O que seria de um pintor sem sua tinta? Um -er! 😅
A piada pode ser redundante, mas o gerenciamento de recursos certamente não é. Esse processo nos bastidores desempenha um papel fundamental no sucesso de qualquer projeto. A verdade é que, mesmo que todos os seus materiais sejam de alta qualidade e todas as pessoas sejam capacitadas, isso não importará se você não souber como utilizá-los adequadamente.
Para planejar e executar um projeto de forma eficaz, você deve estar ciente dos recursos necessários e dos que possui. Você também deve ser adepto do gerenciamento de recursos. Somente assim seu projeto poderá ser executado sem problemas e alcançar resultados favoráveis.
Elaboramos este guia para ajudá-lo a atualizar seus conhecimentos sobre recursos de gerenciamento de projetos. Você aprenderá sobre os diferentes tipos de recursos, como identificá-los e gerenciá-los e como o software de gerenciamento de recursos pode simplificar esses processos.
O que são recursos de gerenciamento de projetos?
Os recursos do projeto representam qualquer coisa de que você dependa para a conclusão bem-sucedida do projeto. O gerenciamento de recursos é o processo de planejamento e uso desses elementos.
Os recursos de gerenciamento de projetos podem ser físicos, como ferramentas e materiais, e intangíveis, como tempo e esforço.
Os recursos físicos têm um valor monetário específico. Eles podem ser temporários ou fixos, dependendo de quanto tempo você os tem à sua disposição. Dito isso, os recursos intangíveis, como contratos, também podem ter uma data de validade.
Também podemos classificar os recursos de gerenciamento de projetos como internos ou externos. Os recursos internos são os ativos da sua empresa, como espaços de escritório, enquanto os recursos externos são aqueles que você obtém ou contrata de fora. Exemplos de recursos externos incluem empreiteiros e fornecedores.
Dica profissional: Para ficar por dentro de todos os recursos, use um sistema robusto de
software de gerenciamento de recursos
como
. Os gerentes de projeto usam o ClickUp como um hub completo para planejar recursos e trabalho. Os recursos versáteis e as opções de personalização da ferramenta permitem uma integração perfeita em qualquer fluxo de trabalho de projeto.
Aproveite os recursos versáteis de gerenciamento de projetos do ClickUp para gerenciar os recursos do projeto e otimizar seu fluxo de trabalho
Por que é importante gerenciar os recursos do projeto?
Vamos ilustrar a importância do gerenciamento de recursos com um exemplo:
_Imagine que você é um gerente de projeto que supervisiona o desenvolvimento de um aplicativo essencial
Como você não dedicou tempo suficiente ao planejamento, não conseguiu definir um cronograma realista e determinar os recursos necessários para concluir o projeto. Quando o desenvolvimento é iniciado, as coisas começam a desandar rapidamente. Os desenvolvedores e outros participantes do projeto estão correndo contra o tempo, sob pressão e não estão fazendo seu melhor trabalho.
O resultado é: um aplicativo de baixa qualidade que já passou do prazo. Ele está repleto de bugs e precisa de muitas revisões, o que acaba custando muito mais do que o previsto. Todos, inclusive o cliente, ficam insatisfeitos.
Essa abordagem desorganizada pode funcionar quando a empresa é pequena, mas não se você for
gerenciando grandes projetos para empresas
que lidam com vários projetos simultaneamente. Nesse cenário, você deve adotar uma abordagem estratégica, analisando cuidadosamente os requisitos do projeto e alocando os recursos de acordo. Um cronograma de projeto ambicioso, mas viável, leva em conta os inevitáveis problemas emergentes e garante que sua equipe trabalhe sem estresse e com eficiência. Você pode cumprir os prazos sem comprometer a qualidade, podendo até mesmo superar as expectativas do cliente. 🏆
Tipos de recursos do projeto
Enquanto os recursos em
pode ser classificado de várias maneiras; neste artigo, abordaremos quatro tipos básicos:
- Recursos financeiros
- Recursos materiais
- Recursos humanos
- Tempo
Saiba mais sobre cada tipo, seu significado e exemplos nas seções a seguir:
Recursos financeiros
O dinheiro é o recurso mais valioso para qualquer projeto. Ele representa a fundação de todos os outros recursos de gerenciamento de projetos, como materiais e mão de obra. É por isso que você deve gerenciá-lo meticulosamente desde o início. 💵
O apoio financeiro para seu projeto pode vir de várias fontes, como:
- Orçamento interno do projeto
- Investidores e patrocinadores externos
- Empréstimos bancários
- Subsídios
- Campanhas de crowdfunding
Ao tomar decisões financeiras, incline-se para opções econômicas. Na pior das hipóteses, você acabará com algum dinheiro de sobra. Por outro lado, se você ficar sem financiamento no meio do projeto, toda a operação ficará comprometida.
Dica profissional:
Orçamento de projeto do ClickUp com modelo de EAP
apresenta uma maneira simples, mas eficaz, de gerenciar os gastos do seu projeto. Ele inclui uma Estrutura Analítica de Trabalho (EAP), que permite acompanhar até mesmo as despesas mais pequenas.
Divida e acompanhe todas as despesas de seu projeto com o Orçamento de Projeto com Modelo WBS do ClickUp
Recursos materiais
Os recursos materiais são os ativos totais que sua empresa possui ou empresta e que dão vida ao seu projeto. Eles incluem:
- Instalações: São os espaços em que você conduzirá seus negócios, como escritórios, oficinas e áreas de armazenamento
- Materiais: Incluem consumíveis e materiais processados ou brutos que permitem a execução de seu projeto. Eles são perecíveis e esgotáveis, portanto, você precisa reabastecê-los regularmente
- Ferramentas: Representam os equipamentos, o maquinário ou o software que o ajudam a implementar o projeto. Eles se deterioram ou diminuem de valor com o tempo e você precisa atualizá-los de vez em quando
Dica profissional: O ClickUp oferece vários modelos para ajudá-lo a gerenciar os recursos materiais do projeto. Por exemplo, o modelo
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
é ideal para rastrear a disponibilidade de recursos do projeto, os status dos pedidos, os fornecedores e os preços. Com o
Modelo de gerenciamento de ativos do ClickUp
com o ClickUp Asset Management Template, você pode manter os registros do inventário, da condição e dos reparos do seu equipamento. 🛠️
Acompanhe a disponibilidade e os pedidos de seu estoque em tempo real com o modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Recursos humanos
As pessoas que fazem o seu projeto acontecer são os recursos mais complicados de gerenciar porque introduzem uma série de variáveis que você precisa considerar antes de fazer planos. Elas são personalidades únicas com seus compromissos, características e habilidades distintas. Eles também são essenciais para conduzir todas as operações do projeto, desde a concepção até a execução. 👥
É por isso que recrutar membros da equipe do projeto, desenvolvê-los e mantê-los satisfeitos exige a dedicação de tempo e recursos financeiros significativos. De acordo com a pesquisa do Project Management Institute, as deficiências de talentos podem
dos esforços de implementação da estratégia.
Os recursos humanos podem incluir:
- Gerentes de projeto: Indivíduos que planejam o projeto, alocam recursos e monitoram o progresso
- Membros da equipe do projeto: Um grupo diversificado de indivíduos que têm habilidades relevantes para o projeto e contribuem para ele
- Contratados externos: Pessoas de fora da organização que você contrata para fins específicos do projeto
Dica profissional: Você sabia que
ClickUp funciona como uma ferramenta de gerenciamento de equipe
? Ele simplifica o recrutamento, a integração e a administração. Com
mais de 100 modelos de RH pré-criados
você pode lidar com qualquer processo de RH sem esforço.
O ClickUp tem tudo o que você precisa para gerenciar o recurso mais impactante de seu projeto: as pessoas
Tempo
Embora seja o trabalho que impulsiona o projeto, o tempo que esse trabalho leva é um recurso essencial a ser considerado no planejamento. Tempo é dinheiro - o projeto não pode ser arrastado até o infinito e além. Ele deve seguir um cronograma para ficar dentro do orçamento e evitar interferir em outros compromissos.
O tempo também depende de vários outros recursos de gerenciamento de projetos. Por exemplo, quanto mais pessoas trabalharem em uma tarefa específica, menos tempo será necessário para concluí-la. Se a conclusão da tarefa depender de um determinado material limitado, você precisará fornecer uma quantidade suficiente desse recurso para evitar atrasos desnecessários.
A princípio, estimar quanto tempo as tarefas do projeto levarão pode ser difícil - a menos que você controle o tempo. Ao fazer isso, você poderá atribuir intervalos de tempo a tarefas com mais precisão no futuro e definir cronogramas de projeto realistas. ⌛
Dica profissional:
O ClickUp permite que você registre o tempo
de qualquer dispositivo e gerar rapidamente relatórios para análise.
Registre quanto tempo cada tarefa leva e crie relatórios sem esforço com o ClickUp
Identificando e gerenciando recursos para um projeto: Processo passo a passo
Se você quiser que seu projeto seja executado sem problemas, comece a se preparar bem antes da data de início do projeto e esteja atento à forma como gerencia os recursos.
Na próxima seção, compartilharemos as etapas necessárias para o gerenciamento de recursos do projeto. Você também aprenderá sobre algumas técnicas úteis de gerenciamento, como
e previsão.
Etapa 1: definir o escopo do projeto
Criar o plano do projeto é a primeira etapa do manual de qualquer gerente de recursos. Liste todas as informações que são cruciais para o início do trabalho do projeto, como:
- Tarefas específicas e suas dependências
- Membros da equipe e suas funções
- Cronograma esperado do projeto
- Métricas que determinarão o sucesso do projeto
Conhecer as especificidades das atividades do seu projeto o ajudará a avaliar os recursos necessários.
Etapa 2: Comunique-se com os membros da equipe
Você deve envolver toda a equipe no processo de planejamento de recursos. Eles são especialistas e podem ter experiência com projetos semelhantes e podem lhe dar indicadores para ajudar na previsão de recursos.
Assim, você poderá fazer estimativas mais precisas sobre quanto tempo e outros recursos necessários cada tarefa do projeto precisa e alocá-los de forma eficaz. 🔮
Etapa 3: Analisar os recursos disponíveis
Antes de determinar quanto de cada recurso deve ser reservado, você deve coletar dados sobre os ativos disponíveis atualmente. O principal recurso que você deve analisar é o orçamento. Depois de cobrir o básico, dê atenção a:
- Recursos vitais para o início do projeto
- Aqueles que exigem pré-encomenda
Ao garantir que você tenha todos os meios para iniciar o projeto com sucesso e sem atrasos, você cria uma base sólida sobre a qual se desenvolverá.
Etapa 4: criar um plano de recursos
Depois de ter todas as informações necessárias, elabore um plano oficial de recursos para o projeto
. Esse documento orientará os próximos esforços de gerenciamento de recursos de toda a equipe. Defina todos os requisitos de recursos de seu projeto e inclua suas descrições, quantidades necessárias e prazos de aquisição.
Etapa 5: criar um cronograma de recursos
Nesta etapa, você deve alinhar sua
com o cronograma do projeto. A programação de recursos evita atrasos e garante que todos os equipamentos e materiais cheguem a tempo para que sua equipe não perca tempo esperando. Se você precisar contratar prestadores de serviços externos, certifique-se de que eles estejam disponíveis para realizar o trabalho quando necessário. 📝
Etapa 6: alocar recursos
A alocação de recursos é o ponto crucial de sua estratégia de gerenciamento de recursos. Nessa etapa, você deve empregar todo o seu poder mental e habilidades de gerenciamento de tempo para determinar quem usará qual recurso e quando.
Muitos recursos são limitados, portanto, criar um cronograma preciso com antecedência é necessário para dois fatores decisivos que afetam o sucesso do projeto:
- Evitar conflitos
- Garantir a máxima eficiência
Esse processo de atribuição de recursos a diferentes tarefas do projeto é conhecido como
e é parte integrante do período de planejamento.
Ao alocar o trabalho para os membros da equipe, considere a disponibilidade deles e atribua o trabalho de acordo. Embora pareça atraente em teoria, preencher o tempo deles para atingir 100% da capacidade não é uma boa ideia. Circunstâncias imprevistas acontecem o tempo todo - se um dos membros da equipe ficar doente, outros terão que substituí-lo. Deixar alguma margem de manobra para essas situações ajudará a manter seu projeto dentro do cronograma.
É fundamental ser adaptável e reajustar prontamente as datas ou reatribuir recursos para resolver problemas emergentes e evitar o excesso de trabalho. Chamamos esse processo de nivelamento de recursos.
Etapa 7: Acompanhe o progresso e analise os resultados
Você deve monitorar como os recursos estão sendo usados para garantir que não haja atrasos no cronograma ou excesso de orçamento. Para obter os insights mais precisos, você deve determinar seus principais indicadores de desempenho_ antecipadamente e medir o progresso_ à medida que avança no ciclo de vida do projeto. Isso permitirá que você detecte problemas rapidamente e aja de acordo com eles antes que inviabilizem todo o projeto.
Quando a equipe terminar o projeto, você poderá analisar essas métricas para compreender a eficácia dos seus esforços de gerenciamento de recursos. Dessa forma, você saberá exatamente o que deu certo e o que deve ser melhorado no próximo projeto. 📈
Como gerenciar recursos de projeto com o ClickUp
O planejamento de recursos é provavelmente a atividade mais
aspecto desafiador do gerenciamento de projetos
. Ele exige que você pense quilômetros à frente. Se você fizer uma escolha errada, todo o projeto pode ir por água abaixo. Felizmente, você tem
ferramentas de gerenciamento de recursos
como o ClickUp, à sua disposição para garantir que você tenha tudo o que precisa para a decolagem do projeto. 🛫
A seguir, explicaremos como usar o ClickUp para planejar e gerenciar recursos para qualquer projeto. Você pode começar do zero ou aproveitar os vários modelos prontos do ClickUp. Para começar, você pode achar estes dois úteis:
Veja como aproveitar ao máximo o
Os recursos abrangentes de gerenciamento de projetos do ClickUp
:
Crie seu espaço de trabalho e inventário
Hierarquia de projetos do ClickUp
permite organizar e otimizar todo o processo de gerenciamento de recursos. Crie seu espaço de trabalho, adicione uma tarefa para cada item de trabalho e atribua-o ao membro responsável da equipe. Defina dependências de tarefas para esclarecer a sequência de tarefas e evitar gargalos. 🔗
Especifique tarefas e dependências de tarefas no ClickUp para tornar a execução do projeto perfeita
Use uma das
ou crie automações personalizadas para otimizar seu fluxo de trabalho e dimensionar suas operações. Com as Automações, você não precisa perder tempo com trabalho manual repetitivo e pode se concentrar no gerenciamento de recursos.
O ClickUp simplifica ainda mais a colaboração e a comunicação multifuncional - use a exibição de tarefas para adicionar descrições, listas de verificação e arquivos e ajudar os responsáveis a executar o trabalho com perfeição. Quando precisar de informações diretas dos membros da equipe ou das partes interessadas, solicite-as nos comentários da tarefa ou por meio de
.
Planeje seus recursos
O ClickUp vem com
mais de 15 exibições personalizáveis
permitindo que você gerencie e acompanhe qualquer aspecto do planejamento de recursos com facilidade. Obtenha uma visão geral clara dos recursos atuais e pendentes, aproveitando:
- O padrão Visualização de lista do ClickUp
- O estilo Kanban Visualização do quadro
Atribua a cada recurso um rótulo de prioridade para que sua equipe saiba o que deve ser feito primeiro. Você também pode adicionar campos personalizados, como status e fórmulas, que podem calcular automaticamente seus custos.
Quando tiver todas as informações, elabore seu plano de gerenciamento de recursos com
-o editor de texto interno da plataforma. Para o agendamento de recursos, você pode usar o
Visualização de Gantt do ClickUp
ou
para visualizar a linha do tempo dos próximos esforços de gerenciamento de recursos.
Entenda melhor o cronograma de seus recursos com a visualização de Gantt do ClickUp
Crie um cronograma personalizado
para solicitar informações do fornecedor, como preços e estoque. Armazene e organize todos os dados coletados para facilitar a
e tomada de decisões. Com
Visualização do mapa do ClickUp
você pode verificar a localização exata de cada fornecedor ou instalação sem sair do aplicativo. 📍
Atribua trabalho e acompanhe o progresso
Agora é hora de colocar seu plano de recursos em ação com a alocação de recursos. Use
Visualização da carga de trabalho do ClickUp
para indicar trabalho aos membros da equipe com base na disponibilidade. Defina a capacidade deles usando indicadores como:
- Tempo
- Números de tarefas
- Pontos de sprint
Você pode até adicionar um campo personalizado para adaptar a visualização aos fluxos de trabalho de equipes específicas. Depois disso, tudo o que resta a fazer é escolher como você deseja que a exibição apareça, incluindo o período exibido.
A visualização de carga de trabalho do ClickUp torna o carregamento de recursos um passeio no parque
À medida que sua equipe conclui o trabalho e usa os recursos, ela pode marcar o progresso na plataforma. Usando mais de 50 cartões, você pode criar uma visualização de carga de trabalho personalizada
para avaliar o desempenho em um relance. Você também pode especificar seus objetivos em
e acompanhe seu progresso em relação a elas com metas mensuráveis.
Otimize o gerenciamento de recursos do projeto com o ClickUp
A maneira como você lida com os recursos de gerenciamento de projetos pode ser decisiva para os resultados do projeto. O planejamento e a alocação eficazes de recursos posicionam sua equipe para o sucesso, garantindo a entrega do projeto no prazo e sem estresse.
O gerenciamento de recursos é uma operação complexa, mas você pode simplificá-la colhendo os
benefícios do software de gerenciamento de projetos
como o ClickUp.
Experimente o ClickUp gratuitamente
e use-o para fazer a mais deliciosa limonada com os limões que lhe foram dados! 🍋