Como usar as Regras de Ordem de Robert para reuniões?

Às vezes, em uma reunião, as discussões saem dos trilhos, as pessoas falam umas sobre as outras e você perde decisões importantes no meio da confusão.

Isso é frustrante, certo?

É exatamente por isso que existem as Regras de Ordem de Robert para Reuniões - a estrutura fornece um conjunto de regras específicas baseadas em um procedimento parlamentar, que traz estrutura e ordem às reuniões.

Quando se trata de organizar reuniões de forma eficaz, o desafio não é apenas conhecer essas regras - trata-se de aplicá-las de forma eficaz e usar ferramentas modernas para tornar suas reuniões produtivas.

Neste guia, discutiremos como usar as Regras de Ordem de Robert, as melhores ferramentas digitais para facilitar suas reuniões e muito mais.

Então, vamos começar e aprender como ter reuniões produtivas usar as Regras de Robert para reuniões.

**O que são as Regras de Ordem de Robert?

As Regras de Ordem de Robert são o manual de referência para a aplicação do procedimento parlamentar para realizar reuniões tranquilas e organizadas, nas quais todas as vozes são ouvidas e as decisões são tomadas com eficiência.

Não importa se você está liderando uma reunião de diretoria, uma reunião de clube ou uma discussão de comitê, essas regras básicas oferecem uma estrutura flexível que pode ser facilmente adaptada para atender às suas necessidades.

O que torna as Regras de Robert tão valiosas é seu foco na justiça e na democracia. Elas asseguram que todos tenham voz ativa, o que é crucial em qualquer organização que se baseie em decisões de grupo eficazes.

Embora as Regras de Robert geralmente se apliquem a reuniões de diretoria, sua utilidade vai muito além disso.

**Elas são igualmente eficazes em comitês, organizações sem fins lucrativos, clubes e qualquer organização em que a tomada de decisões em grupo bem estruturadas seja essencial

Última edição: O edição mais recente das Regras de Ordem de Robert lançada em 2020, oferece dicas atualizadas e práticas recomendadas para aplicar o procedimento parlamentar em reuniões virtuais dinâmicas. A 12ª edição, lançada em 2020, inclui até mesmo atualizações adaptadas aos desafios modernos, como reuniões virtuais e configurações híbridas, tornando-as mais relevantes do que nunca.

Três princípios: Regras de ordem de Robert

Antes de explicarmos a estrutura em profundidade, vamos dar uma olhada em seus três princípios orientadores:

• Todos devem ter permissão para falar uma vez antes que alguém fale novamente
• Todos têm o direito de saber o que está acontecendo, e os oradores só devem ser interrompidos em situações urgentes
• Considerar apenas uma moção de cada vez

Lembre-se: Estes são princípios orientadores, não são rígidos. Cada reunião tem suas próprias nuances e pontos de discussão, mas a ideia de usar a estrutura é garantir duas coisas principais: justiça e produtividade.

Benefícios do uso das Regras de Robert

Ao implementar as Regras de Robert, você pode garantir:

• **Equidade: todos têm a chance de ser ouvidos e participar das discussões
• Democracia: As decisões são tomadas por maioria de votos, garantindo que todas as vozes sejam consideradas
• Organização: A estrutura predefinida mantém as reuniões sob controle e evita confusão

Agora, vamos explorar como essas regras podem beneficiar diferentes tipos de organizações atualmente.

Conselhos de administração

• Resolução de conflitos: Quando os membros do conselho discordam em uma decisão importante, as Regras de Robert podem ajudar a facilitar um debate estruturado e garantir que todos os pontos de vista sejam ouvidos
• Garantir a imparcialidade: As regras podem ajudar a evitar desequilíbrios de poder e garantir que todos os membros tenham a mesma oportunidade de participar das discussões

Comitês

• **Quando os membros do comitê propõem alterações em uma moção, as Regras de Robert podem ajudar a orientar o processo de consideração e votação das alterações
• Evitando disputas processuais: Ao seguir as Regras de Robert, os comitês evitam discordâncias sobre as regras de procedimento e se concentram em questões substantivas

Sem fins lucrativos

• Garantia de transparência e responsabilidade: As Regras de Robert podem ajudar os conselhos de administração de organizações sem fins lucrativos a manter um registro de suas decisões e garantir que estejam agindo de acordo com sua missão
• Proteger os direitos dos membros: As regras podem ajudar a proteger os direitos dos membros e garantir que suas vozes sejam ouvidas

Outras organizações

• Associações profissionais: As regras podem ajudar as associações profissionais a gerenciar seus assuntos e representar seus membros de forma eficaz
• Organizações religiosas: As Regras de Robert ajudam as organizações religiosas a tomar decisões sobre suas políticas e programas

Elementos-chave das Regras de Robert

Agora que entendemos os princípios fundamentais, vamos explorar os elementos essenciais das Regras de Ordem de Robert para reuniões:

• Quorum: refere-se ao número mínimo de membros que devem estar presentes para uma tomada de decisão válida. Isso garante que as decisões sejam tomadas com representação adequada
• Ordem do dia: A sequência padrão das reuniões é: abertura, aprovação de atas e relatórios, discussão de novos assuntos e encerramento. Isso mantém o foco das reuniões e garante que os pontos principais sejam abordados
• Moções: Propostas formais para discussão e votação. Inclui moções principais, subsidiárias, privilegiadas e incidentais.

Os princípios básicos das Regras de Ordem de Robert

Entendendo o conceito de "moção

Uma moção é uma proposta formal apresentada durante uma reunião para consideração e votação. No procedimento parlamentar, ela serve como a principal ferramenta para introduzir tópicos para discussão e facilitar a tomada de decisões.

Para simplificar o conceito, uma moção é como quando você levanta a mão na sala de aula para sugerir uma ideia ou perguntar se o grupo pode fazer algo em conjunto. É uma forma de fazer com que todos falem sobre o assunto e depois decidam se querem fazê-lo ou não por meio de votação majoritária.

**Tipos de moções

1. Moção principal: Esse é o tipo mais comum de moção, usado para introduzir um novo tópico para discussão
2. Moção subsidiária: Essas moções são usadas para modificar ou controlar a consideração de uma moção principal. Os exemplos incluem emendas, adiamento e reconsideração
3. Moção privilegiada: Essas moções têm precedência sobre outras moções e são usadas para assuntos de urgência ou importância
4. Moção incidental: Essas moções surgem dos negócios da reunião e são usadas para tratar de questões processuais. As moções incidentais são usadas como "moções de manutenção". Elas têm precedência sobre as moções principais, as moções subsidiárias e qualquer questão pendente

Etapas para fazer uma moção

1. Obter a palavra

• O que significa: Obter permissão para falar ao ser reconhecido pelo presidente da sessão
• Como fazer isso: Levante a mão ou use um sinal para mostrar que deseja falar. O presidente da sessão o reconhecerá

Exemplo: Você levanta a mão e o presidente da sessão diz: "Sr. Smith, você tem a palavra."

2. Apresente a moção

• O que significa: Apresentar claramente a ideia ou proposta que você deseja que o grupo discuta e vote
• Como fazer isso: Comece sua proposta com "Proponho que..." seguido de sua sugestão

🌟 Exemplo: "Proponho que reservemos US$ 5.000 para o programa de alcance comunitário."

3. Apoiar a moção

• O que significa: Outro membro demonstra seu apoio à discussão da moção concordando com ela
• Como fazer: Um membro diz: "Eu apoio a moção

🌟Exemplo: Depois de fazer sua proposta, o Sr. Johnson diz: "I second the motion" (Eu apoio a moção)

4. Debate

• O que significa: Os membros do grupo discutem os prós e os contras da moção. Somente uma pergunta por vez pode ser considerada, e somente uma pessoa pode ter a palavra em um determinado momento
• Como fazer: Os membros se revezam para falar a favor ou contra a moção. O chair pode definir regras para o tempo que cada pessoa pode falar

Exemplo: A Sra. Carter fala a favor da alocação de US$ 5.000, dizendo que ela beneficiará a comunidade, enquanto o Sr. Brown expressa preocupação com o impacto no orçamento

5. Emendas

• O que significa: Os membros podem sugerir alterações na moção antes de ela ser votada
• Como fazer isso: Um membro diz: "Proponho alterar a moção em..." seguido da alteração proposta

Exemplo: A Sra. Green diz: "Proponho alterar a moção aumentando o valor para US$ 7.000."

6. Votação

• O que significa: O presidente pede ao grupo que vote na moção, incluindo quaisquer emendas
• Como fazer isso: Os membros votam por voz, chamada nominal, levantam a mão ou votação secreta, dependendo das regras do grupo

Exemplo: O presidente da sessão diz: "Todos a favor da moção conforme emendada, digam aye. Todos os que se opõem à moção original, digam não." O grupo vota e o presidente conta os votos

7. Anunciar o resultado

• O que significa: A maioria decide e o presidente anuncia se a moção foi aprovada ou reprovada
• Como fazer isso: O chair declara o resultado claramente

Exemplo: O presidente diz: "A moção foi aprovada" Isso significa que a proposta foi aprovada

Dicas para lidar com situações comuns:

• Sem segundo: Se uma moção não receber um segundo voto ou a maioria dos votos, ela é automaticamente derrotada. O chair anunciará que a moção foi reprovada por falta de um segundo voto
• Gerenciando o debate: O chair pode gerenciar o debate estabelecendo limites de tempo, reconhecendo os oradores e mantendo a discussão no tópico
• Tratamento de objeções: Se um membro discordar de um procedimento ou de uma decisão do chair, ele poderá levantar um ponto de ordem ou uma investigação parlamentar. O chair decidirá sobre a objeção
• Solicitação de divisão: Se houver incerteza sobre o resultado de uma votação, um membro pode solicitar uma divisão. Isso exige que os membros votem de pé ou por outro método claro

Esses são todos os ingredientes que podem ajudá-lo a aprender como participar de reuniões de forma eficaz .

Implementando as Regras de Robert no mundo moderno

A importância da pauta

A pauta é um pilar importante de uma reunião bem organizada. Ela fornece um esboço claro dos tópicos de discussão e a ordem em que serão abordados.

As Regras de Robert, um elemento-chave do procedimento parlamentar, exigem o uso de uma pauta para promover pontos de discussão e garantir que as reuniões sejam conduzidas de maneira estruturada, eficiente e democrática.

vamos ilustrar isso com um exemplo do mundo real:

Imagine que a pauta da reunião dos membros do seu conselho inclui a análise de relatórios financeiros, a discussão de uma nova campanha de marketing e a votação de uma proposta. As Regras de Robert ajudam a manter todos concentrados.

Durante o segmento do relatório financeiro, os membros podem fazer perguntas ou solicitar esclarecimentos.

No entanto, se alguém quiser tomar uma ação com base no relatório - como realocar fundos - precisará esperar até o momento apropriado na pauta.

Isso garante que as discussões permaneçam relevantes e que as decisões sejam estruturadas em sua maior parte. Quando chegar a hora de votar a proposta mais tarde, na mesma reunião, o processo seguirá as etapas descritas pelas Regras de Robert, mantendo a reunião eficiente e justa.

**Se a proposta for significativa, ela poderá exigir uma maioria de dois terços ou dois terços de votos para ser aprovada

Uma pauta bem preparada reduz a confusão e mantém as discussões nos trilhos. Na prática, ela também promove a tomada de decisões informadas e incentiva a participação ativa.

Dica bônus: Para garantir que esteja totalmente preparado, não deixe de ler nossos artigos sobre como se preparar para uma reunião e use nossa detalhada lista de verificação de preparação de reuniões antes de sua próxima reunião.

Dicas para criar agendas eficazes

Use modelos

Aproveite os diversos modelos on-line disponíveis para criar uma agenda profissional e polida.

Esses modelos geralmente incluem seções para detalhes importantes, como data, hora, local, participantes e tópicos de discussão, facilitando a organização eficaz da sua próxima reunião.

Modelo de reunião do ClickUp

Faça o download deste modelo

Use o modelo de reunião do ClickUp para dividir tarefas complexas em itens de ação gerenciáveis

Modelo de reunião do ClickUp é uma ferramenta abrangente que elevará a qualidade geral de sua reunião. Ele inclui recursos como tempo estimado de discussão, propriedade de tarefas e anexos de documentos para revisão antes da reunião. Ele é totalmente personalizável para atender às suas necessidades específicas.

Use o modelo para orientar sua reunião e acompanhar o progresso em tempo real.

O que o modelo faz:

• Seções personalizáveis para atender às necessidades da sua reunião
• Define claramente os tópicos e as metas da pauta
• Atribui tarefas e responsabilidades aos membros da equipe
• Fornece uma estrutura estruturada para reuniões eficientes
• Permite colaboração e atualizações em tempo real
• Rastreia as tarefas para garantir a responsabilidade
• Permite anexar documentos relevantes para referência

Recurso adicional: Precisa de mais estrutura em suas reuniões? Confira esses modelos essenciais do ClickUp para otimizar suas sessões:

• Modelo de agenda de reunião semanal individual do ClickUp
• Modelo de agenda de reunião de equipe do ClickUp All Hands
• Modelo de agenda de reunião do Scrum do ClickUp
• Modelo de agenda de anotações de reunião do ClickUp

Esses modelos ajudam você a se organizar, manter sua equipe no caminho certo e garantir que todas as reuniões sejam produtivas. Se você quiser mais modelos que o ajudarão a definir uma agenda, confira Exemplos de pautas de reuniões e modelos gratuitos .

Distribua a pauta com antecedência

Compartilhe a pauta com todos os participantes antes da reunião. Isso permite que os participantes analisem os tópicos, reúnam as informações necessárias e preparem suas contribuições.

Use ferramentas digitais

Considere o uso de ferramentas digitais como Documentos do ClickUp e ClickUpTeams para criar e compartilhar agendas. Vamos explorar como:

O ClickUp Docs torna a criação de agendas de reuniões eficiente e colaborativa. Com o ClickUp, você pode criar e personalizar facilmente modelos de pauta adaptados às suas necessidades. Convide os membros da equipe para contribuir em tempo real, adicione comentários e acompanhe as alterações para garantir que todos estejam alinhados.

Crie, personalize e colabore sem esforço em agendas de reuniões, tudo em um espaço organizado com o ClickUp Docs.

Além disso, você pode vincular tarefas, documentos e outros elementos do ClickUp diretamente em sua agenda, mantendo tudo conectado e acessível.

Essa ferramenta digital simplifica o processo de definição da agenda e aprimora a colaboração, tornando as reuniões mais produtivas e organizadas.

Atribua tarefas, acompanhe o progresso e comunique-se efetivamente com diferentes equipes usando o Teams do ClickUp

Depois de criar sua agenda com o ClickUp Docs, é hora de colocar a reunião em ação. Equipes do ClickUp é a ferramenta perfeita para atribuir tarefas, acompanhar o progresso e manter a comunicação fluindo durante toda a reunião.

Para começar a usar o ClickUp Teams, inscreva-se ou faça login. Em seguida, crie sua equipe, dando-lhe um nome e configurando as preferências do espaço de trabalho. Convide os membros inserindo seus e-mails e atribuindo funções.

Além disso, utilize os recursos do ClickUp, como Dependências de Tarefas, Cronogramas e Automação, para aprimorar o fluxo de trabalho e a produtividade da sua equipe.

Seja flexível

Embora seja importante seguir a agenda, esteja preparado para reconsiderar e fazer ajustes, se necessário. Se surgirem questões inesperadas durante um debate próximo ou se a discussão tomar uma direção diferente, esteja disposto a modificar a pauta para acomodar essas mudanças.

Dica profissional: Para obter um guia detalhado sobre como elaborar pautas de reuniões eficazes, dê uma olhada em como escrever uma pauta de reunião com exemplos completos para tornar suas reuniões mais organizadas e produtivas.

Regras de Robert na era digital

À medida que as reuniões migram para plataformas on-line, é essencial manter a estrutura e a eficiência. As Regras de Ordem de Robert podem ser usadas com eficácia em ferramentas digitais como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

Essas plataformas suportam a implementação de práticas de reunião estruturadas, garantindo que suas reuniões virtuais permaneçam organizadas e produtivas.

Veja como você pode aplicar as Regras de Robert usando essas modernas soluções de reunião:

• Votação digital: As plataformas geralmente têm recursos integrados para votar em moções, eliminando a necessidade de levantar a mão ou coletar cédulas
• Função de bate-papo: Use a função de bate-papo para "secundar" moções eletronicamente
• Compartilhamento de tela: O compartilhamento de documentos e apresentações torna-se fácil, ajudando na comunicação clara e na tomada de decisões informadas

No entanto, lembre-se de que algumas funcionalidades podem exigir recursos avançados ou complementos na plataforma que você está usando. É sempre melhor explorar os recursos da plataforma escolhida com antecedência.

Utilizando o ClickUp para reuniões eficazes

O ClickUp Meetings ajuda a centralizar a tomada de notas, o gerenciamento de agenda e o rastreamento de itens de ação para sua equipe Reuniões do ClickUp é uma das melhores softwares de gerenciamento de reuniões para realizar reuniões produtivas de acordo com as Regras de Ordem de Robert.

Ele oferece um conjunto completo de recursos para cada etapa da reunião - desde o planejamento e a organização de pautas até o gerenciamento da própria reunião e o acompanhamento dos itens de ação.

Com o ClickUp Meetings, você pode simplificar o processo da reunião, aumentar a participação e garantir que as decisões sejam implementadas com eficiência.

**Os principais recursos incluem

• Criação e gerenciamento integrados de agendas: Crie agendas detalhadas, atribua tarefas e defina prazos
• Videoconferência perfeita: Realize reuniões diretamente no ClickUp, eliminando a necessidade de plataformas separadas
• Votação digital: Implemente as Regras de Ordem de Robert para reuniões de forma eficaz com recursos de votação incorporados
• Colaboração em tempo real: Trabalhe em conjunto nas notas e documentos da reunião para maior transparência
• Rastreamento de itens de ação: Garanta que as decisões sejam seguidas com ferramentas de gerenciamento de tarefas
• Atas de reunião: O Meeting do ClickUp também é ummelhor software de atas de reunião que garante que suas atas de reunião sejam organizadas e acessíveis

Vamos explorá-las em detalhes.

Votação digital

Use o recurso de votação do ClickUp para realizar enquetes e pesquisas sem interrupções

Muitas plataformas de software de reunião incluem recursos de votação incorporados, eliminando a necessidade de levantamento físico de mãos ou coleta de cédulas.

Com o ClickUp, você pode integrar perfeitamente esses recursos de votação com ferramentas populares de videoconferência, como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

Essa integração permite que você implemente com eficiência as Regras de Ordem de Robert para Reuniões, conduzindo votações diretamente no espaço da reunião virtual.

**Como funciona

• Escolha sua plataforma: O ClickUp se integra a ferramentas de videoconferência como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Escolha a que melhor se adapta à sua equipe
• Inicie sua reunião: Inicie sua reunião como faria normalmente usando a plataforma selecionada
• Use os recursos de votação do ClickUp: Durante a reunião, use as enquetes ou pesquisas incorporadas do ClickUp para realizar votações sobre moções
• Veja os resultados em tempo real: Os votos são computados instantaneamente, fornecendo feedback imediato e garantindo transparência
• Registre e compartilhe: O ClickUp registra automaticamente os resultados, facilitando a revisão e o compartilhamento com os participantes posteriormente

Itens de ação e responsáveis

Após uma discussão produtiva, é crucial transformar as decisões em tarefas acionáveis para garantir o acompanhamento. O ClickUp facilita esse processo, permitindo que você converta os itens de ação acordados diretamente em tarefas dentro da plataforma.

Definir listas de verificação, datas de vencimento e prioridades para suas tarefas no ClickUp Tasks Tarefas do ClickUp é uma ferramenta ideal para rastrear e gerenciar itens de ação que surgem de suas reuniões. Ela se integra perfeitamente às suas reuniões e garante que as decisões sejam traduzidas em etapas acionáveis e que o progresso seja monitorado de forma eficaz.

**Como funciona

• Capture itens de ação: Durante a reunião, identifique as principais tarefas ou ações que precisam ser abordadas
• Crie tarefas no ClickUp: Após a reunião, converta facilmente esses itens de ação em tarefas usando o ClickUp. Consulte as anotações ou a pauta da reunião para incluir todos os detalhes relevantes
• Atribua responsabilidades: Delegue cada tarefa ao(s) membro(s) apropriado(s) da equipe com base em sua experiência e disponibilidade
• Defina datas de vencimento e marcos: UseMarcos do ClickUp para estabelecer datas de vencimento para cada tarefa, ajudando a priorizar e garantir a conclusão em tempo hábil
• Acompanhe o progresso: Monitore o progresso de cada tarefa no ClickUp adicionando comentários, anexos e subtarefas conforme necessário, mantendo todos alinhados e no caminho certo.

Colaboração e documentação em tempo real

Deixe comentários e anotações diretamente em seus documentos do ClickUp Documentos do ClickUp permite a criação e a edição colaborativas de notas e documentos de reuniões em tempo real. Isso promove a transparência e garante que todos tenham acesso às informações mais recentes da reunião.

Com o Docs, você pode:

• Criar e editar documentos de forma colaborativa: Vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, facilitando a captura de notas de reunião, decisões e itens de ação em tempo real
• Adicionar comentários e anotações: Deixar comentários ou anotações diretamente no documento para fornecer feedback, fazer perguntas ou esclarecer pontos
• Rastrear alterações: Veja quem fez alterações no documento e quando, garantindo transparência e responsabilidade
• Organize seus documentos: Use o sistema de pastas e etiquetas do ClickUp para organizar suas anotações de reunião e outros documentos para facilitar o acesso
• Integração com outros recursos do ClickUp: Conecte seus documentos a tarefas, projetos e outros elementos do ClickUp para criar um fluxo de trabalho contínuo

Limitações a considerar

Embora as Regras de Ordem de Robert para Reuniões sejam altamente benéficas, elas enfrentam alguns desafios em um ambiente digital. Dificuldades técnicas, como falhas ou conexões instáveis com a Internet, podem interromper o fluxo dos procedimentos de discussão e votação.

Além disso, a incapacidade de ler facilmente sinais não verbais em um ambiente virtual pode levar a interpretações errôneas durante os debates.

Por fim, manter o envolvimento dos participantes em reuniões on-line mais longas pode ser mais difícil do que em ambientes presenciais.

Recurso adicional: Pronto para levar suas pautas de reunião para o próximo nível? Explore nosso 10 modelos gratuitos de reuniões de nível 10 para manter a reunião da sua equipe focada e produtiva.

Utilize as Regras de Robert e o ClickUp para aprimorar suas reuniões

O Robert's Rules of Order for Meetings fornece uma abordagem estruturada para que todos em uma reunião estejam na mesma página.

Quando as Regras de Robert para Reuniões são combinadas com o poder do ClickUp, elas proporcionam uma combinação vencedora para reuniões eficientes e produtivas.

Com os poderosos recursos do ClickUp, você pode criar agendas detalhadas sem esforço, colaborar em tempo real, atribuir e rastrear itens de ação e conduzir reuniões virtuais perfeitas - tudo em uma única plataforma.

Recursos como modelos de agenda personalizáveis, videoconferência integrada, rastreamento de tarefas e anexos de documentos garantem que suas reuniões sejam eficientes e produtivas.

Então, o que está esperando? Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!