Låt oss sätta scenen. 🎥
Du är projektledare för ett företag som lanserar en ny produkt – spännande!
Du har ägnat timmar åt att utarbeta den perfekta projektplanen och månader åt att försöka omsätta ditt teams idéer i praktiken.
Du har satt upp SMART-mål, skapat beredskapsplaner och räknat in lite extra tid för oförutsedda utmaningar. Ändå ligger ditt projekt fortfarande väldigt efter. 🤯
Så, vad gör du? Får du panik? Vänder du på bordet? Ringer du din livscoach?
Nej!
Du tar ett djupt andetag och börjar fundera på strategiska sätt att ta igen den tid du har förlorat. 🤓
Följ med oss på denna resa där vi utforskar ett av de mest populära planeringsverktygen för att komma ikapp i projektledning, när man ska använda det och hur man sätter det i verket på ett framgångsrikt sätt!
Netflix/ GIPHY
Hej, jag heter _____ och mitt projekt ligger efter i schemat.
Det är mycket vanligt att projekt hamnar efter i tidplanen, och någon gång händer det alla! Ibland ligger det helt utanför din kontroll.
Brist på material, dålig kommunikation, utbrändhet och otydliga mål kan samverka och försena dig mer än du tror, men det finns verktyg som du som projektledare kan använda för att komma ikapp med tidsplanen och hinna till slutdeadlinen.
Det är här tekniker för schemakomprimering kommer in i bilden. Det är metoder som hjälper dig att hålla dig på rätt spår för att slutföra projektet inom den ursprungliga tidsramen. 🙌🏼
Dessutom är dessa tekniker extremt mångsidiga och kan tillämpas på alla typer av projekt.
Erfarna produktingenjörer, utvecklare, designers och chefer kanske redan tycker att denna teknik är ganska vanlig, men även personer inom bygg-, medicin- och fastighetsbranschen har haft framgång med att tillämpa dessa verktyg i sina branscher! Särskilt tekniken med snabbspårning.
Fast tracking i projektledning är ett av de vanligaste verktygen för att komprimera tidsplaner, och även om du inte nödvändigtvis vill göra det till en vana att använda det, är fast tracking inte på något sätt dödsstöten för din projekttidsplan.
Bonus: Mallar för beredskapsplaner!
Vad är snabbspårning inom projektledning?
Vi är så glada att du frågade.
Snabbspårning inom projektledning innebär att uppgifter som ursprungligen var planerade att utföras efter varandra istället utförs parallellt eller delvis överlappande med andra uppgifter.
AKA, att utföra flera uppgifter samtidigt för ett enda projekt, utan att det påverkar projektets omfattning! Så du kommer fortfarande att hinna till slutdeadlinen. 😎
Snabbspårning är endast ett alternativ om de överlappande uppgifterna inte är beroende av varandra och faller inom den kritiska vägen – även känd som den serie av viktiga uppgifter i ditt projekt som avgör din slutliga leveransdatum.
Tänk: Milstolpar eller sprints i ClickUp!
PeacockTV/ GIPHY
Ett bra ställe att börja är att titta på din projektplan och identifiera de uppgifter som indikerar när ditt projekt går in i nästa fas. Vanligtvis är de första eller sista uppgifterna i dessa faser bra indikatorer! Detta ger dig en uppfattning om vilka uppgifter som kan orsaka potentiella hinder om de försöks genomföras samtidigt.
Du kan endast snabba upp uppgifter på den kritiska vägen, eftersom det är dessa uppgifter som faktiskt driver projektet framåt och inte är beroende av andra uppgifter som kan hindra dem från att slutföras.
Mer om kritiska vägar här.
Men ClickUp, finns det andra verktyg för att komprimera scheman?
Ja, det finns det.
Crashing är ett annat vanligt verktyg för att komprimera tidsplaner som många produktchefer kan överväga när de beslutar om de ska använda fast tracking.
Projektkraschning innebär att man satsar ytterligare resurser på en aktivitet eller uppgift, istället för att justera den ursprungliga planen eller startdatum. Precis som snabbspårning påverkar kraschning inte det slutliga leveransdatumet när det genomförs framgångsrikt och kan endast tillämpas på uppgifter i den kritiska vägen.
Men av de många tekniker som finns för att komprimera tidsplaner är en bra tumregel att först prova snabbspårning, eftersom det inte medför några extra kostnader och du dessutom kan använda snabbspårning samtidigt med dina andra tekniker.
En intensivkurs i projektkraschning
Om du vet att du har möjlighet att tilldela externa material och resurser till ditt projekt kan crash-metoden verka vara en snabbare lösning än snabbspårning, men kostnaden är inte den enda utmaningen att ta hänsyn till.
Genom att tilldela ytterligare resurser till befintliga uppgifter delegerar du mer arbete till fler personer, vilket kan leda till en situation där det blir för många kockar i köket snabbare än du hinner säga quidditch.
Warner Bros/ GIPHY
Kommande projekt kan också drabbas av att ytterligare teammedlemmar dras från andra uppgifter för att arbeta med ett annat pågående projekt. Därför kräver din kraschplan lika mycket strategi och avsikt som en snabbspårningsplan, eftersom det inte är så att det ena verktyget är effektivare än det andra, utan du måste veta vilket som fungerar bäst för din situation.
Det finns ändå massor av fördelar med att krascha när det utförs framgångsrikt – inklusive en oförändrad sekvens!
Gör en realistisk och objektiv bedömning av vilka merkostnader som kommer att uppstå för externa resurser och håll dig till den. Detta inkluderar personal och material.
Tänk på att crash-metoden endast fungerar för aktiviteter där extra stöd faktiskt förkortar uppgiftens varaktighet. När du delegerar uppgifter till externa teammedlemmar, se till att alla inblandade vet exakt vad de ska göra för att undvika dubbelt arbete, misstag och andra produktivitetsfallgropar.
Crashing kan användas samtidigt med snabbspårning, men det kan vara riskabelt och kostsamt. Vi rekommenderar därför att du går försiktigt tillväga. 🚧
Nackdelen med att använda dessa två tekniker samtidigt är att budgeten ökar och att personalen blir utbränd eftersom fler personer arbetar, multitaskar och lägger till uppgifter från projekt som är nya för dem.
Dessutom, om snabbspårning misslyckas, väljer många projektledare ändå att krascha! Så om ditt projekt ligger efter i schemat och du är nybörjare på tekniker för schemakomprimering, ta bara ett verktyg i taget. 🙂
Den perfekta tidpunkten för snabbspårning ⏰
Att använda snabbspårning i projekt kan verka som en varningssignal, men det är faktiskt vanligare än du tror.
Var försiktig när du bestämmer hur ofta du använder denna teknik, men det finns fler skäl att använda den än att bara ligga efter i ett projekt, så det finns ingen anledning att känna sig generad!
Du kan använda snabbspårning i projektledning när du vill avsluta ett projekt för att få en flygande start på en ny möjlighet, om en kund begär det eller om du är pressad att slutföra ditt projekt av en konkurrent – men var medveten om riskerna!
Varje typ av teknik för att komprimera tidsplanen medför sina egna risker och utmaningar, inklusive snabbspårning. Och det kräver en projektledare som verkligen kan sin sak. 🧐
Riskerna och fördelarna med snabbspårning
Lyckligtvis använder du bara resurser som du redan har budgeterat för att snabba på din projektplan, så det blir inga eller bara små extra kostnader för att hålla dig på rätt spår.
Fast tracking i projektledning kan dock vara riskabelt.
Snabbspårning är i grunden noggrant planerad multitasking med högre insatser. Liksom alla andra multitasking-insatser kan saker och ting lätt komma lite ur kontroll när man jonglerar flera deadlines samtidigt.
När flera åtgärder genomförs samtidigt ökar risken för att man måste återvända till tidigare slutförda uppgifter och eventuellt göra om dem helt.
Denna ökade komplexitet kan också hindra projektets kvalitet och effektivitet, vilket kan fördröja den tidsplan som din snabbspårningsplan är tänkt att påskynda.
Och även om du kan undvika vissa extra kostnader genom att inte använda ytterligare resurser, se upp för utbrändhet!
PeacockTV/ GIPHY
Du och teamet kommer alla att få fler uppgifter än ni förväntat er, och att spara pengar kan låta bra på papperet, men att hålla dina medarbetare nöjda och ge dem en hälsosam balans mellan arbete och fritid är verkligen ovärderligt. ✨
Men låt inte dessa risker avskräcka dig från att använda snabbspårning i projektledning! Det finns sätt att undvika dessa risker, och du kommer bara att bli bättre på att använda detta verktyg genom övning och planering! Som vi alltid säger här på ClickUp: sträva efter perfektion. 😎
Vårt förslag: kommunicera, kommunicera och kommunicera igen.
Det verkar så enkelt, men det fungerar... och det är lite svårare än det låter.
En projektledare som kan tidsplanen utan och innan och snabbt kan uppdatera teamet om alla förändringar – in i minsta detalj – kan lösa alla problem med snabbspårning som dyker upp.
Särskilt när teamet ökar sin arbetsbelastning är det viktigt att se till att alla vet vad som händer, när det träder i kraft, varför projektet fastspåras och hur det kommer att påverka deras arbete.
Även om snabbspårning inte bör påverka projektets omfattning kommer det ändå att finnas flera nya deadlines för varje uppgift längs vägen, och ju snabbare du kan få ditt team att enas om dessa förändringar, desto bättre!
Det kan också vara bra att informera om de ovannämnda riskerna med snabbspårning, så att du (eller din projektledare) inte är den enda som håller utkik efter specifika hinder före leveransdatumet.
Okej, det kanske lät lite överväldigande. Men det är bara för att vi vill se till att du är förberedd och redo att genomföra den bästa snabbspårningsplanen någonsin!
Här är ett sätt att göra det.
Hur du snabbar upp ditt projekt
Det är inte så att snabbspårning är bättre än alla andra verktyg för schemakomprimering, utan det handlar om att veta vilka verktyg som är rätt för dig! Och hur du sätter dem i verket.
Innan du försöker påskynda en försenad projektplanering bör du se till att du har en projektledningsprogramvara som hjälper dig att hantera alla rörliga delar på ett och samma ställe.
Gilla ClickUp!
Ladda ner ClickUp och använd det på vilken enhet som helst, när som helst
ClickUp är en kraftfull lösning för arbetshantering med hundratals verktyg som effektiviserar dina projektledningsprocesser genom att samla dina uppgifter, dokument, kommunikation och framsteg på en enda plattform.
Det erbjuder samarbete och anpassning i kärnan av varje funktion för att hålla hela projektteamet informerat och upprätthålla transparens i varje fas av ditt projekt.
Dessutom integreras det med över 1 000 andra verktyg för att smidigt anpassas till din nuvarande teknikstack och säkerställa att du inte slösar bort tid när det gäller att spara tid på dina projekt! Även de som ligger lite efter. 🙌🏼
Sprints i ClickUp kan hjälpa dig att planera projektets varaktighet och uppgifter effektivt i valfri tidslinje och visualisera din arbetsbelastning med över 15 vyer, inklusive Gantt, Board och Mind Maps – en stor fördel för projektledare i tvärfunktionella team.
Skapa relationer mellan uppgifter och milstolpsuppgifter i Gantt-vyn i ClickUp
ClickUp kan förvara och organisera dina tillgångar som ett proffs, men snabbspårning sker inte av sig själv. Det kräver lika noggrann planering som din ursprungliga projektplan, och vi har tips som hjälper dig att komma igång i fem enkla steg. 🖐🏼
5 steg till snabbspårning
Även om alla projekt har olika behov, kräver varje försök att omarbeta den aktuella tidsplanen en hel del tid och effektivitet för att få hela teamet med på tåget.
Den snabbspårningsplan du skapar kan påverkas av antalet försenade uppgifter, beroende uppgifter, tidpunkt och varför projektet ligger efter i första hand, men dessa fem steg hjälper dig att avgöra om detta verktyg är rätt för dig och hur du kan få bollen i rullning igen.
1. Identifiera problemen för att fastställa dina mål.
Ta en titt på dina projektkrav, ursprungliga mål, prioriteringar och milstolpar. Identifiera de punkter och orsaker som har lett till att ditt projekt har hamnat i denna situation och fråga dig själv om snabbspårning kan lösa problemet eller om det istället kan orsaka ännu fler problem.
I ClickUps instrumentpaneler kan du enkelt avgöra det övergripande "hälsotillståndet" för ditt projekt med en översiktlig bild av projektets framsteg. Se antalet milstolpar i ditt projekt, ditt teams aktuella arbetsbelastning, prestanda och sprintar på några sekunder.
Få en översiktlig bild av ditt projekts framsteg i Dashboards i ClickUp.
2. Granska din aktuella projektplan.
Ställ dig själv följande fråga:
- Hur mycket tid behöver du för att komma ikapp?
- Vilka uppgifter finns på den kritiska vägen?
- Vilka uppgifter är beroende av andra?
- Vilken inverkan kommer dessa förändringar att ha på varje individs arbetsbelastning?
Innan du justerar din nuvarande tidsplan bör du se till att du kan svara på alla dessa frågor för att undvika ytterligare problem och risker med snabbspårning i framtiden!
3. Leta efter möjligheter till snabbspårning.
Kom ihåg att du bara kan snabba på uppgifter på den kritiska vägen. Överlappa uppgifter som inte är beroende av varandra, och om du inte redan har gjort det, förvandla dessa uppgifter till milstolpar i ClickUp!
Uppgifter som omvandlas till milstolpar skiljer sig från andra uppgifter genom att de markeras med en diamantform på projektets tidslinje. När du öppnar milstolpar visas också omedelbart alla uppgiftsrelationer och beroenden som du bör ha i åtanke.
Ett annat proffstips? Visa din projekttidslinje som ett Gantt-diagram eller en mind map för en mer visuell representation av hur din komprimerade tidsplan kommer att se ut.
Och har vi nämnt att ClickUp erbjuder båda dessa vyer och över 13 andra? 👀
4. Titta på dina resurser. Är din snabbspårningsplan realistisk?
Titta på ditt teams potentiella snabbspårningsarbetsbelastning och skapa sprintar för att dela upp de återstående uppgifterna i hanterbara tidsramar.
Detta kan hjälpa dig att hålla koll på dina nya deadlines och enkelt övervaka vilka uppgifter som ska utföras och när.
Skapa, hantera och anpassa dina sprints i ClickUp eller kolla in Mallcentret för att automatisera projektledningsprocessen och samtidigt minska repetitiva arbetsuppgifter!
5. Övervaka dina framsteg.
Snabbspårning kräver mer än en gedigen plan eller ens en gedigen projektledare – du behöver också en kraftfull plattform för att hålla koll på det arbete du har utfört.
Kommunicera ofta och direkt med ditt team på en plats som är lättillgänglig. Ett allt-i-ett-system för arbetshantering som ClickUp kan hjälpa dig att effektivisera dina projektprocesser samtidigt som du slipper kolla olika flikar och program för att skicka snabba meddelanden.
Kontrollera ofta statusen på dina pågående uppgifter, och även med teamet! Se till att dina kollegor anpassar sig väl till de nya förändringarna och var beredd att stödja och ställa om igen vid behov. Du klarar det här. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Sätt fart på arbetet
Upprepa efter oss: Det är normalt att hamna efter i arbetet, och det händer alla någon gång.
Försök bara att inte göra det till en vana. 😉
Verktyg för schemaläggningskomprimering, såsom snabbspårning, finns till för att hjälpa dig att anpassa dina projektplaner så att du kan få saker gjorda i tid, även om färdplanen tar några oväntade vändningar längs vägen.
Så ta några djupa andetag, dela din snabbspårningsplan med teamet och vänd dig till arbetshanteringslösningar som ClickUp för att enkelt justera och hantera deadlines efter behov!