Às 10h em ponto, todos na sua equipe fazem uma pausa para participar de uma chamada no Zoom. As decisões são tomadas e as ações a serem realizadas são listadas. Vinte minutos depois, você está copiando manualmente as notas para os quadros de tarefas e uma ferramenta de gerenciamento de projetos para que nada seja esquecido.
Essa é a reunião diária no Zoom para você.
Embora o Zoom funcione bem para discussões ao vivo, nas reuniões diárias há uma lacuna entre falar sobre o trabalho e acompanhá-lo onde a execução acontece.
O ClickUp SyncUps, por outro lado, está mais próximo do trabalho.
Inicie um SyncUp a partir do ClickUp Chat, registre a discussão e mantenha o acompanhamento vinculado aos responsáveis, prazos e tarefas, sem precisar reconstruir o contexto em outra ferramenta.
Essa mudança é mais importante do que nunca, já que as equipes modernas operam em diferentes fusos horários, protegem as horas de trabalho intensivo e precisam de responsabilidade para viver dentro de seu sistema de execução.
E não, você não precisa de outra reunião diária recorrente para isso.
Abaixo, mostramos como substituir as reuniões diárias no Zoom pelo ClickUp SyncUp.
Por que as reuniões diárias no Zoom estão perdendo sua vantagem
Veja por que essas reuniões diárias de 15 minutos no Zoom estão perdendo sua vantagem:
Desconexão do trabalho real
As reuniões fazem você se afastar do trabalho para falar sobre o trabalho. Sua equipe passa o dia em ferramentas de gerenciamento de projetos e quadros de tarefas, onde o progresso realmente acontece. Em seguida, eles fazem uma pausa para descrever verbalmente o que já está visível nesses sistemas.
As atualizações compartilhadas nas reuniões do Zoom não sincronizam com o status das suas tarefas. Os bloqueadores mencionados não estão vinculados às dependências reais das tarefas e aos prazos. Em essência, você está obtendo um sistema de atualização paralelo que requer trabalho manual para ser mantido.
📮ClickUp Insight: 27% dos participantes da nossa pesquisa acreditam que as atualizações semanais poderiam ser substituídas por alternativas assíncronas, enquanto 25% dizem o mesmo sobre as reuniões diárias. Se essa mudança forçar as equipes a usar mais ferramentas, isso pode criar informações dispersas e custos adicionais.
O ClickUp revoluciona o trabalho em equipe ao centralizar as discussões por meio de threads de comentários, permitir atualizações rápidas gravadas através do ClickUp Clips e muito mais — tudo em uma única plataforma.
💫 Resultados reais: equipes como a Trinetrix reduziram as reuniões desnecessárias em 50% com o ClickUp!
Falta de responsabilidade
Os compromissos assumidos verbalmente durante uma reunião diária não são a maneira mais eficiente de documentar informações críticas e decisões importantes, nem de fazer com que as pessoas os cumpram. É difícil lembrar-se consistentemente das perguntas e ações discutidas nas reuniões.
👀 Você sabia? De acordo com o Work Trend Index da Microsoft, reuniões ineficientes são o principal fator que prejudica a produtividade. O índice também revelou que 57% das pessoas têm dificuldade para acompanhar o andamento da reunião quando chegam atrasadas, 55% afirmam que os próximos passos não são claros e 56% dizem que é difícil resumir o que acontece.
O ClickUp SyncUp reduz essa lacuna ao gravar a chamada e gerar uma transcrição e um resumo a partir do Clips Hub.
Se você está avaliando agentes de IA para reuniões, assista a este vídeo para tomar uma decisão informada:
Sobrecarga de troca de contexto
Seu cérebro trabalha mais intensamente em vídeo. O que pode parecer uma reunião amigável e informal para você pode ser mentalmente desgastante para alguns membros da equipe. Para esses membros, as reuniões diárias se tornam um obstáculo em si mesmas.
Além disso, as reuniões criam carga cognitiva, dificultando o retorno ao trabalho profundo. Pode levar de 45 minutos a algumas horas para canalizar suas energias produtivas após uma chamada.
👀 Você sabia? A Síndrome de Recuperação de Reuniões é o tempo e a energia mental que seu cérebro precisa para se recuperar após as reuniões antes de poder retornar ao trabalho produtivo. Pesquisas sobre reuniões citam que, em alguns casos, pode levar até 45 minutos para voltar às tarefas.
Segue um cronograma rígido
Se você tem uma equipe geograficamente distribuída, uma chamada no início do dia para alguns membros da equipe é o momento de encerramento para outros.
Faz sentido responder “O que farei hoje?” quando você está prestes a encerrar o trabalho?
Se sua equipe trabalha em diferentes fusos horários ou horários escalonados, um padrão de atualização assíncrono geralmente é mais realista do que uma chamada ao vivo fixa.
Forçar todos a participar de uma chamada, ignorando seu ritmo natural de produtividade, cria uma falsa sensação de alinhamento, sem mencionar a fadiga do Zoom.
👀 Você sabia? Uma reunião no Zoom aparentemente inofensiva está causando cinco tipos distintos de fadiga: geral, visual, social, motivacional e emocional. A Escala de Exaustão e Fadiga do Zoom (Escala ZEF), desenvolvida por pesquisadores de Stanford, mede cientificamente esse fenômeno.
Reuniões longas e ineficientes
As reuniões diárias são projetadas para durar 15 minutos. No entanto, quando um membro da equipe levanta um obstáculo ou um problema (o que ocorre quase todos os dias), uma reunião rápida pode se transformar em uma sessão de resolução de problemas de 45 minutos.
Toda a sua equipe precisa participar de conversas que exigem apenas 2 ou 3 pessoas. Esses minutos adicionais de reuniões se acumulam e resultam em horas de tempo perdido ao longo de semanas.
📮 ClickUp Insight: O ClickUp descobriu que 47% das reuniões duram uma hora ou mais. Mas todo esse tempo é realmente necessário? O motivo do nosso ceticismo? Apenas 12% dos nossos entrevistados classificam suas reuniões como altamente eficazes.
Acompanhar métricas como itens de ação gerados, taxas de acompanhamento e resultados pode revelar se reuniões mais longas realmente agregam valor.
As ferramentas de gerenciamento de reuniões do ClickUp podem ajudar! Use o ClickUp AI para resumir as reuniões gravadas e converter essas notas em documentos. Compartilhe o documento com outras pessoas ou relacione-o a tarefas rastreáveis — tudo em um espaço de trabalho unificado. Veja quais reuniões realmente geram resultados e quais estão apenas roubando o tempo da sua equipe!
Queda no engajamento
As reuniões foram criadas para coordenar o trabalho e melhorar a colaboração. No entanto, 55% dos funcionários admitem que verificam e-mails durante uma reunião. Eles também não são culpados por isso.
As reuniões diárias perdem sua eficácia quando os mesmos obstáculos e problemas começam a surgir todos os dias sem uma solução aparente. Este infográfico da Zippia mostra que as reuniões raramente são 100% produtivas (ou mesmo 50% produtivas).
Isso significa que você deve parar completamente com as reuniões? Na verdade, não. Mas existem maneiras de torná-las mais produtivas.
Como assim? Vamos mostrar a seguir.
O que é o ClickUp SyncUp e como ele funciona para equipes?
O ClickUp SyncUp é uma ferramenta de reunião e colaboração com tecnologia de IA que permite iniciar chamadas de áudio e vídeo instantâneas dentro do seu espaço de trabalho ClickUp.
Você pode iniciar um SyncUp a partir de um canal de bate-papo do ClickUp ou de uma mensagem direta, inclusive por meio do comando /SyncUp.
🚀 Vantagem do ClickUp: Usando o Talk-to-Text, os membros da equipe podem falar sobre o progresso, os obstáculos ou os próximos passos. O ClickUp BrainGPT converte a fala em texto utilizável em todo o seu fluxo de trabalho, o que reduz o atrito de escrever atualizações.
O ClickUp BrainGPT afirma que trabalha mais rápido do que digitar e economiza tempo semanalmente. Se você usar esses números, mantenha a formulação “em média” e inclua um link para a página do produto do ClickUp.
O ClickUp BrainGPT afirma que trabalha mais rápido do que digitar e economiza tempo semanalmente. Se você usar esses números, mantenha a formulação “em média” e inclua um link para a página do produto do ClickUp.
Como o ClickUp SyncUp substitui as reuniões diárias
Para equipes que buscam uma alternativa às reuniões diárias no Zoom e às reuniões diárias, o SyncUp oferece um meio-termo perfeito.
Veja por que essa é a melhor alternativa ao Zoom para reuniões e videoconferências 👇
1. Transcrições e resumos de IA oferecendo um resumo da reunião
Ao contrário das reuniões diárias no Zoom, as reuniões gravadas no SyncUp mantêm todas as notas, vídeos e decisões importantes acessíveis muito tempo depois do término da chamada. Tudo fica no mesmo espaço de trabalho onde seus projetos estão.
Você pode acessar transcrições e resumos das suas reuniões SyncUp gravadas no Clips Hub.
Além disso, você tem o ClickUp Brain, que também pode atuar como um resumidor de transcrições de IA e fornecer respostas com o contexto do espaço de trabalho.
Os membros da equipe que não puderam participar da reunião podem obter um resumo rápido sem precisar assistir à gravação completa.
⭐ Bônus: Com o ClickUp Enterprise Search, você pode recuperar informações em segundos usando comandos em linguagem natural.
Por exemplo, se você estiver ausente do escritório por uma semana, basta pedir ao assistente de IA para obter os detalhes da reunião e os itens de ação do SyncUp da semana passada.
📚 Leia mais: Como usar IA para videochamadas
2. Responsabilidade e transparência integradas
Você pode iniciar um SyncUp a partir de qualquer DM ou canal no ClickUp Chat, mantendo reuniões, discussões, projetos e tarefas em um só lugar.
Todos que acompanham esse canal têm acesso ao contexto completo. Não se perde tempo procurando informações em diferentes ferramentas.
No Chat, você pode:
- Organize as discussões por tópico ou projeto com conversas encadeadas e mantenha o feedback e as tarefas de acompanhamento fáceis de rastrear.
- Marque os membros da equipe com @menção em cada nova tarefa para notificá-los.
- Converse em particular usando mensagens diretas (para sincronizações individuais) ou crie canais dedicados para discussões sobre projetos.
Quando se trata de atualizações assíncronas, você pode gravar um ClickUp Clip. Isso funciona bem para apresentar ideias, compartilhar feedback e fazer check-ins assíncronos.
Qualquer pessoa pode comentar o vídeo, adicionar notas com marcação de tempo e manter a conversa de forma assíncrona. Você pode até compartilhar o clipe no Docs, Chat ou Comentários.
Seus colegas podem assistir ao feedback quando quiserem.
Assista a este vídeo para saber como adicionar um comentário com data e hora às gravações do SyncUp:
Veja bem, o SyncUp resolve um problema central das reuniões diárias no Zoom: as atualizações verbais são fáceis de esquecer e difíceis de relacionar com o trabalho rastreável. O SyncUp mantém a conversa próxima das tarefas e do acompanhamento.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos para anotações para uma melhor organização
3. Flexível para equipes híbridas e globais
As reuniões diárias pressupõem que todos podem comparecer ao mesmo tempo. No entanto, isso não funciona para equipes híbridas e globais espalhadas por diferentes fusos horários e horários de trabalho.
O ClickUp SyncUp elimina essa restrição. Alguns membros da equipe podem participar ao vivo quando for conveniente. Outros podem contribuir de forma assíncrona por meio de atualizações gravadas, notas de voz ou clipes.
Todos continuam participando sem precisar estar online exatamente ao mesmo tempo.
Além disso, os membros da equipe podem acessar a gravação, as transcrições ou o resumo para obter o contexto.
Atualizações, decisões e bloqueios permanecem acessíveis dentro das tarefas, documentos e bate-papos, prontos quando cada membro da equipe começa o dia.
Passos para fazer a transição das reuniões diárias no Zoom para o ClickUp SyncUp
Para começar, você precisa usar o ClickUp para aproveitar as vantagens do ClickUp SyncUp.
O ClickUp, o primeiro espaço de trabalho com IA convergente do mundo, reúne todo o seu trabalho, aplicativos, dados e fluxos de trabalho.
Veja como fazer a transição das reuniões diárias no Zoom para o ClickUp SyncUp.
1. Audite as práticas atuais de reuniões e os pontos críticos
Faça uma pesquisa com sua equipe e avalie suas reuniões diárias com base nos seguintes parâmetros:
| Aspecto de auditoria | O que examinar |
|---|---|
| Tempo | Duração média da reunião, tempo de preparação para reunir atualizações e se o horário funciona em todos os fusos horários |
| Engajamento | Tendências de participação, quem participa e quem fica passivo, e se a multitarefa é comum |
| Resultados práticos | Obstáculos recorrentes, taxa de acompanhamento de itens de ação e se os compromissos se tornam tarefas |
| Qualidade da discussão | Independentemente de o formato permanecer em “status” ou se desviar para a resolução de problemas que requerem apenas um subconjunto de pessoas |
| Mudança de contexto | Quer o formato permaneça em “status” ou se desvie para a resolução de problemas que requer apenas um subconjunto de pessoas |
Ao final desta auditoria, você deverá ter respostas concretas para estes quatro parâmetros:
- As reuniões regulares são necessárias ou sua equipe se beneficiaria com check-ins temáticos algumas vezes por semana?
- Uma reunião síncrona em tempo real oferece um valor que uma reunião assíncrona não consegue oferecer?
- Quais aspectos específicos — resolução de problemas, resolução de bloqueios, alinhamento do progresso, tomada de decisões — realmente exigem conversas em tempo real?
- As reuniões estão ajudando na coordenação ou se tornaram um ritual que sua equipe segue sem questionar?
📚 Leia mais: Os melhores aplicativos de mensagens instantâneas tudo-em-um para comunicação empresarial
2. Defina o novo protocolo de reuniões
Depois de entender o que precisa acontecer em uma reunião, defina um protocolo que dê suporte a isso.
Algumas equipes mantêm a estrutura tradicional das reuniões, mas as realizam de forma assíncrona.
Outros adotam uma comunicação híbrida no local de trabalho: atualizações assíncronas por padrão, SyncUps ao vivo apenas quando são necessárias discussões ou decisões.
É aqui que o ClickUp Chat e o SyncUp se unem. O chat se torna o espaço para colaboração contínua e acompanhamento, enquanto o SyncUp lida com check-ins estruturados, gravações, resumos e itens de ação — sem forçar todos a participar de uma reunião diária no Zoom.
⭐ Bônus: defina regras de comunicação para as reuniões da equipe. Pode ser algo tão simples quanto 👇
Use atualizações assíncronas quando:
- Compartilhando o progresso ou o status
- Identificando obstáculos não urgentes
- Fornecendo atualizações de rotina
Use o SyncUp quando:
- Um bloqueador precisa de resolução imediata
- Uma decisão requer discussão em tempo real
- Várias partes interessadas precisam estar alinhadas
Use Clips quando:
- O contexto é importante, mas o momento não é
- Você precisa explicar algo visualmente ou verbalmente
- Não é possível participar ao vivo
Use SyncUps temáticos para:
- Sessões focadas na resolução de problemas
- Planejamento semanal
- Retrospectivas
3. Configure seu primeiro SyncUp
Você pode iniciar um SyncUp diretamente a partir de:
- Um canal
- A DM
- Qualquer local com o ClickUp Chat habilitado
Para capturar sua sessão, clique no ícone de gravação.
Você pode adicionar participantes compartilhando o link do SyncUp ou convidando-os.
4. Treine os membros da equipe no uso do ClickUp SyncUp
Certifique-se de que sua equipe saiba como usar o SyncUps:
- Como iniciar e participar de um SyncUp: Digite/SyncUp em qualquer canal ou DM, ou clique no ícone de chamada.
- Como gravar um SyncUp: habilite a gravação no início da sua chamada para obter uma transcrição automática e um resumo de IA depois.
- Como conectar tarefas a um SyncUp: clique no ícone de reticências na mensagem do SyncUp e selecione “Adicionar relação” para vincular o trabalho relevante. Use status personalizados e campos personalizados para acompanhar o progresso.
- Como compartilhar a tela no SyncUp: use o compartilhamento de tela durante a chamada para revisar documentos ou solucionar problemas em conjunto.
- Como acessar gravações e adicionar comentários: as gravações são armazenadas no Clips Hub. Abra qualquer gravação para visualizar a transcrição, gerar resumos de IA ou deixar comentários com data e hora.
Certifique-se de que sua equipe tenha as notificações configuradas corretamente para que não percam chamadas quando for necessário coordenar algo.
💡 Dica profissional: use os Super Agents, os colegas de equipe com inteligência artificial do ClickUp. Eles foram projetados para economizar tempo, aumentar a produtividade e se adaptar ao seu espaço de trabalho com inteligência e interações semelhantes às humanas.
Os Super Agentes se destacam em fluxos de trabalho como estes:
- Briefings criativos: Elabore briefings criativos usando o contexto de uma tarefa ou chat, incluindo melhorias práticas para padronizar o recebimento e acelerar as aprovações.
- Resumo dos recursos: converter solicitações de recursos em resumos estruturados, permitindo que equipes ágeis alinhem o escopo, estimem o tempo com eficiência e reduzam o retrabalho.
- E-mails de acompanhamento: Transforme as notas das reuniões do AI Notetaker em e-mails de acompanhamento concisos e prontos para o cliente, registrando decisões, responsáveis e prazos para definir claramente os próximos passos.
Alternando entre chamadas do Zoom e ClickUp SyncUps
Talvez você ainda não esteja pronto para abandonar completamente o Zoom. Se sua equipe ainda depende do Zoom para chamadas externas ou grandes webinars, a integração do ClickUp com o Zoom pode ajudar a reduzir a alternância de contexto.
Você também pode gravar chamadas de áudio e vídeo do Zoom. No entanto, você precisa de uma conta Zoom Professional paga para que as transcrições sejam publicadas no ClickUp após cada chamada.
Para reuniões internas, o SyncUp costuma ser mais prático. Grave seu SyncUp, acesse a transcrição no Clips Hub e use o ClickUp AI para resumir a reunião.
Transfira o resumo para um Doc com um clique e, em seguida, transforme o texto do Doc em tarefas para que nenhuma ação seja esquecida.
🧠 Curiosidade: o Recorde Mundial do Guinness para a maior reunião do Zoom de todos os tempos foi estabelecido em julho de 2024, com mais de 20.000 participantes em uma única chamada para um evento online.
Benefícios de usar o ClickUp SyncUp em vez do Zoom
Precisa de uma rápida recapitulação sobre por que o SyncUp é melhor do que as reuniões no Zoom para reuniões diárias? 👇
- Responsabilidade integrada com a criação de tarefas: use o ClickUp Brain ou o aplicativo BrainGPT para converter pontos de discussão em tarefas atribuídas com prazos, transformando cada compromisso em um item de trabalho rastreável.
- Reduz os custos de mudança de contexto: inicie chamadas diretamente do espaço de trabalho onde suas tarefas e projetos estão localizados, eliminando a perda de produtividade causada pela alternância entre o Zoom e sua ferramenta de gerenciamento de projetos.
- Histórico de reuniões pesquisável vinculado ao trabalho: as gravações ficam disponíveis no Clips Hub para acesso rápido, com transcrições e resumos para referência rápida.
- Sem sobrecarga de agendamento: o SyncUps permite que você coordene instantaneamente os problemas que precisam de resolução rápida, sem precisar trocar de ferramenta ou agendar uma reunião.
- Acompanhamento de desempenho: o acompanhamento de tarefas do ClickUp oferece uma visão direta do progresso da equipe em relação aos seus compromissos.
📚 Leia mais: Como melhorar a colaboração no local de trabalho
Exemplo: equipe de marketing usando o ClickUp SyncUp em vez do Zoom
Para ver como isso funciona na prática, vamos dar uma olhada em um exemplo real.
Uma equipe de marketing realiza uma campanha de Natal em ritmo acelerado e substitui as reuniões diárias no Zoom pelo ClickUp SyncUp.
Compartilhe atualizações da campanha sem atrasar a execução
Durante uma campanha de Natal, o trabalho avança rapidamente. Calendários de conteúdo, criativos de anúncios, páginas de destino e fluxos de e-mail estão todos em movimento ao mesmo tempo.
Em vez de reunir todos em uma reunião diária no Zoom, cada membro da equipe compartilha as atualizações em um documento ou tarefa dedicada. Quando for necessária uma sincronização, a equipe pode acessar o SyncUp sem sair do ClickUp e revisar as atualizações em tempo real.
As revisões de design e aprovações de cópias são publicadas diretamente nas tarefas relevantes.
Veja o progresso da campanha e os bloqueadores resumidos automaticamente
À medida que as atualizações chegam, a equipe usa o ClickUp Brain para compilá-las em insights claros, no nível da campanha.
O gerente de marketing não precisa mais percorrer mensagens ou participar de chamadas para entender o que está acontecendo. Ele pode ver resumos como “Calendário de conteúdo de SEO concluído”, “Criativos de anúncios de Natal em revisão” ou “Texto do e-mail aguardando aprovação final”.
Analise toda a campanha em um só lugar
O gerente de marketing analisa o progresso da campanha em um único lugar: o ClickUp.
Todas as atualizações, decisões e bloqueios ficam no ClickUp. Se algo precisar de atenção, o gerente pode ir direto para a tarefa ou iniciar um SyncUp apenas com as partes interessadas relevantes.
O resto da equipe continua trabalhando sem reuniões desnecessárias.
Fique por dentro instantaneamente se você perder um dia durante uma semana de lançamento agitada.
Se o seu gerente de marketing estiver ausente por um dia ou envolvido em reuniões consecutivas, ele não ficará para trás.
Solicite ao ClickUp Brain para mostrar todas as atualizações que eles perderam. Em segundos, eles recebem um resumo conciso do que foi enviado, o que está bloqueado e o que precisa de uma decisão. Tudo isso sem assistir a gravações ou perseguir pessoas para obter atualizações.
Repense as reuniões diárias com o ClickUp SyncUp
A comunicação deve facilitar a coordenação, em vez de causar perturbações.
Se sua equipe ainda está discutindo o mesmo obstáculo todos os dias ou recitando atualizações como se fosse uma tarefa doméstica, é sinal de que suas reuniões precisam mudar.
Com o ClickUp SyncUp, você obtém uma ferramenta de comunicação que funciona diretamente no seu espaço de trabalho. Você não precisa trocar de ferramenta, criar contexto ou se preocupar em transformar compromissos verbais em tarefas rastreáveis. O espaço de trabalho totalmente conectado do ClickUp torna a coordenação e a execução um fluxo contínuo.
Quer substituir as reuniões diárias no Zoom pelo SyncUps? Experimente o ClickUp SyncUps agora mesmo.
Perguntas frequentes
O SyncUp é integrado diretamente ao seu espaço de trabalho do ClickUp, onde suas tarefas, documentos e projetos já estão armazenados. Aqui, você inicia chamadas sem precisar alternar entre ferramentas ou reconstruir o contexto. O Loom, por outro lado, oferece gravação de vídeo unidirecional separada do seu trabalho real. As conversas do Slack fazem parte da oferta mais ampla de comunicação do Slack.
O SyncUp está disponível em todos os planos assim que o ClickUp Chat é ativado. A disponibilidade e os limites podem variar de acordo com o plano ao longo do tempo.
As reuniões assíncronas permitem que membros da equipe em diferentes fusos horários contribuam sem forçar todos a seguirem o mesmo cronograma. As pessoas podem compartilhar atualizações durante suas horas produtivas sem interromper o trabalho intenso, e há um registro escrito de tudo o que foi discutido na chamada.
O ClickUp AI pode gerar transcrições e resumos das reuniões SyncUp gravadas no Clips Hub e, em seguida, ajudá-lo a extrair as principais decisões e itens de ação sem assistir à gravação completa.
O SyncUp fica diretamente dentro do seu espaço de trabalho do ClickUp. Você pode iniciar chamadas a partir de qualquer canal ou mensagem direta e vincular tarefas e documentos relevantes para que as discussões ocorram paralelamente ao trabalho real. Cada SyncUp se conecta automaticamente a tarefas acionáveis, transformando compromissos verbais em tarefas rastreáveis.
Em muitas equipes, sim. As reuniões SyncUp e as atualizações assíncronas podem reduzir a necessidade de reuniões recorrentes, especialmente quando as atualizações e decisões estão vinculadas a tarefas e visíveis em um único lugar. Use as reuniões SyncUp ao vivo quando for necessária uma discussão em tempo real.