Cevabın bir yerlerde olduğunu biliyorsunuz. Olasılık olarak eski bir e-posta konusunda veya işbirliği araçlarında (bir belgede veya geçen çeyreğin sohbet konusunda gömülü olarak).
Ancak bu bilgileri bulmak, ihtiyacınız olan asıl görevden çok daha uzun sürüyor.
Giriş: kurumsal bilgi yönetim sistemi.
Bunu, kuruluşunuzun bilgi tabanı olarak düşünün; bilgileri depolar, bağlamı anlar ve gerektiğinde ilgili içgörüler sunar.
Aşağıda, kurumsal bilgi yönetim sisteminizi nasıl kuracağınızı, yol gösterici örnekler ve araçlarla birlikte gösteriyoruz.
Kurumsal Bilgi Yönetimi Nedir?
Kurumsal Bilgi Yönetimi (EKM), büyük bir kuruluş genelinde bilginin sistematik olarak yakalanması, düzenlenmesi, yönetilmesi ve işlevselleştirilmesi sürecidir. Böylece bu bilgiler, daha hızlı ve daha iyi kararlar almak için yeniden kullanılabilir.
EKM, kuruluşun birçok katmanını kapsar:
- Stratejik kararlar ve planlama araçları
- Operasyonel oyun kitapları ve SOP'lar
- Ürün, mühendislik ve teknik belgeler
- Müşteri içgörüleri ve kurumsal öğrenme
- Uyumluluk, politika ve düzenleyici bilgiler
EKM kaynaklarının türleri
Ayrıca, kurumsal bilgi 3 kategoriye ayrılır:
- Açık bilgi: Belgelenmiş, yapılandırılmış ve paylaşımı kolay. Örnekler arasında SOP'lar, politikalar, mimari belgeler ve eğitim kılavuzları sayılabilir.
- Örtük bilgi: Ş Akışlarına, araçlara ve alışkanlıklara gömülü bilgi. Örneğin, takımların olayları gerçekte nasıl çözdüğü ile oyun kitabında yazılanlar arasındaki örnek fark.
- Zımni bilgi: Zaman içinde ve yaşanmış deneyimler yoluyla edinilen, deneyime dayalı bilgidir. Yargı ve sınır durumlarını içerir.
Geleneksel dokümantasyon sistemleri veya iç wiki'ler ile kurumsal bilgi sistemleri karşılaştırması
Anahtar farklar şunlardır 👇
| Aspect | Temel belgeler/dahili wikiler | Kurumsal Bilgi Yönetimi (EKM) |
| Temel amaç | Yazılı bilgileri depolayın | Daha iyi kararlar almak için bilginin yeniden kullanılmasını sağlayın. |
| Desteklenen bilgi türleri | Yalnızca açık bilgi | Açık, örtük ve zımni bilgi |
| Bilgi nasıl toplanır? | Manuel olarak yazılmış ve güncellenmiş | Ş Akışları, kararlar ve uygulama sırasında yakalanan bilgiler |
| İşle ilişkinin durumu | Günlük işlerden ayrı tutun | Ş akışlarına ve sistemlere doğrudan entegre |
| Bilginin güncelliği | Hızla eskimektedir | Etkinlikler sayesinde sürekli güncellenir |
| Keşif yöntemi | Klasör tabanlı gezinme veya anahtar kelime arama | Bağlamsal, amaç odaklı, genellikle yapay zeka destekli |
| Yönetişim | Ad hoc ve tutarsız | Rol tabanlı, yapılandırılmış ve ölçeklenebilir |
| İşgücü kaybı ve ölçeklendirme ile başa çıkma | Bilgi kaybı yaygın bir durumdur | Kurumsal bilgi korunur |
| Takımlar için değer | Pasif referans materyali | Uygulama ve karar verme süreçlerine aktif katkı |
| Dağıtımlı takımlar için uygun | Sınırlı | Ölçeklenebilirlik ve değişim için tasarlanmıştır |
Modern EKM sistemlerinde yapay zekanın rolü
Kurumsal bilginizin hacmi ve karmaşıklığı arttıkça, geleneksel gezinme ve arama yöntemleri sınırlarına ulaşmaya başlar. Bunun nedeni, bilginin belgeler, görevler, yorumlar, toplantılar ve araçlar arasında dağılmış olmasıdır.
Klasör yapıları, kullanıcıların bilgilerin tam olarak nereye ait olduğunu bildiklerini varsayar. Anahtar kelime araması, kullanıcıların doğru terimleri bildiklerini varsayar.
Gerçekte, insanlar çözmeye çalıştıkları sorunu bilirler. Ancak her zaman belge adını, klasör yolunu veya birinin aylar önce kullandığı ifadeleri bilmezler, bu da büyük ölçekte kafa karışıklığına neden olur. Giriş: AI destekli bilgi yönetimi.
AI destekli EKM sistemleri, belgeler, görevler, tartışmalar ve toplantı notlarından ilgili bilgileri alır ve sorgularınız için bağlamsal özetler oluşturur. Klasörlerde gezinmenize veya anahtar kelimeleri tahmin etmenize gerek yoktur. Doğal sorular sorun ve bağlamsal cevaplar alın.
📌 Örnek: ClickUp gibi bağlantılı bir çalışma alanında, ClickUp Brain içindeki Kurumsal Arama, Görevler, Belgeler, yorumlar, ek dosyalar ve Google Drive veya GitHub gibi entegre araçları kapsar.
Takım üyeleri, araçları tek tek aramak yerine "4. çeyrekteki lansmanla ilgili hangi kararlar alındı?" diye sorabilir ve canlı Çalışma Alanı verilerine dayanan, izin bilgilerini içeren, görevler, tartışmalar ve zaman çizelgelerine referanslar içeren konsolide bir yanıt alabilir.
Kurumsal Bilgi Yönetimi Neden Önemlidir?
EKM'yi, şirket büyüdükçe karar verme, uygulama ve öğrenme süreçlerinin parçalanmasını önleyen bir altyapı olarak düşünün. Bunun önemi şudur:
1. Bilgi parçalanması, uygulamayı doğrudan yavaşlatır.
Büyük kuruluşlarda kararlar nadiren tek bir yerde kaydedilir. Kararlar toplantı notlarında yer alır. Gerekçeler sohbet konularında, istisnalar birilerinin hafızasında ve resmi kılavuzlar ise güncel olmayan belgelerde bulunur.
Resmin tamamını göremezseniz, eksik bağlamı tamamlamaya çalışırsınız.
EKM önemlidir çünkü:
- Kararları, bağlamı ve uygulama araçlarını bilgi varlıklarıyla yeniden birleştirin.
- Daha önce olanları yeniden yapılandırmak için harcanan zamanı azaltır
- Takımların varsayımlar yerine güvenle hareket etmelerini sağlar.
📌 Örnek: Bir özellik güncellemesi planlayan ürün takımı, benzer bir fikrin geçen çeyrekte neden öncelikli olmaktan çıkarıldığını, hangi risklerin işaretlendiğini ve hangi varsayımların değiştiğini takip edebilir. Bunun için aynı tartışmayı yeniden açmaları gerekmez.
📚 Ayrıca okuyun: Müşterilerinizi Desteklemek ve Unutulmaz Bir Kullanıcı Deneyimi Yaratmak için En İyi Yardım Masası Yazılımı
2. Ölçeklendirme ve personel azalması sırasında kurumsal bilginin korunması
Kuruluşlar büyüdükçe, yeniden yapılandırıldıkça veya ciro yaşadıkça, bilgi kaybı gizli bir maliyet haline gelir.
EKM, aşağıdakilerle buna karşı koruma sağlar:
- Bireysel uzmanlığı, bilinçli bilgi toplama yoluyla paylaşılan bilgi varlıklarına dönüştürür.
- Çalışanlar ayrıldığında operasyonel ve tarihsel bağlamı korumak
- Standartlaştırılmış bilgi aktarımı sayesinde takımların aynı dersleri tekrar tekrar öğrenmelerini önleyin.
3. Ölçeklendirme, insanlara olan gizli bağımlılıkları ortaya çıkarır
Birçok kurumsal kuruluş, birkaç kişinin sahip olduğu belgelenmemiş uzmanlık bilgisiyle çalışır. Bu kişiler ulaşılamaz, aşırı yüklenmiş veya ayrıldığında ne olur?
Bu noktada, uygulama yavaşlar ve ne kadar çok bilginin sistematik hale getirilmediğini fark edersiniz.
EKM önemlidir çünkü:
- Bireylerden kritik bağlamları çıkararak paylaşılan sistemlere aktarın
- Tekil arıza noktalarını azaltır
- Yürütmeyi gayri resmi ağlara daha az bağımlı hale getirir
🔔 Nazik Hatırlatıcı: Kritik bir süreç, yalnızca "biri nasıl yapıldığını bildiği" için işliyorsa, bu zaten bir risktir.
4. Takımlar arasında bilgi paylaşımının iyileştirilmesi
Yapılandırılmış bir sistem olmadan, bilgi paylaşımı toplantılara, Slack mesajlarına veya doğru kişiye sorma becerisine bağlıdır.
EKM şunları sağlar:
- Dağıtılmış takımlar arasında kurumsal bilgiye eşzamansız erişim
- Kararlar, süreçler ve öğrenilenler konusunda net görünürlük
- Sürekli devir teslimler olmadan fonksiyonlar arası uyum
İşte AI destekli kurumsal bilgi yönetiminin bir örneği:
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz ve Özelleştirilebilir Bilgi Bankası Şablonları
5. Bilgi ölçeği büyüdükçe daha akıllı içerik organizasyonu
İçerik hacmi arttıkça manuel organizasyon bozulur. Klasör yapıları dağınık hale gelir, adlandırma kuralları bozulur ve yinelemeler kaçınılmaz hale gelir; bu da değerli bilgi varlıklarının bile bulunmasını zorlaştırır.
EKM sistemleri şunları sunar:
- Katı hiyerarşi içermeyen standartlaştırılmış yapı
- Bilgi toplama ve güncelleme için net sahiplik ve yaşam döngüsü yönetimi
- İşin yapılma şekli ile bilginin düzenlenme şekli arasında sürekli uyum
👀 Biliyor muydunuz? Bus faktörü, yazılım mühendisliği ve proje yönetimi alanında iyi bilinen bir risk ölçütüdür. Konsantre organizasyonel bilgi ve yetenek nedeniyle bir proje veya sürecin durması için kaç tane anahtar katkıcının aniden kullanılamaz hale gelmesi gerektiğini ölçer.
Başarılı bir Kurumsal Bilgi Yönetim Sisteminin Temel Bileşenleri
Aşağıda, modern kurumsal bilgi yönetiminin gereklilikleri ve geleneksel araçların genellikle zorlandığı alanlar karşılaştırmalı olarak açıklanmaktadır.
1. Ş akışlarına entegre edilmiş bilgi
Geleneksel araçlar: Belgeler sayfalarda ve klasörlerde bulunur. İşler başka yerlerde yapılır. Takımlar belgeleri projelere manuel olarak bağlar veya içgörüleri görevlere kopyalar.
Modern EKM gereksinimi: Bilgi, uygulama içinde yer almalıdır. SOP'lar görevlerle bağlantılıdır. Kararlar, proje zaman çizelgeleriyle bağlantılıdır. Güncellemeler, canlı ş Akışı değişikliklerini yansıtır.
Örneğin, ClickUp'ta Görevleriniz doğrudan Belgelerle bağlantılıdır ve "Ask AI" seçeneği de görev içinde doğrudan kullanılabilir.
2. Bağlamsal çapraz sistem arama
Geleneksel araçlar: Arama, platformun kendisiyle sınırlıdır. Bağlam yorumlarda, görevlerde, Slack konularında veya harici sürücülerde bulunuyorsa, takımlar her sistemi ayrı ayrı aramak zorundadır.
Modern EKM gereksinimi: Kurumsal çapta arama, belgeler, görevler, yorumlar, ek dosyalar ve bağlantılı araçları kapsar. Sentetik, niyet odaklı yanıtlar verir.
3. Sürekli bilgi toplama
Geleneksel araçlar: Belgeler manuel olarak yazılmalı ve güncellenmelidir. Toplantılar, kararlar ve istisnalar, birisi bunları kaydetmedikçe belgelenmez.
Modern EKM gereksinimi: Bilgi, toplantı notları, görev güncellemeleri, geriye dönük değerlendirmeler ve otomasyon tetikleyicileri aracılığıyla ş akışları sırasında yakalanır.
4. Ölçeklendirilmiş Yönetişim
Geleneksel araçlar: İzinler ve yapı mevcuttur, ancak zamanla tutarsız hale gelir. Takımlar büyüdükçe sayfa dağınıklığı ve yinelenme yaygınlaşır.
Modern EKM gereksinimi: Rol tabanlı erişim kontrolü, denetim izleri, sürüm geçmişi, sahiplik netliği ve yaşam döngüsü yönetimi sistem mimarisine entegre edilmiştir.
5. Bilgi güncelliği ve yaşam döngüsü yönetimi
Geleneksel araçlar: Belgeler manuel olarak güncellenene veya arşivlenene kadar kalır. Gözden geçirme döngülerinin uygulanması sınırlıdır.
Modern EKM gereksinimi: Bilgi sisteminde sahipler, inceleme periyotları, otomasyonla çalışan hatırlatıcılar ve yapılandırılmış arşivleme süreçleri bulunur.
6. Yapay zeka destekli bilgi zekası
Geleneksel araçlar: Öncelikle depolama ve işbirliği platformları. AI yetenekleri, varsa, özetleme veya sayfa düzeyinde yardım ile sınırlıdır.
Modern EKM gereksinimi: AI, belgeler, ş akışları, tartışmalar ve geçmiş etkinlikler arasındaki bilgileri sentezleyebilir. Canlı yürütme verilerine dayalı, bağlamı dikkate alan yanıtlar verir.
📮 ClickUp Insight: Ankete katılanların yarısından fazlası her gün üç veya daha fazla araca giriş yapıyor ve " uygulama yayılması " ve dağınık ş Akışlarıyla mücadele ediyor.
Verimli ve yoğun hissedilse de, bağlamınız uygulamalar arasında kayboluyor, yazmaktan kaynaklanan enerji kaybından bahsetmeye bile gerek yok. Brain MAX hepsini bir araya getiriyor: bir kez konuşun, güncellemeleriniz, görevleriniz ve notlarınız ClickUp'ta tam olarak ait oldukları yere gelsin.
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz Müşteri Yolculuğu Haritası Şablonları
Kurumsal Bilgi Yönetimi Zorlukları
Kuruluşunuz büyüdükçe, kolektif bilginin yönetimi giderek daha karmaşık hale gelir. Karşılaşabileceğiniz zorluklar şunlardır:
⚠️ Takımlar ve araçlar arasında bilgi siloları
Kuruluşlar büyüdükçe, bilgi birden fazla platform, departman ve ş akışına dağılır. Ürün takımları bir araçta belgeleri kaydeder, BT başka bir sistemi yönetir, operasyonlar kendi depolarını tutar ve kritik kararlar sohbet konularında yer alır.
Sonuç? Sistemler arasında bağlamı manuel olarak yeniden oluşturmanız gerekecek ve bu da uygulamayı yavaşlatacaktır.
💡 Profesyonel İpucu: Tek bir operasyonel soruyu yanıtlamak için iki sistemden fazlasını aramanız gerekiyorsa, muhtemelen bir dokümantasyon sorunu değil, bir keşfedilebilirlik sorunu yaşıyorsunuzdur.
⚠️ İçerik bozulması ve bilgi güncelliği
Süreçler gelişir, düzenlemeler değişir ve ürün kararları değişir, ancak bilgi tabanları genellikle sabit kalır. Net bir sahiplik ve yapılandırılmış inceleme döngüleri olmadan, içerik güncelliğini yitirir ve güvenilirliğini kaybeder.
Sisteme olan güven azaldığında, sistemin benimsenme oranı hızla düşer ve bilgi tabanı aktif bir karar alma aracı olmaktan çıkıp pasif bir arşiv haline gelir.
👀 Biliyor muydunuz? Bugün öğrendiklerinizin yarısı, tekrar gözden geçirmediğiniz sürece bir saat içinde beyninizden silinebilir. Önemli eğitim oturumu da buraya kadarmış!
⚠️ Yönetişim sorunları
Kurumsal düzeyde güvenlik için sağlam erişim kontrolleri, denetim izleri ve yasal uyumluluk gerekir. Ancak, aşırı merkezi yönetim işbirliğini yavaşlatabilir.
Rol tabanlı izinleri ve uyumluluk standartlarını uygulayan, ancak sürtüşme yaratmayan bir sistem tasarlamak mümkün mü?
Evet, ancak yönetişim mimariye entegre edilmişse, sonradan eklenmiş bir katman olarak değil.
⚠️ Tacit ve ş akışı tabanlı bilginin yakalanması
En değerli kurumsal bilgilerden bazıları hiçbir zaman resmi belgelere aktarılmaz. Bu bilgiler, olayların çözümünde ve kıdemli takım üyelerinin deneyimlerinde saklıdır. Bu durum, bireylere bağımlılık yaratır ve işgücü devri veya yeniden yapılandırma sırasında operasyonel riski artırır.
Tüm bu örtük bilgileri nasıl belgelemeye başlayabilirsiniz? Bilginin nasıl yakalandığını standartlaştırarak başlayın. Süreç belgeleri, olay incelemeleri, oryantasyon kılavuzları ve SSS'ler için tutarlı şablonlar kullanın.
ClickUp Bilgi Bankası Şablonu, süreçleri, politikaları ve paylaşılan bilgileri tek bir güvenilir yerde düzenlemek için hazır bir yapı sunar. Çalışma alanınızın içinde yer aldığı için, belgeleriniz desteklediği işlerle bağlantılı kalır. Güncellemeler bağlam içinde gerçekleşir ve takımlar tam olarak nereye bakacaklarını bilir.
⚠️ Düşük benimseme oranı ve kültürel direnç
En iyi tasarlanmış bilgi sistemi bile benimsenmezse başarısız olur. Belgeler günlük ş Akışlarından kopuksa veya arama deneyimleri güvenilir değilse, çalışanlar gayri resmi kanallara geri döner.
Kurumsal Bilgi Yönetimi, işlerin nasıl yapıldığına entegre edilmelidir, böylece bilgi toplama ve geri alma, ek bir yük değil, uygulamanın bir parçası gibi hissedilir.
💡 Profesyonel İpucu: Bilgi katkı ve erişim metriklerini izleyin. Düşük kullanım, genellikle ihtiyaç eksikliğinden ziyade ş akışı entegrasyonlarındaki sorunları işaret eder.
Zeka olmadan bilgi yüklemesi
Kurumsal kuruluşlar büyüdükçe, bilgi hacmi de katlanarak artar. Bağlamsal arama ve akıllı geri alma olmadan, takımlar belgeler, güncellemeler ve geçmiş kararlar altında ezilir. Bu durumda, daha hızlı karar verme için doğru bilgiyi doğru anda bulabilir hale getirmek bir zorluktur.
👀 Biliyor muydunuz? Bilgi yüklemesi karar verme yorgunluğunu artırır ve bu da operasyonel hızı ve stratejik netliği doğrudan etkileyebilir.
Kurumsal Bilgi Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur?
Teoriden pratik uygulamaya geçerek, etkili bir kurumsal bilgi yönetim sistemi oluşturmanın yollarını öğrenin 👇
Adım 1: Bilgi alanlarını ve sahipliği tanımlayın
Net bilgi alanları belirleyin. Bunlar, bilgileri fonksiyon ve amaca göre gruplandıran üst düzey kategorilerdir.
Ardından, etki alanı düzeyinde sahiplik atayın. Bu, doğruluk, güncellemeler, inceleme döngüleri ve yönetişimle uyum sorumluluğunu içermelidir.
Sahiplik, yinelemeleri de azaltır. Takımlar bir alanın kim tarafından yönetildiğini bildiklerinde, paralel sistemler oluşturmak yerine bu alana katkıda bulunurlar.
📌 Örnek: Büyüyen bir SaaS şirketi dört temel alan tanımlar: Ürün, Mühendislik, Operasyonlar ve Uyumluluk.
Ürün Başkan Yardımcısı, özellik belgeleri, yol haritası kararları ve sürüm notları dahil olmak üzere Ürün Bilgisi alanından sorumludur.
Mühendislik Başkanı, mimari standartları ve olaylardan çıkarılan dersleri yönetir.
Uyumluluk belgeleri, Hukuk ve Güvenlik takımına aittir ve üç ayda bir gözden geçirilir.
Adım 2: Bağlantılı bir dokümantasyon katmanı oluşturun
İşlerin nasıl yürüdüğüyle doğrudan bağlantılı bir dokümantasyon katmanı oluşturun. Bağımsız bir wiki olmaktan uzak, dokümantasyon, sürüm kontrolü, izinler ve işbirliğine dayalı düzenlemeyi desteklemelidir. Tüm bunlar, görevler, projeler ve iş akışlarıyla entegre kalarak gerçekleştirilmelidir.
Peki bunu nasıl yapabilirsiniz? Anahtar kelime bağlantıdır.
Belgeler, görevler, zaman çizelgeleri, sprint panoları ve durum güncellemeleri gibi canlı yürütme öğelerine atıfta bulunmalıdır. Ürün özellikleri güncellendiğinde, bağlantılı görevler bu değişiklikleri yansıtmalıdır. Olaylardan çıkarılan dersler belgelendiğinde, ilgili biletlere veya sprint retrospektiflerine atıfta bulunmalıdır.
📌 Örnek: Bir SaaS şirketinde, ürün takımı, görevlerin doğrudan belgelere yerleştirilmesine olanak tanıyan merkezi bir sistem içinde özellik spesifikasyonlarını belgeler. Yol haritası kararı kesinleştiğinde, ilgili uygulama görevleri belge içinde bağlantılandırılır.
3. Adım: Sistemler arasında kurumsal arama uygulayın
Kurumsal ölçekte, bilgi tek bir yerde bulunmaz.
Tanımlanmış alanlar ve bağlantılı Dokümanlar olsa bile, önemli bağlamlar hala görev yorumlarında, ek dosyalarda, sprint panolarında veya Google Drive veya GitHub gibi entegre araçlarda bulunabilir. Farklı takımlar her sistemi ayrı ayrı aramak zorunda kalırsa, parçalanma devam eder.
Kurumsal arama, bu sürtüşmeyi ortadan kaldırır.
Sisteminiz, klasör gezintisine veya tam anahtar kelimelere güvenmek yerine, kullanıcıların amaçlarına göre arama yapmalarına olanak tanır.
"Q4 özelliğinin kullanıma sunulması neden ertelendi?" veya "En son uyumluluk güncellemesinde neler değişti?" gibi sorgular, belgelerden, görevlerden, tartışmalardan ve bağlı sistemlerden alınan, bağlamı dikkate alan konsolide sonuçlar döndürür.
Adım 4: AI destekli bağlamsal arama özelliğini tanıtın
Büyük ölçekte, belge listesi döndürmek yeterli değildir. Kararları, zaman çizelgelerini, görev güncellemelerini ve tarihsel bağlantıları birbirine bağlayan sentezlenmiş yanıtlara hala ihtiyacınız olacaktır.
AI destekli arama, görevler ve durumlar gibi yapılandırılmış verileri ve belgeler, yorumlar ve toplantı notları gibi yapılandırılmamış verileri analiz eder. Buna dayanarak, içerik ve uygulama odaklı içgörüler elde edersiniz.
Adım 5: Yönetişim, izinler ve uyumluluk denetimleri ekleyin
Yönetişim, tanımladığınız bilgi alanlarına uygun rol tabanlı izinleri içerir.
Ayrıca, sistemin sürtüşmeye neden olmadığından da emin olmalısınız.
Bunun için izinler, takımlar ve roller tarafından mantıksal olarak devralınmalıdır. Her varlık için manuel yapılandırma gerekmez.
Denetim izleri otomatik olarak çalışmalı, ş Akışlarını kesintiye uğratmadan değişiklikleri ve sürüm geçmişini kaydetmelidir. Uyumluluk kontrollerini şablonlara ve süreçlere yerleştirin, böylece takımlar ön tanımlı olarak standartları takip etsin.
🎷 ClickUp'ın Avantajı: Güvenliği temelinde barındıran bir kurumsal bilgi yönetim aracı arıyorsanız, ClickUp tam size göre.
ClickUp, kurumsal düzeyde güvenlik için ayrıntılı rol tabanlı izinler, Çalışma Alanı düzeyinde erişim denetimleri ve ayrıntılı denetim günlükleri sağlar.
6. Adım: Bilgi güncelliği ve yaşam döngüsü incelemelerini otomasyonla gerçekleştirin
Kurumsal bilgiyle ilgili şu husus önemlidir: süreçler gelişecek, uyumluluk gereksinimleri değişecek ve ürünler sürekli güncellenecektir. Yapılandırılmış bir yaşam döngüsü olmadığında, bilgi tabanı güncelliğini yitirir.
Bunu önlemek için, sürece otomasyonlar eklemeyi düşünmelisiniz.
İş ihtiyaçlarına göre her bilgi alanına inceleme sıklığı atayarak başlayın. Kritik uyumluluk politikaları üç aylık incelemeler gerektirebilirken, ürün belgeleri sürüm döngülerini takip edebilir.
Kuruluşunuz için eski bilgilerin ne olduğunu tanımlayın ve bu eşikleri sisteminize dahil edin.
Ardından, yaşam döngüsü ş akışlarını otomasyonla otomatikleştirin. İnceleme son tarihlerinden önce etki alanı sahipleri için hatırlatıcılar ayarlayın. Belirli bir süre içinde güncellenmemiş içeriği işaretleyin. Ayrıca, eski belgeleri arşiv durumuna taşıyın.
🎷 ClickUp One Up: ClickUp Otomasyonlarını kullanarak manuel müdahaleye gerek kalmadan kural tabanlı tetikleyiciler oluşturun. Tanımladığınız koşullara göre hatırlatıcıları, inceleme için görev oluşturmayı, eski belgelerin durum değişikliklerini ve çalışma alanı arası bildirimleri otomatikleştirebilirsiniz. Bu koşullar, son güncellemeden bu yana geçen süre, görev tamamlanma durumu veya Özel Alanlar olabilir.
7. Adım: Benimseme ve bilgi hızını ölçün
Benimseme, takımların sisteme aktif olarak katkıda bulunup bulunmadığını ve sisteme güvenip güvenmediğini ölçer.
Buna şunlar dahildir:
- Belge görünümleri
- Arama sorguları
- Katkılar
- Güncellemeler
- Etki alanı arası erişim modelleri.
Kullanım düşükse, bunun nedeni muhtemelen arama, ş Akışı entegrasyonları veya yönetişimdeki sürtüşmelerdir. Bilgi hızı, takımların sorudan cevaba ve eyleme ne kadar hızlı geçebildiğini ölçer.
Hızlı bir test: Bir karar için bağlamı yeniden oluşturmak saatler mi sürüyor? Cevabınız evet ise, sistemde eksiklikler var demektir. Cevaplar dakikalar içinde ortaya çıkıyorsa, bilgi altyapı olarak işini yapıyor demektir.
🎷 ClickUp One Up: ClickUp Gösterge Panelleri, bilgi benimseme ve yaşam döngüsü performansını gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar. AI Kartları ekleyerek inceleme ş akışlarını Çubuk veya Pasta Grafiklerle görselleştirin, Hesaplama Kartlarını kullanarak darboğazları ölçün ve AI StandUp'ı kullanarak etkinlik eğilimlerini özetleyin.
Kurumsal Bilgi Yönetimi Örnekleri
EKM'nin gerçek dünya senaryolarına nasıl uygulanabileceğini görelim ⭐
Ürün ve mühendislik uyumu
Zorluk: Ürün kararları, sprint retrospektifleri, mimari tartışmaları ve sürüm notları birden fazla sistemde yer almaktadır. Yeni özellikler planlarken, takımlar geçmiş kararları yeniden oluşturmak için zaman kaybederler.
EKM uygulamada: Bağlantılı bir EKM sistemi, yol haritası belgelerini sprint görevlerine bağlar, olay sonrası analizlerini orijinal biletlere ek dosya olarak ekler ve geçmiş kararlar arasında kurumsal çapta arama yapılmasını sağlar.
🏆 Sonuç: Benzer bir özellik tekrar önerildiğinde, takımlar neden daha önce öncelik sırasından çıkarıldığını, hangi risklerin işaretlendiğini ve o zamandan beri neler değiştiğini anında görebilir. Kararlar, tartışmayı yeniden başlatmak yerine bağlama dayalı olarak alınır.
Uyumluluk ve risk yönetimi
Zorluk: Mevzuat belgeleri güncelliğini yitirir ve denetim hazırlığı için politika sürümleri ve değişiklik günlüklerinin manuel olarak çapraz kontrol edilmesi gerekir.
EKM uygulamada: Uyumluluk politikaları sürüm kontrolüne tabidir, izin kısıtlamaları vardır ve otomatik inceleme akışlarına bağlıdır. Denetim izleri değişiklikleri otomatik olarak kaydeder.
🏆 Sonuç: Düzenlemeler değiştiğinde, güncellemeler yapılandırılmış incelemeleri ve paydaş bildirimlerini tetikler.
Müşteri desteği ve operasyonlar
Zorluk: Destek ekipleri tekrarlayan sorunları gayri resmi olarak çözüyor, ancak çözümler tutarlı bir şekilde belgelenmiyor ve bu da sorunların tekrar tekrar üst düzeye taşınmasına neden oluyor.
EKM uygulamada: Çözüm kılavuzları doğrudan biletlere bağlanır ve tüm vakalarda aranabilir hale getirilir. Ş Akışı yürütülürken tekrarlayan kalıplar yakalanır.
🏆 Sonuç: Temsilciler yapılandırılmış çözümleri anında bulur, çözüm süresini kısaltır ve destek etkileşimlerinde tutarlılığı artırır.
Kurumsal oryantasyon ve bilgi aktarımı
Zorluk: Yeni işe alınan çalışanlar, tarihsel bağlam ve ş akışlarının parçalı olması nedeniyle büyük ölçüde gayri resmi mentorluğa bağımlıdır.
EKM uygulamada: Rol özel bilgi alanları, eğitim materyallerini, süreç belgelerini ve geçmiş kararları bağlantılı bir sistemde merkezileştirir.
🏆 Sonuç: İşe alım süreci hızlanır, bireysel bilgi sahiplerine bağımlılık azalır ve büyüme ve personel kaybı sırasında kurumsal hafıza korunur.
👀 Biliyor muydunuz? Sağlık hizmetleri, bilgi tabanlı ajanları deneyen ilk alanlardan biriydi. 1970'lerde Stanford Üniversitesi'nde geliştirilen MYCIN, kural tabanlı bilgileri kullanarak bakteriyel enfeksiyonları teşhis ediyor ve tedaviler öneriyordu. Yüksek doğruluk oranına rağmen, hesap verebilirlik ve etik konusundaki endişeler, bu sistemin gerçek dünyada benimsenmesini sınırladı.
Yaygın Kurumsal Bilgi Yönetimi Araçları
Takımlar ve departmanlar arasında kurumsal bilgi yönetimini destekleyen bazı araçlara göz atalım.
Confluence (Atlassian ekosistemine derinlemesine entegre olmuş takımlar için en uygun seçenek)
Confluence, işler ilerledikçe kurumsal bilgileri yakalamak ve geliştirmek için paylaşılan bir alan sunar. Dosyaları yönetmek yerine, takımlarla birlikte düzenlediğiniz, yorum yaptığınız ve zamanla geliştirdiğiniz sayfalarla çalışırsınız.
Jira sorunlarını ve proje güncellemelerini doğrudan sayfalara çekebilirsiniz, böylece belgeler olaylardan ayrı kalmak yerine olan biteni yansıtabilir. Sayfa ağacı, bilgileri net bir yapı içinde düzenlemenize yardımcı olur ve sayfalar arasındaki bağlantılar, bağlamı kaybetmeden ilgili konular arasında kolayca geçiş yapmanızı sağlar.
Confluence, yapay zeka destekli özellikleriyle kurumsal bilgileri belgelemek için gereken çabayı da azaltır. Toplantı notları ve proje planları için hazır şablonlarla başlayabilir veya yapay zeka destekli oluşturma özelliğini kullanarak içerik taslağı hazırlayabilirsiniz.
Confluence'ın en iyi özellikleri
- Gerçek zamanlı düzenleme ve satır içi yorumlarla işbirliğine dayalı belgeler oluşturun.
- Özetler oluşturmak ve bağlamsal soruları yanıtlamak için AI ajanları kullanın.
- Birleşik bilgi erişimi için Rovo Connectors'ı kullanarak harici araçları bağlayın.
Confluence sınırlamaları
- Belgeler arttıkça sayfalar bazen dağınık hale gelebilir ve temiz bir yapı sağlamak için manuel çaba sarf etmek gerekir.
Confluence fiyatlandırması
- Özel fiyatlandırma
Confluence derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4. 1/5 (4.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (4.500'den fazla yorum)
Gerçek kullanıcılar Confluence hakkında ne diyor?
G2'deki bir yorumcu şöyle diyor:
Şu ana kadar Confluence'ı çok beğendim, ancak bir şey söylemek gerekirse, paylaşılan bilgileri geliştirebilmek için sayfa oluşturucuda daha fazla seçenek olmasını isterdim. Metinlere ve metin bloklarına daha fazla yazı tipi, stil ve renk ekleyebilmem gerekiyor. Confluence, bir ürün olarak, doğrudan kullanmaya başlamadan önce öğrenmek için biraz zaman ayırmayı gerektiriyor, ancak temel bilgileri öğrendikten sonra başarıya giden yolda ilerlemeye başlıyorsunuz.
Şu ana kadar Confluence'ı çok beğendim, ancak bir şey söylemek gerekirse, paylaşılan bilgileri geliştirebilmek için sayfa oluşturucuda daha fazla seçenek olmasını isterdim. Metinlere ve metin bloklarına daha fazla yazı tipi, stil ve renk ekleyebilmem gerekiyor. Confluence, bir ürün olarak, doğrudan kullanmaya başlamadan önce öğrenmek için biraz zaman ayırmayı gerektiriyor, ancak temel bilgileri öğrendikten sonra başarıya giden yolda ilerlemeye başlıyorsunuz.
SharePoint (Sıkı belge yönetimi gereksinimleri olan Microsoft 365 odaklı kurumsal kuruluşlar için en uygun seçenek)
SharePoint, içerik türlerini ve şablonları tanımlamanıza olanak tanır, böylece politikalar, SOP'ler veya kılavuzlar gibi belgeler aynı biçimi takip eder ve aynı gerekli bilgileri içerir. Zamanla bu, bilginin korunmasını kolaylaştırır ve farklı takımlar tarafından farklı şekillerde oluşturulan içeriklerin neden olduğu farklılıkları azaltır.
Dahili bilgi tabanınız büyüdükçe, SharePoint onu klasörlerin ötesinde düzenlemenize yardımcı olur. Yönetilen meta veriler ve sınıflandırmalar, paylaşılan terimler kullanarak içeriği sınıflandırmanıza olanak tanırken, hub siteleri ve arama odaklı sayfalar birden çok sitedeki ilgili içeriği bir araya getirir.
Ayrıca, mevcut bilgilere erişmek için temsilcileri kullanabilirsiniz. Temsilciler, geniş ortamlara yayılmış belgeleri bulmanıza ve belgelerin görünümü için izniniz olan belgeleri kullanarak soruları yanıtlamanıza yardımcı olur.
SharePoint'in en iyi özellikleri
- Sıkı belge yönetimi, Microsoft 365 ile derin entegrasyonlar ve süreç etkinleştirme desteğini bir araya getirir.
- Gerçek zamanlı olarak belgeleri düzenleyin ve birlikte düzenleyin; otomatik kaydetme ve sürüm geçmişi çok fazla güvenlik sağlar, yorumlar veya @bahsetmeler ise incelemeleri doğal hale getirir.
- Siteleri arama özelliği ve gösterge panelleri ve sayfaları sabitleme özelliği, takımlara projeler ve belgeler için bir merkez sağlar.
SharePoint sınırlamaları
- Arayüz biraz modası geçmiş gibi görünüyor ve yeni başlayanlar için her zaman sezgisel değil.
SharePoint fiyatlandırması
- Özel fiyatlandırma
SharePoint derecelendirmeleri ve yorumları
- G2:. 9/5 (8.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,4/5 (5.000'den fazla yorum)
Gerçek hayattaki kullanıcılar SharePoint hakkında ne diyor?
G2'deki bir yorumcu şöyle diyor:
SharePoint, temel bir dosya paylaşım aracından çok daha fazlasıdır; kapsamlı bir kurumsal içerik platformu görevi görür. Kullanıcılar onu yalnızca bulut tabanlı bir paylaşımlı sürücü olarak kullandıklarında, bu genellikle kafa karışıklığına ve düzensizliğe yol açar.
SharePoint, temel bir dosya paylaşım aracından çok daha fazlasıdır; kapsamlı bir kurumsal içerik platformu görevi görür. Kullanıcılar onu yalnızca bulut tabanlı bir paylaşımlı sürücü olarak kullandıklarında, bu genellikle kafa karışıklığına ve düzensizliğe yol açar.
Notion Kurumsal (Departmanlar arasında esnek, veritabanı tabanlı bilgi sistemleri için en iyisi)
Notion Enterprise, bağlantılı veritabanları ve esnek şemalar etrafında bilgiyi yapılandırmanıza olanak tanır. Tek bir yerde depolanan bilgilere başka yerlerden de başvurulabilir, böylece güncellemelerin birden fazla belgede tekrarlanması gerekmez.
Notion, yeniden kullanılabilir içerik bloklarını ve referansları destekler. Tek bir sayfa veya veritabanı girişi, çoğaltılmadan birden fazla konuma gömülebilir. Bu yaklaşım, özellikle departmanlar arasında geçerli olan bilgiler için çoğaltmayı azaltır ve sürekli bakımı kolaylaştırır.
Kuruluş düzeyinde Notion Enterprise, erişim ve görünürlüğü yönetmek için idari kontroller içerir. İzinleri tanımlayabilir, denetim günlükleri aracılığıyla etkinlikleri izleyebilir ve Çalışma Alanı genelinde paylaşımı yönetebilirsiniz.
Notion Kurumsal'ın en iyi özellikleri
- Yazma, özetleme ve fikir üretme için yapay zeka kullanarak içerik oluşturun ve geliştirin.
- Birbirine bağlı veritabanları oluşturun ve aynı verileri tablo, Kanban panosu, takvim veya zaman çizelgesi olarak görünümde görünür kılın.
- Metin, veritabanları ve gömülü öğeleri birleştirerek her türlü kullanım senaryosu için özel sistemler oluşturun.
- Wiki, belge ve iç sistemler için şablonlarla hızlı bir başlangıç yapın.
Notion Enterprise sınırlamaları
- Çok büyük veritabanlarında performans düşebilir
Notion fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Artı: 12 $/kullanıcı/ay
- İş: 24 $/kullanıcı/ay
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
Notion derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4,6/5 (9.500'den fazla yorum)
- Capterra: 4,7/5 (2.600'den fazla yorum)
Gerçek hayattaki kullanıcılar Notion hakkında ne diyor?
Capterra'da yer alan karışık bir yorumda şöyle deniyor:
Notion'un favori yanı, yeni başlayanlar için bile kullanım kolaylığı... Ancak, AI özellikleri pek tatmin edici değil. Notion'un AI'sı, ChatGPT'den önemli ölçüde daha az yetenekli ve fonksiyonları pek ikna edici değil. AI yavaş ve geniş veri içeren sayfalarda kullanıldığında ciddi gecikmeler yaşıyor, genellikle birkaç dakika boyunca donuyor.
Notion'un favori yanı, yeni başlayanlar için bile kullanım kolaylığı... Ancak, AI özellikleri pek tatmin edici değil. Notion'un AI'sı, ChatGPT'den önemli ölçüde daha az yetenekli ve fonksiyonları pek ikna edici değil. AI yavaş ve geniş veri içeren sayfalarda kullanıldığında ciddi gecikmeler yaşıyor, genellikle birkaç dakika boyunca donuyor.
Guru (Ş Akışında doğrulanmış, kısa ve öz bilgiler gerektiren hızlı hareket eden takımlar için en uygun seçenek)
Guru, bilgileri uzun belgeler yerine bireysel bilgi kartları olarak depolayan bir bilgi yönetim sistemidir. Kart tabanlı yapı, belgelerin tamamen yeniden yazılmasını gerektirmeden sık değişiklikleri de destekler.
Platform, bilginin sahipliği ve doğrulanması için yerleşik kontroller sağlar. Her kart, bir konu uzmanı ile ilişkilendirilebilir ve inceleme programına yerleştirilebilir; mevcut doğrulama durumu kullanıcılar tarafından görülebilir. Bu, sorumluluğu izlemeyi ve incelenmesi gereken içeriği belirlemeyi kolaylaştırır.
Bilgiyi rol ve takımlara göre düzenleyebilir ve sunabilirsiniz. Ayrıca, görünürlüğü ilgili gruplarla sınırlayarak kullanıcıların ilgisiz içeriklere göz atmadan işleriyle ilgili bilgileri görmelerini sağlayabilirsiniz.
Guru'nun en iyi özellikleri
- Şirketinizin bilgi tabanından doğrulanmış cevapları getirir.
- Slack, Microsoft Teams, Google Çalışma Alanı ve diğer popüler araçlarla entegre olduğundan, çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgileri aramak için ş Akışlarından ayrılmak zorunda kalmazlar.
- Bilgileri bilgi kartlarına ayırarak, çalışanların büyük bir dosyayı açmak yerine hızlı ve yapılandırılmış yanıtlar almasını sağlar.
Guru sınırlamaları
- Daha ayrıntılı veya uzun belgeler için Guru'nun kart biçimi, Confluence veya Notion gibi araçlara kıyasla biraz kısıtlayıcı gelebilir.
Guru fiyatlandırması
- Ücretsiz deneme
- Hepsi Bir Arada: Kullanıcı başına aylık 25 $
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
Guru derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4,7/5 (2.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,8/5 (600'den fazla yorum)
Guru hakkında gerçek kullanıcılar ne diyor?
G2'deki bir yorumcu şöyle diyor:
Guru'nun en büyük gücü, doğru bilgiyi tam olarak ihtiyacınız olduğu anda ve yerde sunmasıdır. Bir sorumuz olduğunda, Guru'ya hızlıca bakarak güvenilir cevaplar bulabiliriz. Her şey hafif, kullanıcı dostu ve arama yapması kolaydır. Guru'ya doğrudan soru sorabilmemizi sağlayan yeni özellik sayesinde, ayrıntılı bilgi almak daha da kolay hale geldi. Seyahat ş Akışları, politika güncellemeleri ve tedarikçi bilgilerini kaydetmek için inanılmaz derecede kullanışlıdır. Genel olarak, işimizi daha hızlı ve verimli hale getiren harika bir araçtır.
Guru'nun en büyük gücü, doğru bilgiyi tam olarak ihtiyacınız olduğu anda ve yerde sunmasıdır. Bir sorumuz olduğunda, Guru'ya hızlıca bakarak güvenilir cevaplar bulabiliriz. Her şey hafif, kullanıcı dostu ve arama yapması kolaydır. Guru'ya doğrudan soru sorabilmemizi sağlayan yeni özellik sayesinde, ayrıntılı bilgi almak daha da kolay hale geldi. Seyahat ş akışları, politika güncellemeleri ve tedarikçi bilgilerini kaydetmek için inanılmaz derecede kullanışlıdır. Genel olarak, işimizi daha hızlı ve verimli hale getiren harika bir araçtır.
Slab (Ağır bir yapıya sahip olmayan, basit ve temiz dokümantasyon isteyen takımlar için en uygun seçenek)
Slab, kurumsal bilginin düzenlenmesini basit ve gezinmesini kolay hale getirmek için tasarlanmıştır. Derin hiyerarşileri ve karmaşık sayfa ağaçlarını sınırlayarak, içerik arttıkça bilgilerin daha düz ve gezinmesi daha kolay olmasını sağlar. Bu, bir şeyin nerede yer alacağına karar vermek için harcadığınız zamanı azaltır ve zamanla bakım çabasını azaltır.
Slab'daki düzenleyici, net başlıklar ve temiz biçim kullanmayı teşvik ederek takımların bilgileri tutarlı bir şekilde belgelemelerine yardımcı olur. Sahiplik, sayfa düzeyinde değil konu düzeyinde iş yapar, böylece sorumluluk sık sık değişen tek tek belgeler yerine daha geniş bilgi alanlarında kalır.
Bu bilgi yönetimi yazılımı, Slack, GitHub ve Google Drive gibi araçlarla entegre olarak günlük işler ve konuşmalar sırasında bilgileri ortaya çıkarır. Arama, doğal, soru tarzı sorguları destekler ve güncellik göstergeleri, katı inceleme akışları uygulamadan eski içeriğin görünürlüğünü artırır.
Slab'ın en iyi özellikleri
- Ayrıntılı izinler ve rol tabanlı erişim denetimleri ile hassas bilgilere erişimi kontrol edin.
- Analitik gösterge panelleri aracılığıyla trend olan içerikleri ve etkileşim modellerini izleyin.
- AI Autofix (hataları düzeltmek için), AI Predict (akıllı öneriler için) ve AI Ask (bilgi tabanınızdan anında yanıtlar için) gibi AI destekli araçlardan yararlanın.
Slab sınırlamaları
- Kurumsal odaklı bilgi tabanı yazılımlarına kıyasla sınırlı bir entegrasyon ekosistemi
Slab fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Başlangıç: Kullanıcı başına aylık 8 $
- İş: Kullanıcı başına aylık 15 $
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
Slab derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4,6/5 (300 yorum)
- Capterra: Yeterli sayıda derecelendirme ve yorum yok
Gerçek hayattaki kullanıcılar Slab hakkında ne diyor?
Bir G2 incelemesi bunu şu şekilde ifade ediyor:
Slab'da en çok sevdiğim şey, bilgi paylaşımını ve işbirliğini ne kadar kolaylaştırdığıdır. Temiz arayüzü ve güçlü arama fonksiyonu, takımların içeriği hızlı bir şekilde bulmasını ve katkıda bulunmasını sağlar... Slab'da sevmediğim bir şey, yeni kullanıcılar için biraz zorlayıcı olabilmesidir, özellikle de takımda çok fazla mevcut içerik varsa. Yapı ve düzen alışması biraz zaman alabilir ve her şeyi kolayca gezinebilmek için önceden biraz düzenleme gerekebilir. Ancak bir kez alıştığınızda, çok daha sorunsuz hale gelir!
Slab'da en çok sevdiğim şey, bilgi paylaşımını ve işbirliğini ne kadar kolaylaştırdığıdır. Temiz arayüzü ve güçlü arama fonksiyonu, takımların içeriği hızlı bir şekilde bulmasını ve katkıda bulunmasını sağlar... Slab'da sevmediğim bir şey, yeni kullanıcılar için biraz zorlayıcı olabilmesidir, özellikle de takımda çok fazla mevcut içerik varsa. Yapı ve düzene alışmak biraz zaman alabilir ve her şeyi kolayca gezinebilmek için önceden biraz düzenleme gerekebilir. Ancak bir kez alıştığınızda, çok daha sorunsuz hale gelir!
ClickUp'ın Kurumsal Bilgi Yönetimi için Güçlü Bir Alternatif Olmasının Nedenleri
Geleneksel kurumsal bilgi araçları bilgileri depolar. Süreçleri ve kararları belgelersiniz, ancak bunlar rehberlik etmesi gereken işlerden ayrı olarak var olurlar.
Dünyanın ilk birleşik AI çalışma alanı olan ClickUp, kurumsal bilgi yönetimi mimarisinde iş dağınıklığını ortadan kaldırır. Belgeleri, görevleri, konuşmaları ve bilgileri tek bir sistemde birleştirerek takımlar arasındaki parçalanmayı azaltır.
ClickUp Bilgi Yönetimi Yazılımının kurumsal bilgiyi dokümantasyon, arama, otomasyon ve yönetişim alanlarında nasıl operasyonel bir sisteme dönüştürdüğünü görelim.
Dokümantasyon oluşturun ve bunu eyleme geçirilebilir bir iş haline getirin.
Kurumsal dokümantasyonun başarısız olmasının en yaygın nedeni, iş akışının dışında oluşturulmasıdır. Takımlar, süreç belgelerini, SOP'leri ve kılavuzları bir bilgi yönetimi yazılımında yazar, ancak uygulama başka bir yerde gerçekleşir.
Zamanla, belgeler gerçeklikten uzaklaşır ve sahiplik belirsiz hale gelir.
ClickUp Docs, uygulama ve işbirliği ile bağlantılı belgeler oluşturmanıza yardımcı olur.
ClickUp Docs ile şunları yapabilirsiniz:
- Çalışma Alanınızın içinde, bir Alan, Klasör, Liste veya kenar çubuğundan doğrudan Belgeler oluşturun.
- İç içe geçmiş sayfalar kullanarak karmaşık bilgileri yapılandırın ve her şeyi uzun sayfalara düzleştirmeden SOP'leri, politikaları ve iç wiki'leri daha kolay düzenleyin.
- Görevleri Docs içine yerleştirerek belgelenmiş adımları, sahipleri açıkça belirtilmiş, atanmış ve izlenebilir işlere dönüştürün.
- Zengin biçimlendirme ve eğik çizgi komutlarını kullanarak yazma hızınızı düşürmeden tablolar, kontrol listeleri, açıklama kutuları ve bölücüler ekleyin.
- Gerçek zamanlı olarak yorumlar, bahsetmeler ve paylaşımlı düzenleme ile işbirliği yapın, böylece belgeler bireysel çaba yerine takımın katkılarını yansıtacaktır.
- Ayrıntılı izinlerle erişimi kontrol edin ve doğru takımların hassas belgeleri görebilmesini, yorumlayabilmesini veya düzenleyebilmesini sağlayın.
Belgeler görevler ve ş akışlarıyla doğrudan bağlantılı olduğundan, güncellemeler günlük işlerin bir parçası olarak gerçekleşir. Bu sayede, süreçler takımlar arasında gelişse bile dokümantasyonun doğruluğu ve sahipliği korunur.
💡 Profesyonel İpucu: Docs Hub'ı kullanarak etiketler, favori belgeler, son kullanılanlar ve arama özelliği ile belgeleri hızlı bir şekilde filtreleyin ve düzenleyin. Bu, takımların alanları veya klasörleri taramadan yetkili belgeleri daha hızlı bulmasına yardımcı olur.
Ayrıca, onaylar veya hata yapma korkusu nedeniyle çalışanlarınızın hızını düşürmeden Belgelerde işbirliği yapmalarını teşvik edebilirsiniz. Sayfa Geçmişi, değişiklikleri tam olarak görebilmenizi sağlar ve gerektiğinde önceki sürümleri anında geri yüklemenizi sağlar.
- Herhangi bir belgeyi açın
- Sağ üst köşedeki üç nokta (...) simgesine tıklayın.
- Sayfa Geçmişi'ni seçerek kullanıcı, saat ve tarihe göre düzenlemeleri önizleyin.
- Manuel olarak yeniden çalışmaya gerek kalmadan tek bir tıklamayla önceki bir sürümü geri yükleyin.
AI Notetaker ile toplantı bilgilerini otomatik olarak kaydedin
Toplantılarda kararlar alındığında, hafızanıza veya dağınık notlara güvenmek zorunda kalmamalısınız. ClickUp AI Notetaker, toplantı notlarını, kararları, eylem ögelerini ve aranabilir transkriptleri otomatik olarak yakalar.
Geçmişteki konuşmaları arayabilir, kararları doğrudan görevlere ve sahiplerine bağlayabilir ve manuel takip gerektirmeden tartışmadan uygulamaya geçebilirsiniz. Bu, toplantı bittikten sonra da önemli bağlamın erişilebilir kalmasını sağlarken, takımlarınızın dokümantasyon çabasını azaltır.
Kurumsal Arama ile doğru bilgiyi anında bulun
ClickUp Kurumsal Arama, tek bir giriş noktasından belgeler, görevler, yorumlar ve ek dosyalar arasında arama yapmanızı sağlar, böylece araçlar arasında geçiş yapmadan veya klasörlerde gezinmeden bilgileri bulabilirsiniz.
Arama sonuçları izinlere göre belirlenir ve alaka düzeyi ve güncelliğe göre sıralanır. Örneğin, bir onay sürecini aradığınızda, en son SOP belgesini, son güncelleme tarihini ve değişikliğin neden yapıldığını açıklayan konu dizisini tek bir görünümde görebilirsiniz.
Belgeyi açarak süreci inceleyebilir veya doğrudan göreve geçerek aramayı bir araştırma çalışması yerine anında uygulama adımına dönüştürebilirsiniz.
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %28'i düşüncelerini kendilerine saklamayı tercih ediyor veya toplantılarda fikirlerini paylaşmaktan çekiniyor. Ancak tüm harika fikirler toplantılarda yüksek sesle paylaşılmıyor; bazen gerçek deha, bir görev yorumunda veya unutulmuş bir dosyada gizli kalıyor.
Bir takım üyesinin aylar önce bir yorumda sessizce bir süreç iyileştirmesi önerdiğini veya bir toplantıya hiç sunulmayan bir belgenin içinde benzersiz bir çözümün paylaşımını gerçekleştirdiğini hayal edin.
ClickUp Brain'in Kurumsal Arama özelliği ile, bu katkıları çalışma alanınızın neresinde olursa olsun anında ortaya çıkarabilirsiniz. Bu, sözlü veya yazılı her fikrin erişilebilir ve uygulanabilir olduğu anlamına gelir; böylece takımınızın en iyi fikirleri asla kaçırmaması sağlanır.
Kurumsal Arama hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu videoyu izleyin 👇
ClickUp Brain ile çalışma alanınızdan yanıtlar alın.
Bilgiyi bulmak sorunun sadece yarısıdır. Ayrıca bu bilgiyi hızlı bir şekilde anlamanız ve doğru bir şekilde uygulamanız gerekir. ClickUp Brain, Çalışma Alanınızı iş verilerinizi kullanarak soruları yanıtlayan yapay zeka destekli bir bilgi katmanına dönüştürür.
Bu bağlamsal yapay zeka, Belgeler, görevler, yorumlar ve proje verilerinizi kullanarak Çalışma Alanınızdan doğrudan yanıtlar verir. Sade bir dilde sorular sorarsınız ve gerçek süreçlerinize ve bilgi yönetimi uygulamalarınıza dayalı yanıtlar alırsınız.
Örneğin, bu bağlantılı yapay zekaya şu komutu verebilirsiniz: "Mevcut eskalasyon sürecini özetleyin ve bu süreci kullanan tüm açık görevleri gösterin."
Brain, onaylanmış SOP'yi alır, son değişiklikleri vurgular ve sürecin uygulandığı aktif görevleri birbirine bağlar. Bu sayede, Belgeler veya projeler arasında arama yapmadan süreci doğrulayabilir ve hemen harekete geçebilirsiniz.
💟 Bonus: Temsilcilerin bilgi ş akışlarını özerk bir şekilde yanıtlamasına izin verin.
Geçiş sürecinde sorular çoğalır. Bu belge şu anda nerede? Bu görevin sahibi kim? Geçen hafta neye karar verildi?
Destek olmadan, bu sorular sürekli kesintilere neden olur. ClickUp'taki Super Agents gibi araçlar, ortak bir referans noktası görevi görerek bu durumu değiştirir. Kullanıcılar, etrafta sorup durmak yerine, gerçek işlere ve belgelere dayanan cevapları doğrudan sistemden alırlar.
Bu, birkaç "bilgi sahibi"ne olan bağımlılığı azaltır ve yeni kullanıcıların diğerlerini yavaşlatmadan güven kazanmalarına yardımcı olur.
AI Ajanlarının nasıl çalıştığını daha ayrıntılı olarak öğrenmek için bu videoyu izleyin 👇
ClickUp ile Kurumsal Bilgi Yönetimini Bir Araya Getirin
Şirketler büyüdükçe, bilgi bir dokümantasyon sorunu olmaktan çıkıp bir koordinasyon sorunu haline gelir.
Kurumsal bilgi yönetimi, belgeler, konuşmalar, görevler, raporlama ve yönetişim aynı sistemde yer aldığında işe yarar. Aksi takdirde, içgörüler statik klasörlerde kalırken, uygulama başka bir yerde gerçekleşir.
ClickUp, bu katmanları bir araya getirir. Belgeleriniz doğrudan görevlerle bağlantılıdır. Toplantılarda alınan kararlar, takip edilebilir işler haline gelir. Kurumsal arama, projeleri, konuşmaları ve bağlantılı araçları kapsar. Gösterge panelleri, canlı ilerlemeyi yansıtır. AI, izole dosyaları özetlemek yerine tüm bağlamı anlar.
Bilgi, bir arşiv olmaktan çıkar ve operasyonel zeka olarak fonksiyon görmeye başlar.
ClickUp'ı ücretsiz deneyin ve bağlantılı bilgileri koordineli bir uygulamaya dönüştürün.
SSS
Bilgi Yönetimi (KM), kuruluşunuz genelinde bilgiyi yakalamak, düzenlemek, paylaşmak ve korumak için kullandığınız genel yaklaşımdır. Amaç, veriye dayalı kararlar almanıza ve bilgi silolarını azaltmanıza yardımcı olmaktır. Bilgi tabanı, bu yaklaşımın bir parçasıdır. Makaleler, SSS'ler ve prosedürler dahil olmak üzere belgelenmiş içerik için merkezi bir depodur. Bilgi tabanı bilgilere erişim sağlarken, KM bu bilginin kuruluş genelinde kullanılmasını sağlar.
Süreç, politika veya düzenlemelerde bir değişiklik olduğunda bilgi kaynaklarınız güncellenmelidir. SOP'lar ve uyumluluk belgeleri gibi yüksek etkili içerikler için, 6 ila 12 ayda bir planlı bir inceleme, bilgilerin güncelliğini korumaya yardımcı olur. Etkili bilgi yönetimi için, günlük operasyonel içerik güncellemeleri, takımınız yanlışlıkları veya eksik ayrıntıları fark eder etmez yapılmalıdır. Net sahiplik ve düzenli incelemeler, belgeleri aşırı bakım yapmadan güvenilir tutmanıza yardımcı olur.
Bir bilgi yönetimi stratejisi, liderlik düzeyinde, özel bir KM lideri veya merkezi operasyonlar veya BT takımı ile net bir sahiplik yapısına sahip olmalıdır. Aynı zamanda, sahiplik tek bir takıma ait değildir. Departmanlar genelinde konu uzmanları, uzmanlıklarını paylaşarak ve kendi alanlarında içeriğin doğruluğunu sağlayarak anahtar bir rol oynarlar.
Sizin için doğru araç, ölçek, entegrasyonlar, yönetişim gereksinimleri ve istediğiniz yapı düzeyi gibi faktörlere bağlıdır. Ancak ClickUp, yapılandırılmış belgeler oluşturmanıza ve bilgiyi iş ile ilişkilendirmenize olanak tanıdığından, kurumsal bilgi yönetimi için güçlü bir seçimdir.