Scrum Toplantıları için Kapsamlı Kılavuz

Scrum toplantı sürecini benimsemeyi mi düşünüyorsunuz?

Ancak, bir toplantıyı en iyi şekilde nasıl yürüteceğinizden emin değilseniz, bu kılavuz size yardımcı olabilir.

Digital.ai State of Agile Raporu, teknoloji çalışanlarının %81'inin kuruluşlarının bir tür scrum uyguladığını söylediğini ortaya koydu. Broadcom raporuna göre, tam scrum takımları tahmin yapmayan takımlara göre %250 daha iyi kalite puanı aldığından, scrum'ın en popüler çevik uygulamalar arasında yer alması şaşırtıcı değil.

Scrum trenine binmeye çalışıyorsanız, sizi suçlamıyoruz. Başlamak için bilmeniz gerekenler burada.

Scrum Toplantıları Nedir?

Scrum toplantıları, projeleri ilerletmek için paydaşlar, yönetim ve takımlar arasında kısa ve öz iletişim ve hızlı stratejik planlama yoluyla uyumu sağlar. Beş tür scrum toplantısı vardır:

Her toplantının adında amacının açıkça belirtildiğini göreceksiniz. Sprint planlaması, sprint planlaması içindir. Retrospektifler, geriye dönük değerlendirmelerdir.

Bu kasıtlıdır.

Çünkü scrum toplantıları biraz toplantı karşıtıdır. Bunlar, CEO'nun uzun konferansları, beyin fırtınaları veya işleri yakalamak için yapılan oturumlar değildir. Ürün işlerinizi gereksiz yere kesintiye uğratmazlar.

Bu süreç taktiksel, doğru zamanlarda planlanmış ve iletişim karışıklıklarını önlemek için takımların aynı sayfada kalmasını sağlamak üzere tasarlanmıştır (tüm bunlar, projelerin gereksiz darboğazlara takılmamasını sağlamak içindir).

UM, SCRUM NEDİR? Scrum, net hedefler, işbirliği, hesap verebilirlik ve artan değer sunmaya odaklanan çevik bir proje yönetimi çerçevesidir. Büyük, karmaşık projeleri daha yönetilebilir parçalara ayırır ve proje ortasında değişiklikler olduğunda takımların ihtiyaç duyduğu esnekliği sağlar. Terim, Rugby scrummages'tan gelmektedir: takımın topu almak için başlarını eğip birbirine yakın durduğu oyunlar.

Scrum toplantılarına kimler katılmalıdır?

Çoğu Scrum toplantısı, geliştirme takımı, Scrum ustası ve ürün sahibi içindir, ancak bazı istisnalar vardır. Örneğin, ürün sahibiniz geriye dönük toplantılara katılmayabilir. Scrum inceleme toplantısına ek paydaşlar da katılabilir.

İdeal olarak, tüm scrum takımınız 10 üye veya daha az olmalıdır. Scrum takımınız daha büyükse, liderlik genellikle onları ortak bir hedef için çalışan daha küçük gruplara ayırır.

Bilmeniz Gereken 5 Scrum Toplantısı

1. Günlük scrum toplantıları

Daha önce bahsedilen Agile Raporu'na göre, en popüler scrum toplantı türlerinden biri, bazen günlük scrum toplantısı olarak da bilinen günlük standup toplantısıdır. Bu toplantı, hedefler, ilerleme ve olası sorunlara hızlıca göz atmak için yapılmalıdır. Odadaki herkes şu üç soruyu cevaplayabilmelidir:

Standup terimi, bu tür scrum toplantılarının kısa sürmesi gerektiğinden ortaya çıkmıştır. Bu nedenle, birçok takım, kimsenin fazla rahatlamasını önlemek için, mümkün olanlar ayakta bu toplantıları gerçekleştirmiştir. Artık birçok takım uzaktan çalıştığı için ayakta durma olasılığımız azalmıştır, ancak toplantının hedefi yine de işleri olabildiğince kısa tutmak olmalıdır.

2. Sprint planlaması scrum

Sprint planlama scrum'ınızın hedefi, bir sonraki sprintte neyi başarmak istediğinizi ve bunu nasıl başaracağınızı belirlemektir. Bu sprint planlama toplantısı, genellikle yaklaşan sprintin her haftası için yaklaşık bir saat sürer (örneğin, sprintiniz iki haftalık ise, toplantınız iki saat veya daha kısa sürer).

Bununla birlikte, iyi bir ön planlama ve doğru sprint izleme araçları gibi bunları kısaltmanın yolları vardır. Bu tür toplantılar, sorunları daha kolay anlaşılır bölümlere ayırmaya yardımcı olur, bu da ClickUp'taki Liste Görünümü'nü çok yönlü hale getirir.

3. Ürün biriktirme listesinin iyileştirilmesi

Sprint backlog ve iyileştirme toplantıları arasında, scrum takımınızdan sprint backlog'a bakmalarını, ayrıntıları eklemelerini ve öncelikleri ve bağımlılıkları not almalarını isteyin. Farklı scrum toplantı türlerinden bu, takımın organizasyonuna bağlıdır.

Aksi takdirde, sprint backlog'unu düzenli tutmazsanız, ürün sahipleri ve scrum master bir sonraki sprint'i planlamak için kullanacak çok fazla bilgiye sahip olmayacaktır.

4. Sprint incelemesi

Her sprintin sonunda, takımların işi ürün sahibine (ve bazen diğer paydaşlara) sunma zamanı gelir.

Hedef: geri bildirim.

Bu toplantıyı, paydaşların sorular sorup geri bildirimde bulunmaları için bir fırsat ve bir sunum olarak düşünün. Bu geri bildirimler daha sonra ileride değerlendirilmek üzere birikim listesine eklenir.

5. Sprint retrospektifi

Sprint'in sonunda scrum'ın önerdiği diğer toplantı ise geriye dönük değerlendirmedir. Ancak bu sefer paydaşlar genellikle odada bulunmaz.

Sadece takımlar kendileri neyin iyi gittiğini, neyin iyi gitmediğini, ne öğrendiklerini ve önümüzdeki sprintlerde nelerin değişmesi gerektiğini tartışırlar.

Ayrıca, daha büyük ölçekli projelerin sonunda geriye dönük değerlendirmeler yapılmasını öneririz. Bu geriye dönük değerlendirmelere daha geniş bir katılımcı aralığı dahil edilmelidir. Liderlik, pazarlama ve diğer paydaşlar, her takımın iletişim, koordinasyon ve GTM'ye katkısını değerlendirmek için bu toplantılara katılabilir.

Bu sprint retrospektif şablonlarına göz atın!

GERİ BAKIŞI ATLAMAYINAraştırmalar, etkili geri bakışların devreye girmesiyle takım performansının %20 gibi muazzam bir oranda arttığını göstermektedir.

Scrum Toplantılarının Avantajları

1. Karmaşık projeleri daha yönetilebilir hale getirin

Scrum toplantıları iki şeye odaklanır: iletişim ve strateji. Toplantının türü ne olursa olsun, hedef her zaman herkesin hedefler, durum ve çözülmesi gereken sorunlar konusunda aynı sayfada olması olmalıdır.

Bu açık iletişim, takımların paylaşılan hedeflere doğru istikrarlı bir şekilde ilerlemesini (hızlarını yüksek tutmasını) sağlar.

Scrum toplantılarının sağladığı stratejik temas noktaları olmadan, scrum proje yönetiminizin raydan çıkması çok daha kolaydır. Daha da kötüsü, bir takım veya takım üyesi, kontrol toplantıları olmadan raydan çıktığında, yanlış yolda oldukça ilerleyebilir ve hem zaman hem de para kaybına neden olabilir ve bir sonraki sprint planlama toplantısı için hız istatistiklerini çarpıtabilir.

2. Sonuçlar her zaman ön plandadır

Bu stratejik temas noktaları, takımlara her zaman ne için çalıştıklarını hatırlatmalıdır. Bir projenin ne kadar ilerlemiş olursa olsun, bu hatırlatıcı bizi yere indiren ve hedeflediğimiz sonuçlara doğru ilerleten şeydir.

3. Daha yüksek müşteri memnuniyeti

Daha iyi sonuçlar, daha hızlı teslimat ve daha mutlu takımlar, nihayetinde daha iyi müşteri deneyimleri ve daha yüksek memnuniyet puanları anlamına gelir. Tutarlılık, aynı zamanda daha fazla güven oluşturduğu için mutlu müşteriler için anahtardır.

4. Maliyetleri düşürün!

Her bir scrum toplantısı türü, şirket için finansal bir fayda sağlar: Geriye dönük toplantılar, zamanla takımların verimliliğini artırır. Gözden geçirme toplantıları, geri bildirimleri hızlı bir şekilde uygulamaya koymamıza yardımcı olur.

Günlük standup toplantıları, projelerin zamanında ve bütçe dahilinde ilerlemesini sağlar (veya en azından işlerin ters gittiğini bize bildirir, böylece sorunu en kısa sürede çözebiliriz). Sprint planlaması toplantısı ise, yapılacak her şeyi iş hedeflerine ve gerçek finansal kazançlara bağlar.

5. Bağlantıda kalın

Çevik manifestonun altıncı ilkesi, yüz yüze toplantıların çevik takımlara bilgi aktarmanın en iyi yolu olduğudur. Bu nedenle bu toplantılar çevik organizasyonlar için çok önemlidir.

Çalışanların %52'si geçen yılın bir noktasında takımlarından kopuk hissettiklerini söyledi. Artık, takımların birikmiş işlerden sprintlere ve günlük görevlere kadar her konuda uyumlu çalışmasını sağlayan, iyi yönetilen, stratejik scrum toplantılarına geri dönme zamanı.

Etkili bir Scrum toplantısı nasıl yapılır?

Peki, scrum toplantılarınızın hedeflerine ulaşmasını nasıl sağlarsınız? İşte uzmanlardan dört ipucu:

1. Zamanları belirleyin ve bunlara uyun

Scrum toplantıları önemlidir. Takımları nenin, kim tarafından ve ne zaman yapılması gerektiği konusunda uyumlu hale getirir. Herkesin düzenli olarak bağlantı kurup işbirliği yapmasını sağlar. Ve stratejiye öncelik verir.

Ancak bunlar yine de toplantılardır ve yapılacak işler vardır. Bu nedenle, etkili olmaları için yeterince uzun, dikkatin dağılmaması için yeterince kısa olmalarına özen gösterin.

Diğer bir deyişle: toplantının bir saat süreceğini söylüyorsanız, bir saat veya daha kısa sürmesine özen gösterin.

2. Öncelik bir ile başlayın

Toplantıdan sonra takımların almasını istediğiniz tek bir şey varsa, bu nedir? Cevabınız ne olursa olsun, toplantıya bununla başlamalı ve bununla bitirmelisiniz. Bilgi yüklemesi önceliklerinizi gölgede bırakmasın.

BİRDEN FAZLA ÖNCELİK VARSA NE YAPILIR?Anlıyoruz. Karmaşık organizasyonlarda, en üst öncelik için birçok öğe rekabet eder. Ancak gerçek şu ki, verimli takımlar istiyorsanız, onlara öncelik listesi vermeden her şeyin tamamlanmasını bekleyemezsiniz. Proje yöneticileri ve liderler bir araya gelerek öncelikleri belirlemeli ve bunları takımlara iletmelidir.

3. Takımlara seçenekler sunun… ama çok fazla değil

Scrum toplantısı sırasında takımın karar vermesi mi gerekiyor? Onlara seçenekler sunun… ama çok fazla değil. Araştırmalar, çok fazla seçeneğin felç edici olabileceğini gösteriyor. Bu nedenle liderlik, toplantıya önemli kararlar getirmeden önce takımın seçeneklerini belirlemeye çalışmalıdır.

4. Doğru araçları kullanın

Scrum panoları, sprint planlaması, Gantt grafikleri, izleme araçları… Scrum toplantıları, bilgileri gerçek zamanlı olarak izlemenize ve paylaşmanıza yardımcı olan araçlarla daha verimli hale gelir. Trello'dan ClickUp'a (tabii ki), takımları aynı sayfada tutmak ve bilgileri yararlı, görsel olarak ilgi çekici bir şekilde sunmak için birçok seçeneğiniz var.

TAKIMLARINIZI İŞLERİNE ODAKLANMALARI İÇİN ÖZGÜRLEŞTİRİNHarika bir araç, sadece takımınızın günlük işlerini takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda toplantılarınızı önemli ölçüde kısaltarak herkesin elindeki işe odaklanmasını sağlar. Vida Health 'ten Alaina Maracotta, ClickUp hakkında şöyle diyor: "ClickUp'a geçtikten sonra toplantılarda ne kadar zaman kazandığımızı görmek olağanüstüydü. Etkinlik planlama ve güncellemeler için haftada üç saatimizi alan işler artık bir saatten biraz fazla sürüyor. İlgili takımlar artık daha önemli pazarlama önceliklerine odaklanmak için daha fazla zamana sahip. "

Scrum Toplantılarına Başlarken

Böylece, scrum toplantılarının ne olduğunu, nasıl işlediklerini ve en iyi uygulamaları nelerin olduğunu anlayabilirsiniz..

Şu anda tam bir Scrum ekibi değilseniz, bu hedefe nasıl ulaşabilirsiniz?

Cevap, şirket içindeki çoğu büyük değişimde olduğu gibi, genellikle zihniyet, süreç ve araç değişikliklerini gerektirir.

1. Takımları bir araya getirin

Takımlarınızın tam katılımı olmadan, bu toplantılar olabilecekleri kadar etkili olmayacaktır. Bu yüzden katılımları gerekir. Takımlarınıza bu yeni yapının onlara nasıl yardımcı olacağını açıklayın: toplantıları kısaltmak, yaratıcı zamanlarını boşaltmak vb.

İnsanlar nihai hedefi (kendileri, takımları ve işleri için) ne kadar iyi görebilirse, scrum dahil her türlü değişime tam olarak katılma olasılıkları o kadar artar.

2. Gerekli süreç değişikliklerini yapın

Scrum'ı göz önünde bulundurarak şirketinizin mevcut süreçlerine bakın. Neler değişmelidir? Takımlar toplantı öncesinde araçlarınızda ilerlemelerini güncellemeliler mi? Liderlik ekibi toplantılara yeni bir şekilde hazırlanmalı mı?

Proje yöneticileri ve scrum ustası toplantı öncesinde birikmiş işleri temizlemeli mi? Gerekli süreç değişikliklerini ne kadar net ve erken iletirseniz, scrum'a geçiş o kadar kolay olur.

Bu, tüm scrum takımınızın hızlı hareket etmesini sağlar ve takımlara verdiğiniz sözlerin (örneğin, zaman ve yaratıcılık kazanma sözleri) tutarlı olduğunu kanıtlar.

3. Sizi destekleyen araçları seçin

Mevcut araçlarınız yeni çalışma yöntemlerinizi destekliyor mu, yoksa sizi engelliyor mu? Araçlarla başlayıp yeni süreçlerinizi bunlara uydurmaya çalışmak yerine, araçların size destek olması için ne yapması gerektiğini düşünerek başlayın ve ardından bu kriterlere göre scrum araçlarını seçin.

Araç değişikliklerinin zor bir istek gibi görünebileceğini anlıyoruz, ancak doğru araçlar olmadan, çevik uygulamalara yönelik iyi niyetli geçişlerin takılabileceğini de biliyoruz. Bu nedenle, ihtiyaçlarınızı önceliklendirin, batık maliyet yanılgısına düşmeyin ve artık kullanışlı olmayan eski araçlara bağlı kalmayın.

BEKLEYİN... BATIK MALİYET YANILGISI NEDİR?Batık maliyet yanılgısı, insanlar bir seçime "batık maliyet" yatırdıktan sonra o seçimde kötü kararlar verme olasılığının daha yüksek olduğunu söyler. Bu nedenle insanlar artık kendilerine fayda sağlamayan ilişkilerde kalırlar ("ama ben buna iki yılımı verdim!") veya açıkça başarısız olduğu belli olan projelere para akıtmaya devam ederler ("ama bu özelliğe 100 bin dolar harcadık!"). Ayrıca, "parayı zaten harcadınız" diye yararsız araçları kullanmaya devam etmenize de neden olabilir. Uzmanlar, karar verirken batık maliyetleri göz ardı etmenizi ve ileriye dönük maliyetlere odaklanmanızı söylüyor. Eski aracı terk edip işinize daha uygun olanı seçerseniz, yarın size maliyeti daha fazla mı yoksa daha az mı olur?

Kullanışlı Scrum Toplantı Şablonları

Son müşteri anketine göre, ClickUp şablonları sunduğumuz en değerli üç özellik arasında yer alıyor. Açıkçası, bu bizi şaşırtmadı. Harika bir şablona sahip olmak, baskıyı ortadan kaldırır.

İhtiyacınız olan bilgileri ve bunları nasıl sunacağınızı tam olarak bilirsiniz; en iyi uygulamalar hakkında derinlemesine araştırma yapmanız gerekmez. Yeni uygulamanıza başlamak için iki scrum şablonu:

1. ClickUp Scrum Toplantı Şablonu

Günlük standup toplantılarınızı kolaylaştırmak için tasarlanan ClickUp'ın Scrum Toplantısı şablonu, takımların tamamlanan işlere, yapılması gerekenlere ve ufukta beliren potansiyel engellere odaklanmasına yardımcı olur.

2. ClickUp Çevik Scrum Yönetimi Şablonu

Sprint planlama toplantıları, geriye dönük değerlendirmeler, birikmiş işlerin azaltılması ve daha fazlası için kullanmak için idealdir. ClickUp'ın Agile Scrum Yönetimi şablonu, scrum master'ın toplantılarınızı özelleştirmesine yardımcı olacak bir "başlangıç kılavuzu" belgesi de içerir. Hiçbir takım üyesi karanlıkta kalmamalı!

ClickUp ile Başlayın

Başlamaya hazırsanız, biz size yardımcı olacağız.

İster yeni başlayan ister deneyimli bir scrum ustası olun, ClickUp, scrum toplantılarınızın sorunsuz geçmesi için çok sayıda şablon ve çevik özellik sunar. Ve sonsuza kadar ücretsiz planımız (tahmin ettiğiniz gibi) sonsuza kadar ücretsizdir. Bugün denemek için bize başvurun.