Kaynak Dağılım Yapısı Nasıl Oluşturulur?

Ünlü şef ve yazar Anthony Bourdain, mutfağını tugay sistemi kullanarak yönetiyordu. Mutfağı, yemeğin bileşenlerini hazırlayan istasyonlara ayırmıştı. Her istasyonda kendi malzemeleri, araçları ve çalışma alanları olan yardımcı şefler, aşçılar ve yardımcılar vardı.

Bu yapı sayesinde, "büyük ve yoğun bir mutfakta, akşam yemeği saatinin en yoğun anlarında bile, çok sayıda görev tek bir kişi, yani şef tarafından yönetilip koordine edilebilir" diyor

İş dünyasında, bu tür bir hiyerarşiye kaynak dağılım yapısı denir. Nedir bu, diye soruyorsunuz? Hadi öğrenelim.

Kaynak Dağılım Yapısını Anlama

Kaynak Dağılım Yapısı (RBS), bir projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynakların hiyerarşik bir şekilde düzenlendiği bir listedir. Bu kaynaklar insan, malzeme, finansal, bilgi kaynakları ve hatta zaman kaynakları olabilir.

Bu, genellikle birden fazla düzeyde organize edilen bir kaynak yönetim aracıdır; en üstte proje hedefi, her aşamada ise çeşitli kaynak kategorileri dallanır. Gerçek para hariç, maliyet oluşturan tüm kaynakları kapsar.

En önemlisi, RBS bir ada değildir. İş kırılım yapısı, risk kırılım yapısı vb. gibi çeşitli proje planlama faaliyetleriyle yakından iş birliği içinde çalışır. İşte nasıl.

İş kırılım yapısı (WBS), işi küçük, yönetilebilir görevlere ayıran belgedir. İyi bir RBS, bu belgeye uygun olacak ve her aşamada hangi kaynakların gerekli olacağını özetleyecektir.

Örneğin, bir yazılım geliştirme projesi minimum uygulanabilir ürün (MVP) aşamasına, 1. ve 2. aşamalara vb. bölünmüşse, RBS her aşamada gereken kaynakları listeler. MVP aşamasında şunlara ihtiyacınız olabilir:

MVP tamamlandıktan ve ürün piyasaya sürüldükten sonra, aşağıdakiler gibi ek kaynaklara ihtiyacınız olabilir:

RBS'nin uyum sağladığı bir diğer husus ise risk ayrıştırma yapısıdır. İşin her aşamasında riskler vardır. Birkaç ERP yazılım aracı, eksiksiz bir görünüm için RBS, WBS ve risk ayrıştırma yapısını birbirine bağlar.

Örneğin, MVP aşamasında performans sorunları olabilir. MVP üzerinde çalışan birkaç takım üyesi varsa, güvenlik riskleriyle karşılaşabilirsiniz. Kullanıcı bilgilerini topluyorsanız, veri gizliliği riskleri olabilir.

Kaynak dağılım yapısı, her aşamada bu riskleri azaltmak için gereken bileşenleri içerir. MVP aşamasında, RBS muhtemelen bulut altyapısı için ek kaynaklar içerecektir. Önemli bir ilgi olduğunda, RBS'ye güvenlik mühendisleri veya danışmanları listeye eklenebilir.

Kaynak ayrıştırma yapısının temellerini özetledik, şimdi de proje yönetiminde nasıl kullanıldığını görelim.

Proje Yönetiminde RBS'nin Rolü ve Önemi

Kaynak dağılım yapısı, proje yöneticilerinin planlama ve yürütme için kullandıkları birçok çerçeveden biridir. Proje yaşam döngüsü boyunca kritik bir rol oynar. İşte nasıl.

Kaynak tahsisi

Bir projeyi tamamlamak için hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu bildiğinizde, doğru kaynakları doğru zamanda işe alabilir, eğitebilir ve tahsis edebilirsiniz. RBS, proje boyunca kaynak tahsisi için bir yol haritası görevi görür.

Örneğin, RBS'de üçüncü sprint için ek geliştiricilere ihtiyaç olduğu belirtiliyorsa, proje yöneticisi kaynakları önceden işe almak/işe başlatmak için yollar bulabilir.

Planlama

Zamanlama, RBS'den daha çok iş kırılım yapısından etkilenmekle birlikte, RBS yine de anahtar bir rol oynar. WBS ve RBS'yi birlikte inceleyerek, proje yöneticileri kaynakların kullanılabilirliğine göre işleri planlayabilir.

Örneğin, ihtiyaç duyduğunuzda başka bir projeyle meşgul olan tek bir Scala geliştiriciniz varsa, ek personel işe almak yerine RBS'yi kullanarak işleri onların uygunluk durumuna göre yeniden planlayabilirsiniz.

İş yükü dağıtımı

Kaynak dağılım yapısı, projenin ihtiyaçlarını önceden belirler: Kaç kişi, ne kadar süreyle, hangi dönemde vb. Geliştirme aşaması maksimum kaynak gerektiriyorsa, ek yetenekleri işe alabilir/işe başlatabilir ve iş yükünü eşit olarak dağıtabilirsiniz.

Risk yönetimi

Temel olarak, kaynak dağılım yapısı bir tahmindir. Mevcut gereksinimlere dayalı olarak gelecekteki ihtiyaçları belirtir. Bu, aşağıdakiler gibi çeşitli proje yönetimi risklerini azaltır:

İyi bir RBS, bu olasılıkları öngörür ve meydana gelmeleri durumunda acil durum planları oluşturulmasına yardımcı olur.

Kritik yol analizi

Kritik yol yöntemi, minimum proje süresini hesaplamak için en uzun bağımlı görev dizisini belirleyen bir proje yönetimi tekniğidir. RBS, gerekli minimum kaynakları belirlemek için aynı işlevi görür.

Proje planlamanızı, iş yükü dağıtımınızı, risk yönetiminizi ve daha fazlasını optimize etmek için sağlam bir kaynak ayrıştırma yapısına ihtiyacınız var. İşte bunu oluşturmak için adım adım kılavuzunuz.

Kaynak Dağılım Yapısının Oluşturulması

RBS, bir projeyi tamamlamak için gereken kaynakların listesidir. Kulağa basit geliyor, değil mi? Ancak projenizin niteliğine bağlı olarak oldukça karmaşık olabilir. Kapsamlı bir çalışma için, ClickUp'ın Kaynak Yönetimi Yazılımı tarafından ustaca desteklenen aşağıdaki adımları deneyin.

1. Proje çıktılarını belirleyin

Projenin hedeflerini ve ilgili çıktıları net bir şekilde tanımlayarak başlayın. Hedefiniz belirli bir son tarihe kadar x özelliğe sahip bir MVP sunmaksa, tamamlamanız gereken görevleri ve alt görevleri haritalandırın. Zaten bir WBS varsa, onu kullanın.

Değilse, proje kapsamını tanımlayın. Tüm anahtar proje paydaşlarını bir araya getirerek beklentileri ve teslim edilecekleri tartışın.

Hızlı bir başlangıç için ClickUp'ın Proje Kapsamı Beyaz Tahta Şablonunu deneyin. Bu şablonu kullanarak çeşitli paydaşlardan faaliyetler, görevler ve son tarihler hakkında bilgi toplayın. Bilgileri özetleyin ve daha sonra başvurmak üzere görsel olarak düzenleyin.

Bu Şablonu İndirin

2. Kaynak kategorilerini belirleyin

RBS'nizin üst düzey dallarını oluşturacak birincil kaynak kategorilerini belirleyerek başlayın. Bunlar şunlar olabilir:

RBS'nin bir hiyerarşi olduğunu unutmayın. Bu nedenle, kaynakları her bir birincil kaynak kategorisi altında belirli bileşenlere ayırın. Örneğin, insan kaynakları şu şekilde ayrılabilir:

Proje yeterince büyükse, daha ayrıntılı bir inceleme yapabilirsiniz. Örneğin, bir UI tasarımcısı, animasyon tasarımcısı, marka tasarımcısı vb.

Bu Şablonu İndirin

Kaynak planlamaya yeni başlıyorsanız, tam size göre bir şeyimiz var. Görevleri ve kaynakları tek bir yerde görselleştirmek için ClickUp Kaynak Planlama Şablonunu deneyin. Bu şablonla saatleri takip edebilir, alt yüklenicileri yönetebilir ve takımınızın iş akışlarını izleyebilirsiniz.

3. Kaynak ayrıntılarını ekleyin

En ince ayrıntılara kadar inin. WBS veya proje kapsam belgesini kullanarak kimin ne yapacağına dair sorular sorun. Hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olun.

En sık ihtiyaç duyulan bilgilerden bazıları beceri, deneyim, ücret, uygunluk vb. Örneğin

Ayrıca, sayılara da dikkat edin. Kaç iş analisti, geliştirici veya test uzmanına ihtiyacınız olduğunu öğrenin ve bunu belgelendirin.

4. Rol için doğru kişileri belirleyin

Bu noktada, teorik planlamadan pratik senaryolar oluşturmaya geçmeye hazırsınız. Her rol için, uygunluk durumlarına göre doğru çalışanı seçin.

ClickUp'ın İş Yükü Görünümü, tüm takım üyelerinin kullanılabilirliğini tek bir yerden görmek için harika bir yoldur. Bu görünümde, bir kişinin şu anda ne üzerinde çalıştığını da görebilirsiniz. Böylece, başka bir şeye atanmış bir kaynağa ihtiyacınız olursa, proje yöneticisiyle konuşarak kaynağın yeniden atanmasını veya paylaşılmasını sağlayabilirsiniz.

Biraz daha yapılandırılmış bir şablon tercih ediyorsanız, ClickUp Çalışan İş Yükü Şablonunu deneyin. Bu gelişmiş düzey şablon, kapasite planlaması, işleri görselleştirme, zaman tahminlerini gerçeklerle karşılaştırma ve daha fazlasında yardımcı olur.

ClickUp Çalışan İş Yükü Şablonu ile iş yükü yönetiminizi çocuk oyuncağı haline getirin.

5. Noktaları birleştirin

İyi bir kaynak ayrıştırma yapısı, bir listeden daha fazlasıdır. Projeyi tamamlamak için tüm kaynakların birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğinin bir görünümüdür. Daha önce gördüğümüz gibi, bu hiyerarşik bir şekilde gerçekleşir ve kaynak dengelemeye yardımcı olur.

Bu nedenle, kaynakları hiyerarşik olarak düzenleyin; en genel kategorileri en üste, belirli alt kategorileri ise yapıya doğru aşağıya doğru yerleştirin. Bir kaynak ayrıştırma yapısı örneği şöyle olabilir:

6. Projeyi kurun

Herhangi bir aksaklığı gidermek için projeyi ClickUp gibi bir kaynak yönetim aracında kurun. ClickUp Görevleri'ni kullanarak iş kırılım yapısını düzenli bir şekilde yayınlayın. Ardından, her göreve kaynaklar ekleyin, son teslim tarihlerini belirleyin ve açıklamalar ekleyin. Gerekirse ek dosya veya harici dosya bağlantıları da ekleyebilirsiniz.

Tekerleği yeniden icat etmeye gerek yok. ClickUp Kaynak Tahsis Şablonu'nu kullanarak projeniz için ihtiyacınız olan tüm malzemeleri ve insan gücünü takip edin. Bu orta düzey şablonla her kaynak hakkında ayrıntılı notlar alın, kullanılabilirliklerini yönetin, takım yapısını görselleştirin ve daha fazlasını yapın.

Bu Şablonu İndirin

Şimdi, RBS'yi ve proje kurulumunu müşteri, sponsorlar, takım liderleri ve takım üyeleri dahil olmak üzere paydaşlarla paylaşın. Onları tahminlerdeki tutarsızlıkları belirtmeye davet edin.

İlgili tüm görevleri ve kaynakları görmek için ClickUp Liste görünümünü kullanın. ClickUp Pano görünümü, işi farklı aşamalara göre düzenlemek için idealdir. Ayrıca, ClickUp Gantt Grafiği görünümü, bağımlılıkları ve zaman çizelgelerini görselleştirmeye yardımcı olur.

Kulağa basit geliyorsa, öyledir. Ancak, basit olanın her zaman kolay olduğu anlamına gelmediğini unutmayın. Kaynak dağılım yapısı oluşturma sürecinde bazı zorluklarla karşılaşabilirsiniz.

Proje yöneticilerinin sıkça karşılaştığı bazı zorluklar ve bunları aşmak için atılması gereken adımlar.

RBS'nin Uygulanmasındaki Zorluklar ve Çözümler

Projeler karmaşık hale gelebilir, kapsam genişleyebilir ve projeyi oluştururken belirlediğiniz hedefler değişebilir. Bu gibi durumlarda ne yapılacağını görelim.

1. Yetersiz kaynak belirleme

Proje yöneticilerinin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, gerekli kaynakları doğru bir şekilde belirleyememektir. Bunun nedeni, projeye ilişkin görünürlük eksikliği, yanlış iş kapsamı veya gerekenlerin hafife alınması olabilir.

Her iki durumda da, RBS'niz ihtiyacınız olan tüm kaynakları içermiyorsa, bütçe aşımı ve gecikmelerle karşılaşabilirsiniz. Bunu önlemek için:

2. Gelişen proje gereksinimleri

Çevik projeler, doğası gereği değişime uyum sağlayabilir. Projenin başında oluşturduğunuz RBS, birkaç sprintten sonra yetersiz hale gelebilir. Bu durum, kaynak yönetimi için sakıncalı olmakla birlikte kaçınılmazdır.

Buna uyum sağlamak için:

Bunun için ClickUp Docs gibi bir araç kullanıyorsanız, değişiklikleri vurgulayabilir ve paydaşlarla paylaşarak onlara işbirliği içinde düzenleme veya yorum olarak geri bildirim bırakma olanağı verebilirsiniz. Örneğin, proje maliyetlerindeki değişiklikleri gösterebilir, böylece proje sponsoru veya finans müdürü onaylayabilir.

3. Paydaşların desteğinin olmaması

Erken aşamadaki proje yöneticileri, başkalarına danışmadan kaynak ayrıştırma yapısı oluşturma hatasına düşebilir. En iyi niyetlerine rağmen, tek başına çalışmak daha sonra kaynak kısıtlamalarına yol açabilir.

Örneğin, bir proje yöneticisi bir UI tasarımcısının yeterli olacağını varsayabilir. Ancak, UX liderinin mikro animasyonlarda da yetkin bir UI tasarımcısı olmayabilir, bu da iki kişiye ihtiyaç olduğu anlamına gelir.

Bunu önlemek için, her düzeyde paydaşların desteğini alın. Tüm paydaşları RBS'yi gözden geçirmeye ve optimum kaynak kullanımı sağlamak için onay vermeye teşvik edin.

4. Kafası karışık takım üyeleri

Kaynak dağılım yapısı, projenin yönetim yapısını tanımlama rolünü de oynar. Bu, kimin kime rapor vereceği, kimin kimin işini gözden geçireceği vb. bilgileri içerir.

Net bir hiyerarşi ve aktif onaylama olmadan takım yönetimi kaotik hale gelebilir. Örneğin, ön uç geliştiriciyi UX hiyerarşisine eklemiş olabilirsiniz, ancak kaynak geliştirme başkanı altında çalıştığını düşünebilir.

Şeffaflık ile bu tür durumları önleyin. Kaynak dağılım yapılarını yayınlayın ve tüm takım üyelerini incelemeye davet edin. Herkesin kolayca anlayabilmesi için yapıları temiz ve görsel olarak düzenleyin. Herhangi bir endişe veya geri bildirim olması durumunda iletişim kanallarını açın.

Projelerinizi Yapılandırın ve ClickUp ile Bir Üst Düzeye Geçin

Günümüzün çevik yazılım projeleri özerkliği ve öz yönetimi ön plana çıkarır, bu da Bourdain'in işleri organize etme sisteminin ters etki yaratabileceği anlamına gelir. Ancak, öğrenilmesi gereken daha derin ve daha temel bir ders vardır.

Bourdain'in mutfağı, bir projeyi etkili, tutarlı ve yüksek baskı altında gerçekleştirmek için, kimin neyden sorumlu olduğunu ve işin bir adımdan diğerine nasıl geçtiğini açıkça belirleyen bir kaynak dağılım yapısına (RBS) ihtiyaç olduğunu gösterir.

ClickUp gibi sağlam bir proje yönetimi aracı, kaynak dağılım yapısını planlama sürecinize entegre edebilir. Başka bir Google Doküman veya E-Tablo oluşturmadan, ClickUp'ı kullanarak tüm projeyle ilgili belgelerinizi tek bir yerde tutabilirsiniz.

Dahası var! Platformda çeşitli paydaşlarla paylaşım yapabilir, düzenleme yapabilir ve işbirliği yapabilirsiniz. İleride kullanmak üzere kendi özel kaynak dağılım şablonunuzu da oluşturabilirsiniz.

Proje çalışma alanınızı birleştirin. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.