Qual é o status dessa tarefa? É uma pergunta simples.
Mas obter uma resposta direta pode ser um desafio em uma equipe ocupada: as atualizações estão espalhadas por conversas de chat, e-mails e notas rabiscadas às pressas. Os prazos se aproximam, as tarefas são ignoradas e, antes que você perceba, está gastando mais tempo acompanhando o trabalho do que realizando-o.
O Microsoft Planner no Teams ajuda você a criar um espaço estruturado e compartilhado, onde as tarefas, os prazos e as responsabilidades são claros.
Neste artigo, exploraremos como usar o Microsoft Planner no Teams para manter sua equipe organizada. 📊
⏰ Resumo de 60 segundos
O Microsoft Planner ajuda você a organizar tarefas, colaborar e acompanhar o progresso — tudo dentro do Microsoft Teams. Veja como começar:
- Configure o Microsoft Planner no Teams: Abra o Teams e procure por Tarefas pelo Planner e Tarefas na seção Aplicativos Adicione-o ao seu espaço de trabalho do Teams para acesso rápido
- Abra o Teams e procure por Tarefas pelo Planner e Tarefas na seção Aplicativos.
- Adicione-o ao seu espaço de trabalho do Teams para acesso rápido.
- Abra o Teams e procure por Tarefas pelo Planner e Tarefas na seção Aplicativos.
- Adicione-o ao seu espaço de trabalho do Teams para acesso rápido.
- Crie e gerencie tarefas: adicione um novo plano a um canal da equipe e organize o trabalho em grupos. Atribua tarefas aos membros da equipe e defina prazos para responsabilização.
- Adicione um novo plano a um canal da equipe e organize o trabalho em grupos.
- Atribua tarefas aos membros da equipe e defina prazos para responsabilização.
- Adicione um novo plano a um canal da equipe e organize o trabalho em grupos.
- Atribua tarefas aos membros da equipe e defina prazos para responsabilização.
- Acompanhe o progresso e mantenha-se organizado: use a Visualização de gráficos para monitorar a conclusão das tarefas e identificar gargalos. Filtre as tarefas por prioridade, data de vencimento ou membro designado. Configure notificações para se manter atualizado sobre as alterações nas tarefas e comente nas tarefas para discussões.
- Use a Exibição de gráficos para monitorar a conclusão das tarefas e identificar gargalos.
- Filtre tarefas por prioridade, data de vencimento ou membro designado.
- Configure notificações para se manter atualizado sobre alterações nas tarefas e comente sobre as tarefas para discussões.
- Use a Exibição de gráficos para monitorar a conclusão das tarefas e identificar gargalos.
- Filtre tarefas por prioridade, data de vencimento ou membro designado.
- Configure notificações para se manter atualizado sobre alterações nas tarefas e comente sobre as tarefas para discussões.
- No entanto, o Microsoft Planner no Teams tem limitações, incluindo limites de tarefas e planos, atribuições e categorias restritas, falta de ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos, nenhuma opção de desfazer e a exigência de uma assinatura do Microsoft 365.
- O ClickUp oferece uma alternativa mais inteligente com: Tarefas do ClickUp com prioridades, automação, dependências e visualizações avançadas Listas de verificação de tarefas do ClickUp para dividir tarefas em etapas acionáveis, atribuir itens e acompanhar o progresso Bate-papo do ClickUp para manter todas as conversas contextualizadas, vincular bate-papos a tarefas e usar o ClickUp Brain para resumir discussões e agilizar a tomada de decisões
- Tarefas do ClickUp com prioridades, automação, dependências e visualizações avançadas
- Listas de verificação de tarefas do ClickUp para dividir tarefas em etapas acionáveis, atribuir itens e acompanhar o progresso
- ClickUp Chat para manter todas as conversas contextualizadas, vincular bate-papos a tarefas e usar
- ClickUp Brain para resumir discussões e agilizar a tomada de decisões
- Tarefas do ClickUp com prioridades, automação, dependências e visualizações avançadas
- Listas de verificação de tarefas do ClickUp para dividir tarefas em etapas acionáveis, atribuir itens e acompanhar o progresso
- ClickUp Chat para manter todas as conversas contextualizadas, vincular bate-papos a tarefas e usar
- ClickUp Brain para resumir discussões e agilizar a tomada de decisões
Como usar o Microsoft Planner no Teams
O Microsoft Planner pode ajudar a estruturar o fluxo de trabalho da sua equipe.
Quer você esteja configurando-o pela primeira vez ou procurando maneiras de otimizar seu fluxo de trabalho existente, este guia passo a passo irá orientá-lo sobre o lado prático de como usar o Planner no Teams.
Vamos começar! 💪
Etapa 1: Encontre e adicione o Microsoft Planner no Teams
Primeiro, vamos integrar o Planner ao Teams.
Abra o Microsoft Teams e observe o menu à esquerda. Clique no ícone Apps (os três pontos) para acessar as integrações do Microsoft Teams. Digite Tasks by Planner and To Do (ou apenas Planner) na barra de pesquisa.
Clique em Adicionar para integrá-lo ao Teams. Depois de fazer isso, o Planner estará disponível diretamente no Teams, para que você não precise alternar entre diferentes aplicativos para gerenciar tarefas.
🔍 Você sabia? O Microsoft Planner tinha o codinome “Project Work Tracker” antes de seu lançamento oficial em 2016. Ele foi desenvolvido em resposta à crescente necessidade de gerenciamento de tarefas leve no Microsoft 365.
Etapa 2: crie um novo plano em um canal da equipe
Clique na guia Teams no menu à esquerda e escolha o canal onde deseja adicionar o Planner. Na parte superior do canal, clique no ícone + (mais) para adicionar uma nova guia. Selecione Planner na lista de aplicativos.
Selecione Criar um novo plano, dê a ele um nome como “Sprint de marketing” ou “Roteiro do projeto” e decida se deseja notificar a equipe marcando a opção “Publicar no canal sobre esta guia”.
Clique em Salvar e, assim, seu novo plano estará pronto para ser executado.
Etapa 3: adicione um plano existente a um canal da equipe (opcional)
Já usa o Microsoft Planner em outro lugar? Não há problema, você pode importá-lo para o Teams em apenas algumas etapas.
Abra seu quadro do Planner existente em um navegador da web ou no aplicativo Planner, clique em ... (três pontos) na parte superior e selecione Copiar link para o plano. Em seguida, acesse o Teams, navegue até o canal relevante e clique no ícone + (mais) para adicionar uma nova guia.
Selecione a guia Site, dê um nome, cole o link copiado do Planner e clique em Salvar. E assim, seu plano existente agora está perfeitamente integrado ao Teams para fácil acesso.
Etapa 4: Organize as tarefas com categorias
Os buckets são como categorias que ajudam a manter as tarefas organizadas. Em vez de colocar tudo em uma longa lista, você pode separar as tarefas por estágio, departamento ou prioridade.
No quadro do Planner, clique em Adicionar novo grupo à direita.
Dê um nome a ela, como "A fazer", "Em andamento" ou "Concluído". Repita isso para organizar seu planejador em quantas categorias forem necessárias. Dessa forma, você terá uma estrutura clara para gerenciar o trabalho.
📮ClickUp Insight: 92% dos trabalhadores utilizam métodos inconsistentes para acompanhar itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e execução atrasada.
Seja enviando notas de acompanhamento ou usando planilhas, o processo costuma ser disperso e ineficiente. A solução de gerenciamento de tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas, para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
Etapa 5: Adicione e atribua tarefas
Agora, é hora de começar a adicionar tarefas e atribuí-las aos membros da equipe. Clique em + Adicionar Tarefa sob o grupo apropriado. Dê um nome à tarefa, defina uma data de vencimento e atribua-a a alguém da sua equipe. Clique em Adicionar Tarefa, e ela aparecerá na lista.
🧠 Curiosidade: o Planner usa um quadro no estilo Kanban para ajudar os usuários a mover tarefas por diferentes estágios, tornando-o uma ótima ferramenta para equipes ágeis que gerenciam fluxos de trabalho. As tarefas também podem ser sincronizadas com o Microsoft To Do, permitindo que os usuários gerenciem tarefas pessoais e objetivos da equipe em um só lugar.
Etapa 6: Configure notificações
Quer manter sua equipe atualizada? Configure notificações no Planner.
Clique em Configurações (ícone de engrenagem), vá para Notificações, escolha os alertas de que você precisa (por exemplo, atribuições de tarefas e alterações de datas de vencimento) e clique em Salvar. Chega de desculpas do tipo “não vi essa tarefa”.
🧠 Curiosidade: A palavra “plano” vem do latim planum, que significa superfície plana ou projeto, simbolizando um caminho claro a seguir.
Etapa 7: use filtros e agrupamentos para acompanhar o trabalho
À medida que seu plano se enche, encontrar tarefas rapidamente se torna essencial. É aí que entram os filtros e agrupamentos. Veja como usar esses recursos do Microsoft Teams:
- Na parte superior do quadro do Planner, use o botão Filtro para classificar as tarefas por: Data de vencimento (O que está atrasado? O que está por vir?) Prioridade (O que é urgente? O que pode esperar?) Progresso (Quais tarefas estão em andamento ou concluídas?) Membro designado (Quem está trabalhando em quê?)
- Data de vencimento (O que está atrasado? O que está por vir?)
- Prioridade (O que é urgente? O que pode esperar?)
- Progresso (Quais tarefas estão em andamento ou concluídas?)
- Membro designado (Quem está trabalhando em quê?)
- Você também pode usar o recurso Agrupar por para organizar tarefas por: Categoria (A fazer, Em andamento, Concluído) Atribuído a (Ótimo para ver quem está com muito trabalho) Data de vencimento (Para ter uma visão rápida dos prazos)
- Categorias (A fazer, Em andamento, Concluído)
- Atribuído a (Ótimo para ver quem está com muita coisa para fazer)
- Data de vencimento (para ter uma visão rápida dos prazos)
- Data de vencimento (O que está atrasado? O que está por vir?)
- Prioridade (O que é urgente? O que pode esperar?)
- Progresso (Quais tarefas estão em andamento ou concluídas?)
- Membro designado (Quem está trabalhando em quê?)
- Categorias (A fazer, Em andamento, Concluído)
- Atribuído a (Ótimo para ver quem está com muita coisa para fazer)
- Data de vencimento (para ter uma visão rápida dos prazos)
Essas ferramentas ajudam você a se concentrar no que é mais importante, sem precisar percorrer uma longa lista de tarefas.
Etapa 8: acompanhe o progresso com gráficos visuais
Para obter uma visão geral rápida do progresso da equipe, alterne para a Exibição de gráficos. Na guia Planner, clique em Gráficos na parte superior. Você verá a divisão das tarefas por status e outras informações importantes.
Se você gosta de recursos visuais, essa é uma ótima maneira de identificar gargalos e ajustar as cargas de trabalho antes que as coisas saiam dos trilhos.
Etapa 9: edite ou mova tarefas conforme necessário e use recursos avançados (opcional)
As tarefas não são imutáveis — você pode atualizá-las ou movê-las facilmente à medida que o trabalho avança. Clique em uma tarefa para editar detalhes, adicionar notas, anexar arquivos ou atualizar sua lista de verificação.
Para mover uma tarefa entre categorias, basta arrastá-la e soltá-la. Você também pode abrir a tarefa e alterar manualmente sua categoria. Isso facilita a adaptação à medida que as prioridades mudam.
Quer levar a configuração do Planner um passo adiante? Experimente estes extras:
- Anexar arquivos: carregue documentos diretamente nas tarefas para que tudo fique em um só lugar.
- Use rótulos: codifique as tarefas com cores para uma organização visual rápida (por exemplo, Alta Prioridade, Baixa Prioridade)
- Copiar tarefas: duplique tarefas se elas precisarem ser repetidas em diferentes planos.
🔍 Você sabia? O Microsoft Teams foi criado para substituir o Skype for Business e lançado em 2017 como uma resposta direta ao Slack.
Limitações do uso do Microsoft Planner no Teams
Embora o Microsoft Planner seja uma ferramenta confiável para gerenciar tarefas no Teams, ele tem algumas desvantagens. Dependendo das necessidades da sua equipe, você pode encontrar limitações que afetam o fluxo de trabalho, a personalização ou a escalabilidade.
Aqui estão alguns desafios importantes a serem lembrados:
- Limitações de tarefas e planos: um único plano pode ter apenas 3.000 tarefas ativas e 9.000 tarefas, incluindo as concluídas. Os usuários ou grupos podem possuir até 400 planos.
- Buckets e responsáveis limitados: cada plano é limitado a 200 buckets, e uma tarefa só pode ser atribuída a no máximo 20 usuários, dificultando a acomodação de fluxos de trabalho complexos.
- Não possui ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos: o Planner não oferece suporte a gráficos de Gantt, não possui trilha de auditoria e não tem controle de tempo integrado para o tempo gasto nas tarefas.
- Sem opção de desfazer: se você excluir uma tarefa ou plano, ele será perdido para sempre — não há lixeira para recuperá-lo.
- Requisitos do Microsoft 365: o Planner não é uma ferramenta independente. Você só pode usá-lo com uma assinatura da Microsoft.
🔍 Você sabia? O primeiro planejador conhecido do mundo remonta à China do século X, onde os funcionários usavam tábuas de madeira para controlar compromissos e agendas.
Crie um Planner com o ClickUp
O trabalho hoje está desorganizado. Nossos projetos, conhecimentos e comunicações estão espalhados por ferramentas desconectadas que nos atrasam.
O ClickUp resolve isso com o aplicativo completo para o trabalho, que combina projetos, conhecimento e bate-papo em um só lugar — tudo com tecnologia de IA que ajuda você a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.
Veja como você pode começar a usar o ClickUp! 🤩
Gerenciamento de tarefas
O ClickUp Tasks mantém suas tarefas organizadas, para que o gerenciamento de tarefas nunca pareça algo difícil. Você obtém flexibilidade e controle para dividir o trabalho, acompanhar o progresso e manter tudo em um só lugar. Adicione descrições detalhadas, prazos, anexos, prioridades e vários responsáveis para não perder nada.
Precisa dividir projetos grandes em partes menores? As subtarefas ajudam você a transformar metas difíceis em etapas gerenciáveis em segundos.
Além disso, ele vai além do gerenciamento de tarefas com o ClickUp Views e o ClickUp Automation, alimentado por IA. Alterne entre as visualizações para ver o que é urgente, automatize trabalhos repetitivos e até mesmo use o ClickUp Brain, o assistente de IA integrado, para gerar atualizações de tarefas ou subtarefas.
Por exemplo, você está lançando uma nova campanha de marketing. No Planner, você criaria uma tarefa básica para ela, designaria alguns membros da equipe e... pronto.
Mas com o ClickUp, você pode colocar todas as suas habilidades de gerenciamento de tarefas em prática! Crie uma tarefa Lançar campanha de marketing do segundo trimestre, adicione subtarefas como Criar modelos de e-mail e Rascunhar publicações nas redes sociais. Em seguida, você pode definir prazos, designar equipes e acompanhar o andamento.
🔍 Você sabia? Os antigos egípcios planejavam todo o ano com base nos ciclos de enchentes do rio Nilo, criando um dos primeiros sistemas de calendário conhecidos baseados em eventos naturais.
*Para garantir que todos os detalhes sejam cobertos, conte com as listas de tarefas do ClickUp. Esse recurso ajuda as equipes a se manterem organizadas e garante que nada seja esquecido.
Cada lista de verificação de tarefas funciona como uma lista de tarefas integrada dentro de uma tarefa, facilitando a divisão do trabalho em itens de ação menores. Precisa delegar? Você pode atribuir itens da lista de verificação a diferentes membros da equipe, para que as responsabilidades fiquem bem claras.
Além disso, o progresso fica visível instantaneamente à medida que cada item é marcado como concluído, mantendo as equipes remotas alinhadas.
Digamos que você esteja gerenciando um fluxo de trabalho de publicação de blog. Atribua itens da lista de verificação, como rascunho, design, SEO e programação dos membros da equipe, acompanhe o progresso em tempo real e elimine o back-and-forth de acompanhamentos.
⚙️ Bônus: Aqui está o guia definitivo para o ClickUp! Aprenda tudo o que você precisa saber sobre a plataforma, desde seus recursos como software de gerenciamento de tarefas até integrações e recursos avançados com tecnologia de IA.
Colaboração em equipe sem esforço
O ClickUp Chat permite que você deixe de alternar entre aplicativos — esse recurso torna o ClickUp único para uma colaboração em equipe sem esforço.
Digamos que você esteja trabalhando no lançamento de um produto e sua lista de verificação cubra tudo, mas um feedback de última hora chega. Em vez de encher o Slack com mensagens, acesse o Chat, que se conecta diretamente às suas tarefas.
Discuta mudanças em espaços privados ou faça chamadas rápidas de áudio ou vídeo com o SyncUps. Com o Brain integrado, você pode transformar mensagens em tarefas acionáveis com apenas um clique. Precisa de uma atualização urgente de tarefa? Peça ao ClickUp Brain no Chat para resumir longas conversas e identificar itens de ação.
📖 Leia também: Como o Teams canaliza sua produtividade com o ClickUp
Modelos de planejamento pré-criados
Manter-se em dia com suas tarefas diárias não precisa ser uma luta. O Modelo de Planejador Diário ClickUp ajuda você a organizar, priorizar e acompanhar tudo em um só lugar, para que você possa se concentrar no que é importante.
Com este modelo de planejador diário, você pode categorizar tarefas em seções como Pessoal, Trabalho ou Metas, facilitando a visualização do que precisa de sua atenção. Ferramentas de priorização ajudam você a lidar primeiro com as tarefas mais importantes e urgentes, enquanto rastreadores visuais, como gráficos e tabelas, permitem monitorar seu progresso rapidamente.
🔍 Você sabia? A Matriz de Eisenhower, um método popular de gerenciamento de tempo, foi inspirada pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, famoso por priorizar tarefas com base na urgência e importância.
Trabalhe em equipe com o ClickUp
O Microsoft Planner no Teams é uma ótima maneira de manter as tarefas organizadas, colaborar com sua equipe e ficar por dentro dos prazos.
Mas se você precisar de mais flexibilidade, automação e recursos avançados, talvez seja melhor procurar algo mais poderoso.
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, oferece gerenciamento robusto de tarefas, colaboração em tempo real e fluxos de trabalho personalizáveis. Você tem tudo o que precisa para planejar, acompanhar e otimizar o trabalho da sua equipe em um só lugar.
Por que se contentar com menos? Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo! ✅