Hur man skapar en tidrapport i Excel (guide med mallar)

Vi har kommit långt sedan den tiden då man stämplade in med tidkort och förde tidrapporter på papper.

Idag har vi automatiska tidrapporteringsverktyg på våra datorer.

Och någonstans längs vägen upptäckte folk Excel-tidrapportering.

Men hur gör man det?

I den här artikeln visar vi hur du skapar ett tidrapporteringsark i Excel, lyfter fram några mallar och undersöker nackdelarna med tidrapportering i Excel. Vi lyfter också fram ett smart, alternativt verktyg som underlättar tidrapporteringen.

Vem är redo att bli en mästare på att skapa ett Excel-tidrapporteringsark?

Hur skapar man en tidrapport i Excel?

Om du är företagare eller projektledare vill du veta var ditt team lägger all sin tid, särskilt om du leder ett team på distans.

Tidsdata är trots allt avgörande för HR, löneadministratörer, kundfakturering etc.

Tack och lov är tidrapportering något du kan göra med ett Excel-kalkylblad.

Låt oss ta reda på hur man skapar en tidrapport i Excel...

Steg 1: Formatera ditt kalkylblad

Öppna en ny Excel-fil.

För att skapa en läsbar Excel-tidrapport måste du formatera cellerna i kalkylbladet så att de blir bredare.

Hur?

Markera kolumn A och dra dess kant till önskad bredd.

Högerklicka sedan på kolumn A > välj Kopiera > markera kolumnintervallet B till L > tryck på Ctrl+V för att klistra in formateringen.

Detta kopierar formateringen på alla kolumner du har valt (B-L).

Steg 2: Lägg till tidrapportens titel

Markera cellområdet A1–L1.

Välj sedan Sammanfoga och centrera i verktygsfältet. Du hittar det under fliken Start.

Skriv in namnet på ditt företag i cell A1.

Centrera och formatera celltexten (företagsnamnet) efter önskemål.

Lek med teckensnitt, storlek och färg. 🌈

Glöm inte att göra det fetstil. Ditt företags namn ska stick ut!

När du har gjort ditt företagsnamn färgglatt kan ditt kalkylblad se ut ungefär så här:

Steg 3: Lägg till nödvändiga etiketter

Nu är det dags att lägga till alla etiketter i din Excel-tidrapport.

Hur ska annars medarbetarna veta var de ska lägga in sina tidsrapporter och andra uppgifter?

Börja med att lägga till etiketter som anställd, chef, avdelning osv.

I det här exemplet på en tidrapport för anställda lägger vi till:

För alla dessa etiketter väljer du Ombryt text.

Det är ikonen med "abc med en pil" i verktygsfältet.

Detta gör att orden får plats i en cell, oavsett hur långt etikettnamnet är.

Klart?

Din Excel-fil bör se ut ungefär så här:

I cellerna efter varje etikett skapar du en rad som anställda och chefer kan fylla i.

Och om du bestämmer dig för att det ska vara en utskrivbar tidrapport, kommer linjen att ange var du ska skriva.

För att skapa linjen markerar du cellerna B2 till D2 och väljer sedan Nedre kant i verktygsfältet.

En rad visas för etiketten Anställd.

Sammanslag sedan cellerna.

Upprepa denna process för alla andra etiketter du har lagt till.

Steg 4: Lägg till tidsrelaterade etiketter

Det föregående steget innehöll detaljer som handlade mer om den anställde. Nu är det dags att lägga till tidsrelaterade etiketter!

Det är två olika saker, eller hur?

Låt oss slå ihop cellerna A6 till L6 för att skapa en liten avdelning mellan medarbetaruppgifterna och nästa uppsättning tidsrelaterade etiketter.

Du kan lägga till tidsrelaterade etiketter i rad 7 för att skapa rubriker för varje kolumn.

Lägg till:

Detta är bara några av de vanligaste etiketterna som vi tror kan fungera för dig.

Men du kan lägga till eller ta bort etiketter som passar bättre för din organisation, till exempel ordinarie arbetstid, helgdagar, anställdas arbetstid, fakturerbar tid osv.

Om du märker att Time in och Time out läggs till två gånger i två olika celler. (C7, D7, E7 och F7)

Det är dags för lunchpaus. 🍲

Du kan alltid göra ändringar i detta beroende på din organisations behov.

Lägg till en kaffepaus eller två, eller fler!

Det finns inget som heter för mycket kaffe. ☕

När alla tidsrelaterade etiketter har lagts till ser kalkylbladet ut så här:

Något stämmer inte, eller hur?

Ja, formateringen.

Låt oss fixa det.

Fyll först i raden med valfri färg. Markera cellerna A7 till J7, välj alternativet Fyllningsfärg i verktygsfältet och välj sedan en färg.

Markera sedan texten i de markerade cellerna som fetstil, centrera texten och justera den mitt. Glöm inte att välja Textomslag som tidigare för att säkerställa att texten visas inom cellen utan att flyta över till andra celler.

Gå sedan till verktyget för kantlinjer och välj Alla kantlinjer i rullgardinsmenyn för att lägga till ramar runt etiketterna.

Vad återstår?

Du måste lägga till veckodagarna!

För denna veckotidrapport lägger du till måndag till söndag med början i cell A8 och slut i cell A14. Du kan börja veckan vilken dag du vill.

När du har angett veckodagarna formaterar du dem så att de blir lättlästa.

Så här gör du:

Steg 5: Sista finputsningen

Om du märker att ditt Excel-kalkylblad har extra rutnät och celler med kantlinjer som din tidrapport inte behöver, ta bort dem.

Genom att ta bort onödiga element får du en snygg veckotidrapport i Excel.

Gör slutligen dina sista ändringar av teckensnitt, storlek, justering och färg, och det är klart!

Grattis, du har nu skapat en tidrapport i Excel! 🎉

Din tidrapports kalkylblad kan se ut ungefär så här:

Börja redan nu att registrera arbetstiden för att hålla koll på produktiviteten och lönekostnaderna!

Det finns dock också ett enkelt sätt som inte innebär att du behöver skapa ett Excel-kalkylblad för tidrapportering från ett tomt kalkylblad.

Ah, den hemliga kraften hos mallar!

Vi har noggrant valt ut några Excel-mallar för tidrapportering så att du slipper leta efter dem själv.

Relaterat: Programvara för tidrapportering

3 mallar för tidrapportering i Excel

Det bästa med Excel-mallar för tidrapportering är att du sparar så mycket tid och arbete.

Men mallar med formler är ännu bättre.

Vissa av Excel-mallarna för tidrapportering kan hantera beräkningar åt dig baserat på en eller två formler för Excel-tidrapporter.

De finns redan i kalkylbladets celler, så du behöver inte lägga till dem!

Här är tre alternativ för mallar för tidrapportering i Excel:

1. Mall för månatlig tidrapport

Detta är en kostnadsfri mall för tidrapportering i Excel med flera flikar för varje anställd.

Detta gör det till en organiserad mall för tidrapporter för anställda som gör det enkelt att beräkna den totala lönen för flera anställda.

Ladda ner denna mall för månatlig tidrapport.

2. Mall för tvåveckors tidrapport

Detta är en Excel-mall för tidrapporter som innehåller tre mallar. Du får en mall för veckotidrapporter, en för månadstidrapporter och en för tvåveckorsrapporter.

Ladda ner denna mall för Excel-tidrapportskalkylator.

3. Mall för daglig tidrapport

Denna Excel-mall för tidrapportering är utformad med etiketter som anställdsinformation, lönesats, totalt antal arbetade timmar och mer. Det är också en mycket enkel mall för tidrapportering att komma igång med.

Du kan anpassa eller lägga till etiketter efter dina behov för att ange andra detaljer såsom timpris, faktureringspris, övertidstimmar, startdatum för löneperioden etc.

Ladda ner denna mall för daglig tidrapport.

Detta är bara några alternativ.

Du hittar flera andra alternativ, såsom mallar för Excel för medarbetares produktivitet, 24-timmarsaktivitet och projekttidrapportering.

Det finns dock ett problem.

Förr eller senare kommer du att stöta på dessa begränsningar med tidrapportering i Excel-mallar.

För mer information, kolla in dessa mallar för tidrapporter!

3 nackdelar med tidrapportering i Excel

Tidrapportering i Excel verkar vara en ganska enkel metod, men den är också otroligt föråldrad.

Varför?

Det finns nämligen automatiska tidrapporteringsverktyg och lönehanteringssystem!

Här är några av nackdelarna med tidrapportering i Excel:

1. Onödigt manuellt arbete

Varje arbetstimme du spårar måste anges manuellt.

Det är det enda sättet Excel fungerar på.

Du kommer att spendera evigheter på att mata in tidsdata.

Och det gäller varje gång du loggar in och ut.

VARJE GÅNG!

Sedan kommer addition, subtraktion och multiplikation för att räkna ut det totala antalet arbetstimmar...

Hoppas du gillar siffror, för du kommer att ha mycket att göra med dem.

Dessutom är manuell tidrapportering benägen att leda till mänskliga fel.

Tänk på det.

Du måste lita på ditt minne för att komma ihåg hur mycket tid du har lagt ner på arbetet.

Du måste också komma ihåg att fylla i tidrapporten varje dag, annars påverkar det din lön. Hånar

I värsta fall gör du ett räknefel, skriver in fel minuter eller råkar förstöra en Excel-formel i en mall.

Har du redan fått panik?

Det bör du vara, eftersom det kan leda till grova felberäkningar och kostsamma lönefel.

Och som ett resultat kan dina projektkostnader stiga oväntat!

Vad tycker du om tidrapportering i Excel nu?

2. Kan inte integreras med ditt projektledningsverktyg

Microsofts verktyg är inte de mest användarvänliga.

Det är som den där grannen som har problem med alla i kvarteret.

När man gör en lista över Microsoft-verktyg som enkelt kan integreras hamnar Excel kanske längst ner på listan.

Förvänta dig alltså inte att ha några användbara eller praktiska data redo i din projektledningsprogramvara.

MS Excel kör solo. 🙄

3. Kan inte generera automatiska rapporter

Microsoft Excel är ett kalkylbladsverktyg med funktioner som pivottabeller, villkorlig formatering och datavalidering.

Inga funktioner för tidrapportering dock.

Den kan inte spåra tid automatiskt och kan inte heller generera en rapport med hjälp av tidsdata.

Den kan innehålla diagram och formler, men vad är nyttan med det?

Om du inte matar in och bearbetar data manuellt kommer det inte att finnas några rapporter att analysera.

Detta är inte idealiskt.

Ett Excel-ark för tidrapportering visar stora mängder data i ett enda kalkylblad, vilket gör det svårt att se mönster eller dra några värdefulla slutsatser.

Slutsatsen är: Du behöver rapporter.

Och Excel genererar inga.

Kolla in vår detaljerade guide om Excel-projektledning .

Men frågan är: vad gör vi nu?

Svaret på den frågan är ClickUp, ett av världens högst rankade produktivitetsverktyg som älskas av team i alla storlekar över hela världen.

Bonus: Mallar för tidsblockering

Njut av enkel tidrapportering i ClickUp

ClickUps inbyggda tidrapportering är allt du någonsin behövt.

Varför?

Det första du bör veta är att den är inbyggd.

Det innebär att du inte behöver hjälp från någon tredjepartsapp.

Med vår inbyggda tidrapportering kan du:

Använd den inbyggda tidsregistreringsfunktionen i ClickUp

Du kan även lägga till mer information till spårade tidsposter genom att lägga till etiketter och anteckningar.

Lär dig hur du använder tidrapportering för att slutföra projekt snabbare.

Visste du att du kan starta vår timer för en uppgift på en dator och stoppa den på en annan dator? 🤯

Ja.

Vår globala timer kan göra det.

Allt du behöver se till är att du är inloggad på de enheter du använder.

Förutom vår riktigt coola globala timer är vi stolta över ClickUps tidsrapporteringsfunktioner.

Du kan få alla typer av data genom att använda widgets för tidrapportering.

Några av dem är:

Tidrapportering i ClickUp

Här är ett ännu bättre förslag.

Använd bara widgets för att skapa din egen tidrapporteringspanel i ClickUp. 😎

Du har också friheten att integrera ClickUp med din favoritapp för tidrapportering, till exempel Time Doctor, Harvest eller Everhour.

På så sätt får du en komplett lösning som är anpassad efter dina behov, och inte bara efter vad vi tror är bäst för dig. 😇

Du kan till och med komma åt en befintlig Excel-tidrapport här på ClickUp med vår inbäddade vy.

På så sätt förlorar du inga av de spårade uppgifterna från Excel när du byter till ClickUps tidrapportering.

Men vänta, vi har mer att erbjuda dig.

Här är en kort översikt över ClickUps funktioner så att du kan få en uppfattning om vad det handlar om:

Säg adjö till tidrapportering i Excel!

Visst, Excel-kalkylbladet kan hjälpa dig att spåra dina tidsdata.

Men det är för tidskrävande och riskabelt.

Det finns ingen tids- eller datakvalitet, fel är oundvikliga och löneproblem är kanske inte något du vill hantera i slutet av månaden.

Det bästa är att automatisera processen med ett tidrapporteringsverktyg.

Som ClickUp!

Varför?

För det är en komplett lösning.

ClickUp kan spåra tid och projekt samtidigt som det genererar rapporter om båda.

Är du redo att spåra tid automatiskt? Gå med i ClickUp idag och säg adjö till att fylla i tidrapporter en smärtsam cell i taget. 👋

Relaterad läsning: