Bu kılavuz, özellikle şu anda ClickUp 4.0, Süper Ajanlar ve AI'nın ajansların çalışma şeklini değiştirdiği bir dönemde, daha ölçeklenebilir ve satılabilir bir ajans kurmak isteyen ajans ve hizmet işleri sahipleri veya liderleri içindir.
Yazar, ajansları kurma, büyütme ve satma yolculuğunu paylaşarak, ClickUp'ın (özellikle 4.0 sürümü ve Süper Ajanlar) ajans operasyonlarını nasıl dönüştürebileceğini vurguluyor.
Anahtar noktalar şunlardır:
- Hizmetleri ürünleştirmek, ölçeklenebilirlik ve satılabilirlik için çok önemlidir, kapsamın genişlemesini önler ve tekrarlanabilir sistemler sağlar.
- ClickUp'ın otomasyonları ve yapay zekası, müşteri onboarding, görev atama ve sürekli müşteri yönetimi gibi süreçleri kolaylaştırır.
- Bilgiyi ClickUp Dokümanlarda merkezileştirmek (Google Dokümanlar gibi dağınık araçlar yerine), takımların ve AI ajanlarının soruları yanıtlamasını sağlayarak darboğazları azaltır.
- Takım oryantasyonu, eğitim ve performans değerlendirmesi için liste şablonları ve görevler kullanılarak tamamen ClickUp'ta yönetilebilir.
- Pazarlama ş akışları, içerik fikir üretimi, taslak oluşturma, düzenleme ve tanıtım konusunda yardımcı olan ClickUp Otomasyonları ve Süper Ajanlardan yararlanır.
- ClickUp, Super Agents'ın müşteri biletlerini ve takiplerini yöneterek müşteri hizmetlerini ve verimliliği artırdığı bir yardım masası görevi görebilir.
- ClickUp gibi birleşik bir platform, bağlantısız sistemlerin verimsizliklerini ortadan kaldırarak, AI ve temsilcilerin daha iyi içgörüler sunması ve ajans operasyonlarını kolaylaştırması için merkezi bir ortam sağlar.
Belge, tüm işleri, iletişimi ve bilgiyi tek bir yerde bir araya getiren yakınsama ile yapay zeka ve otomasyonun birleşiminin modern ajanslar için güçlü bir güç olduğu sonucuna varıyor.
Çoğu Ajansın Ölçeklendirmede Zorlanmasının Nedenleri
Ajanslar ve hizmet işletmeleri, her müşteri projesi tek seferlik hale geldiğinde ve işler birbirinden bağımsız araçlara yayıldığında bir engelle karşılaşır. Bunu bizzat gördüm: Birkaç müşteriyle başlayan iş, kısa sürede özel talepler, dağınık belgeler ve sadece kafanızda var olan süreçlerden oluşan bir labirente dönüşür. Bu yorucu ve ölçeklendirmek veya satmak neredeyse imkansızdır.
2013 yılında bir ajans kurdum. Sonraki üç yıl içinde ajans büyüdü ve aynı sektördeki daha büyük bir teknoloji şirketi tarafından satın alındı. Daha sonra başka bir ajans kurdum. Bu ajans, iş yönetimi ve ölçeklendirmenin temel bir parçası olarak ClickUp'ı kullanıyordu. Bugün, ClickUp'ta büyüme operasyonlarında çalışıyorum; benim için bir nevi tam bir döngü anı.
İlk ajansım satın alındığından beri, podcast'lere düzenli olarak misafir oluyorum ve ölçeklenebilir, satılabilir bir ajansın kurulmasıyla ilgili makaleler yazıyorum.
Ancak, 2025 yılında her şeyin yeniden yapılabileceği bir şansım olsaydı, sahip olduğum tüm kaynaklar ve ClickUp 4.0 ve Süper Ajanlar gibi araçlarla bazı şeyleri farklı yapardım.
Bu kılavuz bir oyun kitabıdır: hizmetlerinizi ürünleştirin, tekrarlanabilir sistemler oluşturun, bilgiyi merkezileştirin ve yapay zeka ve ajanları kullanarak, siz darboğaz haline gelmeden işlerin yürütülmesini sağlayın.
Süper Ajanların size nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin:
Kapsam Sapmasını Ortadan Kaldırmak İçin Hizmetleri Ürünleştirin
Ürünleştirme, ölçeklenebilirliğin ve satılabilirliğin kalbidir. Özel işleri tekrarlanabilir bir sisteme dönüştürür.
İlk olarak, bir ajansı ölçeklenebilir ve satılabilir kılan şeyin özü olan ürünleştirme hakkında konuşmak istiyorum.
Bir ajansı ölçeklenebilir ve satılabilir hale getirmek için, ürünleştirilmiş bir hizmet yaratmaya, yani bir hizmeti sabit kapsamlı bir projeye dönüştürmeye odaklandım.
Genellikle, serbest çalışanlar ve ajanslar kapsam genişlemesi ile mücadele ederler: bir dizi teslimatla başlayan projeler, ancak daha sonra müşteri bir şey daha, sonra bir şey daha ister. Ve sonra sonu gelmez. Ve görünüşte basit bir proje olarak başlayan şey, revizyon turları ve "sadece bir şey daha" ile fazla mesaiye girer ve sonunda hafta sonlarınızı ve tatillerinizi feda edersiniz.
Ürünleştirilmiş hizmet sunumunda, net dönüm noktaları olan sabit bir dizi çıktı vardır. Kapsam dışı her şey ekstra ücrete tabidir.
Hizmet sağlayıcı tarafından ürünleştirilmiş bir hizmet sunmanın avantajlarından biri, bu sabit kapsamla çalışmanın tekrarlanabilir sistemler ve süreçler oluşturmanıza olanak tanımasıdır.
Kaç müşteri edinirseniz edin, hepsi aynı onboarding ve aynı hizmet teslim ş Akışlarından yararlanır.
Ürünleştirme, ilk ajansımı büyütmek için çok önemliydi. Bu sayede, küçük bir kadroyla üç yıl içinde web tasarımı ve pazarlama hizmetlerinde 100 müşteriye ulaşabildik.
Dahası, ürünleştirme ve tekrarlanabilir, montaj hattı benzeri bir hizmet sunum süreci oluşturmak, sonunda kendinizi ş akışından tamamen çıkarabileceğiniz bir sistem yaratır.
Ürünleştirmeden önce, görünüşte sonsuz revizyon talepleri olan müşterilerim vardı. Bir ay sürmesi gereken projeler altı ay sürüyordu. Ürünleştirmeden sonra, net koruyucu önlemler ve teslim edilecekler belirlendikten sonra, projeler daha az gecikmeyle çok daha hızlı tamamlandı.
Tanıdığım birçok ajansda, kurucu sonunda bir darboğaz haline geliyor. Projeler, onların onayı veya katılımı olmadan ilerleyemiyor, bu da sonuçta kurucunun tatil yapmak veya işin içinde çalışmak yerine işe odaklanmak istediğinde geri çekilemediği anlamına geliyor.
Belgelemeniz (ve uygulamanız) gereken hızlı koruma önlemleri:
- Neler dahildir
- Hangileri hariç tutulur
- Revizyonlar nasıl işler?
- Değişiklik talebini tetikleyen unsurlar
Siz Olmadan Çalışan Sistemler Oluşturun
Hizmetler ürün haline getirildikten sonra, sistemler ve otomasyon "tekrar edilebilir" olanı "ölçeklenebilir" hale getirir.
Doğru araçlar ve tekrarlanabilir sistemler ile ürünleştirilmiş bir hizmet işi kurmak çok ölçeklenebilir olabilir.
ClickUp gibi bir platformun güzelliği, sadece tekrar edilebilir sistemler oluşturabilmekle kalmayıp, AI ve Otomasyonların birçok manuel işi sizin yerinize halledebilmesidir.
Örneğin, müşteri onboarding sürecine bakalım.
İdeal bir dünyada, her yeni müşterinin onboarding süreci benzer bir süreç izler.
- Yeni müşteriler için muhtemelen şunlara ihtiyacınız olacaktır:
- Müşterinin neye kaydolduğunu ve haklarının ne olacağını bilmek için
- Müşteri hakkında daha fazla bilgi edinmek için (anket doldurmaları veya işe alım görüşmesi yapmaları için)
- Müşteri verilerinizi izlemek için
- Müşterinin klasörlerini ve sistemlerini kurmak için
ClickUp Otomasyonları ve sistemleri bu konuda size yardımcı olabilir.
İşte ClickUp'ı kullanarak müşteri onboarding sürecini nasıl kolaylaştırdığım ve otomasyonunu nasıl sağladığım dair bir örnek:
- Ş Akışını tetikleyinBir müşteri sözleşmeyi imzaladığında, ilk faturayı ödediğinde ve onboarding formunu gönderdiğinde, her adım ClickUp ile entegrasyonu tetikler.
- Onboarding projesini otomatik olarak oluşturunClickUp, o müşteriye bağlı bir dizi görev ve proje ögesi oluşturur.
- CRM tarzı bir listede müşteri bilgilerini kaydedinMerkezi bir müşteri listesi yeni müşteri ile güncellenir ve anahtar anket bilgileri Özel Alanlar 'da saklanır.
- Sahiplik içeren tek seferlik bir onboarding kontrol listesi oluşturunClickUp, müşteriye bağlı ~20 onboarding görevi içeren özel bir onboarding liste oluşturur. Görevler Bağımlılıklar içerir (örneğin, "Ön koşullar tamamlanana kadar bu başlatılamaz") ve belirli takım üyelerine atanır.
- Ön koşullar tamamlandığında işi otomatik olarak açınGörevler tamamlandıkça, bağımlılıklar ortadan kalkar ve sonraki görevler otomatik olarak Hazır Durumuna geçer, böylece atanan kişiler işe başlayabileceklerini bilir.
- Müşteriyi "canlı" hizmet sunumuna geçirin Onboarding görevleri tamamlandığında, müşteri resmi olarak faaliyete geçer.
- Sürekli tekrarlanan işleri hızlandırınClickUp, devam eden müşteri listesinde otomatik olarak yineleyen görevler oluşturur ve bunları takım kapasitesi ve uygunluğuna göre atar.
- İlk 60 gün için proaktif kontrol işlemleri ekleyinİlk iki ay boyunca, yüksek düzeyde etkileşimli bir onboarding deneyimi sağlamak için yineleyen kontrol görevleri oluşturulur.
- Ajansım, işi yürütmek için aşağıdakiler dahil olmak üzere birkaç farklı alana sahipti:
- Müşteri hizmetleri için bir alan
- İK ve PTO yönetimi için bir alan
- Pazarlama ve içerik operasyonları için bir alan
ClickUp 4.0 ve Süper Ajanlar ile Geleceğin Ajansını Kurun
ClickUp daha önce ajansların ölçeklenmesine yardımcı olduysa, ClickUp 4. 0 + Süper Ajanlar otomatik olarak çalıştırılabilecekleri ve artık insan darboğazına ihtiyaç duymayanları değiştirir.
Ancak tüm bunlar ClickUp 4.0'dan önceydi.
Bugün bir ajans kuruyor olsaydım, yapılacak bazı şeyleri farklı yapardım:
Ajanların soruları yanıtlayabilmesi için bilgileri merkezileştirin
Bir ajans kurmanın ve bir takımı büyütmenin önemli bir parçası bilgi paylaşımıdır.
Yeni işe alınan takım üyeleri eğitilmelidir. Takım üyeleri, süreçleri ve karar verme akışlarını uygulamak için SOP'lere ve belgelere ihtiyaç duyar.
Daha önce, SOP'leri tamamen Google Dokümanlar ve Zoom kayıtlarında oluşturuyordum.
Sorun şu ki, bilgiler iş sisteminizin dışında tutulduğunda, bağlam konusunda ciddi bir eksiklik ortaya çıkıyor. AI ve ajanlar güçlü olabilir, ancak yalnızca ihtiyaç duydukları bilgilere erişebildikleri takdirde.
Bunu tekrar yapacaksam, ClickUp belge yönetim sistemini kullanarak her şeyi merkezi bir şekilde yönetirdim.
ClickUp Belge içinde, ilgili şirket bilgilerini barındıracak ve ihtiyaç duyan takımların erişebileceği bir iç Wiki oluşturacağım.
Önemli olarak, bu bilgileri Süper Ajanlar ve ClickUp Brain ile paylaşırdım.
Böylelikle, bir takım üyesi takıldığında, bir temsilciye "@AgentKnowledgeBot, bu durumda ne yapılacak?" diye sorabilir ve yöneticiyi beklemeden tutarlı bir cevap alabilir.
Spesifik bir ajans örneği: merkezi bilgi birikimi sayesinde, bir takım üyesi bir temsilciye müşterinin DNS kayıtlarını nasıl ayarlayacağını sorabilir ve önceden kaydedilmiş müşteri bilgilerine göre o müşteriye özel talimatlar alabilir.
Liderliği devreye sokmadan soruları yanıtlamak için temsilcileri kullanmak, darboğazları azaltır ve verimi artırır.
ClickUp içinde takım oryantasyonunu yürütün
Son ajansımı kurduğumda, takım üyelerimizi iç sistemlerimiz hakkında eğitmek için programladığım çevrimiçi kurs araçlarından yararlandım. Ancak, süreçlerimiz değiştikçe düzenli olarak güncellenmesi gereken başka bir araç haline geldi.
Bunu tekrar yapacaksam, onboarding sürecini tamamen ClickUp'ta oluştururdum.
Ve ClickUp'ta işe alım sürecinde deneyimlediğim bir modeli ödünç almak istiyorum: belirli sistemlere erişim elde etmeden önce, tamamen ClickUp içinde oluşturulmuş iç kursları tamamlamam gerekiyordu. Bu, büyüyen her işletme için pratik bir güvenlik önlemidir.
Ajansınızda nasıl iş yapabileceğini aşağıda görebilirsiniz:
Yeni işe alınanlar için ClickUp İşe Alım Kontrol Listesi Şablonunu kullanabilirsiniz.
- Her liste, video ve yazılı materyaller içeren görevleri içerir.
- Yeni bir çalışan işe başladığında, bu liste şablonu oluşturulur ve ona atanır.
- Her modülün gereksinimleri vardır. İşe alınan kişi, işi yorum olarak veya Özel Alan'a gönderir, ardından görev tamamlanır.
- Bir yönetici, hassas sistemlere erişim izni vermeden önce işi inceler ve performansı değerlendirir.
Pazarlama ş akışlarını kurucu odaklı değil, temsilci destekli hale getirin
ClickUp, pazarlama girişimlerini yönetmek için kullanışlıdır: özel projeler, Otomasyonlar ve görünürlük.
Ancak Süper Ajanlar, özellikle içerik operasyonlarında daha fazla şey yapmanıza yardımcı olabilir.
ClickUp'ın kendi içerik motorundan ilham alarak, bir ajansın içerik pazarlaması için yapılacak şeyler şunlardır:
- Fikirleri tek bir yerde toplayın İçerik fikirleri için bir liste ve yazma kuyruğu ve takvim için başka bir liste tutun.
- Fikirler hazır olana kadar fikir aşamasında tutunFikirler, ana hatları çizilip ilerlemeye hazır hale gelene kadar fikir aşamasında kalır.
- Fikir üretme ve taslak oluşturma için Süper Ajan kullanın Süper Ajan, ICP'nize, hizmetlerinize ve geçmiş performansınıza göre konu açıları ve taslaklar oluşturmanıza yardımcı olur.
- Onaylanan görevleri yazmak için WIP'ye taşıyınYazar görevini WIP'ye taşır, kendisine atar ve taslağı hazırlar.
- Düzenleyici devrini otomatik olarak tetikleyinTaslak durumu değiştiğinde, görev otomatik olarak bir düzenleyiciye atanır ve bir kontrol listesi veya alt görevler oluşturulur.
- Düzenlemeyi önce bir temsilciye yaptırın Stil kılavuzunuz ve örnekleriniz konusunda eğitim almış bir temsilci, düzenleme ve işaretlemeyi ilk olarak yapar.
- İnsan tarafından düzenleme ile sonlandırınBir insan düzenleyici son düzeltmeyi yapar ve durumu Planlamaya Hazır olarak değiştirir.
- Promosyon materyalleri oluşturunBaşka bir Süper Ajan, makaleyi tanıtmak için sosyal medya gönderileri hazırlar.
- Yayın tarihini planlayın ve ayarlayınPlanlandıktan sonra, yayın tarihi takvimde ayarlanır ve izlenir.
- Doğrulayın, yayınlayın ve döngüyü kapatınYayın tarihinden sonra, bir temsilci URL'nin canlı olduğunu doğrular ve durumu Yayınlandı olarak işaretler veya düzenleyiciye bir sorun bildirir.
📘 Ayrıca Okuyun: Çalışanlarımızın Sosyal Programını Yürütmek İçin ClickUp Süper Ajanını Nasıl Oluşturdum
ClickUp'ı hafif bir yardım masası olarak kullanın
ClickUp'ı yardım masası olarak da kullanabilirsiniz.
Müşteriler, ClickUp formlarını gönderebilir veya destek biletlerini e-posta ile iletebilir.
Ardından bir Süper Temsilci bileti inceleyebilir, müşteri bağlamını çekebilir, iç bilgi tabanınıza başvurabilir ve bir yanıt taslağı hazırlayabilir.
Bu, müşteri hizmetleri süresini kısaltabilir, yanıt hızını artırabilir ve yanıtların tutarlı olmasını sağlayabilir.
Müşterinin bakış açısından, sorunu tamamen çözen, müşteri dostu bir dilde yazılmış hızlı bir yanıt alırlar.
Proaktif takip ile müşteri darboğazlarını azaltın.
Müşterileriniz sizinle paylaşmak istedikleri belgeler veya kaynaklar olduğunda, bunları ClickUp formu aracılığıyla sizinle paylaşabilirler. Form gönderildikten sonra, bir Süper Ajan'ın materyalleri incelemesini ve süreci ilerletmesini sağlayabilirsiniz.
Çoğu ajans, müşterilerin genellikle büyük bir darboğaz oluşturduğunu kabul eder.
Müşterilerin geri bildirimlerini, başvuru formlarını veya talep ettikleri varlıkları aylarca (ve bazı durumlarda yıllarca) bekliyor olabilirsiniz.
Bir Süper Temsilci, müşterilerinizin ihtiyaçlarını takip etmenize ve onlarla iletişimi otomasyonla gerçekleştirmenize yardımcı olabilir.
Yakınsama ve Bağlam
Ajansların sorunu nadiren "çaba eksikliği"dir. Sorun, işlerin, belgelerin, konuşmaların ve müşteri bağlamının çok fazla yere yayılmış olmasıdır.
İlk ajansım, birbiriyle iletişim kurmayan, birbirinden bağımsız sistemlere dayanıyordu.
- Dahili iletişim Slack ve e-posta aracılığıyla yapılıyordu.
- Belgeler Google Dokümanlar'da saklandı.
- Ajansımız geliştikçe proje yönetimi araçlarını sürekli değiştiriyorduk.
- Müşteri görevleri tek bir yerden yönetildi
- Başka bir yardım masası
- Başka bir içerik takvimi
Geriye dönüp bakıldığında, bu sistem mükemmel bir verimlilik sağlamıyordu. Bazı veriler gereksizdi, birden fazla yerde bulunuyordu ve birden fazla yerde bakım gerektiriyordu ve hiçbir sistem bağlamı paylaşmıyordu.
ClickUp'ın bugün sahip olduğu gibi bir şeye sahip değildim.
ClickUp'a ilk katıldığımda, 1.000'den fazla çalışanı olan bir kuruluşun verimlilik platformunda nasıl çalıştığını görmek benim için çok aydınlatıcı oldu. İç iletişimin tek bir yerde olması, sohbetlerde görevleri arayıp referans alabilmek, tartışmalardan görevler oluşturabilmek ve belgeleri aynı yerde tutabilmek inanılmaz derecede verimli.
Verileri (ancak bağlamı değil) paylaşmak için kusurlu entegrasyonlara ihtiyaç duyan beş sisteme sahip olmak yerine, ClickUp her şeyi tek bir yerde toplar. Merkezi bağlam, işlerin kaybolmasını önler. Ayrıca, ClickUp Brain gibi bir yapay zeka kullandığınızda, görevlerden, yorumlardan, ilgili belgelerden ve işle ilgili konuşmalardan bilgi alabilmesini sağlar.
Bir ajans için, tüm bu bilgilerin tek bir yerde toplanması, operasyonları ve hizmet sunumunu kolaylaştırmak için ajanlarla birleştirildiğinde güçlü bir güç haline gelir.
Son Düşünceler: Ölçeklendirme Sistemlerden Gelir
Ölçeklenebilir, satılabilir bir ajans istiyorsanız, iki şeye ihtiyacınız var: ürünleştirilmiş hizmetler ve kurucunun kahramanlıklarına ihtiyaç duymadan teslimatı tutarlı kılan sistemler.
ClickUp 4. 0, ClickUp Brain ve Süper Ajanlar temel unsurların yerini almaz. Bunları tekrarlanabilir hale getirir.
Her kararın ortasında olmadan sorunsuz çalışan bir ajans kurmak istiyorsanız, ClickUp'ta teslimatı, bilgiyi ve takibi merkezileştirerek başlayın.