều này có nghĩa là mọi dự án đều bắt đầu với cấu trúc và mọi người có thể bắt đầu nhanh hơn.

Các hàm báo cáo mạnh mẽ

Tự động tạo báo cáo để bạn có thể đo lường tiến độ và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Vì người dùng sử dụng Jira để phân công công việc, cập nhật trạng thái công việc và cộng tác với đồng nghiệp, nên đây là một môi trường giàu dữ liệu, cung cấp cho người quản lý dự án những thông tin chi tiết và tổng quan. Với các báo cáo này, bạn có thể dễ dàng theo dõi khối lượng công việc, tìm ra các trở ngại và đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Bảng điều khiển được cá nhân hóa cho mỗi người dùng

Các công cụ quản lý dự án tuyệt vời không chỉ phù hợp với các nhà quản lý dự án, mà còn có các công cụ cộng tác để quản lý công việc, mẫu và tài nguyên mà mọi người cần để làm việc hiệu quả.

Các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh bảng điều khiển để hiển thị chế độ xem ưa thích của họ ngay trong nháy mắt. Các tính năng của bảng điều khiển trong phần mềm Jira bao gồm danh sách công việc cần làm, lịch và chế độ xem biểu đồ Kanban hoặc Gantt để quyết định công việc cần ưu tiên.

Giá của Jira

So sánh tính năng của Notion và Jira

Notion và Jira là hai công cụ quản lý dự án mạnh mẽ. Nhưng công cụ nào là tốt nhất?

Sự thật là cả hai công cụ này đều có thể hoạt động dựa trên trọng tâm và nhu cầu của nhóm bạn. Notion là một thế giới kỳ diệu miễn phí dành cho tất cả mọi người, bao gồm sinh viên, freelancer, các cơ quan và tổ chức phi lợi nhuận. Jira dựa trên các khái niệm cốt lõi của Agile và phát triển phần mềm, nhưng nó mở rộng để hoạt động cho hầu hết mọi công việc. Để xác định công cụ nào là người chiến thắng, hãy xem xét các tính năng khác nhau của chúng để xem công cụ nào vượt trội hơn công cụ kia.

Tùy chỉnh

Các dự án có nhiều hình thức và kích thước khác nhau. Đôi khi, bạn cần một môi trường thử nghiệm hoàn toàn mở để tạo quy trình làm việc. Đôi khi, bạn cần một cấu trúc cứng nhắc hơn để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Khi nói đến tùy chỉnh, Notion và Jira có cách tiếp cận tương tự nhưng khác nhau.

Notion

Notion tập trung vào tính linh hoạt trong các quy trình kinh doanh. Tất cả bắt đầu khi bạn tạo một không gian làm việc và thêm các trang và cơ sở dữ liệu. Nhưng những khối xây dựng đơn giản đó có thể trở thành bảng Kanban, di chuyển các thẻ từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn hoàn thành.

Bạn có thể xây dựng danh bạ và biểu đồ tổ chức cho quy trình làm việc liên lạc, tạo lộ trình thu hút thành viên nhóm và tự động xây dựng danh sách các tài nguyên cần thiết. Có hàng nghìn mẫu mà bạn có thể thay đổi số lượng tùy ý, nhưng bạn cũng có thể bắt đầu xây dựng từ đầu.

Ngay cả các trường dữ liệu cũng có thể cực kỳ linh hoạt, vì bạn có thể thay đổi bất kỳ trường nào từ ghi chú thành liên kết hai chiều, danh sách dấu đầu dòng hoặc công việc cần làm. Mức độ tùy chỉnh này có thể quá sức đối với bạn hoặc chính xác là những gì bạn cần.

Jira

Jira cũng giàu tính năng nhưng tập trung vào phương pháp Agile hơn là tạo/lập thuần túy. Các mẫu, chế độ xem và bảng điều khiển hướng đến việc sử dụng các nguyên tắc cơ bản của Agile để tạo các dự án phát triển phần mềm. Mặc dù nó cung cấp các khả năng dự án vượt xa nguồn gốc ban đầu, chẳng hạn như các dự án tiếp thị trên mạng xã hội, nhưng nó vẫn giữ nguyên bản sắc của mình.

Điều này hữu ích cho các nhà quản lý dự án trong các tổ chức có luồng dự án nghiêm ngặt hơn. Có nhiều tùy chọn tùy chỉnh, vì vậy người dùng có thể điều chỉnh các mẫu và báo cáo tiêu chuẩn. Jira cung cấp nhiều tính năng về quản lý quy trình làm việc tùy chỉnh, nhưng Notion cung cấp nhiều hơn về mặt tùy chỉnh tổng thể.

Khi nói đến tùy chỉnh, Notion là lựa chọn hàng đầu.

Khả năng theo dõi vấn đề

Một trách nhiệm cốt lõi của các công ty phát triển phần mềm và công nghệ là theo dõi vấn đề. Bạn cần các tính năng phù hợp cho các quy trình này, đặc biệt nếu việc tuân thủ thỏa thuận cấp độ dịch vụ và danh tiếng thương hiệu đang bị đe dọa.

Notion

Notion đã tạo ra hàng nghìn mẫu chính thức cho các mục tiêu dự án khác nhau, và cộng đồng đã tạo ra và chia sẻ nhiều mẫu hơn nữa. Các công cụ này cho phép bạn xây dựng hoặc sửa đổi bất kỳ quy trình nào để phù hợp với yêu cầu theo dõi vấn đề và quy trình làm việc lý tưởng của bạn.

Tuy nhiên, nền tảng này không cung cấp phương pháp hướng dẫn để theo dõi vấn đề; đó đơn giản không phải là trường hợp sử dụng cốt lõi của Notion. Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm trong việc theo dõi vấn đề và giải quyết lỗi biết tổ chức của họ cần gì và có thể đảm bảo rằng đó là một phần của hệ sinh thái. Nhưng các nhà quản lý dự án mới có thể gặp khó khăn trong việc bao gồm tất cả các phần họ cần, dẫn đến việc phải sửa đổi quy trình để lấp đầy những lỗ hổng đó.

Jira

Đây là điểm nổi bật của Jira. Phần mềm này tập trung vào quản lý dự án và theo dõi vấn đề, vì vậy nó bao gồm tất cả các công cụ và chế độ xem để thực hiện chính xác việc đó — mà không có sự ồn ào và cảm giác thử và sai khi tái tạo các quy trình tương tự trong Notion. Nó cung cấp một khung tập trung vào nhóm, nơi mọi người có thể theo dõi các việc cần làm, tác động của họ đối với các dự án lớn hơn và mục tiêu chung của nhóm.

Các công cụ tùy chỉnh quy trình làm việc tích hợp sẵn của Jira cũng thực hiện phần lớn công việc nặng nhọc, cho phép tối ưu hóa quy trình làm việc đến từng chi tiết kỹ thuật. Các nhà quản lý dự án có thể điều chỉnh các mẫu và mặc định hiện có để phù hợp với các vai trò hoặc dự án cụ thể và trích xuất thông tin chi tiết cụ thể.

Nếu bạn muốn một công cụ theo dõi vấn đề có thể củng cố công ty của bạn hiện tại và trong tương lai, Jira với vị thế vững chắc trong không gian này sẽ là lựa chọn chiến thắng.

Dễ sử dụng

Khi bạn là một quản lý dự án, điều quan trọng không chỉ là kỹ năng kỹ thuật của bản thân. Bạn có thể thoải mái đi sâu vào các chi tiết của một giải pháp quản lý dự án phức tạp, nhưng nếu nhóm của bạn không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, thì đó không phải là giải pháp phù hợp. Hãy cùng xem Notion và Jira so sánh như thế nào về mức độ thân thiện với người dùng.

Notion

Notion có thiết kể thân thiện với người dùng, vì vậy cá nhân, nhóm và tổ chức chuyên nghiệp có thể sử dụng ngay lập tức. Số lượng tính năng và khả năng phong phú có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp khi tạo cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi dự án, nhưng người dùng mới trong không gian được tái cấu trúc có thể phát triển nhanh chóng. Người dùng cũng có thể dễ dàng chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành chế độ xem và cấu trúc mới khi họ học hỏi thêm.

Notion dễ tiếp cận và dễ sử dụng, với nhiều tài nguyên do cộng đồng tạo ra và chính thức để hướng dẫn người dùng mới.

Jira

Jira là một nền tảng kỹ thuật mạnh mẽ. Nó cung cấp một mảng các công cụ mạnh mẽ, nhưng người dùng phải biết cách sử dụng chúng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều này có nghĩa là quá trình học tập có thể khó khăn, đặc biệt là đối với những người dùng không có kiến thức kỹ thuật và không quen thuộc với phần mềm quản lý dự án.

Điều này là hợp lý vì Jira tương đối chuyên biệt, nhưng nó có thể khiến người dùng cảm thấy bực bội hoặc quá tải và cản trở tiến độ.

Notion và Jira trên Reddit

Notion và Jira đều có những điểm mạnh riêng và cả hai đều là những chương trình phổ biến, chia sẻ nhiều công cụ và chức năng. Nhưng khi nói đến quản lý dự án, người dùng Reddit không thấy có nhiều điểm trùng lặp.

Khi người dùng trong cộng đồng r/jira chia sẻ ý kiến về việc Notion có thể thay thế Jira hay không, một người dùng đã ghi chú: "Notion có vẻ giống một công cụ kiểu Confluence hơn là Jira. Nếu họ đang cân nhắc chuyển từ Jira, thì có lẽ họ không thực sự sử dụng Jira. "

Những người khác cũng đồng ý, một người dùng cho biết: "Chúng tôi sử dụng Notion từ góc độ wiki, nhưng tôi không thể thấy nó có thể chạy sprint hay thực hiện việc bán vé. "

Các thành viên Reddit trong r/projectmanagement cũng đồng ý, ghi chú rằng Notion và Jira xử lý các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án, kết thúc cuộc tranh luận Notion vs. Jira bằng câu: "Notion là wiki, Jira là công cụ theo dõi dự án. "

Tổ chức của bạn có thể phát triển mạnh mẽ khi sử dụng cả hai nền tảng này. Dùng Jira cho phát triển phần mềm hoặc theo dõi vấn đề và dùng Notion cho cơ sở kiến thức và quản lý dự án chung sẽ mang lại những lợi ích tốt nhất của cả hai nền tảng.

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion và Jira

Vấn đề khi sử dụng hai nền tảng phần mềm chuyên dụng khác nhau để quản lý nhiều dự án là các chương trình không tương thích với nhau tốt như khi bạn chỉ sử dụng một môi trường quản lý dự án tích hợp hoàn toàn. Các người dùng khác nhau sẽ dành phần lớn thời gian của họ trong các không gian khác nhau, và việc giao tiếp và hợp tác có thể bắt đầu bị gián đoạn.

Đó là lúc ClickUp xuất hiện. Đây là một không gian duy nhất dành riêng cho quản lý dự án, ghi chú và mọi thứ khác bạn cần để hoàn thành công việc.

Nếu phải phân loại ClickUp trong thị trường năng suất công việc, bạn có thể gọi nó là ứng dụng quản lý dự án. Nhưng thực tế, nó là một không gian làm việc tất cả trong một với các tính năng quản lý dự án.

Bạn có thể tổ chức các dự án phức tạp, phân công công việc cho các người dùng khác nhau và đo lường tiến độ trong và sau các sprint. Các nhà quản lý dự án có mọi thứ họ cần và với hơn 15 chế độ xem của chúng tôi, bao gồm biểu đồ Gantt, lịch, bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và các mẫu sẵn sàng sử dụng, mọi thành viên trong nhóm của bạn đều có các công cụ cần thiết.

Tính năng cạnh tranh số 1 của ClickUp: Bảng Kanban ClickUp

Nếu bạn thích quản lý dự án trong chế độ xem Bảng Kanban, bạn sẽ thích ClickUp. Chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp là một trong nhiều chế độ xem mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tốc độ hoàn thành công việc.

Áp dụng phương pháp Kanban và áp dụng các khái niệm Agile trong cùng một không gian làm việc với các thành viên nhóm có thể có sở thích tổ chức khác nhau — mọi người đều có thể sử dụng chế độ xem và phong cách làm việc ưa thích của riêng mình một cách độc lập trong khi vẫn hợp tác với nhau.

Bảng dự án có thể bắt đầu với các mẫu mà bạn cập nhật và thay đổi theo thời gian, hoặc bạn có thể bắt đầu từ đầu. Nó mang đến cho bạn sự tự do của Notion đồng thời cung cấp tính phức tạp của Jira.

Tính năng cạnh tranh của ClickUp #2: Tài liệu ClickUp

Tạo tài liệu và wiki với ClickUp Docs, giải pháp trong nền tảng của chúng tôi để tạo trang, tài nguyên kiến thức và hướng dẫn kết nối với các nhiệm vụ và quy trình công việc. Bạn có thể tạo tài liệu mạnh mẽ và tự động đính kèm vào mọi nhiệm vụ liên quan. Sau đó, sử dụng các mẫu của chúng tôi để giao tiếp với khách hàng, sản xuất nội dung và các sản phẩm dự án.

Tính năng cạnh tranh của ClickUp #3: ClickUp AI

AI đã có mặt và sẵn sàng giúp các quy trình tổ chức của bạn hiệu quả hơn. ClickUp AI cung cấp hàng trăm công cụ AI chuyên biệt cho các nhóm để hợp lý hóa công việc và loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, tẻ nhạt.

Các nhà quản lý dự án có thể tự động tạo dòng thời gian với ngày đáo hạn, chuyển đổi ý tưởng thành bản tóm tắt dự án được định dạng tốt và theo dõi ngân sách của họ. Ngoài ra còn có các công cụ dành cho thị trường, nhóm sản phẩm, kế toán và tất cả mọi người. Chúng tôi đã đề cập rằng ClickUp là phần mềm phù hợp cho tất cả mọi người chưa?

Xem quản lý dự án có thể như thế nào trong ClickUp

Nếu bạn thở dài mỗi khi mở công cụ quản lý dự án hiện tại, thì đã đến lúc cần một nền tảng mới.

Tại ClickUp, chúng tôi luôn tạo ra các công cụ, mẫu và hàm mới cho các nhóm nhanh nhẹn với tất cả sự hào nhoáng và sức mạnh thực sự mà bạn cần để tiến độ công việc. Tốt hơn nữa, bạn có thể đăng ký tài khoản Miễn phí vĩnh viễn và bắt đầu khám phá hoặc xây dựng quy trình của mình ngay lập tức. Tạo tài khoản của bạn ngay hôm nay để thấy quản lý dự án có thể thú vị như thế nào.