Enquanto nos concentramos em criar o e-mail perfeito, muitas vezes ignoramos um aspecto crucial: **a assinatura
A maneira como você termina sua mensagem é tão importante quanto o próprio conteúdo. Um encerramento de e-mail profissional pode definir o tom certo, incentivar respostas e deixar o destinatário com uma impressão positiva.
Vamos dar uma olhada em algumas dicas e exemplos simples para ajudá-lo a encerrar seus e-mails como um profissional!
O que é um encerramento de e-mail?
Uma assinatura de e-mail é a linha ou frase final para concluir um e-mail logo antes de sua assinatura. Ela encerra a conversa, convida a uma resposta ou fornece outros formulários de chamada para ação.
Dependendo do contexto de sua comunicação, uma assinatura bem escolhida transmite respeito, cordialidade ou profissionalismo.
Por exemplo, em um e-mail profissional, você pode terminar com "Atenciosamente", seguido do seu nome, o que equilibra formalidade e acessibilidade.
Um simpático "Saúde" ou "Falamos em breve" podem ser encerramentos mais apropriados em e-mails mais informais, estabelecendo um tom descontraído para interações futuras.
O que todo encerramento de e-mail deve incluir?
O encerramento do e-mail deve incluir alguns elementos para garantir uma comunicação eficaz.
Você precisa incluir:
- Frase de encerramento de e-mail personalizada: Uma frase cortês e apropriada que se adapte ao tom do e-mail. Por exemplo, "Atenciosamente", "Sinceramente" ou "Obrigado
- Seu nome: Sempre inclua seu primeiro nome e, em contextos mais formais, use seu sobrenome
- Cargo e empresa (se aplicável): Isso é particularmente importante em e-mails profissionais, em que a identificação de sua função ajuda a estabelecer sua autoridade
- Informações de contato: Isso pode incluir seu número de telefone, endereço de e-mail adicional ou qualquer outro método de contato relevante, especialmente em um ambiente de negócios
- Assinatura personalizada: Opcionalmente, um modelo de assinatura de e-mail personalizado que inclua seu cartão de contato digital, o logotipo da empresa ou quaisquer isenções de responsabilidade legais, de acordo com a política da empresa
Por que os fechamentos por e-mail são importantes
As assinaturas de e-mail fornecem pistas de contexto e comunicação. Elas demonstram atenção aos detalhes e definem o tom para conversas futuras.
Embora o corpo principal do e-mail seja a parte mais importante, o fechamento ajuda a unir tudo e a criar uma impressão. Ele ajuda a estabelecer uma percepção de você e de sua mensagem para o leitor.
Aqui estão mais alguns motivos pelos quais as assinaturas de e-mail são importantes:
1. Ajuda a criar impressões duradouras
A forma como você encerra seu e-mail define o tom da comunicação futura. Ela deve corresponder ao contexto geral do e-mail e ao seu relacionamento com o destinatário. O encerramento correto do e-mail deixa uma impressão positiva e duradoura no destinatário.
Por exemplo, terminar um e-mail com "Aguardo suas considerações!" faz com que o destinatário se sinta valorizado e incentiva uma resposta imediata.
2. Reforça o tom e a intenção
Suas assinaturas destacam a intenção da sua mensagem e esclarecem as próximas etapas desejadas.
Por exemplo, terminar com 'Por favor, revise o arquivo anexo assim que for conveniente' indica urgência e a ação necessária do destinatário.
3. Impacta os KPIs de marketing por e-mail
A assinatura de seu e-mail influencia diretamente kPIs de marketing por e-mail como taxas de abertura, taxas de cliques e taxas de conversão.
Um fechamento de e-mail bem elaborado reforça sua mensagem e incentiva os destinatários a realizar as ações desejadas.
Exemplos de fechamentos de e-mail profissionais
A escolha das palavras certas para concluir seus e-mails profissionais é crucial, pois reflete o profissionalismo e impacta a percepção do destinatário.
Veja abaixo exemplos de encerramentos de e-mails profissionais apropriados para serem usados em vários contextos comerciais:
1. Encerramentos formais (para negócios ou primeiros contatos)
Quando você entra em contato com alguém profissionalmente pela primeira vez ou envia um e-mail profissional, deve fazer a conclusão correta para estabelecer seu relacionamento com essa pessoa. Isso se aplica se estiver enviando um e-mail a um cliente ou a um colega sênior.
Ferramentas como Cérebro ClickUp são particularmente úteis na elaboração desses elementos cruciais de e-mail. Com o uso de IA, o ClickUp Brain ajuda a gerar encerramentos de e-mail polidos e adequados ao contexto que aumentam o profissionalismo de suas comunicações.
Ele também garante que seu e-mail reflita o tom e a formalidade apropriados para interações de primeira vez.
Exemplo nº 1: Atenciosamente
"Atenciosamente" é comumente usado como um encerramento de e-mail educado e profissional para contatos novos e familiares. Ele equilibra a cordialidade e o profissionalismo sem ser excessivamente formal.
Veja como o ClickUp Brain ajuda você a gerar um e-mail com um final semelhante.
Além disso, Documentos do ClickUp ajuda a armazenar e gerenciar modelos para assinaturas profissionais de e-mail, simplificando seu fluxo de trabalho e mantendo a consistência da comunicação. Você pode diretamente usar a IA para gerar e-mails dentro dos documentos.
Tudo o que você precisa fazer é:
- Criar um novo documento no espaço de trabalho do ClickUp
- Clicar duas vezes no documento
- Selecione a opção "write with AI" (escrever com IA)
Dica profissional: Deseja obter mais de sua campanha de e-mail automatizada? Defina uma campanha de gotejamento com os principais 12 modelos de campanha de gotejamento !
- Em seguida, escreva seu prompt e defina claramente como deseja encerrá-lo
- Depois que o ClickUp Brain gerar o e-mail, clique no botão insert (inserir) e o texto será colado em seu ClickUp Docs sem muita complicação
Exemplo nº 2: Sinceramente
"Sincerely" é tradicionalmente usado para concluir comunicações formais. É ideal para primeiras interações ou correspondências comerciais importantes, sinalizando respeito e uma abordagem direta e séria.
Exemplo nº 3: Atenciosamente
"Atenciosamente" oferece um fechamento caloroso, porém profissional adequado para interações comerciais iniciais e contínuas. Ele transmite um tom amigável e, ao mesmo tempo, mantém um nível de formalidade.
Leia mais: Saiba como o ClickUp revoluciona seu sistema de e-mail gerenciamento de campanhas de marketing por meio de ferramentas e estratégias abrangentes.
2. Encerramentos semiformais (para colegas ou conversas em andamento)
Nem todos os e-mails são formais, mesmo em um ambiente profissional. Uma abordagem semiformal funciona muito bem em uma conversa de e-mail em andamento ou ao enviar e-mails para colegas de toda a empresa. Ela elimina a rigidez em uma conversa, introduz familiaridade e mantém a seriedade da situação.
Exemplo nº 1: Obrigado
"Thanks" (Obrigado) é melhor usado para expressar gratidão de forma concisa. É perfeito para reconhecer a assistência ou a resposta de um colega em um tópico em andamento.
Exemplo nº 2: Melhor
"Best" é uma das terminações de e-mail mais versáteis e casuais. É ideal para e-mails de rotina em que você deseja manter um tom profissional, porém descontraído, com colegas conhecidos.
Exemplo 3: Tome cuidado
"Cuide-se" acrescenta um toque pessoal à sua correspondência. Essa assinatura é ótima para encerrar conversas com uma nota calorosa, especialmente quando você já estabeleceu um relacionamento amigável com o destinatário.
3. Encerramentos casuais (para colegas conhecidos ou membros da equipe)
Ao enviar um e-mail para alguém com quem você tem uma relação de trabalho próxima, é melhor optar por encerramentos casuais para reforçar a confiança e manter um relacionamento confortável.
Exemplo 1: Saúde
"Cheers" é um encerramento otimista e amigável, ideal para e-mails para colegas com quem você compartilha um relacionamento confortável. Esse encerramento acrescenta um toque de informalidade e cordialidade à conversa.
Exemplo 2: Falamos em breve
"Talk soon" implica uma conversa em andamento e a antecipação de interações futuras. É perfeita para e-mails com colegas com os quais você se relaciona frequentemente, transmitindo uma promessa de diálogo contínuo. Adicione-a aos e-mails encaminhados automaticamente enquanto você não estiver disponível.
Exemplo 3: Tudo de bom
"All the best" é um encerramento sincero e positivo, adequado para encerrar comunicações com uma nota encorajadora. Esse encerramento de e-mail é especialmente bom para expressar apoio ou bons votos para os esforços do seu colega de equipe.
Dica profissional: Organize sua caixa de entrada lidando com um grande volume de e-mails com 10 estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail para aumentar a produtividade.
Práticas recomendadas para encerrar um e-mail de forma profissional
Ao encerrar um e-mail, é essencial escolher um ótimo encerramento de e-mail que reflita o tom do e-mail e respeite seu relacionamento com o destinatário. Isso garante que seu e-mail se comunique de forma eficaz e deixe uma impressão positiva.
1. Faça da clareza sua melhor amiga
Seja breve em suas declarações finais. Sua assinatura de e-mail deve permanecer no corpo principal do e-mail. Ela deve sinalizar o fim da conversa e conter apenas as informações necessárias.
2. Saiba que o contexto é tudo
Ao selecionar o fechamento de seu e-mail, é importante considerar o contexto de sua mensagem.
Por exemplo, um e-mail comercial formal pode exigir encerramentos de e-mail mais profissionais, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" Já uma nota interna casual pode permitir algo mais amigável, como "Obrigado" ou "Cuide-se"
Sempre combine seu encerramento com o tom e a formalidade da situação. O fechamento correto reforça o contexto e o relacionamento com o destinatário. Ferramentas de gerenciamento de e-mail simplificam esse processo, ajudando-o a organizar e gerenciar suas comunicações de acordo com o contexto e a prioridade. Elas garantem que cada e-mail seja adequadamente adaptado e cronometrado.
Você pode criar todo o seu ecossistema de gerenciamento de e-mail em uma plataforma única como ClickUp .
Vamos dar uma olhada em alguns recursos específicos que o ClickUp oferece:
I. Utilize o ClickUp Brain para fechamentos de e-mail personalizados
Crie encerramentos específicos de contexto que melhoram a legibilidade e o profissionalismo em cada e-mail com o ClickUp Brain
Enquanto vários Ferramentas de escrita de IA pagas e gratuitas, estão evoluindo diariamente, mas a chave para a escrita de IA é o contexto. Cérebro ClickUp tem o contexto de sua empresa, o estilo de redação e muito mais.
Com o ClickUp Brain:
- Aprimore seu processo de redação de e-mails sugerindo encerramentos adequados ao contexto
- Manter o tom correto em diferentes tipos de e-mails
- Garantir que a consistência de sua marca permaneça intacta e que suas comunicações sejam coesas
Dica profissional: Para refinar ainda mais suas habilidades de elaboração de e-mails usando IA, confira nosso guia sobre Como usar IA para escrever e-mails .
II. Otimize os fluxos de trabalho com o ClickUp Docs
Rascunhe e personalize rapidamente modelos de e-mail com o ClickUp Docs para uma comunicação consistente ClickUp Docs simplifica o processo de elaboração e personalização de fechamentos de e-mail para se adequar a vários contextos. Com sua interface intuitiva, crie modelos profissionais para comunicações formais, semiformais e casuais.
Isso garante que seus fechamentos de e-mail estejam alinhados com o tom da mensagem e aprimorem a eficácia geral da comunicação. Em última análise, o ClickUp Docs ajuda você a manter a consistência e o profissionalismo em todos os e-mails que envia.
Com o ClickUp Docs:
- Crie modelos para diferentes tipos de e-mail
- Colabore com sua equipe em tempo real
- Mantenha anotações organizadas sobre cada projeto
- Vincule seus documentos diretamente às tarefas
III. Aumente a eficiência de seu e-mail com a automação
Lide automaticamente com as respostas rotineiras de e-mail e libere seu tempo para tarefas mais estratégicas com o ClickUp Email Automations Automações de e-mail do ClickUp do ClickUp pode automatizar respostas de e-mail de rotina ou acompanhamentos com base em acionadores específicos, como conclusão de tarefas ou marcos de projetos. Isso aumenta a eficiência da comunicação e ajuda a manter interações oportunas sem intervenção manual, tornando-o ideal para gerenciar grandes volumes de e-mail em configurações de projeto.
IV. Garanta que seus e-mails sejam profissionais e estejam de acordo com a marca com vários modelos
O ClickUp oferece uma variedade de modelos projetados para simplificar e aprimorar a comunicação por e-mail, garantindo a consistência e o alinhamento da marca. Vamos dar uma olhada em alguns dos modelos específicos de e-mail:
- Modelo de automação de e-mail do ClickUp : Esse modelo permite que você envie e-mails automatizados do seu espaço de trabalho do ClickUp paragerenciar campanhas de e-mail. Defina condições para enviar e-mails automaticamente, aumentando a eficiência e a consistência da comunicação
- Modelo de campanha de e-mail do ClickUp : Criado para gerenciar e executar campanhas de marketing por e-mail, esse modelo ajuda a organizar, acompanhar e analisar suas estratégias de campanha de forma eficaz, garantindo que todos os elementos da campanha estejam alinhados e no alvo.
Faça mais com seus e-mails com a criação automatizada de tarefas usando o ClickUp Email Project Management Gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp integra seu e-mail diretamente ao seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos. Isso permite converter e-mails em tarefas, atribuí-las a membros da equipe e acompanhar o progresso delas no ClickUp.
Essa é uma maneira eficaz de garantir que nenhum e-mail passe despercebido e que todas as comunicações sejam contabilizadas nos cronogramas do projeto.
Além disso, o líder do ClickUp ferramentas de divulgação ajudam você a automatizar e personalizar seus e-mails de networking, garantindo que suas assinaturas de e-mail semi-formais e casuais sempre tenham o tom certo.
Leia mais: Otimize sua estratégia de marketing por e-mail desde a concepção até a execução com ferramentas eficazes de gerenciamento de campanhas de marketing dicas e modelos.
Erros comuns a serem evitados ao encerrar um e-mail
Juntamente com o que se deve fazer ao encerrar um e-mail, há também o que não se deve fazer. Para garantir que seu e-mail seja encerrado de forma eficaz, é importante manter o contexto em mente e evitar pular ou ignorar completamente o encerramento.
1. Conheça seu contexto
O contexto é tudo em qualquer forma de comunicação, especialmente no e-mail. Ao escrever uma declaração de encerramento, tenha cuidado com o nível de formalidade do e-mail. Para manter um tom profissional, evite usar frases casuais como "Saúde" ou "Falamos em breve"
2. Não os deixe na mão
Sem uma frase de encerramento, seu e-mail pode parecer abrupto. Isso pode acontecer se sua assinatura não for anexada automaticamente.
Faça questão de verificar novamente para evitar isso. Mesmo em e-mails casuais, algo tão simples como "Melhor" ou "Falo em breve" encerra bem o assunto.
Quando usar uma chamada para ação no fechamento de seu e-mail
Se você precisar de uma resposta do destinatário, deixe isso claro com uma chamada para ação (CTA). Isso ajuda a orientá-lo sobre as próximas etapas. Encerre seu e-mail com uma solicitação ou sugestão educada para solicitar uma resposta.
Por exemplo:
- Para solicitações de feedback: 'Estou aguardando seu feedback'
- Para agendamento de reuniões: 'Por favor, informe-me sobre sua disponibilidade'
A inclusão de uma CTA clara em sua assinatura incentiva respostas mais rápidas, pois o destinatário entenderá o que é esperado, seja para marcar uma reunião, responder a uma pergunta ou fornecer feedback.
Inclua uma assinatura de e-mail profissional
Uma assinatura de e-mail é obrigatória em um ambiente profissional. Ela deve incluir seu nome, cargo, empresa e informações de contato. Se você tiver um horário de trabalho muito específico, deve incluir isso.
Exemplos de assinaturas profissionais:
Jane Doe
Gerente de Marketing | Empresa XYZ
jane.doe@xyzcompany.com
(123) 456-7890
Fulano de Tal
Analista sênior | ABC Company | Horário disponível: das 7h às 15h (de segunda a sexta-feira)
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
Essa estrutura fornece ao destinatário todas as pistas de contexto corretas para definir as expectativas corretas para a comunicação.
Se você for estudante, também deve incluir uma assinatura, incluindo a identificação da universidade e o departamento, para garantir que possa se identificar corretamente para o destinatário.
O ponto principal (desculpe o trocadilho😊)
Uma assinatura de e-mail oportuna, contextualmente apropriada e geral aprimora a sua mensagem e apóia a sua imagem profissional, fortalecendo o tom do seu discurso para comunicar a sua intenção.
Esse elemento fundamental do etiqueta de e-mail é indispensável para nutrir e sustentar relacionamentos comerciais, fortalecer a confiança e conduzir as ações desejadas.
O ClickUp, como uma plataforma de produtividade completa, permite que você eleve a comunicação por e-mail além da mera troca de informações.
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