As 13 principais regras de reunião para melhorar a comunicação da equipe

A maioria das reuniões poderia facilmente ser feita por e-mail. De acordo com a McKinsey, cerca de 61% dos executivos pensam dessa forma. Sim, sessenta e um.

E a situação piora. Reuniões mal planejadas estão levando 80% dos executivos repensarão ou já alterarão suas estruturas e horários de reuniões em uma era de trabalho remoto.

À medida que as reuniões virtuais se tornaram o padrão, elas se multiplicaram desnecessariamente - espalhando-se mais rapidamente do que o Wi-Fi ruim em uma chamada do Zoom.

Então, qual é o antídoto para esse caos de reuniões? Estabelecer regras básicas claras para as reuniões.

Reunimos as 13 principais regras que toda reunião bem-sucedida precisa ter para ajudá-lo a começar.

⏰ Resumo de 60 segundos

Deseja realizar reuniões com propósito que melhorem a comunicação da equipe? Aqui estão nossas melhores dicas:

• Estabeleça regras básicas claras: Defina o objetivo, mantenha as reuniões pequenas e garanta que todos participem ativamente para discussões focadas e produtivas
• Faça um planejamento eficaz: Agende reuniões com pelo menos quatro horas de antecedência, minimize as distrações para manter-se presente e registre notas e itens de ação com ferramentas como o ClickUp Docs
• Promover a inclusão e a colaboração: Crie um ambiente de igualdade e respeito, garantindo que todas as vozes sejam ouvidas e que as principais conclusões sejam compartilhadas prontamente usando o ClickUp Chat
• Otimize a frequência das reuniões: Reavalie regularmente as reuniões recorrentes, acompanhe as metas com o ClickUp Dashboards e concentre-se em soluções em vez de culpas
• Respeitar o tempo: Cumpra a programação, termine as reuniões mais cedo, se possível, e estabeleça dias sem reuniões para recarregar as energias e aumentar a produtividade da equipe

Por que as regras de reunião são importantes?

O que você acha das seguintes mudanças em seu estilo de vida?

• Economizar tempo
• Eliminar discussões desnecessárias
• Concentre-se em metas críticas
• Tomar decisões mais rápidas
• Ter ações e prioridades claras
• Sentir-se menos esgotado

É exatamente isso que as regras básicas da reunião trazem para a mesa.

A definição de regras claras para as reuniões garante que todos se mantenham no caminho certo, que as discussões permaneçam produtivas e que as decisões não se transformem em intermináveis ciclos de debates.

As equipes com regras básicas bem definidas podem alcançar até 30% mais eficiência porque gastam menos tempo com conversas sem sentido e mais com tarefas acionáveis.

Regras como "todos contribuem" incentivam a inclusão, garantindo que até mesmo as vozes mais baixas na sala ou no Zoom sejam ouvidas. Isso cria um ambiente mais equilibrado e diversificado, onde novas ideias podem realmente florescer.

Bônus: A regra mais importante provavelmente é definir uma pauta de reunião clara. Isso dá a todos um roteiro do que está por vir. Quando os participantes estão preparados, as conversas permanecem no tópico e no horário, de modo que as conversas sobre o jogo de futebol da noite anterior podem ser adiadas para a conversa no bebedouro.

As 13 principais regras básicas para reuniões bem-sucedidas

Vamos começar do início: aqui estão 13 regras básicas para reuniões que tornarão sua vida um pouco mais fácil.

Dica profissional: Crie uma lista de verificação da reunião que inclui pautas, itens de ação e acompanhamentos para manter-se organizado.

1. Defina o objetivo da reunião

Toda reunião deve começar com a grande pergunta: Por que estamos aqui? Se ninguém conseguir responder a essa pergunta, a reunião deve ser cancelada para poupar o sofrimento de todos.

Um objetivo claramente definido direciona a discussão e garante que todos venham preparados com perguntas e ideias relevantes.

Definir o objetivo também ajuda os participantes a se concentrarem no panorama geral, reduzindo as armadilhas comuns das reuniões, como as distrações. Comunicar o objetivo com antecedência garante que todos entrem na sala (ou na chamada virtual) de forma positiva e estejam prontos para contribuir com reuniões produtivas. Gerenciamento de reuniões usando o ClickUp ajuda a garantir que sua equipe permaneça organizada, produtiva e alinhada durante e após as reuniões. Com ferramentas para colaboração em tempo real, agendas detalhadas e rastreamento de itens de ação, o ClickUp permite reuniões mais objetivas e acionáveis durante todo o processo!

Dica profissional: Para simplificar esta etapa, tente Modelo de agenda do ClickUp . Ele descreve os principais tópicos, objetivos e metas, dando à sua reunião a estrutura necessária.

2. Convide menos participantes

Como já falamos sobre o tamanho das reuniões, menor geralmente é melhor.

De acordo com uma pesquisa publicada na Harvard Business Review, reduzir o tamanho das reuniões levou a alguns resultados satisfatórios das reuniões : a média de participantes caiu de 6.7 para 6,3 as reuniões ficaram mais curtas em vários minutos e as taxas de ativação da câmera (sim, as pessoas ligam suas câmeras!) aumentaram em mais de 2%.

Manter as reuniões compactas maximiza os recursos, reduz os custos e garante que apenas as pessoas que realmente precisam estar presentes participem da discussão.

3. Todos participam

Nada acaba com a energia de uma reunião mais rapidamente do que participantes que não se envolvem.

Como líder da reunião, é seu trabalho garantir que todos participem efetivamente da reunião . Para que isso aconteça, defina algumas regras básicas para sua equipe:

• Convide somente pessoas que possam fornecer contribuições significativas
• Dê a todos a chance de expressar seus pensamentos e ideias
• Incentive a escuta ativa, garantindo que ninguém interrompa enquanto outra pessoa estiver falando

Exemplo: Se você estiver liderando uma reunião de lançamento de projeto, convide apenas o gerente de produto, o líder de marketing, o chefe de vendas e o coordenador de logística. Cada pessoa fornece atualizações essenciais - estratégia de campanha, prontidão do produto, planos de vendas e cronogramas de logística - para garantir o foco das discussões. Em vez de convidar todas as equipes de marketing ou de depósito, compartilhe um resumo conciso da reunião com elas depois para mantê-las informadas sem interromper o trabalho e a programação.

Para simplificar esse processo, use um assistente de IA como Cérebro ClickUp para gerar automaticamente um resumo das atas de reunião e garantir que todos estejam alinhados com as principais conclusões e itens de ação. O ClickUp também oferece excelente modelos de atas de reunião para ajudá-lo a começar.

Comece a usar o ClickUp Brain

Notas de reunião

Além disso, você pode usá-lo para criar enquetes e obter informações sobre disponibilidade, horários preferidos ou sugestões alternativas. É uma ótima maneira de garantir a flexibilidade e permitir que os participantes com compromissos anteriores se retirem sem problemas.

4. Agende com pelo menos quatro horas de antecedência

Nada atrapalha mais a produtividade do que um convite repentino para uma reunião que começa em 30 minutos.

É por isso que uma boa regra básica para reuniões é avisar com pelo menos quatro horas de antecedência sobre todas as reuniões. Isso permite que os participantes planejem seu dia, considerem o objetivo da reunião e preparem perguntas ou ideias bem pensadas.

Para agendamento e controle centralizados, Visualização do calendário do ClickUp é brilhante.

Veja todas as suas reuniões e compromissos em um só lugar e mova-os usando o Calendar View do ClickUp

Ele se sincroniza perfeitamente com o Google Calendar, Zoom e Apple Calendar, permitindo que você veja todas as suas reuniões e tarefas em tempo real em um só lugar. Você pode arrastar e soltar facilmente as reuniões para reagendar ou ajustar as prioridades, garantindo que as tarefas importantes tenham prioridade.

💡 Dica profissional: Use o ClickUp para criar tarefas pré e pós-reunião com lembretes automatizados para ficar em dia com os itens de ação. Suas visualizações diárias, semanais e mensais permitem visualizar sua carga de trabalho, acompanhar o progresso e planejar facilmente reuniões que se ajustem à agenda da sua equipe.

5. Mantenha-se presente

Durante as reuniões, é fácil que sua mente se desvie para aquela tarefa atrasada ou para o que há para o almoço - você é humano.

No entanto, manter-se presente é essencial para discussões construtivas e para manter um fluxo produtivo.

Portanto, aqui está o que você precisa fazer: Faça contato visual com os colegas para mostrar que está totalmente envolvido e que está genuinamente processando as opiniões deles. Essa é uma maneira simples, mas eficaz, de manter as conversas significativas.

Em seguida, para minimizar as distrações externas, silencie as notificações, feche as guias desnecessárias e coloque o telefone em um local de difícil acesso. Com menos interrupções, seu foco permanece nos pontos principais da reunião, ajudando-o a contribuir de forma eficaz e a permanecer no momento.

**Leia também 10 modelos gratuitos de anotações de reunião para fazer melhores atas de reunião

6. Registre notas e itens de ação

Outra maneira de se manter engajado e tornar as reuniões produtivas é fazer anotações detalhadas da reunião e registrar itens de ação claros. Anotações da reunião garantem que todos os insights, ideias e decisões da discussão sejam documentados. Os itens de ação, por outro lado, garantem que não haja ambiguidade sobre quem está fazendo o quê após o término da reunião.

Com Documentos do ClickUp a tomada de notas torna-se um trabalho de equipe. Em vez de depender de um anotador para rabiscar furiosamente, todos na reunião podem contribuir em tempo real, acrescentando suas ideias e garantindo que nenhum detalhe importante seja esquecido.

Use o ClickUp Docs para capturar os destaques da reunião com sua equipe enquanto ela está acontecendo

O ClickUp Docs também permite que você crie modelos personalizáveis para anotações de reuniões, para que você possa manter a consistência em todas as sessões.

💡 Dica profissional: Vincule suas anotações de reunião a tarefas específicas no ClickUp para conectar perfeitamente as discussões com a execução. Dessa forma, os itens de ação não ficam apenas nas anotações - eles se transformam em progresso real.

Você também pode usar Modelo de ata de reunião do ClickUp para documentar o que aconteceu durante uma reunião em uma estrutura adequada, para que você não tenha que trabalhar nisso do zero.

7. Crie um ambiente inclusivo

As reuniões devem parecer espaços seguros onde as ideias de todos são valorizadas, independentemente de sua função, histórico ou perspectiva.

A criação de um ambiente inclusivo começa com o convite a diversos participantes que trazem percepções únicas para a mesa.

Mas a inclusão não se limita aos convites; trata-se de garantir que todas as vozes sejam ouvidas e respeitadas.

Lembre-se: Tenha em mente riscos como preconceito de gênero ou favoritismo ao incentivar a participação.

Para dar a todos a chance de contribuir com ideias visualmente, experimente Quadros brancos ClickUp para sessões de brainstorming.

Use a interface intuitiva do ClickUp Whiteboards para manter o processo envolvente e colaborativo

Além disso, você pode vincular diretamente documentos, arquivos e notas de reunião relevantes ao Whiteboard, fornecendo contexto essencial na ponta dos dedos dos participantes.

Leia também: 16 exemplos de pauta de reunião e modelos gratuitos

8. Compartilhe resumos de reuniões com as partes interessadas

Os resumos das reuniões são o molho secreto para garantir que nenhuma decisão, discussão ou item de ação se perca após o término da reunião.

Quanto mais rápido você os compartilhar, mais práticos eles se tornarão.

Com Chat do ClickUp o compartilhamento de atas de reuniões é o mais fácil possível. Veja como:

• Compartilhamento de arquivos: Anexe resumos de reuniões, notas ou documentos de apoio diretamente no chat, garantindo que as partes interessadas e os membros da equipe tenham acesso imediato aos principais detalhes
• Atribuições de tarefas: Destaque os itens de ação das atas marcando os colegas de equipe com @menções e atribuindo tarefas específicas diretamente no chat
• Integração do gerenciamento de tarefas: Vincule perfeitamente pontos-chave ou decisões das atas de reunião a tarefas, permitindo o acompanhamento do progresso sem o incômodo de alternar entreferramentas de reunião on-line
  • Atualizações em tempo real: Notifique instantaneamente os membros da equipe sobre tarefas recém-atribuídas, ações de acompanhamento ou esclarecimentos sobre a ata da reunião

Crie diretamente (e conecte) tarefas a partir de itens de ação usando o ClickUp Chat

9. Definir datas de término para reuniões recorrentes

As reuniões recorrentes podem se tornar rapidamente desperdiçadoras de tempo se seu objetivo desaparecer. Para evitar isso, defina uma data final para cada reunião recorrente e reavalie sua relevância regularmente.

Com ferramentas como o Calendar View do ClickUp, você pode acompanhar facilmente as reuniões recorrentes e definir lembretes para revisá-las.

10. Avalie as reuniões em relação às metas alcançadas

As reuniões só são bem-sucedidas se impulsionarem o progresso em direção a metas específicas.

Portanto, continue se perguntando: os itens de ação foram concluídos? Os prazos foram cumpridos?

Avalie regularmente a eficácia de suas reuniões com Painéis do ClickUp para transformar dados de reuniões em insights acionáveis.

Essa ferramenta extrai informações de suas tarefas e as apresenta em um formato visual personalizável, facilitando a avaliação do progresso em relação às metas.

Dica profissional: Use Exibições personalizadas no ClickUp para rastrear as tarefas geradas nas reuniões - organize-as em quadros Kanban ou linhas do tempo, dependendo de sua preferência. Por exemplo, um quadro Kanban pode categorizar as tarefas como "A fazer", "Em andamento" e "Concluídas", dando a você uma visão clara do impacto da reunião.

11. Concordar em discordar

O objetivo de qualquer reunião é abordar desafios e encontrar soluções, não apontar o dedo.

Mesmo que não concorde com a perspectiva de alguém, concentre-se em compartilhar suas opiniões com base em fatos e informações adequadas, em vez de transformar a discussão em um jogo de culpas.

**Leia também 9 tipos comuns de reuniões - Os melhores tipos de reuniões para equipes

12. Não prolongue a reunião

Depois de lidar com a pauta da reunião, não prolongue a sessão apenas para preencher o tempo.

Terminar uma reunião mais cedo, quando possível, é um sinal de boa liderança e demonstra respeito pela agenda de todos.

🧠 Você sabia: Jeff Bezos, da Amazon, e Jack Dorsey, da Square, são a favor de reuniões que começam em silêncio, nas quais os participantes leem um memorando para se prepararem antes de contribuir - eliminando a síndrome do "improviso". Da mesma forma, a epidemiologista veterinária do Reino Unido, Dra. Katherine Grace, usa "reuniões com mesa de pássaros", nas quais as atualizações são feitas em menos de dois minutos, enquanto todos estão de pé.

13. Diga não ao dia das reuniões

Assim como seu corpo precisa de dias de descanso da academia, sua mente merece uma pausa das reuniões.

Um dia sem reuniões permite que todos façam uma pausa, recarreguem as baterias e se concentrem em trabalho profundo sem interrupções.

Leia também: As 25 melhores soluções de software para gerenciamento de reuniões e agendas

Como implementar regras básicas para reuniões de equipe?

As regras básicas são tão boas quanto a sua execução. Embora a lista acima esteja pronta para ser usada, você pode ajustar ou criar a sua própria, dependendo da cultura da sua empresa.

Comece discutindo as regras básicas propostas para a reunião com a sua equipe e concordando com uma versão final em conjunto. Depois de finalizadas, compartilhe as regras com os organizadores e os participantes, de preferência por e-mail ou em um documento compartilhado como o ClickUp Docs.

A partir daí, trabalhe para criar uma mentalidade de equipe alinhada com essas diretrizes. Com o tempo, as regras parecerão menos políticas e mais práticas naturais.

Se alguém cometer um deslize ocasionalmente, considere a gravidade do fato e trate-o com calma. Um leve empurrãozinho geralmente é suficiente para colocar as coisas de volta nos trilhos.

Dica profissional: Precisa de uma solução rápida para o caos em suas reuniões? Dê uma olhada em nosso guia sobre Como usar as Regras de Ordem de Robert para reuniões

A função de um facilitador na manutenção das regras básicas

Quando se trata de seguir consistentemente as regras básicas da reunião, um facilitador pode ajudar.

Ele garante que a regras de etiqueta para reuniões virtuais são mantidas por meio da definição antecipada das expectativas, do monitoramento do comportamento e de lembretes gentis quando necessário. Mais ou menos assim:

• Estabelecer regras básicas desde o início: Inicie cada reunião comunicando claramente as regras acordadas para definir o tom
• Monitoramento ativo: Fique de olho no comportamento dos participantes para detectar antecipadamente quaisquer desvios
• Lembretes gentis: Se alguém se desviar, indique educadamente as diretrizes - não são necessários confrontos
• Abordagem de preocupações: Se uma regra não estiver funcionando ou for repetidamente violada, aborde o problema com o grupo e obtenha opiniões para melhorias
• Reforço positivo: Comemore os participantes que seguem as regras - nada motiva mais do que o reconhecimento

**Exemplo: Digamos que você esteja participando de uma sessão de brainstorming em que um participante continua interrompendo os outros. O facilitador lembra gentilmente o grupo sobre a regra de não interrupção e elogia aqueles que estão esperando para falar. Isso cria uma atmosfera de respeito e reforça a importância das regras.

Garantir a conformidade dos membros com as regras básicas

Certifique-se de que as regras da reunião sejam claramente comunicadas e seguidas para evitar situações em que o facilitador precise intervir.

Discuta e concorde com as regras antecipadamente e, em seguida, exiba-as ou compartilhe-as por escrito para torná-las facilmente acessíveis.

Principais estratégias para impor a conformidade:

• Compartilhe as regras antecipadamente por escrito e discuta sua importância com o grupo
• Monitore ativamente o comportamento e forneça lembretes educados para pequenos desvios
• Trate o descumprimento repetido com respeito, de preferência em particular
• Comemore e reconheça a adesão para incentivar exemplos positivos
• Revisar e atualizar periodicamente as regras para mantê-las relevantes e práticas

Ferramentas e recursos para melhorar a qualidade da reunião

Reuniões excelentes não acontecem por acaso - elas são construídas com as ferramentas e estratégias certas. É assim que o ClickUp faz isso:

💡 Dica profissional: Termine seu preparação para a reunião como um profissional com o Modelo de reuniões do ClickUp o ClickUp Meetings Template é uma solução totalmente personalizável que permite gerenciar perfeitamente agendas, anotações, acompanhamentos e atribuições de tarefas.

Superando desafios comuns e implementando práticas recomendadas em reuniões

Mesmo com as melhores ferramentas e as estratégias certas, surgem problemas. Na maioria das vezes, esses problemas são de pessoas e não de software. Aqui estão alguns dos desafios mais comuns que podem ser enfrentados em reuniões:

1. Gerenciar opiniões diversas e resolver conflitos

Quando diversas perspectivas se chocam em uma reunião, isso é sinal de uma dinâmica de equipe saudável, mas gerenciar opiniões diferentes requer habilidade.

Incentive o diálogo aberto criando um ambiente psicologicamente seguro em que os membros da equipe se sintam à vontade para compartilhar seus pensamentos. Concentre-se no problema, não na pessoa, para desviar as discussões de debates improdutivos.

2. Criação e aplicação de uma agenda eficaz

Uma pauta de reunião bem estruturada é a espinha dorsal de qualquer discussão bem-sucedida. Compartilhe a pauta com os participantes com antecedência para que eles possam preparar contribuições bem pensadas.

Durante a reunião, atenha-se à pauta para evitar que a conversa se desvie do rumo.

Além disso, atribua blocos de tempo para cada tópico para manter o foco e garantir que todos os itens sejam abordados sem ultrapassar o tempo.

3. Incentivar o feedback construtivo e as ações de acompanhamento

O feedback construtivo é essencial para o crescimento, mas fornecê-lo de forma eficaz pode ser complicado.

Por isso, desenvolva uma cultura em que o feedback seja visto como uma oportunidade de melhorar, em vez de criticar.

Usar ferramentas como o ClickUp para documentar o feedback e atribuir tarefas de acompanhamento acionáveis é uma maneira fácil de resolver esse desafio.

4. Integração de tecnologia para reuniões virtuais

As reuniões virtuais são ótimas, mas muitas vezes há desafios no uso de tecnologia adicional durante essas chamadas. Além dos recursos limitados de compartilhamento de tela, é preciso alternar manualmente entre vários aplicativos para participar da reunião, fazer anotações ou compartilhar tarefas após a reunião.

A solução? Optar por uma ferramenta como o ClickUp, que permite fazer tudo isso em uma única plataforma.

**ClickUp 🤝🏻 Zoom Integração do ClickUp com o Zoom mantém suas reuniões organizadas. Com esse recurso, os usuários podem iniciar reuniões do Zoom diretamente de uma tarefa do ClickUp.

Quando a reunião começa, um link é automaticamente publicado nos comentários da tarefa, notificando os membros da equipe para participar.

Após o término da sessão, o ClickUp adiciona outro comentário resumindo os detalhes da reunião, incluindo a data, a hora, a duração e os participantes. Ele ainda fornece um link opcional para a gravação, facilitando a revisão de discussões importantes e o compartilhamento de atualizações com aqueles que não puderam participar.

Faça suas reuniões decolarem com estas regras básicas e o ClickUp

Eu uso o ClickUp para centralizar meu trabalho diário. Ele me ajuda em todos os aspectos. Se eu quiser gerenciar qualquer reunião com clientes> ou com uma equipe ou quero verificar o status do meu trabalho anterior, então o ClickUp é o melhor para isso.

Nidhi Rajput, BDM na CedCommerce

Isso resume perfeitamente a magia do ClickUp para reuniões. Desde a criação de agendas colaborativas e o acompanhamento do progresso em tempo real até a integração perfeita com ferramentas como o Zoom para sessões virtuais, o ClickUp é sua solução completa.

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