Bu makaleyi yazarken, yedi tarayıcı sekmesi, zaman takibi için ClickUp, iletişim için Slack ve önümde görünen şarj olan cep telefonum arasında geçiş yapıyorum. Bu, tek bir görev için çok fazla uygulama açılmış gibi geliyorsa, daha başlamadık bile.
harvard Business Review [HBR] araştırmacıları, "Tek bir tedarik zinciri işlemini gerçekleştirmek için, ilgili her kişi 22 farklı uygulama ve benzersiz web sitesi arasında yaklaşık 350 kez geçiş yaptı" diye yazmıştır.
Araştırmaya göre, ortalama bir kullanıcı günde yaklaşık 1200 kez farklı uygulamalar ve web siteleri arasında geçiş yapmaktadır. Tüm bu dikkat dağınıklığının bir bedeli vardır. Bu blog yazısında, uygulamalar arasında sürekli geçiş yapmanın bedeli [anahtar vergisi olarak da bilinir] ve bunu nasıl önleyebileceğiniz hakkında konuşacağız.
Anahtar Vergisi nedir?
Anahtar vergisi, sık görev veya uygulama geçişi nedeniyle yaşadığınız verimlilik kaybıdır. Anahtar öğesi, işteki bağlam geçişini ifade eder. Vergi öğesi ise ödediğiniz bedeli ifade eder:
- Sekmeler, uygulamalar veya cihazlar arasında fiziksel olarak geçiş yapma
- Bu sekmeler, uygulamalar veya cihazlar için ek yükleme süresi
- Yeni uygulamaya, arayüzüne ve amacına uyum sağlama
- İş akışında bir sonraki adıma geçmeden önce yeni uygulamada bilgileri toplayın veya eylemi gerçekleştirin
- Ş Akışı'nın parçası olmayan uygulamalardan kaynaklanan dikkat dağınıklıkları, örneğin kişisel cep telefonundaki aşırı bildirimler
Vergi anahtarı, kurumsal verimliliği çeşitli şekillerde etkileyebilir.
Vergi anahtarının verimlilik üzerindeki etkisi nedir?
İlk bakışta, birden fazla uygulama/sekme kullanmak çok doğal, hatta gerekli gibi görünebilir. Bir yazar araştırma yapmadan nasıl yazabilir? Bir geliştirici araç seti olmadan nasıl kod yazabilir? Bir müşteri hizmetleri yöneticisi birden fazla uygulamaya erişmeden ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere nasıl ulaşabilir?
Uygulamalar arasında bazı hareketler kaçınılmaz olsa da, aşırı olduğunda anahtar vergisi katlanarak artabilir.
Stres ve odak kaybı: Aşırı anahtar değiştirme, beynin iş üzerinde önemli bir etkisi olan stres hormonu kortizol üretmesine neden olur. Odaklanmayı azaltır, en basit görevleri bile geciktirir ve çalışanın refahını etkiler.
Etkisizlik: Uygulamalar arasında geçiş yapmak, kullanıcıların her seferinde yeniden odaklanmalarını gerektirir. Kısa süreli hafızada tutulan bilgiler azalır, bağlam kaybolur ve genel süreç etkisiz hale gelir.
Verimsizlik: HBR araştırması, bireylerin her bağlam değişikliğinde iki saniyeden biraz fazla zaman kaybettiğini ortaya koydu. Bu, haftada dört saate, yılda beş iş haftasına kadar zamanınızı sadece yeniden odaklanmak için harcadığınız anlamına gelir. Bu da gereksiz gecikmelere ve genel verimsizliğe neden olur.
Daha yüksek hata oranları: Odak noktasının sürekli değişmesi, hatalara ve gözden kaçırmalara yol açabilir, bu da bunları düzeltme maliyetini artırır.
İş kalitesinde düşüş: Bağlam değiştirme, odaklanma süresini olumsuz etkiler. Dikkatin dağılması, ofis çalışanlarının işlerini tamamlamak için daha uzun saatler ve daha fazla zihinsel çaba harcaması ve kaliteyi artırmak için zihinsel alan bulamaması anlamına gelir.
Yaratıcılığı engelleme: Bir kişi her işlem için düzinelerce uygulama arasında geçiş yapmak zorunda kaldığında, yaratıcı zihni yerine bir kontrol listesi tarafından yönlendirilir. Bağlam değiştirme, dikkati parçalayarak, derinlemesine çalışmayı kesintiye uğratarak, yaratıcılığı ve yeniliği engelleyerek aşırı anahtar vergisine yol açar.
Hiç bir uygulamaya Alt-Tab tuşlarıyla geçtiğinizde "Bir dakika, ben ne yapıyordum?" diye düşündünüz mü? O zaman anahtar vergisini ödemişsiniz demektir. Yıllık 100.000 dolar kazanan bir kişi, anahtar vergisi olarak 9.000 dolar [beş haftalık maaşına kadar] ödeyebilir.
Bu, sektörden sektöre önemli ölçüde farklılık gösterebilir. İşte nasıl.
Anahtar Verginin Farklı Sektörlere Etkisi
Yukarıda tartıştığımız genel etki tüm sektörler için geçerlidir. Ancak, bazıları anahtar vergisini diğerlerinden farklı şekilde deneyimlemektedir. İşte nasıl.
Finans
Finans takımları karmaşık hesaplamalar, raporlama, tahminler ve uyumluluktan sorumludur. Her görev için, proje yönetimi, e-posta ve sayısız elektronik tablonun yanı sıra ERP, finansal planlama, bordro, uyumluluk vb. için yazılımlar arasında geçiş yaparlar.
Finans takımlarındaki çalışanlar için en büyük anahtar vergisi, sistemler arasında manuel olarak veri aktarımı sonucu ortaya çıkan hatalar ve yanlışlıklardır. Hesaplamada bir sıfırın eksik olması, tüm sistemde aşırı bileşik etkilere yol açabilir!
Pazarlama
Pazarlama takımlarının planlama, içerik oluşturma, kreatif tasarım, yayınlama, dağıtım, izleme, veri analizi, proje yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi [CRM] ve daha fazlası için çeşitli uygulamalar kullandığı bilinmektedir.
Pazarlama, bir kuruluşun en yaratıcı departmanlarından biri olmasına rağmen, çalışanlar kullandıkları araçlar tarafından sürekli olarak dikkatleri dağılmaktadır. Bu dikkat dağınıklığı yaratıcılığı olumsuz etkileyerek kuruluş içinde sıkıntıya yol açmaktadır.
İnsan kaynakları
İK takımının araç seti, işe alım, oryantasyon, çalışan yönetimi, sosyal haklar yönetimi, performans yönetimi vb. için uygulamalar içerir. Örneğin, bir yetenek kazanımı uzmanı, Aday İzleme Sistemi [ATS], e-posta, mülakat planlama aracı, belge yönetim sistemi, Microsoft Teams vb. arasında geçiş yaparak tek bir adayı işler.
Bu parçalanma, işe alım sürecini yavaşlatabilir ve gecikmeler nedeniyle en yetenekli çalışanları kaybetme riskini artırabilir.
Ürün
Ürün takımları, sahip oldukları teknoloji yığınıyla bilinir. Belgeler, yol haritaları, hedefler, görevler, hata izleme, DevOps entegrasyonları, standup notları, geri bildirim ve geriye dönük değerlendirmeler, demo sunumları, zaman faturalandırma yazılımları vb. Bu iş araçlarının neredeyse tamamı gereklidir.
Bu araç yığınını konsolide etmeden ve entegre etmeden, bunlar arasında geçiş yapmak döngü sürelerini gereksiz yere uzatabilir, kaliteyi düşürebilir ve yenilikçiliği engelleyebilir.
Pazarlamacı, yazar, programcı, müşteri hizmetleri yöneticisi veya sanatçı olun, anahtar vergisi gereksizdir. Bazı bağlam değişiklikleri kaçınılmaz olsa da, iş akışlarınızda basit değişiklikler yaparak anahtar değiştirmeye harcadığınız zamanı en aza indirmenin yollarını burada bulabilirsiniz.
Anahtar Vergisini Azaltma
Sadece birden fazla uygulamaya sahip olmanın anahtar vergisine yol açmadığını unutmak önemlidir. Modern bilgi işlerinde, işi tamamlamak için bir dizi uygulama gereklidir. Çoğu durumda, bu uygulamalar görevleri de hızlandırır.
Anahtar vergisi, bu uygulamalar arasında gereksiz ve karmaşık bir şekilde aşırı geçiş yapıldığında ortaya çıkar. Anahtar vergisini zahmetsizce önlerken, aynı anda birden fazla proje ve görevi yönetmenin yollarını öğrenin.
İş akışlarınızı yeniden düşünün
Mevcut iş akışlarınızı düşünmek için zaman ayırın. Örneğin, bir pazarlama takımı olarak, yapacağınız tüm görevleri ve işin bir adımdan diğerine nasıl aktığını düşünün.
Süreçte kullandığınız araçları haritalandırın. ClickUp Beyaz Tahta, mevcut iş akışlarını çizmek için harika bir işbirliği alanı sunar.
Yinelenenleri ve gereksizleri belirleyin. Örneğin, içerik oluşturmak için Google Dokümanlar, Microsoft Word ve Not Defteri kullanıyor olabilirsiniz.
İdeal durumunuzu tasarlayın. ClickUp Zihin Haritaları'nı kullanarak en verimli sürecinizin nasıl olabileceğini hayal edin. Veya ClickUp görünümlerini kullanarak iş akışınızı 15'ten fazla özelleştirilebilir şekilde görselleştirin.
Araçları ve bilgileri birleştirin
İşlerin sorunsuz bir şekilde akışını sağlamak için bilgileri birleştirmeniz ve takımdaki herkesin bu bilgilere erişebilmesini sağlamanız gerekir. Örneğin, bir İK uzmanı olarak, başvuru sahibi bilgilerini ATS'de, teklif mektubunu Google Dokümanlar'da ve müzakere konuşmalarını e-postada saklıyorsanız, bu üçü arasında anahtar değiştirme yapmanız gereksizdir.
Tüm iş akışını tek bir araçta ayarlamayı deneyin. ClickUp Formları, başvuru sahibi bilgilerini tek bir yerde toplamanıza yardımcı olur. Teklif mektubunu PDF olarak başvuru görevine yükleyebilir ve yorumlarda müzakere görüşmelerini yönetebilirsiniz. Bu, birden fazla uygulama arasında geçiş yapmadan başvuru sahibi yaşam döngüsünü yönetmenize yardımcı olur.
Araçlarınızı entegre etmenin yollarını bulun. Çeşitli yazılımlar kullanmanız gereken durumlarda, bilgileri birincil aracınıza aktarın ve buradan başka yerlere taşıyın. ClickUp, tüm iş akışlarınız için tek bir pencere haline gelmek üzere 1000'den fazla entegrasyon sunar.
Raporlama yetenekleri oluşturun. Bu entegrasyonlarla, ClickUp Gösterge Paneli ihtiyacınız olan tüm raporları tek bir yerden görüntülemenizi sağlar. Kabul oranları, yanıt süreleri, başvuru sahibi deneyimi vb. gibi yetenek kazanımı metriklerini görün. Bu bilgileri kullanarak iş akışlarını optimize edin ve anahtar vergisi ödemekten kaçının.
Arama özelliği ile hepsi bir arada bir iş yeri oluşturun
Bilgilerin birleştirilmesi erişimi sağlar. Ancak bu tek başına yeterli değildir. Programladığınız özelliğin kabul kriterlerini aramak için zaman harcamak zorunda olduğunuz bir yazılım geliştirme takımında olduğunuzu hayal edin.
Etkili olmak için takımların ek anahtar vergisi ödemeden bilgi bulabilmesi gerekir. ClickUp'ın evrensel arama özelliği tam da bunu önlemek için tasarlanmıştır.
- ClickUp, bağlı bir uygulama veya yerel sürücünüzde bulunan herhangi bir dosyayı hızla bulun
- Bağlantılara kısayollar eklemek, metinleri daha sonra kullanmak üzere saklamak ve daha fazlasını yapmak gibi özel arama komutları ekleyerek her şeyi tek bir yerden arayın
- Aramayı favori uygulamalarınıza genişletin ve hepsini tek bir yerden arayın
- Komut Merkezi, Global Eylem Çubuğu veya masaüstünüz dahil olmak üzere hemen her yerden arama yapın
Otomasyon
Takımlar, durum güncelleme veya görevleri işaretleme gibi küçük görevler için çeşitli uygulamalar arasında geçiş yapar ve bunların çoğu kolayca otomatikleştirilebilir. Otomasyon, iş akışlarını kolaylaştırır, tekrarlayan görevleri yönetir ve manuel çabayı en aza indirir.
ClickUp Otomasyonları
100'den fazla ClickUp Otomasyonu ile görev atama, yorum gönderme, durum değiştirme, gecikmeleri bildirme gibi yoğun işleri ortadan kaldırın.
Örneğin, sipariş yönetimi yazılımına girilen bir müşterinin bilgileri otomatik olarak ClickUp'a güncellenebilir, böylece tek bir paylaşımlı iş akışı sağlanır ve aynı verileri birden fazla yere manuel olarak girme gereği ortadan kalkar.
ClickUp Brain
Anahtar vergisini ortadan kaldırmak için görevlerinizde yapay zekayı kullanın. Toplantı notlarını özetlemekten cevapları bulmaya kadar, ClickUp Brain benzersiz ihtiyaçlarınız için kişisel asistanınız olabilir.
ClickUp ile Anahtar Vergisinden Tasarruf Edin
Dijital dünyadaki işlerin çoğu, çeşitli yerlerden gelen verilere bağlıdır. Bu verilerin sağladığı değer, genellikle bir kuruluşun en büyük farklılık yaratıcı unsurudur. Ancak bunun bedeli, yani anahtar vergisi, genellikle çok yüksek olabilir ve hiçbir zaman yönetimi tekniği bunu önleyemez.
ClickUp size yardımcı olmak için burada. Çok sayıda özellik, görünüm, entegrasyon ve yapay zeka destekli evrensel arama ile ClickUp, hepsi bir arada çalışma alanınız olacak şekilde tasarlanmıştır.
İşinizi verimli hale getirin. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!