ClickUp'ta Taklit Edilmeye Değer 20 Otomasyon Örneği

Pontica Solutions zor günler geçiriyordu. 800'den fazla takım üyesi olan, hızla büyüyen bir dış kaynak ajansı olarak, her yeni işe alım, birinin mesajı kaçırması durumunda aksayan bir başka görev devri anlamına geliyordu.

Bu sorunu çözmek için daha fazla personel işe almadılar. Bunun yerine, 25'ten fazla süreci otomatikleştirdiler. Bugün, yılda 60.000 otomasyon çalıştırarak 2.000 saatten fazla zaman tasarrufu sağlıyorlar. Vardiya değişiklikleri, ilerleme güncellemeleri ve müşteri raporları artık ClickUp'ta otomatik olarak yürütülüyor. Tasarruf edilen bu zaman, yaratıcı ve stratejik işlere ayrılıyor.

Aynı şeyi her ölçekte yapabilirsiniz. Bir görevi yeniden atadığınızda veya bir iş arkadaşınızı manuel olarak uyardığınızda, aslında bir makinenin halledebileceği bir işi yapıyorsunuz. Bu makalede, ClickUp'ta 20 otomasyon örneği paylaşılıyor. Her biri, kod yazmadan neyi oluşturmanız ve nasıl ayarlamanız gerektiğini gösteriyor.

ClickUp'ta Otomasyonlar Nedir?

ClickUp Otomasyonu, rutin görevleri sizin yerinize yerine getiren kural tabanlı bir ş akışıdır. Görevleri manuel olarak yeniden atamak ve bildirimler göndermek yerine, bir kuralı tek seferde tanımlarsınız. ClickUp, etkinlik her gerçekleştiğinde bu kuralı uygular.

Her otomasyon, kesin bir formüle göre işler:

Otomasyon = Tetikleyici + Koşul + Eylem

Örneğin, bir görevin durumu "İnceleme"ye geçti ve önceliği "Acil" olsun. ClickUp, bu görevi otomatik olarak ilgili takım üyesine atar. Burada tetikleyici, durumun "İnceleme"ye geçmesidir; koşul ise "Acil" önceliktir. Eylem ise yeniden atamadır. Tek bir otomasyon, en fazla 1 tetikleyici, 15 koşul ve 6 eylemi destekler. Bu sayede tek bir kural, karmaşık bir ş Akışı'nı yönetebilir.

Bir otomasyonu üç farklı şekilde oluşturabilirsiniz.

Otomasyon, AI Ajanlarından nasıl farklıdır?

Otomasyon ve AI Ajanı, her ikisi de sizin adınıza iş yapar. Ancak kararları farklı şekillerde işlerler.

Bir otomasyon, katı ve sabit bir kuralı izler. Tetikleyici ve koşulların eşleşip eşleşmediğini kontrol eder. Eşleşiyorsa, her seferinde tam olarak aynı eylemi gerçekleştirir. Asla sapma göstermez, bu da onu öngörülebilir ve tekrarlanabilir işler için mükemmel kılar.

Buna karşılık, bir AI Ajanı harekete geçmeden önce bir görevin tüm bağlamını analiz eder. Önceden ayarlanmış bir filtreyi kontrol etmek yerine, verileri yorumlar; örneğin, bir hata raporunu okuyarak hangi takımın sorunu çözmesi gerektiğine karar verir. Bu araç, bir görevin “eğer-böyle-olursa-şöyle” kuralına indirgenemeyen, insan benzeri bir muhakeme gerektirdiği durumlar için tasarlanmıştır.

ClickUp'taki otomasyonlar, entegrasyonlardan nasıl farklıdır?

Otomasyonlar ve entegrasyonlar, aynı ş akışında yer aldıkları için kolayca karıştırılabilir. Ancak, bu ikisi birbirinden farklı işlevlere sahiptir.

Uygulamada bu iki özellik birbiriyle entegre çalışır. Entegrasyon, ClickUp'ı GitHub, Slack, HubSpot, Google Takvim veya e-posta gibi uygulamalara bağlayarak harici etkinlikleri senkronize eder. Ardından otomasyon, bu etkinliği alır ve ClickUp'ın nasıl tepki vermesi gerektiğini belirler. Örneğin, bir geliştirici bir Çekme Talebini birleştirdiğinde görev durumunu otomatik olarak güncellemek gibi.

Pazarlama, mühendislik, proje yönetimi ve ajans takımlarının otomasyonlardan yararlanarak verimliliği nasıl artırabileceğine dair genel bir bakış.

Ş Akışı Türüne Göre ClickUp'ta 20 Otomasyon Örneği

Aşağıdaki otomasyon örneklerinin her biri bir formül, bir tetikleyici türü ve adım adım kurulum talimatlarını içerir.

Hızlı karşılaştırma: ClickUp'taki 20 otomasyon örneğinin tümü

Aşağıdaki tabloyu kullanarak 20 otomasyon örneğinin tümünü bir kerede inceleyin. Ardından, otomatikleştirmek istediğiniz işleme uygun bölüme geçin.

Bu yedi görev otomasyonu, her takımın günlük olarak yaptığı tekrarlayan işleri halleder: yeniden atama, şablon oluşturma, yorum yapma, arşivleme ve tarih belirleme. Çalışma Alanınızı düzenli tutarlar, böylece kimse trafik polisi rolünü üstlenmek zorunda kalmaz.

1. Durum "İnceleme" olarak değiştiğinde görevini yeniden atayın

İçerik, tasarım ve mühendislik takımları, her bir çıktıyı özel bir gözden geçiren kişiye yönlendirir. Normalde bu devretme işlemi, oluşturucuların atanan kişiyi bilgilendirmeyi hatırlamasına bağlıdır. Unuttukları zaman ise görevler belirsizlik içinde askıda kalır.

Bu kural, durum değiştiğinde görevini inceleyicinin kuyruğuna taşır. İnceletici anında bildirim alır; oluşturucu ise bir sonraki adıma geçer.

Formül: Durum "İnceleme" olarak değiştiğinde, atanan kişiyi incelemeyi yapacak kişiye değiştirin

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

2. Bir görev yeni bir listeye taşındığında şablon uygulayın

Yeni çalışanların işe alımı, kampanya lansmanları ve sprint planlaması, görevlerin aynı kontrol listelerine veya alt görev yapılarına sahip olmasını gerektirir. Bu şablonları manuel olarak ek dosya olarak eklemek, adımların atlanmasına ve takımınız genelinde tutarsız ş Akışlarına yol açar.

Bu kural, bir görev Listeye girer girmez şablonu uygular. Her görev tamamen yapılandırılmış olarak gelir; böylece işler, sıfırdan başlamak yerine eksiksiz bir temele dayalı olarak başlar.

Formül: Bir görev Listeye taşındığında, görev şablonunuzu uygulayın

Tetikleyici türü: Görev bu konuma taşındı

İşte kurulum süreci:

3. Bir onay alanı "Onaylandı" olarak değiştiğinde yorum ekleyin

Hukuki incelemeler gibi onay gerektiren ş akışları, anında devir teslim gerektirir. Bu sayede, sıradaki kişi sıra kendisinde olduğunu bilir. Bu kural, alan değişir değişmez bir yorum yayınlar ve bir sonraki sorumluyu etiketler. Zaman damgası içeren bir onay kaydı oluşturur ve işi tek adımda devreder.

Formül: "Onay Durumu" alanı "Onaylandı" olarak değiştiğinde, bir sonraki sorumluyu etiketleyen bir yorum yayınlayın

Tetikleyici türü: Alan

İşte kurulum süreci:

4. Bir görevin önceliği "Düşük" seviyesine düştüğünde görevini arşivleyin

Triage takımları, panonun yüksek etkili işlere odaklanmasını sağlamak için birikmiş iş listelerini düzenli olarak düzenlemelidir. Düşük öncelikli öğeler, aktif görünümleri karmaşık hale getirir ve acil görevleri gölgede bırakır.

Bu kural, görevlerin önceliği "Düşük" seviyesine düştüğünde görevleri bir Arşiv Liste'si'ne taşır. Sonuç olarak, aktif panonuz düzenli kalırken, arşivlenen görevler ileride başvurmak üzere aranabilir durumda kalır. Önemli öğelerin gözden kaçmamasını sağlamak için bu kuralı periyodik bir iş yığını incelemesiyle birleştirin.

Formül: Öncelik "Düşük" olarak değiştiğinde, görevini Arşiv Listenize taşıyın

Tetikleyici türü: Öncelik

İşte kurulum süreci:

5. Bir görev oluşturulduğunda son teslim tarihi otomatik olarak belirleyin

Destek, müşteri hizmetleri ve uyum ekipleri, bir talep geldiğinde son teslim tarihlerine uymak zorundadır. Bu kural, her görev oluşturulur oluşturulmaz ona bir son teslim tarihi atar. Böylece, Gösterge Panelleriniz ve İş Yükü görünümleriniz ilk günden itibaren doğru kalır.

Formül: Listenizde bir görev oluşturulduğunda, son teslim tarihini belirli bir gün sayısına ayarlayın

Tetikleyici türü: Oluşturma

İşte kurulum süreci:

6. Aşama "Yayınlandı" durumuna ulaştığında durumu "Tamamlandı" olarak değiştirin

Pazarlama takımları, ana görev durumundan ayrı olarak bir "Aşama" alanını (Taslak, Düzenleme, Yayınlandı) izler. Bu kural, aşama "Yayınlandı" durumuna ulaştığında görevin kapalı olmasını sağlayarak iki alanın birbiriyle uyumlu kalmasını sağlar.

Formül: "Aşama" alanı "Yayınlandı" olarak değiştiğinde, durumu "Tamamlandı" olarak değiştirin.

Tetikleyici türü: Alan

İşte kurulum süreci:

7. Gerekli bir alan eksik olduğunda görevini işaretleyin

Çalışmaya başlamadan önce tasarım özetleri, mühendislik özellikleri ve müşteri detayları hazır olmalıdır. Bir kılavuz olmadan ekip üyeleri, anahtar bağlam bilgisi eksik olan görevlere başlarlar. Yanlış önceliklere zaman ve çaba harcarlar.

Bu kural, işin başlangıcında eksik bilgileri kontrol eder ve otomatik olarak talep eder. Eksik görevleri erken aşamada tespit ederek, yeniden çalışma ihtiyacını ve karşılıklı iletişim sürecini azaltır.

Formül: Durum "İlerleme" olarak değiştiğinde ve "Özet Bağlantısı" alanı boşsa, özet talebinde bulunan bir yorum yayınlayın

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

Onaylar ve görev devirleri, ş akışlarının gecikmesine neden olan noktalardır. Ekip üyeleri kendi kısımlarını tamamlar, ancak sıradaki kişi sıra kendisinde olduğunu bilmez. Daha da kötüsü, kimse görevleri incelemeye almadığı için görevler beklemede kalır. Bu altı otomasyon, bir kişinin işini bitirmesi ile bir sonraki kişinin işe başlaması arasındaki bekleme süresini ortadan kaldırır.

8. Alan değerine göre görevini yöneticinin onayına yönlendirin

Finans ve satın alma takımları, belirli bir tutarın üzerindeki harcamaları onaylamalıdır. Bu süreç genellikle, yüksek tutarlı öğelerin bir kişi tarafından manuel olarak işaretlenmesine dayanır. Eğer bir tanesini gözden kaçırırlarsa, görev yanlış seviyede onaylanır.

Bu kural, bir Özel Alanın değerini okur ve görevı otomatik olarak yönlendirir.

Formül: "Bütçe" alanı eşik değerinden büyükse, atanan kişiyi yönetici olarak değiştirin ve durumu "Onay Bekliyor" olarak değiştirin.

Tetikleyici türü: Alan

İşte kurulum süreci:

9. Kalite kontrolünden geçilmediğinde blok tamamlanmayı engelleyin

Bir görev kapalı olmadan önce kalite kontrolleri tamamlanmalıdır. Hafızaya güvenilirse, kullanıcılar görevleri çok erken tamamlandı olarak işaretleyebilir. Bu kural, bu hatayı önler.

Birisi, kalite kontrolünden geçmeden bir görevı kapatırsa, kural görevı yeniden açar ve bir yorum ekler. Bu sayede, hafızanıza güvenmek zorunda kalmadan kalite standartlarınızı yüksek tutabilirsiniz.

Formül: Durum "Tamamlandı" olarak değiştiğinde ve "QA Durumu" alanı "Geçti" değilse, durumu tekrar "Devam Ediyor" olarak değiştirin. Ardından, bloku açıklayan bir yorum yazın.

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

10. Bir bağımlılık ortadan kalktığında bir sonraki görevin tetikleyicisini çalıştırın

Bazen projeler, düzenlemeden önce yazma veya geliştirmeden önce tasarım gibi katı bir sırayla ilerler. Bu tür iş akışlarında, görev sahibi engelleyici faktörün ortadan kaldırıldığını bilmediği için bir sonraki görev beklemede kalır. Bu kural, bir sonraki görevi "Hazır" durumuna getirir ve görev sahibini uyarır.

Formül: Engelleyici bir görevin durumu "Tamamlandı" olarak değiştiğinde, bağımlı görevin durumunu "Hazır" olarak değiştirin ve görev atanan kişiye bildirim gönderin

Tetikleyici türü: Bağımlılık

İşte kurulum süreci:

11. İş "Devam Ediyor" durumuna geçtiğinde müşteriye e-posta gönderin

Ajanslar ve danışmanlık firmaları, müşterilere Çalışma Alanına tam erişim izni vermeden onları bilgilendirmek zorundadır. Genellikle bu, işi durdurup manuel bir güncelleme e-postası yazmak anlamına gelir.

Bu kural, iş başladığında sizin adınıza o e-postayı gönderir. Müşteriler otomatik olarak bilgilendirilir ve takımınız projedeki odaklanmaya devam eder.

Formül: Durum "Yapılacaklar"dan "İlerleme"ye değiştiğinde müşteriye bir e-posta gönderin

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

12. Her alt görev tamamlandığında paydaşları bilgilendirin

Proje yöneticileri, beş varlıktan oluşan bir kampanya gibi birden fazla parçadan oluşan çıktıları izler. Tüm setin ne zaman tamamlanacağını görmek için her bir alt görevin ne zaman tamamlanacağını kontrol etmek yavaş ve zahmetli bir iştir.

Bu kural, son alt görev kapalı olduğunda bir uyarı gönderir. Proje yöneticisi, her bir parçayı tek tek kontrol etmeden bile tüm teslimatın hazır olduğunu bilir.

Formül: Tüm alt görevler "Tamamlandı" olarak işaretlendiğinde, izleyici listeye bildirim gönderin ve teslimatın incelemeye hazır olduğuna dair bir yorum yayınlayın

Tetikleyici türü: Alt görev

İşte kurulum süreci:

13. Proje ilerledikçe aşamaya özel şablonları uygulayın

Müşteri onboarding'i ve inşaat dönüm noktaları gibi çok aşamalı projeler, farklı kontrol listeleri ve belgeler gerektirir. Bu kural, bir görev yeni bir aşamaya girdiğinde doğru kontrol listesi şablonunu yükler. Her aşama doğru yapı ile başlar ve hiçbir şeyi hafızaya bırakmaz.

Formül: Durum "Aşama 2: Uygulama" olarak değiştiğinde, Aşama 2 kontrol listesi şablonunu uygulayın

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

ClickUp içindeki otomasyonlar, çalışma alanınızı diğer araçlara ve takımlara bağlar. Böylece verileri elle kopyalamanıza gerek kalmaz. Bu yedi örnek, HubSpot ve GitHub ile ş akışlarını, işlevler arası işbirliğini ve ClickUp Brain ile oluşturulan kuralları kapsamaktadır.

14. HubSpot fırsatlarını atanmış satış görevlerine dönüştürün

Satış temsilcileri, anlaşmalar için HubSpot'u, görevler için ise ClickUp'ı kullanır. Bu iki sistemi manuel olarak birbirine bağladıklarında hafızalarına güvenmek zorunda kalırlar ve bu nedenle potansiyel müşteriler genellikle kaçar.

Bu kural, bir anlaşma HubSpot'a girdiğinde bir ClickUp görevi oluşturur ve bunu bir satış temsilcisine atar. Her potansiyel müşteri saniyeler içinde bir görev alır, böylece satış boru hattınız kesintisiz ilerler.

Formül: HubSpot'ta yeni bir anlaşma oluşturulduğunda, Satış Listenizde anlaşma ayrıntılarını içeren bir görev oluşturun ve bunu bir satış temsilcisine atayın

Tetikleyici türü: Entegrasyon

İşte kurulum süreci:

15. Aday bir teklifi kabul ettiğinde işe alım sürecini başlatın

İK takımları, işe alımdan işe başlama sürecine kadar olan devir teslim işlemlerini yürütür. Yeni görevleri manuel olarak oluşturmak zorunda kalırlarsa, evrak işleri ve teknik kurulumlar gecikir. Bu kural, bir aday teklifi kabul ettiğinde işe başlama ş Akışını başlatır. Görevi oluşturur, şablonu uygular ve koordinatörü atar.

Formül: İşe Alım Listenizdeki bir görev "Teklif Kabul Edildi" durumuna geçtiğinde, Onboarding Listenizde onboarding şablonu uygulanmış bir görev oluşturun ve bunu İK koordinatörüne atayın

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

16. Yazar yazısını bitirdiğinde taslağı düzenleyiciye teslim edin

İçerik takımları, yazardan düzenleyiciye ve oradan da yayıncıya uzanan bir iş akışı kullanır. Bir yazar görevin yeniden atanmasını unutursa bu görev devirleri başarısız olabilir.

Bu kural, taslağı düzenleyiciye gönderir ve yazar işini bitirdiğinde durumu "Düzenleme" olarak değiştirir. Düzenleme sürecine daha erken başlamak ve takvimi planlandığı gibi ilerletmek için tam olarak bu kuralı kullanıyoruz.

Formül: Durum "Taslak Tamamlandı" olarak değiştiğinde, atanan kişiyi düzenleyici olarak değiştirin ve durumu "Düzenleme Yapılıyor" olarak değiştirin.

Tetikleyici türü: Durum

İşte kurulum süreci:

17. Müşteriler tarafından bildirilen hataları mühendislik iş listesine ekleyin

Destek ve mühendislik takımları farklı listelerde çalışır. Bir hata raporu, ancak doğru bağlamı içeriyorsa mühendislere yardımcı olur. Ancak destek temsilcilerinden mühendislik Çalışma Alanını incelemelerini istemek, ayrıntıların kaybolmasına yol açar.

Bu kural, destek ekibi bir hata kaydettiğinde mühendislik iş listesinde bağlantılı bir görev oluşturur. Mühendisler yapılandırılmış raporlar alır ve her iki takım da kendi görünümlerinden ilerlemeyi izler.

Formül: Destek Listenizde bir görev oluşturulduğunda ve "Tür" alanı "Hata" olarak belirlendiğinde, ayrıntıları kopyalayarak Mühendislik Backlog'unda bağlantılı bir görev oluşturun

Tetikleyici türü: Alan

İşte kurulum süreci:

18. Görevleri GitHub commit'lerinden otomatik olarak güncelleyin

Mühendislik takımları, görevleri manuel olarak güncellemeye gerek kalmadan kod etkinliklerinin ClickUp'ta yansıtılmasını ister. Bu kural, bir GitHub commit'indeki görev kimliğini okur ve görevi "Geliştirme Aşamasında" durumuna taşır. Ardından, commit bağlantısını bir yorum olarak yayınlar.

Bu iş akışları, ClickUp’ın yerel GitHub entegrasyonu üzerinde çalışır. Geliştiriciler her zamanki gibi kodlarını commit ederken, proje yöneticileri durum güncellemesi istemek zorunda kalmadan ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip edebilir.

Formül: Bir GitHub commit'i bir ClickUp görev kimliğine atıfta bulunduğunda, görev durumunu "Geliştirme Aşamasında" olarak değiştirin ve commit mesajı ile bağlantıyı içeren bir yorum yayınlayın

Tetikleyici türü: Entegrasyon

İşte kurulum süreci:

19. ClickUp Brain ile sade bir dille otomasyonlar oluşturun

Geleneksel oluşturucular, bir kural oluşturabilmeniz için önce tetikleyici, koşul ve eylem terimlerini tam olarak öğrenmenizi gerektirir. Bu öğrenme süreci, çoğu kişinin bunları kullanmasını engeller. ClickUp Brain bu engeli ortadan kaldırır.

Ne istediğinizi basit bir dille açıklayın; yapay zeka, sizin incelemeniz için kuralı yapılandırsın. Teknik bilgisi olmayan takım üyeleri bile herhangi bir eğitim almadan karmaşık kurallar oluşturabilir ve böylece tüm takımın zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur.

Nasıl çalışır:

Brain, sizin incelemeniz ve etkinleştirmeniz için kural taslağını hazırlar. Sizin onayınızı almadan hiçbir şeyi uygulamaya koymaz.

20. AI Alanı ile görev özetlerini otomatik olarak oluşturun

Uzun yorum konuları içeren görevleri devralan ekip üyeleri, zahmetli bir işin üstesinden gelmek zorunda kalır. Durumu takip edebilmek için her bir güncellemeyi tek tek okumaları gerekir. AI Field bu sorunu çözer.

Bu alanı bir Listeye eklediğinizde, ClickUp Brain görevin açıklamasını, yorumlarını ve etkinliklerini içeren bir özet oluşturur. Ardından, görevde değişiklikler oldukça özeti günceller ve görev geçmişine derinlemesine dalmaya gerek kalmadan anında bağlam bilgisi sağlar.

Nasıl çalışır: Bu özellik, geleneksel tetikleyici-koşul-eylem kuralını kullanmaz. Bunun yerine, bağlamı otomatik olarak özetleyen, her zaman aktif olan bir AI Alanıdır. Önceki örnekte AI, kurallar oluşturmak için kullanılırken, bu örnekte AI, bir alan içinde sürekli işleri yapmak için kullanılır. Her ikisi de ClickUp Brain üzerinde yerel olarak çalışır.

İşte kurulum süreci:

Gerçekten Yararlı Bir Otomasyon Nasıl Yazılır?

20 örneği gördünüz. İşte her birinin size zaman kazandırması için kendi iş akışınızı nasıl yazacağınız.

Daha önce de bahsettiğimiz gibi, her otomasyon şu formüle uyar: Otomasyon = Tetikleyici + Koşul + Eylem

Bir kural oluşturmadan önce şu testi uygulayın: Bu kuralın yerine geçeceği manuel görevin adını belirtin. Bugün birisinin elle yaptığı bir adımı gösterebiliyorsanız, bu otomasyonu oluşturmaya değer. O adımı belirleyemiyorsanız, zaten kimsenin yapmadığı bir şeyi otomatikleştiriyorsunuz demektir. Dolayısıyla, bu kural sadece karmaşaya yol açar.

Yararlı bir kural ile can sıkıcı bir kural arasındaki fark, ne kadar spesifik olduğunuzla ilgilidir. Şunları karşılaştırın:

Soldaki belirsiz sürümler, hangi etkinliğin, hangi görevin söz konusu olduğunu veya bir sonraki adımda kimin harekete geçeceğini belirtmediği için başarısız olur. Spesifik sürüm ise kesin bir tetikleyiciyi adlandırır, hangi görevleri etkilediğini net bir şekilde belirtir ve adı belirtilen bir kişiye yapılan net bir görev devriyle sona erer.

Üçünü de yazın, kural kendiliğinden çalışsın. Herhangi birini eksik bırakırsanız, ya önemsiz görevler hakkında uyarılar alırsınız ya da sadece kafa karışıklığı yaratacak bir otomasyonla karşılaşırsınız.

Bill Gates'in " İş @ the Speed of Thought" adlı kitabında da belirttiği gibi:

İşletmelerde kullanılan her teknolojinin ilk kuralı şudur: Verimli bir işleme uygulanan otomasyon, verimliliği artırır. İkinci kural ise şudur: Verimsiz bir işleme uygulanan otomasyon, verimsizliği artırır.

Sizin için önemli olan nokta: Otomasyon, hatalar dahil olmak üzere sürecinizi aynen kopyalar. İnceleme adımınızda gereksiz üç onaylayıcı varsa, bu adımı otomatikleştirmek işin üçü tarafından da daha hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlar. Önce istediğiniz ş Akışını haritalandırın, gereksiz unsurları azaltın, ardından kalan adımları otomatikleştirin.

Otomasyonların Bulunduğu Yer: Alan, Klasör veya Liste

Belirli bir kuralı yazdığınızda, kuralı ayarladığınız seviye, kuralın ne kadar geniş bir alana uygulanacağını belirler. Doğru seviyeyi seçtiğinizde, aynı mantığı farklı projelerde tekrar tekrar uygulamaktan kurtulursunuz.

Otomasyonu oluşturmadan önce süreçlerinizi belgelemek, her tetikleyici, koşul ve eylemin takımınızın attığı gerçek adımlarla uyumlu olmasını sağlar.

ClickUp Süreç ve Prosedür Şablonu, her ş akışını, sorumlu kişilerin atandığı net ve sıralı aşamalara bölmenize yardımcı olur. Bir otomasyonun nerede çalıştırılması gerektiğini ve devrin kime yapılacağını kesin olarak belirleyebilirsiniz.

Ücretsiz şablonu indirin

ClickUp'ta Otomasyonları Oluşturma ve Ölçeklendirme

Yukarıdaki 20 örnek, nelerin otomasyonla gerçekleştirilebileceğini gösterir. ClickUp, bu kuralları oluşturmanıza ve etkilerini izlemenize olanak tanıyan bir sistem sunar. Ş Akışlarınızı tek bir Çalışma Alanı'nda gerçek sonuçlarla bağlar.

Gösterge panelleri: Otomasyonlarınızın ne yaptığını izleyin

Her otomasyon, ölçmedikçe fark edemeyeceğiniz kadar zaman tasarrufu sağlar. ClickUp gösterge panelleri, aktif görevlerden doğrudan veri alarak nelerin değiştiğini gösterir.

Bir Hesaplama Kartı kullanarak, bir kuralın devreye girmesinden önce ve sonra kaydedilen süreleri toplama işlemini gerçekleştirin. Bir Durum grafiği ekleyerek görevlerin devretme aşamalarını ne kadar hızlı geçtiğini görün. Veriler otomatik olarak yenilenir; böylece otomasyonlarınızın çalıştığını kanıtlamak için her Cuma bir slayt sunumu hazırlamanıza gerek kalmaz.

Özel Alanlar: Tetikleyicilerinizi destekleyen veri katmanı

Bir otomasyon, okuduğu veriler kadar hassastır. Özel Alanlar, açılır menüler, sayılar ve etiketler gibi yapılandırılmış değerleri doğrudan görevler üzerinde depolar.

"Bütçe 5.000 $'dan fazla" durumunda tetiklenecek bir tetikleyici veya "QA Durumu Geçilmedi" koşulunu kontrol eden bir koşul ayarladığınızda, bu değerler Özel Alanlardan gelir. Veriler, işi yapan kişiler işlerini yürütürken güncelledikleri için her zaman güncel kalır.

ClickUp Brain: Yapay zeka ile kurallar oluşturun ve denetleyin

Tetikleyici-koşul-eylem sözdizimini ezberlemenize gerek yok. Ne istediğinizi sade bir dille açıklayın, Brain kuralı hazırlasın. Brain, otomasyonları oluşturmanın ötesinde, "Hangi ş Akışlarında hâlâ manuel devretme işlemleri var?" gibi soruları doğrudan Çalışma Alanı verilerinizden yanıtlayarak otomasyon fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Bir ş akışının sabit bir kuraldan daha fazlasına ihtiyaç duyduğu durumlarda ise, ClickUp'taki Süper Ajanlar otomasyonların bıraktığı yerden devreye girer. Bağlamı değerlendirir, görev ayrıntılarını yorumlar ve insan benzeri bir muhakemeyle harekete geçerler. Böylelikle otomasyonlar öngörülebilir işleri hallederken, ajanlar geri kalan işleri üstlenir.

Küçük Başlayın, Akıllıca Ölçeklendirin

Buradaki her otomasyon, manuel bir adımı ortadan kaldırır. Unutulan bir görev devri, gözden kaçan bir uyarı veya güncellenmemiş bir görev alanını düzeltir. İşte asıl değer burada yatıyor. Her şeyi otomatikleştirmenize gerek yok. Bunun yerine, takımınızın her hafta saatlerini alan görünmez koordinasyon işlerine odaklanın.

İşleyişi oldukça basit. Düzenli olarak aksaklık yaşayan bir görev devri seçin. Kuralı Liste düzeyinde oluşturun. Gerçek görevlerde nasıl çalıştığını izleyin. Kuralın güvenilir olduğundan emin olduğunuzda, onu Klasör veya Alan düzeyine taşıyın. Ardından bir sonrakini seçin.

Otomasyonları canlı bir sistem olarak gören takımlar, zamanla daha akıllı hale gelen Çalışma Alanları oluşturur. Yukarıdaki 20 örnek teorik değildir. Bunlar, gerçek takımların günlük olarak kullandığı ş Akışlarına karşılık gelir ve her biri ClickUp'ta mevcuttur.

ClickUp'ı ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

ClickUp'taki Otomasyonlarla İlgili Sık Sorulan Sorular

ClickUp otomasyonları mevcut görevlerde mi yoksa sadece yeni görevlerde mi çalışır?

Otomasyonlar, yalnızca kuralı oluşturduktan sonra gerçekleşen eylemlerde devreye girer. Listede halihazırda bulunan görevleri değiştirmezler. Mantığı daha eski görevlere uygulamak istiyorsanız, etkinliği manuel olarak tetiklemeli veya toplu eylem kullanmalısınız. Yeni bir kuralı, henüz oluşturulmamış bir görev üzerinde test etmek, kuralın beklediğiniz gibi çalıştığını doğrulamanın en güvenli yoludur.

ClickUp otomasyonum neden çalışmıyor?

En yaygın nedenler arasında karşılanmamış bir koşul, etkinlikle eşleşmeyen bir tetikleyici veya Liste durumlarınızla çakışan bir eylem yer alır. Kuralınızdaki durum veya alan adlarının o Listedeki adlarla tam olarak eşleşip eşleşmediğini kontrol edin. Örneğin, "Tamamlandı" ifadesine atıfta bulunan bir kural, yalnızca "Complete" ifadesini kullanan bir Listede tetiklenmez. Ayrıca, otomasyonun etkinlik günlüğünü kontrol ederek otomasyonun çalışıp çalışmadığını ve ne yaptığını da görebilirsiniz.

ClickUp'ta bir otomasyon, başka bir otomasyonu tetikleyebilir mi?

Evet, bir otomasyondaki eylem başka bir otomasyonun tetikleyicisini harekete geçirebilir. Bu, kuralları listeler veya aşamalar arasında zincirleme olarak bağlamanıza olanak tanır. Bu güçlü bir özelliktir, ancak yakından izlemeniz gerekir. Kötü planlanmış zincirler sonsuz döngülere veya istenmeyen sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle, kuralları birbirine bağlamadan önce her birini tek başına oluşturun ve test edin.

Takımımdan kimler otomasyon oluşturabilir veya düzenleyebilir?

Otomasyon izinleri, kullanıcının rolüne ve belirli bir Alan, Klasör veya Listeye erişim hakkına bağlıdır. Misafirler otomasyon oluşturamaz. Üyeler, kuralları oluşturmak veya değiştirmek için ilgili konumda düzenleme erişimine sahip olmalıdır. Kuralların takım genelinde tutarlı olmasını sağlamak için, bir yöneticinin bunları Klasör veya Alan düzeyinde ayarlamasını sağlayın; böylece bireyler bunları değiştiremez.

Bir otomasyonu silmeden duraklatabilir miyim?

Evet, bir otomasyonu kurulumunu kaybetmeden devre dışı bırakıp tekrar etkinleştirebilirsiniz. Bu, yoğun dönemlerde, denetimler sırasında veya sorun giderme aşamalarında oldukça yararlıdır. Hata testi yaparken bir kuralı silmek yerine duraklatmak çok daha akıllıca bir yaklaşımdır. Etkin kurallarınızı sık sık gözden geçirin ve artık ihtiyacınız olmayanları duraklatın.

Bir hata yaptığımda otomasyon, yaptığım değişikliği geri alır mı?

Hayır, otomasyonlarda geri al düğmesi yoktur. 50 görevi başka bir Listeye taşımak gibi eylemler anında gerçekleştirilir. Bir kural yanlış çalışırsa, değişiklikleri manuel olarak geri almanız veya sorunu gidermek için yeni bir kural oluşturmanız gerekir. İşte bu nedenle kapsam disiplini önemlidir. Önce Liste düzeyinde test edin, böylece hatalı bir kural yalnızca birkaç görevi etkiler.

ClickUp otomasyonları ücretsiz mi ve kaç tane kullanabilirim?

Evet, otomasyonlar her planda mevcuttur; buna, ayda 5 aktif otomasyon ve 100 eylem içeren Sonsuza Kadar Ücretsiz Plan da dahildir. Sınırsız Planında bu sayı 500 aktif otomasyona ve aylık 1.000 eyleme çıkar; İş Planı ise aylık 10.000 eylem ile sınırsız aktif otomasyon sunar. Bir kuralın her çalıştırılması bir eylem olarak sayılır ve sınırınız her ayın 1'inde (Pasifik Saati) sıfırlanır. Eylemleriniz biterse, daha üst düzey planlarda ek eylem satın alabilirsiniz.