Toplantı etkinliği anketimize göre, ankete katılanların %12'si toplantıların aşırı kalabalık olduğunu, %17'si çok uzun sürdüğünü ve %10'u çoğunlukla gereksiz olduğunu düşünüyor.
Toplantıların neredeyse %50'si bir saat veya daha uzun sürdüğünde onları suçlayabilir misiniz?
Ama bu kadar uzun sürmeleri yapılacak mı? Bu uzun ve genellikle verimsiz toplantıları, hızlı ve odaklanmış "SyncUp" toplantıları ile değiştiremez miyiz?
Kısa cevap: Evet, yapabiliriz.
Uzun cevap mı, yoksa nasıl yapılır mı? Bu blog yazısı tam da bununla ilgili!
Aşağıda, Zoom'daki tüm çalışanların check-in'lerini ClickUp SyncUp ile nasıl değiştirebileceğinizi gösteriyoruz.
Geleneksel Tüm Çalışanların Katıldığı Toplantıların Sorunu
Tüm çalışanların katıldığı toplantıları değiştirmeden önce, Zoom toplantılarının neden artık tutarlı bir takım uyumu sağlamadığını anlayalım.
Zorlu planlama ve saat dilimi çakışmaları
Microsoft Work Trend anketine göre, küresel zaman dilimlerinde çalışanlar arasında saat 20:00'den sonra planlanan toplantılar bir önceki yıla göre %16 artış gösterdi.
İşyerinde işbirliği her zamankinden daha kolay hale gelirken, farklı zaman dilimlerinde Zoom toplantılarını yönetmek katlanarak zorlaştı. Takımınızdan birisi, tüm çalışanların katıldığı toplantılara katılmak için her zaman çalışma saatlerinden ödün vermek zorunda kalıyor.
Pasif katılım
Çalışanların yaklaşık %67'si sanal toplantılar sırasında dikkatleri dağılmaktadır. Ya telefonlarındaki e-postaları kontrol ediyor, metin mesajları gönderiyor, hayal kuruyor, internette geziniyor ya da ev işlerini yapıyorlardır.
Etkileşimli olmaktan uzak olan çoğu tüm çalışanların katıldığı toplantılar, en yüksek sesli kişilerin hakimiyetinde sona erer. Küçük bir grup konuşur, birkaç kişi tepki gösterir ve geri kalanlar sessiz kalır.
Toplantı sonrası sınırlı görünürlük
En az verimli toplantıların benzerlikleri nelerdir?
- Toplantıdan sonra takip notları, özetler veya eylem ögeleri paylaşımı yapılmaz.
- Toplantıya önemli katılımcılar katılamaz ve sonuç olarak kararlar ertelenir.
- Önceden gündem veya okunacak materyal sağlanmaz.
Calendly'ye göre, hem iç hem de dış toplantılarda tutarlıdırlar.
Diğer bir deyişle, bir Zoom toplantısından sonra, birisi eylem öğelerini manuel olarak girmeli, sorumlulukları atamalı, son tarihleri belirlemeli ve proje yönetimi aracına bağlam eklemelidir.
Bu kopyala-yapıştır ve bağlam değiştirme, fikirlerin, yapılacakların ve takip edileceklerin çeşitli araçlara dağılmış olduğu ve takımlara haftada çalışan başına dört saatten fazla zaman kaybettiren, bizim " Work Sprawl" ( iş dağ ınıklığı) olarak adlandırdığımız sonuça yol açar!
📮 ClickUp Insight: Toplantı etkinliği anketimizin sonuçları, takımların %42'sinin asenkron iş için kaydedilmiş klipleri (%21) veya proje yönetimi araçlarını (%21) kullandığını gösteriyor.
Ancak bu araçlar genellikle ek araçlar, ayrı abonelikler, oturum açma işlemleri ve öğrenme eğrileri gerektirebilir.
İş için her şeyi içeren bir uygulama olan ClickUp, eşzamansız iletişimi kolaylaştırır. Video kliplere, sesli mesajlara, proje ş Akışlarına, ortak belgelere ve yerleşik bir AI not alma özelliğine tek bir Çalışma Alanı'nda erişin.
Tek bir çözüm tüm ş akışınızı kolaylaştırabilecekken neden birden fazla aboneliği ve dağınık bilgileri yönetmek zorunda kalasınız?
💫 Gerçek Sonuçlar: ClickUp'ın toplantı yönetimi özelliklerini kullanan takımlar, gereksiz konuşma ve toplantılarda %50'lik bir azalma olduğunu bildiriyor!
Kaçırılan uyum fırsatları
Herkes canlı olarak katılabilir. Katılsalar bile, herkes rahatça konuşamaz.
Önemli güncellemeler, tek bir zaman sınırlı anda bir kez paylaşılır. Toplantıyı kaçıranlar, ikinci el özetlere veya eksik kayıtlara güvenmek zorundadır. Sorular daha sonra gizli sohbetlerde, yan konularda veya takip aramalarında ortaya çıkar.
Tek yönlü güncellemeler
Çoğu tüm çalışanların katıldığı uzaktan toplantılar yayın gibi fonksiyon görür. Liderlik, üç aylık sonuçları, ürün duyurularını veya politika değişikliklerini paylaşırken, diğer herkes dinler.
Bu biçim, insanları derinlemesine işten alıkoyarak, asenkron olarak incelenebilecek bilgileri tüketmeye zorlar. Bir slayt sunumu, kaydedilmiş bir güncelleme veya kısa bir yazılı özet, günü kesintiye uğratmadan aynı mesajı iletebilir.
Bu boşa harcanan zaman, bağlam değiştirmenin bedelini içermez. Araştırmalar, derinlemesine işten uzaklaştığınızda bir göreve yeniden odaklanmanın 23 dakika kadar sürebileceğini göstermektedir.
👀 Biliyor muydunuz? Görünüşte zararsız bir Zoom toplantısı, beş farklı türde toplantı yorgunluğuna neden oluyor: genel, görsel, sosyal, motivasyonel ve duygusal. Stanford araştırmacıları tarafından geliştirilen Zoom Yorgunluk ve Yorulma Ölçeği (ZEF Ölçeği), bu fenomeni bilimsel olarak ölçüyor.
Peki, Zoom yorgunluğunun çözümü nedir?
Aşağıda, tüm çalışanların katılımıyla yapılan check-in'leri eşzamansız olarak nasıl düzenleyeceğinizi gösteriyoruz.
ClickUp SyncUp nedir ve neden tüm ekip için iş yapar?
ClickUp SyncUp, ClickUp Çalışma Alanınızda takımınızla anında sesli ve video görüşmeler başlatmanızı sağlayan, yapay zeka destekli bir toplantı ve işbirliği aracıdır.
Sorguları ve engelleri hızlı bir şekilde çözmek için takımınızla bire bir ve grup görüşmeleri başlatın.
SyncUp'lar ClickUp Chat'in bir parçasıdır ve ücretsiz plan dahil tüm planlarda mevcuttur. Herhangi bir ClickUp Chat DM veya Kanalından SyncUp başlatabilirsiniz. Ayrıca, tartışmayı kaydedebilir ve ClickUp AI Notetaker ile transkripsiyonunu yapabilirsiniz.
Her kayıt, ilgili sohbet, ClickUp görevi veya projeyle bağlantılı kalır. Tartışmaları izlenebilir sonuçlara dönüştürün, böylece kaybolmazlar veya unutulmazlar.
Bu, tüm çalışanların katıldığı toplantılarda daha net iletişim kurulmasına nasıl yardımcı olur?
Entegre bağlam
SyncUp'ların en iyi yanı, gerçek işinizle entegre olmalarıdır. Belirli bir Sohbet kanalında veya doğrudan mesajda bir SyncUp başlatabilir ve konuşmalarınızı sabit tutabilirsiniz.
Ayrıca, SyncUp görüşmesinde dosya ve referans belgeleri paylaşımı gerçekleştirebilir ve tartışmayla ilgili belirli görevleri ek dosya olarak ekleyebilirsiniz.
📌 Örnek: BT takımı, yeni iki faktörlü kimlik doğrulama gereksinimlerini uygulamaya koyuyor. Tüm çalışanların katıldığı bir SyncUp görüşmesi sırasında, ekran paylaşımı yaparak ve çalışanların karşılaşabileceği yaygın sorunları adım adım açıklayarak kurulum sürecini gösteriyorlar.
Görüşmeden sonra, SyncUp kayıt bağlantısı BT güvenlik görevine eklenir ve resmi kullanıma sunma kılavuzu olarak hizmet veren bir ClickUp belge içine doğrudan yerleştirilir. Belge, adım adım talimatlar, ekran görüntüleri ve SSS'leri tek bir yerde barındırır.
Güncellemeler geldikçe, yeni konuşmalar başlatmak yerine belge revize edilir. Çalışanlar en son kılavuz için nereye gitmeleri gerektiğini tam olarak bilir. BT takımı, tekrarlanan sorular veya takip toplantılarından kurtulur. Sonuç, lansmanın arkasındaki işe bağlı kalan tek bir self servis bilgi kaynağıdır.
Görüşmeye katılmayan takım üyeleri bile kaydı izleyebilir ve liderlerin bahsettiği belgeleri tam olarak görüntüleyebilir.
📮 ClickUp Insight: Bilgi çalışanları , bilgi ve bağlam aramak için günde ortalama 25 mesaj gönderir. Bu, e-postalar ve sohbetler arasında parçalanmış konuşmaları kaydırmak, aramak ve deşifre etmek için oldukça fazla zaman harcandığını gösterir. 😱
Görev yönetimi, projeler, sohbet ve e-postaları (ayrıca yapay zekayı!) tek bir yerde birleştiren akıllı bir platformunuz olsaydı ne kadar iyi olurdu. Ama var: ClickUp'ı deneyin!
AI destekli özetler ve transkriptler
SyncUp'ın en iyi yanı, herkesin aynı anda çevrimiçi olmasına gerek kalmadan aynı SyncUp'ı görebilmesidir.
Kayıtları, transkriptleri veya özetleri inceleyerek bağlamı anlayabilirler.
Güncellemeler, ilerlemeler ve engeller dahil her şeye ClickUp Görevler, Belgeler ve Sohbet bölümlerinden erişebilirsiniz.
⭐ Bonus: ClickUp Enterprise AI Search ile, ClickUp Çalışma Alanı'ndaki notlarınızdan saniyeler içinde bilgi alabilirsiniz ve bunu da doğal dil komutları kullanarak yapabilirsiniz.
Örneğin, bir haftadır OOO durumundaysanız, AI asistanından geçen haftaki SyncUp'tan toplantı ayrıntılarını ve eylem öğelerini almasını isteyebilirsiniz.
Görevlere bağlı yerel eylem öğeleri
Zoom uygulamasında görüşmeniz sona erdiğinde sorumluluk ortadan kalkar. Ancak ClickUp SyncUps ile her şey aynı Çalışma Alanı'nda yer aldığı için tartışmalar hızlı bir şekilde izlenebilir görevlere bağlanabilir.
Örneğin, bir toplantı özetinde bir eylem ögesi varsa, ClickUp Brain'den, ClickUp'ın yerel AI asistanından Çalışma Alanı bağlamını kullanarak ilgili görevi oluşturmasını isteyebilirsiniz.
👀 Biliyor muydunuz? Arka arkaya yapılan video toplantıları beyninizde birikmiş stres yaratabilir. Microsoft'un EEG teknolojisini kullanan sinirbilim laboratuvarına göre, toplantılar arasında sadece 10 dakikalık molalar stres seviyelerini normale döndürüyor. Geleneksel tüm çalışanların katıldığı toplantılar, takımınızın bu önemli zihinsel dinlenme dönemlerini elinden alıyor.
ClickUp SyncUps ile asenkron video güncellemeleri oluşturma
Her güncelleme için şirketin tüm çalışanlarının toplantıya katılması gerekmez.
📌 Örnek: Tekrarlayan tasarım inceleme toplantısı planlamak yerine, tasarım sorumlusu Tasarım Takımı Sohbet kanalı içinde doğrudan kısa bir SyncUp video kaydeder.
Ne olur:
- Tasarımcı, güncellenmiş Figma ekranlarını inceleyen 4 dakikalık bir SyncUp kaydı yapıyor.
- Neyin değiştiğini, neden değiştiğini ve nerede geri bildirim gerektiğini açıklıyorlar.
- SyncUp, ilgili tasarım görevine bağlı tüm çalışanların sohbet kanalında yayınlanır.
Takımın yanıtı:
- PM'ler ve mühendisler videoyu eşzamansız olarak izlerler.
- Geri bildirimler, videoya bağlı konu bazlı yorumlar olarak gelir.
- Spesifik geri bildirimler, "Boş durumu güncelle" veya "Alternatif CTA rengini keşfet" gibi takip görevlerine dönüştürülür.
- Video, yorumlar ve görevler bir arada olduğu için hiçbir bağlam kaybolmaz.
Bu, tasarım takımları için neden iş yapar?
- Tasarımcılar aynı adımları defalarca tekrarlamak zorunda kalmazlar.
- Zaman dilimleri artık işbirliğini bloklamıyor
- Kararlar ve tasarım gerekçeleri otomatik olarak belgelenir.
Organizasyondaki herkes kaydı açarak transkripti görebilir veya özet oluşturabilir. Hatta sohbet konusuna doğrudan soru da gönderebilirler.
Her zaman aktif katılım
Kaydedilmiş SyncUp'ları izlerken çalışanlar için yapılacak şeyler nelerdir?
Videoya zaman damgası içeren bir yorum bırakabilir ve bu sorguyu özel olarak çözebilecek kişiye atayabilirler. Bu yorumlar, herkesin görebilmesi için Clips Activity'de görünür kalır.
Bununla birlikte, kaydedilen tüm SyncUp'lar Clips Hub'da ClickUp Clips olarak kalır.
Clips, asenkron iletişimi nasıl ilerletir?
👀 Biliyor muydunuz? Çalışanlar fikirlerini paylaşımı bıraktıkları anda toplantıların %66'sı verimsiz hale gelir. Ve bunun için çok da fazla bir şey gerekmez: tüm çalışanların katıldığı bir toplantıda bir kişinin önerisini bir kez reddedin, o kişi sonraki beş toplantıda sessiz kalacaktır. Bu tek bir cesaret kırıcı hareket, tüm toplantılarınızı verimsiz hale getiren bir dalga etkisi yaratır.
📚 Daha fazla bilgi: Moral Artırıcı Çalışan Bağlılığı Etkinlikleri
ClickUp SyncUp Kullanarak Asenkron Tüm Çalışanların Katılımıyla Toplantılar Düzenleme
İşte, tüm çalışanların katılımını zorunlu kılmadan şirket çapında güncellemelerin paylaşımını gerçekleştirmek için ClickUp SyncUp'ı nasıl kullanabileceğiniz.
Adım 1: Tüm çalışanların iletişim kurması için net kurallar belirleyin
Asenkron iletişimin başarısı için net iletişim kuralları belirleyin.
Net iletişim kuralları belirleyen yapılandırılmış bir ClickUp belge oluşturun. Açıklayın:
- Hangi tür toplantılar zorunlu ve canlı katılım gerektiriyor, hangileri isteğe bağlı (kayıtları daha sonra izleyebilirsiniz)?
- Küresel takımlar için tüm çalışanların katıldığı SyncUp toplantıları ne kadar önceden planlanmalıdır?
- Çalışanlar iş saatleri dışında canlı görüşmelere katılmalı mı, yoksa kaydı izlemek kabul edilebilir mi?
- Takım üyeleri mesajı veya güncellemeyi gördüklerini nasıl onaylamalıdır?
- Tüm çalışanların katıldığı SyncUp kayıtlarına yapılan yorumlar ne kadar hızlı ele alınmalıdır?
- Tüm arşivlenmiş tüm çalışanların katıldığı toplantı içeriğinin bulunduğu yer ve geçmiş güncellemeleri arama yöntemi
- Mesajlara yanıt süreleri (yüksek öncelikli mesajlar 4 saat içinde, standart güncellemeler 24 saat içinde)
Bu belgelendikten sonra, farklı senaryolara hangi iletişim stratejilerinin (Klipler, SyncUp, Sohbet mesajı) uygun olduğunu belirleyin. İşte bir harita:
| Güncelleme türü | Biçim | Nasıl etkilidir? |
| Üç aylık sonuçlar, stratejik dönüşler | Klipler ve Belgeler | İnsanlara soru sormadan önce sayıları analiz etmek ve sonuçlarını düşünmek için zaman tanır. |
| Ürün demoları, özellik tanıtımları | Ekran paylaşımlı klipler | Takımlar, karmaşık adımları duraklatabilir, tekrar oynatabilir ve uygulama sırasında tam ş Akışına başvurabilir. |
| Organizasyonel yeniden yapılandırma, liderlik değişiklikleri | Canlı SyncUp (kısa) + takip klibi | Gerçek zamanlı Soru-Cevap özelliği endişeleri anında giderir, Clip ise kaçıranlar için kalıcı bir referans sağlar. |
| Haftalık başarılar ve dönüm noktaları | Sohbet mesajı veya canlı SyncUp | Takımınızın yapısına ve tercihlerine bağlı olarak, hızlı asenkron güncellemeler dağıtılmış takımlar için, canlı kutlamalar ise sıkı sıkıya bağlı gruplar için uygundur. |
| Acil politika değişiklikleri | İsteğe bağlı tüm çalışanların katılımıyla SyncUp ve kayıtlar | Zaman açısından hassas kararlar, organizasyon genelinde acil olarak netleştirilmeli ve uyum sağlanmalıdır. |
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz Proje İletişim Planı Şablonları: Excel, Word ve ClickUp
Adım 2: Toplantıdan önce gündemi paylaşım yapın
Toplantı gündemini en az 48-72 saat önceden e-posta ve sohbet kanalları aracılığıyla takım üyelerinizle paylaşın.
Gündeminiz şunları içermelidir:
- Tüm çalışanların katıldığı toplantıda neler tartışılacak ve bu toplantı neden şimdi yapılıyor?
- Toplantıdan önce takım üyelerinin incelemesi gereken ClickUp belgelerini veya raporları ek dosya olarak ekleyin.
- Her bölüm için zaman dağılımı yapın, böylece insanlar ne zaman katkılarının gerekli olduğunu bilirler.
- Çalışanların cevaplarını almak istedikleri önceden gönderilmiş sorular — özellikle gerçek zamanlı olarak toplantıya katılamayan ancak endişelerinin kayıtta ele alınmasını isteyen kişiler için yararlıdır.
- Alınması gereken anahtar kararlar ve bu kararları almaktan sorumlu kişiler
- Toplantının beklenen sonuçları
⭐ Bonus: Harika fikirlerinizi yapışkan notlara ve ses kayıtlarına kaybedip sakın. ClickUp Talk to Text'i kullanarak toplantı gündeminizi dikte edin ve anında ClickUp belgeinde metin olarak yazıya dökülüp biçimlendirilmesini sağlayın.
3. Adım: SyncUp'ı başlatın ve kaydedin
SyncUp'ı doğrudan şuradan başlatın:
- Bir Kanal
- Bir DM
- İletişim Kanalı ile ilişkili bir konumdaki görünümler
Oturumunuzu kaydetmek için kayıt simgesine tıklayın.
SyncUp bağlantısının paylaşımıyla veya katılımcıları davet ederek katılımcı ekleyebilirsiniz.
✏️ Not: 200'den fazla kişinin katıldığı bir toplantı düzenliyorsanız, Zoom toplantısı planlamak için ClickUp Zoom entegrasyonunu kullanmak isteyebilirsiniz.
ClickUp Sohbet kanalına /Zoom yazmanız yeterlidir, Çalışma Alanınızla entegre olan bir toplantı bağlantısı oluşturulur.
⚡ Şablon Arşivi: Her Türlü Proje için Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonları
Adım 4: ClickUp Brain ile sonuçları özetleyin
SyncUp kaydınız tamamlandıktan sonra, Clips Hub'da açın ve Summarize (Özetle) seçeneğine tıklayın. ClickUp Brain veya BrainGPT, tartışmanın kısa bir özetini oluşturacaktır.
ClickUp Brain'i şu amaçlarla kullanın:
- SyncUp'tan gelen anahtar duyuruları, kararları ve güncellemeleri özetleyin.
- Eylem öğelerini ayıklayın ve sahipleri ve son teslim tarihleri ile Görevlere dönüştürün.
- Görüşme sırasında bahsedilen riskleri, bağımlılıkları veya takip edilecek hususları vurgulayın.
- Katılımcı olamayanlar için kısa bir "bilmeniz gerekenler" özeti oluşturun.
💡 Profesyonel İpucu: Zaman kazanmak, verimliliği artırmak ve zeka ve insan benzeri etkileşimlerle Çalışma Alanınıza uyum sağlamak için ClickUp'ın yapay zeka destekli takım arkadaşları olan Süper Ajanları kullanın.
Süper Ajanlar, aşağıdaki gibi toplantı yönetimi ş akışlarında mükemmeldir:
- Yaratıcı özetler: Görev veya Sohbet bağlamını kullanarak yaratıcı özetler hazırlayın; bu özetlere, alımları standartlaştırmak ve onayları hızlandırmak için uygulanabilir iyileştirmeler de dahil edin.
- Özellik özetleri: Özellik taleplerini yapılandırılmış özetlere dönüştürerek, Agile takımlarının kapsamı uyumlu hale getirmesini, zamanı verimli bir şekilde tahmin etmesini ve yeniden çalışmayı azaltmasını sağlar.
- Takip e-postaları: AI Notetaker toplantı notlarını, kararları, sorumluları ve son teslim tarihlerini içeren, net bir sonraki adımları gösteren, kısa ve müşteriye hazır takip e-postalarına dönüştürün.
Takımınız için bu tür diğer toplantı aracılarını inceleyin:
Tüm çalışanları ClickUp SyncUp'a geçirme avantajları
ClickUp SyncUp'ın en iyi Zoom alternatifi olmasının nedenleri şunlardır:
- Uygulama değiştirme yok: İş ve iletişimi tek bir araçta entegre ederek, uygulamalar arasında geçiş yapmadan tamamen bağlamsal toplantılar başlatabilirsiniz. Takımlar AI Sprawl'da boğulduğu zamanlarda, bu önemli bir zaman tasarrufu sağlar.
- Yerleşik hesap verebilirlik: Brain'den SyncUp tartışmalarına dayalı görevler oluşturmasını ve atamasını isteyin, böylece her konuşma eyleme geçirilebilir bir sonuç elde edin. Tüm çalışanların katıldığı toplantılarınızı verimlilik ve tekrarlanmayan tartışmalar ile dönüştürün.
- Birleştirilmiş AI Çalışma Alanı: ClickUp ile araçları, dosyaları ve ş akışlarını tek bir platformda birleştirin. Şirketinizin tüm bilgileri tek bir yerde, indekslenmiş ve kolayca aranabilir şekilde bulunur.
- Maliyet verimliliği: SyncUp'lara mobil cihazlardan erişilebilir ve ücretsiz planlarda bile kullanılabilir, böylece en küçük takımlar bile ekstra maliyet olmadan sanal toplantılar düzenleyebilir.
- Ş Akışı otomasyonu: Manuel olarak gidip gelmeyi ve tutarsız toplantı notlarını sonlandırın.
- Asenkron öncelikli yaklaşım: Ses/video klipler, otomatik transkriptler, AI tarafından oluşturulan özetler ve sorular veya geri bildirimler için zaman damgalı yorumlarla asenkron iletişimi hızlandırın.
⚡ Şablon Arşivi: PPT, Word ve ClickUp'ta Organizasyon Şeması Şablonları
👀 Biliyor muydunuz? Kameraya başını sallayan insanlar, aynı fikirde olduklarını göstermezler; genellikle uyum sağladıklarını gösterirler. Araştırmalar, profesyonel çevrimiçi toplantılarda kameraları açık olan kişilerin çoğunluğun görüşlerine uyum sağladıklarını göstermektedir. Görünüşe göre, çalışanlar kameralarını açık tutmaya zorlandıklarında Zoom yorgunluğu önemli ölçüde artmaktadır.
Async All-Hands için Gerçek Hayattan Kullanım Örnekleri
Asenkron iletişim pratiktir ve dünyanın önde gelen şirketleri, şirket çapında güncellemeleri iletmek için asenkron yaklaşımlar uygulamaktadır:
GitLab
GitLab, şirket genelinde bilgilerin nasıl paylaşımı ve tüketimi gerektiğine dair net bir kılavuz içeren el kitabı öncelikli, ön tanımlı olarak asenkron iletişim modeli ile tanınır. Anahtar ilkeler şunlardır:
- Tartışmadan önce belgeleme Şirket güncellemeleri, kararlar ve süreçler GitLab El Kitabı'na yazılır, böylece herkes aynı bilgi kaynağına eşzamansız olarak erişebilir.
- Canlı toplantılar üzerinden asenkron iletişimGüncellemeler, farklı zaman dilimlerinde kullanılabilecek şekilde tasarlanmıştır, böylece mümkün olduğunca gerçek zamanlı toplantılara olan bağımlılık azalır.
- Geniş görünürlük için kaydedilen ve yazılı güncellemelerÖnemli toplantılar veya duyurular genellikle kaydedilir ve/veya yazılı olarak özetlenir, böylece takım üyeleri kendi programlarına göre bilgileri takip edebilirler.
- Toplantılar için net beklentiler Her toplantı için önceden paylaşılmış bir gündem gerekir ("gündem yoksa katılım da yok"). Genellikle canlı bir belge kullanılır, böylece katılımcılar eşzamansız olarak katkı sağlayabilir veya gerek yoksa toplantıyı tamamen atlayabilir.
- Araçlar şeffaflığı destekler, siloları değilİş güncellemeleri, planlama ve kapasite tartışmaları genellikle gizli konuşmalar veya belgelenmemiş elektronik tablolar yerine belgelenmiş sorunlar, sayfalar veya projelerde izlenir.
Zapier
Zapier, zaman dilimleri arasında çalışan takımları desteklemek için tasarlanmış, uzun süredir asenkron iletişim kültürünü benimseyen, tamamen uzaktan çalışan, dağıtık bir şirkettir. İletişim uygulamaları şunları içerir:
- Canlı toplantıları planlamadan önce asenkron işbirliğini vurgulayarak, tartışmaların ve hazırlık çalışmalarının önceden tamamlanmasını sağlayın.
- Async (şirket içi blog tarzı platform) ve Slack gibi araçları kullanarak, takımların kendi zamanlarında okuyup yanıtlayabilecekleri güncellemeleri, bağlamı ve şirket bilgilerini paylaşımda bulunun.
- Gereksiz canlı toplantıları azaltmak için eşzamansız hazırlığı (ekran kayıtları veya kaydedilmiş adım adım kılavuzlar dahil) teşvik edin; canlı oturumlar, eşzamansızın sağladığının ötesinde değer katan gerçek zamanlı etkileşim için kullanılır.
- İletişim ve şirket çapındaki güncellemelerin nasıl iletileceğini doğal olarak şekillendiren %100 dağıtılmış, uzaktan çalışan bir iş gücü olarak faaliyet gösterin.
📚 Daha Fazla Bilgi: Takımlar için En İyi OKR Yazılımı
Şirket Çapında Asenkron Check-in'ler için En İyi Uygulamalar
Asenkron iletişim, takımınızı sürekli çevrimiçi olma zorunluluğundan ücretsiz olarak kurtarır.
Bununla birlikte, en iyi uygulamaları bir kontrol listesine dönüştürdük. Şirket genelinde güncellemelerin eşzamansız paylaşımında bu listeye başvurun:
🤝 Net beklentiler belirleyin
- Hangi tüm çalışanların canlı katılımının gerekli olduğunu ve hangilerinin daha sonra izlenebileceğini belirleyin.
- Yanıt sürelerini ayarlayın (ör. 4 saat içinde acil güncellemeler, 24 saat içinde standart güncellemeler).
- Çalışanların güncellemeleri nasıl onaylamaları gerektiğini netleştirin (yorum, tepki, görev tamamlama).
🧠 Şirket genelindeki güncellemeleri merkezileştirin
- Şirket genelinde özel bir ClickUp Sohbet kanalı kullanın.
- Gündemleri, kayıtları, klipleri, özetleri ve takip bilgilerini tek bir yerde saklayın.
- Güncellemeleri e-posta, Slack ve DM'lere dağıtmaktan kaçının.
📆 Tekrarlayan güncellemeleri standartlaştırın
- Üç aylık ve aylık tüm çalışanlar için ClickUp belge şablonları oluşturun.
- Metrikler, öncelikler, riskler ve Soru-Cevap için sabit bölümler kullanın.
- Hazırlık süresini azaltın ve çalışanların her seferinde ne bekleyeceklerini bilmelerine yardımcı olun.
💬 Biçimi mesaja uyarlayın
- Ürün demoları ve adım adım kılavuzlar için klipler
- Hızlı kazançlar ve duyurular için sohbet konuları
- Stratejik güncellemeler veya hassas tartışmalar için SyncUps
✅ Takip işlemlerini otomasyonla otomatikleştirin
- Kayıtları izlemek veya konu başlıklarına yanıt vermek için hatırlatıcılar oluşturun.
- Çözülen görevleri otomatik olarak arşivleyin
ClickUp SyncUps ile tüm çalışanların katılımını gerçekten kapsayıcı hale getirin
Geleneksel tüm çalışanların katıldığı toplantılar, tasarımı gereği bazı kişileri dışlar. Zaman aralığına uymayanlar bu toplantıları kaçırır.
Uzaktan iş ve coğrafi olarak dağıtılmış takımlarla, eşzamansız iletişim de aynı derecede önemli hale gelmiştir.
Şirketler, her duruma özel olarak senkronize konuşmalar ile asenkron ş akışları arasında denge kurduklarında başarılı olurlar.
ClickUp SyncUps, her iki dünyanın da en iyisini elde etmenizi sağlar. Tüm çalışanların katıldığı Zoom toplantılarını SyncUps ile değiştirmek için hazır mısınız? Başlamak için ClickUp'a ücretsiz kaydolun.