Föreställ dig ett fotbollslag som går ut på planen utan någon vision. Från felaktiga passningar till felpositioneringar fortsätter de att göra misstag tills de till slut förlorar.
Ser du problemet här? Bristande förberedelser (eller kanske är det bara inte deras dag).
I vilket fall som helst är en PI- eller programinkrementplaneringssession inte annorlunda. Dessa sessioner är som teammöten, där medlemmarna träffas för att diskutera backloggar, utvärdera organisationens beredskap och planera framtida åtgärder. PI-planering gör det möjligt för flera avdelningar i en organisation att samordna och dela samma vision för framgång – precis som väl förberedda fotbollsspelare vet exakt när de ska attackera eller försvara.
För alla produktutvecklingsteam är en väl genomförd PI-planeringssession halva segern. Om detta inte görs leder det till kommunikationsproblem, bristande lagarbete och bristande förståelse för användarnas eller kundernas behov.
I den här guiden har vi förenklat PI-planeringsprocessen åt dig – vi går igenom hur du kan kartlägga mål, hantera utmaningar och använda branschens bästa praxis för att lyckas i varje möte!
Vad är en PI-planeringssession och vilka team behöver den?
PI, eller Project Increment-planering, är en del av SAFe (Scaled Agile Framework) och är ett standardteamsevenemang som hålls med fasta intervall, vanligtvis 8–12 veckor.
Det hjälper team inom det agila ramverket att samarbeta med intressenter och komma överens om eller rösta om att följa vissa principer för förväntade resultat. Efter överenskommelse kan varje teammedlem i Agile Release Train (ART) säkerställa att en förbättrad produkt eller tjänst släpps i tid.
Visionen, målen och resultaten som uppnås under ett möte är tillfälliga och kan komma att ändras vid nästa programinkrementplaneringsmöte.
Behöver alla agila team PI-planering?
I ett affärssammanhang är det bra att notera att PI-planering fungerar bäst för stora organisationer och hybridteam där det kan vara svårt att samordna större grupper. Medan regelbundna sprintmöten och retrospektiver är lämpliga för mindre team, är det bättre att följa en etablerad PI-planeringsprocess vid omfattande sessioner med många deltagare.
Tanken är att hjälpa anställda och intressenter att komma överens. Hur? Jo, deltagarna i detta evenemang utarbetar gemensamt en färdplan. Det är något som teamen kommer överens om, vilket lägger grunden för konfliktfria framtida processer.
Vissa team kan planera en PI-planeringsceremoni för att reflektera över aktuella beslutsprocesser, identifiera ineffektiviteter och lyfta fram eventuella synpunkter. Dessa evenemang stödjer också diskussioner om befintliga och potentiella utmaningar för projektets övergripande framsteg.
Vilka deltar i PI-planeringen?
Tekniskt sett kräver en PI-planeringssession att alla intressenter och team från ett agilt releasetåg deltar. Följande tabell ger dig en ungefärlig bild av de viktigaste deltagarnas roller:
| Medlem | Ansvar |
| Produktägare | Säkerställer att intressenternas krav förstås väl av utvecklingsteamet. |
| Release Train Engineer | Kommunicerar med ledare och intressenter för att främja kontinuerlig förbättring och minimera programrisker. |
| Scrum master | Ansvarar för att skapa nödvändigt material för en PI-planeringssession. |
| Utvecklare | Utforskar feedback och gör ändringar för att lägga till, ta bort eller modifiera funktioner i en produkt. |
Vissa team skapar en särskild programtavla med rådgivare och lösningsarkitekter som hjälper till att sätta upp PI-mål och definiera funktionella beroenden.
Bonus: Behöver du en snabb layout för att hantera dina agila möten? Kom igång enkelt med ClickUp PI-planeringsmallen! Den ger en omfattande översikt över alla backloggar, programrisker och arbetsbelastningar, vilket gör den till precis vad team behöver för att konsekvent organisera, spåra och sätta mål för varje PI-planeringsceremoni.
Planeringsfasen före PI: Hur man förbereder sig för ett framgångsrikt evenemang
PI-planering är kanske inte den enklaste sessionen för företag som fortfarande är nya inom konceptet. Även ganska erfarna agila team behöver tid för att förbereda och organisera allt material för programinkrementmötet.
En bra strategi är att göra en checklista med alla komponenter som du bör ta hänsyn till när du börjar förbereda din PI-planering. Här är fem tips som kan hjälpa dig:
- Lista över intressenter: Glöm aldrig bort de personer som stöder din varumärkes långsiktiga vision. Se till att ha en lista över alla intressenter som du behöver informera före mötet – prova dessa mallar för kartläggning av intressenter som stöd.
- Material och backloggar: Beror på vilket stadium ditt projekt befinner sig i. Lägg endast till viktigt innehåll som framtida roadmaps och backlogglistor från tidigare PI-planeringsmöten.
- Plats: För fysiska PI-planeringsmöten, ordna så att de hålls i ett rymligt utrymme där deltagarna kan röra sig fritt. På så sätt behöver de inte sitta stilla på stolar hela tiden.
- Programvara: Det bästa sättet att förbereda sig för en framgångsrik PI-planeringssession är att använda en mötes- eller projektledningsprogramvara (som ClickUp ). Sådana produkter är utformade för att hjälpa utvecklingsteam att planera och hantera sina produkter på ett effektivt sätt.
- Standardagenda: Ingen gillar att gå in i ett möte helt blind. Anlita talare som kan förmedla PI-planeringsagendan på ett välformulerat sätt och samtidigt främja teambuilding.
Vanliga utmaningar att se upp för under PI-planeringsevenemang
Förutom checklistan ovan måste agila team också fokusera på att ta itu med vanliga problem som uppstår innan de arrangerar en PI-planeringssession, särskilt om de har teammedlemmar som arbetar på distans.
Låt oss utforska de tre största utmaningarna inom PI-planering:
Bristande engagemang
Den genomsnittliga människans uppmärksamhetsspann är bara 8,25 sekunder, så du måste försöka hålla alla deltagare engagerade under hela sessionen.
Att läsa upp långa stycken från ett manus kommer inte att hjälpa dig, men att föra ett samtal ansikte mot ansikte kommer att göra det. Försök också att integrera fler verktyg för realtidssamarbete i dina sessioner. Du kan använda digitala whiteboardtavlor som gör det möjligt för alla i mötet att brainstorma, bidra med idéer och känna sig hörda.
Att hålla för många PI-planeringsmöten i rad kan slita på medarbetarna. Innan nästa PI-planeringsmöte bör du därför ta fram en optimal mötesfrekvens för att utnyttja allas tid på bästa sätt.
Tidszonsproblem
För globala arbetsplatser och distribuerade team kan det vara en mardröm att ordna ett möte med alla teammedlemmar vid en bestämd tidpunkt. Förutom olika tidszoner kan det bli ännu svårare att organisera dessa evenemang utan ett ordentligt schemaläggningsverktyg.
Du kan prova att dela upp varje PI-planeringssession i kortare timmar och förlänga den med ett par dagar för att säkerställa att alla kan stanna kvar under hela evenemanget. Överväg att investera i bra schemaläggningsprogramvara och implementera effektiva kommunikationsstrategier för att planera dessa sessioner i god tid.
Felaktig kommunikation
Ett vanligt problem som du ofta kan stöta på är att din produktägare eller chef inte tydligt anger aktuella problem, krav eller förväntade resultat – samtidigt som de efterfrågar mer direkta funktioner. 🤷
Om ett team av programmerare hanterar cirka 20 rader kod per månad måste de till exempel se till att arbetet är värdefullt för företagets långsiktiga vision.
Ett smart tillvägagångssätt här är att sätta kunderna i första rummet i detta scenario. Betrakta produkten ur användarens perspektiv under denna process och nämn punkter som ger den extra värde och kan få kunderna att köpa den framför konkurrenternas erbjudanden.
6 steg för att hålla framgångsrika PI-planeringssessioner varje gång
Låt oss nu gå igenom stegen för att genomföra meningsfulla PI-planerings- och teammöten. Vi kommer att demonstrera några av funktionerna i ClickUps Agile Suite för att hjälpa dig att bättre förstå hur du implementerar varje steg. 🌻
Steg 1: Kartlägg målen och syftena för PI-planeringen
Som nämnts ovan är tydliga och engagerande PI-mål avgörande från början. Lägg till alla viktiga mål som ditt team bör ta upp under mötet. Utan fastställda mål kommer din session inte att ha något sammanhang för att skapa en färdplan.
Det är här ClickUp Goals kommer till nytta! Det låter dig börja skapa PI-planering eller framtida sprintmål och sortera dem i mappar. Du kan visualisera varje måls framsteg allteftersom mötet fortskrider.
Koppla mål till dina uppgifter för bättre kontroll. På så sätt kommer ClickUp automatiskt att återspegla måluppfyllelsen när du slutför kopplade uppgifter. Du kan fritt ställa in olika typer av mål, till exempel antal, villkorade och procentuella mått.
Underlätta dina förberedelser inför PI-planeringen genom att lägga till beskrivningar till varje mål och låta ditt team veta vad de behöver skapa material för.
Känns det fortfarande som för mycket arbete? Prova att använda ClickUp SMART Goals Template för att komma igång med målsättningen direkt!
Steg 2: Visualisera hur ditt team kommer fram till idéer
När du har fastställt dina mål är nästa steg att komma på idéer tillsammans med ditt agila team. Team använder whiteboardtavlor för att fästa klisterlappar med idéer i en fysisk miljö. Men du kan göra så mycket på en digital tavla också!
Med virtuella ClickUp Whiteboards kan teamen låta sin kreativitet flöda fritt i ett oändligt utrymme. Varje deltagare får en markör och ett verktygsfält för att kasta fram idéer, föreslå handlingsplaner och markera prioriterade funktioner. 🦋
Om dina föreslagna arbetsflöden för nästa steg är för komplexa, hoppa på ClickUps Mind Maps och skapa en steg-för-steg-processkarta genom att rita kopplingar mellan flera noder.
För att ytterligare visualisera individuella arbetsflöden kan du använda ClickUps Kanban-tavla för att se hur uppgifterna fortskrider i olika faser. Om du står inför flera risker och beroenden kan du kartlägga en lösning med hjälp av ClickUps Gantt-diagram och identifiera beroenden mellan teamen för att slutföra nästa inkrementcykel.
Steg 3: Sätt upp realistiska delmål
Sitt inte bara och ge ditt team intetsägande instruktioner som Start och Slut. Se till att din PI-planeringsförberedelse har realistiska milstolpar som människor kan uppnå. Ett bra sätt att göra detta är att använda ClickUp Milestones, som låter dig markera alla viktiga prestationer.
Milstolpar hjälper till att motivera ditt team genom att visa dem värdet av deras arbete. De hjälper chefer i agila team att fördela resurser till olika uppgifter och göra precisa uppskattningar för den slutliga planöversynen. Detta gör det också möjligt att granska och upptäcka eventuella förändringar omedelbart istället för att upptäcka dem i sista stund.
Steg 4: Definiera roller för varje medlem och utarbeta planer för oförutsedda händelser
Se alltid till att utvecklingsteamen är medvetna om sin roll i förberedelserna inför nästa PI-planeringsmöte. Det hjälper inte mycket om saker och ting går snett och folk undrar vad de ska göra varje dag. Detsamma gäller för oförutsedda händelser där ditt team är helt vilsna på grund av bristen på en beredskapsplan.
När du har skapat en lista med uppgifter i din PI-planeringstillställning, tilldela etiketter och låt alla veta vad de ansvarar för. Du kan även försöka prioritera uppgifter för att ta itu med de viktigaste funktionsuppdateringarna snabbare.
Använd uppgiftsprioriteringar i ClickUp och definiera dina uppgifter med en av fyra färgkodade etiketter – Brådskande, Hög, Normal och Låg. Du kan planera och ställa in dessa etiketter i förväg för att förbättra synligheten för teamets genomloppstid för varje uppgift.
Att definiera teamrollerna är lika viktigt för ett smidigt flöde av kunskap och beslutsfattande när inkrementarbetet väl har börjat. ClickUp har flera mallar för roller och ansvarsområden som kan hjälpa dig med detta. Du kan prova ClickUp RACI Matrix Template för att definiera roller baserat på dessa fyra element: Responsible (ansvarig), Accountable (redovisningsskyldig), Consulted (konsulterad) och Individual (individuell).
Steg 5: Skapa tydliga och öppna kommunikationskanaler
Förutom möten är det svårt för teamen att ha personliga samtal, vilket gör att de fastnar i problem.
Tydliga kommunikationskanaler hjälper agila team att tillsammans lösa flaskhalsar snabbare. Istället för att försöka hitta lösningen på ett problem på egen hand kan medlemmarna publicera vad de kämpar med och få lämplig hjälp – även efter PI-planeringsmötet.
Det är precis vad ClickUp Chat-vyn är till för – att underlätta öppna konversationer. Vyn gör det möjligt att skicka länkar, bilder och andra resurser till teammedlemmar för att främja välkoordinerat asynkroniskt arbete.
Med möjligheten att skapa chattrum för alla projekt eller team har du fullständig kontroll över vem som har tillgång till varje konversation. Funktionen låter dig nämna vem som helst, använda rich text-redigering och tilldela åtgärdspunkter. Precis vad du behöver när du har en tutorialvideo i åtanke!
Steg 6: Reflektera och förfina
När PI-planeringsmötet är över, kom ihåg att reflektera över vad som gick bra, vilka utmaningar ni stötte på och vilka områden som behöver förbättras. I slutet av varje PI-planeringsmöte kan du göra en snabb feedbackenkät bland deltagarna, särskilt intressenterna, och få deras åsikter om det allmänna värdet och agiliteten i de senaste mötena. För att påskynda processen kan du använda ClickUp Forms för att skicka anpassade frågeformulär till avsedda deltagare.
Efter att ha fått feedback kan du hoppa på ClickUp Sprints för att automatisera ditt arbetsflöde och spåra framtida PI-planeringsmål. Det är en skalbar lösning som kan hjälpa dig att spåra implementerade förändringar över inkrementcykler.
Bästa praxis för PI-planering
Alla agila team måste utnyttja tidsbegränsade sessioner som PI-planering till fullo för att säkerställa att alla delar samma vision.
För att sammanfatta det vi har diskuterat, här är några av de bästa metoderna för PI-planering som hjälper dig att få ut det mesta av varje session:
- Håll det roligt: Ingen vill sitta i ett möte där en person pratar i timmar. Se till att alla i sessionen känner sig delaktiga genom att engagera dem med jämna mellanrum.
- Gör målen tydliga: Innan mötet, gör alla PI-mål tydliga så att deltagarna vet vad de behöver uppnå under mötet.
- Spela in varje session: Visst kan du ha live-möten för teammedlemmar på distans, men hur är det med dem som inte kunde delta? Använd ClickUp Clips för högkvalitativ skärminspelning under möten utan tidsbegränsningar.
- Tidsplanera evenemanget: Det är bra att hålla koll på tiden under varje PI-planeringssession för att säkerställa att alla viktiga punkter diskuteras på ett rimligt sätt. Använd ClickUp Time Tracking för att börja spåra dina sessioner och lägg till anteckningar för varje post för mer kontext.
- Använd mallar: Mallar för projektledning, backlog och sprintplanering ger dig en struktur för att dokumentera återkommande punkter som kommer upp under mötena.
Vikten av att skapa kundcentrerade PI-planeringsmål
Dina PI-planeringsmål kommer inte att ge önskat resultat om de inte baseras på att lösa kundernas problem. Här är en kort sammanfattning av hur du skapar PI-mål som är bra för verksamheten:
- Skapa en vision: Det första steget är att utvärdera ditt företag och förstå dess vision. Detta gör att du kan anpassa alla mål till företagets långsiktiga mål.
- Granska kundernas feedback: Se vad kunderna har svårt med eller vill förbättra. Kommunicera med ditt agila team för att se var funktioner kan läggas till för att lösa dessa problem.
- Skriv ner dina programmål: Det kan vara svårt att skriva ner dina inkrementella mål på grund av alla element du vill täcka. Vill du göra det snabbare? Använd ClickUp AI för att utforma dina PI-mål och ta brainstormingen till nästa nivå! Med över 100 förinställda användningsfall kan du komma på sammanhängande PI-mål på några minuter.
- Granska dina PI-mål: Det sista steget är att granska alla PI-mål med flera team och lyfta fram de som har hög prioritet.
Planera lovande PI-planeringssessioner med ClickUp
Oavsett hur svårt det är att genomföra ett programinkrementmöte kan man inte förneka dess betydelse. Ta bort denna svårighet med ClickUps omfattande funktioner.
Med ClickUp kan företag dela upp komplexa PI-planeringsförberedelser i mindre delar, utnyttja mallar och hålla koll på varje session under ett och samma tak. Ta det första steget idag och registrera dig för ClickUp gratis. 💗