De acordo com nossa pesquisa sobre a eficácia das reuniões, 12% dos entrevistados consideram as reuniões superlotadas, 17% dizem que elas são muito longas e 10% acreditam que elas são, em sua maioria, desnecessárias.
E você pode culpá-los quando quase 50% das reuniões duram uma hora ou mais?
Mas elas precisam ser tão longas? Não podemos substituir essas reuniões longas e muitas vezes improdutivas por “reuniões” rápidas e focadas, chamadas “SyncUps”?
A resposta curta: sim, podemos.
A resposta longa ou o passo a passo? É disso que trata esta publicação no blog!
Abaixo, mostramos como substituir as reuniões gerais no Zoom pelo ClickUp SyncUp.
O problema com as reuniões tradicionais com todos os funcionários
Antes de falarmos sobre a substituição das reuniões com todos os funcionários, vamos entender por que as reuniões no Zoom não estão mais proporcionando um alinhamento consistente da equipe.
Problemas de agendamento e conflitos de fuso horário
De acordo com uma pesquisa da Microsoft Work Trend, as reuniões agendadas após as 20h aumentaram 16% em relação ao ano anterior entre os funcionários que trabalham em diferentes fusos horários globais.
Embora a colaboração no local de trabalho tenha se tornado mais fácil do que nunca, gerenciar reuniões no Zoom em diferentes fusos horários tornou-se exponencialmente mais difícil. Alguém da sua equipe está sempre comprometendo seu horário de trabalho para participar de reuniões com todos os funcionários.
Participação passiva
Quase 67% dos funcionários se distraem durante reuniões virtuais. Eles ficam checando e-mails no celular, enviando mensagens de texto, sonhando acordados, navegando na Internet ou realizando tarefas domésticas.
Longe de serem interativas, a maioria das reuniões com todos os funcionários acaba sendo dominada pelas vozes mais altas. Um pequeno grupo fala, alguns reagem e o resto fica em silêncio.
Visibilidade limitada após a reunião
Quais são as semelhanças entre as reuniões menos produtivas?
- Sem notas de acompanhamento, resumos ou itens de ação compartilhados após a reunião.
- A reunião perde participantes importantes e, como resultado, as decisões ficam paralisadas.
- Sem agenda ou material de leitura prévia fornecido com antecedência
De acordo com o Calendly, eles são consistentes em reuniões internas e externas.
Em outras palavras, após uma reunião no Zoom, alguém precisa inserir manualmente as ações a serem realizadas, atribuir responsabilidades, definir prazos e adicionar contexto à ferramenta de gerenciamento de projetos.
Essa cópia e colagem e mudança de contexto resultam no que gostamos de chamar de Work Sprawl, onde ideias, tarefas e acompanhamentos ficam espalhados por uma confusão de ferramentas — e isso acaba custando às equipes mais de quatro horas por funcionário por semana!
📮 ClickUp Insight: Os resultados de nossa pesquisa sobre a eficácia das reuniões indicam que 42% das equipes usam clipes gravados (21%) ou ferramentas de gerenciamento de projetos (21%) para trabalho assíncrono.
Mas essas ferramentas podem frequentemente exigir ferramentas adicionais, assinaturas separadas, logins e curvas de aprendizado.
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp facilita a comunicação assíncrona. Acesse videoclipes, mensagens de voz, fluxos de trabalho de projetos, documentos colaborativos e um bloco de notas com IA integrado — tudo em um único espaço de trabalho.
Por que gerenciar várias assinaturas e informações dispersas quando uma única solução pode otimizar todo o seu fluxo de trabalho?
💫 Resultados reais: As equipes que utilizam os recursos de gerenciamento de reuniões do ClickUp relatam uma redução impressionante de 50% em conversas e reuniões desnecessárias!
Oportunidades de alinhamento perdidas
Nem todos podem participar ao vivo. E mesmo quando participam, nem todos se sentem à vontade para falar.
As principais atualizações são compartilhadas uma vez, em um único momento com prazo determinado. Quem perde a reunião depende de resumos de segunda mão ou gravações incompletas. As perguntas surgem mais tarde em chats privados, tópicos paralelos ou chamadas de acompanhamento.
Atualizações unilaterais
A maioria das reuniões remotas com todos os funcionários funciona como transmissões. A liderança compartilha resultados trimestrais, anúncios de produtos ou mudanças nas políticas, enquanto todos os outros ouvem.
Esse formato força as pessoas a interromperem seu trabalho intenso para consumir informações que poderiam ter sido revisadas de forma assíncrona. Uma apresentação de slides, uma atualização gravada ou um breve resumo escrito transmitiriam a mesma mensagem, sem interromper o dia.
Esse tempo perdido não inclui o custo da mudança de contexto. Pesquisas mostram que pode levar até 23 minutos para recuperar o foco em uma tarefa depois de ser interrompido durante um trabalho intenso.
👀 Você sabia? Uma reunião aparentemente inofensiva no Zoom está causando cinco tipos distintos de fadiga: geral, visual, social, motivacional e emocional. A Escala de Exaustão e Fadiga do Zoom (Escala ZEF), desenvolvida por pesquisadores de Stanford, mede cientificamente esse fenômeno.
Então, qual é a solução para o cansaço do Zoom?
Abaixo, mostramos como hospedar um check-in com todos os funcionários de forma assíncrona.
O que é o ClickUp SyncUp e por que ele funciona para todos os funcionários
O ClickUp SyncUp é uma ferramenta de reunião e colaboração com inteligência artificial que permite iniciar chamadas de áudio e vídeo instantâneas com sua equipe dentro do seu espaço de trabalho do ClickUp.
Inicie chamadas individuais e em grupo com sua equipe para resolver rapidamente dúvidas e obstáculos.
Os SyncUps fazem parte do ClickUp Chat e estão disponíveis em todos os planos, incluindo o plano gratuito. Você pode iniciar um SyncUp a partir de qualquer DM ou canal do ClickUp Chat. Além disso, é possível gravar a discussão e transcrevê-la com o ClickUp AI Notetaker.
Todas as gravações ficam vinculadas ao chat, à tarefa do ClickUp ou ao projeto relevante. Transforme discussões em resultados rastreáveis para que não se percam ou sejam esquecidas.
Veja como isso ajuda a tornar a comunicação mais clara nas suas reuniões com todos os funcionários:
Contexto integrado
A melhor parte do SyncUps é sua integração com o seu trabalho real. Você pode iniciar um SyncUp em um canal de bate-papo específico ou mensagem direta e manter suas conversas ancoradas.
Você também pode compartilhar arquivos e documentos de referência em uma chamada do SyncUp e anexar tarefas específicas relevantes para a discussão.
📌 Exemplo: A equipe de TI está implementando novos requisitos de autenticação de dois fatores. Durante uma chamada SyncUp com todos os funcionários, eles demonstram o processo de configuração compartilhando sua tela e explicando os problemas comuns que os funcionários podem enfrentar.
Após a chamada, o link da gravação do SyncUp é adicionado à tarefa de segurança de TI e incorporado diretamente em um documento do ClickUp que serve como guia oficial de implementação. O documento inclui instruções passo a passo, capturas de tela e perguntas frequentes, tudo em um só lugar.
À medida que as atualizações chegam, o documento é revisado em vez de iniciar novas conversas. Os funcionários sabem exatamente onde encontrar as orientações mais recentes. A equipe de TI evita perguntas repetidas ou reuniões de acompanhamento. O resultado é uma única fonte de verdade, autoatendível, que permanece conectada ao trabalho por trás da implementação.
Mesmo os membros da equipe que não participaram da chamada podem assistir à gravação e acessar o documento exato mencionado pela liderança.
📮 Insight do ClickUp: os profissionais do conhecimento enviam em média 25 mensagens por dia, buscando informações e contexto. Isso indica uma quantidade considerável de tempo perdido rolando a tela, pesquisando e decifrar conversas fragmentadas em e-mails e chats. 😱
Se você tivesse uma plataforma inteligente que conectasse gerenciamento de tarefas, projetos, bate-papo e e-mails (além de IA!) em um só lugar. Mas você tem: experimente o ClickUp!
Resumos e transcrições com tecnologia de IA
A melhor parte do SyncUps é que todos podem ver o mesmo SyncUp sem precisar estar online ao mesmo tempo.
Eles podem acessar a gravação, a transcrição ou o resumo para obter o contexto.
Tudo, incluindo atualizações, progresso e obstáculos, está acessível dentro das suas tarefas, documentos e bate-papos do ClickUp.
⭐ Bônus: Com o ClickUp Enterprise AI Search, você pode recuperar informações de suas notas dentro do seu espaço de trabalho ClickUp em segundos, e isso também usando comandos em linguagem natural.
Por exemplo, se você estiver ausente do escritório por uma semana, basta pedir ao assistente de IA para obter os detalhes da reunião e os itens de ação do SyncUp da semana passada.
Itens de ação nativos vinculados a tarefas
A responsabilidade desaparece assim que sua chamada termina no aplicativo Zoom. Mas com o ClickUp SyncUps, as discussões podem ser rapidamente vinculadas a tarefas rastreáveis, pois tudo fica dentro do mesmo espaço de trabalho.
Por exemplo, se um resumo da reunião incluir um item de ação, você pode pedir ao ClickUp Brain, o assistente de IA nativo do ClickUp, para criar a tarefa relevante usando o contexto do Workspace.
👀 Você sabia? Reuniões consecutivas por vídeo podem causar estresse acumulado em seu cérebro. De acordo com o laboratório de neurociência da Microsoft, usando tecnologia EEG, apenas 10 minutos de intervalo entre as reuniões trazem os níveis de estresse de volta à linha de base. As reuniões tradicionais com todos os funcionários roubam da sua equipe esses períodos cruciais de recuperação mental.
Criando atualizações de vídeo assíncronas com o ClickUp SyncUps
Nem todas as atualizações exigem que todos na empresa participem da reunião.
📌 Exemplo: em vez de agendar uma reunião recorrente para revisão de design, o líder de design grava um breve vídeo SyncUp diretamente no canal de bate-papo da equipe de design.
O que acontece:
- O designer grava um SyncUp de 4 minutos percorrendo as telas atualizadas do Figma.
- Eles explicam o que mudou, por que mudou e onde é necessário feedback.
- O SyncUp é publicado no canal de bate-papo geral vinculado à tarefa de design relevante.
Como a equipe responde:
- Os gerentes de projeto e engenheiros assistem ao vídeo de forma assíncrona.
- Os comentários são exibidos como comentários encadeados vinculados ao vídeo.
- Feedback específico é convertido em tarefas de acompanhamento, como “Atualizar estado vazio” ou “Explorar cor alternativa para CTA”.
- Nenhum contexto é perdido, pois o vídeo, os comentários e as tarefas ficam todos juntos.
Por que isso funciona para equipes de design:
- Os designers não precisam repetir o mesmo passo a passo várias vezes.
- Os fusos horários deixam de impedir a colaboração.
- As decisões e a lógica do projeto são documentadas automaticamente.
Qualquer pessoa da organização pode abrir a gravação para visualizar a transcrição ou gerar um resumo. É possível até mesmo enviar perguntas diretamente na conversa do chat.
Engajamento constante
O que os funcionários fazem quando têm dúvidas enquanto assistem aos SyncUps gravados?
Eles podem deixar um comentário com data e hora no vídeo e atribuí-lo à pessoa que pode resolver especificamente essa dúvida. Esses comentários permanecem visíveis na Atividade de Clips para que todos possam consultá-los.
Dito isso, todas as SyncUps gravadas permanecem no Clips Hub como ClickUp Clips.
Veja como os Clips ajudam a impulsionar a comunicação assíncrona:
👀 Você sabia? 66% das reuniões se tornam improdutivas no momento em que os funcionários param de compartilhar ideias. E não é preciso muito: basta rejeitar a sugestão de alguém uma vez durante uma reunião com todos os funcionários, e essa pessoa ficará calada nas próximas cinco. Esse único desânimo cria um efeito cascata, tornando todas as suas reuniões improdutivas.
Como hospedar check-ins assíncronos com todos os funcionários usando o ClickUp SyncUp
Veja como você pode usar o ClickUp SyncUp para compartilhar atualizações em toda a empresa, sem exigir a presença de todos em uma reunião com todos os funcionários.
Etapa 1: defina diretrizes claras para a comunicação com todos os funcionários
Para que a comunicação assíncrona seja bem-sucedida, defina diretrizes de comunicação claras.
Crie um documento ClickUp estruturado, estabelecendo diretrizes claras de comunicação. Esclareça:
- Que tipo de reuniões são obrigatórias e exigem presença ao vivo, e quais são opcionais (assistir à gravação posteriormente)?
- Com quanto tempo de antecedência as reuniões SyncUp com todos os funcionários devem ser agendadas para equipes globais?
- Os funcionários devem participar de chamadas ao vivo fora do horário de trabalho ou é aceitável assistir à gravação?
- Como os membros da equipe devem confirmar que viram a mensagem ou atualização
- Com que rapidez os comentários sobre as gravações do SyncUp para todos os funcionários devem ser respondidos?
- Onde fica todo o conteúdo arquivado de todas as equipes e como pesquisar atualizações anteriores
- Prazos de resposta às mensagens (alta prioridade em até 4 horas, atualizações padrão em até 24 horas)
Depois de documentar isso, planeje quais estratégias de comunicação (Clips, SyncUp, mensagens de chat) se encaixam em diferentes cenários. Aqui está uma estrutura:
| Tipo de atualização | Formato | Como isso é eficaz? |
| Resultados trimestrais, mudanças estratégicas | Clipes e documentos | Dê tempo às pessoas para analisar os números e refletir sobre as implicações antes de fazer perguntas. |
| Demonstrações de produtos, orientações sobre recursos | Clipes com compartilhamento de tela | As equipes podem pausar, repetir etapas complexas e consultar o fluxo de trabalho exato ao implementar. |
| Reestruturação organizacional, mudanças na liderança | Live SyncUp (curto) + Clip de acompanhamento | As perguntas e respostas em tempo real resolvem as dúvidas imediatamente, e o Clip fornece uma referência permanente para aqueles que perderam a reunião. |
| Conquistas e marcos semanais | Mensagem de chat ou SyncUp ao vivo | Dependendo de como sua equipe está estruturada e do que eles preferem — atualizações rápidas e assíncronas funcionam para equipes distribuídas, comemorações ao vivo são adequadas para grupos muito unidos. |
| Alterações urgentes na política | SyncUp opcional com gravações | Decisões urgentes precisam de esclarecimento imediato e alinhamento em toda a organização. |
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de planos de comunicação de projetos: Excel, Word e ClickUp
Etapa 2: compartilhe a agenda antes da reunião
Compartilhe uma agenda clara da reunião com os membros da sua equipe pelo menos 48 a 72 horas antes, por e-mail e canais de chat.
Sua agenda deve incluir:
- O que será discutido na reunião com todos os funcionários e por que ela está acontecendo agora
- Anexe documentos ou relatórios do ClickUp que os membros da equipe devem revisar antes da reunião.
- Divida o tempo para cada segmento, para que as pessoas saibam quando suas contribuições são necessárias.
- Perguntas pré-enviadas que os funcionários querem ver respondidas — especialmente útil para pessoas que não podem participar em tempo real, mas querem que suas preocupações sejam abordadas na gravação.
- Decisões importantes que precisam ser tomadas e quem é responsável por tomá-las
- Resultados esperados da reunião
⭐ Bônus: não perca suas ideias brilhantes em notas adesivas e gravações de voz. Dite a agenda da sua reunião usando o ClickUp Talk to Text e tenha-a transcrita e formatada instantaneamente em um ClickUp Doc.
Etapa 3: Inicie e grave seu SyncUp
Inicie um SyncUp diretamente a partir de:
- Um canal
- Uma mensagem direta
- Visualizações em um local que possui um canal de bate-papo associado a ele
Para gravar sua sessão, clique no ícone de gravação.
Você pode adicionar participantes compartilhando o link do SyncUp ou convidando-os.
✏️ Observação: se você estiver organizando uma reunião com mais de 200 pessoas, talvez seja melhor usar a integração do ClickUp com o Zoom para agendar uma reunião no Zoom.
Basta digitar /Zoom no canal de bate-papo do ClickUp e ele gerará um link de reunião que se integra ao seu espaço de trabalho.
⚡ Arquivo de modelos: modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para todos os tipos de projetos
Etapa 4: Resuma os resultados com o ClickUp Brain
Depois que seu SyncUp for gravado, abra-o no Clips Hub e clique em Resumir para que o ClickUp Brain ou o BrainGPT gerem um resumo conciso da discussão.
Use o ClickUp Brain para:
- Resuma os principais anúncios, decisões e atualizações do SyncUp.
- Extraia itens de ação e converta-os em tarefas com responsáveis e prazos.
- Destaque riscos, dependências ou acompanhamentos mencionados durante a chamada.
- Crie um breve resumo do “que você precisa saber” para as pessoas que não puderam participar.
💡 Dica profissional: use os Super Agents, os colegas de equipe com tecnologia de IA do ClickUp, para economizar tempo, aumentar a produtividade e se adaptar ao seu espaço de trabalho com inteligência e interações semelhantes às humanas.
Os Super Agentes se destacam em fluxos de trabalho de gerenciamento de reuniões como estes:
- Briefings criativos: Elabore briefings criativos usando o contexto de uma tarefa ou bate-papo, incluindo melhorias práticas para padronizar a recepção e acelerar as aprovações.
- Resumos de recursos: converter solicitações de recursos em resumos estruturados, permitindo que equipes ágeis alinhem o escopo, estimem o tempo com eficiência e reduzam o retrabalho.
- E-mails de acompanhamento: Transforme as notas das reuniões do AI Notetaker em e-mails de acompanhamento concisos e prontos para o cliente, registrando decisões, responsáveis e prazos para definir claramente os próximos passos.
Confira mais agentes de reunião como esse para sua equipe:
Benefícios de mudar as reuniões gerais para o ClickUp SyncUp
Veja por que o ClickUp SyncUp é a melhor alternativa ao Zoom:
- Sem troca de aplicativos: integre trabalho e comunicação em uma única ferramenta, permitindo que você inicie reuniões totalmente contextuais sem trocar de aplicativo. Em momentos em que as equipes estão sobrecarregadas com a proliferação de IA, isso representa uma grande economia de tempo.
- Responsabilidade integrada: peça ao Brain para criar e atribuir tarefas com base nas discussões do SyncUp, para que todas as conversas tenham um resultado prático. Transforme suas reuniões com todos os funcionários em discussões produtivas e não repetitivas.
- Espaço de trabalho com IA convergente: conecte ferramentas, arquivos e fluxos de trabalho em uma plataforma unificada com o ClickUp. Todo o conhecimento da sua empresa fica em um só lugar, indexado e fácil de pesquisar.
- Eficiência de custos: os SyncUps são acessíveis a partir de dispositivos móveis e estão disponíveis mesmo em planos gratuitos, permitindo que as equipes mais pequenas realizem reuniões virtuais sem custos adicionais.
- Automação do fluxo de trabalho: economize tempo com tarefas manuais e acabe com notas de reunião inconsistentes.
- Abordagem assíncrona em primeiro lugar: acelere a comunicação assíncrona com clipes de áudio/vídeo, transcrições automáticas, resumos gerados por IA e comentários com data e hora para perguntas ou feedback.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos de organogramas em PPT, Word e ClickUp
👀 Você sabia? Pessoas acenando com a cabeça diante da câmera não é um sinal de concordância, mas sim de conformidade. Pesquisas mostram que os indivíduos se conformam com as opiniões da maioria durante reuniões profissionais online quando suas câmeras estão ligadas. Aparentemente, a fadiga do Zoom se amplifica significativamente quando os funcionários são forçados a manter suas câmeras ligadas.
Casos de uso reais para reuniões assíncronas com todos os funcionários
A comunicação assíncrona é prática, e empresas líderes em todo o mundo implementaram abordagens assíncronas para fornecer atualizações em toda a empresa:
GitLab
O GitLab é conhecido por um modelo de comunicação que prioriza o manual e é assíncrono por padrão , com orientações claras sobre como as informações da empresa devem ser compartilhadas e consumidas. Os princípios fundamentais incluem:
- Documentação antes da discussãoAs atualizações, decisões e processos da empresa são registrados no Manual do GitLab para que todos possam acessar a mesma fonte de verdade de forma assíncrona.
- Comunicação assíncrona em reuniões ao vivoAs atualizações são projetadas para serem consumidas em diferentes fusos horários, reduzindo a dependência de reuniões em tempo real sempre que possível.
- Atualizações gravadas e escritas para ampla visibilidadeReuniões ou anúncios importantes são frequentemente gravados e/ou resumidos por escrito para que os membros da equipe possam se atualizar de acordo com sua própria agenda.
- Esclareça as expectativas para as reuniões Todas as reuniões exigem uma agenda pré-compartilhada (“sem agenda, sem participação”), geralmente usando um documento ao vivo para que as pessoas possam contribuir de forma assíncrona ou pular a reunião inteiramente, se não for necessária.
- As ferramentas promovem a transparência, não os silosAs atualizações de trabalho, o planejamento e as discussões sobre capacidade são normalmente acompanhados em questões documentadas, páginas ou projetos, em vez de conversas privadas ou planilhas não documentadas.
Zapier
A Zapier é uma empresa totalmente remota e distribuída, com uma cultura de longa data de comunicação assíncrona, projetada para dar suporte a equipes em diferentes fusos horários. Suas práticas de comunicação incluem:
- Enfatize a colaboração assíncrona antes de agendar reuniões ao vivo, para que as discussões e os trabalhos preparatórios sejam concluídos com antecedência.
- Use ferramentas como o Async (sua plataforma interna no estilo blog) e o Slack para compartilhar atualizações, contexto e informações da empresa que as equipes podem ler e responder quando quiserem.
- Incentive a preparação assíncrona (incluindo gravações de tela ou orientações gravadas) para ajudar a reduzir reuniões ao vivo desnecessárias; as sessões ao vivo são usadas quando a interação em tempo real agrega valor além do que o assíncrono oferece.
- Operando como uma força de trabalho 100% distribuída e remota, o que molda inerentemente a forma como a comunicação e as atualizações em toda a empresa são transmitidas.
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Melhores práticas para check-ins assíncronos em toda a empresa
A comunicação assíncrona libera sua equipe da necessidade de estar online o tempo todo.
Dito isso, convertemos as melhores práticas em uma lista de verificação — consulte-a quando estiver compartilhando atualizações em toda a empresa de forma assíncrona:
🤝 Defina expectativas claras
- Defina quais reuniões gerais exigem participação ao vivo e quais podem ser assistidas posteriormente.
- Defina prazos de resposta (por exemplo, atualizações urgentes em até 4 horas, atualizações padrão em até 24 horas).
- Esclareça como os funcionários devem reconhecer as atualizações (comentário, reação, conclusão da tarefa).
🧠 Centralize as atualizações em toda a empresa
- Use um canal dedicado do ClickUp Chat para toda a empresa.
- Armazene agendas, gravações, clipes, resumos e acompanhamentos em um só lugar.
- Evite espalhar atualizações por e-mails, Slack e mensagens diretas.
📆 Padronize atualizações recorrentes
- Crie modelos do ClickUp Doc para reuniões trimestrais e mensais com todos os funcionários.
- Use seções fixas para métricas, prioridades, riscos e perguntas e respostas.
- Reduza o tempo de preparação e ajude os funcionários a saber o que esperar a cada vez.
💬 Adapte o formato à mensagem
- Clipes para demonstrações e orientações sobre produtos
- Tópicos de bate-papo para vitórias rápidas e anúncios
- SyncUps para atualizações estratégicas ou discussões confidenciais
✅ Automatize os acompanhamentos
- Crie lembretes para assistir a gravações ou responder a tópicos.
- Arquive automaticamente as tarefas resolvidas.
Torne as reuniões com todos os funcionários verdadeiramente inclusivas com o ClickUp SyncUps.
As reuniões tradicionais com todos os funcionários excluem pessoas por definição. Quem não consegue comparecer no horário marcado fica de fora.
Com o trabalho remoto e equipes geograficamente distribuídas, a comunicação assíncrona tornou-se igualmente importante.
As empresas prosperam quando equilibram conversas síncronas com fluxos de trabalho assíncronos, adaptados a cada situação.
O ClickUp SyncUps permite que você tenha o melhor dos dois mundos. Pronto para substituir as reuniões gerais no Zoom pelo SyncUps? Cadastre-se gratuitamente no ClickUp para começar.