Gerenciar um grande projeto com equipes distribuídas pode rapidamente transformar até mesmo a planilha mais meticulosa em uma confusão.
Um sistema de acompanhamento de tarefas bem organizado pode aumentar significativamente a produtividade e simplificar o fluxo de trabalho. Com sua versatilidade e flexibilidade, o Excel oferece uma plataforma ideal para criar rastreadores de tarefas personalizados, adaptados às suas necessidades específicas.
Esta publicação abrangente no blog irá explorar modelos gratuitos do Excel para acompanhamento de tarefas, discutindo seus benefícios, principais recursos e como utilizá-los de forma eficaz.
Seja você um gerente de projetos, um freelancer ou um profissional ocupado, esses modelos podem revolucionar sua abordagem de gerenciamento de tarefas.
O que é um modelo de controle de tarefas do Excel?
Um modelo de planilha de acompanhamento de tarefas do Excel é uma planilha pré-projetada que fornece uma estrutura organizada para gerenciar e acompanhar tarefas. Normalmente, inclui colunas para informações essenciais, como:
- Nome da tarefa: Uma breve descrição da tarefa
- Descrição da tarefa: Uma explicação detalhada da tarefa
- Data de início: A data em que a tarefa começa
- Data de vencimento: O prazo para concluir a tarefa
- Prioridade: A importância ou urgência da tarefa
- Status: O estado atual da tarefa (por exemplo, não iniciada, em andamento, concluída)
- Atribuído a: A pessoa responsável por concluir a tarefa
- Observações: Comentários ou detalhes adicionais sobre a tarefa
Personalize esses modelos adicionando ou removendo colunas conforme necessário.
Use-os para metas e tarefas pessoais, como criação de hábitos e listas semanais de tarefas domésticas ou do escritório. Você também pode usá-los para gerenciar grandes projetos colaborativos com equipes distribuídas e orçamentos de projetos com modelos mais versáteis, com painéis e integrações de software de apresentação.
💡 Dica profissional: Use a formatação condicional para destacar visualmente tarefas ou prazos importantes na sua planilha. Por exemplo, você pode codificar as tarefas por cores com base no nível de prioridade ou na proximidade da data de vencimento.
O que torna um modelo de rastreador de tarefas do Excel bom?
Quando há tantas opções, como escolher o modelo de lista de tarefas mais adequado para você? Idealmente, o modelo que você usa deve ter o seguinte:
- Campos personalizáveis: opções para adicionar colunas extras para necessidades específicas do projeto, como pessoa designada, tempo estimado ou notas
- Indicadores visuais: codificação por cores, ícones ou barras de progresso para identificar rapidamente o status e a prioridade das tarefas
- Recursos de filtragem e classificação: vários critérios para localizar e priorizar tarefas rapidamente
- Integração de fórmulas: Fórmulas para calcular a duração da tarefa, o tempo restante ou a porcentagem de conclusão
- Estrutura clara e concisa: um layout fácil de entender, com colunas bem definidas para nome da tarefa, data de vencimento, prioridade, status, etc.
- Integração com outras ferramentas: Compatibilidade com software de gerenciamento de projetos ou aplicativos de calendário para transferência de dados sem interrupções
- Interface intuitiva: Um design intuitivo que minimiza a curva de aprendizagem e maximiza a eficiência
- Flexibilidade: a capacidade de adaptar o modelo a vários tipos de projetos e tamanhos de equipes
Considere estes fatores para selecionar um modelo de rastreador de tarefas que lhe permita gerenciar seus projetos com eficiência.
👀 Você sabia? O Excel foi originalmente projetado como um programa de planilhas para analistas financeiros. Desde então, ele evoluiu para uma ferramenta versátil usada para uma ampla gama de aplicações.
Modelos gratuitos do Excel para acompanhamento de tarefas
Aqui estão cinco modelos de planilhas do Excel para acompanhamento de tarefas que facilitarão o monitoramento dos seus projetos em um piscar de olhos:
1. Modelo de acompanhamento de tarefas do Excel da Team Gantt
O modelo de acompanhamento de tarefas do Excel da Team Gantt é um modelo gratuito e prático que permite organizar rapidamente suas planilhas do Excel e possui alguns recursos interessantes.
Arraste e solte itens para organizá-los facilmente. Colabore em tempo real com os co-proprietários do seu projeto. Obtenha uma visão geral rápida das suas prioridades semanais para cada dia e tarefa. Este modelo do Excel oferece recursos como definição de responsáveis pelas tarefas, prazos, acompanhamento de dependências e, é claro, a capacidade de criar um gráfico de Gantt.
✨Ideal para: Pequenas equipes que podem aproveitar seus recursos colaborativos para coordenação em tempo real e gerenciamento de tarefas
Leia também: 11 alternativas ao Excel para planilhas
2. O Rastreador de Tarefas Diárias e Mensais da Template.net
Com uma aparência simples, focada e minimalista, o modelo de acompanhamento de tarefas diárias e mensais da Template.net oferece uma abordagem simplificada para o gerenciamento de projetos. O acompanhamento é dividido em um painel, uma visualização do progresso mensal e uma visualização das tarefas diárias.
Eles permitem que você:
- Visualize o status do projeto em gráficos rápidos e diagramas de Gantt
- Obtenha um resumo do status das tarefas mês a mês com três estágios de progresso: “Não iniciado”, “Em andamento” e “Concluído”
- Classifique as prioridades na seção de tarefas diárias, obtendo uma contagem de tarefas de baixa, média e alta prioridade. Concentre-se facilmente nas tarefas mais urgentes
- Desenvolva uma compreensão de longo prazo sobre o andamento do seu projeto com acompanhamento mensal. Você pode então ajustar ou redefinir prioridades, alocação de recursos e outros fatores do projeto, conforme necessário
✨Ideal para: Indivíduos ou pequenas equipes que gerenciam projetos simples
3. Modelo de acompanhamento de tarefas diárias da Template.net
Se você está procurando uma maneira simples de começar o dia com vantagem, o modelo de acompanhamento de tarefas diárias da Template.net pode ajudar. Use-o para dividir seu trabalho em micro sessões e acompanhar cada tarefa.
Com uma hora de início e término para cada tarefa, você terá uma visão clara de quanto tempo gasta em várias tarefas. Isso também permite identificar atividades que consomem muito tempo e buscar melhorias. Há também um rastreador de conclusão Sim/Não claro e uma representação prática em gráfico circular do status de conclusão da tarefa em um mini painel para indicar o progresso.
Este modelo de lista de verificação precisa elimina informações desnecessárias que podem distrair você e mantém seu foco.
✨Ideal para: Aqueles que se beneficiam do acompanhamento estruturado do tempo e procuram melhorar suas técnicas de gerenciamento de tempo
4. Modelo de cronograma de projeto de quatro semanas da Microsoft
O modelo de cronograma de projeto de quatro semanas da Microsoft oferece uma maneira simples, mas eficaz, de gerenciar seus projetos.
Este modelo de lista de tarefas semanal permite que você:
- Crie e atribua tarefas: Adicione e atribua tarefas facilmente aos membros da equipe
- Acompanhe marcos importantes: visualize os principais marcos do projeto em um cronograma claro
- Atualize os status: monitore o andamento do projeto com atualizações de status em tempo real
- Personalize sua visualização: personalize seu modelo com fontes, cores e até animações
- Integração perfeita: Aproveite o poder do Microsoft Office para facilitar a colaboração e a criação de apresentações
✨Ideal para: Gerentes de projeto que lidam com diferentes partes interessadas e precisam apresentar dados regularmente sobre o andamento do projeto
Leia também: Os 10 melhores aplicativos de lista de verificação diária para se manter produtivo em 2024
5. Modelo de planilha para gerenciamento de tarefas da Office Timeline
O gerenciamento eficaz de projetos depende do acompanhamento preciso das tarefas e do gerenciamento do tempo. O modelo de planilha de gerenciamento de tarefas do Office Timeline permite que as equipes:
- Visualize o progresso: tenha uma visão geral de todo o projeto com um gráfico de Gantt claro, destacando as dependências das tarefas e os cronogramas
- Priorize tarefas: identifique facilmente tarefas atrasadas e aquelas que estão se aproximando do prazo, garantindo a conclusão dentro do prazo
- Acompanhe o tempo com precisão: calcule automaticamente as horas restantes e a porcentagem de conclusão de cada tarefa
- Otimize a carga de trabalho: planeje e aloque recursos de forma eficiente com base no status das tarefas em tempo real
Incorporar essa ferramenta poderosa ao seu fluxo de trabalho pode aumentar a produtividade, melhorar a tomada de decisões e garantir que os projetos sejam entregues sempre dentro do prazo.
✨Ideal para: Gerentes de projeto ou líderes de equipe que desejam atribuir tarefas, monitorar o desempenho da equipe e identificar possíveis gargalos
Limitações do uso do Excel para acompanhamento de tarefas
Embora o Excel possa ser uma ferramenta versátil para o acompanhamento de tarefas, ele tem certas limitações que podem prejudicar o gerenciamento eficaz de projetos, especialmente para projetos complexos ou equipes grandes:
- Recursos limitados de gerenciamento de tarefas: o Excel não possui recursos dedicados para priorização de tarefas, dependências e acompanhamento de tempo
- Sem controle de tempo integrado: embora você possa inserir manualmente o tempo gasto nas tarefas, não há um sistema automatizado de controle de tempo
- Dificuldade em gerenciar projetos grandes: à medida que os projetos se tornam mais complexos e as equipes crescem, as atualizações e o acompanhamento manuais se tornam trabalhosos
- Colaboração limitada para equipes grandes: Embora o Excel permita compartilhar o acesso à planilha, pode ser difícil coordenar, acompanhar as alterações e manter um controle de versão confiável de maneira eficaz com um grande número de usuários
- Demorado: atualizar manualmente o status das tarefas, prazos e progresso pode ser demorado, especialmente para atualizações frequentes
- Risco de erro humano: a entrada manual de dados aumenta a probabilidade de erros e inconsistências
- Recursos básicos de relatórios: o Excel oferece recursos básicos de relatórios, mas eles podem não ser suficientes para análises aprofundadas e tomada de decisões
- Falta de análises avançadas: você precisará criar fórmulas personalizadas e tabelas dinâmicas para extrair insights dos seus dados
Como você pode resolver essas limitações?
Para um gerenciamento de projetos mais sofisticado, muitas ferramentas dedicadas oferecem recursos especializados e fluxos de trabalho otimizados.
Leia também: 20 modelos de planilhas gratuitos no Excel e ClickUp
Modelos alternativos do Excel para acompanhamento de tarefas
Quer substituir seu rastreador de tarefas do Excel por um espaço de trabalho dinâmico que combina tarefas, cronogramas e atualizações em tempo real em um só lugar? O ClickUp — o aplicativo completo para o trabalho — está aqui para te ajudar!
Com o avançado pacote de gerenciamento de projetos do ClickUp, você pode acompanhar os projetos do seu jeito e visualizá-los em várias exibições, como Lista, Quadro ou Gantt — sem precisar formatar manualmente no Excel.
O ClickUp também permite automatizar tarefas repetitivas, como enviar atualizações por e-mail, gerar relatórios resumidos do projeto e atribuir tarefas às pessoas certas na fase certa.
Você pode até centralizar comentários, anexos e atualizações nas tarefas para melhorar o alinhamento da equipe — sem mais abas confusas no Excel.
Vamos explorar como os modelos de rastreador de tarefas do ClickUp facilitam sua vida (profissional).
1. Modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp
O modelo simples de gerenciamento de tarefas do ClickUp está aqui para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo sem estresse.
Este modelo fácil de usar oferece uma abordagem direta para o gerenciamento de tarefas, permitindo que você:
- Crie listas diárias de tarefas: Planeje seu dia sem esforço, seja para o trabalho, projetos pessoais ou compromissos familiares
- Priorize com eficácia: classifique facilmente as tarefas por importância e urgência, garantindo que você se concentre no que é mais importante
- Visualize seu fluxo de trabalho: use os quadros Kanban ou as visualizações de lista do ClickUp para visualizar suas tarefas e acompanhar o progresso
- Seja responsável: defina prazos e lembretes e acompanhe seu progresso para se manter motivado e atingir seus objetivos
✨Ideal para: Equipes de 2 a 5 pessoas que precisam de uma maneira simples de colaborar em projetos e acompanhar o progresso
2. Modelo de gerenciamento de tarefas diárias do ClickUp
Está se sentindo sobrecarregado com sua lista de tarefas diárias? O modelo de planejador diário do ClickUp é a solução perfeita para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo.
Com este modelo, você pode:
- Simplifique sua rotina: crie tarefas recorrentes, defina prazos e programe lembretes para um gerenciamento de tarefas sem esforço
- Priorize com eficácia: organize suas tarefas e aloque tempo para compromissos profissionais e pessoais
- Aumente a produtividade: mantenha o foco e alcance mais resultados ao lidar com suas tarefas de forma sistemática
- Reduza o estresse: minimize o estresse e a ansiedade tendo um plano claro para o seu dia
✨Ideal para: Aqueles que estão começando a usar ferramentas de gerenciamento de projetos e desejam uma solução fácil de usar
🧠Curiosidade: a Harvard Business Review relata que uma pessoa tem, em média, cerca de 15 objetivos e projetos em andamento a qualquer momento. Não é de se admirar que precisemos de listas de tarefas e rastreadores de tarefas para entender tudo isso!
3. Modelo de lista de tarefas do projeto ClickUp
O modelo de lista de tarefas do projeto da ClickUp é uma ferramenta poderosa projetada para ajudá-lo a gerenciar projetos complexos com eficiência.
Este modelo versátil oferece várias visualizações para se adequar às suas preferências:
- Doc View: Crie planos detalhados para projetos, escreva notas de reuniões e colabore com sua equipe
- Visualização do quadro: acompanhe visualmente o progresso das tarefas usando um quadro no estilo Kanban. Arraste e solte tarefas facilmente nas raias para gerenciar fluxos de trabalho
- Exibição em lista: organize as tarefas em uma lista simples e linear para obter uma visão geral clara das tarefas planejadas, em andamento e concluídas
- Exibição de calendário: visualize prazos e agende tarefas em um calendário para nunca perder prazos importantes
Com os três status personalizados do modelo — “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” —, você pode acompanhar facilmente o progresso das suas tarefas e identificar possíveis gargalos.
Ao aproveitar ainda mais os poderosos recursos do ClickUp, você pode otimizar seu fluxo de trabalho, melhorar a colaboração e atingir as metas do seu projeto.
✨Ideal para: Gerentes de projeto para gerenciar e acompanhar com eficácia projetos complexos com várias tarefas e dependências
Veja o que um cliente tem a dizer sobre o uso do ClickUp para gerenciamento de projetos:
Os projetos de gerenciamento tornaram-se muito mais fáceis entre todos os departamentos da empresa. Quando um novo projeto surge, podemos usar um modelo que gera todos os tickets para nós imediatamente. Além disso, todos recebem automaticamente suas tarefas, para que não haja confusão sobre quem deve fazer cada parte do trabalho.
Os projetos de gerenciamento tornaram-se muito mais fáceis entre todos os departamentos da empresa. Quando um novo projeto surge, podemos usar um modelo que gera todos os tickets para nós imediatamente. Além disso, todos recebem automaticamente suas tarefas, para que não haja confusão sobre quem deve fazer cada parte do trabalho.
4. Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
O gerenciamento eficaz de tarefas é fundamental para qualquer equipe de sucesso. O versátil modelo de gerenciamento de tarefas ClickUp foi projetado para permitir que equipes de todos os tamanhos otimizem seus fluxos de trabalho e alcancem seus objetivos.
Com o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp, sua equipe pode:
- Visualize e organize tarefas: utilize as visualizações Lista, Quadro e Calendário de acordo com as preferências da sua equipe. Priorize tarefas com base na importância e urgência
- Gerencie fluxos de trabalho com eficiência: acompanhe o andamento das tarefas, identifique possíveis gargalos e otimize a alocação de recursos para maximizar a produtividade
- Colabore de forma integrada: colabore facilmente com os membros da equipe por meio de comentários, @menções e compartilhamento de arquivos. Realize reuniões virtuais e troque ideias diretamente na plataforma usando o poderoso ClickUp Chat, que combina gerenciamento de trabalho com comunicação integrada
✨Ideal para: Gerentes de projeto para organizar e acompanhar projetos complexos
5. Modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp
Entendemos que acompanhar várias tarefas e prazos pode ser complicado. O modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo.
Com este modelo versátil, você pode:
- Visualize sua programação: Veja facilmente sua lista de tarefas e prazos em uma visualização clara do calendário
- Priorize com eficácia: organize as tarefas em categorias e defina prioridades
- Acompanhe o progresso: monitore seu progresso e faça ajustes conforme necessário
- Fique por dentro dos prazos: defina lembretes e alertas para garantir a conclusão das tarefas dentro do prazo
Além disso, aproveite a Visualização de Tabela do ClickUp para um gerenciamento avançado de tarefas. Com o recurso de arrastar e soltar e tabelas intuitivas, organize e edite tarefas em massa rapidamente.
Coordene planos de projeto e reduza riscos com bancos de dados sem código. Compartilhe facilmente tarefas e atualizações com os membros da equipe usando links rápidos e mensagens.
📌 Por exemplo, digamos que você esteja gerenciando o lançamento de um produto com várias equipes.
Na Visualização de Tabela do ClickUp, você pode criar um banco de dados sem código para acompanhar tarefas como criação de conteúdo, design de anúncios e eventos de lançamento. Arraste e solte tarefas para ajustar prioridades ou reatribuí-las conforme as datas de entrega mudam. Use bancos de dados vinculados para conectar tarefas de marketing ao acompanhamento do orçamento, garantindo que todas as equipes permaneçam alinhadas. Compartilhe rapidamente atualizações de progresso com as partes interessadas, gerando um link compartilhável, e mantenha a equipe no caminho certo com comentários nas tarefas e notificações em tempo real.
✨Ideal para: Pessoas que desejam uma maneira visual de organizar sua programação de tarefas
6. Modelo ClickUp Work To Do
A montanha de tarefas está afetando você? O modelo Work To Do da ClickUp permite que você conclua sua lista de tarefas e aumente a produtividade.
Veja como este modelo pode ajudá-lo:
- Priorize com facilidade: classifique as tarefas por importância, esforço ou urgência para se concentrar no que é mais importante
- Organize-se com eficiência: estruture projetos em listas claras com subtarefas e prazos
- Visualize seu progresso: acompanhe seu fluxo de trabalho visualmente com quadros Kanban ou gráficos de Gantt
- Personalize do seu jeito: Adapte o modelo às suas necessidades específicas com status, campos e visualizações personalizados
- Gerenciamento avançado de projetos: aproveite o controle de tempo, as dependências de tarefas e as notificações por e-mail no ClickUp para um gerenciamento eficiente de tarefas
✨Ideal para: Profissionais ocupados, estudantes ou qualquer pessoa que precise gerenciar várias tarefas e projetos simultaneamente
7. Modelo simples de tarefas pendentes do ClickUp
O modelo Simple To-Dos da ClickUp é uma solução simples para gerenciar suas tarefas. Sua interface limpa e intuitiva permite que você visualize facilmente suas tarefas, seu status, prazos e membros da equipe designados.
Ao se concentrar nas informações essenciais, este modelo ajuda você a priorizar com eficácia e alocar seu tempo de maneira eficiente. Com os benefícios adicionais da automação e dos recursos baseados em IA, você pode otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.
A melhor parte? O modelo inclui três configurações do ClickUp para garantir que suas tarefas sejam acessíveis e organizadas: Todas as tarefas, Tarefas priorizadas e Painel de status.
Seja você um indivíduo ou parte de uma equipe, este modelo simples, mas poderoso, é a ferramenta perfeita para mantê-lo organizado e no caminho certo.
✨Ideal para: Equipes que precisam de uma ferramenta básica para colaborar em tarefas e acompanhar o progresso
👀 Você sabia? Concluir uma tarefa libera dopamina no cérebro, proporcionando uma pequena “euforia de realização” que motiva novas ações.
8. Modelo de lista de atividades do ClickUp
Gerenciar projetos complexos com várias equipes exige uma solução robusta e flexível. O modelo de lista de atividades do ClickUp é a ferramenta perfeita para gerentes de projeto e PMOs experientes.
Este modelo permite uma colaboração perfeita entre equipes, criando um centro centralizado para atividades críticas do projeto. Você pode facilmente:
- Visualize o progresso: use gráficos de Gantt para acompanhar os cronogramas e marcos do projeto
- Atribua responsabilidades: defina claramente qual equipe é responsável por cada atividade usando os campos personalizados no ClickUp
- Colabore de forma eficaz: promova a colaboração em tempo real entre as equipes para garantir uma execução tranquila
- Aprofunde-se nos detalhes: use subtarefas aninhadas e marcações para dividir as atividades em componentes menores e mais fáceis de gerenciar
✨Ideal para: Equipes que colaboram em projetos de grande escala e desejam garantir uma coordenação e comunicação tranquilas
💡 Dica profissional: Use os recursos de revisão e aprovação do ClickUp para otimizar os processos de revisão e feedback.
Mantenha os projetos em dia com o ClickUp
Os modelos de rastreador de tarefas são ferramentas essenciais para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Seja para criar um hábito simples ou liderar um projeto complexo com várias equipes, um modelo bem projetado pode ajudá-lo a se manter organizado e focado. Você pode acompanhar facilmente o progresso e garantir a conclusão do projeto dentro do prazo com recursos como listas de tarefas, prazos e fluxos de trabalho.
Os modelos de rastreador de tarefas do ClickUp oferecem uma variedade de opções personalizáveis para atender às suas necessidades específicas. Esteja você gerenciando metas pessoais ou coordenando projetos multifuncionais, você pode:
- Organize as tarefas do projeto em categorias e subcategorias para facilitar a navegação
- Defina status personalizados, como “Em revisão” ou “Pronto para lançamento”, para um acompanhamento preciso
- Alterne entre visualizações — como quadros Kanban para fluxos de trabalho ou calendários para prazos — adaptadas à forma como seu cérebro funciona melhor
Além disso, as ferramentas de automação e IA do ClickUp reduzem o trabalho repetitivo, dando a você mais tempo para se concentrar no que é importante. O ClickUp oferece um rastreador de tarefas que não é apenas uma ferramenta, mas um assistente que trabalha com você.
Então, por que esperar? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e veja sua lista de tarefas ser concluída!