Você já contratou alguém que se encaixava perfeitamente na descrição do cargo, mas depois ficou surpreso com a incapacidade dessa pessoa de ter sucesso na função?
Como parte do processo de contratação, todas as organizações elaboram uma descrição do cargo, que normalmente inclui um conjunto de habilidades e experiências que o candidato precisa ter. No entanto, para ter um bom desempenho em uma determinada função, os funcionários precisam de mais do que isso. Eles precisam de um conjunto mais holístico de “competências”.
Criar e usar uma estrutura de competências ajuda as organizações a avaliar, envolver e apoiar os funcionários para que tenham sucesso. Nesta publicação do blog, exploramos o que é, por que você deve usá-la e como pode criar uma para sua organização.
O que é uma estrutura de competências?
A estrutura de competências é um conjunto de conhecimentos, habilidades, atitudes, atributos e comportamentos que um funcionário precisa ter para se destacar em sua função profissional.
Como funciona uma estrutura de competências?
Digamos que você esteja contratando um desenvolvedor Python. Normalmente, você procuraria alguém com certificação ou experiência em programação com Python. Ao usar uma estrutura de competências, você procuraria alguém com as seguintes características:
- Conhecimento de Python no contexto das linguagens de programação, sua filosofia de design, recursos e semântica.
- Habilidades no uso do Python para programação de aplicativos, algoritmos de aprendizado de máquina, etc.
- Atitude em relação à programação Python e outras pilhas de tecnologia utilizadas pela empresa
- Atributos relacionados à participação na comunidade, contribuições de código aberto, etc.
- Habilidades comportamentais em resolução de problemas, colaboração, trabalho remoto, transparência, etc.
Quando você deve usar uma estrutura de competências?
A primeira situação em que uma organização usa uma estrutura de competências é durante o processo de contratação. Antes de escolher um determinado candidato para uma função, a estrutura de competências garante que ele seja a pessoa certa para o cargo.
No entanto, é uma excelente ferramenta ao longo de toda a carreira do funcionário. Pode ser utilizada em avaliações de desempenho, durante promoções, na concepção de formação e desenvolvimento e na gestão da mudança. Também é útil para o planejamento da sucessão.
O que os quadros de competências envolvem?
Não existe um conjunto único de componentes que forme a estrutura de competências. Dependendo da organização, equipe, função, cargo, responsabilidades etc., as competências necessárias podem variar.
No entanto, uma estrutura de competências típica contém os seguintes componentes.
🏆 Valores fundamentais: hoje em dia, as organizações esperam que os princípios e crenças dos funcionários estejam alinhados com os da empresa em dimensões específicas.
Por exemplo, se seus valores fundamentais são diversidade e integridade, você esperaria que os candidatos a vagas tivessem altos padrões éticos como parte de suas competências.
🏆 Competências essenciais: todas as funções profissionais exigem essas competências, que geralmente incluem habilidades organizacionais, habilidades interpessoais, resolução de problemas, foco no cliente, etc.
Por exemplo, se você trabalha em uma organização de serviços, como uma academia ou um spa, espera que todos tenham habilidades de atendimento ao cliente. Se você trabalha principalmente em uma organização de vendas, como uma afiliada ou concessionária de automóveis, habilidades de negociação seriam uma competência essencial. Aqui estão alguns outros exemplos de competências essenciais que podem ser aplicáveis ao seu caso.
🏆 Competências funcionais: são nichos necessários para uma função específica. Podem ser habilidades técnicas, proficiência em software, experiência em pesquisa, etc. Nem todos precisam dessa competência.
Por exemplo, se você estiver contratando um desenvolvedor, ele precisará ter competências funcionais em programação usando uma linguagem específica.
🏆 Competências de liderança: são competências que os gerentes e líderes precisam ter, como gerenciamento de projetos, supervisão, resolução de conflitos, manejo de crises, etc. De certa forma, as competências de liderança são competências funcionais para gerentes.
Uma organização espera que todos os funcionários tenham um alinhamento de valores e competências essenciais. Dependendo da função, alguns podem precisar apenas de competências funcionais, enquanto outros podem precisar tanto de competências funcionais quanto de liderança.
O caminho direto para garantir que você avalie seus funcionários em todas essas competências é ter uma estrutura abrangente. Veja como você pode desenvolver uma.
Etapas para desenvolver uma estrutura de competências
Antes de começar, lembre-se de que uma estrutura de competências é um documento abrangente. Ela abrange o trabalho, as pessoas e a cultura da organização. Portanto, a criação de uma estrutura de competências requer uma abordagem minuciosa e uma plataforma colaborativa como o ClickUp para Recursos Humanos. Veja como você pode começar.
1. Defina seus objetivos
Uma estrutura de competências pode ser usada para diversos fins. Antes de começar a construir a estrutura, descubra por que você precisa dela. Pergunte a si mesmo:
- Para que você vai usá-la?
- O que você deseja alcançar com isso?
- Como isso melhorará o desempenho?
- Como isso ajudará o funcionário e a organização?
As respostas a essas perguntas ajudarão você a definir seus objetivos. No entanto, é perfeitamente normal ter mais de uma resposta para cada uma dessas perguntas, e você precisará priorizar as mais importantes.
Simplifique essas discussões com um espaço de trabalho virtual colaborativo, como o ClickUp Whiteboards. Reúna todas as partes interessadas relevantes, incluindo chefes de departamento, líderes de talentos, RH e finanças, para que todos tenham a mesma visão sobre suas competências.
Depois de fazer isso, use uma ferramenta como o ClickUp Goals para tornar seus objetivos e planos visíveis para todas as partes interessadas relevantes. Conecte os objetivos da sua estrutura de competências às metas da sua organização. Em seguida, delegue a cada chefe de departamento a tarefa de definir seus próprios objetivos.
2. Colete informações
Para criar uma estrutura de competências, você precisa de informações sobre os quatro componentes: valores fundamentais, competências essenciais, funcionais e de liderança. Colete informações sobre essas dimensões junto aos seus funcionários atuais.
Pergunte às suas equipes
Use os formulários do ClickUp para realizar pesquisas em toda a organização. Pergunte aos membros da equipe quais são as competências necessárias para realizar o trabalho envolvido. Pergunte aos gerentes quais competências eles esperam dos membros de sua equipe. Pergunte à alta liderança quais são os valores da organização.
Analise seus dados existentes
Estude as informações do seu software de engajamento de funcionários, modelos de avaliação de desempenho etc. para identificar lacunas. Analise o feedback que os gerentes deram às suas equipes e observe as tendências.
Realize também uma análise de processos para entender como as coisas funcionam.
Estude o mercado
Compare sua organização com as habilidades mais procuradas no mercado. Se você estiver criando algo disruptivo ou inovador, certifique-se de também mapear as habilidades que poderá precisar nos próximos anos.
Crie a estrutura com uma lista abrangente de todas as competências necessárias.
3. Crie a estrutura
Organize as competências: categorize a lista em valores fundamentais, competências essenciais, funcionais e de liderança. Abaixo estão alguns exemplos de como você pode fazer isso.
| Valores fundamentais | Competências essenciais | Competências funcionais | Competências de liderança |
|---|---|---|---|
| Diversidade e inclusão, Compaixão, Empatia, Integridade e honestidade, Responsabilidade pessoal | Comunicação, colaboração, trabalho remoto, resolução de problemas, habilidades analíticas, raciocínio lógico | Programação, teste de software, DevOps, segurança cibernética, edição baseada no guia de estilo APA, conformidade | Visão global, resolução de problemas, resolução de conflitos, inteligência emocional, habilidades de negociação, autoconsciência |
Defina as competências: você pode pensar que habilidades como comunicação, colaboração etc. são óbvias. Muitas vezes, elas não são. É útil definir essas competências claramente com as ações-chave correspondentes. Por exemplo, se o trabalho remoto é uma competência, você pode defini-la como:
- Capacidade de trabalhar de forma independente fora do escritório
- Habilidades de gerenciamento de tempo
- Capacidade de se comunicar de forma eficaz por meio de ferramentas de colaboração baseadas em texto
- Conforto com ferramentas digitais para videoconferência, compartilhamento de tela, gravação de tela, colaboração virtual, etc.
- Inteligência emocional para perceber desconforto ou mal-entendidos e resolvê-los de forma proativa.
- Disposição para repetir/reiterar conceitos para garantir que sejam compreendidos
Ao fazer isso, também ajuda dar exemplos. Por exemplo, você pode dizer: “quando perceber que um colega está com dificuldade para entender algo, você se oferecerá proativamente para ajudá-lo”.
Lembre-se de que as competências tendem a ser habilidades, atitudes e comportamentos difíceis de medir, como suas métricas KPI regulares. No entanto, isso é normal. Considere medidas qualitativas para identificá-las e desenvolvê-las.
Mapeie as competências: depois de definir as categorias, mapeie-as em relação a cada função. É provável que todos os funcionários precisem ter valores e competências essenciais. Reserve um tempo para mapear as competências funcionais e de liderança para as funções específicas às quais elas se aplicam. Além disso, defina como essas competências ajudam na progressão na carreira.
O modelo de mapeamento de habilidades do ClickUp é uma maneira simples, mas abrangente, de fazer isso. Esse modelo totalmente personalizável e fácil de usar é ideal para registrar, organizar e mapear as competências da sua equipe.
⚡️Arquivo de modelos: Aqui estão outros modelos de matriz de habilidades que você pode escolher.
4. Implemente a estrutura e comunique-se entre as equipes
Apresente: comunique a estrutura a todos os membros da equipe. Incorpore os líderes de equipe, gerentes e alta liderança à nova estrutura e convide-os a experimentá-la em seus processos de contratação, treinamento e desenvolvimento profissional.
Registro: publique a estrutura de competências e compartilhe-a com todas as partes interessadas relevantes na organização. O ClickUp Docs ajuda você a criar um registro visualmente atraente da sua estrutura de competências e compartilhá-lo com o nível certo de acesso.
Implemente: integre-o em todos os processos que você identificou como relevantes ao definir os objetivos.
- Se você deseja usar a estrutura de competências na contratação, integre-a ao seu software de gestão de talentos e crie programas de seleção relevantes.
- Se você estiver usando isso em suas avaliações anuais, integre-o ao software de avaliação de desempenho.
- Se você pretende utilizá-la no desenvolvimento contínuo da carreira, integre os dados relacionados às competências às suas ferramentas de gestão de desempenho.
Use o modelo de relatório de desempenho do ClickUp para visualizar o desempenho de cada funcionário/equipe nas várias competências que você definiu.
⚡️Arquivo de modelos: progrida em suas competências com esses modelos de plano de melhoria de desempenho.
Revise e ajuste: embora não seja útil ficar mudando sua estrutura de competências, é importante revisá-la periodicamente. Por exemplo, se uma das competências funcionais da sua equipe de marketing é SEO, ela precisa de uma grande atualização no contexto do uso crescente da IA.
Durante momentos decisivos como este, é necessário fazer uma revisão completa da sua estrutura de competências.
⚡️Arquivo de modelos: Projete sua revisão de estrutura de maneira eficaz com esses modelos de melhoria de processos.
Se, ao ler isto, você estiver pensando: “já temos descrições de cargos, avaliações etc., por que precisamos de mais uma estrutura?”, aqui está a resposta.
Benefícios de uma estrutura de competências
Uma boa estrutura de competências fortalece significativamente a capacidade de uma organização de contratar, treinar, desenvolver e engajar funcionários, pois:
Melhora o processo de contratação: a estrutura de competências garante que apenas os candidatos certos sejam selecionados para as vagas disponíveis. Isso reduz a probabilidade de erros na contratação e evita problemas relacionados às habilidades. Também minimiza os custos de treinamento e integração após a contratação do candidato.
Estabelece expectativas claras: define claramente as expectativas de desempenho para candidatos, funcionários e gerentes. Prepara-os para o sucesso, incentivando-os a concentrar seus esforços no desenvolvimento de competências importantes.
Cria transparência: as estruturas de competências garantem que todas as partes interessadas estejam em sintonia. Os candidatos sabem o que estão sendo avaliados. Os funcionários sabem em que se destacam e quais habilidades lhes faltam. Isso elimina a ansiedade desnecessária em relação ao desempenho.
Melhora o desempenho: com maior clareza sobre o que é necessário para realizar o trabalho, é provável que o desempenho individual melhore. Quando toda a organização tem valores e competências comuns, o efeito cumulativo é enorme.
Permite negócios sustentáveis: uma boa estrutura de competências garante que a organização seja robusta no presente e ágil para o futuro. Ela permite que os líderes empresariais desenvolvam habilidades e capacidades que impulsionam a vantagem competitiva no futuro. Facilita a gestão de talentos a longo prazo.
Fortaleça sua estrutura de competências com o ClickUp
Contratar pode ser cansativo. Uma contratação errada pode resultar em perdas consideráveis com demissões, recontratações, integração, treinamento etc. O pior é que você pode nem perceber que tomou uma decisão de contratação ineficaz até que seja tarde demais.
Por exemplo, você pode ter contratado alguém que é fantástico em programação Python, mas não tem as habilidades colaborativas ou o conhecimento do setor necessários para desenvolver seu produto. Quando você identificar essas lacunas, poderá ter incorrido em custos reais e de oportunidade.
Uma estrutura de competências bem pensada pode evitar tais eventualidades e permitir a tomada de decisões informadas. Faça brainstorming, planeje, crie, implemente e otimize sua estrutura de competências com o ClickUp.