Dünya çapında işletmeler ve bireyler, iletişim kurmak, işlerini yapmak ve büyümek için Microsoft Teams'i kullanıyor. Sektörler genelinde yaklaşık 320 milyon kullanıcı bu platformu aktif olarak kullanıyor.
Microsoft Teams'i en verimli şekilde kullanabilmek harika olmaz mı? Bu, takımlarınızın bağlantı kurma, işbirliği yapma ve verimliliği artırma şeklini değiştirecek.
İş akışlarınızı geliştirmenize ve takımlarınızı birbirine yaklaştırarak daha iyi işbirliği yapmasına yardımcı olacak en iyi ipuçlarını ortaya çıkaracağız. Temel işlemlerden gelişmiş fonksiyonlara kadar uzanan kolay püf noktaları sunuyoruz.
Ayrıca, Microsoft Teams hesabınızın güvenliğini sağlama konusunda da ipuçları vereceğiz. Microsoft Teams'ten en iyi şekilde yararlanmayı öğrenmek için okumaya devam edin.
En iyi 20 Microsoft Teams püf noktası ve ipucu
İşte en iyi Microsoft Teams ipuçları ve püf noktalarından bazıları:
1. Konuşmalarınızda önemli mesajları bulun
Görevler birikip çeşitli sorumluluklar yığıldıkça, geçmiş konuşmalarınız ve dosyalarınız arasında gezinmek zorlaşır.
Arama çubuğu özelliği, izini kaybettiğiniz dosyalara ve projelere hızlı bir şekilde erişmenizi sağlar. Arama çubuğuna aradığınızı yazın ve Enter tuşuna basın. Sonuçlar, kişiler ve dosyalar için farklı sekmelerle sol bölmede görünür. Daha spesifik bir arama yapmak için sekmeler arasında geçiş yapın.
Ayrıca, Anahtar Kelime Sorgu Dili (KQL), aramalarınızı basitleştirmek için gelişmiş bir yöntemdir. Arama kapasitesini artırmak için anahtar kelimeler kullanır. MS Teams'te aramanızı daraltmak için şu anahtar kelimeleri kullanmayı deneyin:
- "Gönderen:" ifadesinin ardından kişinin adı gelir
- "Konu:" ifadesinin ardından konu satırı veya içindeki anahtar kelime gelir
- "In:" ifadesinin ardından kanalın veya grup sohbetinin adı gelir
- "Gönderildi:" ifadesinin ardından mesajın tarihi
2. Bir takım kanalı oluşturun ve aynı anda birden fazla kişiye mesaj gönderin
Microsoft Teams ile, bir Teams kanalı oluşturarak birden fazla takım üyesine mesaj gönderin ve kuruluşunuz içinde iletişim kurun. Takımınıza kişi eklemek için şu adımları izleyin:
- Takımlar listenizde, Katıl veya Takım Oluştur'a tıklayın
- Takım oluştur'u seçin
- Sıfırdan Takım Oluştur'u seçin
- Kuruluş genelinde seçim yapın
- Takımın adını girin ve Oluştur'a tıklayın
Bu takım, tek bir mesajla herkese birden fazla mesaj göndermek için kullandığınız kanal görevi görür. Misafir kullanıcılar hariç herkes mesajınızı görebilir. Ayrıca, diğer takım üyeleri Microsoft 365'e eklendiklerinde veya Microsoft 365'ten kaldırıldıklarında otomatik olarak güncellenir.
3. Sharepoint kullanımını entegre edin
Sharepoint, dosyaları güvence altına almak ve paylaşmak için kullanılan entegre bir Microsoft platform udur.
Dosya sekmesine tıklayarak Sharepoint ile takımınızdaki diğer kişilerle dosya paylaşın. Office Online veya masaüstü uygulamasını kullanarak dosyalar üzerinde işbirliği yapın ve çalışın.
4. Kanallarınızı ve takımlarınızı yeniden düzenleyin
Birden fazla kanalı yönetmek kafa karıştırıcı olabilir. Bu nedenle, kanalları yeniden düzenlemek işleri netleştirmek için harika bir yoldur!
Takımları sürükleyip bırakarak istediğiniz pozisyona ve sırayla yerleştirin. En çok talep gören takımları veya kanalları sabitlenmiş klasörler listenize bırakın. Aktif üyesi olmadığınız kanalların takım adının yanındaki üç noktaya tıklayarak kanalları gizleyin.
Gizli takımları görmek için:
- Sol taraftaki Teams listenizin en altına gidin ve "Gizli takımlar"ı seçin
- Aradığınız takımı bulun
- Daha fazla seçenek simgesine tıklayın ve ardından "Göster"i seçin
Benzer şekilde, bir takım içindeki gizli kanalları görüntülemek için "gizli kanallar" ve "Göster" seçeneklerini seçin
5. Durum sürenizi değiştirin
İşte başka bir yararlı Microsoft Teams ipucu: Durum süresi ayarlarını, belirlenen bir süre sonra durumunuzu otomatik olarak "meşgul"den "yok"a geçirecek şekilde ayarlayın, böylece insanlar çevrimiçi olmadığınızı bilirler.
Aşağıdaki adımları izleyerek bu ön tanımlı ayarı değiştirin:
- Sağ üst köşedeki profil resmine tıklayın
- Durum okunu seçin
- Süre seçeneğinden 30 dakika, 1 saat, 2 saat, bugün ve bu hafta arasından seçim yapın. Listelenen seçeneklerden hiçbiri uygun değilse özel bir zaman aralığı ayarlayın
6. Ana konuşmaları yer imlerine ekleyin
Konuşmaları yer imlerine ekleme, konu başlıklı tartışmaları profilinize kaydederek izlemeyi kolaylaştıran kullanışlı bir özelliktir.
Tüm konuşmaların, takımların, kanalların, projelerin, toplantıların ve belgelerin tek bir yerde olması bazen gezinmeyi zorlaştırabilir. Gerekli ayrıntılara erişmek için önemli konuşmaları yer imlerine eklemek için şu basit adımları izleyin:
- Yer imlerine eklemek istediğiniz konuşmanın ardından üç noktaya tıklayın
- Bu mesajı yer imlerine eklemek için Kaydet'e tıklayın
Kaydedilen yer imlerini görüntülemek için profil resminize tıklayın ve Kaydedilen'e gidin. Yer imini kaldırmak için kanalın önündeki kaydedilen simgesine tekrar tıklayın.
Konuşmaları kaydetmek, belirli bir göreve dalmışken ve daha sonra görmek için önemli bir şeyi saklamak istediğinizde de yararlı olabilir.
7. Acil sohbet bildirimleri
Bazen, acil iletişim, hızlı yanıtlar ve kritik veya zaman hassasiyeti olan sorunlara zamanında müdahale için acil mesajlar göndermeniz gerekir. Microsoft Teams, içeriğin aciliyetini alıcıya hemen bildirmek için mesajları "Acil" veya "Önemli" olarak işaretlemenizi sağlar.
Eylem ve Uygulamalar > Teslimat Seçeneklerini Ayarla'ya gidin. Bir mesajı önemli olarak etiketlediğinizde, mesajı okunana kadar her iki dakikada bir, mesajın alıcısına veya alıcı grubuna bildirim gönderilir.
8. Anket yapın
Anket yapmak zor olabilir. İnsanların ilgisini canlı tutarken doğru yanıtları toplamak ve verileri analiz etmek gerekir.
Microsoft Teams, anketleri kolaylaştırır. Anketinizi oluşturmak için mesaj kutusunun altındaki Formlar simgesine tıklayın. Sorunuzu buraya yazın ve olası cevapları listeye ekleyin. Kullanıcıların birden fazla seçenek seçebilmesini sağlamak için Çoklu cevaplar anahtarını açın.
Anketi gönderin ve gruptaki kişilerden yanıtları otomatik olarak toplayın. Grup, anket yanıtlarının gerçek zamanlı özetlerini alır.
9. Farklı arka planlar kullanın
Odanız dağınık ve toplantınız beş dakika sonra başlıyor. Ne yapacaksınız? Microsoft Teams, arka planınızı bulanıklaştırmanıza veya bir görüntüyle değiştirmenize olanak tanır.
Arka planınızı bulanıklaştırmak için ses ve video ayarlarına gidin, yanındaki üç noktaya tıklayın ve "Arka planımı bulanıklaştır"ı seçin. "Arka plan efektlerini göster"i seçip kenar çubuğundan bir görüntü seçerek belirli bir görüntüyü arka plan olarak kullanın.
10. Stream aracılığıyla toplantı transkripsiyonlarına erişin
Toplantı transkriptleri, ileride başvurmak üzere tartışmaları, kararları ve eylem öğelerini kaydetmeye yardımcı olur. Microsoft Teams ile basit adımlarla toplantı transkriptinizi indirin.
Bunu yapmak için, toplantı kaydınızı veya konuşmalarınızı Microsoft Stream'e yükleyin. Üç noktaya tıklayın ve Video ayrıntılarını güncelle'yi seçin. Burada, video dilini seçin ve otomatik olarak oluşturulan altyazı dosyasına erişin.
Ardından, Microsoft Stream'den toplantı transkripsiyonunu indirin.
11. Kuruluşunuzda olmayan kişilerle bağlantı kurun
Microsoft Teams'in en yararlı özelliklerinden biri, Teams'inize harici misafirler eklemenize olanak tanımasıdır.
Misafir erişimini kullanarak Gmail, Outlook veya başka bir e-posta hesabına sahip herkesi Teams toplantınıza davet edin, paylaşım yapın ve işbirliği yapın.
12. Power Automate Uygulaması ile görevleri otomatikleştirin
Tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek süreçlerinizi hızlandırın.
Power Automate uygulamasını indirin ve Teams'deki gezinme çubuğuna sabitleyin. Uygulamadaki mevcut şablonları kullanın veya kişiselleştirilmiş bir iş akışı oluşturun.
13. Immersive Reader ile çoklu görev yapın
Bir başka önemli Microsoft Teams ipucu: Immersive Reader, MS Word ve PowerPoint gibi Microsoft Office 365 uygulamalarında bulunan harika bir özelliktir. Metin okuma özelliği sayesinde, siz başka işlerle uğraşırken gönderileri, sohbet mesajlarını ve belgeleri size okur.
Sürükleyici Okuyucu modunu kullanmak için, mesajın yanındaki üç noktaya tıklayın, "Sürükleyici Okuyucu" seçeneğini seçin ve ardından Oynat'a tıklayın.
14. Microsoft Beyaz Tahta'yı kullanarak işbirliği yapın
Bir başka mükemmel Microsoft Teams ipucu ise, işbirliği ve paylaşım için Microsoft Beyaz Tahta'yı kullanmaktır.
Tüm üyelerin çizim araçlarını kullanarak metin ve resim ekleyebileceği sanal bir beyaz tahtaya erişin. Beyaz tahtaları kanallara ve sohbetlere entegre edin ve toplantılar sırasında kullanın.
15. Takvimle etkinlikler planlayın
Teams masaüstü uygulamasındaki etkinlik takvimi ile Teams toplantılarını bir daha asla kaçırmayın. Yaklaşan etkinlikleri özetleyerek yaklaşan etkinliklerden haberdar olmanıza yardımcı olur.
Yapmanız gereken tek şey bir kanal seçmek, + simgesine tıklamak ve takvim simgesini seçmek. Etkinliğin adını girin ve ekle'ye tıklayın.
16. AI'yı entegre ederek işlemleri basitleştirin
AI araçları, iş operasyonlarınızda yardımcı olmak ve süreçleri hızlandırmak için insan fonksiyonlarıyla paralel olarak çalışabilir. Microsoft 365 Copilot'u entegre ederek diğer üyelerle işbirliği yapın ve toplantıları sorunsuz bir şekilde yürütün.
Copilot'u kullanarak gündem oluşturun, metin yazın, notlar alın ve fikirler üretin.
17. Mobil uygulamayı kullanın
Mobil uygulamaların masaüstü bilgisayarlara göre en önemli avantajlarından biri, iş alanları arasında geçiş yapabilme özelliğidir. Ayrıca, daha basit arayüzü sayesinde mobil cihazınızdan konuşmaları takip etmek ve önemli güncellemeleri kaçırmamak daha kolaydır.
Play Store veya App Store'dan Teams uygulamasını indirin ve oturum açma bilgilerinizi girin. Etki alanlarını değiştirmek için profilinize tıklayın ve etki alanını seçin.
18. Klavye kısayollarını kullanın
Anahtar kelime kısayolları, görevleri daha basit ve hızlı hale getirir. Menüye tekrar tekrar bakmanıza gerek kalmadan komutları daha hızlı gerçekleştirir.
Bazı yararlı Windows klavye kısayolları şunlardır:
- Ctrl+E – arama,
- Ctrl+Shift+M – sesi kapat,
- Ctrl+N – yeni sohbet,
- Ctrl+Shift+R – kayıt ve
- Ctrl+Shift+P – kaydı duraklat/devam ettir
Mac kullanıcıları için bazı yararlı klavye kısayolları şunlardır:
- Komut+N – yeni sohbet,
- Komut+Eşittir işareti (=) – yakınlaştırma,
- Komut+Eksi işareti (-) – uzaklaştır,
- Komut+6 – dosyaları açın ve
- Komut+O – dosya ekleme
19. @bahsetmeler aracılığıyla mesajları filtreleyin ve arayın
Teams sohbetinde ihtiyacınız olanı bulun. @ sembolünü kullanarak ihtiyacınız olan kişiyi hızlıca bulun ve bağlantı kurun.
Ayrıca, birinin sizi bahsettiği veya etiketlediği mesajları da bulabilirsiniz. Bahsetmeleri bulmak için etkinlik akışına gidin, Filtre'ye tıklayın ve Bahsetmeler'i seçin.
20. İş sırasında rahatsızlıkların önüne geçin
Bir göreve tamamen odaklanmanız gerektiğinde, dikkatinizin dağılmasını önlemek için Teams'de açılır pencereleri veya bildirimleri bloke eden bir özelliği etkinleştirin.
Profilinize tıklayın, bildirimler sekmesini seçin ve uyarıların sıklığını değiştirin. Bu, diğer kanallardan gelen bildirimleri duraklatırken tek bir kanala veya dosyaya konsantre olmanızı sağlar.
Microsoft Teams ile güvenlik
Microsoft Teams, görevleri yönetmek için mükemmel araçlara sahip olsa da, şirketinizde kullanmadan önce yeterince güvenli olduğundan emin olmalısınız.
Güvenlik, bulut tabanlı çözümleri entegre eden şirketlerin en önemli endişelerinden biridir. Neyse ki, Microsoft 365'teki çok katmanlı şifreleme, şirket verilerinizin güvenliğini sağlar.
Video görüşme ayrıntılarını baştan sona şifrelemek ve hedefte şifrenin çözülmesini sağlamak için Teams'in uçtan uca şifreleme (E2EE) özelliğine güvenin. Bu özellik, görüşmeler sırasında ses, video ve ekran paylaşımını korur.
Ek güvenlik için, korumayı artıran isteğe bağlı bir eklenti lisansı olan Office 365 Defender'ı kullanın. Bu, spam, kötü amaçlı bağlantılar, kimlik avı saldırıları ve kötü amaçlı yazılımlara karşı koruma sağlar.
Microsoft Teams ile operasyonlarınızın güvenliğini sağlamak için bazı yararlı ipuçları:
- Hassasiyet etiketlerini kullanın: Microsoft Bilgi Koruma (MIP), verileri üçüncü taraf uygulamalardan korumak ve koruma ayarlarınızı denetlemek için verilerin hassasiyetini etiketlemenizi sağlar
- Veri erişim denetimi: Verileri harici kullanıcılardan korumak için veri erişim denetimlerini kullanmanızı öneririz. Kuruluş dışındaki harici kullanıcılara çeşitli yollarla erişim izni verin: lobi özelliğini etkinleştirerek, gizli kanalları kullanarak, erişim ayarlarını değiştirerek ve verileri korumak için güvenlik grupları oluşturarak
- Kullanımı izleyin: Son olarak, güvenlik sorunlarını değerlendirmek ve gerektiğinde önlem almak için kullanıcı etkileşimlerini gözlemleyin. Üçüncü taraf izinleri için bir liste oluşturun ve erişim gerektiren diğer uygulamaları manuel olarak doğrulayın
ClickUp ile Microsoft Teams'i güçlendirin
Bu ipuçlarını takip ederek Microsoft Teams'i sorunsuz, verimli ve etkili bir şekilde kullanabilirsiniz.
Ayrıca, Microsoft Teams'i ClickUp ile entegre ederek ClickUp Görevlerine anında erişim elde edeceksiniz. Yeni yorumlar, ek dosyalar, durum değişiklikleri ve güncellemelerle ilgili bildirimleri doğrudan Microsoft Teams içinde alın.
ClickUp proje yönetimi, tüm proje ihtiyaçlarınızı karşılayan çok yönlü bir platform ve alternatif bir iletişim platformudur.
Takımlarınızı zahmetsizce birbirine bağlayarak, gerçek zamanlı gösterge panelleri ve belgelerle iş akışlarını iyileştirir ve daha hızlı ve sorunsuz işlemler sağlar.
ClickUp'ın proje yönetim sistemi, bir dizi öne çıkan özellik sunar. Bilgi ve iş yönetimini tek bir yerde birleştirerek, işlevler arası projeler için ideal olan özelleştirilmiş bir görünüm sağlar. Otomasyon ve raporlama araçları, verimliliğinizi önemli ölçüde artırır.
Ayrıca, proje yönetimi uygulamalarını etkili bir şekilde standartlaştırmanıza ve ölçeklendirmenize yardımcı olur.
Tüm işlerinizi ve iletişiminizi tek bir yerde tutmak, ilgili herkes için daha fazla esneklik ve kolaylık sağlar.
ClickUp Sohbet, ClickUp Toplantıları ve ClickUp Microsoft Teams entegrasyonu, sektörünüz ne olursa olsun sorunsuz koordinasyon ve operasyonel mükemmellik için yollar oluşturur. Bu özellikler birlikte çalışarak günlük fonksiyonlarınızı önemli ölçüde iyileştirir ve size gelişmiş proje ve takım yönetimi yetenekleri sunar.
Özelliklerin aralığı ve sorunsuz işleyişi, başarabileceklerinizle sizi şaşırtacak. Akıllı bir şekilde çalışmaya başlamak için bu Microsoft Teams ipuçlarını ClickUp ile entegre etmeye çalışın.