Takımınızın İhtiyaçlarına Uygun İK Yazılımını Seçme

Şu durumu hayal edin: İşe alım tablolarıyla boğuşuyorsunuz, başvuru izleme sisteminiz 2014'te kalmış ve takımınız size (yine) güncellenen izin politikasını nerede bulabileceklerini soruyor.

Bu durum size acı bir şekilde tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz. Gartner'ın yaptığı bir ankete göre, İK liderlerinin %38'i İK fonksiyonlarını yenilemek için üretken yapay zekayı halihazırda deniyor veya uyguluyor.

Neden? Hantal, bağlantısız İK süreçleri verimsizdir ve şirketlere zaman, yetenek ve güven kaybına neden olur. İşte bu noktada doğru İK yazılımını seçmek devreye girer.

Ancak, temel bordro yazılımlarından tam kapsamlı insan kaynakları bilgi sistemlerine (HRIS) kadar çok sayıda İK aracı varken, takımınızın gerçek ihtiyaçlarına uygun İK yazılımını nasıl seçebilirsiniz?

Bu yazıda, mevcut İK yazılım türlerini inceleyeceğiz, adım adım İK yazılımı seçim kılavuzu sunacağız ve araçların görev izlemenin ötesine geçerek işe alım, çalışan self servis ve yetenek yönetimi gibi alanlarda nasıl destek sağlayabileceğini göstereceğiz.

Doğru İK Yazılımını Seçmenin Önemi

Doğru İK yazılımını seçmek, günlük işlerinizi tamamen değiştirebilir. Gartner'a göre, İK liderlerinin %89'u İK teknolojisi bütçelerini artırmayı veya aynı seviyede tutmayı planlıyor ve performans yönetimi, analitik ve çalışan self servisi en önemli odak alanları arasında yer alıyor.

Dikkat etmeniz gerekenler:

İK yazılımı seçmek sadece teknik bir karar değildir; performansınızı, çalışanlarınızı ve kuruluşunuzun geleceğini etkiler.

⭐ Öne çıkan şablon

ClickUp İnsan Kaynakları Şablonu, işe alımdan çalışan bağlılığına kadar her şeyi tek bir çalışma alanında yöneten İK takımları için tasarlanmıştır. Bu şablon, birden fazla sorumluluğu (işe alım, geri bildirim, politika güncellemeleri) aynı anda yerine getiren büyüyen takımlar için ek kurulum gerektirmeden kaosu net bir plana dönüştürür.

Ücretsiz şablonu edinin

İçeriği:

• İşe alım, çalışan ilişkileri ve işten ayrılma gibi süreçler için önceden oluşturulmuş görev listeleri
• Faaliyetleri İK fonksiyonuna, proje durumuna veya önceliğine göre düzenlemek için görünümler
• Önemli İK süreçlerini atamak, izlemek ve takip etmek için kolaylaştırılmış bir gösterge paneli

İK Yazılım Türleri (ve Yapacakları İşler)

İster 17 farklı görevi üstlenen tek başına bir İK uzmanı olun, ister tam donanımlı bir İK departmanının parçası olun, mevcut İK yazılım türlerini bilmek size zaman, akıl sağlığı ve çok fazla elektronik tablo tasarrufu sağlayabilir.

İnsan kaynakları teknolojisinin karmaşık dünyasını çözelim:

1. Temel İK (diğer adıyla İK'nın merkezi)

Bunu, İK kurulumunuzun merkezi sinir sistemi olarak düşünün. Temel İK yazılımı, çalışan kayıtları, iş bilgileri, organizasyon şemaları, uyumluluk belgeleri ve temel veri yönetimi gibi temel işleri halleder.

Ne yapar:

2. HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi)

HRIS kulağa karmaşık gelebilir, ancak daha fazla otomasyon, içgörü ve entegrasyon içeren, temel İK'nın gelişmiş bir sürümüdür. İK yönetimi ile ilgili her şey için komuta merkezinizdir.

Ne yapar:

3. Yetenek yönetimi sistemleri (TMS)

Harika çalışanları işe almak zordur. Onları elde tutmak ise daha da zordur. Yetenek yönetimi araçları her ikisinde de yardımcı olur. İşe alımdan yedekleme planlamasına kadar, TMS insan kaynakları planlamasınıninsan tarafını yönetir.

Ne yapar:

4. Başvuru izleme sistemleri (ATS)

Spoiler uyarısı: E-posta gelen kutunuz bir işe alım kanalı değildir. ATS platformları, başvuru sahiplerini yönetmenize, mülakatları planlamanıza ve işe alım sürecinin her adımını profesyonelce izlemenize yardımcı olur.

Ne yapar:

5. Bordro yazılımı

Maaş bordrosunu manuel olarak yürütmek, insan kaynakları alanında karlı bir yokuşta yürümek gibidir. Maaş bordrosu yazılımı, maaşlar, vergiler, kesintiler ve uyumluluk gibi her şeyi otomatikleştirir.

Ne yapar:

6. Zaman ve devam yazılımı

Kim geç geldi? Kim izinli? Yeni stajyer geçen hafta kaç saat iş yaptı? Zaman takibi yazılımı bilir.

Ne yapar:

7. Performans yönetimi araçları

Artık belirsiz yorumlar ve garip derecelendirme ölçekleri yok. Modern performans yönetimi yazılımı, takımınıza netlik, geri bildirim döngüleri ve büyüme yolları sunar.

Ne yapar:

8. Çalışan self servis (ESS) portalları

İnsan kaynakları ekibinizin günde 27 kez "Kaç gün izin hakkım kaldı?" sorusunu yanıtlamasına izin vermeyin. Çalışanların kendi kendilerine yardımcı olmalarını sağlayın.

Ne yapar:

Peki, en iyi İK yazılımı kurulumu nedir?

Kısa cevap mı? İK ihtiyaçlarınıza, şirketinizin boyutuna ve takım yapınıza bağlıdır. Bazı platformlar hepsi bir arada paketler sunarken (örneğin, maaş bordrosu ve performans izleme özellikleri içeren bir İK bilgi sistemi), diğerleri bir alanda uzmanlaşır ve diğer sistemlerle iyi entegre olur.

Aşağıdakilere göre yığınınızı seçin:

Adım Adım Kılavuz: İK Yazılımını Seçme

Doğru İK yazılımını bulmak, eski runik yazıları deşifre etmek gibi zor bir iş olmamalı. Ancak "İK süreçlerinizi kolaylaştırmayı" vaat eden yüzlerce araç varken, kafanız kolayca karışabilir.

Takımınıza gerçekten uygun İK yazılımını seçmenize yardımcı olacak açık ve uygulanabilir adımlara ayıralım.

1. Adım: İK hedeflerinizi ve sorunlu alanlarınızı belirleyin

Göz alıcı gösterge panelleri veya yapay zeka tarafından oluşturulan övgü rozetlerinin peşine düşmeden önce, mevcut İK kurulumunuzda gerçekten sorunlu (veya verimsiz) olan noktalara odaklanın. Şu soruları sorarak başlayın:

Örneğin, 20 kişilik bir startup şirketi için e-posta ile gönderilen işe başlama kontrol listeleri artık yetersiz kalabilir. Öte yandan, 200 kişilik bir şirket, parçalı HRIS araçlarının veri yinelemelerine ve uyumluluk risklerine neden olduğunu fark edebilir.

İster onuncu takım üyenizi işe alıyor ister departmanlar arasında İK operasyonlarını genişletiyor olun, ClickUp İnsan Kaynakları takımınıza ihtiyaç duyduğu netliği, tutarlılığı ve kontrolü sağlar. İşe alım süreçlerinin yönetilmesinden işe alım kontrol listelerine, performans değerlendirmelerinin kolaylaştırılmasından çalışan bağlılığının izlenmesine kadar her şey tek bir güçlü platformda bulunur.

Özelleştirilebilir iş akışları, yapay zeka destekli otomasyon ve ortak belgeler sayesinde İK takımları şunları yapabilir:

Altı araç ve on elektronik tablo arasında geçiş yapmak yerine, ClickUp'ın İK platformu tüm çalışan yaşam döngüsünü tek bir yerden yönetmenizi sağlar. Akıllı, ölçeklenebilir ve kullanımı kolaydır.

Adım 2: Mevcut İK araçlarınızı, sistemlerinizi ve gölge iş akışlarınızı denetleyin

Yeni bir şey eklemeden önce, İK departmanınızda halihazırda neler olduğunu dürüstçe değerlendirin. İK teknolojisi denetiminizi aşağıdakileri listeleyerek başlatın:

Ardından, kimsenin bahsetmediği manuel iş akışları olan "gölge sistemleri"ni inceleyin:

Burada en önemli şey, resmi belgeleri ve gölge sistemleri dakikalar içinde bulmanıza yardımcı olabilecek güçlü bir arama motorudur.

ClickUp AI Bilgi Yönetimi, tüm İK belgelerinizin, politikalarınızın ve prosedürlerinizin depolandığı ve kolayca erişilebildiği merkezi bir hub sunar. AI destekli arama yetenekleri sayesinde, belirli bilgileri hızlı ve sezgisel bir şekilde bulmak mümkün olur, manuel aramalara harcanan zaman azalır ve takımınızın güncel kaynaklara erişebilmesi sağlanır.

İçeriği:

Ancak bazen bir başlangıç noktası ile başlamak daha kolay olabilir. ClickUp'ın şablonları bu konuda size yardımcı olabilir. 👇🏼

Ücretsiz şablonu edinin

ClickUp İK Bilgi Bankası Şablonu, İK belgelerini temiz ve gezinmesi kolay bir yapıda merkezileştirmeye yardımcı olur. İK ile ilgili her şey için aranabilir, erişilebilir bir kitaplık oluşturmak için idealdir.

İçeriği:

Ayrıca, ClickUp Çalışan El Kitapları, Politikalar ve Prosedürler Şablonu, maaş bordrosu ve tatil politikaları gibi önemli bilgileri tek bir erişilebilir belgede birleştirerek şirket politikalarının merkezileştirilmesine yardımcı olur.

İK süreçlerini belgelemek ve standartlaştırmak için ClickUp İK SOP Şablonunu kullanın. İşe alım ve çıkış görüşmeleri gibi prosedürlerin oluşturulmasını ve yönetilmesini kolaylaştırır.

3. Adım: Yazılımı takımınızın boyutuna ve büyüme eğrisine uygun hale getirin

Her İK platformunun bir uzay gemisi gibi olması gerekmez. 10 kişilik bir startup, kurumsal düzeyde uyumluluk iş akışlarına ihtiyaç duymaz ve 200 kişilik bir organizasyon, İK işlemlerini elektronik tablolar ve Slack konuları ile yürütemez. Karar vermeden önce şunu sorun:

Hedefiniz sadece bugünün İK ihtiyaçlarını çözmek değil, büyüme karşısında zorlanmayacak bir İK yazılımı seçmektir.

ClickUp Personel Planı Beyaz Tahta Şablonu, departman, dönem ve role göre personel ihtiyaçlarınızı tek bir esnek beyaz tahtada haritalamanıza yardımcı olan görsel bir planlama şablonudur. Şunları içerir:

Ücretsiz şablonu edinin

Bu şablon, operasyon liderleri ve insan kaynakları yöneticileri için özellikle işe yarar ve şirket hedefleriyle (sadece geçici takım talepleriyle değil) uyumlu bir işe alım planı oluşturur. 5 veya 50 kişi büyüyün, bu şablon iş gücünüzün gidişatını netleştirir.

4. Adım: Diğer teknolojilerinizle uyumlu çalıştığından emin olun

Şık bir arayüze ve "ödüllü gösterge panellerine" sahip bir İK platformuna karar vermeden önce, bir nefes alın ve mevcut araç setinizi inceleyin.

Kendinize şu soruyu sorun:

Cevabınız "çok fazla" ise, yalnız değilsiniz. İK liderlerinin %55'i mevcut teknolojilerinin gelişen iş ihtiyaçlarını karşılamadığını ve %51'i teknoloji yatırımlarının ROI'sini ölçemediğini belirtiyor. İşte bu noktada entegrasyon ve iş akışı uyumluluğu vazgeçilmez hale geliyor.

Örneğin, Google Çalışma Alanı, Zoom ve Slack kullanan orta ölçekli bir şirket, yerel olarak entegre olmayan İK araçlarından kaçınmalıdır. Aksi takdirde, İK ekibinizin haftası dışa aktarımlar, takvim uyuşmazlıkları ve kaçırılan güncellemelerle dolu bir karmaşaya dönüşür. Bu tür durumlarda gerçek tasarruf ne olabilir? Entegre iş akışları!

ClickUp AI Ajanları, bu birbiriyle bağlantılı görevleri ve iş akışlarını özerk bir şekilde yönetmek, verimliliği artırmak ve İK ekibinizin İK odaklı stratejik girişimlere odaklanmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Size şu konularda yardımcı olabilir:

Sonuç olarak, takımınızın gerçeklerine uygun bir İK yazılımı seçin, tersini yapmayın.

Adım 5: Satıcıları karşılaştırın ve deneyimi deneyin

En beğendiğiniz seçenekleri belirlediniz. Şimdi ne yapacaksınız?

Özellik listelerinin ötesine geçin ve her bir İK yazılım çözümünün gerçekte nasıl çalıştığını görün. Bunu flört etmeye benzetin: LinkedIn profilini bir kez inceledikten sonra hemen commit yapmazsınız, değil mi?

Kısa listeye aldığınız satıcılarla ürün demoları planlayın; ideal olarak, İK takımınızdan veya liderlik grubunuzdan birden fazla kişinin katılımıyla. Deneme sırasında şunları sorun:

En iyi uygulama? Birçok İK uzmanı, pahalı uzun vadeli platformlara geçmeden önce ideal İK iş akışlarının prototipini oluşturmak için kullanır. Aşağıdaki özellikleri test edebilirsiniz:

Önemli olan, deneme yapmaya hiç yer bırakmayan belirli bir araç türüne takılıp kalmamaktır. Dolayısıyla, büyük bir satın alma işlemi yapmadan önce ClickUp gibi esnek araçların İK eksikliklerinizi nasıl giderebileceğini keşfetmek istiyorsanız, şimdi deneme zamanı.

AI kullanım örnekleriyle HR fonksiyonlarını geliştirin

Yapay zekayı insan kaynakları süreçlerine entegre etmek artık sadece "belki" değil. İnsan gözetiminin çok az olduğu uçtan uca iş akışlarında size yardımcı olabilir.

İşte bazı yaygın senaryolar:

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

En iyi İK takımları bile bu tuzaklara düşer. Sizin düşmemeniz için yardımcı olalım.

Hata 1: Gerçek sorunları çözmek yerine parlak özelliklere kapılmak

Bu yeni araç "ruh hali izleme" veya "doğum günü hatırlatma botları" sunabilir, ancak maaş bordrosu darboğazlarını veya işe alım kaosunu çözebilir mi? Her zaman İK hedefleriniz ve sorunlu noktalarınızla (1. adımı hatırladınız mı?) hareket edin, havalı ama işe yaramayan eklentilerden oluşan bir istek listesi ile değil. İK yazılımı seçimi, teknoloji FOMO'su ile değil, iş ihtiyaçları ile uyumlu olmalıdır.

Hata 2: Gerçek kullanıcılarınızın ihtiyaçlarını göz ardı etmek

İK takımınız gelişmiş performans yönetimi araçlarına ihtiyaç duyarken, yöneticileriniz sadece OKR'leri izlemek için temiz bir yol arıyorsa... Ne yapmalısınız? Her iki ihtiyaç da önemlidir. Kullanıcı dostu bir arayüze ve yerleşik çalışan self servis özelliğine sahip bir İK yazılımı seçerek, yazılımın benimsenmesini kolaylaştırın.

Hata 3: Ölçeklenebilirlik ve özelleştirmeyi göz ardı etmek

Şu anda 15 kişilik bir takım için işe yarayan bir şey, 50 kişilik bir takımda işe yaramayabilir. Sizi kısıtlayan araçlardan kaçının. Sizi katı iş akışlarına zorlamadan, şirketinizin boyutuna ve İK karmaşıklığına göre ölçeklenebilen platformlara öncelik verin.

Hata 4: Platformu gerçek kullanım örnekleriyle test etmemek

Özellik listelerini okumak, aracı gerçekten kullanmak ile aynı şey değildir. Bir pilot uygulama yapın. Commit yapmadan önce, izin onayı veya işe alım planlaması gibi sahte bir İK süreci oluşturun.

Hata 5: BT veya hukuk departmanını bilgilendirmemek

Çalışan yönetimi verilerinin nerede depolandığını kontrol ettiniz mi? Uyumluluk gereksinimlerini karşılıyor mu? Kimler erişebilir? Doğru İK yazılımını seçmek, güvenlik, uyumluluk ve entegrasyonları sonradan değil, en başından itibaren dikkate almak anlamına gelir.

ClickUp: İnsan Kaynakları Yazılımını Seçmenin Daha Akıllı Yolu

Doğru İK yazılımını seçmek, insan kaynakları operasyonlarınızı geleceğe hazır hale getirmek anlamına gelir. Hedeflerinizi haritalamaktan klasik İK teknolojisi tuzaklarından kaçınmaya kadar, artık daha akıllı kararlar almak (ve daha az pişmanlık duymak) için net ve adım adım bir kılavuza sahipsiniz.

İşe alım, uyumluluk veya çalışan bağlılığı gibi konularda uğraşıyor olsanız da, doğru araç size netlik sağlamalı, daha fazla kaos yaratmamalıdır.

ClickUp ile sadece görev yönetimi elde etmezsiniz. AI destekli bilgi tabanı, otomatikleştirilmiş iş akışları, işe alım şablonları, İK gösterge panelleri, çalışan el kitapları, performans izleme ve daha fazlasını tek bir çatı altında elde edersiniz. Araç değiştirme yok. Yapıştırıcı bant yok.

Dağınık elektronik tablolar, kaybolan başvuru sahipleri ve gizemli SOP'leri geride bırakmanın zamanı geldi. İK'yı daha kolay, daha hızlı ve eğlenceli hale getirin (evet, eğlenceli).

İnsan kaynakları operasyonlarınızı yenilemeye hazır mısınız? ClickUp'a bugün kaydolun.