On yıl önce, yazılımların el yazısı faturaları okuyabileceğini, satıcı bilgilerini çıkarabileceğini, satın alma siparişlerini çapraz referanslayabileceğini ve insan müdahalesi olmadan ödemeleri onaylayabileceğini kim düşünebilirdi?
Ve işte buradayız.
Finans takımları, eskiden tüm departmanların zamanını alan ş akışlarını otomatikleştirerek binlerce saat tasarruf ediyor. CFO dergisinin yaptığı bir ankete göre, ABD'deki işletmelerin yaklaşık %36'sı otomasyon sayesinde haftada yaklaşık 10 saat, yani yılda 500 saatten fazla zaman tasarrufu sağladığını bildirmiştir.
Neler değişti? AI'nın kolay erişilebilirliği ve geleneksel kural tabanlı otomasyon sistemleriyle entegrasyonları. Bu entegrasyonlar, tüm iş fonksiyonlarına yayılan yeni olanaklar ortaya çıkardı.
Sorular "İş süreçlerini otomasyonla nasıl otomatikleştirebiliriz?"den "Operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için AI kullanarak süreçleri nasıl otomatikleştirebiliriz?"e kaymıştır.
İş süreçlerinizi AI ile otomasyonla otomatikleştirmek istiyorsanız, bu kılavuzu sizin için hazırladık.
Neden AI ile Süreçleri Otomasyonla Gerçekleştirmelisiniz?
En son veriler, işletmelerin %66'sından fazlasının en az bir iş sürecini otomasyonla gerçekleştirdiğini göstermektedir.
Örneğin, görevleri otomasyon için RPA'yı uygulayan kuruluşlar, uygulamaya geçtikleri ilk yıl içinde %30 ila %200 arasında değişen ROI artışları elde etmişlerdir.
AI destekli otomasyonun sağladığı anahtar avantajlardan bazıları şunlardır:
- Hata azaltma: Fatura işleme, veri girişi ve müşteri kaydı gibi işlemlerde genellikle saatler süren manuel düzeltmeler gerektiren maliyetli hataları ortadan kaldırın.
- 7/24 çalışma: Müşteri desteği yanıtlarından sipariş işleme ve envanter güncellemelerine kadar, iş saatleri dışında da kritik süreçlerin çalışmasını sağlayın.
- Kaynak optimizasyonu: Nitelikli çalışanları manuel veri girişi gibi sıradan görevlerden, gelir artışını destekleyen stratejik işlere yönlendirin.
- Ölçeklenebilirliği destekler: Personel sayısını veya fazla mesai maliyetlerini artırmadan, yoğun sezonlarda veya iş hacminin arttığı dönemlerde artan iş yükünü yönetebilirsiniz.
- Standartlaştırılmış kalite: Departmanlar arasında tutarlı süreç yürütme sağlayarak, müşteri deneyiminde farklılıklar yaratan varyasyonları ortadan kaldırın.
- Daha hızlı karar verme: Veri analizini işleyin ve günler yerine dakikalar içinde içgörüler elde edin, böylece pazar değişikliklerine daha hızlı yanıt verebilirsiniz.
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %34'ü otomasyonun önündeki en büyük engelin hangi araçları kullanacaklarına dair belirsizlik olduğunu söylüyor. Birçoğu daha akıllı iş yapmak istese de, seçeneklerin çokluğu karşısında bunalıyor ve ilk adımı atacak özgüvene sahip değil. 😓
ClickUp, tek bir platformda işlerinizi otomasyonla otomatikleştirebilen sezgisel, kullanıcı dostu AI Ajanları sunarak bu karışıklığı ortadan kaldırır; birden fazla araçla uğraşmanıza gerek kalmaz. AI asistanımız ClickUp Brain ve özel AI ajanları gibi özellikler sayesinde takımlar, ileri düzey teknik uzmanlık veya aşırı araç yükü olmadan süreçleri otomasyonla otomatikleştirebilir, planlayabilir, önceliklendirebilir ve görevleri yerine getirebilir. Burada nasıl çalıştığını görün. 👇🏼
💫 Gerçek Sonuçlar: Lulu Press, ClickUp otomasyonlarını kullanarak çalışan başına günde 1 saat tasarruf sağlıyor ve bu da genel iş verimliliğinde %12'lik bir artışa yol açıyor.
AI ile hangi süreçleri otomasyonla gerçekleştirebilirsiniz?
AI otomasyonu, veri girişi ve e-posta yanıtları gibi basit, tekrarlayan görevlerden tedarik zinciri optimizasyonu ve tahmine dayalı analitik gibi karmaşık, çok katmanlı süreçlerin akıllı otomasyonuna kadar uzanır.
Yapay zeka kullanarak departmanlar arasında otomasyon gerçekleştirebileceğiniz en yaygın iş süreçlerinin bir dökümü aşağıda verilmiştir:
Müşteri hizmetleri ve destek operasyonları
Müşteri hizmetleri takımları, öngörülebilir kalıplara uyan yüksek hacimli tekrarlayan müşteri taleplerini ele alır. AI görev otomasyonu, en yaygın sorunları insan müdahalesi olmadan çözebilirken, karmaşık sorunları ilgili kişilere iletebilir.
Anahtar otomasyon fırsatları:
- Bilet yönlendirme ve öncelik atama: İçerik ve aciliyete göre destek biletlerini otomatik olarak kategorize edin ve atayın.
- Şifre sıfırlama ve hesap sorunları: Otomasyonlu ş Akışları ile rutin hesap sorunlarını çözün.
- Sipariş izleme ve durum güncellemeleri: Müşteri memnuniyetini artırmak için, temsilcilerin müdahalesi olmadan sorgularla ilgili gerçek zamanlı yanıtlar sağlayın.
- Sık sorulan sorular ve temel sorular: Anında ve doğru yanıtlar için yapay zeka destekli sohbet robotlarını kullanın.
- Duygu analizi: Mutsuz müşterileri belirleyin, sorunlarını önceliklendirin ve müşteri geri bildirimlerine hızlıca yanıt verin.
ClickUp'taki AI Assign ve AI prioritize gibi özellikler, aşağıdaki gibi kullanım durumlarında yardımcı olabilir:
🧠 Biliyor muydunuz? Gartner'ın tahminine göre, ajans AI, insan müdahalesi olmadan yaygın müşteri hizmetleri sorunlarının %80'ini özerk bir şekilde çözecektir.
Finans ve operasyonlar
Finansal süreçler, büyük hacimli yapılandırılmış veriler ve kurallara dayalı kararlar içerir. AI otomasyonu, fatura doğrulama, gider mutabakatı ve ödeme işleme gibi işlemlerin hızlandırılmasıyla hataları azaltır, daha hızlı kapanışlar ve daha iyi uyumluluk sağlar.
Anahtar otomasyon fırsatları:
- Fatura işleme: Faturalardan verileri çıkarın ve bunları satın alma siparişleriyle eşleştirin.
- Gider raporu doğrulama: Makbuzları şirket politikalarına göre kontrol edin ve rutin talepleri onaylayın.
- Borçlar/alacaklar: Ödeme planlarını ve tahsilat süreçlerini yönetin
- Dolandırıcılık tespiti: İşlemleri gerçek zamanlı olarak izleyerek şüpheli kalıpları tespit edin.
- Finansal raporlama: Veri analizi ve uyumluluk belgelerine dayalı düzenli raporlar oluşturun.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Brain'i kullanarak fatura ayrıntılarını işlemek için özel kurallar oluşturabilirsiniz.
Satış ve pazarlama görevleri
Satış ve pazarlama takımları genellikle veri toplama, potansiyel müşteri değerlendirme ve kampanya denetimi gibi işlerle uğraşmak zorunda kalır. Otomasyon, ister potansiyel müşteri puanlama ister takip için olsun, bu yoğun iş yükünü ortadan kaldırarak ş akışlarını hızlandırır ve daha kişiselleştirilmiş, daha yüksek dönüşüm oranına sahip kampanyalar sunar.
Anahtar otomasyon fırsatları:
- Potansiyel müşteri puanlama ve niteliklendirme: Davranış ve demografik özelliklere göre potansiyel müşterileri otomatik olarak sıralayın.
- E-posta pazarlama kampanyaları: Müşteri verilerine dayalı olarak içeriği ve alışveriş önerilerini kişiselleştirin.
- Sosyal medya planlaması: Birden fazla platformda içerik planlayın ve yayınlayın
- Müşteri segmentasyonu: Hedefli kampanyalar için müşterileri davranış kalıplarına göre gruplandırın.
👀 Biliyor muydunuz? ClickUp Brain kullanıcıları, ClickUp platformunda doğrudan çeşitli yazma, akıl yürütme ve kodlama görevleri için GPT-4, Claude ve Gemini dahil olmak üzere birden fazla harici AI modeli arasından seçim yapabilirler.
İK ve yönetim
İnsan kaynakları takımları, işe alım, oryantasyon, eğitim ve çalışan yönetimi ile ilgili tekrarlayan ş akışlarını yönetir.
Anahtar otomasyon fırsatları:
- Özgeçmiş taraması: İş gereksinimleri ve niteliklere göre adayları filtreleyin.
- Mülakat planlama: Adaylar ve işe alım yöneticileri arasında uygunlukları koordine edin.
- Çalışanların işe alımı: Yeni işe alınan çalışanlara evrak işleri ve eğitim ş akışları konusunda rehberlik edin.
- Performans değerlendirme hatırlatıcıları: Düzenli değerlendirmelerin tamamlanmasını planlayın ve izleyin.
- Avantajlara kayıt: Çalışanların seçenekler arasında gezinmesine ve kaydı tamamlamasına yardımcı olun
BT uzmanlarının neredeyse %90'ı, çeşitli süreçlerin otomasyonu sayesinde işlerinde büyüme gördüklerini belirtiyor. Ortalama %240'lık bir yatırım getirisi ile iş otomasyonu, modern işletmeler için gerçekten de en etkili yatırımlardan biridir.
📚 Daha Fazla Bilgi: Yaratıcılık ve Organizasyon için Zihin Haritaları Alanında En İyi AI Araçları
AI ile Süreçleri Otomasyon
AI ile ş akışlarınızı otomasyonla otomatikleştirebilirsiniz.
Dünyanın ilk birleşik AI Çalışma Alanı olan ClickUp'ın sürecin her adımında size nasıl yardımcı olduğunu size gösteriyoruz.
1. Otomasyona uygun süreçleri belirleyin
Her görevin yapay zekaya ihtiyaç duymadığını unutmayın. Otomasyon için en uygun adaylar, tekrarlayan, kurallara dayalı ve zaman alıcı görevlerdir.
Şu soruyla başlayın:
- Bu görev açık bir dizi adımı takip ediyor mu?
- Yapılandırılmış verilere veya girdilere mi dayanıyor?
- İnsan yaratıcılığının katma değeri olmadan saatler mi harcıyor?
Otomasyon için bazı ş akışı örnekleri şunlardır:
- Maaş bordrosu işleme veya müşteri veri girişi: AI, yapılandırılmış verileri ayrıştırabilir, insan hatalarını azaltabilir ve manuel güncellemeler için harcanan zamanı kısaltabilir.
- Potansiyel müşteri nitelendirme veya yönlendirme: İş başlığı, sektör veya web sitesi davranışı gibi kural tabanlı kriterler, daha hızlı yanıt için otomasyonla otomatikleştirilebilir.
- Gelen kutusu yönetimi: Tekrarlayan destek talepleri veya müşteri e-postaları, yapay zeka komutları kullanılarak sıralanabilir, etiketlenebilir veya yanıtlanabilir.
Bir başka yaygın kategori ise tekrarlayan giriş görevleridir. Bunlar, müşteri taleplerini ve geri bildirimlerini, hizmet sorunlarını veya destek biletlerini toplamak olabilir.
ClickUp Formları ile bu görevleri ve bilgileri kaydedebilirsiniz. ClickUp'taki Özel Alanlar veya AI Alanları ile eşleştirerek gelen verileri otomatik olarak etiketleyin, sıralayın ve doğru kişiye veya listeye yönlendirin.
Örneğin:
- Fatura sorunuyla ilgili bir form gönderi otomatik olarak "Finans" olarak etiketlenebilir, "Acil" olarak işaretlenebilir ve doğrudan hesap takımınıza atanabilir.
- Müşterinin yaratıcı revizyon talebi, müşteri adına veya proje koduna göre doğru öncelik ve atanan kişiye sahip yeni bir görev tetikleyebilir.
📚 Daha Fazla Bilgi: 25'ten Fazla Zihin Haritası Örneği
2. Mevcut ş akışınızı haritaleyin
Bu aşamada, AI ile otomasyonu planladığınız iş süreçlerinin ayrıntılı bir görsel temsilini oluşturmak isteyebilirsiniz. Bunu, akış şemaları, ş Akışı diyagramları veya hatta yapışkan notlar gibi basit araçlar gibi süreç haritalama araçlarını kullanarak yapabilirsiniz.
Ancak, yapı ve işbirliği özellikleri için süreç modelleme yazılımı kullanmanızı öneririz.
Mevcut ş akışınızın her adımını (başından sonuna kadar) belgelendirin, örneğin:
- Süreci başlatan başlangıç tetikleyicileri, örneğin yeni müşteri kaydı, fatura alınması
- Seçim veya onayların gerekli olduğu karar noktaları, örneğin yönetici incelemesi, bütçe kontrolü
- Faaliyetlerin sırasını gösteren görev dizileri
- Her aşamadaki veri girişleri ve çıkışları, yani form verileri, raporlar ve durum güncellemeleri
- Takım üyeleri veya departmanlar arasında görev devri
- Her adım için zaman gereksinimleri, yani 24 saatlik onay süresi
Süreçleri haritalandırırken, süreci fiilen yürütecek takım üyelerini sürece dahil etmek çok önemlidir. Onların içgörüler, genellikle SOP'larda gözden kaçan noktaları ortaya çıkarır: manuel geçici çözümler, atlanan adımlar veya belgelenmemiş ancak otomasyonun başarılı olması için kritik öneme sahip bağımlılıklar.
Diğer eksik bilgiler için ClickUp Brain yardımcı olabilir. Toplantı tutanaklarından, müşteri sohbetlerinden, görev yorumlarından veya ClickUp belgelerinden kolayca bilgiler çıkarabilir ve yapılandırılmamış ayrıntıları adım adım ş akışına dönüştürebilir. Daha da ileri giderek, Brain'den ş akışı diyagramlarınız için görseller oluşturmasını da isteyebilirsiniz.
🛠️ Araç Seti: Tetikleyiciden eyleme kadar her adımı düzenlemek için ClickUp'ın Süreç Haritalama Şablonunu kullanmayı düşünün. Bu şablon, devralmalar, bağımlılıklar ve kararları netleştirmenize yardımcı olur. AI'nın uygun olduğu ve insan girdisinin hala önemli olduğu bölümleri görselleştirebileceksiniz.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Ş Akışı yapısını görsel olarak tanımlayın: Departmanlar arasındaki rolleri, sorumlulukları ve görev akışını temsil etmek için kullanacağınız süreç haritası türünü (ör. yüzme şeridi diyagramı) listeye alın.
- Hedefleri netleştirin: Süreç Gündemi alanı (ör. Üretim Süreci) ile, optimizasyon veya otomasyona başlamadan önce ş Akışının ulaşmaya çalıştığı hedefi herkesle aynı hale getirirsiniz.
- Otomasyon fırsatlarını belirlemek için zemin hazırlayın: Örneğin, belirli bir adımın insan tarafından incelenmesine gerek yoktur. AI bunu yapabilir.
- Ayrıntılı alt görevler belirleyerek takımı yönlendirin: Zaman çizelgeleri oluşturabilir, sorumlulukları tanımlayabilir ve ilgili takım üyelerini atayabilirsiniz.
3. Doğru yapay zeka otomasyon araçlarını seçin
Bir araç seçmeden önce, farklı süreçlerin farklı yaklaşımlar gerektirdiğini anlamak önemlidir.
Kullandığınız yapay zeka türü, çözdüğünüz soruna ve ilgili verilere bağlı olmalıdır.
İşte, tüm ş akışlarını otomasyon için Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ile uygulayacağınız en yaygın AI teknikleri:
| Teknik | Ne yapacak? | Nerede kullanışlıdır? |
|---|---|---|
| Doğal Dil İşleme (NLP) | İnsan dilini yorumlar, özetler ve yanıtlar | E-posta önceliklendirme, destek biletleri ve sözleşme özetlerini otomasyonla gerçekleştirme |
| Makine Öğrenimi (ML) | Tahminlerde bulunmak veya kararlar almak için geçmiş verilerden kalıpları öğrenir. | Müşteri puanlama, envanter tahmini ve dolandırıcılık tespiti |
| Bilgisayar Görme | Görüntülerden, PDF'lerden veya taranmış belgelerden bilgileri çıkarır ve yorumlar. | Fatura işleme, ID doğrulama ve görsel inceleme ş akışları |
| Pekiştirme Öğrenimi | Geri bildirim döngüleri kullanarak zaman içinde kararları iyileştirir. | Veri çıkarma mantığını, girdi doğrulama akışlarını ve sıralı karar görevlerini optimize etme |
| Ajan AI | Tanımlanmış bir hedefe ulaşmak için çok adımlı eylemleri özerk olarak gerçekleştirir. | Ş Akışı yönlendirme, görev otomasyonu ve uçtan uca görev optimizasyonu |
Şimdi, süreç gereksinimlerinize (ör. ş akışını iyileştirme, satışları basitleştirme, pazarlamayı kolaylaştırma) göre, aşağıdaki anahtar seçim kriterlerine göre bir araç seçin:
- Entegrasyon yetenekleri: Uygulama karmaşıklığını azaltmak için mevcut yazılım yığınınızla kolayca entegre olan araçlar ve API'ler arayın.
- Ölçeklenebilirlik ve esneklik: Artan işlem hacimlerini yönetebilen ve farklı departmanlar ve süreçler arasında otomasyonu genişletebilen platformları seçin.
- Kullanım kolaylığı: Sürükle ve bırak arayüzleri, görsel ş Akışı oluşturucular ve minimum kod gereksinimleri ile kullanıcı dostu platformlara öncelik verin.
- Maliyet yapısı: İdeal olarak, sizinle birlikte büyüyen bir otomasyon aracı kullanmak isteyeceksiniz. Ayrıca kullanıcı başına fiyatlandırma, hacme dayalı otomasyon maliyetleri, kurumsal lisanslama, eğitim süresi ve uygulama maliyetlerini de dikkate alın.
Bununla birlikte, AI uygulamalarının başarısız olmasının anahtar nedenlerinden biri, araçların birbirleriyle iletişim kurmamasıdır.
Proje yönetimi için ClickUp kullanıyorsanız, ClickUp Entegrasyonları bu boşluğu doldurur ve ClickUp'ın yapay zekası bu araçların her birinin bağlamını bilir. Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub ve Zoom dahil olmak üzere 1.000'den fazla aracı bağlayabilirsiniz.
🌟 Bonus: Birden fazla AI aracıyla çalışmak takımlarınızın hızını düşürür. ClickUp'ın bağımsız AI süper uygulaması Brain MAX bu sorunu ortadan kaldırır. AI etkileşimlerini tek bir uygulamada merkezileştirir. İş bağlamınızı bilir ve kopyalama ve yapıştırma gibi gereksiz çabaları ortadan kaldırır.
4. Otomasyonlu iş akışını planlayın ve tasarlayın
Şimdi, mevcut süreç haritanızı AI destekli otomatik bir ş akışına dönüştürün. Bu adım, şu anda yaptığınız işi anlamak ile AI sistemlerinin üstesinden geleceği işleri tasarlamak arasındaki boşluğu doldurur.
AI'nın insan kararlarının yerini alabileceği karar noktalarını, yani karmaşık olmayan görevleri belirleyerek başlayabilirsiniz.
Örneğin, mevcut sürecimizde 500 doların altındaki gider raporları manuel olarak incelenmektedir. AI'nın bunları otomatik olarak onaylaması ve daha yüksek tutarları insan incelemesi için işaretlemesi için bir kural oluşturabilirsiniz.
| Ş Akışı türü | Tetikleyici | Koşul | Eylem |
|---|---|---|---|
| Önemli görevlere öncelik verin | Yeni bir görev oluşturuldu | Özel Alan = Yüksek Öncelik | Otomatik olarak Takım Liderine atayın → sohbet bildirimini gönderin |
| Talep türüne göre görevleri yönlendirin | Bir destek formu gönderildi | Form metni "şifre sıfırlama" içerir. | Görev durumunu Devam Ediyor olarak ayarlayın → Email ClickApp aracılığıyla otomatik e-posta gönderin |
| Durgunlaşan işleri hızlandırın | Görev açık kalır | Durum = 24 saat sonra Çözülmemiş | Görevi Proje Yöneticisine yükseltin → hemen bilgilendirin |
Bu noktada, ClickUp Otomasyonları, AI Ajanları ve ClickUp Brain birlikte çalışarak bu manuel ş akışlarını çalışma alanınızda mantık odaklı dizilere dönüştürmenize yardımcı olur.
ClickUp AI Ajanları, burada akıllı otomasyon ortakları olarak görev yapar ve çok adımlı ş Akışları oluşturmak için genellikle gereken karmaşıklığı ortadan kaldırır. Tetikleyicileri, koşulları ve eylemleri manuel olarak istiflemek yerine, bir Ajanı etkinleştirebilir, istediğiniz sonucu tanımlayabilir ve ClickUp Brain'in arka planda mantığı yönetmesine izin verebilirsiniz. Ajanlarınız şunları yapabilir:
- Bağlamı otomatik olarak yorumlama: Görevleri, yorumları, formları ve alanları okuyarak bir sonraki adımda ne yapılması gerektiğini anlarlar.
- Otonom hareket etme: Her adımı yapılandırmanıza gerek kalmadan durumları güncelleme, sahipleri atama, yanıtlar oluşturma, görevleri yönlendirme veya sorunları üst düzeye taşıma
- Gerçek işlere uyum sağlama: İçerik, aciliyet ve kalıplara göre ayarlamalar yaparlar, böylece girdiler değiştiğinde bile ş akışları devam eder.
- Kurulum süresini kısaltın: Uzun kural zincirlerine gerek yok; doğru eylem sırasını belirlemek için ClickUp Brain'i kullanın.
Kısacası, AI Ajanları size karmaşık otomasyonları kendiniz oluşturma zahmeti olmadan gelişmiş otomasyonun gücünü sunarak Çalışma Alanınızı daha akıllı, daha hızlı ve bakımı daha kolay hale getirir.
Tekrarlayan görevler için otomasyonlu ş Akışınızı şu temel bileşenleri kullanarak tasarlayın:
Tetikleyiciler ve koşullar: Otomasyonu başlatan unsurları ve yerine getirilmesi gereken kuralları tanımlayın.
Veri akışı ve işleme: ClickUp Özel Alanlar + Otomasyonlar, verileri doğrulamanıza, etiketlemenize ve doğru takıma veya listeye yönlendirmenize olanak tanır.
Karar mantığı ve yönlendirme: "Eğer bu olursa, o zaman şu olur" dizilerini kullanarak iş mantığınızı kopyalayın ve yaygın kararları otomasyonla gerçekleştirin.
İstisna yönetimi: Otomasyonlar, bir sorun oluştuğunda veya inceleme gerektiğinde yorum ekleyebilir, görevleri yeniden atayabilir veya insanları bilgilendirebilir.
Aşağıda, ajanları kullanan bir AI Otomasyon ş Akışı örneği verilmiştir:
📚 Daha Fazla Bilgi: Ş Akışı Yönetimi Rehberiniz
5. AI sisteminizi eğitin veya yapılandırın
Çoğu modern otomasyon aracı, sıfırdan eğitmek yerine yapılandırabileceğiniz önceden eğitilmiş AI modelleriyle birlikte gelir. Bu gibi durumlarda, mevcut sistemlerinizi (ör. CRM) AI araçlarıyla bağlantı kurar, iş mantığını kurar ve otomasyonu test etmeye başlarsınız.
Ancak, eğitim gerektiren özel AI modelleri için, modelleri belirli verilerle eğitmeniz gerekir. Süreç şunları içerir:
- Veri hazırlama: Süreç kalıplarınızı temsil eden geçmiş verileri temizleyin ve düzenleyin.
- Özellik seçimı: Karar verme için en uygun veri noktalarını belirleyin.
- Model eğitimi: Makine öğrenimi algoritmalarını kullanarak geçmişteki kalıplarınızdan öğrenin.
- Doğrulama testi: Modelin daha önce görmediği veriler üzerinde doğru bir şekilde çalıştığını doğrulayın.
ClickUp'ta, ClickUp görevleri yapay zeka otomasyonunun yürütme katmanı olarak işlev görür. ClickUp Brain + ClickUp görevleri kombinasyonu:
- AI tetikleyicilerinden otomatik olarak görevler oluşturun (ör. bir müşteri adayı CRM'nize girer → önceden doldurulmuş alanlarla görev oluşturulur).
- AI çıktılarına göre görevleri güncelleyin veya sınıflandırın (örneğin, duygu = olumsuz ise "Acil" etiketi ekleyin).
- Yönlendirme kurallarına veya takım kapasitesine göre görevleri otomatik olarak atayın.
- Özel Alanlar veya "AI tarafından önerilen", "Manuel inceleme" veya "Yükseltildi" gibi durumlar ekleyerek otomasyon performansını takip edin.
⚡ Şablon Arşivi: ClickUp ve Excel'de ücretsiz süreç ş Akışı şablonları
6. Ş Akışınızı dağıtın, izleyin ve optimize edin
AI otomasyonunu kademeli olarak uygulayarak kesintileri en aza indirin ve gerçek zamanlı ayarlamalar yapın.
İdeal olarak, küçük bir kullanıcı grubu veya sınırlı bir süreç kapsamı içeren bir pilot uygulama ile başlayın. Performansını yakından izleyin ve AI otomasyonunun olması gerektiği gibi çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Sorunlar ortaya çıkarsa (ve kesinlikle aksaklıklar olacaktır), gözlemlerinize göre hızlı bir şekilde ayarlamalar yapın.
AI sisteminiz daha fazla veri işledikçe, güncellenen davranış kalıplarını veya iş değişikliklerini yansıtmak için kurallarınızı yeniden eğitin veya iyileştirin. Zamanla, bu mikro ayarlamalar doğruluğu artırmaya ve manuel müdahaleye olan bağımlılığı azaltmaya yardımcı olur.
Tüm bunları, elektronik gösterge panellerine boğulmadan veya araçlar arasında geçiş yapmadan izlemek için ClickUp Gösterge Panelleri'ni kullanın.
ClickUp Gösterge Panelleri aşağıdakileri gerçek zamanlı ve merkezi bir görünüm sunar:
- Otomasyonlu iş akışlarında görev hacmi ve durum eğilimleri
- Süreç aksaklıklarını gösteren darboğazlar ve gecikmiş görevler
- "Otomatik atama", "Yükseltme" veya "Düşük güvenilirlik" gibi AI etiketli eylemler
- Takım iş yükünü dengeleyin, böylece yönlendirme mantığının ayarlanması gerekip gerekmediğini bilirsiniz.
Ş Akışı istikrar kazandığında, aynı gösterge paneli kullanarak otomasyonunuzun yatırım getirisini izleyin ve süreçlerinizi iyileştirin.
🧠 İlginç Bilgi: Spotify, kullanıcı deneyimini kişiselleştirmek ve etkileşimi artırmak için AI algoritmaları, özellikle makine öğrenimini kullanır. Bu kişiselleştirme, kullanıcı etkileşimini önemli ölçüde artırmış ve kişiselleştirilmiş çalma listeleri dinleme süresinin %30'undan fazlasını oluşturmuştur.
Süreç Otomasyonu için AI Araçlarına Genel Bakış
Artık neyi ve nasıl otomasyonla otomatikleştireceğinizi biliyorsunuz.
Bir sonraki adım, iş için doğru AI aracını seçmektir. İster rutin görevleri otomasyonla gerçekleştiriyor, ister karmaşık veri akışlarını yönetiyor, ister sistemlerinizde AI asistanları kullanıyor olun, herkese uyan tek bir çözüm yoktur.
Aşağıda, süreç otomasyonu ihtiyaçlarınıza en uygun olanı bulmanıza yardımcı olmak için, kategoriye göre gruplandırılmış, özenle hazırlanmış bir AI araçları liste sunuyoruz.
| ClickUp | Ş Akışı ve Görev Otomasyonu / AI Asistanı | ClickUp Brain (Bağlamsal AI), AI görev özetleme, AI yazma, ClickUp Otomasyonları, AI Sohbet Robotları | Proje yönetimi, görev akışları, proje özetleri oluşturma, notlardan görevler oluşturma ve merkezi iş yönetimi |
| Zapier | İş Akışı ve Görev Otomasyonu | AI destekli otomasyon oluşturucu, GPT entegrasyonları, Zapier Arayüzleri, AI Sohbet Robotları, basit veri dönüşümü | Uygulamadan uygulamaya ş akışları, basit ve gelişmiş koşullu tetikleyiciler, 6.000'den fazla uygulamada yaygın iş süreçlerine yapay zeka entegrasyonu |
| Make (Integromat) | İş Akışı ve Görev Otomasyonu | OpenAI destek, görsel akış oluşturucu, gelişmiş mantık, ayrıntılı hata yönetimi, API bağlayıcıları | Derin özelleştirme ve çok sayıda uygulama arasında veri yönlendirme gerektiren karmaşık çok adımlı ş akışları, senaryo oluşturma |
| n8n | İş Akışı ve Görev Otomasyonu | Özel AI düğümleri (ör. LLM, RAG için), kendi sunucunuzda barındırma seçeneği, kod düzeyinde kontrol, topluluk düğümleri | Otomasyonlar üzerinde geliştirici düzeyinde kontrol, veri gizliliği için kendi sunucunuzda barındırma, özel/açık kaynaklı yapay zeka modellerini entegre etme ve özel fonksiyonlar |
| Aisera | AI Asistanı (Enterprise) | Konuşma yapay zekası, Self servis yapay zeka ajanları, Doğal Dil Anlama (NLU), Çözümler için Üretken Yapay Zeka | Otomasyonlu BT ve müşteri desteği çözümleri (ITSMChatbot, İletişim Merkezi), kurumsal çapta iç hizmetler için yapay zeka ajanları |
| Moveworks | AI Asistanı (Enterprise) | NLP tabanlı kurumsal asistan, Üretken AI, iç bilgi ve sistemler arasında LLM destekli koordinasyon | Slack ve Teams gibi işbirliği platformları aracılığıyla dahili çalışan taleplerini (BT, İK, Finans) otomasyon aracılığıyla azaltın. |
| Humata | Belge AI | Belge Soru-Cevap, özet çıkarma, alıntı oluşturma, taranmış belgeler için OCR, raporların otomatik oluşturulması | PDF'lerden ve belgelerden (araştırma makaleleri, yasal belgeler, raporlar) içgörüler ve görevler çıkarma, belgelerden iç bilgi arama |
| UiPath AI Center | Belge ve Veri Otomasyonu / RPA | OCR, ML model eğitimi, Bilgisayar Görme, uçtan uca otomasyon için RPA robotlarıyla entegrasyonlar (Studio/Orchestrator) | Fatura işleme, arka uç Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve belirli veri çıkarma görevleri için özel ML modelleri eğitimi |
| Rossum | Belge ve Veri Otomasyonu | Önceden eğitilmiş belge AI (Rossum Aurora), Bilişsel Veri Yakalama, form okuma, doğrulama ekranı, özel model eğitimi | Çeşitli karmaşık belge türlerinden fatura/satın alma siparişi işleme, lojistik ve veri yakalama işlemlerini yüksek doğruluk ve hızla gerçekleştirin. |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | Belge ve Veri Otomasyonu | Form işleme, duygu analizi, önceden oluşturulmuş ve özel AI modelleri, DPA/RPA akışları, GPT entegrasyonu | Microsoft ekosistemindeki otomasyonlar (SharePoint, Teams, Dynamics 365), derin kodlama gerektirmeden özel yapay zeka akışları oluşturun |
| Kognitos | AI Entegrasyon Platformu | Doğal dil komut dosyası (İngilizce tabanlı otomasyon), nörosembolik motor, gelişmiş IDP, uyumluluk özellikleri | Finansal mutabakat ve AP işleme, üst düzey uyumluluk gibi karmaşık ş akışları için iş mantığını sade bir dille açıklayın ve otomasyonla otomatikleştirin. |
| Pipedream | AI Entegrasyon Platformu | GPT destekleri, kod düzeyinde esneklik (Node. js, Python, Go), sunucusuz yürütme, API izleme | API'ler ve SaaS genelinde geliştirici otomasyonları, özel kodları önceden oluşturulmuş eylemlerle ve karmaşık veri işleme için yapay zeka modelleriyle bağlantı kurun. |
| Parabola | AI Entegrasyon Platformu | Sürükle ve bırak akış oluşturucu, mantık + AI, kod gerektirmeyen bir oluşturucuya, veri planlamaya ve izlemeye dönüşür. | E-ticaret ve SaaS operasyonları, pazarlama ve satış araçları, veri ambarı boru hatları arasında veri temizleme, zenginleştirme ve senkronizasyonu otomasyonla gerçekleştirme |
| LangChain | AI Entegrasyon Platformu (Çerçeve) | LLM ajanları, bellek, RAG (Arama ile Güçlendirilmiş Üretim), zincirler karmaşık muhakeme ve araç kullanımı için | Bağlam farkında yanıtlar ve karar verme için harici veri kaynaklarını kullanan özel AI ajanları ve otomasyon boru hatları oluşturun ve dağıtın. |
AI Odaklı Otomasyon için En İyi Uygulamalar
AI otomasyonunda başarı, büyük ölçüde şirketin uygulama stratejilerine bağlıdır. Başarılı otomasyon projelerini başarısız girişimlerden ayıran bazı temel uygulamalar şunlardır:
- Küçük adımlarla başlayın ve kademeli olarak ölçeklendirin: Süreçleri organizasyonel ölçekte otomatikleştirmek yerine, departmanlar arasında yaygınlaştırmadan önce tek bir süreçte otomasyonu deneme amaçlı uygulayın.
- Veri kalitesine öncelik verin: Daha iyi AI sonuçları elde etmek için temiz ve yapılandırılmış etiketli verileri alarak, seçtiğiniz süreçler için veri girişlerini standartlaştırın.
- Net performans ölçütleri belirleyin: Otomasyonun iş sonuçları üzerindeki etkisini ölçmek için işlem süresi, hata oranları ve maliyet tasarrufları gibi anahtar performans göstergeleri (KPI) belirleyin.
- Kullanıcı deneyimi için tasarım: (Otomasyon aracının) arayüzünün sezgisel olmasını ve kullanıcıların otomatikleştirilmiş ş akışlarına uyum sağlamak için yeterli desteğe sahip olmasını sağlayın ve net süreçler oluşturun.
- Sürekli izleme planı: Performansı değerlendirmek için düzenli incelemeler ayarlayın ve yeni veri modellerine göre otomasyon kurallarınızı güncelleyin.
- Yedek seçenekler oluşturun: AI sistemleri hata veya beklenmedik senaryolarla karşılaştığında kullanmak üzere manuel geçersiz kılma prosedürleri ve alternatif ş Akışları oluşturun.
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
McKinsey'e göre, dijital dönüşüm projelerinin yaklaşık %70'i istenen sonuçları veremiyor. Nedeni ne? İşletmelerin sıklıkla yaptığı yaygın hatalardan biri:
İşte her bir tuzağa ilişkin canlı ve pratik örnekler içeren anlaşılır bir tablo:
| Tuzak | Anlamı | Örnekler |
|---|---|---|
| Kırık süreçleri otomasyonla otomatikleştirme | Verimsiz veya kötü tasarlanmış bir ş akışına yapay zeka eklemek, hataları düzeltmek yerine daha da artırır. | Bir şirket, karmaşık kategorizasyon kurallarını düzeltmeden gider onaylarını otomasyonla gerçekleştirir ve bu da yüzlerce yanlış sınıflandırılmış giderin otomatik olarak onaylanmasının sonuçlanmasıdır. |
| Kullanıcı eğitimini göz ardı etmek | Takımlar, otomasyonu nasıl etkili bir şekilde kullanacaklarını anlamadıkları takdirde otomasyona direnir veya onu atlarlar. | Destek temsilcileri, otomasyonla çalışan bilet yönlendirmenin nasıl çalıştığını kimse açıklamadığı için manuel elektronik tablolara geri dönmeye devam ediyor. |
| Tam ölçekli dağıtımın hızlandırılması | Otomasyonu her yerde aynı anda uygulamaya koymak, yaygın aksaklıkların ortaya çıkma olasılığını artırır. | Tam bir CRM otomasyonu bir gecede devreye girer ve ertesi sabah 1.200 potansiyel müşteri, bir kural test edilmediği için yanlış kişilere atanır. |
| Veri güvenliği ve uyumluluğunu ihmal etmek | Otomasyonu gizlilik ve güvenlik protokolleriyle uyumlu hale getirmemek, yasal ve finansal riskler yaratır. | Bir AI aracı, güvenli olmayan klasörlerden müşteri verilerini çekmeye başlar ve denetim sırasında bir uyumluluk ihlali tetikler. |
| Anında sonuç beklemek | AI sistemleri, kalıpları öğrenmek, tahminleri iyileştirmek ve ş akışlarına uyum sağlamak için zamana ihtiyaç duyar. | Liderlik, AI tahmin modelinden anında doğruluk bekler ve bir hafta boyunca kusurlu sonuçlar elde edince modeli terk eder. |
AI Destekli Süreç Otomasyonunun Geleceği
Otomasyon ortamı, basit görevlerin tamamlanmasından, sürekli olarak uyum sağlayan ve öğrenen akıllı süreç yönetimine doğru kaymıştır. Küresel AI ajanı pazarının 5,40 milyar dolardan yaklaşık 50,31 milyar dolara çıkması ve yıllık %44,8 gibi şaşırtıcı bir büyüme oranı kaydetmesi beklenmektedir.
Önümüzdeki on yıl içinde, süreç otomasyonu alanında öngörülen bazı değişiklikler gerçekleşecektir:
- Tahmine dayalı süreç optimizasyonu: AI'nın veri toplama ve analiz kapasitesi, tedarik zincirleri genelinde sürdürülebilirliği optimize etmeye yardımcı olacaktır. AI sistemleri, geçmişteki kalıpları analiz ederek darboğazları tahmin edecek ve gerçek zamanlı koşullara göre ş akışlarını otomatik olarak ayarlayacaktır.
- Kurumsal ölçekte hiperotomasyon: Uygulama öncesinde tüm süreç ekosistemlerini simüle etme ve test etme yeteneği, işletmelerin birden fazla departman ve sistemi kapsayan AI ş akışlarını otomatikleştirmelerine yardımcı olacaktır.
- Otonom yapay zeka ajanları yaygınlaşacak: Bu ajanlar, insan müdahalesi olmadan çok adımlı süreçleri yöneterek, iş kurallarına dayalı kararlar alacak ve değişen koşullara gerçek zamanlı olarak uyum sağlayacak.
ClickUp ile Karmaşık İş Süreçlerini Otomasyonla Otomatikleştirin
Süreç otomasyonu, rekabetçi ve güncel kalmak için vazgeçilmez bir unsurdur.
Müşteri beklentilerinin artması ve pazar taleplerinin hızlanmasıyla birlikte, manuel süreçler büyümeyi yavaşlatan ve maliyetleri artıran operasyonel yükümlülükler haline gelmektedir.
ClickUp, birleştirilmiş AI Çalışma Alanı ile süreçleri otomatikleştirmek için ihtiyacınız olan her şeyi sunar. Brain'in akıllı veri işlemesinden kapsamlı görev yönetimine ve kural tabanlı otomasyonlara kadar, ClickUp daha iyi ve daha hızlı çalışmak için ihtiyacınız olan tek araçtır.
Şimdi ücretsiz kaydolun ve işinizle birlikte büyüyen AI destekli otomasyonu deneyimleyin.
Sık Sorulan Sorular
Evet, yapay zekayı kullanarak farklı iş fonksiyonlarındaki çeşitli görevleri otomatikleştirebilirsiniz. ClickUp gibi yapay zeka destekli platformlar, veri girişi, görev atama, içerik oluşturma ve raporlama gibi tekrarlayan süreçler için otomasyonlar kurmanıza olanak tanır. Otomasyon şablonlarını ve yapay zeka asistanlarını kullanarak, eylemleri otomatik olarak tetikleyen kurallar oluşturabilirsiniz. Bu, manuel çabayı azaltmanıza ve daha stratejik işler için zaman kazanmanıza yardımcı olur.
AI, makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bilgisayar görüşü gibi teknolojileri kullanarak süreçleri otomatikleştirir. Bu teknolojiler, AI sistemlerinin büyük veri kümelerini analiz etmesini, insan dilini anlamasını ve üretmesini ve görsel bilgileri yorumlamasını sağlar. Örneğin, AI destek biletlerini otomatik olarak yönlendirebilir, özetler oluşturabilir veya verilerinizdeki eğilimleri analiz edebilir. ClickUp gibi platformlarda AI, otomasyonla birlikte çalışarak ş akışlarını kolaylaştırır, bağlama göre görevler atar ve gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak iş operasyonlarını daha verimli ve doğru hale getirir.
AI kullanarak ş akışlarını otomatikleştirmek için, süreçlerinizdeki tekrarlayan veya zaman alan görevleri belirleyerek başlayın. Bir dizi otomasyon şablonu ve AI özelliği sunan ClickUp gibi AI destekli bir platform seçin. Belirli koşullar karşılandığında görev atama veya yaklaşan son tarihler için hatırlatıcılar oluşturma gibi ş akışı ihtiyaçlarınıza uygun otomasyon kuralları belirleyin. Ayrıca, içerik oluşturma, özetleme ve anında yanıt verme konusunda yardımcı olmak için ClickUp Brain gibi AI asistanlarını entegre edebilirsiniz. Otomasyonlarınızı düzenli olarak izleyin ve iyileştirin, böylece değişen iş gereksinimlerinizi karşılamaya devam etmelerini sağlayın.
Otomasyonda yapay zeka uygulamak birkaç anahtar adımı içerir. Öncelikle, otomasyona en uygun süreçleri değerlendirip önceliklendirin, tekrarlayan ve hata yapmaya yatkın süreçlere odaklanın. Hedeflerinize uygun AI araçlarını seçin. Örneğin, ClickUp, entegrasyonu kolay yerleşik AI ve otomasyon özellikleri sunar. Gerekirse AI modellerinizi yüksek kaliteli verilerle eğitin ve mevcut ş Akışlarınızla sorunsuz entegrasyonunu sağlayın. AI destekli otomasyonlarınızın performansını izleyin ve gerektiğinde ayarlamalar yapın. En iyi uygulamalar arasında pilot projelerle başlamak, paydaşları dahil etmek ve AI destekli otomasyonun sorunsuz bir şekilde benimsenmesini sağlamak ve faydalarını en üst düzeye çıkarmak için eğitim sağlamak yer alır.