Derin Arama Nedir? Yapay Zeka Destekli Kurumsal Arama Kılavuzu

Takımlar bilgi selinde boğuluyor. Ortalama bir bilgi çalışanı günde yaklaşık 1.200 kez uygulama arasında geçiş yapıyor.

Bu, her gün yaklaşık 50 dakika ila 1,8 saatini belgeler, sohbetler ve veritabanlarında cevap aramakla geçirmek anlamına geliyor.

Sorunu görüyor musunuz? Önemli bilgiler, birbiriyle iletişim kurmayan sistemler arasında parçalanmış durumda. Geleneksel arama, parçaları birleştiremiyor. Eşleşen kelimeleri arıyor ve bir bağlantı listesi döndürüyor.

Derin arama özelliği. Sorunuzun arkasındaki niyeti anlar, işinizle ilgili kavramları birbirine bağlar ve net, eyleme geçirilebilir cevaplar sunar.

Aşağıda, derin aramanın ne olduğunu, takımların bilgi bulma şeklini nasıl değiştirdiğini ve arama için daha az zaman harcayıp işleri ilerletmek için daha fazla zaman ayırmanıza nasıl yardımcı olduğunu gösteriyoruz.

Derin Arama Nedir?

Derin arama, bir sorunun ardındaki anlamı ve niyeti anlamak için gelişmiş LLM arama motorları ve büyük dil modelleri kullanan, yapay zeka destekli bir kurumsal arama yaklaşımıdır.

Sadece anahtar kelimeleri tek başına eşleştirmez. Yapay zeka kullanarak bağlamı, ilişkileri ve kavramları anlar. Ardından, büyük belge koleksiyonları gibi bağlantılı veri kaynaklarından ilgili bilgileri ve önemli içgörüleri çıkarır.

Bunun neden önemli olduğunu anlamak için, derin aramayı geleneksel anahtar kelime tabanlı arama ile karşılaştırmak yararlı olacaktır. İşte aralarındaki farklar:

Anahtar kelime araması, tam olarak ne aradığınızı biliyorsanız işe yarar, ancak derin arama, ne aradığınızı bilmediğinizde işe yarar. Bu fark, çoğu iş sorusunun net veya izole olmadığı için ortaya çıkar. Bu sorular şöyledir:

Bu soruların yanıtlanması için bağlam, geçmiş ve yorumlama, yani akıllı arama gerekir. Anlamsal anlayış, aynı kelimeleri kullanmasalar bile ilgili tartışmaları, kararları ve belgeleri birbirine bağlayan derin arama yapılmasını sağlar.

İşte bu onu "derin" kılan şeydir.

Bu fark, gerçek bir iş sorusu sorduğunuz anda netleşir. Yani, "Atlas lansmanının durumu nedir?" diye sorduğunuzda, derin arama büyük dil modellerini kullanarak bunu anlar:

Geniş bir araç alalıklığında arama yapmanıza gerek kalmadan, derin arama gelişmiş yapay zeka kullanarak bu sinyalleri tek bir kullanışlı yanıtta bağlantı kurar.

Derin Arama Nasıl İşler?

Derin arama, görevlerin, belgelerin, konuşmaların ve kararların birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu anlar. Pratikte bunun anlamı şudur:

Karmaşık soruları parçalara ayırın

Çoğu iş sorusu katmanlıdır. Birden fazla hedef, varsayım ve gizli takip soruları içerir.

"Beta testinden gelen geri bildirimleri ve V2 için öncelik verdiğimiz konuları özetleyin" gibi bir soru sorduğunuzda, derin arama bunu tek bir arama olarak değerlendirmez.

Soruyu temel bileşenlerine ayırır, ardından ilgili kaynakları bulur ve gelişmiş AI kullanarak en anlamlı bilgileri çıkarır:

Bu, düzenli bir belge yönetimi ş Akışı olsa bile, manuel arama için harcayacağınız zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

📮 Takımları yavaşlatan şey iş değil, sonsuz arama sürecidir

Çalışanlar günlerinin yaklaşık %30'unu araçlar arasında arama yaparak geçiriyor. ClickUp BrainGPT'nin Kurumsal Arama özelliğinin görevlerden, belgelerden, yorumlardan ve uygulamalardan bilgileri tek bir yerde toplayarak takımların daha hızlı çalışmasını nasıl sağladığını öğrenin.

Farklı kaynaklardan cevapları bir araya getirin

İş bağlamı nadiren tek bir yerde bulunur. Tek bir karar, bir belge, bir görev yorumu, bir toplantı özeti ve sohbetteki bir takip mesajı arasında bölünmüş olabilir.

Geleneksel arama, her bir parçayı ayrı ayrı bulur ve bağlantı kurma işini size bırakır.

Derin arama bunu sizin için yapar. Bağlı tüm kaynaklardan (belgeler, görevler, sohbetler, e-postalar ve hatta bağlantılı Google Drive veya OneDrive dosyaları) ilgili bilgileri alır.

Ve bu kaynakları sadece listeye eklemekle kalmaz. Onları okur, en önemli noktaları belirler ve bunları tek bir tutarlı cevapta birleştirir. Bu cevap, net bir dille yazılır ve doğrulama için orijinal içeriğe atıfta bulunur. Bağlantılı ş Akışının nasıl çalıştığını buradan görebilirsiniz. 👇🏼

Derin Arama'yı Ne İçin Kullanabilirsiniz?

Enterprise AI Search gibi derin arama araçları, aradığınız cevap tek bir dosyada değil, takımınızın işlerinin dokusuna işlenmiş olduğunda en iyi şekilde çalışır.

Derin aramanın bazı kullanım örnekleri şunlardır 👇

1. Yeni çalışanların işe alımı

Yeni bir roldeki ilk haftalar genellikle bilgi seli gibi hissettirir. Yeni işe alınanlara uzun bir bağlantı liste verip, onların bağlantıları kurmasını ummak zorunda değilsiniz.

Basit araştırma soruları sorabilirler.

Derin arama, onaylanmış toplantı şablonunu birleştirir, son zamanlarda başarılı olan başlangıç örneklerini vurgular ve geçmiş tartışmalardan, neyin iyi sonuç verdiğine dair tavsiyeleri ön plana çıkarır.

🏅 Sonuç? Yeni takım üyeleri, eski klasörlerden veya ikinci el açıklamalardan değil, gerçek sonuçlardan öğrendikleri için daha hızlı adapte olurlar.

2. İncelemelere hazırlanma

Performans değerlendirmeleri bazen hafıza testlerine dönüşebilir. Yöneticiler, dağınık notlar, yarı hatırlanan başarılar ve eldeki belgelerle aylarca süren işleri yeniden yapılandırmaya çalışır.

Derin arama bunu değiştirir. Bir yönetici şu gibi sorular sorabilir:

Sistem, görevlerden, yorumlardan, proje güncellemelerinden ve belgelerden gelen sinyalleri sentezleyerek etkilerin sağlam bir özetini sunar.

🏅 Sonuç: İncelemeler daha adil, daha kanıta dayalı ve güncelliğe bağlı bağımlılıktan çok daha az etkilenir hale gelir.

3. Proje denetimleri

Ürün lansmanından altı ay sonra kapsamlı bir rapor hazırladığınızı varsayalım. Sorun şu ki, kimse anahtar kararların neden alındığını hatırlamıyor.

Denetimler hafızaya dayandığında boşluklar ortaya çıkabilir. Derin arama, zaman çizelgeleri, bağımlılıklar ve konuşmalar üzerinden projenin karar sürecini yeniden oluşturarak bu boşlukları doldurur.

Denetçiler ve proje liderleri şu tür sorular sorabilir:

Derin arama, görev geçmişlerinden, durum değişikliklerinden, yorumlardan ve destekleyici belgelerden kanıtlar çıkararak projenin sadece özetini değil, gerçekte nasıl geliştiğini gösterir.

🏅 Sonuç: Proje denetimleri, geriye dönük açıklamalardan, takımların gelecekteki teslimatları iyileştirmek için kullanabilecekleri kanıtlarla desteklenen içgörülere dönüşür.

4. Geçmiş kararları ve bağlamı bulma

Takımlar genellikle ne karar verildiğini hatırlar, ancak neden karar verildiğini unutur. Aylar sonra sorular yeniden gündeme geldiğinde, bağlam toplantı notları, yorumlar ve yan konuşmalar arasında kaybolur.

Derin arama ile şunları sorabilirsiniz:

Böylelikle, karar sürecine ilişkin konsolide bir görünüm elde edersiniz.

🏅 Sonuç: Takımlar ve araştırma analistleri, güncel bilgilerle güvenle ilerler.

Derin Arama ve Derin Araştırma

Derin arama genellikle derin araştırma ile karıştırılır.

Elbette, her ikisi de yapay zekaya dayanıyor, ancak çok farklı sorunları çözüyorlar. Anahtar farklar şunlardır 👇

Kısacası, derin arama size zaten bildiğiniz bilgileri sunar, böylece gerçekleri aramakla zaman kaybetmezsiniz. Derin araştırma, hem verilerinizi hem de çevrimiçi kaynakları kullanarak bir sonraki adımda yapılacakları belirlemenize yardımcı olur.

ClickUp'ta Derin Arama Nasıl Kullanılır?

Derin aramanın neler yapabileceğini gördükten sonra, bir sonraki soru şu: bunu ş akışınızda nasıl kullanabilirsiniz?

Bu özelliği istediğiniz zaman açıp kapatamazsınız. Takımın halihazırda kullandığı araçların bir parçası olduğunda en iyi şekilde çalışır. Projeler, belgeler, konuşmalar ve hedeflerin bir araya geldiği yerde.

Girin: ClickUp, dünyanın ilk Birleştirilmiş AI Çalışma Alanı.

AI aramayı işin her köşesine yayarak, Çalışma Alanından ayrılmadan cevapları bulmanıza ve bunlara göre hareket etmenize yardımcı olur. Tüm işlerinizi tek bir platformda birleştirerek gereksiz iş yükünü ortadan kaldırır.

Aşağıda, size nasıl yapabileceğinizi gösteriyoruz 👀

İşin her köşesini arayın

ClickUp'ın Enterprise Arama özelliği, takımınızın çalıştığı her şeyden cevaplar bulmak için tasarlanmıştır.

Aşağıdakilerde arama yapar:

Dizinlenenler erişime bağlıdır. Bağlantıyı kuran kullanıcı, bağlı bir araçtaki verileri görebiliyorsa ve bu desteklenen bir nesne türü ise, arama yapılabilir hale gelir. Bu, sonuçların doğru, izinlere uygun ve alakalı olmasını sağlar.

İşte hayatınızı nasıl kolaylaştırdığı. 😎

Tüm çalışmalarınız zaten ClickUp'ta yer aldığından, Kurumsal Arama tüm çalışma alanınızda derinlemesine arama ve gerçek zamanlı görünürlük sağlar.

Kullanım şekli aşağıda açıklanmıştır 👇

Ardından, aşağıdaki işlemleri de gerçekleştirebilirsiniz 👇

Sorularınıza bağlam açısından zengin yanıtlar alın

ClickUp Brain, zekayı doğrudan ş akışlarınıza entegre ederek yapay zeka yayılımını ortadan kaldırmak için geliştirilmiştir.

Bu bağlamsal yapay zeka, işinizi, araçlarınızı, kurumsal verilerinizi ve bağlamınızı anlar.

Böylece, BrainGPT'ye "Bu projeyi engelleyen nedir?" diye sorduğunuzda, gerçek görevler, ilgili veriler, bağımlılıklar ve sahiplerle bağlantılı engellerle karşılaşırsınız.

Karmaşık çok kaynaklı verileri analiz edin

Brain, birden fazla harici AI modeli ve veri kaynağını birleştirerek bir düzenleme katmanı görevi görür.

Farklı özelliklere erişmek için ChatGPT, Claude, Gemini ve farklı sürücüler arasında geçiş yapmanız gerekmez. Görev için doğru modeli seçerken, her yanıtı Çalışma Alanı verilerine dayandırır.

Sesli arama yapın

Özellikle toplantı sırasında veya işi gözden geçirirken fikirler ortaya çıktığında, yazmak her zaman en hızlı arama yöntemi değildir.

ClickUp'ın Talk to Text özelliği, akışınızı kesintiye uğratmadan sesinizi kullanarak metin araması yapmanızı ve soru sormanızı sağlar.

Doğal bir şekilde konuşabilirsiniz; BrainGPT, girdiğinizi görevler, Belgeler, konuşmalar ve bağlantılı veriler arasında arama yapan bağlam farkında bir sorguya dönüştürür.

Takımlar için Derin Arama En İyi Uygulamaları

Kurumsal AI Arama'dan en yüksek değeri almak için şu en iyi uygulamaları izleyin ⭐

1. Doğru sorulara odaklanın

Derin arama, çok sayıda veri içeren büyük Çalışma Alanlarında ve karmaşık, çok adımlı aramalarda en etkili sonuçları verir. Tek bir dosyaya ihtiyacınız varsa veya basit, konumla ilgili bir sorunuz varsa, standart AI komutunu veya konum filtresini kullanmak daha hızlı olacaktır.

Derin arama, kararlar, güncellemeler ve sonuçlar işin gerçekte yapıldığı yerde belgelendiğinde en iyi şekilde çalışır. Kayıt sisteminiz ne kadar net olursa, cevaplarınız da o kadar doğru olur.

2. Doğal sorular sorun

Aramanızı, işi bilen bir ekip arkadaşınıza soracağınız şekilde çerçevelendirin.

❌ "3. çeyrek bütçesi" yazmak

✅ "Pazarlama takımı için üçüncü çeyrek bütçe yeniden tahsisinin ardındaki üç neden neydi?" sorusunu deneyin.

Ne kadar fazla bağlam sağlarsanız, o kadar iyi cevap alırsınız.

3. Takip işlemlerini gerçekleştirin

Derin arama takip soruları önerdiğinde, bunları kullanın. Bu sorular, aramayı baştan başlatmadan aramayı daraltmanıza yardımcı olur, böylece daha derinlemesine araştırma yapabilir ve tam bir resim elde edebilirsiniz.

4. Doğrulayın ve harekete geçin

Derin arama sonuçlarının ilgili ve doğru olduğundan emin olmak için kaynakları kontrol edin. Ardından, bir görev oluşturarak, bir belge başlatarak veya bir not alarak içgörülerden yararlanmaya başlayın.

5. Hariç tutulanları belirtin

İhtiyacınız olmayan bilgiler varsa, Deep Search'e bunları yok saymasını söyleyin.

6. Çıktı biçimi hakkında bahsetme

Bir liste, özet veya öncelik sırası gerekiyorsa, bunu isteyin. Bu, "Projeden en yüksek beş riski, ciddiyetine göre sıralayarak listeleyin" gibi bir şey olabilir. Bu, zaman kazandırır ve arama sonuçlarına göre harekete geçmeyi kolaylaştırır.

7. Uzun içerikleri özetleyin

Sonuçlar uzun belgeler veya konu dizileri içeriyorsa, ClickUp BrainGPT'den bunları özetlemesini isteyin. Bu, zaman kazandırır, önemli ayrıntıların kaçırılmamasını sağlar ve her şeyi kendiniz okumak yerine işinize odaklanmanıza yardımcı olur.

🔔 Dostça Hatırlatıcı: Her zaman çalışma alanınızın tamamında kapsamlı ve derinlemesine bir arama yapmanız gerekmez.

ClickUp, sorunuz belirli bir işle ilgili olduğunda, görev, belge, yorum veya alan içinde doğrudan AI'yı kullanmanıza olanak tanır. Bu konum tabanlı AI, soruyu görüntülediğiniz öğeye otomatik olarak odaklar, böylece cevaplar odaklanmış ve daha hızlı olur.

Bunu şu durumlarda kullanın:

• Bir görevin geçmişi veya engelleyicileri hakkında bilgi almak istiyorsunuz.
• Bir belgenin içindesiniz ve açıklama veya özet gerekiyor
• Tüm Çalışma Alanı değil, tek bir projeyle ilgili içgörüler istiyorsunuz.

Derin arama, çalışma alanları arası keşiflere yardımcı olur. Konum tabanlı yapay zeka, bağlam zaten net olduğunda ve sadece cevaplara ihtiyacınız olduğunda daha etkilidir.

Derin Arama Sınırlamaları

Dikkat etmeniz gereken bazı derin arama sınırlamaları şunlardır:

1. Uygun erişim izinleri

ClickUp Kurumsal AI Search, yalnızca izni olan bilgileri gösterir. Gizli klasörler, alanlar veya bağlı uygulamalar, erişim izni vermediğiniz sürece görünmez. Bu, verilerinizin güvenliğini sağlar, ancak kısıtlı alanlarda bulunan bazı cevapların görünmeyebileceği anlamına gelir.

2. Veri kalitesi

Derin arama yalnızca düzenli dosyalar ve klasörlerle çalışabilir. Bu, bağlantısız araçlarda, yerel dosyalarda veya konuşmalarda bulunan sessiz verileri okuyamayacağı anlamına gelir. Başlıksız görevler, belirsiz belgeler veya sohbetlerde gizli kararlar da derin aramanın bağlantıları kurmasını zorlaştırır.

3. İnsan yargısı gereklidir

Derin arama, bilgi tabanında arama yapar, kaynakları gösterir ve bağlantılar önerir, ancak karar vermez. Sonuçları yorumlamak ve bunlara göre hareket etmek hala sizin ve takımınızın sorumluluğundadır.

4. Sorgu kapsamı ve performansı

Karmaşık sorgular, derin arama derinlemesine tarama yaptığı için daha uzun sürebilir. Marka kimliğinizle ilgili her şeyi özetlemek, bir takımın bu haftaki önceliklerini gözden geçirmekten daha uzun sürecektir. Hızlı aramalar için standart arama veya AI sohbeti daha hızlı seçenek olabilir.

5. Kaynak doğrulama

AI bazen makul ancak yanlış bilgiler üretebilir. ClickUp Deep Search, cevapları Çalışma Alanınızda temellendirerek ve kaynak bağlantılarını göstererek bu riski azaltır. Ancak, bilgilerin doğruluğundan emin olmak için bu kaynakları her zaman doğrulayın.

Derin Arama'nın Geleceği

Derin arama, takımların bilgiyi elde etme şeklini şimdiden değiştiriyor, ancak bu sadece başlangıç. İşte bu teknolojinin geleceği:

1. Daha öngörülü ve bağlam farkında olun

Derin arama, rolünüzü, görevlerinizi, takviminizi ve proje aşamanızı anlayacaktır. İlgili belgeleri bulacak, geçmiş kararları size hatırlatıcı olarak hatırlatacak ve potansiyel çatışmaları sorun haline gelmeden önce işaretleyecektir.

2. Cevap bulma ve raporlama işlemlerini otomasyonla gerçekleştirin

Tek bir komutla, geçmişteki benzer işlere dayalı olarak otomatik olarak bir proje özeti oluşturabilir veya görev güncellemeleri, sohbet duyguları ve belge değişikliklerinden elde edilen haftalık durum raporunu alabilirsiniz.

3. Sadece cevaplar değil, tetikleyici eylemler de tetikleyin

Derin arama, yalnızca en alakalı sonuçları göstermekle kalmayıp, eylemler önermeye de başlayabilir. Örneğin, geciken bir müşteri onayı işaretleyebilir, hatırlatıcı göndermeyi teklif edebilir, zaman çizelgesini ayarlayabilir ve tek bir tıklama ile takımı bilgilendirebilir.

4. Rol için bilgileri kişiselleştirin

Genel arama çubuğu yerine, derin arama sizin ve takımınızın alışkanlıklarını öğrenerek yalnızca sizin için önemli olan bilgileri sağlar. Örneğin, bir pazarlamacıysanız, yeni kampanya performans verilerine dikkatinizi çekebilir.

5. Platformlar ve takımlar arasında işleri birbirine bağlayın

Derin arama, birden fazla platformda ve yetkili Çalışma Alanlarında çalışarak, nerede olursa olsun doğru bilgileri bulmanızı kolaylaştırır.

ClickUp Deep Search ile İşlerinizde Gizli Cevapları Bulun

İş yerinde bilgi bulmak sizi yavaşlatmak zorunda değildir.

Verimlilik kaybı ve geciken kararlar, silolarda hapsolmuş ve bağlamı dağınık bilgilerin yan ürünleridir.

ClickUp'ın Kurumsal Arama özelliği bağlamı, karmaşık görevleri ve bilginin gerçek işlerde nasıl akışını anlar. Takımları klasörleri, sohbetleri ve gösterge panellerini aramaya zorlamak yerine, görevlere, belgelere, konuşmalara ve bağlantılı araçlara dayalı cevapları ortaya çıkarır.

İşlerinizi aramayı bırakıp, bilmek istediğiniz şeyleri sormaya başlamak istiyorsanız, ClickUp'a ücretsiz kaydolun. İşlerinizde zaten gizli olan cevapları bulun.