O guia definitivo para as reuniões do Scrum

Você está pensando em adotar um processo de reuniões Scrum?

Mas talvez você não tenha certeza de como conduzir uma reunião da melhor maneira possível.

O Relatório Digital.ai State of Agile descobriu que 81% dos profissionais de tecnologia afirmam que suas organizações seguem alguma forma de scrum. E com um relatório da Broadcom mostrando que equipes Full Scrum obtêm uma classificação de qualidade 250% melhor do que equipes que não fazem estimativas, fica óbvio por que essa é uma das práticas ágeis mais populares.

Portanto, se você está tentando entrar no mundo do Scrum, não o culpamos. Aqui está o que você precisa saber para começar.

O que são reuniões Scrum?

As reuniões Scrum mantêm as partes interessadas, a gerência e as equipes alinhadas por meio de uma comunicação concisa e um planejamento estratégico rápido — tudo em um esforço para manter os projetos em andamento. Existem cinco tipos de reuniões Scrum:

Você perceberá que cada reunião tem seu objetivo explicitado no nome. O planejamento de sprint é para o planejamento de sprint. As retrospectivas são retrospectivas.

Isso é intencional.

Porque as reuniões scrum são um pouco anti-reuniões. Não são sessões de atualização, brainstorms ou longas palestras do CEO. Não são interrupções desnecessárias no seu trabalho com o produto.

Esse processo é tático, programado nos momentos certos e projetado para manter as equipes em sintonia, a fim de evitar confusões na comunicação (tudo isso para garantir que os projetos não enfrentem gargalos desnecessários).

UM, O QUE É SCRUM? Scrum é uma estrutura ágil de gerenciamento de projetos que se concentra em objetivos claros, colaboração, responsabilidade e entrega de valor incremental. Ele divide projetos grandes e complexos em partes mais gerenciáveis e cria a flexibilidade de que as equipes precisam para se adaptar quando as coisas mudam no meio do projeto. O termo vem do rugby: jogadas em que a equipe se agrupa, com a cabeça baixa, para pegar a bola.

Quem deve participar das reuniões Scrum?

A maioria das reuniões Scrum é destinada à equipe de desenvolvimento, ao Scrum Master e ao Product Owner, embora haja algumas exceções. Seu Product Owner, por exemplo, pode não participar das retrospectivas. E outras partes interessadas podem se juntar a você na reunião de revisão Scrum.

Idealmente, toda a sua equipe Scrum deve ter 10 membros ou menos. Se sua equipe Scrum for maior, a liderança geralmente a dividirá em grupos menores que trabalharão em direção a um objetivo comum.

As 5 reuniões Scrum que você precisa conhecer

1. Reuniões diárias de scrum

Um dos tipos mais populares de reuniões scrum — de acordo com o Relatório sobre o Estado do Agile mencionado anteriormente — é a reunião diária, também conhecida como reunião scrum diária. Ela deve ser uma análise rápida das metas, do progresso e dos possíveis problemas. Todas as pessoas presentes na sala devem ser capazes de responder a três perguntas:

O termo standup surgiu porque esses tipos de reuniões Scrum devem ser curtas, então muitas equipes as conduziam em pé — para aqueles que podiam — para evitar que alguém ficasse muito confortável. Agora que muitas equipes estão trabalhando remotamente, é menos provável que fiquemos em pé, mas o objetivo da reunião ainda deve ser manter as coisas o mais concisas possível.

2. Planejamento de sprint scrum

O objetivo do seu planejamento de sprint scrum é identificar o que você deseja alcançar no próximo sprint e como você vai alcançá-lo. Essa reunião de planejamento de sprint geralmente dura cerca de uma hora para cada semana do próximo sprint (por exemplo, se o seu sprint for de duas semanas, a reunião terá duração de duas horas ou menos).

Dito isso, existem maneiras de encurtá-las, como um bom planejamento prévio e as ferramentas certas de acompanhamento de sprints. Esses tipos de reuniões ajudam a dividir as questões em seções mais fáceis de assimilar, o que torna a Visualização de Lista no ClickUp tão versátil.

3. Refinamento do backlog do produto

Entre as reuniões de sprint backlog e refinamento, peça à sua equipe Scrum para dar uma olhada no sprint backlog, adicionar detalhes e anotar prioridades e dependências. Dos diferentes tipos de reuniões Scrum, esta depende da organização da equipe.

Caso contrário, se você não mantiver o backlog do sprint organizado, os proprietários do produto e o scrum master não terão muito o que usar para planejar o próximo sprint.

4. Revisão do sprint

No final de cada sprint, é hora das equipes apresentarem o trabalho ao proprietário do produto (e, às vezes, a outras partes interessadas).

O objetivo: feedback.

Pense nessa reunião como uma demonstração e uma oportunidade para as partes interessadas fazerem perguntas e oferecerem feedback. Esse feedback é então adicionado ao backlog para consideração futura.

5. Retrospectiva do sprint

A outra reunião de fim de sprint recomendada pelo Scrum é a retrospectiva. Mas, dessa vez, as partes interessadas geralmente não estão presentes na sala.

São apenas as próprias equipes discutindo o que deu certo, o que não deu certo, o que aprenderam e como as coisas devem mudar nos próximos sprints.

Também recomendamos retrospectivas no final de projetos de maior escala, e essas retrospectivas devem incluir uma gama mais ampla de participantes. A liderança, o marketing e outras partes interessadas podem se juntar para avaliar a contribuição de cada equipe para a comunicação, coordenação e GTM.

Confira estes modelos de retrospectiva de sprint!

NÃO IGNORE A RETROSPECTIVAPesquisas mostram que o desempenho da equipe aumenta em impressionantes 20% quando retrospectivas eficazes entram em cena.

Os benefícios das reuniões Scrum

1. Torne projetos complicados mais gerenciáveis

As reuniões Scrum têm como foco duas coisas: comunicação e estratégia. Independentemente do tipo de reunião, o objetivo deve ser sempre colocar todos em sintonia quanto às metas, ao status e aos problemas que precisam ser resolvidos.

Essa comunicação aberta é o que mantém as equipes avançando consistentemente (mantendo sua velocidade alta) em direção a objetivos comuns.

Sem os pontos de contato estratégicos fornecidos pelas reuniões Scrum, é muito mais fácil que o gerenciamento do projeto Scrum saia dos trilhos. Pior ainda, uma vez que uma equipe ou membro da equipe sai dos trilhos sem reuniões para verificar, eles podem se afastar bastante do caminho certo, desperdiçando tempo e dinheiro e distorcendo as estatísticas de velocidade para a próxima reunião de planejamento do sprint.

2. Os resultados são sempre a prioridade

Esses pontos de contato estratégicos devem sempre lembrar às equipes o que elas estão buscando alcançar. Não importa o quanto nos aprofundemos nos detalhes de um projeto, esse lembrete é o que nos mantém com os pés no chão e nos leva aos resultados que almejamos.

3. Maior satisfação do cliente

Melhores resultados, entrega mais rápida e equipes mais felizes significam, em última análise, melhores experiências para os clientes e índices de satisfação mais elevados. Manter a consistência é fundamental para a satisfação dos clientes, pois gera mais confiança ao mesmo tempo.

4. Reduza custos!

Cada tipo de reunião Scrum traz um benefício financeiro para a empresa: as retrospectivas tornam as equipes mais produtivas ao longo do tempo. As reuniões de revisão nos ajudam a incorporar feedback rapidamente.

As reuniões diárias mantêm os projetos dentro do prazo e do orçamento (ou, pelo menos, nos permitem saber quando algo está dando errado para que possamos corrigir o problema o mais rápido possível). E a reunião de planejamento do sprint vincula tudo o que fazemos às metas de negócios com vantagens financeiras reais.

5. Mantenha-se conectado

O sexto princípio do manifesto ágil é que as reuniões presenciais são a melhor maneira de comunicar informações às equipes ágeis. É por isso que essas reuniões são tão importantes para as organizações ágeis.

E com 52% dos funcionários afirmando que se sentiram desconectados de suas equipes em algum momento do ano passado, é hora de voltar às reuniões Scrum bem organizadas e estratégicas, que mantêm as equipes alinhadas em tudo, desde backlogs a sprints e tarefas diárias.

Como conduzir uma reunião Scrum eficaz

Então, como garantir que suas reuniões Scrum atinjam seus objetivos? Aqui estão quatro dicas de especialistas:

1. Defina horários e cumpra-os

As reuniões Scrum são importantes. Elas alinham as equipes sobre o que precisa ser feito, por quem e quando. Elas permitem que todos se conectem e colaborem regularmente. E priorizam a estratégia.

Mas elas ainda são reuniões e ainda há trabalho a ser feito. Portanto, mantenha-as longas o suficiente para serem eficazes e curtas o suficiente para manter a atenção.

Em outras palavras: se você disser que a reunião durará uma hora, cumpra esse tempo ou menos.

2. Comece com a prioridade número um

Se há algo que você deseja que as equipes levem consigo após a reunião, o que é? Seja qual for a sua resposta, é por isso que você deve começar e terminar. Não deixe que o excesso de informações ofusque suas prioridades.

E SE HOUVER MAIS DE UMA PRIORIDADE?Nós entendemos. Em organizações complexas, há muitos itens disputando o primeiro lugar na lista de prioridades. Mas a verdade é que, se você quer equipes produtivas, não pode simplesmente dar a elas listas de prioridades sem ordem e esperar que tudo seja feito. Cabe aos gerentes de projeto e à liderança se reunirem e ordenarem suas prioridades antes de enviá-las às equipes.

3. Dê opções às equipes... mas não muitas

Precisa que a equipe tome decisões durante sua reunião Scrum? Dê a eles opções... mas não muitas. Estudos sugerem que muitas opções podem ser paralisantes. É por isso que a liderança deve trabalhar para aprimorar as escolhas da equipe antes de levar grandes decisões para a reunião.

4. Use as ferramentas certas

Quadros Scrum, planejamento de sprints, gráficos de Gantt, ferramentas de acompanhamento... As reuniões Scrum são mais eficientes com ferramentas que ajudam a acompanhar e compartilhar informações em tempo real. Do Trello ao ClickUp (é claro), você tem muitas opções para manter as equipes em sintonia e apresentar informações de maneira útil e visualmente interessante.

LIBERTE SUAS EQUIPES PARA SE CONCENTRAREM NO TRABALHOUma ótima ferramenta não apenas ajuda você a acompanhar o dia a dia da sua equipe, mas também pode reduzir substancialmente a duração das reuniões, liberando todos para se concentrarem no trabalho em questão. Como Alaina Maracotta, da Vida Health, diz sobre o ClickUp: “Tem sido fenomenal ver quanto tempo economizamos nas reuniões desde que mudamos para o ClickUp. O que antes nos levava três horas por semana para planejar eventos e fazer atualizações agora leva pouco mais de uma hora. As equipes envolvidas agora têm mais tempo para se concentrar em prioridades de marketing mais importantes.”

Introdução às reuniões Scrum

Assim, você entenderá o que são reuniões Scrum, como elas funcionam e quais são as melhores práticas que você deve ter em mente...

Agora, se você ainda não está totalmente implementando o Scrum, como chegar lá?

A resposta — como na maioria das grandes mudanças dentro de uma empresa — normalmente requer mudanças de mentalidade, processo e ferramentas.

1. Envolva as equipes

Sem a participação total de suas equipes, essas reuniões não serão tão eficazes quanto poderiam ser. É por isso que você precisa do apoio delas. Explique às suas equipes como essa nova estrutura irá ajudá-las — encurtando as reuniões, liberando tempo para a criatividade, etc.

Quanto melhor as pessoas conseguirem visualizar o objetivo final (para si mesmas, suas equipes e a empresa), mais provável será que se empenhem totalmente em qualquer mudança, incluindo o Scrum.

2. Faça as alterações necessárias no processo

Analise os processos existentes em sua empresa tendo o Scrum em mente. O que precisa mudar? As equipes precisam atualizar seu progresso em suas ferramentas antes da reunião? A liderança deve se preparar para as reuniões de uma nova maneira?

Os gerentes de projeto e o scrum master devem limpar o backlog antes da reunião? Quanto mais claro e rápido você comunicar as mudanças necessárias no processo, mais fácil será a transição para o scrum.

Isso também permite que toda a sua equipe Scrum avance rapidamente, o que provará às equipes que as promessas que você fez (sobre liberar tempo e criatividade, por exemplo) são válidas.

3. Escolha ferramentas que ofereçam suporte

Suas ferramentas atuais oferecem suporte às suas novas formas de trabalho ou estão atrapalhando? Em vez de começar com as ferramentas e tentar encaixar seus novos processos nelas, comece pensando no que você precisa que as ferramentas façam para oferecer suporte e, em seguida, escolha as ferramentas Scrum com base nesses critérios.

Entendemos que mudanças de ferramentas podem parecer uma tarefa difícil, mas também sabemos que, sem as ferramentas certas, mudanças bem-intencionadas em direção a práticas ágeis podem ficar paralisadas. Portanto, priorize suas necessidades e não caia na falácia do custo irrecuperável, mantendo ferramentas antigas que não são mais úteis.

ESPERE... O QUE É A FALÁCIA DO CUSTO IRRECUPERÁVEL?A falácia do custo irrecuperável nos diz que os seres humanos são mais propensos a fazer escolhas ruins depois de já terem “investido custos” nessas escolhas. É por isso que as pessoas permanecem em relacionamentos que não lhes servem mais (“mas eu já investi dois anos nisso!”) ou continuam investindo dinheiro em projetos que claramente deram errado (“mas já gastamos US$ 100 mil nessa funcionalidade!”). Isso também pode fazer com que você continue usando ferramentas inúteis porque “já gastou o dinheiro”. Os especialistas dizem que, ao tomar decisões, você deve ignorar os custos irrecuperáveis e se concentrar nos custos futuros. Vai custar mais ou menos amanhã se você abandonar a ferramenta antiga e escolher aquela que melhor se adapta ao seu negócio?

Modelos úteis para reuniões Scrum

De acordo com uma pesquisa recente com clientes, os modelos do ClickUp estão entre os três recursos mais valiosos que oferecemos. Francamente, não estamos surpresos. Ter um ótimo modelo alivia a pressão.

Você sabe exatamente quais informações precisa e como apresentá-las — não é necessário fazer uma pesquisa aprofundada sobre as melhores práticas. Aqui estão dois modelos de scrum para você começar sua nova prática:

1. Modelo de reunião Scrum do ClickUp

Projetado para otimizar suas reuniões diárias, o modelo de reunião Scrum do ClickUp ajuda as equipes a se concentrarem no que foi feito, no que precisa ser feito e nos possíveis obstáculos que podem surgir no futuro.

2. Modelo de gerenciamento ágil Scrum da ClickUp

Ótimo para usar em reuniões de planejamento de sprint, retrospectivas, poda de backlog e muito mais. O modelo de gerenciamento ágil Scrum da ClickUp também inclui um documento de “como começar” que ajudará o scrum master a personalizar suas reuniões. Nenhum membro da equipe deve ficar por fora!

Comece a usar o ClickUp

Se você estiver pronto para começar, nós podemos ajudá-lo.

Seja você um iniciante ou um scrum master experiente, o ClickUp tem vários modelos e recursos ágeis para ajudar suas reuniões de scrum a ocorrerem sem problemas. E nosso plano gratuito para sempre é (você adivinhou) gratuito para sempre. Experimente hoje mesmo.