วิธีการจัดประชุมวางแผน PI ให้ประสบความสำเร็จ: ขั้นตอน, ความท้าทาย, และแนวทางที่ดีที่สุด

วิธีการจัดประชุมวางแผน PI ให้ประสบความสำเร็จ: ขั้นตอน, ความท้าทาย, และแนวทางที่ดีที่สุด

ลองนึกภาพทีมฟุตบอลที่ออกไปในสนามเพื่อเล่นโดยไม่มีวิสัยทัศน์ จากการส่งบอลผิดพลาดไปจนถึงการยืนตำแหน่งผิด พวกเขาทำผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนในที่สุดก็แพ้

สังเกตเห็นปัญหาตรงนี้ไหม? การขาดการเตรียมตัว (หรือบางทีอาจเป็นแค่วันที่ไม่ดีของพวกเขา)

ไม่ว่าจะกรณีใดก็ตามการวางแผนPI หรือProgram Incrementก็ไม่แตกต่างกัน กิจกรรมเหล่านี้เปรียบเสมือนการแบ่งกลุ่มย่อยของทีม ที่สมาชิกจะมารวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับงานค้าง ประเมินความพร้อมขององค์กร และวางแผนการดำเนินการในอนาคตการวางแผน PIช่วยให้หลายแผนกในองค์กรสามารถประสานงานและแบ่งปันวิสัยทัศน์เดียวกันเพื่อความสำเร็จได้—เช่นเดียวกับนักฟุตบอลที่เตรียมตัวมาอย่างดีและรู้จังหวะการบุกหรือรับอย่างแม่นยำ

สำหรับทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ใด ๆ การจัดเซสชันวางแผน PI ให้ถูกต้องถือเป็นชัยชนะครึ่งหนึ่งของการทำงานหากล้มเหลวจะนำไปสู่ปัญหาการสื่อสาร ขาดการทำงานเป็นทีม และไม่เข้าใจความต้องการของผู้ใช้หรือลูกค้าอย่างแท้จริง

ในคู่มือนี้ เราได้ ทำให้กระบวนการวางแผน PI ง่ายขึ้น สำหรับคุณ—เราจะพาคุณไปดูวิธีการวางแผนเป้าหมาย จัดการกับความท้าทาย และใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมเพื่อให้ประสบความสำเร็จในทุกการประชุม!

กิจกรรมการวางแผน PI คืออะไร และทีมใดบ้างที่ต้องการ?

ส่วนหนึ่งของ SAFe(Scaled Agile Framework) คือ PI หรือการวางแผนโครงการ (Project Increment) ซึ่งเป็นกิจกรรมมาตรฐานของทีมที่จัดขึ้น ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยทั่วไปทุก 8-12 สัปดาห์

มันช่วยให้ทีมภายในกรอบการทำงานแบบ Agile สามารถร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตกลงหรือลงคะแนนเสียงในการปฏิบัติตามหลักการบางประการเพื่อผลลัพธ์ที่คาดหวัง เมื่อมีการตกลงกันแล้ว สมาชิกทุกคนใน Agile Release Train (ART) สามารถมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ได้รับการปรับปรุงแล้วจะถูกปล่อยออกมาตรงเวลา

วิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่ได้ในระหว่างเซสชันเป็นเพียงชั่วคราวและอาจมีการปรับเปลี่ยนในการประชุมวางแผนการเพิ่มโปรแกรมครั้งถัดไป

ทีมที่ใช้วิธีการแบบ Agile ทุกทีมจำเป็นต้องมีการวางแผน PI หรือไม่?

ในบริบททางธุรกิจ ควรสังเกตว่าการวางแผน PI (Program Increment) จะได้ผลดีที่สุดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และทีมแบบผสมผสานซึ่งการประสานงานระหว่างกลุ่มใหญ่ ๆ อาจเป็นเรื่องยากในขณะที่การประชุมสปรินต์และการทบทวนผลงานแบบปกติเหมาะสมกับทีมขนาดเล็ก การจัดประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากจะเหมาะสมกว่าหากดำเนินการตามกระบวนการวางแผน PI ที่กำหนดไว้แล้ว

แนวคิดที่นี่คือเพื่อช่วยให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในทิศทางเดียวกัน ทำอย่างไร? สมาชิกที่เข้าร่วมงานนี้จะร่วมกันสร้างแผนงานร่วมกันซึ่งเป็นสิ่งที่ทีมต่าง ๆ เห็นพ้องต้องกัน และเป็นการวางรากฐานสำหรับกระบวนการในอนาคตที่ปราศจากความขัดแย้ง

บางทีมอาจวางแผนจัดพิธีการวางแผน PI เพื่อสะท้อนกระบวนการตัดสินใจในปัจจุบัน ระบุความไม่มีประสิทธิภาพ และนำข้อเสนอแนะต่าง ๆ ออกมาเปิดเผย งานเหล่านี้ยังช่วยสนับสนุนการอภิปรายเกี่ยวกับความท้าทายที่มีอยู่และที่อาจเกิดขึ้นต่อความก้าวหน้าโดยรวมของโครงการ

ใครคือผู้เข้าร่วมการวางแผน PI?

ในทางเทคนิค การประชุมวางแผน PI จำเป็นต้องมีผู้เข้าร่วมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและทีมจาก Agile Release Train เดียวกัน ตารางต่อไปนี้จะให้แนวคิดคร่าวๆ เกี่ยวกับบทบาทของผู้เข้าร่วมหลัก:

สมาชิกความรับผิดชอบ
เจ้าของผลิตภัณฑ์ทำให้แน่ใจว่าความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการเข้าใจอย่างดีโดยทีมพัฒนา
วิศวกรรถไฟปล่อยสื่อสารกับผู้นำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและลดความเสี่ยงของโปรแกรม
สครัมมาสเตอร์รับผิดชอบในการสร้างเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมวางแผน PI
นักพัฒนาสำรวจความคิดเห็นและทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่ม ลบ หรือปรับปรุงคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์

บางทีมสร้างคณะกรรมการโปรแกรมที่กำหนดขึ้นโดยมีที่ปรึกษาและสถาปนิกโซลูชันเพื่อช่วยกำหนดวัตถุประสงค์ PIและกำหนดความพึ่งพาทางฟังก์ชัน

โบนัส: ต้องการเลย์เอาต์อย่างรวดเร็วสำหรับการประชุมแบบอไจล์ของคุณหรือไม่? เริ่มต้นได้ง่ายๆด้วยเทมเพลตการวางแผน PI ของ ClickUp! มันให้มุมมองที่ครอบคลุมของงานค้างทั้งหมด ความเสี่ยงของโปรแกรม และปริมาณงาน ทำให้เป็นสิ่งที่ทีมต้องการเพื่อจัดระเบียบ ติดตาม และตั้งเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอสำหรับพิธีการวางแผน PI ทุกครั้ง

เทมเพลตการวางแผน Pi ด้วย ClickUp
จัดโครงสร้างกระบวนการประชุมของคุณ จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และวางแผนล่วงหน้าเพื่อการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จด้วยเทมเพลตการวางแผน PIนี้

ขั้นตอนการวางแผนก่อนการดำเนินการวิจัย (Pre-PI Planning Stage): วิธีเตรียมความพร้อมสำหรับกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ

การวางแผน PI อาจไม่ใช่เซสชันที่ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจที่ยังใหม่กับแนวคิดนี้ แม้แต่ทีมที่ทำงานแบบ Agile ที่มีประสบการณ์พอสมควรก็ยังต้องใช้เวลาในการเตรียมและจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดสำหรับการประชุมโปรแกรมอินคริมเมนต์

กลยุทธ์ที่ดีคือการทำรายการตรวจสอบของส่วนประกอบทั้งหมด ที่ต้องพิจารณาเมื่อคุณเริ่มเตรียมการวางแผน PI ของคุณ ต่อไปนี้คือห้าข้อแนะนำที่สามารถช่วยคุณได้:

  1. รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: อย่าพลาดบุคคลที่สนับสนุนวิสัยทัศน์ระยะยาวของแบรนด์คุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่คุณต้องแจ้งให้ทราบก่อนการประชุม—ลองใช้เทมเพลตการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้เพื่อสนับสนุน
  2. วัสดุและงานค้าง: ขึ้นอยู่กับระยะของโครงการของคุณ เพิ่มเฉพาะเนื้อหาที่สำคัญ เช่น แผนงานสำหรับอนาคตและรายการงานค้างจากกิจกรรมวางแผน PI ครั้งก่อน
  3. สถานที่: สำหรับการประชุมวางแผน PI แบบพบหน้า ให้จัดในที่ที่มีพื้นที่กว้างขวางเพื่อให้ผู้คนสามารถเคลื่อนไหวได้อย่างอิสระ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะไม่ต้องถูกจำกัดให้อยู่แต่บนเก้าอี้ตลอดเวลา
  4. ซอฟต์แวร์: วิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมตัวสำหรับการวางแผน PIที่ประสบความสำเร็จคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมหรือโครงการ(เช่นClickUp) ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยทีมพัฒนาในการวางแผนและจัดการผลิตภัณฑ์ของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ
  5. วาระการประชุมมาตรฐาน: ไม่มีใครชอบเข้าร่วมการประชุมโดยที่ไม่รู้อะไรเลยเชิญวิทยากรที่สามารถถ่ายทอดวาระการวางแผนPI ได้อย่างชัดเจนและส่งเสริมการสร้างทีมไปพร้อมกัน

ความท้าทายทั่วไปที่ควรระวังในระหว่างการวางแผน PI

นอกเหนือจากรายการตรวจสอบข้างต้นแล้วทีมที่ทำงานแบบอไจล์ยังต้องให้ความสำคัญกับการแก้ไขปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้นก่อนการจัดการประชุมวางแผน PI โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีสมาชิกทีมที่ทำงานจากระยะไกล

มาสำรวจความท้าทายในการวางแผน PI สามอันดับแรกกัน:

การมีส่วนร่วมไม่เพียงพอ

ช่วงความสนใจเฉลี่ยของมนุษย์อยู่ที่เพียง 8.25 วินาทีเท่านั้น ดังนั้นคุณต้องพยายามรักษาความสนใจของผู้เข้าร่วมทุกคนให้มีส่วนร่วมตลอดทั้งช่วงการประชุม

หากคุณยังคงอ่านย่อหน้ายาวๆ จากสคริปต์ต่อไป มันจะไม่เป็นประโยชน์กับคุณ—แต่การสนทนาแบบเผชิญหน้าจะเป็นประโยชน์มากกว่า นอกจากนี้ ลองผสมผสานเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์มากขึ้นในการประชุมของคุณ คุณสามารถใช้กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลที่ช่วยให้ทุกคนในการประชุมสามารถระดมความคิด มีส่วนร่วมในการเสนอไอเดีย และรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนได้รับการรับฟัง

ClickUp Whiteboards พร้อมฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน (หลัก)
ClickUp Whiteboards คือศูนย์กลางแบบรวมศูนย์และมองเห็นภาพได้ของคุณ เพื่อเปลี่ยนความคิดของทีมให้กลายเป็นกิจกรรมที่ประสานงานกันอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดเซสชันวางแผน PI ติดต่อกันมากเกินไปอาจทำให้พนักงานเหนื่อยล้าได้ ดังนั้น ก่อนเซสชันวางแผน PI ครั้งถัดไปของคุณ ควรกำหนดจังหวะการประชุมที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกคนใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าที่สุด

ปัญหาเขตเวลา

สำหรับสถานที่ทำงานระดับโลกและทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก การจัดประชุมกับสมาชิกทุกคนในเวลาที่กำหนดอาจกลายเป็นฝันร้ายได้ นอกเหนือจากปัญหาเรื่องเขตเวลาที่แตกต่างกันแล้ว การจัดกิจกรรมเหล่านี้โดยไม่มีเครื่องมือจัดตารางเวลาที่เหมาะสมอาจทำให้สถานการณ์แย่ลงไปอีก

คุณสามารถลองแบ่งแต่ละเซสชันการวางแผน PI ออกเป็นช่วงเวลาที่สั้นลงและขยายเวลาออกไปอีกสองสามวันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถอยู่ได้ตลอดทั้งงาน พิจารณาการลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาที่ดีและนำกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมาใช้เพื่อวางแผนเซสชันเหล่านี้ล่วงหน้าอย่างเหมาะสม

การสื่อสารที่ไม่เหมาะสม

ปัญหาทั่วไปที่คุณอาจพบได้บ่อยคือเจ้าของผลิตภัณฑ์หรือผู้จัดการของคุณไม่ได้ระบุปัญหาปัจจุบัน ความต้องการ หรือผลลัพธ์ที่คาดหวังอย่างชัดเจน—ในขณะที่ขอให้คุณเพิ่มฟีเจอร์ที่เจาะจงมากขึ้น 🤷

ตัวอย่างเช่น หากทีมโปรแกรมเมอร์ทีมหนึ่งจัดการโค้ดประมาณ 20 บรรทัดต่อเดือน พวกเขาต้องมั่นใจว่างานที่ทำนั้นมีคุณค่าต่อวิสัยทัศน์ระยะยาวของบริษัท

แนวทางที่ชาญฉลาดในที่นี้คือการให้ความสำคัญกับลูกค้ามากที่สุดในสถานการณ์นี้ ให้คุณมองผลิตภัณฑ์จากมุมมองของผู้ใช้ในระหว่างกระบวนการนี้ และระบุจุดที่มอบคุณค่าเพิ่มเติมให้กับผลิตภัณฑ์ และสามารถกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณแทนที่จะเลือกซื้อผลิตภัณฑ์ของคู่แข่ง

6 ขั้นตอนในการจัดประชุมวางแผน PI ให้ประสบความสำเร็จทุกครั้ง

ตอนนี้เรามาเปิดเผยขั้นตอนในการวางแผน PI และการประชุมกลุ่มย่อยของทีมอย่างมีประสิทธิภาพกัน เราจะสาธิตฟีเจอร์บางส่วนของ ClickUp's Agile Suite เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการนำแต่ละขั้นตอนไปปฏิบัติได้ดียิ่งขึ้น 🌻

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการวางแผน PI

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การมีวัตถุประสงค์การวิจัยเชิงคุณภาพ (PI) ที่ชัดเจนและมุ่งมั่นเป็นสิ่งสำคัญตั้งแต่เริ่มต้น เพิ่มเป้าหมายสำคัญใดๆ ที่ทีมของคุณควรครอบคลุมในการประชุม หากไม่มีเป้าหมายที่ตั้งไว้ การประชุมของคุณจะไม่มีบริบทในการสร้างแผนงาน

นี่คือจุดที่ClickUp Goalsมีประโยชน์! มันช่วยให้คุณเริ่มสร้างการวางแผน PI หรือเป้าหมายสปรินต์ในอนาคตและจัดเรียงพวกมันไว้ในโฟลเดอร์ได้ คุณสามารถมองเห็นความคืบหน้าของแต่ละเป้าหมายได้ในขณะที่การประชุมดำเนินไป

ClickUp 3.0 เป้าหมายที่เรียบง่าย
กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้สำหรับงานและโครงการ พร้อมการก้าวหน้าโดยอัตโนมัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีกรอบเวลาที่กำหนดไว้และเป้าหมายที่สามารถวัดได้

เชื่อมโยงเป้าหมายกับงานของคุณเพื่อควบคุมได้ดียิ่งขึ้น ด้วยวิธีนี้ ClickUp จะสะท้อนความคืบหน้าของเป้าหมายโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำงานที่เชื่อมโยงเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถกำหนดเป้าหมายประเภทต่างๆ ได้ เช่น ตัวเลข เงื่อนไข และเปอร์เซ็นต์

ทำให้การเตรียมการวางแผนก่อน PI ของคุณง่ายขึ้นโดยการเพิ่มคำอธิบายให้กับแต่ละเป้าหมาย และแจ้งให้ทีมของคุณทราบว่าพวกเขาต้องสร้างเอกสารหรือสื่ออะไร

ยังรู้สึกว่ามันเยอะเกินไปอยู่ไหม? ลองใช้เทมเพลตเป้าหมาย SMART ของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นการเดินทางสู่การตั้งเป้าหมายได้ทันที!

ขั้นตอนที่ 2: จินตนาการถึงวิธีที่ทีมของคุณคิดค้นไอเดีย

หลังจากที่คุณได้กำหนดเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการระดมความคิดร่วมกับทีมที่มีความคล่องตัวของคุณ ทีมสามารถใช้กระดานไวท์บอร์ดเพื่อติดโน้ตสติ๊กเกอร์ที่มีไอเดียต่าง ๆ ในสภาพแวดล้อมที่เป็นรูปธรรม แต่คุณสามารถทำได้มากกว่านั้นบนกระดานดิจิทัล!

ด้วยClickUp Whiteboards แบบเสมือนจริง ทีมงานสามารถปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างไร้ขีดจำกัดในพื้นที่ที่ไม่มีที่สิ้นสุด ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับเคอร์เซอร์และแถบเครื่องมือเพื่อแสดงความคิดเห็น เสนอแผนการดำเนินงาน และเน้นฟีเจอร์ที่สำคัญ 🦋

ClickUp 3.0 กระดานไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน
ทำงานร่วมกันทางสายตาภายใน ClickUp Whiteboards กับสมาชิกในทีมเพื่อระดมความคิดและเปลี่ยนไอเดียให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถดำเนินการได้

หากขั้นตอนการทำงานที่คุณเสนอสำหรับส่วนเพิ่มเติมถัดไปมีความซับซ้อนเกินไปลองใช้แผนผังความคิดของ ClickUpและสร้างแผนผังกระบวนการทีละขั้นตอนโดยการเชื่อมต่อระหว่างโหนดต่างๆ

เพื่อดูภาพรวมของขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ให้ใช้มุมมองกระดานคัมบังของ ClickUpเพื่อดูความคืบหน้าของงานในแต่ละขั้นตอน หากคุณกำลังเผชิญกับความเสี่ยงและการพึ่งพาหลายประการ ให้วางแผนแก้ไขโดยใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpและระบุการพึ่งพาข้ามทีมที่จำเป็นสำหรับการทำงานในรอบถัดไปให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเป้าหมายที่เป็นไปได้

อย่าเพียงแค่นั่งและให้คำแนะนำที่จืดชืดกับทีมของคุณ เช่น เริ่ม และ สิ้นสุด ให้แน่ใจว่าการเตรียมการวางแผน PI ของคุณมี เป้าหมายที่เป็นจริง ที่ทุกคนสามารถทำให้สำเร็จได้ วิธีที่น่าสนใจในการทำเช่นนี้คือการใช้ClickUp Milestones ซึ่งช่วยให้คุณเน้นความสำเร็จที่สำคัญได้

เหตุการณ์สำคัญในมุมมองแกนต์
สร้างภาพจำลองเป้าหมายสำคัญของโครงการด้วยมุมมองแกนต์ใน ClickUp

จุดสำคัญช่วยกระตุ้นทีมของคุณโดยแสดงให้พวกเขาเห็นถึงคุณค่าของผลงานที่พวกเขาทำ พวกมันช่วยผู้จัดการในทีมที่ทำงานแบบ Agile ในการจัดสรรทรัพยากรสำหรับงานต่างๆ และทำการประมาณการที่แม่นยำสำหรับการทบทวนแผนสุดท้าย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทบทวนและพบการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้ทันทีแทนที่จะค้นพบในนาทีสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดบทบาทสำหรับสมาชิกแต่ละคนและร่างแผนสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน

ให้แน่ใจว่าทีมผู้พัฒนาทราบถึงบทบาทของตนในการเตรียมตัวสำหรับการวางแผน PI ครั้งต่อไปเสมอ หากเกิดปัญหาขึ้นและผู้คนถามว่าพวกเขาควรทำอะไรในแต่ละวัน ก็จะไม่ช่วยอะไรได้มากนัก เช่นเดียวกับเหตุการณ์ที่ไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจทำให้ทีมของคุณสับสนและไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีแผนสำรอง

เมื่อคุณสร้างรายการงานในกิจกรรมการวางแผน PI ของคุณแล้ว ให้กำหนดป้ายกำกับและแจ้งให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่พวกเขาต้องรับผิดชอบคุณสามารถลองจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อจัดการกับการอัปเดตฟีเจอร์ที่สำคัญกว่าก่อนได้

ClickUp 3.0 การตั้งค่าลำดับความสำคัญของงาน
กำหนดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างรวดเร็วภายในงานนั้น เพื่อสื่อสารสิ่งที่ต้องให้ความสนใจก่อน

ใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp และกำหนดงานของคุณด้วยป้ายกำกับที่มีสีแตกต่างกันสี่แบบ ได้แก่ ฉุกเฉิน สูง ปานกลาง และต่ำ คุณสามารถวางแผนและกำหนดป้ายกำกับเหล่านี้ล่วงหน้าเพื่อปรับปรุงการมองเห็นเวลาการดำเนินงานของทีมสำหรับแต่ละงาน

การกำหนดบทบาทของทีมมีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับการไหลเวียนของความรู้และการตัดสินใจอย่างเหมาะสมเมื่อเริ่มงานแบบเพิ่มพูน ClickUp มีเทมเพลตบทบาทและความรับผิดชอบหลายแบบเพื่อช่วยคุณในเรื่องนี้ คุณสามารถลองใช้เทมเพลต RACI Matrix ของ ClickUpเพื่อกำหนดบทบาทตามองค์ประกอบทั้งสี่นี้: Responsible (ผู้รับผิดชอบ), Accountable (ผู้รับผิดชอบโดยตรง), Consulted (ผู้ให้คำปรึกษา) และ Individual (บุคคล)

เทมเพลตเมทริกซ์ RACI ของ ClickUp
ใช้แม่แบบ ClickUp RACI Matrix เพื่อกำหนดบทบาทของพนักงานของคุณในภารกิจและกิจกรรมต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 5: จัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้าง

นอกเหนือจากการประชุมแล้ว ทีมต่างๆ ก็ยากที่จะมีการสนทนาแบบเผชิญหน้า ทำให้พวกเขาติดขัดอยู่กับปัญหาต่างๆ

การมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้ทีมที่มีความคล่องตัวสามารถแก้ไขปัญหาคอขวดได้รวดเร็วยิ่งขึ้นร่วมกัน แทนที่จะพยายามหาทางแก้ไขปัญหาเพียงลำพัง สมาชิกสามารถโพสต์สิ่งที่พวกเขากำลังประสบปัญหาอยู่และได้รับความช่วยเหลือที่เหมาะสม—แม้กระทั่งหลังจากการวางแผน PI แล้ว

นี่คือสิ่งที่มุมมอง ClickUp Chatถูกสร้างขึ้นมาเพื่อ—เพื่ออำนวยความสะดวกในการสนทนาแบบเปิดกว้าง มุมมองนี้ช่วยให้สามารถส่งลิงก์ รูปภาพ และทรัพยากรอื่นๆ ไปยังสมาชิกในทีมเพื่อส่งเสริมการทำงานแบบอะซิงโครนัสที่มีการประสานงานอย่างดี

มุมมองแชท ClickUp 3.0 ที่เรียบง่าย
เพิ่มสมาชิกทีมในการสนทนาและทำงานร่วมกันผ่าน ClickUp Chat ในที่เดียวโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างซอฟต์แวร์ต่างๆ

ด้วยความสามารถในการสร้างห้องแชทสำหรับโครงการหรือทีมใดก็ได้ คุณจึงสามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครสามารถเข้าถึงการสนทนาแต่ละรายการได้ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณกล่าวถึงใครก็ได้ ใช้การแก้ไขข้อความแบบสมบูรณ์ และมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีวิดีโอสอนอยู่ในใจ!

ขั้นตอนที่ 6: สะท้อนและปรับปรุง

เมื่อกิจกรรมการวางแผน PI เสร็จสิ้นแล้ว อย่าลืมทบทวนสิ่งที่ดำเนินไปได้ดี ความท้าทายที่คุณเผชิญ และพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ในตอนท้ายของแต่ละเซสชันการวางแผน PI ให้ทำการสำรวจความคิดเห็นอย่างรวดเร็วจากผู้เข้าร่วม โดยเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และรับความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับคุณค่าและความคล่องตัวของเซสชันล่าสุด เพื่อเร่งกระบวนการ ใช้ClickUp Formsเพื่อส่งแบบสอบถามที่กำหนดเองไปยังผู้เข้าร่วมที่ตั้งใจ

หลังจากได้รับข้อเสนอแนะแล้ว คุณอาจต้องการใช้ClickUp Sprintsเพื่อทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติและติดตามเป้าหมายการวางแผน PI ในอนาคต เป็นโซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้และช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้แล้วในแต่ละรอบการทำงาน

จัดการสปรินต์ในมุมมองบอร์ด
จัดการสปรินต์ในมุมมองบอร์ด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวางแผน PI

ทีมที่ทำงานแบบ Agile ทุกทีมจำเป็นต้องใช้ประโยชน์สูงสุดจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น การวางแผน PI เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีวิสัยทัศน์เดียวกัน

เพื่อสรุปสิ่งที่เราได้พูดคุยกัน นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวางแผน PI ที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากแต่ละเซสชัน:

  • ทำให้สิ่งต่าง ๆ สนุกสนาน: ไม่มีใครอยากนั่งอยู่ในที่ประชุมที่มีคนพูดคนเดียวเป็นเวลาหลายชั่วโมง. ให้แน่ใจว่าทุกคนในเซสชั่นรู้สึกมีส่วนร่วมโดยการมีส่วนร่วมกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ
  • ทำให้วัตถุประสงค์ชัดเจน: ก่อนการประชุม ให้ทำให้ทุกวัตถุประสงค์ของผู้รับผิดชอบ (PI) ชัดเจนเพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบสิ่งที่พวกเขาต้องทำให้สำเร็จในกรณีนี้
  • บันทึกทุกเซสชัน: แน่นอน คุณสามารถจัดการประชุมสดสำหรับสมาชิกทีมที่อยู่ห่างไกลได้ แต่สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ล่ะ? ใช้ClickUp Clipsสำหรับการบันทึกหน้าจอคุณภาพสูงในระหว่างการประชุมโดยไม่มีข้อจำกัดด้านเวลา
  • กำหนดเวลาสำหรับกิจกรรม: การติดตามเวลาในแต่ละช่วงการวางแผน PI เป็นสิ่งที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าทุกประเด็นสำคัญได้รับการหารืออย่างเหมาะสม คุณสามารถใช้ClickUp Time Trackingเพื่อเริ่มติดตามเวลาในแต่ละเซสชัน และเพิ่มบันทึกสำหรับแต่ละรายการเพื่อให้มีบริบทเพิ่มเติม
  • ใช้เทมเพลต:เทมเพลตการจัดการโครงการ, บักล็อก,และการวางแผนสปรินต์ช่วยให้คุณมีโครงสร้างในการบันทึกประเด็นที่เกิดซ้ำ ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม

ความสำคัญของการสร้างวัตถุประสงค์การวางแผน PI ที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

วัตถุประสงค์การวางแผน PI ของคุณจะไม่ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหากไม่ได้ตั้งอยู่บนพื้นฐานของการแก้ไขปัญหาของลูกค้า นี่คือสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีการสร้างวัตถุประสงค์ PI ที่ดีต่อธุรกิจ:

  1. การสร้างวิสัยทัศน์: ขั้นตอนแรกคือการประเมินบริษัทของคุณและเข้าใจวิสัยทัศน์ของมัน. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดให้ทุกเป้าหมายสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของบริษัท
  2. ตรวจสอบความคิดเห็นของลูกค้า: ดูว่าลูกค้าประสบปัญหาหรือต้องการปรับปรุงอะไร สื่อสารกับทีมที่ทำงานแบบคล่องตัวของคุณเพื่อดูว่าสามารถเพิ่มฟีเจอร์ใดได้บ้างเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
  3. เขียนวัตถุประสงค์ของโปรแกรมของคุณ: การเขียนวัตถุประสงค์ของการเพิ่มประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากจำนวนองค์ประกอบที่คุณต้องการครอบคลุม ต้องการทำสิ่งนี้ให้เร็วขึ้นหรือไม่? ใช้ClickUp AIเพื่อร่างวัตถุประสงค์ PI ของคุณและยกระดับการระดมความคิดไปอีกขั้น! ด้วยกรณีการใช้งานที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า 100+ คุณสามารถคิดค้นวัตถุประสงค์ PI ที่สอดคล้องกันภายในไม่กี่นาที
  4. ทบทวนวัตถุประสงค์ของ PI ของคุณ: ขั้นตอนสุดท้ายคือการทบทวนวัตถุประสงค์ของ PI ทั้งหมดกับหลายทีมและเน้นย้ำวัตถุประสงค์ที่มีความสำคัญสูง
ฟีเจอร์สรุปของ ClickUp สำหรับบันทึกการประชุม
สรุปบันทึกการประชุมภายในไม่กี่วินาทีด้วย ClickUp AI

วางแผนการประชุม PI Planning ที่น่าสนใจด้วย ClickUp

ไม่ว่าการจัดประชุมการดำเนินการโปรแกรมจะยากเพียงใด คุณก็ไม่อาจปฏิเสธความสำคัญได้ นำความยากลำบากนี้ออกไปจากสมการด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมของ ClickUp

ด้วยการใช้ ClickUp บริษัทสามารถแยกการเตรียมการวางแผน PI ที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อย ๆ ใช้เทมเพลตที่มีอยู่ และติดตามแต่ละเซสชันได้ภายใต้ที่เดียว ก้าวแรกวันนี้และสมัครใช้ ClickUpฟรี 💗