Strateji geliştirme ve yenilik yapma yerine, sistemler arasında veri kopyalamak ve çalışma sayfalarındaki hücreleri biçimlendirmek için çok fazla zaman harcadığınızı fark ettiğiniz o sıkıcı anları hiç yaşadınız mı? Merak etmeyin, yalnız değilsiniz.
Kuruluşların yaklaşık %60'ı, takımlarının manuel görevler ve tekrarlayan süreçler nedeniyle haftada beş saat kaybettiğini bildiriyor. Bu, yılda yaklaşık 1,5 ay demektir! Ve bunların çoğu, görevleri otomatikleştirmek için gerekli araçlara sahip bilgi çalışanlarıdır. Bu tekrarlayan görevlerin diğer takımlar için ne kadar büyük bir yük olduğunu bir düşünün.
İyi haber şu ki, rutin ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek bu değerli zamanı geri kazanabilirsiniz. Bu sayede, işinizin daha zorlu yönlerine odaklanabilir ve verimliliğinizi artırabilirsiniz.
Bu arayışta size yardımcı olmak için, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeye yönelik hızlı ve kolay 5 adımlı kılavuzumuzu sunuyoruz.
Görev Otomasyonunu Anlamak
Görev otomasyonu, teknolojiyi kullanarak görevleri minimum insan müdahalesi ile veya hiç müdahale olmadan kolaylaştırır ve tamamlar. Bu, aşağıdakiler için yazılım, platform ve araçların kullanılmasını içerir:
- Veri kopyalamak kadar basit veya koşullu mantığa dayalı eylemler gerçekleştirmek kadar karmaşık olabilecek insan eylemlerini taklit edin
- Önceden tanımlanmış bir dizi adım ve talimatı izleyerek bir görevi gerçekleştirin
- Belirli durumlara veya etkinliklere yanıt verin ve sonraki eylemleri tetikleyin
Amaç, daha fazla doğruluk, verimlilik ve etkinlik için görevleri uygun dijital çözümlere devretmektir. Sonraki bölümlerde bu avantajlar ayrıntılı olarak ele alınacaktır.
Tekrarlayan Görevleri Neden Otomatikleştirmelisiniz?
Ş Akışı otomasyonu, bireylere ve işlere aşağıdaki şekillerde fayda sağlar:
- Sıradan işlemleri hallederek zaman ve çaba tasarrufu sağlar. Bu zaman daha yaratıcı, yenilikçi veya stratejik faaliyetler için kullanılabilir
- Tekrarlayan veya gereksiz işleri ortadan kaldırır ve iş akışlarını kolaylaştırır, böylece bireylerin daha verimli olmasını, görevleri daha hızlı tamamlamasını ve daha iyi sonuçlar elde etmesini sağlar
- Önceden tanımlanmış kuralları izleyerek doğru iş süreçleri için insan hatalarını en aza indirir
- Otomatikleştirilmiş süreçler tek tip sonuçlar sağladığından, tutarlılık ve güvenilirliğe dayalı bir marka oluşturur
- Bireyler artık sıradan veya sıkıcı görevlerle uğraşmadıkları için çalışanların morali ve iş memnuniyeti artar
- Manuel görevlerle ilişkili işçilik maliyetlerini azaltarak maliyetleri düşürür. Ayrıca, işletme maliyetlerinde ani artışlara neden olabilecek maliyetli hataları azaltarak maliyet tasarrufu sağlar
- Ölçeklenebilirliği korur, böylece işletmeler insan kaynaklarını önemli ölçüde artırmadan iş yüklerini veya kapasitelerini artırabilir. Bu, işletmelerin dalgalanan taleplere ve değişen büyüme oranlarına ayak uydurmasını sağlar
- Takımların verileri gerçek zamanlı olarak derlemelerine, korumalarına ve güncellemelerine olanak tanıyarak bilinçli karar verme ve daha iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar
- Sorunsuz bir müşteri deneyimi sunarak müşteri memnuniyetini artırır
- Gerçek potansiyeli ortaya çıkarır, insan kaynaklarını müşteri ilişkileri ve ürün yeniliği gibi daha zorlu veya karmaşık görevler için serbest bırakır
- Veri girişi ve işleme için manuel çaba gerektirmediğinden veri güvenliği ve bütünlüğünü sağlar
Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirme: 5 Adımlı Kılavuz
Söz verdiğimiz gibi, tekrarlayan görevleri otomatikleştirme konusunda adım adım kılavuzumuzu sunuyoruz:
Adım 1: Tekrarlanan görevi belirleyin
İlk olarak, zaman ve çaba harcayan tekrarlayan görevleri belirlemelisiniz.
İşte bunu nasıl yapabilirsiniz:
- Bir görev listesi oluşturun. Bu liste, tüm görevlerinizi, önceliklerini, sıklıklarını ve amaçlarını içermelidir
- Her görevi tamamlamak için gereken zamanı ölçmek için bir zaman takibi aracı kullanın
- Tekrar eden görevlerle ilgili tüm ayrıntıları toplamak için uzmanlara danışın veya takımınızla işbirliği yapın
Tekrarlayan görevler, sık sık ortaya çıkan, çok zaman alan ve hatalara yol açabilen görevlerdir. Ancak, otomasyona uygun başka görevler de keşfedebilirsiniz. Bunlar şunlar olabilir:
- Kural tabanlı görevler: İyi tanımlanmış kuralları veya mantığı izleyen görevler. Örneğin, gelen e-postalara otomatik yanıt göndermek için e-posta otomasyonu
- Yazılım görevleri, yerleşik otomasyon özellikleri ile mevcut bir yazılım kullanılarak otomatikleştirilebilir. Excel'i hesaplamaları gerçekleştirmek için otomatikleştirebileceğiniz gibi
- Zaman alıcı görevler, minimum insan denetimi gerektiren ancak önemli miktarda zaman alan görevlerdir. Örneğin, sistemlerde hata günlüklerini izlemek ve olayları işaretlemek için DevOps otomasyonu
- Veri girişi ve işleme görevleri iş hedeflerine ulaşmak için verileri toplamanız, yönetmeniz, düzenlemeniz, güncellemeniz ve kullanmanız gereken görevler. Örneğin, satış deneyimini kişiselleştirmek için bir CRM ile birlikte bir satış otomasyon aracı kullanabilirsiniz
Bir sonraki aşamaya hazırlanırken bu tür görevleri sistematik olarak belirleyin ve otomasyondan en yüksek faydayı sağlayacak hedef alanlara öncelik verin.
Adım 2: Otomasyon potansiyelini ölçün
Otomasyona uygun uzun bir görev listeniz olabilir, ancak tekrarlanan görevlere odaklanalım.
Bu aşamada, tekrarlayan görevleri otomatikleştirme potansiyelini ölçersiniz. Bunu hesaplamak için aşağıdaki parametreleri analiz etmeniz gerekir:
| Parametreler temelinde otomasyona genellikle uygun görevler | |
| Görevi tamamlamak için gereken süre | Uzun süren görevler |
| Söz konusu görevin oluşum sıklığı | Sık sık tekrarlanan görevler |
| Görev tamamlanmasında karmaşıklık | Daha az karmaşık, öngörülebilir ve kurallara dayalı görevler |
| Görev için manuel çaba gereklidir | Önemli ölçüde manuel emek gerektiren görevler |
| Özellikle manuel işlerde ortalama hata oranı | Hatalara daha yatkın görevler |
| İş akışına etkisi | Öncelikli ve etkili görevler |
Bu tür analizler, tekrarlayan görevleri otomatikleştirirken stratejik bir yaklaşım izler. Görev otomasyonu çabalarınız için öncelik tabanlı bir liste hazırlamak için ağırlıklı bir formül kullanabilirsiniz.
Adım 3: Otomasyon çözümlerini keşfedin
Rutin görevlerinizin listesini oluşturduğunuzu varsayarak, şimdi doğru görev otomasyon aracını seçme zamanı.
Bu, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için çözümler belirlemek üzere ş Akışı otomasyon yazılımı pazarını araştırmayı içerir.
Bunu nasıl yapabilirsiniz?
- İhtiyaçlarınızı net bir şekilde belirleyin ve otomasyon araçlarından karşılık gelen gereksinimleri haritalayın. Gereksinimlerinizi ihtiyaçlar, istekler ve gelecek planları olarak ayırın, böylece öncelikli yinelenen görevlere odaklanabilirsiniz
- Otomasyon aracının hedeflerini tanımlayın. İdeal olarak, otomatikleştirilmiş süreçlerin iş sonuçları üzerindeki etkisini ifade etmek ve ölçmek için bu hedefleri SMART parametrelerine göre belirleyin
- Temel bir fikir edindikten sonra, ihtiyaçlarınıza uygun popüler otomasyon araçlarını çevrimiçi olarak arayın. Resmi web sitelerini, sektöre özel forumları, tartışma panolarını vb. ziyaret ederek seçeneklerinizi keşfedin.
- Kısa listeye olası çözümleri alın ve araç özelliklerini karşılaştırıp değerlendirin. Maliyet, ölçeklenebilirlik, entegrasyon yetenekleri, kullanım kolaylığı, mevcut teknoloji yığınıyla uyumluluk gibi faktörleri hesaba katın.
- Artık daha az seçenek arasından seçim yapabileceğiniz için, kullanıcı yorumlarını, müşteri referanslarını ve vaka çalışmalarını dikkatle inceleyin ve görev otomasyon aracından ne bekleyebileceğiniz konusunda gerçekçi bir fikir edinin. Görev otomasyon hedeflerinizi nasıl etkileyeceğini anlamak için eksiklikleri veya yetersizlikleri not alın
- Bu noktada, yaklaşık iki ila üç seçenek elinizde olacaktır. Satıcılarla iletişime geçin ve ürün demoları, ücretsiz denemeler ve ürün tanıtımlarına kaydolun, böylece her otomasyon aracının yetenekleri hakkında ilk elden fikir edinebilirsiniz
- Deneme ve test aşamasından sonra, organizasyonel ihtiyaçlarınıza, bütçenize ve takımınızın yeteneklerine uygun otomasyon aracını seçin. Biraz daha pahalı olsa bile, uzun vadeli hedeflerinize uyum sağlayacak ölçeklenebilir bir çözüm istiyorsunuz. Bu nedenle, AI destekli ş Akışı otomasyonu sunan bir araç, bu özelliğe sahip olmayan bir araçtan daha iyi performans gösterecektir
Adım 4: Görevleri otomatikleştirin
Görev otomasyon yazılımı artık teknoloji yığınlarının bir parçası olduğuna göre, görevleri otomatikleştirmenin zamanı geldi.
Görevleri mükemmel bir şekilde otomatikleştirmenin yolu:
- Uygulama planının ayrıntılı bir yol haritasını hazırlayarak başlayın. Otomatikleştireceğiniz birden fazla görevi listeleyin ve bunlara uygun bir zaman çizelgesi atayın. Hatta görev otomasyonunu küçük ölçekte başlatıp daha sonra genişletebilirsiniz
- Ardından, görevleri otomatikleştirmek için net hedefler ve amaçlar belirleyin. Otomatikleştirilen görevlerin performansını değerlendirmek için kullanacağınız KPI'ları ve metrikleri belirleyin ve bunları otomasyon aracına girin
- Pilot iş akışı otomasyon projenizi başlatın, ideal olarak, önemli faydalar sağlayan basit bir projeyle başlayın. Bu, daha karmaşık iş akışlarına geçmeden önce iş akışı otomasyonunu kontrollü bir ortamda test etmek için harika bir yoldur
- Görev otomasyonunun bu ilk aşamasının performansını ve etkisini değerlendirin. Geri bildirim, ilk sonuçlar ve performans ölçütlerine göre otomatikleştirilmiş süreçleri iyileştirin. İş akışlarını ince ayar yapın, ayarları optimize edin ve hataları düzeltin, böylece sorunsuz bir çalışma düzeni sağlayın
- Rutin görevleri otomatikleştirmenin yineleme ve iyileştirme aşamalarını geçtikten sonra, diğer görevlere, iş akışlarına ve departmanlara kademeli olarak genişleyerek tam uygulamaya geçin. Bunu aşamalı olarak yapmak, iş sürekliliğini ve kesintileri en aza indirir
Otomasyonun uygulama aşaması, sürekli eğitim ve destek ile birlikte gerçekleştirilmelidir. Ayrıca, çalışanlarınızı görev otomasyonunun avantajları ve en iyi uygulamaları konusunda bilinçlendirmelisiniz.
Adım 5: Otomasyonun etkisini ölçün
Son aşama, otomasyon çabalarınızın etkisini ölçmekle ilgilidir. Bunu anlamak için KPI'ları ve metrikleri nasıl tanımlamanız gerektiğini hatırlıyor musunuz? KPI'larınız, kazanılan zamanı, verimlilik artışlarını, maliyet tasarruflarını veya hata azaltımını ölçebilir. Her halükarda, genel etkinlik, performans ve faydaları değerlendirmek için bunları burada izleyebilirsiniz.
Bunu yapmak için şunları yapmanız gerekir:
- Otomasyon öncesi aşamada verileri yakalayın. Bir görevi tamamlamak için gereken süre, ortalama hata oranı gibi değerleri ölçün
- Otomasyon yazılımını kullanarak, süreçleri otomatikleştirdikten sonra iş süreçleri ve operasyonları hakkında içgörüler edinin. Karşılaştırılabilir verileri toplayın
- Varyansı ölçerek iyileşmeyi ve iş akışları üzerindeki etkiyi nicelendirin. Bunları gelecekteki ölçümler için karşılaştırma ölçütleri olarak ayarlayın
Ayrıca, tüm paydaşlarla görüşün ve onlardan geri bildirim alın. Onların içgörüler, verilerin gözden kaçırabileceği görev otomasyonunun bazı soyut yönlerini, örneğin moralin artması veya takım işbirliğinin güçlenmesi gibi, aydınlatabilir.
Sürekli optimizasyon için periyodik incelemeler planlayın ve performansı izleyin.
Tekrarlayan Görevleri Otomasyonun Gerçek Hayattan Örnekleri
Yukarıda özetlenen beş adıma dayanan birkaç iş süreci otomasyonu örneği:
Pazarlama: Sosyal medya takvimlerini basitleştirme
- Görevleri belirleyin: Farklı platformlarda sosyal medya gönderilerini planlamak zaman alıcıdır
- Potansiyeli değerlendirin: Görev sık tekrarlanıyor, önceden tanımlanmış yayınlama programlarını ve süreçlerini içeriyor ve minimum denetim gerektiriyor
- Çözümleri keşfedin: Hootsuite veya Buffer gibi araçlar, sosyal medya planlamasını otomatikleştirmeye yardımcı olabilir
- Otomatikleştirin: İçerik takvimi hazırlayın, pazarlama materyalleri tasarlayın, gönderiler oluşturun ve aracı kullanarak yayınları programa göre otomatikleştirin
- Etkiyi ölçün: Analitik kullanarak verimlilik artışı, yayın tutarlılığı ve etkileşim artışını izleyin
Finans: Faturaların doğruluğunu artırma
- Görevleri belirleyin: Fatura verilerini manuel olarak girmek zaman ve çaba gerektirir ve hataya açıktır
- Potansiyeli değerlendirin: Görev sık tekrarlanır, kurallara dayalıdır ve insan hatasına açıktır
- Çözümleri keşfedin: OCR, faturalardan verileri ayıklayabilir ve muhasebe sistemlerine otomatik olarak girebilir
- Otomatikleştirin: OCR yazılımını muhasebe yığınına entegre edin ve veri çıkarma ve doğrulama için kurallar belirleyin
- Etkiyi ölçün: İşlem süresindeki azalmayı, hataların azalmasını ve finansal kayıtlardaki doğruluğun artmasını izleyin
Müşteri hizmetleri: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapın
- Görevleri belirleyin: Sık sorulan soruları (SSS) yanıtlamak, müşteri desteği temsilcilerinin çok fazla zamanını alır
- Potansiyeli değerlendirin: SSS'lere yanıt vermek tekrarlayıcıdır, öngörülebilir bir kalıba uyar ve karmaşık problem çözme gerektirmez
- Çözümleri keşfedin: Chatbotlar, SSS'leri yanıtlamak ve karmaşık sorunları canlı temsilcilere iletmek üzere eğitilebilir
- Otomasyon: Karar akışları ve cevap ağaçları içeren bir chatbot tasarlayarak sık sorulan soruları yanıtlayın ve chatbot'u müşteri hizmetleri platformuna entegre edin
- Etkiyi ölçün: NPS (Net Promoter Score), CSAT (Müşteri Memnuniyeti Puanı), FRT (İlk Yanıt Süresi), Tekrarlanan Sorgular vb. gibi metrikleri izleyin.
Ayrıca okuyun: Otomasyon Örnekleri
Görev Otomasyonu için ClickUp'ı Kullanma Nedenleri
İster görev otomasyonu ister tam kapsamlı otomatik proje yönetimi arıyor olun, ClickUp her iki durumda da mükemmel bir seçenektir.
ClickUp'ı görevleri otomatikleştirmek için nasıl kullanabileceğinizi gerçekten anlamak için aşağıdaki özellikleri göz önünde bulundurun:
ClickUp Otomasyonları
ClickUp Otomasyonları, kullanıcıların özel kurallar oluşturmasına veya önceden oluşturulmuş otomasyon tarifleri içeren bir kitaplıktan seçim yapmasına olanak tanır. Örneğin, bir görev oluşturulduğunda, görevi nitelikli bir takım üyesine otomatik olarak atamak için otomasyon ayarlayabilirsiniz.
Benzer şekilde, önceden tanımlanmış kriterlere göre görev önceliklerini güncellemek veya görev tamamlandığında bildirimler göndermek için otomasyon ayarlayabilirsiniz. Bu tür tetikleyici tabanlı otomasyon, tüm etkinliklerden haberdar olmanızı sağlarken dijital asistan görevi görür.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, AI gibi teknolojilerden yararlanmanın önündeki teknik engelleri azaltan güçlü bir araçtır. Bu AI asistanı, doğal dilde komutları kabul eder ve bunları özel otomasyon kurallarına çevirir! Bu, istediğiniz iş akışını sade ve basit bir dille tanımlayarak herhangi bir görevi veya iş akışını otomatikleştirebileceğiniz anlamına gelir. ClickUp Brain tüm işi sizin için yapar.
Otomasyonu ayarlamak, Brain'e "Bir görev yüksek öncelikli olarak işaretlendiğinde, onu Jane'e atayın ve son teslim tarihini ertesi gün olarak ayarlayın" demek kadar basittir. ClickUp Brain daha sonra otomasyonu ayarlayacaktır. Benzer şekilde, ürün gereksinimlerini hazırlamak, e-postaları taslak haline getirmek, toplantı notlarını özetlemek ve çok daha fazlasını otomatikleştirebilir! Bu, teknik uzmanlıklarından bağımsız olarak tüm takım üyelerinin otomasyon özelliklerine erişebilmesini sağlar.
ClickUp Formları
ClickUp Form Görünümü, verileri manuel olarak kaydetmek için harcanan zamanı ortadan kaldırır. Verileri yakalayan ve bunları doğrudan görevlere dönüştüren ayrıntılı özel çevrimiçi formlar oluşturmak için kullanın. İki kat fayda sağlar.
İlk olarak, veri girişi için özel bir kaynak ayırmanıza gerek yoktur.
İkincisi, veri doğruluğunu, veri kaybı ve manuel müdahale olmadan sağlar. Sonuçta ortaya çıkan kullanıcı dostu, doğru ve eyleme geçirilebilir formlar, potansiyel müşteri yakalama, müşteri kazanma ve hizmet talepleri gibi iş faaliyetleri için özellikle yararlıdır.
ClickUp Yinelenen Görevler
Yinelenen görevleri otomatikleştirmek için ClickUp Yinelenen Görevleri kullanın — bu kadar basit. Günlük, haftalık, aylık veya yıllık olarak tekrarlanan görevleri planlayın. Rapor oluşturma, faturalandırma veya takip gibi görevleri, "her iki haftada bir" veya "ayın son günü" gibi seçeneklerle tekrarlama düzenlerini özelleştirerek iş akışınızı periyodik görevlerle uyumlu hale getirin. ClickUp Otomasyonları ile birlikte kullanıldığında, bu özellik hiçbir şeyin atlanmamasını sağlar, böylece siz ve takımınız daha üst düzey faaliyetlere odaklanabilirsiniz.
ClickUp Şablonları
Zengin özel otomasyon şablonları kitaplığıyla iş akışlarını optimize edebilir, verimliliği artırabilir ve zamandan tasarruf edebilirsiniz. Bu hazır çözümler, yaygın iş akışlarını otomatikleştirmek için harika bir başlangıç noktasıdır.
Başlamak için kullanabileceğiniz birkaç örnek:
E-posta Otomasyonu için ClickUp Şablonu
E-posta iletişimi için manuel işleri ortadan kaldırın ve özel alan değerlerine veya görev tetikleyicilerine göre kişiselleştirilmiş e-postalar gönderin. Yeni kayıt olan bir müşteriye otomatik olarak bir hoş geldiniz e-postası göndermeyi veya yeni bir çalışana oryantasyon e-postası seti göndermeyi hayal edin! Bu, doğru e-postaları doğru zamanda göndermenizi sağlarken, takımın diğer görevler için zaman kazanmasını da sağlar. Her otomatik e-posta için görevler oluşturabilir ve ClickUp'ta tetikleyiciyi tanımlayan kurallar belirleyebilirsiniz.
Proje Teklifi Otomasyonu için ClickUp Şablonu
Proje teklifleri oluşturma sürecini kolaylaştırın. Bu şablon, teklif oluşturma etkinliklerini takım üyelerine atama, son tarihler için hatırlatıcılar ve bildirimler gönderme ve teklif tamamlandığında paydaşlara danışma gibi görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Proje Teklifi görünümü, tüm tekliflere ilişkin kapsamlı bir genel bakış sunar
ClickUp Otomasyon KPI İzleme Şablonu
Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin ve bu eylemin etkisini ölçün. Bu şablonu kullanarak otomasyonunuzun etkinliğini test edin. Otomatikleştirilmiş iş akışlarının potansiyellerini tam olarak karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek için izleyebileceğiniz önemli KPI'ları ölçmek için bir çerçeve sağlar. Departman, Hedef Değer, Varyans vb. gibi özel alanlar içerir. Zaman Çizelgesi Görünümü ile otomasyon girişimlerinizin zaman çizelgesini ve dönüm noktalarını görselleştirin ve İlerleme Görünümü ile tek tek görevlerin ilerlemesini izleyin
Tekrarlamayın, ClickUp ile Otomatikleştirin
Şimdiye kadar tartıştığımız her şeyden, otomasyonun artık bir lüks veya "olması iyi olur" bir özellik olmadığı açıktır. Yeni bir verimlilik, üretkenlik ve kaynak kullanımı düzeyine ulaşmak için tekrarlayan görevleri mümkün olduğunca otomatikleştirmelisiniz. Umarız, basit 5 adımlı kılavuzumuz otomasyonu uygulamak için net bir yol haritası sunar.
ClickUp gibi yapay zeka destekli bir proje yönetimi çözümü, akıllı otomasyonun gücüyle günlük süreçlerinizi dönüştürebilir.
İş potansiyelinizi en üst düzeye çıkarmak için ClickUp'a ücretsiz kaydolun!