Como usar a técnica de agendamento Round Robin

Quando as pessoas trabalham em equipes, as reuniões são uma necessidade. Mas será que elas são sempre produtivas? 62% dos gerentes seniores acham que as reuniões perdem oportunidades de aproximar a equipe, enquanto 71% acreditam que as reuniões são improdutivas e ineficientes.

Mas não se preocupe - uma reunião round-robin ajudará a superar esses desafios.

Em uma reunião round-robin, cada participante da reunião tem a chance de assumir a liderança. Em várias reuniões, todos podem contribuir, mantendo as discussões equilibradas e eficientes. Isso estimula a participação e o foco.

Continue lendo para saber como implementar a programação round-robin, por que ela é eficaz e como pode tornar suas reuniões mais produtivas e colaborativas - pessoalmente ou on-line.

O que é uma reunião round robin?

Uma reunião round-robin garante que cada participante tenha a mesma oportunidade de liderar ou facilitar uma reunião. Esse método envolve o rodízio da função de liderança entre todos os participantes, garantindo que nenhum indivíduo domine a discussão ou o processo de tomada de decisão.

É interessante notar que a técnica de programação round-robin tem suas raízes na tradição náutica britânica. Os marinheiros que queriam se amotinar assinavam seus nomes em um círculo para que o líder não pudesse ser identificado.

Embora os tempos tenham mudado, o valor inerente de fazer com que cada membro da equipe assuma a responsabilidade e a propriedade não mudou.

Atualmente, as reuniões on-line são a norma em muitas organizações. Essas organizações podem adotar a estrutura e as regras da reunião round-robin em reuniões virtuais, aproveitando ferramentas de reunião on-line e sugerir a ferramenta apropriada etiqueta para reuniões virtuais para todos os participantes.

Por que as reuniões round-robin são importantes em ambientes de negócios?

Em poucas palavras? Porque é um sistema justo. Todos têm a sua vez de liderar. A distribuição de reuniões round-robin - ou seja, dividir igualmente o tempo que cada membro da equipe tem para liderar a reunião - tem tudo a ver com isso:

• Igualdade de oportunidades: Ao distribuir uniformemente as funções de liderança, o método de reunião round-robin promove um senso de justiça e inclusão entre os membros da equipe
• Maior participação: Quando todos têm a chance de liderar, isso estimula o envolvimento e a participação mais ativos
• Perspectivas diversas: A liderança rotativa permite que uma variedade de perspectivas seja compartilhada, levando a decisões mais bem informadas e completas
• Colaboração aprimorada: A responsabilidade compartilhada de liderar reuniões pode facilitar a colaboração eficaz da equipe
• Processo de reunião eficiente: A distribuição em rodízio pode ajudar a simplificar o processo de reunião, garantindo que todos tenham uma função clara a desempenhar

Principais recursos das reuniões round-robin

O formato round-robin oferece uma abordagem equitativa para a colaboração da equipe. Veja como elas são estruturadas:

• Agenda da reunião: Uma pauta clara e concisapauta da reunião é essencial para o sucesso de uma reunião round-robin. Ela descreve os tópicos a serem discutidos e atribui intervalos de tempo específicos para cada tópico
• Regras e diretrizes: São estabelecidas para garantir uma distribuição justa. Incluem diretrizes para participação, gerenciamento de tempo e tomada de decisões
• Intervalos de tempo baseados em representantes: A duração de cada intervalo de tempo é decidida com base no número de participantes ou representantes de vendas e na complexidade dos tópicos
• Distribuição homogênea: A função de liderança é alternada entre todos os participantes, garantindo uma distribuição homogênea das responsabilidades

A duração e a frequência dos eventos round-robin podem variar de acordo com o tamanho da equipe, a carga de trabalho e as metas. No entanto, eles geralmente são realizados semanal ou quinzenalmente e duram de 30 minutos a uma hora.

Fato divertido: Um teste interlaboratorial round-robin envolve várias equipes de cientistas independentes que usam vários métodos e equipamentos para executar o mesmo teste. As equipes de vendas usam a regra de ligação round-robin para garantir a distribuição equitativa de leads entre os representantes de vendas. Desde o século 19, existem romances round-robin, nos quais muitos autores escrevem capítulos de um romance em rodadas.

Casos de uso comuns e exemplos

Como o método round-robin é uma abordagem equitativa para compartilhar responsabilidades e benefícios, ele é bastante popular. Aqui estão alguns casos de uso e exemplos comuns:

1. Programação de ligas esportivas

Nas ligas esportivas, a programação rigorosa de rodízio é uma prática padrão para criar uma programação justa e equilibrada. O sistema determina os confrontos para cada rodada, garantindo que cada equipe jogue contra todas as outras equipes o mesmo número de vezes. Isso evita que qualquer equipe tenha uma vantagem injusta.

Por exemplo, dez nações competiram na Copa do Mundo de Críquete da ICC de 2023 . Na fase round-robin, cada equipe enfrentou todas as outras equipes uma vez, resultando em nove partidas por equipe. As quatro melhores equipes no final da fase round-robin avançaram para as semifinais, onde competiram por uma vaga na final.

2. Central de atendimento ao cliente

O roteamento de chamadas round-robin pode ser usado em call centers de atendimento ao cliente para maximizar a disponibilidade e garantir que todos os clientes sejam atendidos prontamente. Quando uma chamada é recebida, o sistema determina qual agente a atenderá com base em uma programação rotativa. Isso equilibra as cargas de trabalho entre os agentes e evita que um indivíduo fique sobrecarregado.

3. Atribuição de tarefas da equipe do projeto

Em equipes de projeto, a programação round-robin pode ser usada para atribuir tarefas aos membros da equipe. Ao alternar as atribuições de tarefas, o sistema determina qual membro da equipe é responsável por cada tarefa. Isso garante que todos os membros da equipe possam contribuir de forma justa para o projeto. Isso também leva a perspectivas diversas e a uma melhor tomada de decisões.

Benefícios das reuniões Round Robin

As reuniões round-robin oferecem uma abordagem democrática e evitam a monopolização.

Aqui estão alguns de seus principais benefícios:

• Participação igualitária: Todos têm voz, promovendo um senso de inclusão
• Produtividade aprimorada: Funções e responsabilidades claras levam a discussões focadas
• Melhoria na tomada de decisões: Perspectivas diversas contribuem para escolhas bem informadas
• Aumento da coesão da equipe: A liderança compartilhada cria laços mais fortes e confiança

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Como configurar uma reunião round-robin

Cansado das mesmas reuniões de sempre, do mesmo jeito de sempre? Dê uma sacudida nas coisas com ClickUp uma plataforma de produtividade tudo em um.

Organize reuniões round-robin usando o ClickUp Meetings

Este é um guia passo a passo para configurar um evento round-robin e aprender como os recursos do ClickUp podem melhorar os resultados da reunião. Reuniões do ClickUp do ClickUp ajuda a agendar reuniões, fazer anotações, delegar tarefas e notificar os membros da equipe usando comentários atribuídos. Você também pode usar comandos /slash para realizar ações imediatas em qualquer coisa dentro do pacote ClickUp. Vamos explorar mais.

1. Determine o propósito e as metas

Compile a agenda de sua reunião com metas em uma visualização de lista e atribua trabalho aos membros da equipe por meio do ClickUp Tasks

Para começar, crie um novo projeto intitulado "Round-Robin Meeting" em seu espaço de trabalho do ClickUp. Esse projeto servirá como seu hub central para todas as tarefas e informações relacionadas à reunião.

Em seguida, as tarefas individuais de cada participante serão configuradas e atribuídas aos respectivos indivíduos com Tarefas do ClickUp . Adicione subtarefas para que todos preparem seu tópico ou contribuição e participem da reunião.

Use a edição colaborativa para definir metas de reunião em conjunto no ClickUp Docs

Para garantir um fluxo de reunião tranquilo, crie um documento usando Documentos do ClickUp intitulado "Agenda de Reunião Round-robin" Use esse documento para delinear os tópicos a serem discutidos, atribuir intervalos de tempo a cada participante e adicionar notas ou recursos relevantes com edição colaborativa.

O facilitador da reunião também pode @mencionar os membros da equipe para que se responsabilizem por suas ideias.

2. Convide os participantes e defina um limite de tempo

Para garantir reuniões round-robin bem-sucedidas, convide os participantes e defina um limite de tempo claro. O facilitador da reunião ou o gerente da equipe pode simplificar o processo usando Integrações do ClickUp com mais de 1.000 ferramentas externas.

Escolha rapidamente entre mais de 200 ferramentas nativas e mais de 1.000 ferramentas externas com as Integrações do ClickUp para configurar suas reuniões round-robin

Use as integrações do ClickUp para:

• Videoconferência: Integre o ClickUp com ferramentas como Microsoft Teams, Google Meet ou Zoom para facilitar as reuniões virtuais
• Rastreamento de tempo: Integrar com ferramentas como Timely, Clockify, Toggl, Timeneye ou TMetric para rastrear com precisão o tempo gasto em tarefas, automatizar a geração de planilhas de tempo e obter insights valiosos sobre a eficiência da reunião

3. Prepare uma agenda e escolha um facilitador

Use o Modelo de rastreador de reuniões do ClickUp para isso. Prepare pautas, designe um facilitador e gerencie os detalhes da reunião como um profissional. Quer se trate de uma revisão trimestral dos negócios, reuniões individuais ou comemorações de aniversário da equipe, este modelo torna as reuniões eficientes e objetivas.

Faça o download deste modelo

Modelo de controle de reuniões do ClickUp

Veja como usar este modelo especificamente para o planejamento de reuniões de rodízio:

• Prepare sua agenda: Com os campos personalizados, você pode adicionar itens específicos da pauta, atribuir responsabilidades para cada seção e delinear os principais pontos a serem abordados
• Atribua um facilitador: Designe um facilitador da reunião usando o campo personalizado "Líder". Perfeito para o rodízio de facilitadores em reuniões round-robin!

O ClickUp foi a melhor solução para nós porque combina várias ferramentas de gerenciamento de projetos em uma só. Do Mind-Mapping aos Documentos e Sprints, o ClickUp é uma ferramenta dinâmica para organizar as necessidades de gerenciamento de tarefas de qualquer departamento e dar visibilidade a toda a empresa.

Andrea Park, Coordenadora de Operações Comerciais da Spekit

4. Estabeleça regras básicas e inicie a reunião

Agende reuniões e sincronize calendários com lembretes automáticos configurados para reuniões round-robin com o ClickUp Calendar View

Antes de mergulhar na reunião round-robin, é fundamental estabelecer regras básicas. Use o Visualização do calendário do ClickUp para gerenciar visualmente tarefas, definir cronogramas e manter todos alinhados. Aqui está uma visão geral do que ele pode fazer por você:

• Visualizar o trabalho: Obter uma visão geral clara das tarefas, prazos e cronogramas do projeto
• Reagendamento de tarefas: Ajuste facilmente a duração e as dependências das tarefas com a funcionalidade de arrastar e soltar
• Simplicidade de agendamento: Adicione e reorganize tarefas diretamente no calendário para um agendamento flexível
• Compartilhamento e integração: Compartilhe seu calendário com outras pessoas e integre-o a calendários externos para obter uma sincronização perfeita

Você também pode usar modelos de notas de reunião como o Modelo de reuniões do ClickUp para gerenciar documentos de reuniões, calendários de reuniões, conversas com bate-papo embutido, tarefas e notificações, tudo em um só lugar.

Faça o download deste modelo

Modelo de reuniões do ClickUp

5. Facilite a discussão, resuma os pontos principais e faça o acompanhamento

Resuma anotações de reuniões, gere conteúdo específico do setor, edite e revise documentos ou pergunte sobre qualquer coisa que esteja acontecendo na plataforma com o ClickUp Brain ClickUp Brain o ClickUp Brain, assistente de IA do ClickUp, permite que você acesse o poder da IA generativa em seu próprio espaço de trabalho. Ele pode facilitar suas reuniões round-robin por meio das seguintes funcionalidades:

• Resumo: Resume notas e documentos de forma rápida e precisa em pontos concisos
• **Transcrição: Transcreva reuniões em vídeo, economizando tempo e esforço
• **Tradução: traduza notas de reunião para vários idiomas, incluindo francês, italiano, espanhol e outros
• Geração de notas: Gerar notas e listas de verificação diretamente no arquivoBloco de notas ClickUp recurso
• Criação de tarefas: Converta automaticamente as anotações da reunião em tarefas e subtarefas acionáveis

Você também pode usar Clipes do ClickUp para gravar e compartilhar gravações de tela. Crie e compartilhe agendas de reuniões, atualizações ou informações críticas com sua equipe. Os clipes são incorporados diretamente nas conversas do ClickUp, facilitando a comunicação visual e reduzindo mal-entendidos.

**Leia também Quais são os melhores gravadores de tela gratuitos sem marcas d'água? Em seguida, o Modelo de ata de reunião do ClickUp é um modelo personalizável e flexível que ajuda a gerenciar anotações de reuniões, visualizá-las por meio de exibições flexíveis e delegar trabalho aos participantes por meio de recursos de gerenciamento de tarefas.

Modelo de ata de reunião do ClickUp

Agora, vamos discutir as estratégias para uma reunião eficaz de Round Robbin.

Estratégias para reuniões eficazes de Round Robin

As reuniões round-robin, geralmente usadas com reuniões de standup são valiosas para a comunicação aberta e a colaboração da equipe.

Para garantir a eficácia das reuniões round-robin, estabeleça diretrizes claras, mantenha uma atmosfera positiva e incentive a participação ativa. Aqui estão algumas dicas para que suas reuniões round-robin cumpram seu objetivo:

1. Preparação de uma agenda

Vincule o ClickUp Docs a seus fluxos de trabalho e configure agendas de reuniões com facilidade

Uma reunião round-robin se beneficia significativamente do fato de ter uma pauta pré-elaborada. Nesse caso, a função de facilitador é alternada entre os membros da equipe,

Você pode usar o ClickUp Docs para criar uma pauta de reunião. Uma pauta pré-elaborada garante que cada reunião siga a mesma estrutura, independentemente de quem a esteja facilitando.

A pauta descreve o fluxo, os pontos de discussão e a alocação de tempo. Usando uma agenda pré-construída, os facilitadores novos ou rotativos têm um guia claro sobre como conduzir a reunião.

Para isso, você pode usar a Modelo de agenda de reunião do ClickUp para criar sua agenda pré-construída.

Modelo de agenda de reunião do ClickUp

Seja para liderar uma reunião de pais e mestres, uma reunião de equipe ou uma sessão do conselho executivo, este modelo é a solução para economizar tempo. Essa ferramenta fácil de usar simplifica a definição de tópicos, o estabelecimento de objetivos e a atribuição de responsabilidades.

2. Método de rodízio para participantes

Em uma estrutura de reunião round-robin, o método de rodízio garante uma distribuição igual de oportunidades para todos os participantes liderarem ou contribuírem. O sistema determina a ordem em que os participantes se envolvem, geralmente seguindo uma sequência predefinida.

O que há de bom nesse sistema:

• Ele incentiva diversas perspectivas ao alternar quem lidera ou fala primeiro,evitando o pensamento de grupoe incentivando uma gama mais abrangente de ideias
• Ao garantir que cada membro tenha uma chance justa de participar, reduz-se o potencial de preconceito
• Evita o favoritismo ou padrões inconscientes em que os mesmos indivíduos lideram ou falam consistentemente

3. Gerenciamento de tempo e manutenção das discussões nos trilhos

Controle o tempo manual ou automaticamente com o ClickUp Project Time Tracking

O gerenciamento eficaz do tempo é crucial para manter as reuniões de rodízio produtivas e focadas. Uma estratégia poderosa para conseguir isso é por meio do Controle de tempo do projeto ClickUp recurso.

Ele monitora perfeitamente o tempo em qualquer dispositivo - desktop, celular ou até mesmo em seu navegador da Web - por meio da extensão gratuita do ClickUp para o Chrome.

Ele também garante que você fique em dia com sua agenda, vinculando o tempo que você controla a tarefas específicas dentro do ClickUp. O sistema determina o espaço de cada participante à medida que chega a vez dele na reunião. Dessa forma, esse rastreador de tempo pode ajudar a manter as discussões em andamento sem ultrapassar o tempo alocado de nenhum participante da reunião.

O recurso de filtragem também permite que você classifique o tempo monitorado por data, status, prioridade, tags e assim por diante. Isso permite que você analise rapidamente o tempo gasto em várias discussões, garantindo que todos os pontos importantes foram abordados sem exceder o limite de tempo.

Leia também: 10 melhores aplicativos de agendamento para proprietários de pequenas empresas

4. Lidar com conflitos e garantir uma comunicação tranquila

Mencione membros da equipe em tempo real, atribua comentários e transmita feedback instantâneo usando o ClickUp Chat

Mal-entendidos ou discordâncias podem atrapalhar o fluxo, o que torna crucial ter um sistema que promova a clareza e a colaboração. Uma estratégia eficaz é usar Bate-papo do ClickUp . Com o Chat, você pode discutir tarefas dentro do mesmo contexto sem alternar para novos aplicativos.

E isso não é tudo! Você pode pedir ao ClickUp Brain para resumir os tópicos de bate-papo, facilitando o acompanhamento do que foi dito e sugerir ou criar tarefas diretamente da conversa.

Os comentários tornam-se indispensáveis para discussões contínuas ou resolução de conflitos que exigem informações mais detalhadas. Com Comentários atribuídos pelo ClickUp você pode fazer e responder perguntas, obter feedback e acompanhar o progresso sem perder o foco na tarefa em questão.

Etiqueta e práticas recomendadas para reuniões de round robins

As reuniões round-robin têm regras específicas e práticas recomendadas que as regem:

1. Regras a serem seguidas durante a reunião

Listamos algumas regras essenciais que você pode ter em mente ao realizar uma reunião round-robin:

• Mantenha uma distribuição igualitária do tempo de fala
  • todos têm sua vez, para que ninguém domine a conversa
• **Manter uma agenda clara, permitindo que os participantes preparem seus pensamentos com antecedência
• Limite o espaço de cada pessoa a uma duração definida para manter a reunião sob controle
• Incentiva a comunicação aberta e respeitosa Quando for a vez de outra pessoa, dê a ela toda a sua atenção
• Tenha um acompanhamento ou até mesmo umreunião postmortem para analisar o que funcionou, o que não funcionou e como melhorar as reuniões futuras

2. Evite armadilhas comuns

Durante as reuniões round-robin, vários erros comuns podem atrapalhar o fluxo e anular o objetivo dessas reuniões:

• Não se ater à pauta ou permitir que os participantes saiam do assunto
• Permitir que as vozes dominantes ofusquem os participantes mais calmos
• Concentrar-se demais em problemas individuais em vez de soluções coletivas
• Tratar a vez de cada pessoa como um evento isolado

Encontre maneiras de aproveitar o que foi dito pelo líder anterior. Seja discutindo estratégia ou gerenciando leads de entrada, promover a colaboração em vez da solução de problemas individuais torna as reuniões mais eficazes e equilibradas.

3. Técnicas para envolver todos os participantes

Faça brainstorming de ideias, colabore em tempo real, desenhe formas, arraste e solte notas adesivas e atribua tarefas e comentários com o ClickUp Whiteboards

Use Quadros brancos ClickUp como uma ferramenta de engajamento visual e brainstorming. Eles podem aumentar significativamente o envolvimento e o entusiasmo dos participantes durante as reuniões de rodízio.

As telas interativas permitem que as equipes colaborem em tempo real, mesmo quando os participantes estão a quilômetros de distância. Você pode fazer um brainstorming eficaz, fazer anotações e combinar suas melhores ideias em uma visão coesa.

**Leia também 11 Modelos e técnicas de brainstorming

4. Acompanhamento pós-reunião e itens de ação

Configure o ClickUp Automations para enviar lembretes de reuniões e automatizar tarefas para delegar à próxima pessoa em ação

Usando Automações do ClickUp para acompanhamento pós-reunião e itens de ação podem facilitar seu fluxo de trabalho, eliminando tarefas administrativas tediosas.

Com as Automações, você pode configurar processos que gerenciam automaticamente lembretes e atribuições, permitindo que você se concentre em um trabalho significativo em vez de ficar atolado em trabalho ocupado.

No ClickUp, as tarefas incluem status como "Em andamento", "Revisão", "Aceito" ou "Rejeitado" As automações podem ser configuradas para acionar ações específicas sempre que esses status mudarem, economizando seu tempo e garantindo a responsabilidade.

Você também pode configurar a automação para gerenciar datas de vencimento, permitindo que o ClickUp altere a data de vencimento de uma tarefa para uma data específica ou uma data de acionamento, garantindo acompanhamentos oportunos. Em seguida, configure Automações para mover tarefas para listas diferentes com base nas fases do projeto, facilitando a separação de tarefas de um plano de projeto em áreas distintas do espaço de trabalho.

**Leia também As 25 melhores soluções de software para gerenciamento de reuniões e agendas

Comparação com outros formatos de reunião

As reuniões round-robin oferecem uma abordagem exclusiva para a colaboração em equipe. Vamos compará-las com outras abordagens para entender melhor como elas se posicionam umas contra as outras.

Reuniões round-robin vs. reuniões tradicionais

Vamos nos aprofundar nas principais diferenças entre esses dois estilos de reunião:

| ----------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |

| Estrutura | Altamente estruturada, com ordem de fala e limites de tempo predeterminados | Menos estruturada, permitindo discussões mais espontâneas

| Participação | Assegura a participação igualitária de todos os membros | Pode ser dominada por certos indivíduos

| Eficiência | Geralmente mais eficiente devido ao seu formato estruturado | Pode ser menos eficiente, especialmente se as discussões saírem do tópico |

| Inclusividade | Promove a inclusão ao dar voz a todos | Pode não ser tão inclusivo se determinados indivíduos dominarem a conversa |

| Criatividade | Pode ser menos propício ao brainstorming criativo devido ao seu formato estruturado | Pode ser mais propício ao brainstorming criativo |

| Flexibilidade | Menos flexível devido à sua estrutura predeterminada | Mais flexível, permitindo mudanças espontâneas na agenda

Em última análise, a escolha entre reuniões round-robin e tradicionais depende das necessidades e das metas específicas da sua equipe.

**As reuniões round-robin são particularmente eficazes para

• Equipes que enfrentam dificuldades com personalidades dominantes ou participação desigual
• Situações em que é essencial garantir que a opinião de todos seja ouvida
• Tarefas que exigem uma abordagem estruturada e eficiente

**As reuniões tradicionais podem ser mais adequadas para

• Equipes que valorizam uma discussão mais espontânea e fluida
• Sessões de brainstorming criativas em que uma abordagem menos estruturada pode incentivar ideias inovadoras
• Situações em que a flexibilidade é crucial e a pauta pode precisar ser alterada

Reuniões round-robin vs. stand-up:

As reuniões round-robin e standup são formatos populares para colaboração em equipe, cada uma com pontos fortes e fracos exclusivos.

Vamos explorar as principais diferenças entre esses dois estilos de reunião:

Em resumo:

• As reuniões em rodízio são adequadas para equipes que precisam garantir que a opinião de todos seja ouvida e para tópicos que exigem discussões aprofundadas
• As reuniões em pé são ideais para equipes que precisam de check-ins diários, atualizações rápidas e uma abordagem focada na coordenação de tarefas

Conduza reuniões de rodízio como um profissional com o ClickUp

As reuniões round-robin permitem que as equipes colaborem de forma eficaz, garantindo que a voz de todos seja ouvida. Essas reuniões promovem perspectivas diversas e levam a decisões mais informadas.

O ClickUp facilita o processo, fornecendo uma estrutura estruturada para a realização de reuniões round-robin eficazes.

Você pode criar agendas facilmente, usar modelos gratuitos, atribuir tarefas, acompanhar o progresso e colaborar perfeitamente com os membros da sua equipe. O que está esperando? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e experimente os benefícios em primeira mão!