Acompanhar o inventário pode ser uma tarefa difícil, especialmente para empresas que gerenciam vários produtos e fornecedores. As mudanças constantes nos níveis de estoque podem causar confusão, perda de oportunidades de vendas e prejuízos financeiros.
Sem um sistema organizado, controlar o que está em estoque e o que precisa ser reabastecido pode rapidamente sair do controle.
O Microsoft Excel oferece uma solução com sua variedade de modelos de inventário gratuitos. Esses modelos fornecem uma estrutura organizada para registrar produtos, monitorar quantidades e gerenciar fornecedores. Sua versatilidade os torna adequados para proprietários de pequenas empresas e grandes armazéns, permitindo personalização para atender a necessidades específicas.
Vamos explorar esses modelos de inventário do Excel eficientes e fáceis de usar que auxiliam na gestão eficiente do estoque.
O que torna um modelo de inventário do Excel bom?
Um modelo de inventário do Excel é uma planilha pré-projetada que ajuda você a rastrear e gerenciar com eficiência os níveis de estoque no Excel.
Ao procurar os melhores modelos de gerenciamento de estoque, considere estes recursos essenciais:
- Clareza: o modelo deve ter um layout bem organizado, com títulos, seções e categorias claros para facilitar a inserção e a revisão dos dados de inventário.
- Facilidade de uso: o modelo deve ser intuitivo, permitindo que sua equipe navegue nele facilmente, independentemente da proficiência em Excel.
- Automação: deve oferecer suporte a fórmulas integradas para calcular totais, reduzindo o esforço manual e minimizando erros.
- Personalização: um bom modelo de planilha de inventário do Excel permite adicionar ou remover colunas, incorporar categorias específicas e aplicar elementos de marca (como logotipos e esquemas de cores) para atender às necessidades específicas da empresa.
- Representação visual: deve incluir tabelas ou gráficos que forneçam informações rápidas sobre os níveis e tendências de estoque.
- Recursos colaborativos: o modelo deve permitir que vários usuários visualizem, editem e compartilhem em tempo real, promovendo um trabalho em equipe eficaz.
8 modelos de inventário do Excel para os desafios do dia a dia
Vamos discutir os oito principais modelos de inventário do Excel para uma gestão eficiente do estoque:
1. Lista de inventário com modelo de destaque para reabastecimento da Microsoft
O modelo de lista de inventário com destaque para reabastecimento da Microsoft oferece uma maneira simples, mas eficaz, de monitorar os níveis de estoque, acompanhar os pontos de reabastecimento e garantir que você tenha os itens necessários em estoque.
Ele é equipado com colunas como ID do estoque, nome, descrição, preço unitário, quantidade em estoque e valor total do estoque. O recurso de formatação condicional destaca automaticamente os itens que precisam ser reabastecidos. Se o estoque de um item popular cair abaixo de um nível definido, ele será sinalizado imediatamente para que você possa reabastecê-lo antes que se esgote.
Ideal para: Proprietários de lojas de varejo que precisam monitorar os níveis de estoque e reabastecer rapidamente os itens mais vendidos para evitar a falta de estoque.
2. Modelo de inventário de bens pessoais da Microsoft
O modelo de inventário de bens pessoais da Microsoft detalha suas finanças pessoais em um piscar de olhos, sem a necessidade de vasculhar planilhas intermináveis.
Você pode inserir várias categorias de ativos, como 401(k), títulos, poupanças, ações ou até mesmo ativos físicos, como seu carro e sua casa, juntamente com seus respectivos valores. O gráfico de barras integrado transforma seus dados em uma imagem clara, mostrando quais categorias de ativos dominam seu portfólio.
O modelo é totalmente personalizável — você pode ajustar o texto, as cores, as imagens e o estilo do gráfico de acordo com suas preferências.
Ideal para: Pessoas que desejam catalogar e avaliar seus ativos para entender seu portfólio financeiro.
3. Modelo de inventário de armazém da Microsoft
O modelo de inventário de armazém da Microsoft permite que você veja tudo o que está acontecendo em seu armazém. Ele organiza seu estoque por descrições de itens, números de unidade de manutenção de estoque (SKU) e locais específicos de armazenamento.
Os principais recursos incluem:
- Cálculo do valor total do inventário: veja instantaneamente o valor total do seu inventário.
- Localização e organização das caixas: com elas, você pode identificar rapidamente o local de armazenamento dos itens, mantendo o chão do armazém organizado.
- Alertas de reabastecimento: o modelo sinaliza os itens que precisam ser reabastecidos, eliminando as suposições e garantindo que seus produtos mais vendidos estejam sempre em estoque.
- Impressão de listas de seleção: você pode imprimir uma lista de seleção diretamente do Excel. Isso dá à sua equipe uma orientação clara sobre o que selecionar e onde encontrar enquanto prepara os pedidos.
Ideal para: Gerentes de armazém em empresas de varejo ou comércio eletrônico que precisam acompanhar os níveis de estoque para o atendimento preciso e oportuno dos pedidos.
4. Modelo de planilha de inventário da Template.net
O modelo de planilha de inventário da Template.net é outro modelo de rastreamento de ativos que permite:
- Insira detalhes importantes, como nome da empresa, slogan, endereço e informações de contato na seção do cabeçalho.
- Armazene informações essenciais, como SKU, descrições de itens, quantidades disponíveis, custos unitários e valores totais.
- Registre todos os movimentos de estoque — compras, vendas, devoluções e ajustes — para manter seus registros precisos e atualizados.
- Monitore os níveis de estoque em tempo real e defina alertas de reabastecimento para evitar ficar sem os produtos mais vendidos ou ter excesso de estoque dos produtos de baixa rotatividade.
- Acompanhe os contatos dos fornecedores, prazos de entrega e preços para otimizar o reabastecimento.
Ideal para: Proprietários de pequenas empresas que lidam com vários fornecedores e linhas de produtos.
5. Modelo de inventário de loja da Template.net
Gerenciar o estoque da loja pode ser um desafio constante — os produtos chegam e se esgotam, e acompanhar tudo pode ser difícil. No entanto, o modelo de estoque da loja da Template.net mantém todas essas informações ao seu alcance.
Ele oferece recursos como:
- Acompanhamento do estoque em tempo real: o painel mostra o movimento total do estoque — 225 itens entrando, 150 saindo e 75 itens restantes —, proporcionando uma visão clara para tomar decisões rápidas sobre reabastecimento.
- Representação visual: O gráfico de linhas compara os itens recebidos com os vendidos ao longo do tempo, destacando tendências como camisetas masculinas de alto desempenho ou tênis de baixo desempenho. O gráfico de radar divide o inventário em categorias como roupas e calçados.
- Seção de notas: use esta área para informações adicionais, como instruções especiais de manuseio ou notas de promoção de vendas.
Ideal para: Empresas de varejo de roupas e calçados que precisam acompanhar o estoque sazonal, como jaquetas de inverno e sandálias de verão, para otimizar os níveis de estoque durante os períodos de pico de compras.
6. Modelo de planilha para gerenciamento de estoque de transporte e logística da Template.net
O modelo de planilha para gerenciamento de estoque de transporte e logística da Template.net gerencia uma variedade de dados logísticos de uma só vez:
- Descrição do item: obtenha uma descrição clara de cada item rapidamente.
- Número da peça e fornecedor: são essenciais para reabastecer e manter relações sólidas.
- Níveis de estoque: acompanhe o que você tem, o que está entrando e o que está saindo para manter o controle do seu inventário.
- Pontos de reabastecimento: saiba quando reabastecer o estoque para evitar faltas. O sistema faz o cálculo automaticamente para você, aliviando sua carga mental.
Além disso, quando você seleciona um item, os outros campos são preenchidos ou calculados automaticamente, economizando tempo e reduzindo erros.
Ideal para: Gerentes de logística que precisam rastrear suprimentos para evitar interrupções nas operações de envio.
➡️ Leia mais: Software e ferramentas de gerenciamento de compras e modelos de inventário do Google Sheets
7. Modelo de gerenciamento de estoque da Template.net
O modelo de gerenciamento de estoque da Template.net oferece clareza instantânea sobre o status do seu estoque.
Ele monitora seus custos unitários e preços, ajudando você a entender as margens de lucro gerais. Você também pode acessar os detalhes do fornecedor para cada produto, tornando o reabastecimento rápido e simples.
Além disso, o modelo inclui representações visuais (gráficos, barras e circulares) do seu estoque por produto e categoria.
Ideal para: Gerentes de restaurantes que precisam analisar as taxas de uso de ingredientes específicos para minimizar o desperdício e manter a disponibilidade do cardápio.
8. Modelo de inventário físico de armazém da WPS Office
O modelo de inventário físico de armazém da WPS Office oferece uma visão completa do estoque do seu armazém, permitindo que você monitore matérias-primas, produtos acabados e embalagens.
Os principais recursos são:
- Categorização clara: divide todo o seu armazém em categorias organizadas — matérias-primas, produtos semiacabados, produtos acabados e consumíveis.
- Estoque real vs. estoque do sistema: as colunas permitem registrar a contagem do estoque e compará-la com os números do sistema. Você pode registrar qualquer excedente (estoque extra) ou perdas (itens faltantes), o que ajuda a identificar rapidamente possíveis problemas.
- Acompanhamento monetário: o modelo controla quantos itens você tem e o valor deles. Com campos para preço unitário e valores totais em dólares, é fácil acompanhar o impacto financeiro do seu inventário.
Ideal para: Gerentes de armazém na indústria que precisam acompanhar discrepâncias de estoque para uma gestão eficiente do inventário e relatórios financeiros precisos.
Limitações do uso do Excel para rastrear o inventário
Embora o Excel seja uma ferramenta acessível e econômica para gerenciar o estoque, ele tem várias limitações:
- Manuseio manual: o Excel requer entrada manual, o que pode levar a erros, especialmente ao gerenciar grandes volumes de dados.
- Desafios de colaboração: a edição simultânea no Excel pode levar a problemas de controle de versão e conflitos de dados.
- Sem automação para processos complexos: o Excel pode automatizar cálculos básicos, mas processos de inventário mais avançados, como previsão de demanda ou reabastecimento automático, são difíceis de implementar.
- Falta de integração: integrar o Excel com outro software ERP ou CRM geralmente requer importações e exportações manuais, o que pode ser demorado.
- Segurança limitada: o Excel não possui os recursos de segurança robustos de um software especializado, tornando-o menos ideal para gerenciar dados confidenciais de inventário.
- Limitações visuais: o Excel não possui ferramentas avançadas de visualização de dados, como painéis interativos ou gráficos dinâmicos. Isso torna mais difícil acompanhar tendências, identificar padrões ou obter insights mais profundos sobre o desempenho do inventário.
Como resultado, há uma necessidade crescente de alternativas ao Excel para melhor atender às demandas das empresas modernas.
Alternativas aos modelos de inventário do Excel
Empresas com cadeias de abastecimento complexas podem considerar um software dedicado à gestão de estoque mais eficaz para suas necessidades.
É aí que o ClickUp entra em ação.
Seus painéis personalizáveis oferecem uma visão geral clara do estoque, acompanhando métricas importantes como rotatividade, pontos de reabastecimento e desempenho dos fornecedores — tudo em um só lugar para uma tomada de decisão mais inteligente. Além disso, você pode configurar alertas e lembretes para níveis baixos de estoque, necessidades de reabastecimento ou pedidos de remessas.
Além disso, vários membros da equipe podem acessar e atualizar os dados de inventário simultaneamente, mantendo todos — desde os funcionários do armazém até os gerentes — alinhados com informações em tempo real.
A melhor parte? O ClickUp tem uma enorme coleção de modelos de inventário pré-construídos para você começar, o que o torna um software de gerenciamento de inventário eficiente.
Vamos explorar alguns deles.
1. Modelo de inventário ClickUp
O modelo de inventário do ClickUp centraliza tudo em um único espaço — contatos de fornecedores, status de pagamentos e muito mais — para que você possa deixar de lado a interminável alternância entre planilhas, e-mails e formulários de pedido.
Ele oferece:
- Visualizações personalizadas: obtenha várias perspectivas do seu inventário, como a “Visualização do fornecedor” para ver quais fornecedores fornecem o quê ou a “Visualização do inventário” para acompanhar os níveis atuais de estoque em detalhes.
- Campos personalizados: acompanhe tudo, desde o custo por unidade até os pontos de reabastecimento, facilitando a previsão das necessidades.
- Automação: defina regras de automação personalizadas para lembrá-lo quando reabastecer ou quando os pagamentos estiverem vencidos.
Além disso, se você tiver diferentes departamentos, como vendas, compras e finanças, o modelo oferece um formato bem estruturado para um planejamento organizacional eficiente.
Ideal para: Gerentes de operações em empresas com vários departamentos que precisam de um sistema centralizado para otimizar o rastreamento de estoque.
Leia mais: Os 10 melhores softwares de logística (avaliações e preços)
2. Modelo de relatório de estoque ClickUp
O modelo de relatório de estoque do ClickUp ajuda você a reabastecer rapidamente os produtos mais vendidos e eliminar os produtos de baixa rotatividade que acumulam poeira nas prateleiras.
Veja como isso ajuda:
- Visualize os níveis de estoque rapidamente: o formato de tabela fácil de ler do modelo permite que você veja todos os detalhes do seu estoque sem precisar vasculhar intermináveis linhas de dados.
- Entrada de dados sem esforço: com a capacidade de entrada de dados sem código, ajustar os detalhes do produto é muito fácil — basta clicar, digitar e pronto.
- Ferramentas de análise: identifique padrões de movimentação de estoque, antecipe picos de demanda e ajuste seus pedidos.
Ideal para: Gerentes de comércio eletrônico que lidam com diversas linhas de produtos.
3. Modelo de gerenciamento de estoque ClickUp
O modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp é uma ferramenta em tempo real para rastrear quantidades de produtos, novos pedidos, fornecedores e até mesmo flutuações de custos — tudo em uma configuração organizada e fácil de gerenciar.
Isso ajuda a evitar excesso ou falta de estoque com alertas integrados e revisões programadas. Você pode tomar decisões informadas sobre o momento de reabastecimento e investimento, analisando as mudanças nos custos e as tendências de estoque.
Use a Exibição da linha do tempo para acompanhar as mudanças no inventário ao longo do tempo, garantindo que você esteja preparado para picos de demanda durante épocas de alta temporada, como a Black Friday.
Ideal para: varejistas e gerentes de estoque que desejam garantir que todos — do gerente de operações à equipe de vendas — estejam em sintonia quanto ao status do estoque e às necessidades de reabastecimento.
4. Modelo de inventário de escritório ClickUp
O modelo de inventário de escritório do ClickUp organiza o inventário do seu escritório, sejam laptops, lanches ou aquele suprimento infinito de café.
Com os recursos de controle de tempo, você pode monitorar a duração das tarefas, identificar gargalos (como atrasos de fornecedores) e ajustar seu cronograma de pedidos, seja fazendo novos pedidos mais cedo ou mudando para um fornecedor mais confiável.
Além disso, use a Exibição de conversas para se comunicar diretamente sobre questões ou alterações relacionadas ao inventário. Se houver um atraso na entrega de um novo pedido, marque os membros da equipe para sincronizar todos, de modo que ninguém seja pego de surpresa.
Ideal para: Gerentes de escritório ou equipes administrativas que gerenciam suprimentos de escritório.
5. Modelo de inventário de materiais de escritório ClickUp
O modelo de inventário de materiais de escritório do ClickUp oferece uma visão geral de todos os suprimentos de que seu escritório precisa.
Inclui campos personalizados para acompanhar os pedidos do seu escritório, tais como:
- Custo total: calcula o custo total do pedido com base no preço unitário e na quantidade.
- Departamento: atribui cada pedido a um departamento para facilitar o orçamento.
- Status do pagamento: rastreia se um item foi pago integralmente, parcialmente ou está pendente. Por exemplo, as decorações para árvores de Natal custam US$ 40, mas com a opção “Pagamento parcial” marcada, você saberá que deve entrar em contato com o fornecedor.
Ideal para: Gerentes de escritório que lidam com grandes volumes de contratos com fornecedores, pedidos em massa ou necessidades recorrentes de suprimentos.
6. Modelo de inventário de TI do ClickUp
O modelo de inventário de TI do ClickUp é uma solução completa que oferece controle total do inventário de tecnologia com lembretes e dependências automatizados.
Você pode definir lembretes trimestrais para verificar a disponibilidade de licenças ou vincular pedidos de hardware para que uma tarefa seja atualizada automaticamente quando outra for concluída.
A Visualização resumida oferece uma visão rápida do que está em estoque e do que está pendente, enquanto a Visualização do estoque atual mostra uma lista detalhada dos itens em estoque.
Ideal para: gerentes de TI e administradores de sistemas que supervisionam diversos ativos tecnológicos.
💡Dica profissional: use o ClickUp Brain para preencher automaticamente detalhes como custos de produtos ou alterações de fornecedores, reduzindo o tempo de entrada de dados. Ele também atualiza os membros da equipe quando os níveis de estoque mudam ou quando os itens precisam de atenção. Ele também pode resumir comentários e feedback, otimizando as discussões da equipe sobre o inventário.
7. Modelo de inventário para restaurantes ClickUp
O modelo de inventário para restaurantes do ClickUp ajuda você a monitorar os níveis de estoque de ingredientes importantes, reduzir o desperdício e evitar a falta de produtos.
Ele vem com várias visualizações, incluindo:
- Visualização do consumo semanal: exibe o uso semanal de cada item — se o seu restaurante usa 20 libras de parmesão por semana, você pode ajustar os pedidos para evitar compras excessivas ou falta de estoque.
- Visualização do armazenamento de itens: organiza todos os itens da cozinha, despensa, geladeira e freezer, atribuindo locais de armazenamento específicos.
- Visualização de falta de estoque: rastreia tudo o que está acabando ou completamente fora de estoque, para que você saiba exatamente o que reabastecer.
- Exibição de datas de validade: permite classificar os itens por data de validade, garantindo que você os use a tempo e evite desperdícios.
Ideal para: Proprietários de restaurantes de pequeno a médio porte que supervisionam as operações diárias da cozinha e precisam de uma ferramenta precisa de gerenciamento de estoque.
8. Modelo de ordem de compra e inventário do ClickUp
O modelo de ordem de compra e inventário do ClickUp foi projetado para rastrear todos os pedidos e gerenciar os níveis de estoque e os detalhes dos fornecedores.
Use-o para organizar os itens de estoque por categoria, IDs de produtos ou fornecedores. Você também pode armazenar informações importantes sobre fornecedores diretamente em seu espaço de trabalho, como detalhes de contato, preços e prazos de entrega. Isso permite que você veja quem está oferecendo o melhor negócio e a entrega mais rápida.
Além disso, defina tarefas recorrentes no ClickUp para pedidos regulares e use os lembretes do ClickUp para ser notificado quando for hora de fazer o próximo pedido.
Ideal para: Proprietários de empresas que procuram um software de inventário para acompanhar as ordens de compra e automatizar as novas encomendas.
➡️ Leia mais: Os 10 melhores softwares de gerenciamento de pedidos
9. Modelo simples de registro de estoque comercial do ClickUp
O modelo simples de registro de estoque comercial do ClickUp organiza todo o seu estoque em seções claras e codificadas por cores, como “Em falta”, “Crítico” e “Reabastecer”, para que você nunca mais perca uma venda por falta de estoque.
Possui 15 campos personalizados para armazenar os dados de cada item:
- Quantidade em estoque: exibe a quantidade de estoque restante
- Quantidade do pedido: especifica a quantidade de estoque a ser pedida quando os níveis atingirem o ponto crítico.
- Informações sobre fornecedores: rastreia os fornecedores dos quais você fez pedidos e seus detalhes de contato.
- Nível de reabastecimento: define um limite de reabastecimento e envia alertas quando o estoque fica abaixo desse nível.
Ideal para: Proprietários de cafés que precisam de um sistema simples para gerenciar os níveis de estoque de ingredientes essenciais.
Navegue pela gestão de estoque com facilidade com o ClickUp
Uma gestão eficaz do estoque garante que os níveis de estoque sejam otimizados, os custos sejam controlados e a satisfação do cliente permaneça alta.
Embora o Excel ofereça vários modelos para otimizar o processo de acompanhamento de estoque, depender exclusivamente de planilhas pode levar a ineficiências e complicações à medida que suas necessidades de estoque e seus negócios crescem.
O ClickUp vai além do simples acompanhamento. Com recursos como colaboração em tempo real, alertas automatizados para reabastecimento e ferramentas avançadas de visualização de dados, ele permite que você gerencie seu estoque com facilidade e precisão.
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