O que é necessário para concluir um projeto com sucesso? Pessoas, tempo e dinheiro? Sim, mas há mais. A conclusão bem-sucedida de um projeto requer a programação adequada de recursos para as tarefas certas, no momento certo e em uma ordem lógica.
Portanto, não é de se admirar que as empresas percam milhões de dólares em custos reais e de oportunidade decorrentes de atrasos ou estouros de orçamento.
Como gerente de projeto, a programação eficaz de recursos é fundamental para garantir o sucesso.
O que é programação de recursos?
A programação de recursos é uma parte essencial do gerenciamento de projetos, em que os membros da equipe disponíveis recebem tarefas específicas a serem concluídas dentro de um prazo predeterminado. Existem basicamente dois métodos de programação de recursos: Com restrição de tempo ou com restrição de recursos.
Programação de recursos com restrição de tempo
Se houver um prazo definido para o projeto, você atribuirá recursos para concluir o trabalho dentro desse cronograma. Nesse caso, há um prazo fixo, mas os recursos são flexíveis. As organizações ou agências de serviços profissionais com recursos extras aguardando projetos normalmente usam a programação de recursos com restrição de tempo.
Também é aplicável a projetos que têm uma data de lançamento definida. Por exemplo, se você estiver planejando um lançamento para o Natal, terá restrições de tempo até 25 de dezembro (ou antes).
Programação com restrição de recursos
Por outro lado, se você tiver um número limitado de recursos, planejará o projeto de acordo com a disponibilidade e a capacidade dos recursos.
Esse método de gerenciamento de recursos exige flexibilidade nos cronogramas. A programação com restrição de recursos é normalmente usada por empresas de produtos ou equipes internas, nas quais você contrata membros adicionais da equipe ou prestadores de serviços. Por exemplo, quando a ClickUp adiciona recursos de IA à nossa plataforma, programamos o projeto com nossos restrições de recursos em mente.
De qualquer forma, um cronograma de recursos é fundamentalmente regido por recursos e tempo. Vejamos o exemplo de um equipe de produção de conteúdo . Ela tem analistas de SEO, redatores, editores, designers e editores. Aqui, cada pessoa executa sua tarefa depois de concluir a anterior. Portanto, você precisa programar os recursos sequencialmente como um sprint quinzenal.
- Pesquisa e resumo de SEO dos dias 1 a 3
- Redação dos dias 4 a 9
- Edição do dia 10 ao 12
- Design do dia 13 ao 15
Até mesmo esse simples cronograma de recursos apresenta desafios. Como você pode ver no gráfico acima, um analista de SEO ou um editor precisa de três dias para concluir sua tarefa, enquanto o escritor precisa de seis para a sua.
Portanto, se essa equipe tivesse um recurso com cada habilidade, todos, exceto o redator, seriam subutilizados. É exatamente esse problema que a programação eficaz de recursos procura resolver.
Por que a programação de recursos é importante no gerenciamento de projetos?
A mão de obra chega a custar "70% do total das despesas operacionais de uma organização" sugere a pesquisa do Human Capital Management Institute (HCMI). Isso significa que, embora os funcionários sejam seus maiores ativos, eles também são sua maior despesa. Portanto, você precisa utilizá-los de forma otimizada e eficaz.
Otimização de recursos
visualização da carga de trabalho no clickup
Você notará que não dissemos "maximizar os recursos humanos" porque a melhor utilização das habilidades de uma pessoa nem sempre equivale a 100% do seu tempo. De fato, " Pesquisa da Gartner mostra que as equipes com menor utilização podem reduzir em 30% ou mais o tempo necessário para fornecer valor comercial"
A programação de recursos capacita os gerentes de projeto a usar o tempo dos membros da equipe de forma eficaz. Isso permite que eles façam o melhor uso das pessoas e habilidades disponíveis para maximizar os resultados.
Entregando no prazo e dentro do orçamento
Aproveite o agendamento de recursos para garantir que você conclua o projeto dentro do tempo e do orçamento alocados.
Isso permite que você visualize o curso futuro do projeto e faça os ajustes necessários planos de contingência com bastante antecedência. Quando ocorrer um evento inesperado, ajuste ou gire conforme necessário.
Fornecimento de serviços de qualidade
A programação de projetos é mais do que uma calendário de recursos . É uma visualização transparente de como seria a entrega do projeto. Ele conteria as tarefas do projeto, as responsabilidades, as dependências, as transferências, a colaboração, os ciclos de feedback etc.
Com uma visão tão abrangente, cada membro da equipe entende sua função no ciclo de vida do projeto. Dessa forma, eles colaborarão com seus colegas de forma mais eficaz, recebendo transferências holísticas e transmitindo instruções claras. Juntos, eles fornecerão serviços que atendem aos padrões esperados.
Economia de custos
Identificar lacunas em seu plano é fácil quando você programa seus recursos com antecedência. Isso dá aos gerentes de projeto o tempo e a oportunidade de contratar com antecedência ou reorganizar suas equipes para preencher as lacunas.
Sem um cronograma de recursos, as lacunas aparecerão com frequência durante o projeto, fazendo com que todos se esforcem para encontrar soluções e gerando despesas desnecessárias. As lacunas no cronograma do projeto também causam problemas de gerenciamento de recursos relacionados ao envolvimento, desempenho e retenção dos funcionários.
Revisões e retrospectivas fortes
Uma boa revisão é aquela em que você mede os resultados em relação a um plano, e o cronograma de recursos funciona como o plano. As revisões ajudam você a entender se houve atrasos, orçamentos excedidos, problemas de colaboração ou outros desafios interpessoais. Com base nisso, estruture seus planos de melhoria contínua para projetos futuros.
Benefícios da programação de recursos
O objetivo de qualquer projeto é gerar ou aumentar a receita. A programação de recursos garante que você obtenha os resultados desejados.
Para os membros da equipe
Com um cronograma de recursos claro, visível e transparente, todos os membros da equipe sabem exatamente o que precisam fazer, em quais padrões e até quando. Portanto, eles têm:
- Clareza sobre sua função para fazer seu melhor trabalho, assumindo a responsabilidade por seus resultados
- Caminho para a conclusão para planejar férias, intervalos, licenças sabáticas e outros grandes eventos da vida
- Um senso de propósito para conectar suas tarefas às metas de negócios, promovendo o comprometimento
- Envolvimento no local de trabalho para melhorar a colaboração
- Visibilidade do desempenho para atingir suas metas de desempenhometas durante todo o projeto e entender como seu sucesso será avaliado
Estabeleça metas mensuráveis para tarefas e projetos com progressão automática para atingir objetivos de forma mais eficaz com cronogramas definidos e metas quantificáveis
Para gerentes de projeto
Os líderes gerenciarão projetos, tarefas, equipes e resultados de forma eficaz com alocação de recursos para fornecer o seguinte:
- Uma visão clara de quem está fazendo o quê, otimizando a utilização e o envolvimento dos funcionários
- Visão geral das lacunas ou sobrecargas para resolvê-las e manter o projeto no caminho certo
- Capacidade de prever atrasos ou excessos orçamentários para evitar problemas e se preparar para os inevitáveis
- Adaptabilidade a mudanças à medida que as demandas do mercado, as necessidades dos clientes ou as estruturas organizacionais evoluem
- Liberdade para comunicar o status do projeto com precisão e regularidade à liderança
Para a organização
A programação eficaz de recursos ajuda a organização a aproveitar a equipe da melhor maneira possível.
- Contratar **as pessoas certas no momento certo
- Cobrar do cliente o preço certo com base em uma estimativa quase exata de esforço e tempo
- Identificar lacunas nas habilidades ou capacidades para planejar a estratégia de aprendizado e desenvolvimento
- Prever com precisão a demanda de recursos
- Evitar desvios de escopo
Como criar um cronograma de recursos?
1. Determinar o escopo do projeto e os requisitos de recursos
Antes de iniciar o processo de programação de recursos, comece determinando o escopo do projeto e quais recursos você precisa para concluí-lo. Ao fazer isso, considere o seguinte.
Tempo que você tem: Pense além do número de dias úteis. Considere também se há outros dias de folga que as pessoas possam ter para um fim de semana prolongado ou um grande evento interno do qual sua equipe possa estar envolvida.
Habilidades necessárias: Identifique todas as habilidades necessárias para concluir o projeto, incluindo habilidades técnicas, operacionais e gerenciais.
Recursos necessários: Um indivíduo pode ter mais de uma habilidade. Vários indivíduos podem ter a mesma habilidade. Crie a combinação ideal de membros da equipe para constituir as habilidades necessárias.
Estrutura analítica do trabalho (WBS): Divida o projeto em componentes pequenos, hierárquicos e gerenciáveis, ou seja, tarefas.
Dependências: Descreva a ordem em que suas equipes devem concluir as tarefas e como cada uma delas influencia as atividades upstream ou downstream.
Restrições: É um prazo apertado? cronograma do projeto ? Há menos pessoas do que você acha que precisa? O orçamento é limitado? Sua equipe está trabalhando em diferentes fusos horários que não se sobrepõem?
Identifique todos os obstáculos que você provavelmente encontrará. Além disso, avalie a demanda de recursos dentro da sua organização para um melhor compartilhamento de habilidades.
Entregáveis do projeto e medidas de sucesso: Escreva o que você espera que cada membro da equipe entregue e como medirá o desempenho deles. Isso garantirá que todos estejam na mesma página e que estejam trabalhando em conjunto.
2. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de recursos
Há muito tempo, as organizações usam tabelas e planilhas para programar recursos. Isso funciona para tarefas simples e sequenciais, como a demonstrada acima. No entanto, quando as equipes ficam maiores, as tarefas ficam complexas e as dependências aumentam, é necessário um software de programação de recursos projetado para atender às suas necessidades.
Todos os recursos de que você precisa para agendar recursos fazem parte do aplicativo de gerenciamento de projetos do ClickUp.
- Tarefas de projeto
- Os usuários podem alocar tarefas específicas para
- Capacidade de ver as cargas de trabalho e adaptá-las às necessidades atuais
- Dependências entre tarefas e projetos
- Rastreador de tempo e planilhas de tempo para simplificar o gerenciamento
- Lista, Kanban, calendário eVisualizações de gráfico de Gantt* Dashboards para análises rápidas de desempenho
- Documentação, comentários e quadros brancos para colaboração
Transforme suas tarefas mais importantes em marcos para criar uma representação visual do progresso feito em seus projetos
O ClickUp também possui recursos fáceis de arrastar e soltar, uma interface amigável, notificações e fluxos de trabalho personalizáveis para tornar o agendamento de projetos simples e eficaz.
3. Criar tarefas
Gerencie tarefas e projetos e colabore de forma eficiente com sua equipe usando o ClickUp
Depois de escolher a ferramenta de gerenciamento de recursos, configure o projeto como uma coleção de subprojetos, tarefas, subtarefas e listas de verificação. Com o ClickUp, você tem total flexibilidade com suas gerenciamento de tarefas .
Personalização: Crie a estrutura necessária com Automação pontos de sprint, dados de campos personalizados e muito mais.
Hierarquia: Crie subtarefas aninhadas e reorganize-as ou edite-as em massa com facilidade. Além disso, defina dependências enquanto estiver fazendo isso.
Agrupamento: Organize as tarefas por categorias, crie status personalizados, atribua prioridades e adicione tags. Vincule tarefas, documentos e integrações para permitir o acesso ao conhecimento de todos os membros da equipe.
Tarefas recorrentes: Defina reuniões semanais ou lembretes diários como tarefas recorrentes para adicionar automaticamente à sua lista.
Modelos: Use modelos de tarefas para criar um fluxo de trabalho para tarefas repetidas. Por exemplo, você pode configurar um modelo de relacionamento com o candidato para reutilizá-lo sempre que alguém fizer uma nova solicitação de contratação.
Marcos: Defina metas que signifiquem a conclusão de etapas essenciais em seu projeto. Reserve um tempo para comemorá-las também.
4. Atribua recursos ao projeto
Garanta que seus comentários sejam vistos atribuindo comentários aos usuários diretamente nas tarefas e obtenha uma visualização rápida dos comentários atribuídos em uma lista de verificação
Atribua indivíduos a cada tarefa/subtarefa. Com a ferramenta de gerenciamento de recursos do ClickUp, você pode atribuir vários indivíduos a uma tarefa. Você também pode adicionar visualizadores, que receberão notificações quando houver uma atualização ou uma alteração de status.
Use o ClickUp Box View para ver se os membros da equipe estão ocupados ou disponíveis. Use a visualização de carga de trabalho para avaliar se cada membro da equipe está acima ou abaixo da capacidade. Ative o controle de tempo e as estimativas para ficar por dentro do progresso.
5. Avaliar a viabilidade
Após a configuração, é hora de verificar e garantir que tudo esteja bem. Use o mais de 15 visualizações O ClickUp se oferece para fazer isso.
Visualização de calendário: Use a visualização de calendário (dias, semanas ou meses) para gerenciamento de tempo e verificar se os marcos estão alinhados com os prazos do projeto.
Visualização de Gantt: Use a visualização de Gantt para garantir que as tarefas executadas em paralelo não sejam dependentes umas das outras. Mova-as para garantir a transferência suave de tarefas de um estágio para outro, fortalecendo o gerenciamento de recursos. No ClickUp, você também pode identificar caminho crítico e tempo de folga para reprogramar alguns trabalhos sem afetar os prazos maiores.
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize o trabalho da sua equipe em um calendário flexível que mantém todos na mesma página
Visualização da linha do tempo: Visualize o roteiro, as tarefas concluídas e os eventos futuros em uma linha linear linha do tempo do projeto para procurar anomalias.
6. Prepare sua equipe para o sucesso
Use o ClickUp Docs para criar e conectar belos documentos, wikis e muito mais para uma execução perfeita de ideias com sua equipe
Reúna todos os ativos de projeto necessários em um só lugar. Você pode usar Documentos do ClickUp para documentar projetos. Se você tiver ativos em outras ferramentas, como Figma ou Google Sheets, incorpore-os também ao seu ClickUp Workspace. Use o Quadro branco do ClickUp para fazer brainstorming. Ative os comentários para que a equipe converse entre si ou converta rapidamente os comentários em tarefas!
7. Monitorar e melhorar
Acompanhamento e monitoramento de tarefas, recursos e progresso do projeto na visualização do ClickUp Dashboard
A programação de recursos não termina quando o projeto começa. À medida que as equipes concluem suas tarefas a cada dia, os gerentes de projeto devem monitorar o progresso e fazer ajustes, se necessário. Use Dashboards do ClickUp para isso.
Crie seu painel personalizado com indicadores de projeto vitais para você. Adicione widgets para membros da equipe, caminhos críticos, sprints, status e outros aspectos em um só lugar.
Se estiver procurando um espaço de trabalho em branco, use o Modelo de planejamento de recursos . Personalize-o de acordo com suas necessidades, sem esforço. Aqui estão mais alguns modelos de planejamento de recursos no Excel e no Google Sheets para ajudá-lo a tomar sua decisão.
6 estratégias para uma programação eficaz de recursos
Depois de examinar os detalhes necessários para uma programação eficaz de recursos, aqui estão algumas estratégias eficazes para o gerenciamento de projetos.
Defina claramente os padrões
Você considera um projeto concluído quando executa todas as tarefas e atende a todas as especificações do cliente. Portanto, use seu sistema de programação de recursos para:
- Definir requisitos, expectativas, medidas de sucesso e padrões de qualidade
- Reunir toda a equipe do projeto e discutir os padrões com eles
- Publicar isso em uma linguagem simples e torná-lo acessível a todos para uso posterior
Planeje tempo e recursos extras
Visualize tarefas e recursos em um só lugar usando Modelo de planejamento de recursos do ClickUp Programe seus recursos com algumas margens para mudanças ou desenvolvimentos repentinos. Não utilize seus recursos humanos 100%. a utilização de 75-80% dá espaço para todos.
O tempo extra preserva a energia cognitiva, especialmente no trabalho criativo, como redação, design e desenvolvimento de software, o que leva a melhores resultados em geral.
Além disso, não faça a programação até o último minuto. Deixe de 1 a 2 dias no final para cobrir atrasos inesperados. Se o site recém-desenvolvido falhar ou o anúncio em banner tiver um erro de digitação, esse tempo extra salvará o dia.
Planeje as dependências
Todo projeto, por mais simples que pareça, tem dependências inerentes. Planeje em torno delas para garantir que ninguém fique sobrecarregado. Certifique-se de não sobrecarregar os membros da equipe com atrasos no final do fluxo de trabalho.
Por exemplo, se a sua pequena equipe de DevOps precisar colocar centenas de recursos em produção no último dia, é provável que haja colapsos técnicos e emocionais. Em vez disso, escalone essas atividades cuidadosamente.
Monitore o tempo todo
Fique de olho no progresso, capacidade e utilização da equipe toda semana, se não diariamente. Evite sobrecarregar ou subutilizar seus recursos. Realoque recursos para tarefas críticas ou obstáculos inesperados, como emergências pessoais ou doenças.
Comunique-se proativamente
Mantenha os canais de comunicação abertos para incentivar a colaboração entre as equipes. Mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o progresso com base em suas necessidades. Por exemplo, o diretor de tecnologia (CTO) precisará de atualizações semanais sobre o progresso de todo o projeto em um nível elevado.
Os membros da equipe abaixo do executivo de nível C precisam de atualizações de nível micro sobre suas tarefas upstream. Faça isso manualmente ou automatize relatórios em intervalos regulares.
Encerrar um projeto de forma significativa
- Verifique com o cliente se ele está satisfeito com todos os aspectos do projeto
- Busque feedback sobre o que você fez bem e o que precisa ser melhorado
- Comemore a vitória com a equipe
- Realize retrospectivas ou análises de desempenho para discutir o sucesso da tarefa ou do projeto como uma equipe
- Encerre todas as tarefas noferramenta de gerenciamento de projetos e arquivar conforme apropriado
Maximize o potencial da sua equipe com uma programação eficaz de recursos
Para concluir um projeto com sucesso, todos os membros da equipe devem conhecer suas responsabilidades e substituir uns aos outros quando necessário. É fundamental chamar a atenção para as dependências e para a necessidade de concluir uma tarefa em um determinado momento. A programação eficaz de recursos desempenha um papel central para permitir isso.
Aproveite os recursos de agendamento de recursos do ClickUp para capacitar cada gerente de projeto com ferramentas para orientar a equipe na direção certa, do início à linha de chegada. Seja designando a pessoa certa para a tarefa certa ou escolhendo uma tarefa para avançar, o ClickUp permite que você faça tudo isso. Descubra como maximizar o potencial de sua equipe ao inscrevendo-se gratuitamente hoje.