Quando as condições de pagamento não estão vinculadas ao progresso real, os prazos podem ficar confusos e as faturas podem atrasar. O faturamento por etapas muda esse cenário.
Em vez de faturar no final de um projeto ou em um cronograma mensal fixo, o faturamento por marcos permite enviar faturas vinculadas a entregas ou etapas específicas. Seja para concluir um mockup de design, terminar um sprint ou atingir um marco do projeto, como “fundação concluída”, você recebe pelo marco concluído.
Neste guia, explicaremos como funciona o faturamento por marcos, quando usá-lo e como gerenciá-lo com as ferramentas e modelos certos, além de exemplos de diferentes setores.
🔎 Você sabia? O termo “marco” vem dos marcadores de pedra usados na Roma Antiga para indicar a distância percorrida pelos viajantes em uma estrada. Hoje, eles ajudam as equipes a acompanhar o progresso de um projeto e quando é hora de receber o pagamento.
Como funciona o faturamento por etapas
O faturamento por etapas funciona vinculando os pagamentos a entregas específicas ou pontos de verificação dentro de um projeto. Em vez de faturar por hora ou cobrar um valor único no final, o cliente paga em parcelas, cada uma delas acionada por uma etapa concluída.
Esses marcos são definidos no início do projeto e incluídos no cronograma de faturamento ou no contrato.
🔁 O processo de faturamento por etapas geralmente é assim:
1. Defina o escopo do projeto e os principais marcos: comece delineando todo o escopo do trabalho e dividindo-o em pontos de verificação claros e baseados em resultados. Eles devem refletir as principais entregas ou aprovações que marcam um progresso tangível no projeto.
2. Crie um cronograma de pagamentos vinculado a cada marco: cada marco pode ter um valor fixo ou uma porcentagem do custo total do projeto
3. Acompanhe o progresso em direção aos marcos: use uma ferramenta de gerenciamento de projetos para monitorar tarefas e entregas vinculadas a cada marco
4. Cobre o cliente após a conclusão do marco: assim que o marco for alcançado, uma fatura é enviada com base nos termos de pagamento pré-acordados
5. Repita até a conclusão do projeto: o processo continua até que todos os pagamentos por marcos sejam recebidos e todo o projeto seja entregue
⭐ Modelo em destaque
Seja você um freelancer ou administrador de uma pequena empresa, o modelo de fatura do ClickUp ajudará a garantir que o faturamento, os pagamentos e a contabilidade sejam feitos da maneira certa e rápida!
Exemplos de faturamento por etapas
O faturamento por etapas é usado em todos os setores, cada um com seu próprio ritmo, entregas e expectativas. Aqui estão alguns exemplos reais que mostram como as empresas alinham etapas de pagamento com as fases do projeto:
🧑💻 Projeto de software
Equipes ágeis costumam dividir o trabalho em sprints. O faturamento por marcos permite que elas sejam pagas à medida que cada sprint é entregue e aprovado.
📌 Exemplo: um fornecedor de SaaS fatura 25% após o sprint 1 (entrega do MVP), 25% após o sprint 2 (recursos principais) e 50% após o sprint 3 (QA + implantação)
⭐ Bônus: Explore exemplos de marcos de projetos que você pode aplicar em projetos de software.
📈 Agência de marketing
As campanhas geralmente seguem uma abordagem em três fases: estratégia, execução e relatórios. O faturamento por etapas facilita a estruturação dos pagamentos de acordo com esse fluxo.
📌 Exemplo: Uma agência de marketing digital fatura após entregar a estratégia da campanha, novamente após o lançamento e a implementação e mais uma vez após apresentar os resultados.
🎨 Designer freelancer
Os designers trabalham em etapas: conceitos iniciais, feedback do cliente e arquivos finais. O faturamento por etapas mantém o fluxo criativo e os pagamentos em dia.
📌 Exemplo: Um designer de marca freelancer cobra 30% após os primeiros modelos, 30% após as revisões e feedback e 40% após a entrega do logotipo final e dos ativos.
⭐ Bônus: Crie seu fluxo de trabalho com esses modelos para freelancers.
🏗️ Construção
Um dos setores mais comuns para o faturamento por marcos, os projetos de construção passam naturalmente por pontos de verificação definidos.
📌 Exemplo: Um empreiteiro geral cobra 20% após as licenças, 30% após o lançamento da fundação, 30% após a estruturação e 20% após a inspeção final e aprovação.
📚 Leia também: Comece com esta análise detalhada de como faturar um cliente para avaliar suas opções e desmistificar as complexidades do processo de faturamento de clientes.
Como gerenciar o faturamento por etapas com eficiência
O faturamento por etapas traz estrutura ao seu processo de faturamento, mas só funciona bem quando seu sistema de gerenciamento de projetos oferece suporte a ele. Desde a definição das entregas até o faturamento dos clientes, todas as etapas precisam ser documentadas, rastreáveis e fáceis de acompanhar, tanto para você quanto para o cliente.
É aí que entra o ClickUp , o aplicativo completo para o trabalho. É uma plataforma tudo em um que ajuda você a planejar projetos, visualizar marcos, acompanhar o andamento das tarefas e automatizar acompanhamentos, tudo isso enquanto mantém seu fluxo de trabalho de faturamento organizado e claro.
O ClickUp para equipes financeiras facilita todo o processo. Você pode:
- Configure campos personalizados do ClickUp para etapas de faturamento e condições de pagamento
- Use os painéis do ClickUp para monitorar o progresso e a receita por marco
- Acompanhe o status do pagamento do cliente usando os status das tarefas ou subtarefas
- Automatize lembretes de faturas e transferências internas
- Armazene contratos, SOWs e faturas com segurança no ClickUp Docs
Defina marcos claros e mensuráveis com prazos
Antes de faturar marcos, você precisa defini-los. Cada marco deve representar uma parte significativa do trabalho, algo tangível que seu cliente possa revisar e aprovar. Eles também devem ter prazos de entrega definidos para que as expectativas sejam estabelecidas com antecedência.
O ClickUp facilita isso com ferramentas de planejamento visual, como a Visualização Gantt e a Visualização Linha do Tempo do ClickUp . Essas visualizações permitem que você mapeie todo o seu projeto, atribua prazos e conecte marcos a tarefas ou entregas relacionadas.
Inclua marcos no seu SOW ou contrato com o cliente
Depois de definir os marcos, documente-os claramente em sua declaração de trabalho (SOW) ou contrato. Descreva o que será entregue, quando será entregue e quanto será cobrado.
Use o ClickUp Docs para redigir e colaborar em documentação voltada para o cliente. Você pode vincular marcos a tarefas diretamente do documento, para que sua equipe possa consultá-los e agir sem precisar alternar entre ferramentas.
Use ferramentas para acompanhar o progresso das etapas
Não basta determinar marcos: você precisa saber exatamente em que ponto você está em qualquer momento do projeto. Essa visibilidade garante que você possa faturar com confiança quando um marco for concluído.
No ClickUp, você pode acompanhar o status das tarefas, o tempo gasto e o andamento geral do projeto em tempo real. Atribua tarefas aos membros da equipe, adicione dependências e visualize a saúde dos marcos usando os painéis do ClickUp.
Automatize o faturamento após a conclusão de marcos
Depois que um marco é entregue e aprovado, a velocidade é fundamental. Automatizar seu fluxo de faturamento reduz atrasos e garante uma experiência tranquila para o cliente.
Com o ClickUp Automations, você pode criar gatilhos como:
- “Quando uma tarefa for marcada como concluída, atribua o acompanhamento da fatura.”
- “Quando o status de um marco for alterado, notifique o departamento financeiro ou o cliente”
- “Mova marcos concluídos para uma fase de faturamento automaticamente”
Combine isso com o modelo de acompanhamento de faturas do ClickUp para organizar faturas pendentes, enviadas e pagas sem depender de planilhas.
Mantenha a comunicação entre seu cliente e sua equipe
O faturamento por etapas prospera com a transparência — manter sua equipe e seu cliente em sincronia garante que os atrasos na aprovação sejam minimizados e a confiança permaneça alta. Com o ClickUp, a comunicação não fica espalhada por várias ferramentas desconectadas — ela acontece exatamente onde o trabalho e o faturamento ocorrem.
- O chat e as mensagens diretas do ClickUp trazem a colaboração em tempo real para o seu espaço de trabalho
- Use @menções no Chat, comentários ou Docs para incluir clientes ou partes interessadas internas exatamente quando um marco do projeto estiver pronto para revisão
Na hora de faturar, envie documentos profissionais com a marca da sua empresa usando o modelo de fatura do ClickUp, garantindo que a comunicação com o cliente e o faturamento permaneçam em sincronia.
📚 Leia também: Use esses modelos de cronograma de projeto para mapear visualmente o faturamento por marcos em seus projetos e facilitar o acompanhamento.
Dicas para definir marcos eficazes
Os marcos só funcionam se forem bem planejados. Aqui estão algumas dicas práticas para garantir que seu processo de faturamento por marcos apoie seu projeto, em vez de atrasá-lo.
1. Divida os marcos em entregas concretas
Evite metas vagas como “Concluir a fase 1 do projeto”. Em vez disso, defina resultados específicos e mensuráveis, como “Enviar a primeira versão da estratégia da marca” ou “Entregar o módulo de login funcional”
2. Certifique-se de que cada marco agregue valor ao negócio
Um marco deve refletir um resultado real que leva o projeto adiante, não apenas uma tarefa interna. Por exemplo, “Protótipo aprovado pelo cliente” é um marco mais forte do que “Wireframes concluídos”
3. Vincule marcos ao seu cronograma de pagamentos
Sincronize seu cronograma de faturamento com a entrega do projeto. Isso garante que você não fique com grandes volumes de trabalho não remunerado e oferece aos clientes um plano de pagamento previsível. Use o modelo de acompanhamento de faturas do ClickUp para mapear os pagamentos às etapas do projeto e evitar idas e vindas com faturas pendentes.
4. Use modelos para economizar tempo e reduzir erros
Seja você um freelancer, uma agência ou uma equipe financeira, configurar modelos de marcos ajuda a manter a consistência entre os projetos.
⭐ Bônus: Explore o modelo de fatura freelance do ClickUp para começar rapidamente com uma estrutura comprovada.
5. Comunique-se regularmente sobre o status dos marcos
Não deixe que os marcos surpreendam os clientes. Use os comentários, o chat e os painéis do ClickUp para compartilhar atualizações do progresso e confirmar aprovações antes de seguir em frente.
📮ClickUp Insight: Nossa pesquisa descobriu que os profissionais do conhecimento mantêm uma média de 6 conexões diárias em seu local de trabalho. Isso provavelmente envolve várias trocas de mensagens por e-mail, chat e ferramentas de gerenciamento de projetos. E se você pudesse reunir todas essas conversas em um só lugar? Com o ClickUp, você pode! É o aplicativo completo para o trabalho que combina projetos, conhecimento e chat em um só lugar, tudo com tecnologia de IA que ajuda você e sua equipe a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
📚 Leia também: Explore exemplos reais de marcos de projetos para entender melhor como o faturamento por marcos funciona em diferentes setores.
Faturamento por etapas vs. faturamento por progresso
Embora o faturamento por marcos e o faturamento por progresso suportem pagamentos em fases ao longo de um projeto, eles seguem lógicas diferentes para determinar quando e como os pagamentos são acionados.
Faturamento por etapas
No faturamento por marcos, os pagamentos são vinculados a marcos definidos — entregas ou resultados específicos acordados no início do projeto. Cada fatura está vinculada a um ponto de verificação importante, como “Fase 1 do desenvolvimento concluída” ou “Maquete final entregue”
- Baseado em: Conclusão de entregas específicas
- Ideal para: Projetos com etapas claras e resultados tangíveis
- Estrutura de pagamento: valores fixos ou porcentagens vinculadas a cada marco
- Benefício: simplifica o faturamento, alinhando-o com pontos de progresso concretos
Faturamento progressivo
O faturamento por progresso, por outro lado, envolve faturar os clientes com base na porcentagem do trabalho concluído ao longo do tempo. Esse modelo é frequentemente usado em setores como o de construção, onde é mais difícil definir resultados claros, mas mais fácil acompanhar o progresso geral.
- Baseado em: Porcentagem do trabalho concluído
- Ideal para: projetos de longo prazo ou sem prazo definido, com entregas flexíveis
- Estrutura de pagamento: variável, vinculada ao tempo ou ao esforço investido
- Benefício: oferece mais flexibilidade no faturamento, mas pode ser mais difícil de acompanhar sem uma documentação clara
💡 Dica profissional: Não tem certeza de qual modelo de faturamento se adapta melhor ao seu estilo de trabalho? Se o seu projeto estiver dividido em entregas específicas e prazos, o faturamento por marcos provavelmente oferecerá melhor visibilidade e ajudará a manter um fluxo de caixa estável.
Benefícios do faturamento por etapas
Seja você um freelancer, uma agência ou uma equipe financeira que gerencia projetos de alto valor, o faturamento por etapas oferece vantagens claras para você e seus clientes. Ele foi criado para promover clareza, fluxo de caixa e relacionamentos mais sólidos com os clientes.
💸 Melhora o fluxo de caixa Em vez de esperar até a conclusão do projeto, você recebe os pagamentos à medida que o projeto avança. Isso mantém sua empresa financeiramente estável e garante que você não fique arcando com todo o trabalho sem receber a remuneração em tempo hábil.
🤝 Constrói confiança com os clientesAo vincular os pagamentos ao progresso visível, os clientes sabem o que estão pagando e quando. Essa transparência ajuda a definir expectativas claras e evita surpresas na faturação.
📊 Incentiva a responsabilidade e a entrega pontualCom os pagamentos vinculados a entregas específicas, é mais provável que as equipes permaneçam no caminho certo. Os marcos criam prazos naturalmente, mantendo os projetos em andamento.
🗂️ Oferece suporte ao acompanhamento e planejamento de projetos O faturamento por etapas se alinha estreitamente aos cronogramas dos projetos e ajuda os gerentes de projeto a dividir projetos grandes em partes gerenciáveis, facilitando a atribuição de tarefas, a estimativa dos custos do projeto e o monitoramento do progresso.
🧾 Reduz disputas de faturamentoTer um cronograma de pagamentos definido com base em marcos claros leva a menos mal-entendidos. Cada fatura está vinculada ao trabalho que já foi entregue.
📚 Leia também: Confira esses modelos de marcos prontos para uso para mapear as etapas do seu projeto com clareza.
Quando você deve usar o faturamento por etapas?
O faturamento por etapas é uma escolha inteligente quando seu projeto tem etapas claras, entregas mensuráveis e um cronograma definido. Ele ajuda as equipes e os clientes a permanecerem alinhados, ao mesmo tempo em que oferece um fluxo de caixa mais previsível ao longo do ciclo de vida do projeto.
Aqui estão alguns cenários ideais em que o faturamento por etapas funciona melhor:
1. Para projetos complexos ou de longo prazo
Se o seu projeto se estende por semanas ou meses com várias fases, o faturamento por marcos garante que você seja pago ao longo do processo, sem esperar até a conclusão total do projeto
📌 Exemplo: um projeto de reformulação de site com duração de seis meses é faturado após cada fase — wireframes, desenvolvimento, testes e lançamento
2. Quando há entregas concretas
Cada marco deve representar um progresso significativo, como uma maquete entregue, uma estratégia aprovada ou um recurso concluído. Quanto mais claro for o resultado, mais fácil será vinculá-lo a uma fatura
📌 Exemplo: Uma agência de vídeo fatura após a aprovação do storyboard, da versão preliminar e do vídeo final
3. Quando você deseja conquistar a confiança do cliente
Os clientes se sentem mais confiantes ao pagar com base em resultados visíveis. O faturamento por etapas oferece transparência sobre o que eles estão pagando em cada etapa do processo de faturamento
📌 Exemplo: uma empresa de consultoria fatura após concluir a descoberta, o design da estratégia e a entrega do relatório final
4. Quando você estiver trabalhando em um contrato de preço fixo
Se você não está cobrando por hora ou usando faturamento baseado em tempo, o faturamento por marcos divide a taxa fixa em partes gerenciáveis, alinhadas com o cronograma do projeto
📌 Exemplo: Um designer de UX freelancer que cobra US$ 5.000 cobra 40% adiantado, 30% após o teste do usuário e 30% na entrega do projeto
5. Em setores onde é padrão
Projetos de construção, consultoria, integração de SaaS, trabalhos de design e campanhas de marketing criativas geralmente seguem etapas estruturadas, tornando os pagamentos por marcos a norma
📌 Exemplo: Um projeto de construção é faturado após as licenças, a fundação, a estrutura e a inspeção final
📊 Pesquisas mostram: modelos de faturamento estruturados levam a um fluxo de caixa mais confiável e menos disputas. Aqui está uma lista de softwares úteis para acompanhar marcos e monitorar cada etapa com eficiência.
📊 Pesquisas mostram: modelos de faturamento estruturados levam a um fluxo de caixa mais confiável e menos disputas. Aqui está uma lista de softwares úteis para acompanhar marcos e monitorar cada etapa com eficiência.
O faturamento por etapas é adequado para você?
Se seus projetos envolvem entregas bem definidas, prazos mais longos ou várias etapas de aprovação do cliente, o faturamento por etapas é uma abordagem inteligente para estruturar seus pagamentos. Ele melhora o fluxo de caixa, aumenta a confiança do cliente e vincula os pagamentos diretamente ao progresso — ingredientes essenciais para o sucesso do projeto.
Seja você um freelancer que entrega ativos criativos, uma equipe de SaaS que desenvolve novos recursos ou uma agência de marketing que gerencia um lançamento, o faturamento por marcos garante que você seja pago de forma justa e pontual.
Com o ClickUp, você pode gerenciar o faturamento do projeto e o andamento das tarefas em um só lugar. Como um software líder em gerenciamento de projetos, o ClickUp ajuda você a acompanhar os resultados, definir marcos claros, automatizar acompanhamentos e manter seu fluxo de trabalho organizado.
Você não apenas atinge marcos, mas também é remunerado por eles. Experimente o ClickUp gratuitamente agora mesmo!