O gerenciamento de um grande projeto com equipes distribuídas pode transformar rapidamente até mesmo a planilha mais meticulosa em uma colcha de retalhos confusa.
Um sistema de controle de tarefas bem organizado pode aumentar significativamente a produtividade e simplificar o fluxo de trabalho. Com sua versatilidade e flexibilidade, o Excel oferece uma plataforma ideal para a criação de rastreadores de tarefas personalizados, adaptados às suas necessidades específicas.
Esta abrangente postagem do blog explorará os modelos gratuitos de controle de tarefas do Excel, discutindo seus benefícios, os principais recursos e como utilizá-los de forma eficaz.
Seja você um gerente de projeto, um freelancer ou um profissional ocupado, esses modelos podem revolucionar sua abordagem de gerenciamento de tarefas.
O que é um modelo de controle de tarefas do Excel?
Um modelo de rastreador de tarefas do Excel é uma planilha pré-projetada que fornece uma estrutura para gerenciar e rastrear tarefas. Normalmente, ele inclui colunas para informações essenciais, como:
- Nome da tarefa: Uma breve descrição da tarefa
- Descrição da tarefa: Uma explicação detalhada da tarefa
- Data de início: A data em que a tarefa começa
- Data de vencimento: O prazo para concluir a tarefa
- Prioridade: A importância ou a urgência da tarefa
- Status: O estado atual da tarefa (por exemplo, não iniciada, em andamento, concluída)
- Atribuído a: A pessoa responsável pela conclusão da tarefa
- Observações: Comentários ou detalhes adicionais sobre a tarefa
Personalize esses modelos adicionando ou removendo colunas conforme necessário.
Use-os para metas e tarefas pessoais, como criação de hábitos e listas de tarefas semanais em casa ou no escritório. Você também pode usá-los para gerenciar grandes projetos colaborativos com equipes distribuídas e orçamento de projetos com modelos mais versáteis com painéis e integrações com softwares de apresentação.
Dica profissional: Use a formatação condicional para destacar visualmente tarefas ou prazos importantes em sua planilha. Por exemplo, você pode codificar as tarefas por cores com base no nível de prioridade ou na proximidade da data de vencimento.
O que faz um bom modelo de controle de tarefas do Excel?
Quando há tantas opções, como você escolhe a melhor? modelo de lista de tarefas que é melhor para você? Idealmente, o modelo que você usa deve ter o seguinte:
- Campos personalizáveis: Opções para adicionar colunas extras para necessidades específicas do projeto, como pessoa designada, tempo estimado ou anotações
- Indicadores visuais: Código de cores, ícones ou barras de progresso para identificar rapidamente o status e a prioridade da tarefa
- Recursos de filtragem e classificação: Vários critérios para localizar e priorizar rapidamente as tarefas
- Integração de fórmulas: Fórmulas para calcular a duração da tarefa, o tempo restante ou a porcentagem de conclusão
- Estrutura clara e concisa: Um layout fácil de entender com colunas bem definidas para nome da tarefa, data de vencimento, prioridade, status etc.
- Integração com outras ferramentas: Compatibilidade com software de gerenciamento de projetos ou aplicativos de calendário para uma transferência de dados perfeita
- Interface fácil de usar: Um design intuitivo que minimiza a curva de aprendizado e maximiza a eficiência
- Flexibilidade: A capacidade de adaptar o modelo a vários tipos de projetos e tamanhos de equipes
Considere esses fatores para selecionar um modelo de rastreador de tarefas que lhe permitirá gerenciar seus projetos com eficiência.
você sabia que o Excel foi originalmente projetado como um programa de planilha eletrônica para analistas financeiros. Desde então, ele evoluiu para uma ferramenta versátil usada em uma ampla gama de aplicações.
Modelos gratuitos de controle de tarefas do Excel
Aqui estão cinco modelos de rastreadores de tarefas do Excel que facilitarão o monitoramento de seus projetos em um piscar de olhos:
1. O Modelo de Rastreador de Tarefas do Excel da Equipe Gantt
via Equipe Gantt A equipe Modelo de Rastreador de Tarefas do Excel da Equipe Gantt é um modelo gratuito e prático de controle de tarefas que permite organizar suas planilhas do Excel rapidamente e tem alguns recursos interessantes.
Arraste e solte itens para classificá-los facilmente. Colabore em tempo real com os coproprietários de seus projetos. Obtenha uma visão geral rápida de suas prioridades semanais para cada dia e tarefa. Esse modelo do Excel oferece recursos como a definição de proprietários de tarefas, datas de vencimento, controle de dependências e, é claro, a capacidade de criar um gráfico de Gantt.
ideal para: Equipes pequenas que podem aproveitar seus recursos colaborativos para coordenação e gerenciamento de tarefas em tempo real
**Leia também 11 alternativas ao Excel para planilhas eletrônicas
2. Rastreador de tarefas diárias e mensais da Template.net
via Template.net Com um visual simples, focado e simplificado, o Modelo de controle de tarefas diárias e mensais da Template.net oferece uma abordagem simplificada para o gerenciamento de projetos. O rastreador é dividido em um painel, uma visualização de progresso mensal e uma visualização de tarefas diárias.
Ele permite que você:
- Visualizar o status do projeto em gráficos rápidos e diagramas de Gantt
- Obter um instantâneo do status da tarefa em uma base mensal com três estágios de progresso: 'Not Started' (Não iniciado), 'In Progress' (Em andamento) e 'Completed' (Concluído)
- Classifique as prioridades na seção de tarefas diárias, fornecendo uma contagem de tarefas baixas, médias e altas. Amplie facilmente as tarefas mais urgentes
- Desenvolva uma compreensão de longo prazo de como o seu projeto está se movendo com o acompanhamento mensal. Assim, você pode ajustar ou redefinir prioridades, alocação de recursos e outros fatores do projeto, conforme necessário
ideal para: Indivíduos ou pequenas equipes que gerenciam projetos simples
3. O modelo de controle de tarefas diárias da Template.net
via Template.net Se estiver procurando uma maneira simples de começar bem o dia, o Modelo de controle de tarefas diárias do Template.net pode ajudar. Use-o para dividir seu trabalho em micro sessões e rastrear cada tarefa.
Com um horário de início e de término para cada tarefa, você terá uma visão clara de quanto tempo gasta em várias tarefas. Isso também permite que você identifique as atividades que consomem muito tempo e busque melhorias. Há também um rastreador claro de conclusão Sim/Não e uma representação prática em gráfico de pizza do status de conclusão da tarefa em um mini painel para indicar o progresso.
Esse modelo de lista de verificação pontual remove informações que possam distraí-lo e o mantém concentrado.
ideal para: Pessoas que se beneficiam de um controle de tempo estruturado e que desejam aprimorar suas técnicas de gerenciamento de tempo
**Leia também Como criar uma lista de tarefas no Excel (com modelos)
4. O modelo de cronograma de projeto de quatro semanas da Microsoft
via Microsoft365Modelo de cronograma de projeto de quatro semanas da Microsoft oferece uma maneira simples e eficaz de gerenciar seus projetos.
Esse modelo de lista de tarefas semanais permite que você:
- Criar e atribuir tarefas: Adicionar e atribuir tarefas aos membros da equipe com facilidade
- Rastrear marcos: Visualizar os principais marcos do projeto em uma linha do tempo clara
- Atualizar status: Monitorar o progresso do projeto com atualizações de status em tempo real
- Personalize sua visualização: Personalize seu modelo com fontes, cores e até animações
- Integração perfeita: Aproveite o poder do Microsoft Office para colaboração e criação de apresentações sem esforço
ideal para: Gerentes de projeto que lidam com diferentes partes interessadas e precisam apresentar dados regularmente sobre o andamento do projeto
**Leia também Os 10 principais aplicativos de lista de verificação diária para manter a produtividade em 2024
5. O modelo de planilha de gerenciamento de tarefas do Office Timeline
via Linha do tempo do escritório O gerenciamento eficaz de projetos depende do controle preciso das tarefas e do gerenciamento do tempo. O Modelo de planilha de gerenciamento de tarefas da Office Timeline permite que as equipes:
- Visualizar o progresso: Obter uma visão panorâmica de todo o projeto com um gráfico de Gantt claro, destacando as dependências das tarefas e os cronogramas
- Priorize as tarefas: Identifique facilmente as tarefas atrasadas e as que estão perto do prazo, garantindo a conclusão em tempo hábil
- Rastrear o tempo com precisão: Calcular automaticamente as horas restantes e a porcentagem de conclusão de cada tarefa
- Otimize a carga de trabalho: Planeje e aloque recursos de forma eficiente com base no status da tarefa em tempo real
A incorporação dessa poderosa ferramenta em seu fluxo de trabalho pode aumentar a produtividade, melhorar a tomada de decisões e garantir a entrega do projeto sempre no prazo.
ideal para: Para gerentes de projeto ou líderes de equipe que desejam atribuir tarefas, monitorar o desempenho da equipe e identificar possíveis gargalos
Limitações do uso do Excel para o controle de tarefas
Embora o Excel possa ser uma ferramenta versátil para o acompanhamento de tarefas, ele tem certas limitações que podem prejudicar o gerenciamento eficaz de projetos, especialmente para projetos complexos ou equipes grandes:
- Recursos limitados de gerenciamento de tarefas: O Excel não possui recursos dedicados para priorização de tarefas, dependências e controle de tempo
- Sem controle de tempo integrado: Embora seja possível inserir manualmente o tempo gasto nas tarefas, não há um sistema automatizado de controle de tempo
- Dificuldade em gerenciar grandes projetos: À medida que os projetos aumentam em complexidade e tamanho da equipe, as atualizações e o acompanhamento manuais tornam-se complicados
- Colaboração limitada para equipes grandes: Embora o Excel permita compartilhar o acesso a planilhas, pode ser difícil coordenar, rastrear alterações e manter um controle de versão confiável de forma eficaz com um grande número de usuários
- Consome tempo: A atualização manual do status, dos prazos e do progresso das tarefas pode consumir muito tempo, especialmente no caso de atualizações frequentes
- Risco de erro humano: A entrada manual de dados aumenta a probabilidade de erros e inconsistências
- Recursos básicos de geração de relatórios: O Excel oferece recursos básicos de geração de relatórios, mas eles podem não ser suficientes para análises aprofundadas e tomadas de decisão
- Falta de análises avançadas: Você precisará criar fórmulas personalizadas e tabelas dinâmicas para extrair insights dos dados
Como você pode resolver essas limitações?
Para um gerenciamento de projetos mais sofisticado, muitas ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos oferecem recursos especializados e fluxos de trabalho simplificados.
**Leia também 20 modelos de planilhas gratuitas em Excel e ClickUp
Modelos alternativos de controle de tarefas do Excel
Deseja substituir seu rastreador de tarefas do Excel por um espaço de trabalho dinâmico que combina tarefas, linhas do tempo e atualizações em tempo real em um só lugar? ClickUp -o aplicativo completo para o trabalho, está à sua disposição!
Com a suíte avançada de gerenciamento de projetos do ClickUp, você pode acompanhar os projetos do seu jeito e visualizá-los em vários modos de exibição, como Lista, Quadro ou Gantt - não há necessidade de formatação manual no Excel.
O ClickUp também permite que você automatize tarefas repetitivas, como o envio de atualizações por e-mail, a geração de relatórios de resumo do projeto e a atribuição de tarefas às pessoas certas no estágio certo.
É possível até mesmo centralizar comentários, anexos e atualizações dentro das tarefas para um melhor alinhamento da equipe - não há mais guias confusas no Excel.
Vamos explorar como os modelos de rastreador de tarefas do ClickUp facilitam sua vida (profissional).
1. O modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp está aqui para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo sem estresse.
Esse modelo fácil de usar oferece uma abordagem direta ao gerenciamento de tarefas, permitindo que você:
- Criar listas de tarefas diárias: Planejar seu dia sem esforço, seja no trabalho, em projetos pessoais ou em compromissos familiares
- Priorizar com eficiência: Classificar facilmente as tarefas por importância e urgência, garantindo que você se concentre no que é mais importante
- Visualize seu fluxo de trabalho: UseQuadros Kanban do ClickUp ou Exibições de lista para visualizar suas tarefas e acompanhar o progresso
- Mantenha-se responsável: Defina prazos e lembretes e acompanhe seu progresso para manter-se motivado e atingir suas metas
ideal para: Equipes de 2 a 5 pessoas que precisam de uma maneira simples de colaborar em projetos e acompanhar o progresso
2. O modelo de gerenciamento de tarefas diárias do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas diárias do ClickUp
Está se sentindo sobrecarregado com sua lista de tarefas diárias? Modelo de planejador diário do ClickUp é a solução perfeita para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo.
Com esse modelo, você pode:
- Simplificar sua rotina: Criar tarefas recorrentes, definir datas de vencimento e agendar lembretes para um gerenciamento de tarefas sem esforço
- Priorizar com eficiência: Organizar suas tarefas e alocar tempo para compromissos pessoais e de trabalho
- Aumente a produtividade: Mantenha-se concentrado e obtenha mais resultados ao lidar sistematicamente com suas tarefas
- Reduzir o estresse: Minimize o estresse e a ansiedade com um plano claro para o seu dia
ideal para: Aqueles que estão começando a usar ferramentas de gerenciamento de projetos e querem uma solução fácil de usar
🧠Fato divertido: A Harvard Business Review informa que uma pessoa comum tem cerca de 15 metas e projetos em andamento a qualquer momento. Não é de se admirar que precisemos de listas de afazeres e rastreadores de tarefas para entender tudo isso!
3. O modelo de lista de tarefas do projeto ClickUp
Modelo de lista de tarefas do projeto ClickUp
Modelo de lista de tarefas de projeto do ClickUp é uma ferramenta poderosa criada para ajudá-lo a gerenciar com eficiência projetos complexos.
Esse modelo versátil oferece várias visualizações para atender às suas preferências:
- Doc View: Crie planos de projeto detalhados, escreva notas de reunião e colabore com sua equipe
- Visualização de quadro: Acompanhe visualmente o progresso da tarefa usando um quadro no estilo Kanban. Arraste e solte tarefas facilmente em swimlanes para gerenciar fluxos de trabalho
- Visualização de lista: Organize as tarefas em uma lista simples e linear para ter uma visão geral clara das tarefas planejadas, em andamento e concluídas
- Calendar View: Visualize prazos e agende tarefas em um calendário para nunca perder prazos importantes
Com os três status personalizados do modelo - "A fazer", "Em andamento" e "Concluído" - você pode acompanhar facilmente o progresso das suas tarefas e identificar possíveis gargalos.
Ao aproveitar ainda mais os recursos avançados do ClickUp, você pode otimizar o fluxo de trabalho, melhorar a colaboração e atingir as metas do projeto.
ideal para: Gerentes de projeto para gerenciar e monitorar com eficácia projetos complexos com várias tarefas e dependências
Veja o que um cliente tem a dizer sobre o uso do ClickUp para gerenciamento de projetos:
O gerenciamento de projetos ficou muito mais fácil entre todos os departamentos da empresa. Quando um novo projeto chega, podemos usar um modelo que gera todos os tíquetes para nós imediatamente. Além disso, todos recebem automaticamente suas tarefas, de modo que não há confusão sobre quem deve fazer qual parte do trabalho. Will Helliwell , Chefe assistente de engenharia da Inform Communications Ltd
4. O modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
O gerenciamento eficaz de tarefas é fundamental para qualquer equipe bem-sucedida. O versátil Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp foi projetado para permitir que equipes de todos os tamanhos otimizem seus fluxos de trabalho e atinjam suas metas.
Com o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp, sua equipe pode:
- Visualizar e organizar tarefas: Utilizar visualizações de lista, quadro e calendário para atender às preferências de sua equipe. Priorizar tarefas com base na importância e na urgência
- Gerencie fluxos de trabalho com eficiência: Acompanhe o progresso das tarefas, identifique possíveis gargalos e otimize a alocação de recursos para maximizar a produtividade
- Colabore sem problemas: Colabore sem esforço com os membros da equipe por meio de comentários, @menções e compartilhamento de arquivos. Realize reuniões virtuais e faça brainstorming de ideias diretamente na plataforma usando o poderosoClickUp Chat que combina gerenciamento de trabalho com comunicação contínua
ideal para: Gerentes de projeto para organizar e monitorar projetos complexos
5. O modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp
Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp
Entendemos que manter o controle de várias tarefas e prazos pode ser uma tarefa árdua. Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp foi criado para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo.
Com esse modelo versátil, você pode:
- Visualizar sua agenda: Facilmentever sua lista de tarefas e os prazos em uma visualização clara do calendário
- Priorizar com eficiência: Organize as tarefas em categorias e defina prioridades
- Acompanhe o progresso: Monitore seu progresso e faça ajustes conforme necessário
- Mantenha-se em dia com os prazos: Defina lembretes e alertas para garantir a conclusão das tarefas em tempo hábil
Além disso, aproveite Exibição de tabela do ClickUp para gerenciamento avançado de tarefas. Com o recurso de arrastar e soltar e as tabelas intuitivas, organize e edite tarefas em massa rapidamente.
Coordene os planos de projeto e reduza os riscos com bancos de dados sem código. Compartilhe facilmente tarefas e atualizações com os membros da equipe usando links rápidos e mensagens.
Identificar dependências usando tags simples na exibição de tabela do ClickUp
por exemplo, digamos que você esteja gerenciando o lançamento de um produto com várias equipes.
No Table View do ClickUp, você pode criar um banco de dados sem código para rastrear tarefas como criação de conteúdo, design de anúncios e eventos de lançamento. Arraste e solte as tarefas para ajustar as prioridades ou reatribuí-las à medida que os prazos mudam. Use bancos de dados vinculados para conectar as tarefas de marketing ao acompanhamento do orçamento, garantindo que todas as equipes permaneçam alinhadas. Compartilhe rapidamente atualizações de progresso com as partes interessadas, gerando um link compartilhável, e mantenha a equipe em dia com comentários nas tarefas e notificações em tempo real.
ideal para: Pessoas que desejam uma maneira visual de organizar seu cronograma de tarefas
6. O modelo ClickUp Work To Do
Modelo de trabalho a fazer do ClickUp
A montanha de tarefas está lhe cobrando um preço alto? Modelo de trabalho a fazer do ClickUp permite que você complete sua lista de tarefas e aumente a produtividade.
Veja como esse modelo pode ajudá-lo:
- Priorize com facilidade:Classificar as tarefas por importânciaesforço ou urgência para se concentrar no que é mais importante
- Organize-se com eficiência: Estruture projetos em listas claras com subtarefas e datas de vencimento
- Visualize seu progresso: Acompanhe seu fluxo de trabalho visualmente com quadros Kanban ou gráficos de Gantt
- Personalize sua maneira: Adapte o modelo às suas necessidades específicas com status, campos e visualizações personalizados
- Gerenciamento avançado de projetos: Aproveite o controle de tempo, as dependências de tarefas e as notificações por e-mail no ClickUp para um gerenciamento eficiente de tarefas
ideal para: Profissionais ocupados, estudantes ou qualquer pessoa que precise gerenciar várias tarefas e projetos simultaneamente
7. O modelo ClickUp Simple To-Dos
Modelo de tarefas simples do ClickUp
Modelo de tarefas simples do ClickUp é uma solução simples para gerenciar suas tarefas. Sua interface limpa e intuitiva permite visualizar facilmente suas tarefas, seu status, datas de vencimento e membros da equipe designados.
Ao se concentrar nas informações essenciais, esse modelo ajuda você a priorizar com eficácia e alocar seu tempo de forma eficiente. Com os benefícios adicionais da automação e dos recursos alimentados por IA, você pode otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade.
A melhor parte? O modelo inclui três configurações do ClickUp para garantir que suas tarefas sejam acessíveis e organizadas: Todas as tarefas, Tarefas priorizadas e Quadro de status.
Seja você um indivíduo ou parte de uma equipe, esse modelo simples, porém poderoso, é a ferramenta perfeita para mantê-lo organizado e no caminho certo.
ideal para: Equipes que precisam de uma ferramenta básica para colaborar em tarefas e acompanhar o progresso
👀 Você sabia? A conclusão de uma tarefa libera dopamina no cérebro, o que lhe dá uma mini "sensação de realização" que motiva outras ações.
8. O modelo de lista de atividades do ClickUp
Modelo de lista de atividades do ClickUp
O gerenciamento de projetos complexos e com várias equipes exige uma solução robusta e flexível. Modelo de lista de atividades do ClickUp é a ferramenta perfeita para gerentes de projeto e PMOs experientes.
Esse modelo permite uma colaboração perfeita entre as equipes, criando um hub centralizado para atividades críticas do projeto. Você pode facilmente:
- Visualizar o progresso: Usar gráficos de Gantt para acompanhar os cronogramas e marcos do projeto
- Atribuir propriedade: Definir claramente qual equipe é responsável por cada atividade usandoCampos personalizados no ClickUp
- Colaboração eficaz: Promova a colaboração em tempo real entre as equipes para garantir uma execução tranquila
- Detalhamento: Use subtarefas aninhadas e marcação para dividir as atividades em componentes menores e gerenciáveis
ideal para: Equipes que colaboram em projetos de grande escala e que desejam garantir a coordenação e a comunicação sem problemas
Dica profissional: Use os recursos de prova e aprovação do ClickUp para agilizar os processos de revisão e feedback.
Mantenha os projetos sob controle com o ClickUp
Os modelos de rastreadores de tarefas são ferramentas essenciais para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Seja criando um hábito simples ou liderando um projeto complexo com várias equipes, um modelo bem projetado pode ajudá-lo a manter-se organizado e concentrado. Você pode acompanhar facilmente o progresso e garantir a conclusão do projeto em tempo hábil com recursos como listas de tarefas, prazos e fluxos de trabalho.
Os modelos de rastreador de tarefas do ClickUp oferecem uma variedade de opções personalizáveis para atender às suas necessidades específicas. Quer esteja gerenciando metas pessoais ou coordenando projetos multifuncionais, você pode:
- Organizar as tarefas do projeto em categorias e subcategorias para facilitar a navegação
- Definir status personalizados como "Em revisão" ou "Pronto para lançar" para um acompanhamento preciso
- Alternar entre visualizações - como quadros Kanban para fluxos de trabalho ou calendários para prazos - de acordo com a forma como seu cérebro funciona melhor
Além disso, as ferramentas de automação e IA do ClickUp reduzem o trabalho repetitivo, dando a você mais tempo para se concentrar no que importa. O ClickUp oferece a você um rastreador de tarefas que não é apenas uma ferramenta, mas um assistente que trabalha com você.
Então, por que esperar? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e veja a lista de tarefas se encerrar!