İş yükünün artması, günümüzün işyerlerinde verimliliği, yenilikçiliği ve morali sessizce öldüren bir faktördür ve genellikle birbirinden kopuk araçlar ve süreçlerden kaynaklanır. Ben bunu yaşadım, yönettim ve en önemlisi, bununla nasıl mücadele edileceğini öğrendim. Bu yazıda, iş yükünün artmasıyla ilgili deneyimlerimi, ortaya çıkardığım gizli maliyetleri ve işin geleceğinin, insanlar için gerçekten işe yarayan birleşik çalışma alanlarına ve yapay zekaya bağımlı olduğuna neden inandığımı paylaşım yapmak istiyorum.
*i̇ş Yükünün Artması Nedir? Kişisel Görünümüm
B2B pazarlama ve satış geliştirme takımlarını yönetmeye başladığımda, en büyük zorluğun sadece maliyetleri yönetmek, yani araçlara fazla harcama yapmamak olduğunu düşünüyordum. Ancak yıllar geçtikçe, asıl sorunun çok daha derin ve sinsi olduğunu fark ettim.
Aslında karşı karşıya olduğum şey iş yükünün artmasıydı; bunu şimdi, çok fazla sayıda bağlantısız araç, sistem ve süreç arasında işin parçalanması olarak tanımlıyorum. Bu, takımlarınızın platformlar arasında geçiş yaparken bağlamı kaybetmesi ve işi gerçekten tamamlamak yerine birbirlerini bilgilendirmek için daha fazla zaman harcamasıdır.
Verimlilik üzerindeki etkisi yadsınamazdı. Takımlar yavaşladı, çabaları tekrarladı ve uygulamadan çok uyum sağlamaya daha fazla zaman harcadı. Bilgiler dağınık hale geldi, işbirliği parçalandı ve projeler daha başlamadan ivme kaybetti.
Yayılmanın dört yüzü
1. Uygulama yayılması
Benim için her şey burada başladı. Yeni bir rolle başladığımda, takımımızın düzinelerce farklı araç kullandığını fark ettim. Bu araçların çoğu aynı işi yapıyordu ya da daha kötüsü, hiçbir şey yapmıyordu. Rafta duran yazılımlar için para ödüyorduk ve CFO (haklı olarak) hayal kırıklığına uğramıştı. Ancak maliyet sadece finansal değildi. Entegrasyon eksikliği, işin parçalanmasına ve uyumun bozulmasına yol açıyordu. Bunlar, iş yükünün artmasının klasik belirtileriydi.
2. Bağlam yayılması
Bu, bir lider olarak beni en çok etkileyen konu oldu. Takımlarımın ne üzerinde çalıştığını net bir şekilde anlamaya çalışıyordum, ancak bu bilgilerin Google Dokümanlar, Slack, e-posta konu başlıkları ve proje yönetimi araçlarına dağılmış olduğunu fark ettim. Tek bir doğru kaynak yoktu. Tasarımları nedeniyle birbiriyle uyumlu olmayan parçalı araçların sonucu olarak, sürekli bir hikayeyi "bir araya getirmeye" çalışıyordum. Görünürlüğümü kaybettim ve takımlarım en iyi şekilde iş yapmak için ihtiyaç duydukları bağlamı kaybetti.
3. Süreç yayılması
Bunun en iyi takımları bile parçaladığını gördüm. Her grup kendi araçlarını ve ş Akışlarını kullandığında, birleşik bir süreç olamaz. Takımların süreçlerini bir araya getirmeye çalıştıklarını, ancak sonuçta verimsizlik, kafa karışıklığı ve işbirliği fırsatlarının kaçırılmasıyla sonuçlandığını gördüm. Bu, iş yükünün artmasına neden olan şeylerin mükemmel bir örneğidir: silo haline gelmiş araçlar, uyumsuz takımlar ve aceleci kararlar.
4. Yapay zeka yayılması
Bu, en yeni ve en hızlı büyüyen zorluktur. AI'yı benimseme telaşında, kuruluşların (kendi kuruluşum dahil) küçük sorunları çözen ancak büyük resme bağlantı kurmayan AI araçlarını bir araya getirdiğini gördüm. Bu araçlar, tıpkı onlardan önceki SaaS araçları gibi, kısa sürede rafta tozlanmaya başladı. Daha da kötüsü, AI gerçek bağlamla entegrasyon sağlanmadığında, kötü sonuçlar üretir ve güveni zedeler; bu, çoğu takımın benimseme oranı düştükten sonra farkına vardığı gizli bir maliyettir.
Gizli Maliyetler: Çoğu Liderin Gözden Kaçırdığı Şeyler
Eskiden iş yükünün artmasının ana maliyetinin bütçedeki bir öğe olduğunu düşünürdüm. Ancak gerçek maliyetler, su altındaki buzdağı gibi gizlidir.
Moral ve inovasyon
İnsanlar bağlamı anlamadıklarında, kendilerini izole ve kopuk hissederler. En iyi performans gösteren çalışanların gerekli bilgileri elde etmek için "kaba kuvvet" kullandıklarını gördüm: ekstra toplantılar ayarlıyor, meslektaşlarını takip ediyor ve bilgileri bir araya getiriyorlardı. Ancak herkes bunu yapamaz ve bunu yapabilenler için bile yorucu bir iştir.
Herkese neler olup bittiğini anlama fırsatı verirsek, moral ve inovasyon artacaktır. Aksi takdirde, herkesin potansiyelini sınırlamış oluruz.
Herkese neler olup bittiğini anlama fırsatı verirsek, moral ve inovasyon artacaktır. Aksi takdirde, herkesin potansiyelini sınırlamış oluruz.
*verimlilik düşüşü
Aklımda kalan bir istatistik: ortalama bir bilgi çalışanı, uygulamalar ve web siteleri arasında günde yaklaşık 1.200 kez anahtar kullanıyor ve her hafta dört saatten fazla zamanını sadece yönünü bulmak için harcıyor. Bunu bizzat gördüm: insanlar kopyala-yapıştır yapıyor, işleri tekrarlıyor ve her hafta "çift iş" nedeniyle saatler kaybediyorlar. Bu, bilgi ve uygulama arasında bir tür dijital uzamsal uyumsuzluktur. Bu sadece verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda moral bozucudur.
Bağlamı olmayan yapay zeka işe yaramaz
Özellikle takımların hassasiyet ve netliğe önem verdiği, hızlı değişen teknoloji şirketlerinde, bağlam eksikliği nedeniyle birçok yapay zeka projesinin başarısız olduğunu gördüm. Yapay zekanız marka kılavuzlarınızı, satış metodolojinizi veya işinizin inceliklerini bilmiyorsa, sadece gürültü yaratır. İnsanlar yapay zekaya olan güvenlerini kaybettiklerinde, benimsenme oranı düşer.
*clickUp'ta İş Yükünün Artışını Nasıl Çözüyorum
yakınsama: Birleşik bir çalışma alanının gücü*
Benim için en büyük keşif, uygulamaları, süreçleri, insanları, bilgiyi ve yapay zekayı tek bir yerde bir araya getiren yakınsamanın her şeyi değiştirdiğini fark etmekti. ClickUp'ta, bağlamın kaybolmadığı, süreçlerin harita edildiği ve yapay zekanın gerçekten entegre edildiği bir ClickUp Çalışma Alanı oluşturuyoruz.
İş yükünün artması genellikle dağınık notlar ve sistemde kayıt altına alınmayan, yarı unutulmuş fikirlerle başlar. Bu nedenle ClickUp Brain Max 'te Talk to Text gibi özellikleri kullanıyoruz. Bu özellik, düşünceleri ortaya çıktıkları anda yakalayarak doğrudan görevlere, belgelere veya hatırlatıcılara dönüştürerek bu boşluğu doldurur. Yazma, bağlamı takip etme gereği yoktur, sadece işin ilerlemesini sağlayan kesintisiz bilgi yakalama vardır.
Brain'in yerel olarak entegre olması sayesinde, işlerimin bir araya geldiğini görmekle kalmıyorum, işlerimin içine zeka dokunduğunu da görüyorum. Bir özet hazırlamak, bir belgeyi özetlemek veya bir ş Akışını otomasyonlaştırmak mı gerekiyor? Bunlar, işlerin yapıldığı sistemin içinde gerçekleşiyor.
Kişisel anekdot: AI Notetaker
Benim için en dönüştürücü araçlardan biri ClickUp AI Notetaker oldu . Her toplantıya katılamıyorum, ancak AI Notetaker sayesinde buna gerek de yok. Tartışmaları kaydediyor, anahtar noktaları özetliyor ve içeriği ihtiyacı olan herkesle paylaşım yapıyor. Önemli bir ürün toplantısını kaçırdığımı hatırlıyorum ve birçok kişi gibi uzaktan iş hayatına adapte olurken, notları veya özeti aramak yerine AI tarafından oluşturulan özeti inceledim. Anında bilgi sahibi oldum ve gecikme olmadan kararlar alabildim.
*bilginin belgelenmesi ve paylaşım
En değerli bağlamın genellikle insanların kafasında saklı olduğunu zor yoldan öğrendim. Takımlarımı ve kendimi 20 dakika ayırıp notlar almaya teşvik ediyorum. Bu kolay değil, ama çok önemli. Öğrendiklerimizi, süreçlerimizi ve içgörülerimizi belgelediğimizde, herkesin yararına olan ortak bir depo oluşturmuş oluyoruz.
Liderlik Dersleri: Her Yönetime Söylediğim Şeyler
1. Süreçlerinizi harita
Haritalandırmadığınız şeyleri otomasyona tabi tutamazsınız. İşlerin nasıl yapıldığını belgelemek için zaman ayırın, ardından işleri kolaylaştırmak ve otomasyona tabi tutmak için yollar arayın.
2. Bağlamı önceliklendirin
İnsanların (ve yapay zekanın) ihtiyaç duydukları bilgilere kolayca erişebilmelerini sağlayın. Bilgiyi merkezileştirin, belgeleri standartlaştırın ve siloları ortadan kaldırın.
*3. Yapay zekayı dikkatli bir şekilde entegrasyonlar yoluyla kullanın
Parlak nesnelerin peşinden koşmayın. Sadece başka bir nokta çözümü değil, ş Akışınız ve bağlamınızla derinlemesine entegre olan yapay zekaya yatırım yapın.
Ayrıca, yapay zekadan en iyi şekilde yararlanmak için takımınızın ihtiyaçlarına ve ş Akışlarına uyum sağlayan araçları seçmek önemlidir. ClickUp Brain ile büyük dil modelleri (LLM) arasında geçiş yaparak yapay zeka deneyiminizi kişiselleştirebilirsiniz. Bu esneklik, kullandığınız yapay zekanın genel bir çözüm değil, benzersiz bağlamınıza ve hedeflerinize göre özelleştirilmiş bir çözüm olmasını sağlar.
4. Kültürel değişime öncülük edin
Dönüşüm sadece teknik değil, kültürel bir süreçtir. Görmek istediğiniz davranışları örnek alın: şeffaflık, belgeleme ve değişime istekli olma.
İşin Geleceği: Benim Vizyonum
Geleceğin, sadece maliyetleri düşürmekle değil, aynı zamanda netlik, işbirliği ve sürekli iyileştirme kültürleri oluşturarak yayılmayı çözebilen kuruluşlara ait olduğuna inanıyorum. Entegre yapay zeka ajanları, birleşik çalışma alanları ve bağlama odaklanma, insanların en iyi ve en yaratıcı işlerini yapmalarını ücretsiz hale getirecek. Bu, birleşik yapay zeka çalışma alanının gücüdür; sadece araçları bir araya getirmekle kalmaz, aynı zamanda işi tek bir akıllı platform etrafında yeniden yapılandırır.
Vizyon basit: insanları tekrarlayan görevlerden ücretsiz yapmak, onlara bağlam bilgisi sağlamak ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmalarını sağlamak. Hızla değişen dünyada rekabet gücümüzü bu şekilde koruyacağız.
Vizyon basit: insanları tekrarlayan görevlerden ücretsiz yapmak, onlara bağlam bilgisi sağlamak ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmalarını sağlamak. Hızla değişen dünyada rekabet gücümüzü bu şekilde koruyacağız.
İş yükünün artması kendi kendine çözülmez. Takımlarınızı yavaşlatır, stratejinizi bulutlaştırır ve izleme yeteneğinizin ötesinde maliyet getirir. Artık net bir şekilde liderlik etme zamanı geldi. Bununla mücadele etmek için geliştirdiğimiz çözümü denemekle başlayın.
İş yükünün artması kendi kendine çözülmez. Takımlarınızı yavaşlatır, stratejinizi bulutlaştırır ve izleme yeteneğinizin ötesinde maliyet getirir. Artık net bir şekilde liderlik etme zamanı geldi. Bununla mücadele etmek için geliştirdiğimiz çözümü denemekle başlayın.