5 ข้อแนะนำในการบริหารทีมออกแบบที่กระจายตัว

โอเว่น โจนส์ เป็นผู้จัดการอาวุโสฝ่ายการตลาดเนื้อหาที่ZoomShift แอปพลิเคชันสร้างตารางเวลาออนไลน์. เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด SaaS ที่มีความเชี่ยวชาญในด้านการตลาดเนื้อหา, CRO, และการโฆษณาบน Facebook. เขาชอบแบ่งปันความรู้ให้กับผู้อื่นเพื่อช่วยให้พวกเขาเพิ่มผลลัพธ์.

หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดของการมีทีมออกแบบที่กระจายตัวอยู่คืออิสระในการจ้างคนที่ดีที่สุด ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ด้วยทักษะการจัดการทีมที่กระจายตัวที่เหมาะสมและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถบริหารทีมออกแบบในฝันของคุณให้ประสบความสำเร็จได้

ในบรรดาความท้าทายทั้งหมดในการบริหารทีมระยะไกล การทำให้แน่ใจว่าพนักงานยังคงมีประสิทธิภาพ สร้างสรรค์ และทำงานร่วมกันได้ดีเมื่อไม่มีใครอยู่รอบข้างนั้นเป็นเรื่องที่ยากที่สุด ในฐานะผู้จัดการ คุณจะต้องมั่นใจว่าพนักงานของคุณพร้อมทำงานอย่างเต็มศักยภาพอยู่เสมอ

5 กลยุทธ์ที่ช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบกระจายตัวทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. กำหนดเป้าหมายทางธุรกิจและเป้าหมายส่วนบุคคลที่สามารถวัดผลได้

ไม่ใช่ความลับที่การสื่อสารมักจะง่ายกว่าเมื่ออยู่ในสำนักงาน นั่นคือเหตุผลที่สำคัญในการเขียนและพูดอย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย พร้อมทั้งตกลงในภารกิจและกำหนดเวลาที่เป็นไปได้จริง

การกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นความคิดที่ดีในการกำหนดความคาดหวังของคุณในฐานะนายจ้าง ซึ่งจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา ด้านล่างนี้คือตัวอย่างตาราง KPI สำหรับแผนกต่างๆ ของบริษัท

ในกรณีของคุณ อย่างไรก็ตาม KPI จะครอบคลุมสิ่งต่างๆ เช่น:

เมื่อสมาชิกในทีมของคุณรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากคุณ พวกเขาสามารถสร้างกลยุทธ์เพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้ตั้งแต่เริ่มต้น การสร้างกระบวนการทำงานด้านการออกแบบที่มั่นคงสำหรับทั้งทีมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีมก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพเช่นกัน

2. นัดหมายการประชุมแบบตัวต่อตัวสัปดาห์ละครั้ง

การประชุมเป็นประจำเป็นสิ่งจำเป็น คุณจำเป็นต้องทราบว่างานกำลังถูกทำให้เสร็จสิ้นและเป้าหมายกำลังถูกบรรลุหรือไม่การประชุมแบบตัวต่อตัวจะช่วยให้คุณติดตามผลงานที่ส่งมอบได้ คุณจะสามารถรู้จักสมาชิกในทีมของคุณได้ดีขึ้นและสังเกตเห็นข้อกังวลใด ๆ ที่พวกเขาอาจมี

จัดโครงสร้างการประชุมของคุณเสมอ

ก่อนการประชุมทุกครั้ง ให้สร้างระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปตามแผน นี่คือเหตุผลบางประการว่าทำไมจึงจำเป็นต้องมี:

อีกไอเดียที่ดีคือการประชุมแบบยืนรายวัน ซึ่งเป็นการประชุมสั้นๆ เพื่ออัปเดตข้อมูลกับสมาชิกทีมที่อยู่ห่างไกล เพื่อให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน ไม่ต้องกังวล คุณไม่จำเป็นต้องยืนจริงๆ ขณะประชุมเหล่านี้

คุณสามารถหารือเกี่ยวกับงานปัจจุบัน ปัญหา สิ่งที่ต้องปรับปรุง แนวโน้มการออกแบบ และการกระทำที่ดีที่สุดได้ คุณต้องการให้ทีมออกแบบของคุณมีมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับทุกสิ่งที่กำลังทำอยู่ จัดสรรงานอย่างมีประสิทธิภาพ แก้ไขความเข้าใจผิด และติดตามข่าวสารการออกแบบล่าสุด

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถครอบคลุมสิ่งที่สมาชิกทีมออกแบบของคุณจะทำในวันจันทร์และวันศุกร์ของสัปดาห์นี้ได้การใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามตารางเวลาที่ยุ่งเหยิงทั้งหมด นี่คือตัวอย่างตารางเวลาจาก Zoomshift ที่แสดงบนแอปพลิเคชันมือถือ

คุณควรวางแผนการแชทกลุ่มรายเดือนกับทั้งทีมด้วย การแชทเหล่านี้เป็นโอกาสให้ทุกคนได้พบปะและเชื่อมต่อกัน

อีกสิ่งหนึ่งที่ควรกล่าวถึงคือความสำคัญของการที่พนักงานได้รับการยอมรับในผลงานที่ยอดเยี่ยมของพวกเขาบ่อยครั้ง สิ่งนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อคุณอยู่ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว ซึ่งพนักงานของคุณได้รับความสนใจจากคุณอย่างเต็มที่

หากคุณยังไม่ทราบเรื่องนี้ ขอให้จดจำไว้ว่าพนักงานทุกคน รวมถึงผู้ที่ทำงานในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ ต่างก็ต้องการการยอมรับในผลงานของตนเองอยู่เสมอ และมักจะแสดงความจงรักภักดีมากขึ้นเมื่อได้รับคำชมเชย พวกเขาจะไม่อยู่ต่อหากองค์กรขาดวัฒนธรรมการให้ข้อเสนอแนะ ความคิดเห็นของพวกเขาควรได้รับการให้ความสำคัญ และการเปิดช่องทางการสื่อสารอย่างเปิดเผยก็เพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการนี้ได้

สุดท้ายนี้ อย่าตื่นตระหนกหากเห็นเด็กหรือสัตว์เลี้ยงปรากฏตัวในระหว่างการประชุมเป็นครั้งคราว สถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นได้ระหว่างการประชุมและเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการทำงานจากที่บ้าน

3. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและเครื่องมือสื่อสาร

ผมไม่สามารถเน้นย้ำถึงความสำคัญของการกำหนดช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนสำหรับทีมระยะไกลได้มากพอ ทุกบริษัทควรมีช่องทางการสื่อสารที่ชื่นชอบ ช่องทางนี้ต้องชัดเจนและเข้าถึงได้ง่าย Skype เป็นตัวอย่างที่ดีของซอฟต์แวร์สื่อสารที่เรียบง่ายและฟรี

เพื่อให้คุณบรรลุแผนธุรกิจและเป้าหมายของทีม คุณจำเป็นต้องมีโซลูชันการจัดการโครงการคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อแบ่งปันข้อมูลและมอบหมายงานด้วยซอฟต์แวร์ดังกล่าว คุณสามารถสร้างช่องทางออกแบบที่นักออกแบบของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างง่ายดาย

กระบวนการที่คิดมาอย่างดีและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้แน่ใจว่านักออกแบบทุกคนมีมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับโครงการ เมื่อข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียวที่ทุกคนสามารถเห็นได้ การติดตามการเปลี่ยนแปลงและการตัดสินใจจะจัดการได้ง่ายขึ้น ตามที่นักออกแบบหลายคนกล่าวว่าClickUpเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้พวกเขาจัดระเบียบงานในวิธีที่เหมาะกับกระบวนการทำงานของพวกเขา

หนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการบริหารทีมคือกระบวนการให้ข้อเสนอแนะด้านการออกแบบที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่คุณเลือกเพื่อวัตถุประสงค์นี้ได้ ต่อไปนี้คือวิธีการบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ข้อเสนอแนะแก่ทีมระยะไกลของคุณ:

พยายามจำกัดข้อเสนอแนะด้านการออกแบบให้อยู่ในไม่กี่ที่เท่านั้น คุณต้องการให้ผู้ออกแบบค้นหาได้ง่ายและสามารถนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว

4. สร้างวัฒนธรรม "การทำงานให้สำเร็จ"

"Getting Things Done" (GTD) เป็นระบบการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่พัฒนาโดยเดวิด อัลเลน และเผยแพร่ในหนังสือชื่อเดียวกัน ระบบนี้ถูกอธิบายว่าเป็นระบบการจัดการเวลาที่ช่วยให้บุคคลสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการในแต่ละงานที่ระบุไว้ในบันทึกภายนอก

ผู้เขียนระบุว่า คุณสามารถทำภารกิจได้เพียงหนึ่งอย่างอย่างถูกต้องในเวลาเดียวกัน

ตามระบบ GTD, ClickUp ได้ปล่อยเทมเพลต Getting Things Doneที่ช่วยจัดระเบียบงานและโครงการต่าง ๆ เทมเพลตนี้บันทึกและแบ่งงานออกเป็นชิ้นงานที่สามารถทำได้จริง พร้อมด้วยมุมมองต่าง ๆ ที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และเอกสารเพื่อช่วยให้ผู้ใช้จัดลำดับความสำคัญ, ติดตาม, และดำเนินการงานทั้งหมดในที่เดียว

เทมเพลต Getting Things Done ใน ClickUp

โบนัสและรางวัลเป็นคุณสมบัติที่ค่อนข้างมาตรฐานของการจ้างงานมืออาชีพ ตามข้อมูลจากReward Gateway 90% ของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นด้วยว่าโปรแกรมการยอมรับและรางวัลที่มีประสิทธิภาพช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจ หากพนักงานบรรลุ KPI อย่างสม่ำเสมอและแสดงให้เห็นว่าพวกเขาเชื่อถือได้ คุณควรให้รางวัลแก่พวกเขา

5. ปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้ และไว้วางใจเพื่อนร่วมงานของคุณ

การมีทุกคนอยู่ในสำนักงานเดียวกันไม่ได้การันตีประสิทธิภาพการทำงาน แต่การติดตามสิ่งที่ทุกคนกำลังทำอยู่จะง่ายขึ้น คุณต้องมีทีมงานที่คุณสามารถไว้วางใจได้ เพราะไม่สามารถมองดูการทำงานของคนอื่นได้เมื่อพวกเขาทำงานจากระยะไกล

การทำงานจากที่บ้านมีข้อดีมากมาย เช่น ความยืดหยุ่น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ไม่ต้องแต่งกายตามระเบียบ เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถทำงานได้ตามระดับที่คาดหวัง

การทำงานที่บ้านอาจเต็มไปด้วยสิ่งรบกวน และพนักงานบางคนอาจพบว่ามันยากที่จะแยกแยะระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว พนักงานของคุณต้องทำงานที่ได้รับมอบหมายและส่งมอบผลงานให้สำเร็จ

หากคุณตัดสินใจมอบอิสระในการสร้างสรรค์ในระดับสูงให้กับนักออกแบบของคุณ อย่าลืมคาดหวังผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมด้วยเช่นกัน ควรชี้แจงให้ชัดเจนว่านักออกแบบจะต้องรับผิดชอบต่อผลงานของตนเองและต้องรับผิดชอบต่อการตัดสินใจต่าง ๆ หากพวกเขาไม่สามารถส่งมอบผลงานได้ตามที่คาดหวัง คุณจะต้องตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าพวกเขาเหมาะสมกับบริษัทของคุณหรือไม่

ในปัจจุบัน การมีพนักงานกระจายตัวอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันไม่ใช่เรื่องแปลก อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดต่อใครบางคนเมื่อเป็นเวลา 2 นาฬิกาในตอนกลางคืนตามเขตเวลาของเขา คุณต้องให้เกียรติเขตเวลาของสมาชิกในทีมของคุณ นั่นคือ พยายามปรับเวลาให้เหมาะกับผู้อื่นให้มากที่สุด

โปรดระบุเขตเวลาพร้อมกับเวลาของการประชุมที่กำหนดไว้เสมอ อย่าลืมตรวจสอบวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือวันหยุดทางศาสนาภายในประเทศที่พนักงานของคุณอยู่ด้วย

สรุป

การทำงานทางไกลไม่เหมาะกับทุกคน และไม่มีอะไรผิดกับเรื่องนี้ หน้าที่ของคุณในฐานะผู้จัดการทีมออกแบบที่กระจายตัวอยู่คือค้นหาผู้คนที่ชอบการทำงานทางไกลและเข้าใจความพิเศษของมัน อุตสาหกรรมการออกแบบและพัฒนาซอฟต์แวร์กำลังพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเราต้องรวดเร็วในการตามให้ทันกับความต้องการใหม่ ๆ

อย่าลืมว่าไม่มีอะไรสามารถทดแทนการพบปะกันแบบตัวต่อตัวได้ คุณควรพยายามนัดพบกันเป็นครั้งคราวโดยใช้เครื่องมือที่มีอยู่ แม้ว่าจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม