การจัดการโครงการออกแบบ: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับทีมออกแบบ

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "การจัดการโครงการออกแบบคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "คำตอบ", "text": "การจัดการโครงการออกแบบคือกระบวนการจัดการโครงการออกแบบ สร้างและมอบหมายงาน ดูแลทรัพยากร และติดตามโครงการจนเสร็จสมบูรณ์" } } ] }

หากคุณต้องการอธิบายงานประจำวันของผู้จัดการโครงการออกแบบภายในเวลาไม่ถึง 30 วินาที แค่ดูตอนนั้นของ Friends ที่ Ross ย้ายโซฟาใหม่ขึ้นไปชั้นบน คุณก็เข้าใจแล้ว: "หมุน! หมุน! หมุนนนนน!"

นั่นอาจจะดูเกินจริงไปหน่อย แต่การบริหารโครงการออกแบบที่มีประสิทธิภาพ ต้องการ ความยืดหยุ่นในระดับสูง—นอกเหนือจากกระบวนการขอรายละเอียดที่ชัดเจน กำหนดเวลาที่ชัดเจน และการทำงานร่วมกันอย่างเปิดเผยตั้งแต่ต้นจนจบ นั่นเป็นเพราะแผนโครงการที่เหมาะสมมักเป็นปัจจัยชี้ขาดว่าโครงการออกแบบจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว 😯

แต่การสร้างแผนการดำเนินงานของคุณเองไม่ใช่เรื่องง่ายเลย—การบริหารโครงการออกแบบเป็นหนึ่งในเรื่องที่ท้าทายที่สุดในการทำให้สำเร็จเนื่องจากต้องอาศัยการประสานงานข้ามสายงานอย่างต่อเนื่องระหว่างลูกค้า หน่วยงานอื่นๆ สมาชิกในทีม หรือทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ คำขอออกแบบของคุณมักจะไม่อยู่ในขอบเขตของโครงการเดียวกันเสมอไป วันหนึ่งคุณอาจกำลังสร้างโลโก้ และวันถัดไปคุณอาจกำลังออกแบบเว็บไซต์ใหม่ทั้งหมด! มันเกี่ยวข้องกับเกือบทุกแง่มุมของธุรกิจ และเราพร้อมที่จะช่วยให้คุณเข้าใจทุกอย่างได้อย่างชัดเจน 🤓

ไม่ว่าคุณจะกำลังปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการปัจจุบันของคุณให้คล่องตัวขึ้น หรือเริ่มต้นจากศูนย์ คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ เราได้แยกองค์ประกอบสำคัญของการบริหารโครงการออกแบบออกเป็นส่วน ๆ และสรุป 10 เคล็ดลับสำคัญที่จะช่วยให้หัวหน้าทีมออกแบบประสบความสำเร็จ

การจัดการโครงการออกแบบคืออะไร?

การบริหารโครงการออกแบบคือกระบวนการบริหารจัดการโครงการออกแบบ การสร้างและมอบหมายงาน การกำกับดูแลทรัพยากร และการติดตามโครงการจนเสร็จสมบูรณ์

ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกอีกคนหนึ่งในองค์กรของคุณหรือลูกค้า การจัดการโครงการออกแบบเริ่มต้นด้วยคำขอ—คล้ายกับการมอบหมายงานสร้างสรรค์ขนาดเล็กจากแผนกอื่นหรือธุรกิจอื่น

จากนั้นคำขอจะถูกนำไปใช้ในเอกสารสรุปการออกแบบเพื่อเป็นแนวทางสำหรับขั้นตอนต่อไปของโครงการ ซึ่งเป็นจุดที่การจัดการโครงการเชิงสร้างสรรค์เข้ามามีบทบาท

จุดประสงค์ไม่ได้เพียงแค่เพื่อเสริมสร้างกระบวนการทำงานด้านการออกแบบกราฟิกให้ แข็งแกร่งหรือเพื่อให้ทีมทำงานไปตามแผน— เป้าหมายหลักของการบริหารโครงการออกแบบที่เหมาะสมคือการเชื่อมช่องว่างในการสื่อสารระหว่างทีมออกแบบและผู้ร้องขอไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร

นอกจากนี้ คำขอออกแบบหลายรายการยังต้องการผลงานมากกว่าหนึ่งชิ้นต่อโครงการ ซึ่งนำไปสู่การให้ข้อเสนอแนะหลายรอบและการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ผลงานตามที่ผู้ขอคาดหวัง ตัวอย่างที่ดีของกรณีนี้คือ แคมเปญโฆษณาหรือการตลาดที่ประกอบด้วยผลงานออกแบบหลายชิ้นจากทีมสร้างสรรค์แต่ละทีม ซึ่งแต่ละทีมรับผิดชอบผลงานที่แตกต่างกัน

สิ่งนี้ต้องการการกำกับดูแลจากผู้จัดการโครงการออกแบบในการดูแลหลายไทม์ไลน์, กระบวนการทำงาน, และการอนุมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการโดยรวมจะเสร็จสิ้นโดยไม่มีความล่าช้าที่ไม่คาดคิด

ฟังดูเหมือนมีพ่อครัวมากเกินไปในครัวใช่ไหม? นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมกระบวนการบริหารโครงการออกแบบที่ถูกต้องจึงเป็นเครื่องมือที่สำคัญมาก!

ทำไมการจัดการโครงการออกแบบจึงมีความสำคัญ?

พูดอย่างน้อยที่สุด การบริหารโครงการออกแบบอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย สิ่งต่าง ๆ สามารถกลายเป็นเรื่องยุ่งยากได้อย่างรวดเร็วเพราะแต่ละคำขอมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว กระบวนการบริหารโครงการหลาย ๆ อย่างมักจะมีโครงสร้างที่คล้ายคลึงกันในแต่ละวัน—ยกเว้นการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยบางประการ

แต่ในโลกแห่งความคิดสร้างสรรค์ คุณอาจต้องจัดการกับโปรเจกต์ออกแบบขนาดเล็กหลายงานพร้อมกันในแต่ละคำขอ หรือปรับเปลี่ยนแนวทางของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อรองรับลูกค้าจากหลากหลายอุตสาหกรรม

ในกรณีนี้ การคิดถึงแผนการจัดการโครงการออกแบบของคุณเหมือนกับกันชนในเลนโบว์ลิ่งจะดีกว่า—มันช่วยให้ทีมทั้งหมดอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องในขณะที่ยังคงมีพื้นที่มากมายสำหรับการสำรวจตลอดทาง 🎳

การมีกระบวนการออกแบบที่ชัดเจนช่วยให้ทีมออกแบบของคุณมีทิศทางที่ชัดเจน แม้ในกรณีที่คำขอจะคลุมเครืออยู่บ้าง แต่ประโยชน์ไม่ได้มีแค่กับทีมเท่านั้น!

กระบวนการบริหารโครงการที่เหมาะสมช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความสบายใจด้วยการวางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ในการทำงานที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ วิธีการให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ และการสื่อสารแนวคิดที่พวกเขาได้จินตนาการไว้สำหรับโครงการ

สิ่งนี้ช่วยให้ทีมออกแบบได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจากลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อไม่ให้เกิดความประหลาดใจหรือความผิดหวังในระหว่างกระบวนการ

การบริหารโครงการคือกาวที่เชื่อมกระบวนการออกแบบเข้าด้วยกัน

ผู้นำโครงการของคุณต้องเดินบนเส้นบาง ๆ อยู่เสมอเพื่อให้ทีมออกแบบและลูกค้าพึงพอใจ ทั้งสองฝ่ายต้องอยู่ในทิศทางเดียวกันและรู้สึกว่าสามารถพูดคุยกันอย่างเปิดเผยได้ ท้ายที่สุดแล้ว ทุกคนกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน!

โปรดจำไว้ว่า การกำหนดกระบวนการในอุดมคติของคุณเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของความสำเร็จเท่านั้น หากไม่มีซอฟต์แวร์บริหารโครงการออกแบบที่เหมาะสม คุณจะไม่ได้รับประโยชน์เท่าที่ควรหรือมีความสามารถในการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเครื่องมือบริหารโครงการถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้กระบวนการของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและก้าวไปข้างหน้าด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น:

และอีกมากมาย!

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออกแบบแต่ละตัวมีจุดเด่นเฉพาะตัว—ไม่ว่าจะเป็นความเชี่ยวชาญในวิธีการจัดการโครงการเฉพาะด้าน, เป็นเครื่องมือสำหรับการออกแบบเว็บ,รองรับเทคนิคการสร้างแนวคิดที่หลากหลาย, มีแม่แบบเวิร์กโฟลว์ให้เลือกใช้มากมาย เป็นต้น—ดังนั้นคุณจะพบซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับทีมของคุณอย่างแน่นอน หากคุณยังไม่มีอยู่ในชุดเทคโนโลยีของคุณ

ขณะที่คุณอ่านคู่มือนี้ โปรดจดจำคุณสมบัติสำคัญที่กล่าวถึงไว้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อความต้องการเฉพาะและกรณีการใช้งานของทีมคุณ

วิธีการบริหารโครงการออกแบบ

ไม่มีโครงการใดที่เหมือนกัน ดังนั้นจึงไม่มีวิธีการจัดการโครงการด้านการออกแบบที่เหมาะกับทุกกรณี การเข้าใจวิธีการจัดการโครงการหลักทั้งสี่วิธีจะช่วยให้คุณวางรากฐานที่ดีขึ้นสำหรับทีมหรือลูกค้าของคุณเมื่อเริ่มต้นจากศูนย์

วิธีการแบบน้ำตก

วิธีการแบบน้ำตกเป็นกระบวนการเชิงเส้นที่มีขั้นตอนที่ชัดเจน มันเหมาะที่สุดสำหรับโครงการที่มีข้อกำหนดและความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งคุณทำงานภายในกรอบเวลาที่กำหนด

วิธีการแบบアジล

วิธีการแบบอไจล์มุ่งเน้นที่วงจรการทำงานแบบวนซ้ำ โดยแบ่งองค์ประกอบของโครงการออกเป็นงานย่อยที่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ในระยะเวลาที่จัดการได้ โดยทั่วไปคือ 4-6 สัปดาห์ วิธีการนี้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย และเหมาะที่สุดสำหรับโครงการที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตเมื่อเวลาผ่านไป

วิธีการคัมบัง

วิธีการแบบคัมบัง (Kanban) มีพื้นฐานมาจากการมองเห็นภาพกระบวนการทำงานของคุณ—จำกัดจำนวนงานที่คุณทำในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่รับงานมากเกินกว่าที่คุณจะจัดการได้ วิธีการนี้เหมาะอย่างยิ่งกับทีมที่ต้องพึ่งพาการส่งต่องานหรือไฟล์ออกแบบผ่านหลายมือก่อนถึงขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์

วิธีการสครัม

วิธีการ Scrum เป็นการผสมผสานระหว่างวิธีการแบบน้ำตกและแบบ Agile ซึ่งเหมาะสำหรับทีมที่มีโครงการซับซ้อนที่ต้องการการตรวจสอบความคืบหน้าสั้น ๆ เพื่อระบุลำดับความสำคัญระหว่างกำหนดเวลา นอกจากนี้ยังให้โครงสร้างที่ชัดเจนกว่าวิธีการ Agile แบบดั้งเดิม ในขณะที่ยังคงความยืดหยุ่นของทีมให้สามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงได้

ขั้นตอนการจัดการโครงการออกแบบ

แม้ว่าทุกโครงการออกแบบจะมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว แต่หนทางที่ดีที่สุดในการดำเนินงานคือแบ่งออกเป็นขั้นตอนสำคัญของการบริหารโครงการ ตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงการดำเนินโครงการให้สำเร็จ เราจะแสดงให้คุณเห็น 🤓

ระยะที่ 1: การระดมความคิด

โครงการออกแบบของคุณมักจะเริ่มต้นด้วยคำขอ—อย่าสับสนกับแผนงาน! คำขอของคุณครอบคลุมเพียงพื้นฐานของโครงการเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่ใช่เป้าหมายหลักแต่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับกระบวนการบริหารโครงการของคุณ มันเป็นสิ่งที่วางรากฐานสำหรับบรีฟการออกแบบ และเป็นจุดเริ่มต้นที่ความคิดสร้างสรรค์ของทีมจะเกิดขึ้น

บรีฟสร้างสรรค์จะเจาะลึกในรายละเอียดของคำขอ โดยระบุข้อกำหนดเบื้องต้นของโครงการ วัตถุประสงค์ และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น ควรเน้นที่ ใคร, อะไร, ที่ไหน, ทำไม, ทำไม, และอย่างไร ของโครงการของคุณ โดยมุ่งเน้นไปที่คำขอและเป้าหมายโดยรวม

เมื่อคุณมีรายละเอียดการออกแบบพร้อมแล้ว ทีมงานสามารถเริ่มระดมความคิด วาดแบบจำลอง และร่วมมือกันหาวิธีในการตอบสนองต่อคำขอได้ วิธีที่ดีที่สุดคือการจัดประชุมระดมความคิดเป็นทีม โดยใช้เทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ภายในโครงสร้างที่กำหนดไว้ในรายละเอียด

เครื่องมือการจัดการโครงการสร้างสรรค์ของคุณจะมีประโยชน์อย่างมากที่นี่—โดยเฉพาะเครื่องมือเชิงภาพ เช่นซอฟต์แวร์กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลสำหรับการสร้างโครงร่าง การร่างแนวคิดใหม่และการทำงานร่วมกันบนบอร์ดอารมณ์ร่วมกับทีม

เคล็ดลับมืออาชีพ รวบรวมไอเดียของคุณไว้ด้วยกันและลงมือทำได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณระดมความคิดบนไวท์บอร์ดดิจิทัลของ ClickUp!ไวท์บอร์ดใน ClickUpไม่เพียงแต่สร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเคอร์เซอร์แบบเรียลไทม์สำหรับการร่าง แก้ไข และนำเสนอแนวคิดให้กับทีมโดยไม่ทับซ้อนกัน นี่คือทรัพยากรที่เหมาะที่สุดสำหรับการบันทึกไอเดียของคุณในทันที นอกจากนี้ ยังสามารถเข้าถึงเทมเพลตเฉพาะสำหรับไวท์บอร์ดได้หลายร้อยแบบตั้งแต่บอร์ดวิสัยทัศน์ ไปจนถึงแผนปฏิบัติการเพื่อปรับทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่เร่งด่วน ความคาดหวัง และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อคุณรวบรวมไอเดียที่ดีที่สุดไว้แล้ว อาจถึงเวลาที่คุณจะแบ่งปันกับลูกค้า หากคุณใช้เครื่องมือกระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือ คุณสามารถนำเสนอแคนวาสของคุณได้โดยตรงในระหว่างการประชุมครั้งแรกเพื่อสื่อสารการออกแบบของคุณอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การประชุมครั้งแรกของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่ง. นี่คือวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดความคาดหวังสำหรับการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเมื่อพูดถึงน้ำเสียง, ความถี่, และช่องทางระหว่างทีมกับลูกค้า.

นี่ก็เป็นโอกาสแรกของลูกค้ามีการให้คำแนะนำ และเป็นโอกาสแรกของทีมที่จะนำไปใช้—สองปัจจัยที่จะมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณในอนาคต ลูกค้าอาจมีวิสัยทัศน์ไว้ในใจสำหรับผลิตภัณฑ์สุดท้ายแล้ว

ตอนนี้ ขึ้นอยู่กับผู้นำด้านการออกแบบที่จะใช้เครื่องมือที่อยู่ตรงหน้าพวกเขา (เช่น คำขอ, สรุป, และความคิดริเริ่มเบื้องต้น) เพื่อค้นหาแนวคิดนั้นอย่างแม่นยำและนำมาสู่ชีวิต

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือปริมาณงานที่ต้องใช้ในการดำเนินการตามคำขอต้องสอดคล้องกับงบประมาณและความคาดหวังของลูกค้าของคุณ ซึ่งอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนบางส่วนเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายพึงพอใจ

อย่างไรก็ตาม การกำหนดขอบเขตทางวิชาชีพอย่างชัดเจนตั้งแต่แรกจะช่วยให้สมาชิกและลูกค้าเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถดำเนินการได้ภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่ และเมื่อทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเห็นพ้องต้องกันแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะจัดทำแผนโครงการ!

ระยะที่ 2: การวางแผนโครงการและการเตรียมความพร้อม

ขั้นตอนการวางแผนอย่างละเอียดจะช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในโครงการโดยรวม นี่คือจุดที่คุณสามารถประเมินแนวคิดการออกแบบของคุณเพื่อหาจุดที่อาจเกิดปัญหาหรืออุปสรรค และเตรียมตัวให้พร้อมก่อนดำเนินการต่อไป

ข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างแผนที่โครงการออกแบบของคุณและรายการงานที่ต้องทำในที่สุด! และเรากำลังพูดถึงทุกงานที่เกี่ยวข้องในโครงการ ไม่ใช่แค่เฉพาะงานที่เกี่ยวกับการออกแบบเท่านั้น รายการหลักที่ละเอียดของงานที่สำคัญที่สุดของคุณจะเปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมเช่น ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และจะช่วยให้คุณกำหนดเส้นตายในอนาคตได้ดีขึ้น

จากนั้น คุณสามารถเริ่มกำหนดเวลาการประชุมประจำ ประเมินทรัพยากรของคุณ และกำหนดกรอบเวลาโครงการคร่าวๆ ได้ ในจุดนี้ แผนงานของคุณเริ่มเป็นรูปเป็นร่างแล้ว และในไม่ช้าคุณก็พร้อมที่จะนำโครงการของคุณออกจากกระดานไวท์บอร์ดแล้ว!

ด้วยแผนโครงการระดับสูงของคุณ คุณสามารถเจาะลึกในรายละเอียดเพื่อระบุจุดสำคัญและกำหนดเวลาที่สำคัญของโครงการ และเริ่มมอบหมายงานเพื่อสร้างกระบวนการทำงานของคุณ! เมื่อคุณมอบหมายงานแล้ว กำหนดจุดสำคัญและกำหนดเส้นตายเรียบร้อยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไป

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ หากคุณใช้ไวท์บอร์ดใน ClickUp คุณสามารถแปลงรูปร่างต่าง ๆ จากบอร์ดของคุณให้เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ทันที และเริ่มดำเนินการตามขั้นตอนการทำงานของคุณได้ภายในไม่กี่วินาที คุณสมบัติเช่นผู้รับผิดชอบหลายคน, ผู้ติดตาม,ความคิดเห็นที่มอบหมาย, และสถานะงานที่ปรับแต่งได้จะช่วยให้คุณสามารถมองเห็นความคืบหน้าของงานได้ตั้งแต่ต้น และให้สมาชิกอยู่ในความรับรู้เมื่อโครงการดำเนินไป

ระยะที่ 3: ดำเนินการตามแผนของคุณ

ถึงเวลาสำหรับส่วนที่น่าตื่นเต้นแล้ว—คุณพร้อมที่จะลงมือทำ! ณ จุดนี้ คุณจะรู้สึกตื่นเต้นที่จะ เริ่มต้นทันที และการวางแผนที่เหมาะสมจะทำให้สิ่งนั้นง่ายขึ้นอย่างมาก

แผนงานของคุณคือแผนแม่บทสำหรับโครงการ แต่เมื่อทีมดำเนินการตามแผนนี้ มุมมองของโครงการ เช่นแผนภูมิแกนต์ กระดานคัมบัง และปฏิทิน จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูแลไทม์ไลน์ได้แบบเรียลไทม์และจากทุกระดับ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณคาดการณ์เหตุการณ์สำคัญของโครงการ เช่น จุดสำคัญและการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กำลังจะเกิดขึ้นได้อีกด้วย!

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดต่อกับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ และจัดการประชุมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอย่างเพียงพอ เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ การตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำกับทีมไม่ควรใช้เวลาออกแบบที่สำคัญ แต่การกำหนดเวลา 10 นาทีต่อสัปดาห์เพื่อพูดคุยสั้น ๆ จะช่วยให้คุณสบายใจเมื่อต้องรายงานกลับไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ระยะที่ 4: การรักษาความต่อเนื่อง

เมื่อโครงการของคุณดำเนินไป คุณจะได้รับการตอบกลับที่สำคัญอย่างน้อยหนึ่งรอบจากลูกค้าของคุณ อย่าง 이상ale การตรวจสอบความคืบหน้าของคุณตลอดทางได้ทำให้แน่ใจแล้วว่าไม่มีอะไรที่น่าประหลาดใจใหญ่ ๆ ที่นี่ และการแก้ไขเป็นเพียงเล็กน้อย! อย่างไรก็ตาม ยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่คุณต้องให้เวลาเพียงพอสำหรับการแก้ไขอย่างถูกต้องเป็นการป้องกันไว้ก่อน

แม้ว่าแนวคิดเรื่องการให้ข้อเสนอแนะและการทำซ้ำหลายครั้งอาจดูเหมือนเป็นพื้นที่สีเทาในตารางเวลาของคุณ แต่ก็มีวิธีมากมายที่จะช่วยให้คุณทำงานได้ตามแผนและนำหน้าเส้นตายสุดท้าย เช่น:

เคล็ดลับมืออาชีพแดชบอร์ด ClickUp มอบมุมมองแบบภาพรวมที่ปรับแต่งได้ให้กับผู้จัดการ เพื่อให้เห็นสถานะโครงการอย่างชัดเจนและมั่นใจในประสิทธิภาพสูงสุด คุณสามารถติดตามความคืบหน้าสู่เป้าหมายโดยดูจากจำนวนหมุดหมายที่บรรลุแล้ว คำนวณเวลาที่ใช้ไปกับแต่ละงาน ตรวจสอบปริมาณงานของทีม และอื่น ๆ อีกมากมาย! คุณจะไม่มีวันต้องแปลกใจกับตารางเวลาของโครงการอีกต่อไป

ระยะที่ 5: การปิดโครงการและการสะท้อนผล

โครงการอาจกำลังจะสิ้นสุดลง แต่ยังไม่จบสิ้นอย่างแน่นอน! โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงความสัมพันธ์กับลูกค้า

ในขั้นตอนนี้ คุณกำลังส่งมอบงานที่ได้รับการอนุมัติให้กับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นครั้งสุดท้าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบสนองความคาดหวังของพวกเขาตั้งแต่ต้นจนจบ ในฐานะผู้จัดการโครงการ นี่คือเวลาที่ควรตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกงานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว และสำเนาภายในหรือทรัพย์สินของคุณได้รับการตั้งชื่อและจัดหมวดหมู่อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการบริหารโครงการของคุณสามารถใช้เพื่อติดต่อกับลูกค้าของคุณอีกครั้งและสะท้อนถึงประสบการณ์โดยรวม ใช้โอกาสนี้เพื่อเรียนรู้จากความล้มเหลว

มีขั้นตอนใดในกระบวนการออกแบบของคุณที่ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่?

ใช้เวลาในการพิจารณาว่าอะไรที่ได้ผลดี และพูดง่ายๆ คือ อะไรที่ไม่ได้ผล ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับทีมโครงการของคุณด้วยเทมเพลตการทบทวนโครงการของ ClickUp สิ่งนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดซ้ำและช่วยให้คุณกลายเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีขึ้นในที่สุด

นอกจากนี้ ลูกค้าของคุณจะชื่นชมในสิ่งนี้ และอาจกลับมาใช้บริการทีมของคุณสำหรับโปรเจ็กต์การออกแบบอื่น ๆ ในอนาคต!

10 เคล็ดลับสำหรับผู้จัดการโครงการออกแบบ

ดังนั้น เราได้สรุปองค์ประกอบที่ขับเคลื่อนแต่ละขั้นตอนของการบริหารโครงการแล้ว—แต่ความลับที่เก็บไว้ดีที่สุดของการบริหารโครงการออกแบบนั้นซ่อนอยู่ในรายละเอียด!

ก่อนการประชุมเริ่มต้นครั้งต่อไปของคุณ ลองดูเคล็ดลับที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเหล่านี้เพื่อทำให้ความพยายามของคุณมีผลกระทบต่อทีมมากยิ่งขึ้น

1. ปรับปรุงแบบฟอร์มคำขอออกแบบของคุณอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณรับโปรเจกต์ออกแบบมากขึ้น ให้คิดหาวิธีที่จะสอบถามข้อมูลที่ถูกต้องจากลูกค้าของคุณตั้งแต่เริ่มต้น ครอบคลุมพื้นฐานแต่ก็เจาะลึกเฉพาะเจาะจง ถามคำถาม และใช้ความคิดเห็นจากลูกค้าเก่าร่วมกับความรู้และประสบการณ์ของคุณเองเพื่อปรับปรุงกระบวนการรับข้อมูลให้สมบูรณ์แบบ

มุมมองแบบฟอร์มใน ClickUpจะทำให้สิ่งนี้ง่าย สะดวก พร้อมสำหรับการนำเสนอด้วย URL ง่าย ๆ ที่สามารถแชร์กับลูกค้าได้ เมื่อลูกค้าเสร็จสิ้นแล้ว แบบฟอร์มของคุณจะเปลี่ยนเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ใน ClickUp โดยอัตโนมัติ ทำให้ทีมไม่ต้องเสียเวลาในการตรวจสอบ คิดค้น และสร้างกลยุทธ์โครงการของคุณ

2. ให้ทุกคนในทีมมีส่วนร่วม

ก่อนที่คุณจะพิจารณานำลูกค้าเข้ามา ให้แน่ใจว่าทีมงานทั้งหมดของคุณเชื่อมต่อกันและเห็นพ้องต้องกันกับผลงานขั้นสุดท้ายแล้ว ให้ทีมตรวจสอบโครงการขั้นสุดท้ายภายในเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อกังวลในนาทีสุดท้ายและแก้ไขรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่สร้างความแตกต่างให้กับลูกค้าของคุณ

3. กำหนดเป้าหมายโครงการที่ชัดเจน

ไม่ว่าเป้าหมายหรือความคาดหวังของโครงการจะเป็นประเภทใดก็ตาม ในการประชุมครั้งแรก คุณต้องหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและการสนทนากับลูกค้าที่อึดอัด วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการเตรียมตัวมาพร้อมบันทึกการประชุมหรือเป้าหมายโครงการที่ละเอียดเพื่อให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่น

4. ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันของคุณให้เป็นประโยชน์

ไซโลคือจุดจบของทุกโครงการออกแบบที่ยอดเยี่ยม ส่งเสริมให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันและสื่อสารกันบ่อย ๆ แต่เราก็เข้าใจ—ปัญหาส่วนใหญ่มักจะกลับมาที่ข้อมูลสูญหายในอีเมล

มันไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น เครื่องมืออย่างเช่นมุมมองแชทใน ClickUpจะรวมการสนทนาทั้งหมดของโครงการไว้ในที่เดียวและรวมถึงสมาชิกทุกคนในทีม โดยไม่ต้องกังวลกับแรงกดดันจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่คอยจับตามองทุกการเคลื่อนไหวของคุณ

5. หลีกเลี่ยงการสื่อสารมากเกินไป

มีเส้นบางๆ ที่คุณต้องเดินให้พอดี! ผู้จัดการที่สื่อสารมากเกินไปจะส่งสัญญาณว่ากำลัง "ควบคุมงานมากเกินไป" ได้อย่างรวดเร็ว—แม้ว่าพวกเขาจะมีเจตนาดีก็ตาม สถานะงานที่ปรับแต่งได้ช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นความคืบหน้าของแต่ละงานได้ชัดเจน และลดความจำเป็นในการติดตามงานประจำวัน

6. ช่องข้อมูลที่กำหนดเองคือเพื่อนของคุณ

นำข้อมูลเพิ่มเติมมาไว้ในทุกการมองเห็นเพื่อหลีกเลี่ยงการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการจากกองงานที่มากมาย และหากคุณใช้Custom Fields ใน ClickUp คุณสามารถติดตามเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้, บันทึก, การปรับปรุง, และการอัปเดตได้โดยไม่ต้องออกจาก List ของคุณเลย

คุณสามารถกรองและจัดกลุ่มงานตามฟิลด์ที่กำหนดเองของคุณได้ เพื่อค้นหาและจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่วินาที และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในทุกขั้นตอน

7. ยืดหยุ่น

พยายามให้เวลากับตัวเองมากกว่าที่คุณคิด เวลาสำรองนี้จะช่วยให้ทีมรู้สึกสบายใจและทำให้โครงการดำเนินไปตามกำหนด แม้ว่าจะมีความท้าทายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นก็ตาม

8. เคารพขอบเขตของทีมของคุณ

อย่าจองการประชุมในช่วงเวลาที่ทีมของคุณกำลังมุ่งเน้นงาน และอย่ายอมตามคำขอเพิ่มเติมในนาทีสุดท้ายของลูกค้าทุกครั้ง การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม และยังส่งผลให้ทุกคนมีทัศนคติที่ดีต่อโครงการมากขึ้นอีกด้วย

9. ให้ความสำคัญกับความคิดสร้างสรรค์และโครงสร้าง

การบริหารโครงการออกแบบคือการปรับสมดุลอย่างต่อเนื่อง! การให้กรอบการทำงานที่ชัดเจนแก่ดีไซเนอร์ของคุณจะช่วยให้พวกเขาสามารถนำความคิดสร้างสรรค์มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

10. รับข้อเสนอแนะจากทีม

เหมือนกับการทบทวนผลงานของทีม ให้ถามนักออกแบบของคุณว่าอะไรที่ทำได้ดีและอะไรที่เป็นปัญหา เพื่อที่คุณจะได้ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพวกเขาให้ดีขึ้น รู้จักทักษะของพวกเขา รูปแบบการทำงาน ช่องทางการสื่อสารที่พวกเขาชอบ และจุดแข็งของพวกเขา

อย่ากลัวที่จะทำแบบสำรวจอีกครั้ง—อาจฟังดูเชยไปหน่อย แต่ทีมของคุณจะซาบซึ้งจริงๆมุมมองปริมาณงานใน ClickUpจะช่วยให้คุณเห็นว่าใครทำงานหนักเกินไป ใครมีเวลาว่างเพิ่มเติม และทีมของคุณอยู่ในสถานะงานโดยรวมอย่างไร!

ซอฟต์แวร์บริหารโครงการออกแบบ

วิธีที่ดีที่สุดในการช่วยให้ลูกค้าที่สนใจการออกแบบประสบความสำเร็จในทุกโครงการ? เริ่มต้นด้วยเครื่องมือจัดการโครงการสร้างสรรค์ที่เหมาะสม!

ClickUp คือเครื่องมือการจัดการโครงการเพียงหนึ่งเดียวที่ทรงพลังเพียงพอที่จะรวบรวมทุกงานของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ร่วมมือกันและพลวัตด้วยเทมเพลตที่สามารถปรับแต่งได้หลายพันแบบ,คุณสมบัติการจัดการโครงการหลายร้อยอย่าง,และการเชื่อมต่อมากกว่า1,000 รายการ ทำให้เหมาะสำหรับทีมออกแบบทุกทีมในทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดการโครงการ

ใช้ประโยชน์จากคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่ระบุไว้ตลอดบทความนี้ และทำให้กระบวนการจัดการโครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณลงทะเบียนใช้แพ็กเกจฟรีตลอดไปของ ClickUp—หรืออัปเกรดรายการคุณสมบัติของคุณเพียง $7 เท่านั้น!