Você está pensando em adotar um scrum processo de reunião?
Mas talvez você não tenha certeza da melhor maneira de realizar uma reunião.
A Relatório sobre o estado do Agile da Digital.ai descobriu que 81% dos profissionais de tecnologia dizem que sua organização segue alguma forma de scrum. E com um Relatório da Broadcom mostrando que as equipes de Scrum Completo obtêm uma classificação de qualidade 250% melhor do que as equipes que não fazem estimativas, é óbvio por que ele está entre os mais populares práticas ágeis .
Portanto, se você está tentando entrar no trem scrum, não o culpamos. Aqui está o que você precisa saber para começar.
O que são reuniões do Scrum?
As reuniões do Scrum mantêm as partes interessadas, a gerência e as equipes alinhadas por meio de comunicação concisa e rápida planejamento estratégico -tudo em um esforço para manter os projetos em andamento. Há cinco tipos de reuniões scrum:
- Scrum diário / Standup
- Planejamento de sprint
- Refinamento do backlog do produto
- Revisões de sprint
- Retrospectivas de sprint
Você notará que cada reunião tem seu propósito logo no nome. O planejamento do sprint é para o planejamento do sprint. As retrospectivas são retrospectivas.
Isso é intencional.
Porque as reuniões do scrum são um pouco antirreunião. Elas não são sessões de atualização, brainstorms ou longas palestras do CEO. Elas não são interrupções desnecessárias no trabalho de seu produto.
Esse processo é tático, programado nos momentos certos e projetado para manter as equipes na mesma página para evitar problemas de comunicação (tudo isso para garantir que os projetos não atinjam gargalos desnecessários).
UM, O QUE É SCRUM?? Scrum é um gerenciamento ágil de projetos que tem tudo a ver com metas claras, colaboração, responsabilidade e entrega de valor incremental. Ela divide projetos grandes e complexos em partes mais gerenciáveis e cria a flexibilidade de que as equipes precisam para mudar quando as coisas mudam no meio do projeto. O termo vem dos scrummages do rúgbi: jogadas em que a equipe se junta, de cabeça baixa, para pegar a bola.
Quem deve participar das reuniões de scrum?
A maioria das reuniões do Scrum é para a equipe de desenvolvimento, o Scrum Master e o proprietário do produto, embora haja algumas exceções. O proprietário do produto, por exemplo, pode não participar de suas retrospectivas. E outras partes interessadas podem se juntar a você para a reunião de revisão do Scrum.
O ideal é que toda a sua equipe scrum tenha 10 membros ou menos. Se a sua equipe scrum for maior, a liderança geralmente a dividirá em grupos menores que trabalham em prol de um objetivo compartilhado.
As 5 reuniões do Scrum que você precisa conhecer
1. Reuniões diárias do scrum
Um dos tipos mais populares de reuniões do scrum - de acordo com o relatório State of Agile mencionado anteriormente - é a reunião diária, também conhecida como reunião diária do scrum. Ela deve ser uma análise rápida das metas, do progresso e dos possíveis problemas. Cada pessoa na sala deve ser capaz de responder a três perguntas:
- **O que você conseguiu realizar ontem?
- **O que planeja realizar hoje?
- **Há algum obstáculo em seu horizonte?
O termo "standup" surgiu porque esses tipos de reuniões scrum devem ser curtas, de modo que muitas equipes as realizam em pé - para aqueles que podem - para evitar que alguém fique muito confortável. Agora que muitas equipes estão trabalhando remotamente, é menos provável que fiquemos de pé, mas o objetivo da reunião ainda deve ser manter as coisas o mais condensadas possível.
2. Planejamento de sprint scrum
O objetivo de sua reunião planejamento de sprint scrum é identificar o que você deseja alcançar no próximo sprint e como você o fará. Essa reunião de planejamento do sprint geralmente dura cerca de uma hora para cada semana do próximo sprint (por exemplo, se o sprint for de duas semanas, a reunião durará duas horas ou menos).
Dito isso, há maneiras de encurtá-las - como um bom planejamento prévio e as ferramentas certas de rastreamento de sprint . Essas tipos de reuniões ajudam a dividir os problemas em seções mais digeríveis, o que torna a visualização de lista do ClickUp tão versátil.
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3. Refinamento do backlog do produto
Entre o backlog do sprint e as reuniões de refinamento, peça à sua equipe scrum para dar uma olhada no backlog do sprint, adicionar detalhes e anotar prioridades e dependências. Dos diferentes tipos de reuniões scrum, esta depende da organização da equipe.
Caso contrário, se você não mantiver o backlog do sprint organizado, os proprietários de produtos e o scrum master não terão muito o que usar para planejar o próximo sprint.
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4. Revisão do sprint
No final de cada sprint, é hora de as equipes apresentarem o trabalho ao proprietário do produto (e, às vezes, a outras partes interessadas).
O objetivo: feedback.
Pense nessa reunião como uma demonstração e uma oportunidade para que os participantes façam perguntas e ofereçam feedback. Esse feedback é então adicionado ao backlog para consideração futura.
5. Retrospectiva do sprint
A outra reunião de final de sprint recomendada pelo Scrum é a retrospectiva. Mas, dessa vez, as partes interessadas geralmente não estão na sala.
São apenas as próprias equipes discutindo o que deu certo, o que não deu certo, o que aprenderam e como as coisas devem mudar nos próximos sprints.
Também recomendamos retrospectivas no final de projetos de grande escala - e essas retrospectivas devem incluir uma gama maior de participantes. A liderança, o marketing e outras partes interessadas podem participar para avaliar a contribuição de cada equipe para a comunicação, a coordenação e o GTM.
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**NÃO PULE A RETROSPECTIVA Pesquisas mostram que o desempenho da equipe aumenta em impressionantes 20% quando retrospectivas eficazes entram em cena.
Os benefícios das reuniões do Scrum
1. Tornar projetos complicados mais gerenciáveis
As reuniões do Scrum têm tudo a ver com duas coisas: comunicação e estratégia. Independentemente do tipo de reunião, o objetivo deve ser sempre colocar todos na mesma página sobre metas, status e problemas que precisam ser resolvidos.
Essa comunicação aberta é o que faz com que as equipes avancem consistentemente (mantendo a velocidade alta) em direção a metas compartilhadas.
Sem os pontos de contato estratégicos proporcionados pelas reuniões scrum, é muito mais fácil para as equipes gerenciamento de projetos scrum para sair dos trilhos. Pior ainda, uma vez que uma equipe ou um membro da equipe tenha saído dos trilhos sem reuniões de controle, eles podem ir muito longe no caminho errado - desperdiçando tempo e dinheiro e distorcendo as estatísticas de velocidade para a próxima reunião de planejamento do sprint.
2. Os resultados são sempre os mais importantes
Esses pontos de contato estratégicos devem sempre lembrar às equipes o que elas estão buscando. Não importa o quanto nos envolvamos em um projeto, esse lembrete é o que nos fundamenta e nos move em direção aos resultados que almejamos.
3. Maior satisfação do cliente
Melhores resultados, entregas mais rápidas e equipes mais felizes significam, em última análise, melhores experiências para os clientes e índices de satisfação mais altos. Manter-se consistente é fundamental para clientes satisfeitos, pois gera mais confiança ao mesmo tempo.
4. Custos mais baixos!
Todo tipo de reunião scrum tem um benefício financeiro para a empresa: As retrospectivas tornam as equipes mais produtivas ao longo do tempo. As reuniões de revisão nos ajudam a incorporar o feedback rapidamente.
As reuniões diárias de standup mantêm os projetos dentro do prazo e do orçamento (ou pelo menos nos informam quando as coisas estão dando errado para que possamos corrigi-las o mais rápido possível). E as reunião de planejamento do sprint vincula tudo o que fazemos às metas de negócios com vantagens financeiras reais.
5. Fique conectado
O sexto princípio do manifesto ágil é que as reuniões presenciais são a melhor maneira de comunicar informações a equipes ágeis . É por isso que essas reuniões são tão importantes para as organizações ágeis.
E com 52% dos funcionários dizendo que se sentem desconectados de suas equipes em algum momento do ano passado, é hora de voltar às reuniões scrum estratégicas e bem conduzidas que mantêm as equipes alinhadas em tudo, desde o backlog até os sprints e as tarefas diárias.
Como realizar uma reunião Scrum eficaz
Então, como garantir que suas reuniões scrum atinjam seus objetivos? Aqui estão quatro dicas de especialistas:
1. Defina horários e cumpra-os
As reuniões do Scrum são importantes. Elas alinham as equipes sobre o que precisa ser feito, por quem e quando. Elas permitem que todos se conectem e colaborem regularmente. E elas priorizam a estratégia.
**Mas elas ainda são reuniões e ainda há trabalho a ser feito. Portanto, mantenha-as longas o suficiente para serem eficazes e curtas o suficiente para manter a atenção.
Em outras palavras: se você disser que a reunião terá uma hora de duração, mantenha a duração de uma hora ou menos.
2. Comece com a prioridade um
Se há algo que você quer que as equipes levem para casa após a reunião, o que é? Seja qual for a sua resposta, é com ela que você deve começar e terminar. Não deixe que a sobrecarga de informações exclua suas prioridades.
**E SE HOUVER MAIS DE UMA PRIORIDADE - UMA? Nós entendemos. Em organizações complexas, há muitos itens lutando por esse lugar de prioridade máxima. Mas a verdade é que... se você quer equipes produtivas, simplesmente não pode dar a elas listas de prioridades não ordenadas e esperar que tudo seja feito. Cabe aos gerentes de projeto e à liderança se unirem e ordenarem as prioridades antes que elas sejam entregues às suas equipes.
3. Dê opções às equipes... mas não muitas
Precisa que a equipe tome decisões durante a reunião do scrum? Dê a eles opções... mas não muitas. Estudos sugerem que o excesso de opções pode ser paralisante . É por isso que a liderança deve trabalhar para aprimorar as escolhas da equipe antes de levar grandes decisões para a reunião.
4. Use as ferramentas certas Quadros do Scrum planejamento de sprint,
Gráficos de Gantt ferramentas de rastreamento... As reuniões do Scrum são mais eficientes com ferramentas que ajudam a rastrear e compartilhar informações em tempo real. Do Trello ao ClickUp (é claro), você tem muitas opções para manter as equipes na mesma página e apresentar informações de uma forma útil e visualmente interessante.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas, acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
**LIBERE SUAS EQUIPES PARA SE CONCENTRAREM NO TRABALHO Uma ótima ferramenta não só o ajuda a acompanhar o dia a dia da sua equipe... ela também pode encurtar substancialmente as reuniões, liberando todos para se concentrarem no trabalho em questão. Como Alaina Maracotta, da Vida Health diz sobre o ClickUp: "O que antes nos tomava três horas por semana para o planejamento de eventos e atualizações, agora nos toma pouco mais de uma hora. As equipes envolvidas agora têm mais tempo para se concentrar em prioridades de marketing mais importantes."
Começando com as reuniões Scrum
Então, você entende o que são reuniões Scrum, como elas funcionam e quais são as melhores práticas que você deve ter em mente..
Agora, se você ainda não está no Full Scrum, como chegar lá?
A resposta - como acontece com a maioria das grandes mudanças em uma empresa - normalmente requer uma mudança de mentalidade, processo e ferramenta.
1. Faça com que as equipes participem
Sem a participação total de suas equipes, essas reuniões não serão tão eficazes quanto poderiam. É por isso que você precisa de adesão. Explique às suas equipes como essa nova estrutura as ajudará - encurtando as reuniões, liberando seu tempo criativo etc.
**Quanto mais as pessoas conseguirem enxergar o objetivo final (para si mesmas, para suas equipes e para a empresa), maior será a probabilidade de elas aderirem a qualquer mudança, incluindo o scrum
Armazene e categorize de forma organizada metas semelhantes em Goal Folders no ClickUp
2. Faça as alterações necessárias no processo
Analise os processos existentes de sua empresa com o Scrum em mente. O que precisa ser mudado? As equipes precisam atualizar seu progresso em suas ferramentas antes da reunião? A liderança deve se preparar para as reuniões de uma nova maneira?
Os gerentes de projeto e o scrum master devem limpar o backlog antes da reunião? Quanto mais claro e rápido você comunicar quaisquer mudanças necessárias no processo, mais fácil será a mudança para o scrum.
Isso também permite que toda a sua equipe scrum se movimente rapidamente, o que provará às equipes que as promessas que você fez (sobre liberar tempo e criatividade, por exemplo) são válidas.
3. Escolha ferramentas que ofereçam suporte a você
Suas ferramentas atuais dão suporte às suas novas formas de trabalho ou elas o estão impedindo? Em vez de começar com as ferramentas e tentar encaixar seus novos processos nelas, comece pensando no que você precisa que as ferramentas façam para apoiá-lo e, em seguida, escolha ferramentas scrum com base nesses critérios.
Entendemos que as mudanças de ferramentas podem parecer um grande pedido, mas também sabemos que sem as ferramentas certas, as mudanças bem-intencionadas em direção às práticas ágeis podem ficar travadas. Portanto, priorize suas necessidades e não caia na falácia do custo irrecuperável e permaneça com ferramentas antigas que não são mais úteis.
**ESPERA... O QUE É A FALÁCIA DO CUSTO IRRECUPERÁVEL? A falácia dos custos irrecuperáveis nos diz que os seres humanos são mais propensos a fazer escolhas ruins quando já tiverem "custos irrecuperáveis" nessas escolhas. É por isso que as pessoas permanecem em relacionamentos que não lhes servem mais ("mas eu já dediquei dois anos a isso!") ou continuam investindo dinheiro em projetos que claramente saíram dos trilhos ("mas já gastamos US$ 100 mil nesse recurso!"). Isso também pode fazer com que você continue usando ferramentas inúteis porque "já gastou o dinheiro"
Os especialistas dizem que, ao tomar decisões, ignore os custos irrecuperáveis e concentre-se nos custos futuros. Você terá um custo maior ou menor amanhã se abandonar a ferramenta antiga e escolher a que melhor se adapta ao seu negócio?
Modelos úteis de reuniões Scrum
De acordo com uma pesquisa recente com clientes, os modelos do ClickUp estão entre os três recursos mais valiosos que oferecemos. Francamente, não estamos surpresos. Ter um ótimo modelo elimina a pressão.
Você sabe exatamente quais informações precisa e como apresentá-las - não é necessária uma pesquisa profunda sobre as práticas recomendadas. Aqui estão dois modelos de scrum para dê início à sua nova prática :
1. Modelo de reunião do ClickUp Scrum
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Projetado para agilizar suas reuniões diárias, Modelo de reunião Scrum do ClickUp ajuda as equipes a se concentrarem no que já foi feito, no que precisa ser feito e nos possíveis obstáculos que surgem no horizonte. Faça o download deste modelo
2. Modelo de gerenciamento do ClickUp Agile Scrum
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