Enquanto nos concentramos em criar o e-mail perfeito, muitas vezes negligenciamos um aspecto crucial: a despedida.
A maneira como você encerra sua mensagem é tão importante quanto o próprio conteúdo. Um encerramento profissional de e-mail pode definir o tom certo, incentivar respostas e deixar uma impressão positiva no destinatário.
Vamos ver algumas dicas e exemplos simples para ajudá-lo a encerrar seus e-mails como um profissional!
O que é uma despedida de e-mail?
A despedida de um e-mail é a linha ou frase final que conclui o e-mail, logo antes da sua assinatura. Ela encerra a conversa, convida a uma resposta ou fornece outras formas de chamada à ação.
Dependendo do contexto da sua comunicação, uma despedida bem escolhida transmite respeito, cordialidade ou profissionalismo.
Por exemplo, em um e-mail profissional, você pode encerrar com “Atenciosamente”, seguido do seu nome, o que equilibra formalidade e acessibilidade.
Um amigável “Até mais” ou “Falamos em breve” pode ser mais apropriado para e-mails mais informais, criando um tom descontraído para interações futuras.
O que todo encerramento de e-mail deve incluir?
O encerramento do e-mail deve incluir alguns elementos para garantir uma comunicação eficaz.
Você precisa incluir:
- Frase de despedida personalizada para e-mails: uma frase cortês e apropriada que se adapte ao tom do e-mail. Por exemplo, “Atenciosamente”, “Sinceramente” ou “Obrigado”.
- Seu nome: Sempre inclua seu primeiro nome e, em contextos mais formais, use seu sobrenome.
- Cargo e empresa (se aplicável): isso é particularmente importante em e-mails profissionais, onde identificar sua função ajuda a estabelecer sua autoridade.
- Informações de contato: isso pode incluir seu número de telefone, endereço de e-mail adicional ou qualquer outro método de contato relevante, especialmente em um ambiente de negócios.
- Assinatura personalizada: opcionalmente, um modelo de assinatura de e-mail personalizado que inclui seu cartão de contato digital, logotipo da empresa ou quaisquer isenções de responsabilidade legais, de acordo com a política da sua empresa.
Por que as conclusões de e-mails são importantes
As assinaturas de e-mail fornecem pistas de contexto e comunicação. Elas demonstram atenção aos detalhes e definem o tom para conversas futuras.
Embora o corpo do e-mail seja a parte mais importante, o encerramento ajuda a unir tudo e a causar uma boa impressão. Ele ajuda a estabelecer uma percepção sobre você e sua mensagem para o leitor.
Aqui estão mais algumas razões pelas quais as assinaturas de e-mail são importantes:
1. Ajuda a criar impressões duradouras
A maneira como você encerra seu e-mail define o tom das comunicações futuras. Ela deve corresponder ao contexto geral do e-mail e ao seu relacionamento com o destinatário. O encerramento correto do e-mail deixa uma impressão positiva e duradoura no destinatário.
Por exemplo, terminar um e-mail com “Aguardo seus comentários!” faz com que o destinatário se sinta valorizado e incentiva uma resposta rápida.
2. Reforça o tom e a intenção
Suas assinaturas enfatizam a intenção da sua mensagem e esclarecem os próximos passos desejados.
Por exemplo, terminar com “Por favor, analise o arquivo em anexo assim que possível” indica urgência e a ação necessária por parte do destinatário.
3. Impacta os KPIs do marketing por e-mail
A sua assinatura de e-mail influencia diretamente os KPIs essenciais do marketing por e-mail, como taxas de abertura, taxas de cliques e taxas de conversão.
Um final de e-mail bem elaborado reforça sua mensagem e incentiva os destinatários a realizarem as ações desejadas.
Exemplos de finais profissionais para e-mails
Escolher as palavras certas para concluir seus e-mails profissionais é fundamental, pois reflete profissionalismo e influencia a percepção do destinatário.
Abaixo estão exemplos de despedidas profissionais adequadas para e-mails, que podem ser utilizadas em vários contextos de negócios:
1. Encerramentos formais (para contatos comerciais ou contatos iniciais)
Quando você entra em contato com alguém profissionalmente pela primeira vez ou envia um e-mail profissional, é importante usar a despedida correta para estabelecer seu relacionamento com essa pessoa. Isso se aplica tanto a e-mails enviados a clientes quanto a colegas mais experientes.
Ferramentas como o ClickUp Brain são particularmente úteis na elaboração desses elementos cruciais do e-mail. Usando IA, o ClickUp Brain ajuda a gerar encerramentos de e-mail refinados e adequados ao contexto que aumentam o profissionalismo de suas comunicações.
Isso também garante que seu e-mail reflita o tom e a formalidade adequados para interações iniciais.
Exemplo nº 1: Atenciosamente
“Atenciosamente” é comumente usado como uma forma educada e profissional de encerrar um e-mail para contatos novos e conhecidos. Ele equilibra cordialidade e profissionalismo sem ser excessivamente formal.
Veja como o ClickUp Brain ajuda você a criar um e-mail com um final semelhante.
Além disso, o ClickUp Docs ajuda a armazenar e gerenciar modelos para encerramentos profissionais de e-mails, simplificando seu fluxo de trabalho e mantendo a consistência da comunicação. Você pode usar diretamente a IA para gerar e-mails dentro dos documentos.
Tudo o que você precisa fazer é:
- Crie um novo documento a partir do seu espaço de trabalho ClickUp.
- Clique duas vezes no documento.
- Selecione a opção “escrever com IA”.
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- Em seguida, escreva seu prompt e defina claramente como você deseja encerrá-lo.
- Depois que o ClickUp Brain gerar o e-mail, clique no botão inserir e o texto será colado em seus documentos do ClickUp sem muito trabalho.
Exemplo nº 2: Atenciosamente
“Atenciosamente” é tradicionalmente usado para concluir comunicações formais. É ideal para interações iniciais ou correspondências comerciais importantes, demonstrando respeito e uma abordagem direta e sincera.
Exemplo nº 3: Atenciosamente
“Atenciosamente” oferece uma despedida calorosa, mas profissional, adequada para interações comerciais iniciais e contínuas. Ela transmite um tom amigável, mantendo um nível de formalidade.
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2. Encerramentos semiformais (para colegas ou conversas em andamento)
Nem todos os e-mails são formais, mesmo em um ambiente profissional. Uma abordagem semiformal funciona muito bem em uma conversa por e-mail em andamento ou ao enviar e-mails para colegas em toda a empresa. Ela elimina a rigidez da conversa, introduz familiaridade e mantém a seriedade da situação.
Exemplo nº 1: Obrigado
“Obrigado” é a melhor forma de expressar gratidão de maneira concisa. É perfeito para agradecer a ajuda ou resposta de um colega em uma conversa em andamento.
Exemplo nº 2: Melhor
“Best” é uma das formas mais versáteis e informais de encerrar um e-mail. É ideal para e-mails rotineiros em que você deseja manter um tom profissional, mas descontraído, com colegas próximos.
Exemplo 3: Cuide-se
“Cuide-se” adiciona um toque pessoal à sua correspondência. Essa despedida é ótima para encerrar conversas com uma nota calorosa, especialmente quando você estabeleceu um relacionamento amigável com o destinatário.
3. Encerramentos informais (para colegas ou membros da equipe com quem você tem familiaridade)
Ao enviar um e-mail para alguém com quem você tem uma relação de trabalho próxima, é melhor usar despedidas informais para reforçar a confiança e manter um relacionamento confortável.
Exemplo 1: Atenciosamente
“Cheers” é uma despedida otimista e amigável, ideal para e-mails enviados a colegas com quem você tem um relacionamento confortável. Essa despedida adiciona um toque de informalidade e cordialidade à conversa.
Exemplo 2: Falamos em breve
“Falamos em breve” implica uma conversa contínua e a expectativa de interações futuras. É perfeito para e-mails com colegas com quem você interage frequentemente, transmitindo uma promessa de diálogo contínuo. Adicione-o aos e-mails encaminhados automaticamente enquanto você estiver indisponível.
Exemplo 3: Tudo de bom
“Tudo de bom” é uma despedida sincera e positiva, adequada para encerrar comunicações com uma nota encorajadora. Essa despedida de e-mail é especialmente ótima para expressar apoio ou bons votos aos esforços de seu colega de equipe.
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Melhores práticas para encerrar um e-mail de maneira profissional
Ao encerrar um e-mail, é essencial escolher uma despedida que reflita o tom do seu e-mail e respeite o seu relacionamento com o destinatário. Isso garante que seu e-mail se comunique de forma eficaz e deixe uma impressão positiva.
1. Faça da clareza sua melhor aliada
Seja breve em suas frases finais. A despedida do seu e-mail deve ficar no corpo principal do e-mail. Ela deve sinalizar o fim da conversa e conter apenas as informações necessárias.
2. Saiba que o contexto é tudo
Ao selecionar o encerramento do seu e-mail, é importante considerar o contexto da sua mensagem.
Por exemplo, um e-mail comercial formal pode exigir despedidas mais profissionais, como “Atenciosamente” ou “Cumprimentos”. Já uma nota interna informal pode permitir algo mais amigável, como “Obrigado” ou “Cuide-se”.
Sempre adapte sua conclusão ao tom e à formalidade da situação. A conclusão certa reforça o contexto e o relacionamento com o destinatário.
As ferramentas de gerenciamento de e-mails simplificam esse processo, ajudando você a organizar e gerenciar suas comunicações de acordo com o contexto e a prioridade. Elas garantem que cada e-mail seja personalizado e enviado no momento adequado.
Você pode construir todo o seu ecossistema de gerenciamento de e-mails em uma plataforma única como o ClickUp.
Vamos dar uma olhada em alguns recursos específicos que o ClickUp oferece:
I. Utilize o ClickUp Brain para finais de e-mail personalizados
Embora várias ferramentas de redação com IA, tanto pagas quanto gratuitas, estejam evoluindo diariamente, o segredo da redação com IA é o contexto. O ClickUp Brain tem o contexto da sua empresa, o estilo de redação e muito mais.
Com o ClickUp Brain:
- Melhore seu processo de redação de e-mails sugerindo finais adequados ao contexto.
- Mantenha o tom correto em diferentes tipos de e-mails.
- Certifique-se de que a consistência da sua marca permaneça intacta e que suas comunicações sejam coesas.
💡 Dica profissional: para refinar ainda mais suas habilidades de redação de e-mails usando IA, confira nosso guia sobre Como usar IA para escrever e-mails .
II. Otimize fluxos de trabalho com o ClickUp Docs
O ClickUp Docs simplifica o processo de redação e personalização de finais de e-mail para se adequar a vários contextos. Com sua interface intuitiva, crie modelos profissionais para comunicações formais, semiformais e informais.
Isso garante que as suas conclusões de e-mail estejam alinhadas com o tom da sua mensagem e aumentem a eficácia geral da sua comunicação. Em última análise, o ClickUp Docs ajuda você a manter a consistência e o profissionalismo em todos os e-mails que enviar.
Com o ClickUp Docs:
- Crie modelos para diferentes tipos de e-mail.
- Colabore com sua equipe em tempo real
- Mantenha notas organizadas sobre cada projeto
- Vincule seus documentos diretamente às tarefas
III. Aumente a eficiência dos seus e-mails com a automação
O recurso de automação de e-mails do ClickUp pode automatizar respostas ou acompanhamentos rotineiros de e-mails com base em gatilhos específicos, como conclusão de tarefas ou marcos do projeto. Isso aumenta a eficiência da comunicação e ajuda a manter interações oportunas sem intervenção manual, tornando-o ideal para gerenciar grandes volumes de e-mails em configurações de projeto.
IV. Garanta que seus e-mails sejam profissionais e alinhados à marca com vários modelos
O ClickUp oferece uma variedade de modelos projetados para otimizar e aprimorar a comunicação por e-mail, garantindo consistência e alinhamento com a marca. Vejamos alguns dos modelos específicos para e-mails:
- Modelo de automação de e-mail do ClickUp: este modelo permite que você envie e-mails automatizados a partir do seu espaço de trabalho do ClickUp para gerenciar campanhas de e-mail de maneira integrada. Defina condições para enviar e-mails automaticamente, aumentando a eficiência e a consistência na comunicação.
- Modelo de campanha de e-mail ClickUp: projetado para gerenciar e executar campanhas de marketing por e-mail, este modelo ajuda você a organizar, acompanhar e analisar suas estratégias de campanha de forma eficaz, garantindo que todos os elementos da campanha estejam alinhados e dentro do objetivo.
O Gerenciamento de Projetos por E-mail do ClickUp integra seus e-mails diretamente ao seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos. Isso permite que você converta e-mails em tarefas, atribua-as aos membros da equipe e acompanhe seu progresso dentro do ClickUp.
Isso é uma maneira eficaz de garantir que nenhum e-mail seja esquecido e que todas as comunicações sejam consideradas nos cronogramas do seu projeto.
Além disso, as ferramentas de divulgação líderes da ClickUp ajudam você a automatizar e personalizar seus e-mails de networking, garantindo que suas assinaturas de e-mail semi-formais e casuais sempre tenham o tom certo.
Leia mais: Otimize sua estratégia de marketing por e-mail, desde a concepção até a execução, com dicas e modelos eficazes para gerenciamento de campanhas de marketing.
Erros comuns a evitar ao terminar um e-mail
Além do que se deve fazer ao encerrar um e-mail, há também algumas coisas que não se deve fazer. Para garantir que seu e-mail seja encerrado de forma eficaz, é importante ter em mente o contexto e evitar pular ou ignorar completamente o encerramento.
1. Conheça o seu contexto
O contexto é tudo em qualquer forma de comunicação, especialmente no e-mail. Ao escrever uma frase de encerramento, preste atenção ao nível de formalidade do e-mail. Para manter um tom profissional, evite usar frases informais como “Até mais” ou “Falamos em breve”.
2. Não deixe seus interlocutores na expectativa
Sem uma frase de encerramento, seu e-mail pode parecer abrupto. Isso pode acontecer se sua assinatura não for anexada automaticamente.
Certifique-se de verificar duas vezes para evitar isso. Mesmo em e-mails informais, algo tão simples como “Atenciosamente” ou “Até breve” encerra bem a mensagem.
Quando usar uma chamada à ação no encerramento do seu e-mail
Se você precisar de uma resposta do destinatário, deixe isso claro com uma chamada para ação (CTA). Isso ajuda a orientá-lo sobre os próximos passos. Termine seu e-mail com um pedido ou sugestão educada para solicitar uma resposta.
Por exemplo:
- Para solicitações de feedback: “Aguardo seu feedback”.
- Para agendar reuniões: “Por favor, me informe sua disponibilidade”.
Incluir uma chamada à ação clara em sua despedida incentiva respostas mais rápidas, pois o destinatário entenderá o que é esperado — seja marcar uma reunião, responder a uma pergunta ou fornecer feedback.
Inclua uma assinatura profissional no e-mail
A assinatura de e-mail é essencial em um ambiente profissional. Ela deve incluir seu nome, cargo, empresa e informações de contato. Se você tiver um horário de trabalho muito específico, inclua-o também.
Exemplos de assinaturas profissionais:
Jane Doe
Gerente de Marketing | Empresa XYZ
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Analista sênior | ABC Company | Horário disponível: das 7h às 15h (de segunda a sexta-feira)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Essa estrutura fornece ao destinatário todas as pistas contextuais certas para definir as expectativas adequadas para a comunicação.
Se você for estudante, também deve incluir uma assinatura, incluindo sua identificação universitária e departamento, para garantir que você possa se identificar corretamente para o destinatário.
Conclusão (desculpe o trocadilho😊)
Uma despedida de e-mail oportuna, contextualmente apropriada e geral aprimora sua mensagem e reforça sua imagem profissional. Ela fortalece o tom do seu discurso para comunicar sua intenção.
Este elemento fundamental da etiqueta do e-mail é indispensável para cultivar e manter relações comerciais, fortalecer a confiança e impulsionar as ações desejadas.
O ClickUp, como uma plataforma de produtividade completa, permite que você eleve a comunicação por e-mail além da mera troca de informações.
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